Time management manažera:

Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra bankovnictví a pojišťovnictví

Time management manažera: Nejefektivnější využití Time managementu ve všech třech liniích managementu

Bakalářská práce

Autor:

Marek Pulpán Bankovní management

Vedoucí práce:

Praha

PhDr. Alena Pilousová

Březen, 2011

Prohlášení: Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou práci zpracoval samostatně a v seznamu uvedl veškerou pouţitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, ţe odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámen se skutečností, ţe se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací. .

V Krupce, dne 13. 3. 2011

Marek Pulpán

Poděkování Tímto bych rád vyjádřil poděkování svému vedoucímu práce PhDr. Aleně Pilousové za pomoc a uţitečné rady při vytváření této práce.

Anotace Bakalářská práce „Time management: nejefektivnější vyuţití time managementu ve všech třech liniích managementu“ se zabývá vznikem, významem time managementu a jeho nejefektivnějším vyuţitím v praxi. Výzkum byl proveden formou dotazníku, přičemţ bylo dotázáno 20 manaţerů z ČR, kteří pracují ve všech liniích managementu. Cílem výzkumu bylo potvrdit výzkumné otázky, které zněli: 1) Je klasický papírový nebo elektronický diář nejefektivnější pomůckou pro plánování času? 2) Je time management pro lidi pracující v oblasti niţšího, středního a vyššího managementu potřebný a nutný k tomu, aby byli pracovně výkonní a zároveň měli čas i na svoje vlastní aktivity? 3) Jsou lidé, kteří pracují v oblasti managementu a nevyuţívají time management, podstatně více ve stresu a časovém presu?

Klíčová slova Time management, niţší management, střední management, vrcholový management, klasický diář, syndrom vyhoření, paretovo pravidlo, plánování času.

Annotation Thesis "Time management: efficient use of time management in all three lines of management" covers the origins, the importance of time management and the effective usement of it in practice. Research was done through a questionnaire. 20 managers from the Czech Republic who work in all lines of management were surveyed. The purpose of this research was to confirm the fallowing research questions: 1) Is classic paper or electronic diary the most effective tool for planning time? 2) Is time management a necessity for people working in the first, middle and top-level management when they want to be efficient in work and also when they want to have time for their free time activities? 3) Do people who work in management and who do not use time management feel much more stressed and under constant time pressure?

Keywords Time management, first-level management, midlle-level management, top-level management, notebook, burnout, pareto principle, planning time.

OBSAH Úvod 1. Co je time management? 2.1 Proč znát time management? 2.2 Paretovo pravidlo 2.3 Určení priorit 2.4 Jak nepodlehnout stresu 2.5 Stres jako výhoda 2.6 Jak poznat události, které nás stresují 2.7 Syndrom vyhoření 2.7.1 Kdo je ohroţen? 2.7.2 Vývoj syndromu vyhoření 2.7.3 Příznaky syndromu vyhoření 2.7.4 Co můţe pomoci? 2. Význam time managementu 3.1 Obvyklé vyuţití času 3.2 Stanovení cíle 3.3 Jak lépe organizovat svůj čas 3. Pravidla pro plánování 3.1 Chyby v plánování 3.2 Zloději času 3.2.1 Naučit se odmítnout 3.2.2 Vyrušování 3.2.3 Vliv okolního prostředí 4. Plánovací systém 4.1 Zobrazení na měsíční bázi 4.2 Zobrazení na týdenní bázi 4.3Zobrazení na denní bázi 4.4 Jak si vybrat organizér? 4.5 Prospěšnost IT při plánování času 4.5.1 Mobilní telefon 4.5.2 PC 4.5.3 Internet 5. Výzkum 5.1. Výzkumné otázky 5.2 Metodologie 5.2.1 Pouţité metody výzkumu a techniky sběru dat 5.2.2 Respondenti 5.2.3 Výsledky 5.2.4 Shrnutí výsledků a diskuze Závěr

7 8 8 10 11 13 14 15 16 16 17 17 18 19 20 20 21 21 22 23 24 24 25 25 26 26 26 27 27 27 29 30 31 31 31 31 33 34 49 51

Seznam použité literatury Seznam použitých příloh

53 55

ÚVOD Pro svou bakalářskou práci jsem si zvolil téma time management, přímo jsem se zaměřil na nejefektivnější vyuţití time managementu v praxi. Konkrétně jsem se soustředil na zpracování a pouţití specifických pomůcek, které mohou usnadnit práci s plánováním. Cílem mého výzkumu je zjistit, zda je time management pro lidi pracující v oblasti niţšího, středního a vyššího managementu potřebný a nutný k tomu, aby byli pracovně výkonní a zároveň měli čas i na svoje vlastní aktivity. Dále chci potvrdit, ţe lidé, kteří pracují v oblasti managementu a nevyuţívají time management, jsou podstatně více ve stresu a časovém presu a zda je klasický papírový nebo elektronický diář nejefektivnější pomůckou pro plánování času. Stále více lidí si stěţuje, ţe nemá na nic čas. Kaţdodenní stres a pracovní vytíţenost proměňují ţivot v jeden velký shon. Abychom vše zvládali bez problémů a ještě byla práce našim koníčkem, je potřeba naučit se plánovat čas. Time management jsem si vybral, protoţe si myslím, ţe plánování a hospodaření s časem na manaţerských pozicích je problémem velmi aktuálním a je takřka nutností se naučit plánovat čas pokud člověk chce dosahovat dobrých výsledků a nebýt přitom ve stresu. Domnívám se, ţe mnoho lidí z oblasti managementu nemá nebo přímo nevyuţívá zkušenosti a moţnosti, které mu přináší time management.

7

1 CO JE TIME MANAGEMENT? Time management je povaţován za jednu s nejdůleţitějších obchodních dovedností. V podstatě je to, co moţná nejefektivnější vyuţívání času během dne. Existuje jen velmi málo povolání, kde lidé nemají moţnost volby o tom, jak or ganizovat svou práci. Lidé potřebují plánovat svůj čas. I na vysoké škole si často plánují harmonogramy zkoušek tak aby jim vyhovovali.1 V mnoha oblastech podnikatelského ţivota je důleţité řízení času, které je důsledkem dobrého psychického stavu. Správnými technikami lze vytvořit dobré pracovní návyky. Většina lidí myslí, ţe je více věcí, které musí udělat, nebo by chtěli dělat, jenţe nemají čas na jejich ţivot. Toto se stává hodně v práci, a často vyústí v práci přesčas, frustraci, stres a pocity viny nebo paniku, pokud lhůty nejsou splněny. Dobrá organizace času neodstraní nevyhnutelné tlaky a konflikty, které vznikají ve většině pracovních míst. Ale měla by napomoci tomu, aby pracovní den přinesl více uspokojení a klidu.

1.1 Proč znát time management Time management neboli plánování času je pojmem, který se na nás hrne z mnoha oblastí ţivota. Nejenom pracovního, ale i soukromého ţivota, ve kterém nám čas mnohdy chybí stejně jako v průběhu náročného dne v zaměstnání. Naši práci si můţeme představit jako neustále se opakující kaţdodenní řešení úkolů, jimiţ jsme pověřeni. K tomu, abychom naši práci vykonávali dobře, získávali pozitivní hodnocení a přitom si stále k práci uchovávali osobní kladný vztah, je nezbytné dobře si rozvrhnout řešení jednotlivých úkolů.2 Hlavní otázkou však zůstává to, jakou prioritu jim přidělíme. Tedy, jaké úkoly budeme řešit jako první. Samozřejmě ty, které pro nás mají zásadní význam. Time management je sadou několika pravidel, které nám pomáhají přidělit úkolům jejich důleţitost a zároveň nás učí, jak co nejefektivněji při jejich řešení postupovat.3

1

ROBERTS, Josy; Time management Q&A world of work series book. 1.vyd. Richmond 1998. ISBN 0856603287. 2 3

http://www.aspi.estranky.cz/clanky/vzdelavani/co-je-to-time-management-.html http://www.aspi.estranky.cz/clanky/vzdelavani/co-je-to-time-management-.html

8

Výsledkem vhodné aplikace time managementu je následně maximální vyuţití našeho času za zachování pracovního elánu a energie. Vědět, jak si plánovat práci a řešit ji efektivně má spoustu výhod. Zvýšíte své úspěchy a bude vás to stát mnohem méně úsilí. Budete si moci vyčlenit čas na přemýšlení, důleţité úkoly a budete moci tak dosáhnout lepších výsledků - coţ znamená, ţe pro Vás bude den mnohem přínosnější a beze stresu. Bude také zřejmé, ţe jste schopní a lidé ve Vašem okolí si toho všimnou coţ můţe znamenat, ţe dostanete šanci pracovat na zajímavých projektech a šanci na lepší pozici.4 Významným faktorem, který nám často znesnadňuje práci, jsme my sami. Vidíme problémy mnohem většími, neţ-li se jeví. Jindy můţeme být do problému sami osobně angaţováni, a proto ji věnujeme zbytečně více času. Někdy se zbytečně trápíme zavedenými rutinními postupy řešení problému, aniţ bychom viděli jakákoliv inovativní zlepšení. Vhodným nástrojem time managementu je pro to outsourcing. Příchodem osoby z vnějšího prostředí získáváme objektivní nezainteresovaný pohled na naši práci a problémy, které před nás klade. Platí tak staré pořekadlo: Více očí více vidí. Díky pohledu zvenčí můţou na povrch vyplavat významná fakta, se kterými je později moţné pracovat, například neefektivita zdánlivě funkčních modelů práce, nevhodnost sestavování prioritního plánu práce či metodické problémy s postupem řešení problému.5 Důleţitým momentem dobrého time managementu je i naše schopnost vhodně rozdělovat úkoly mezi naše podřízené. Kaţdá sloţka v pracovním týmu má svou funkci, jimiţ přispívá k chodu celku. Je proto nutné dobře se orientovat v tom, která sloţka je kterým týmem udrţována v chodu. Nevhodné rozdělení pravomocí při řešení problému můţe jeho odbavení zpomalit či dokonce znemoţnit. Time management se tak nezabývá pouze osobou jednotlivce, ale i celkovým vzájemným fungováním týmu jakoţto celku. Velký důraz je proto kladen na psychologický trénink osoby vedoucí k podpoře rozhodovacího mechanismu, rychlého úsudku a zachování principu objektivity.6

4

ROBERTS, Josy; Time management Q&A world of work series book. 1.vyd. Richmond 1998. ISBN 0856603287. 5 http://www.aspi.estranky.cz/clanky/vzdelavani/co-je-to-time-management-.html 6 http://www.aspi.estranky.cz/clanky/vzdelavani/co-je-to-time-management-.html

9

1.2 Paretovo Pravidlo Toto pravidlo vzniklo v 19. století a zaloţil ho Vilfredo Frederico Damaso Pareto, italský sociolog a ekonom7. Zabýval se především otázkami bohatství a příjmu. Bádáním objevil matematický vztah mezi podílem lidí a bohatstvím této skupiny lidí, zjitil ţe v různých zemích se 80% bohatství soustřeďuje u 20% obyvatelstva. „Z definice Paretova principu vyplývá, že jen pětina toho, čemu se věnujeme, nám přináší 80 % všech výsledků“.8 Pokud z dvaceti činností uděláte asi pětinu, která vytvoří největší přínos, tak se budete přibliţovat k cílům, odstraníte stres a budete proţívat úspěch mnohem zřetelněji, neţ člověk, který udělá desítky nevhodně zvolených činnosti. Obrázek 1: Paretovo Pravidlo

Zdroj: KNOBLACH, Jörg; POMIKÁLKOVÁ Magdaléna. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1.vyd. 2006. ISBN 80-247-1440-X

7

8

http://cs.wikipedia.org/wiki/Vilfredo_Pareto http://www.cetros.cz/timemanagement.htm

10

1.3 Určení priorit Pohodlné určení priorit můţeme provést prostřednictvím tzv. Eisenhowerova principu, který kombinuje dvě kritéria – důleţité a nutné. Abyste mohli dobře plánovat, je potřeba úkoly analyzovat a zařadit. Podle toho dostanete pořadí ve kterém potřebné úkoly provedete. Obrázek 2 : Eisenhowerův princip

Zdroj: http://www.patrik-slechta.cz/2010/03/dulezite-a-nalehavetime-management-ii-kvadrantu/

DN – to jsou věci, které je potřeba vyřídit ještě dnes, protoţe jsou nutné a důleţité. D – věci, které jsou důleţité ale nemusí být nutně vykonány dnes. 

Je dobré si pravidelně udělat čas na věci důleţité (jsou častým důsledkem zbytečných problémů, protoţe jsou často odkládány a následně se hromadí).



Nejdůleţitější, nikoli nejnaléhavější úkol vyřiďme jako první! Měli bychom se v kvadrantu "důleţité" pohybovat co nejčastěji a také tam strávit nejvíce času.

N – věci, které jsou nutné ale ne důleţité, lze je bez problému odmítnout nebo zrušit. Budete mít tak více času na zbývající činnosti. O – věci, které nejsou důleţité ani nutné, tzn. vůbec jim nevěnujte pozornost, zbytečně by Vás 11

zdrţovali. Dle výzkumů při stejné důleţitosti dáváme přednost naléhavému cca 72%. Jiné studie říkají, ţe cca 80% problémů řešíme aţ, kdyţ se nastanou. U špičkových firem zvládajících time management cca 70% - 80% času tráví jejich zaměstnanci v kvadrantu důleţitém (D) Příklad Děláte na nějaké důleţité věci a někdo zavolá, je to naléhavé, není materiál. No a vy jdete potřebné zařídit, přestoţe by byla potřeba hodinka na dokončení vaši původní práce. Co se stane, kdyţ si kolegu tu hodinku nebudete všímat? Bude zmatek? Pár lidí nebude vědět co dělat? No a? Konečně se třeba odpovědní rozhoupou a seţenou potřebné věci např. koupi správné a kvalitní nářadí. Jelikoţ proč by ho kupovali, kdyţ doteď to někdo promptně opravil? Moţná budete mít špatné svědomí, ţe je někdo v "problémech". No a? Do budoucna to pomůţe nejen Vám, ale také firmě. Dotyčný zatím můţe popřemýšlet, co je potřeba ještě koupit a taky kde to skřípe. 9 Výhoda: z (D) důleţitých se nestanou (DN) důleţité naléhavé, ale většinou zůstanou v kvadrantu (D) důleţité. Nevýhoda: V některých firmách se změny těţko prosazují, ale jakmile vypadá, ţe člověk stíhá, přidá se mu práce od někoho kdo "nestíhá". Další marketingové zásady praví. Vyberte 20% činnosti, které přinesou 80% výsledků. Na zbytek se můţete vykašlat. Abyste mohli správně určit priority je důleţité některým věcem říci „NE“. Bohuţel v mnoha situacích nám ostatní lidé zbytečně kradou čas. Naučte se říkat NE vţdy kdyţ od Vás někdo něco chce a Vás by to momentálně blokovalo. Slovo NE Vám ušetří nejvíce volného času. Je však potřeba naučit se ho říkat tak, aby jste nikoho neurazili či nezranili. To lze nejjednodušším způsobem a to tak, ţe dáte najevo, ţe máte o jeho problém zájem ale momentálně Vaše situace neumoţňuje se daným problémem zabývat.10

9

http://pavel.lasakovi.com/dovednosti/time-management/dulezite-nalehave/ KNOBLACH, Jörg; POMIKÁLKOVÁ Magdaléna. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1.vyd. Praha 2006. ISBN 80-247-1440-X 10

12

Obrázek 3: Naučte se říkat NE!

Zdroj: KNOBLACH, Jörg; POMIKÁLKOVÁ Magdaléna. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1.vyd. Praha 2006. ISBN 80-247-1440-X

1.4 Jak nepodlehnout stresu Způsobů jak nepodlehnout stresu je několik. Jedním z nich je najít jakousi ţivotní rovnováhu. To lze tak, ţe budeme znát 4 linie ţivotní rovnováhy. Zjednodušeně je můţeme rozdělit do čtyř linií.11 

práce



kontakt (partner, děti,přátelé)



smysl (vědět proč)



já (koníčky, sport, osobní rozvoj mimo pracovní oblast)

Pokud má být ţivotní styl plnohodnotný, je dobré vylepšit také ostatní úrovně ţivota. 

fyzickou kondici a energii



prostor, ve kterém ţijeme a který nás ovlivňuje



organizování času



mezilidské vztahy



dlouhodobé strategické plánování

11

KNOBLACH, Jörg; POMIKÁLKOVÁ Magdaléna. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1.vyd. Praha 2006. ISBN 80-247-1440-X

13

Všechny tyto úrovně spolu souvisejí, to znamená, ţe pokud chceme změnit jednu, je potřeba se zamyslet se a začít uvaţovat o změně ostatních. V případě, ţe chcete změnit a vylepšit svůj dosavadní ţivotní styl, je potřeba dosáhnout do tzv. „bodu nula“. Je totiţ důleţité si vyřešit dosavadní problémy,zmatky a zorganizovat si kolem sebe prostor který Vás obklopuje. Většina lidí má plnou hlavu různých nápadů a nedokončených úkolů, coţ zbytečně zabírají mozkovou kapacitu a zbytečně nás unavují a stresují. Pokud si chcete zorganizovat čas, je potřeba tyto myšlenky z hlavy dostat a udělat v nich jednoduchý systém, třeba tak, ţe si je napíšeme do diáře.12

1.5 Stres jako výhoda Stres nemusí být jenom negativní. Přiměřená míra stresu člověka aktivizuje, stimuluje jej k lepším výsledkům a hledání účelného řešení situace. Jedinec si tím rozvíjí své zkušenosti a dovednosti. V odborné literatuře se rozlišuje 

stres negativní, tzv. distres (negativní zátěţové situace – konflikty, šok, smrt blízkého, trvající zátěţ v zaměstnání apod.),



stres pozitivní, tzv. eustres (pozitivně zátěţové situace – velká radost apod.).

Stres tedy můţe být i uţitečný, oţivující, protoţe stres je ve své podstatě aktivačním činitelem, pokud nepřekročí určitou úroveň. Bez stresu by bylo málo pozitivních změn a konstruktivních činností. O jeho nepříznivém vlivu lze hovořit právě v tom případě, je-li příliš velký, nadměrný, dlouhodobý a především - jedinec jej nezvládá. V zásadě lze říci, ţe je-li stres slabší, organismus si na něj postupně zvyká – „otuţuje se“. V případě, ţe je velký, můţe organismus onemocnět. Jedná se však o záleţitost vnímanou u kaţdého jedince jinak – pro někoho můţe být vnímaná zátěţová situace zvládnutelná, pro jiného naopak stejná situace vyvolá obranné mechanismy a je pro něj příliš náročná. Z toho

12

ECKHARDTOVÁ, Dita; Life management: jak získat více času, energie a pořádku v životě. 1.vyd. Praha

2006. ISBN 8024714884.

14

vyplývá, ţe existují individuální rozdíly ve schopnosti zvládat stres. Co jednoho „porazí“, to naopak druhého „zvedne.“ Jak říká zakladatel bádání v této oblasti H. Selye :13 „Takovýto stres je kořením ţivota a bez stresový stav je smrt.“14

1.6 Jak poznat události, které nás stresují. Stres je pocit, který vzniká tehdy, kdyţ jste vystaveni podnětům nebo nárokům, které jsou mnohonásobně větší nebo menší neţ-li je Vaše aktuální odolnost. Obrázek 4: Události, které nás stresují

Zdroj: PRICE, Geraldine; MAIER, Pat. Efektivní studijní dovednosti. 1.vyd. Praha 2010. ISBN 8024725274.

Hranice odolnosti je velmi proměnlivá. Záleţí na kondici a aktuální náladě. Odolnost vytváří prostor, kde dokáţeme kladené nároky zvládnout bez extrémního vypětí. Stres poznáme rychle, mezi okamţité pocity můţe patřit: svalové napětí, neklid, nevolnost, bolest 13 14

http://www.viod.cz/editor/assets/download/publikace/vyhoreni.pdf http://www.viod.cz/editor/assets/download/publikace/vyhoreni.pdf

15

hlavy, zrychlené dýchání, výbušnost. Nepleťte si stres s únavou, únava je přirození stav, který obvykle nastane po nějaké aktivní činnosti.15

1.7 Syndrom vyhoření Syndrom vyhoření můţe být dalším důsledkem nevyuţití time managementu nebo případně jeho špatného vyuţití. Jev vyhoření (burnout syndrom) je nejspíš stejně starý, jako sama lidská práce, nicméně jeho název pochází aţ z roku 1974 od amerického psychoanalytika Herberta J. Freudenbergera. V USA (kde je mimochodem syndrom vyhoření uznáván jako nemoc z povolání) byl pojem „burnout“ pouţíván původně ve spojení s narkomany v chronickém stadiu, později v souvislosti s pracujícími lidmi, kteří projevovali letargii, zoufalství a bezmocnost. Vyhoření se týká zejména oblasti práce a je typické citovým a mentálním vyčerpáním. Často jde o důsledek dlouhodobého stresu a týká se nejvíce lidí, kteří pracují s jinými lidmi.Od deprese nebo prosté únavy se syndrom vyhoření liší hlavně tím, ţe se vztahuje výhradně na onu krizovou oblast a jeho součástí jsou pochybnosti o smyslu své práce.16

1.7.1 Kdo je ohrožen? Nejčastěji se s vyhořením setkají ti, kdo pracují s lidmi – příkladně lékaři, zdravotní sestry, učitelé, psychologové, právníci, policisté, telefonní operátoři, manaţeři a další. Nevýhodou je přílišné počáteční nadšení do práce, perfekcionismus, workoholismus, málo přátel, neschopnost odmítat další a další úkoly a špatná organizace času.17

15

16 17

PACOVSKÝ, Petr; Člověk a čas: time management IV. Generace. 2.vyd. Praha 2006. ISBN 8024717018 http://www.syndrom-vyhoreni.psychoweb.cz/ http://www.syndrom-vyhoreni.psychoweb.cz/

16

1.7.2 Vývoj syndromu vyhoření Nejčastěji se vývoj syndromu vyhoření popisuje ve fázích. Burnout syndrom je tedy vnímán jako dlouhodobí proces. Můţete procházet všechny fáze postupně ale můţe se stát, ţe některé z nich jednoduše přeskočíte. Ten nejjednodušší model se skládá ze tří fází.18 Nultá fáze: jedinec pracuje co nejlépe, snaţí se, přesto má pocit, ţe poţadavkům není moţné dostát a jeho snaha není dostatečně ohodnocena, tato fáze představuje jakési podhoubí pro vznik syndromu vyhoření 1. fáze: pocit, ţe jedinec nic nestíhá, jeho práce začíná ztrácet systém 2. fáze: vyskytují se symptomy neurózy (např. úzkost) spolu s pocitem, ţe jedinec stále musí něco dělat, přičemţ výsledkem je chaotické jednání 3. fáze: pocit, ţe „něco uděláno být musí“, mizí a nahrazuje ho opačný pocit – ţe se nemusí nic; pouhá přítomnost druhých lidí jedince dráţdí, přidruţuje se ztráta veškerého nadšení a zájmu, převládá únava, zklamání a vyčerpání Ten nejsloţitější se skládá aţ z dvanácti stádií, která se navzájem prolínají a nelze je jednoznačně ohraničit.19 Obrázek 5: Fázový model Edelwiche a Brodského

Zdroj: STOCK, Christian; Syndrom vyhoření a jak jej zvládnout. 1.vyd. 2010. ISBN 978-80-247-3553-5

1.7.3 Příznaky syndromu vyhoření Zvláště v poslední fázi se vyskytují tyto příznaky: 

únava a pokles výkonu

18

http://cs.wikipedia.org/wiki/Syndrom_vyho%C5%99en%C3%AD#F.C3.A1ze

19

STOCK, Christian; Syndrom vyhoření a jak jej zvládnout. 1.vyd. Praha 2010. ISBN 978-80-247-3553-5

17



deprese a úzkosti



poruchy paměti a soustředění



poruchy spánku



tělesné potíţe (trávicí trakt, dýchací soustava, sexualita, kardiovaskulární systém, …)



nespokojenost, dysforie, neschopnost uvolnit se



tendence k návyku na psychoaktivní látky (alkohol, tabák, …)



sníţení sebedůvěry a poruchy v interpersonálních vztazích

Je to tedy stav, kdy se u jedince vyskytuje ztráta činorodosti a poslání, pocity zklamání, hořkosti při hodnocení minulosti. Jedinec ztrácí zájem o svou práci i o osobní rozvoj, spokojuje se s kaţdodenním stereotypem, snaţí se pouze přeţít, „nemít problémy“, je emočně na dně, dochází k redukci tvořivosti a iniciativy , převaţují negativní pocity od nepřátelství po depresi, přidruţují se i somatické potíţe.20 Vyhoření postihuje lidi z pomáhajících profesí, nejčastěji pak lékaře, zdravotní sestry, učitele, psychology, sociální pracovníky, manaţery, policisty, architekty atp.

1.7.4 Co může pomoci? Syndrom vyhoření má pozadí v osobnosti člověka, takţe je vţdycky dobré začít tak, ţe si zrevidujete své přednosti a rezervy, dále plány, ambice, moţnosti i ţebříček hodnot. Rozvinutý burnout syndrom patří do rukou psychologa, případně psychiatra (přidruţí-li se silnější deprese nebo sebevraţedné myšlenky). Pomoci můţe dlouhá dovolená a změna místa nebo profese. Při prevenci vyhoření je důleţitý vlastní postoj člověka k práci. Samozřejmě v ní má být pociťován smysl, ale neměla by být jediným cílem, smyslem a zájmem v jeho ţivotě a sociální opora, jejímiţ hlavními zdroji jsou: rodina, kolegové v práci, přátelé, zájmy a koníčky a celkově trávení volného času.21

20

http://cs.wikipedia.org/wiki/Syndrom_vyho%C5%99en%C3%AD#F.C3.A1ze

21

www.syndrom-vyhoreni.psychoweb.cz

18

Při léčbě vyhoření se vyuţívají psychologické přístupy, především existenciální psychoterapie, logoterapie a daseinanalýza.

2 Význam Time managementu Time Management neboli řízení času odstraní zbytečný stres, stanovením priorit k dosaţení potřebného cíle. Místo disharmonie práce a soukromí vzniká life management. Schopnost stanovit si správné cíle, priority a dosáhnout jich je pravděpodobně nejdůleţitější dovednost, kterou si pro úspěšný ţivot potřebujete vytvořit. Time management znamená nedopustit, aby urgentní vytěsnilo důleţité. "Kdo neřídí, je řízen." 22 Lidé, kteří umí řídit svůj čas, jsou produktivnější, šťastnější a umí se vyhnout stresu. Time management je velmi důleţitou součástí úspěchu, ale často bývá podceňován. Přitom tato dovednost můţe doslova změnit váš ţivot. V dnešní ekonomice jsou náročnější podmínky neţ dříve. Lidé v kaţdém oboru musí pracovat lépe a dokázat, ţe si své místo zaslouţí. Nemáte - li schopnost plnit dobře a rychle své úkoly, můţete být pozadu. „Čas nelze řídit, lze ho pouze lépe využívat.“23 V dnešní uspěchané době je Time Management téměř nutností kaţdého úspěšného jedince. Všichni máme stejně času, tak proč slýcháme a často vyslovujeme dokola se opakující frázi „Nemám čas“? Je to jednoznačně způsobeno neefektivním vyuţitím času a nízkou morálkou při plnění pracovních i osobních cílů a úkolů. Dnes existují jiţ čtyři generace tzv. Time Managementu.24 Poslední z nich se zabývá především dlouhodobým hlediskem a pomůţe nejen odbourat stres, ale dokonce zlepšit ţivotní situaci čistým sebezdokonalováním. Vědecké výzkumy prokázaly, ţe lidský mozek se z valné většiny vyuţívá na zapamatování a přemýšlení o tom, co vlastně máme a chceme udělat. To je trošku smutné. Proč se radši nevěnovat překonávání problémů? Čas je totiţ jedinečná komodita, která je věnována všem stejně, bez ohledu na věk nebo společenské postavení. Čas se vţdy pohybuje v předem určené a konstantní rychlost, ale jak 22

http://www.abcentrum-iq-psychologie-kurzy-kariera.com/time_management.html http://www.skoleni.cz/manazerske-dovednosti/time-management-efektivni-vyuziti-casu-a-zvladani-stresu-vpracovnim-procesu-2denni-7614.aspx 24 http://time-management.prakticke-rady.cz/ 23

19

se

zdá

nikdo

nemá

dostatek

času.

Nemůţeme

vytvořit

více

času,

musíme

šetřit čas určený nám. Pokud čas jsou peníze, pak by se s ním mělo zacházet s úctou jako s penězi.

2.1 Obvyklé vyuţití času Většina lidí ve skutečnosti vědomě přemýšlí o tom, jak tráví svůj čas. Tak, jak trávíme svůj čas určujeme, jak budeme ţít svůj ţivot. Naučit se ovládat svůj čas znamená, změnu některých z vašich časových návyků. Ale nemůţete změnit návyky, dokud nejprve nevíme, co tyto návyky jsou. První ze všeho je, vytvořit si záznam o tom, jak budeme trávit svůj čas na týdenní nebo dvou týdenní bázi, nebo více týdenní v případě potřeby. Jak to udělat tak, aby se na nic nezapomnělo? Na konci kaţdého týdne, je potřeba shrnout, co jste udělali a zkontrolujte procento času stráveného za kaţdou činnost. Dále zkontrolujte, kolik z této doby bylo skutečně vynaloţeno na cílově orientované priority a činnosti a kolik aktivit bylo bezcílných, opakujících se, s nízkou prioritou. Analyzujte, jak budete nadále trávit svůj čas.25

2.2 Stanovení cíle Po provedení analýzy toho, jak v současné době strávíte svůj čas, by mělo být zřejmé, jak jsou Vaše ţivoty vyváţené ve vztahu k různým aspektům, které tvoří Váš ţivot. K těmto aspektům patří kariéra, rodina, sociální a osobní rozvoj a duchovní cíle. Plánujte si čas tím, ţe stanovíte cíle, o tom, co chcete dělat, rozdělené na dlouhodobé a krátkodobé cíle. Určete čas, který máte v plánu věnovat kaţdému z cílů. Jedná se o herní plán pro svůj den, stejně jako celoţivotní cíle. Jakmile jsou vaše cíle stanoveny, je třeba stanovit priority. Ohodnotit své cíle, podle toho jak jsou důleţité. Po pouţití priorit na své cíle se můţete soustředit na to, které jsou pro vás ty nejdůleţitější. Slavné Paretovo pravidlo říká, ţe pokud jsou všechny poloţky seřazeny v pořadí hodnot, 80% hodnot pochází z pouhých 20% poloţek. Aby se stalo Vaše vyuţití času efektivnějším, naučte se soustředit na 20% činnosti s vysokou hodnotou.

25

ROBERTS, Josy; Time management Q&A world of work series book. 1.vyd. Richmond 1998. ISBN

0856603287.

20

Priority by měly být stanoveny na denní bázi. Zapište si všechno, co máte v plánu udělat zítra a pak je seřaďte podle důleţitosti. I kdyţ plánováním spotřebuje více času, tak to kompenzuje to jak plánování bude přinášet lepší výsledky a tím šetřit čas při skutečné práci. Takţe si doporučuji čas na plánování udělat.26

2.3 Jak lépe organizovat svůj čas? Mnozí si uvědomují, ţe se pohybují v jakési setrvačnosti, sledují čas na hodinkách a snaţí se řešit urgentní úkoly, které se před nimi neustále objevují. Je dobré se občas zastavit a zamyslet se na tím, jak to dělat jinak a uvědomit si, ţe jste v poslední době udělali jen opravdu málo pro to, co je pro vás důleţité. Bohuţel často to lidé dělají opačně coţ vede u většiny lidí k opakování dosavadního neefektivního jednání. Mnozí z nás také předpokládají, ţe zacházení s časem a rozhodování o prioritách je něco samozřejmého a málokoho napadne, ţe se jedná o podstatnou věc, která by měla být součásti základního vzdělání. Ve firmách se zpravidla má za to, ţe bude stačit, pokud lidé mají plánovací software či diář. Skutečnost však bývá jiná, protoţe odpověď leţí jinde. Těm lidem, kteří mají větší tendence k chaosu, mnohdy postačí, aby pochopili psychické zákonitosti fungování své mysli, tak jak to dělají lidé „organizovaní“, a problém řízení času je z poloviny vyřešen.27

3 Pravidla pro plánování Pro plánování je dobré si říci několik pravidel: 

Mnoţství času potřebného na práci nadsaďte



Dávejte pozor aby Vás nikdo nerušil během Vámi vyhrazeného času na práci



Na ty nejobtíţnější úkoly si vymezte dobu, kdy jste plni energie, a Vaše mysl je čistá



Naučte se soustředění

26

UHLIG, Beatris; Time management: staňte se pánem svého. 1.vyd. Praha 2008. ISBN 8024726610.

27

http://www.cetros.cz/timemanagement.htm

21



Nedovolte, abyste se zabývali nepodstatnými věcmi, co je moţné svěřit podřízeným to nedělejte



Cítíte-li se unavení, uţ nepracujte

Zajímavou studii provedl jistý Peter Drucker. Studie se týkala vysoko postavených švédských úředníků a jejich nakládání s časem. Přišel na to, ţe ani jeden ze zkoumaných úředníků neměl více neţ půl hodiny času na práci aniţ by byl vyrušen. Zjistilo se, ţe to, co tito lidé dělali, bylo něco úplně jiného, neţ měli dělat nebo si mysleli, ţe dělají. Nejvíce času vynaloţili na plnění ţádostí jejich přátel. (Viz „naučte se říkat NE!!)28

3.1 Chyby v plánování Nejčastější výmluvy: Starého psa novým kouskům nenaučíš – nejčastější důvod, který způsobuje stagnaci růstu a dalších znalostí. Přitom průměrný věk špičkových manaţerů u nás je 47 let a v USA dokonce a 10 let více. Přijde čas kdy bude lépe – hodně lidí čeká, ţe dané problémy s nedostatkem času sami odezní a přijde doba kdy budou mít na všechno dostatek času. To je bohuţel omyl, protoţe rychlost pokroku, marketingu a technologií nám to neumoţní. Spíše bude vést k ještě většímu stresu. Kdo se usmívá v práci a nepospíchá, je podezřelý – manaţeři si často myslí, ţe o jejich úspěchu rozhoduje stres, únava a přetíţenost. Jenţe člověk, který je v klidu lépe přemýšlí, jeho práce je kvalitnější a má lepší výsledky. Nejsem robot abych se musel řídit podle plánu – být nezávislý na čase a dělat si co chci je krásné ale v dnešní uspěchané době si bez plánování času manaţer neporadí. Ale nemáme-li cíl, nevíme kam jdeme. Právě plánování času umoţní být nezávislý. Nejlépe pracuji ve stresu – častá ale chybná výmluva. Právě stres zpomaluje výkonnost manaţera a jeho důsledkem jsou chyby, kterých se často ve stresu dopouštějí. 28

RUSTOMJI, M.K.; SAPRE, S.A.; Umění managementu, 1.vyd. Praha 1993. ISBN 80-205-0335-8

22

Pořádek je pro hlupáky, inteligent zvládne i chaos – chaos sice zvládneme, ale potřebujeme k tomu mnoho času. Čas uspoříme tím, ţe si ho naplánujeme. Jestliţe na něco neustále čekáte, ztrácíte drahocenný čas, který můţete věnovat jiným příjemnějším věcem. Nespat, nebo-li , proč spát? - Pracovat na úkor spánku je moţné, ale neefektivní. Navíc člověk stihne daleko méně, neţ kdyţ je odpočatý a v dobré náladě, stihne toho daleko více (můţe se soustředit) a je plný energie.29

Neplánujeme Nemáme-li cíl, nevíme kam jdeme. Aneb o projektovém managementu toho moc nevíme a tak správně neplánujeme. Pokud nemáme plán, děláme nepotřebné činnosti (nejsou potřeba, nejsou nejprioritnější). Případně děláme úplně něco jiného.

Odpočinek Odpočinek je nedělitelnou součástí práce. Svačinová pauza, obědová, či odpolední kafíčko, má náš organismus regenerovat a nemá slouţit, abychom v této době doháněly co jsme nestihly. Pokud máme mnoho práce je třeba se zamyslet proč, nebo si začít dobře určovat priority.30

Zapomínáme na rodinu Firma se bez Vás obejde, rodina ne. Ve firmě nejste nepostradatelní, firma se bez Vás obejde. Takţe nezapomínejte na manţelku(la) děti. Ono se to ve firmě bez Vás nezblázní. Případně konečně přijmou nějakého člověka, který je uţ dva roky potřeba.

3.2 Zloději času Při plánování času se lidé často zastaví na tom, ţe se jim nepodaří jejich plán přenést do skutečnosti. Mohou mít na tom svůj podíl viny i tzv. zloději času nebo také ţrouti času. Zloděje času je moţné rozdělit na vnitřní a vnější. Mezi vnitřní patří například to, ţe se člověk 29 30

http://pavel.lasakovi.com/dovednosti/time-management/rizeni-casu-chyby/ http://pavel.lasakovi.com/dovednosti/time-management/rizeni-casu-chyby/

23

vůbec plánovat nesnaţí, dále neschopnost delegovat úkoly, neschopnost odmítat poţadavky ostatních a nevěnování se prevenci problémů.31 Vnější zloději času vyplývají ze skutečnosti, ţe nikdo nepracuje ve vesmíru, izolovaný od všech ostatních. Je proto důleţité kontrolovat vliv, který na náš čas mají ostatní lidé. Okolí se bude k člověku chovat právě tak, jak mu on sám dovolí. Je dobré stanovit určitá pravidla a důsledně trvat na jejich dodrţování. Samozřejmě člověk musí tato pravidla ctít i směrem k ostatním. Mezi vnější zloděje času je moţné zařadit vyrušování. Dále také špatné vedení porad a schůzek a neschopnost zvládat konflikty. Zlodějů času je moţné samozřejmě nalézt mnohem více, jak odstranit ty, které jsem zde zmínila, jsem popsala jiţ v předchozích kapitolách. Podrobněji proto rozeberu jenom jak odmítat a jak se vypořádat s vyrušováním.

3.2.1 Naučit se odmítnout Řada lidí má s odmítáním problémy, avšak odmítání je jednou z nutností time managementu.Všechny potenciálně nedůleţité úkoly je třeba odhalovat, posuzovat a pokud to jde, odmítat.32 Člověk je obvykle vychováván v tom, ţe by měl naplňovat očekávání druhých lidí. Má obavy, ţe bude-li odmítat ţádosti či prosby ostatních, bude povaţován za sobce a nebude oblíbený. Je však nutné si uvědomit, ţe tím, ţe dělá za jiné jejich práci, jim vlastně nepomáhá, dá se dokonce říci, ţe je naopak brzdí v jejich osobním růstu. Čas všech lidí je stejně hodnotný, neměli by se tedy o něj vzájemně okrádat. Při odmítání by se ovšem nemělo zapomenout na slušnost a odmítnutí by mělo být podpořeno stručným argumentem. Člověk rovněţ musí být připraven za následky svého odmítnutí nést odpovědnost.33

3.2.2 Vyrušování Vyrušování je velmi nepříjemná záleţitost. Člověku se kvůli němu můţe stát i to, ţe za celý den se pořádně nedostane ke své práci a řeší pouze maličkosti, za 31

KOLÁČKOVÁ, Dana; Time management : možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem. 2006; is.muni.cz/th/135399/ff_b/bakalarska_prace.txt 32 PACOVKÝ, Pavel; Člověk a čas : time management čtvrté generace. 1.vyd. Praha 2000. ISBN 8090278302. 33 KOLÁČKOVÁ, Dana; Time management : možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem. 2006; is.muni.cz/th/135399/ff_b/bakalarska_prace.txt

24

kterými k němu chodí jeho podřízení a kolegové. Ovšem jsou i profese, ve kterých právě zvládání vyrušování je jednou z hlavních náplní práce, a v tomto případě není moţné vyrušování drasticky omezovat. Nejlepším prostředkem proti vyrušování je pochopitelně prevence – naše i firemní pracovní návyky a taková vnější opatření, která v době, kdy pracujeme na důleţitých věcech, sníţí riziko vyrušování na minimum. Osvědčeným způsobem, jak vyrušování omezit, je dohoda o tom, ţe nutné záleţitosti budou pracovníci mezi sebou řešit například vţdy okolo celé hodiny. Krátká pauza jednou za hodinu můţe slouţit také jako vítaná přestávka a prostor na malý odpočinek.34

3.2.3 Vliv okolního prostředí Lidé obvykle ţijí svůj ţivot tak, ţe reagují na okamţité okolnosti, které se na ně přenáší z vnějšího prostředí. Mnoho lidí nepřemýšlí v dlouhodobých perspektivách. Teprve v okamţiku, kdy jsou nespokojeni, v časovém stresu, při aktivitách, které nenesou výsledky, začnou hlouběji přemýšlet o příčinách a cílech. Posléze zjistí, ţe ať organizují a řídí svůj ţivot sebelépe, nedosahují vnitřního uspokojení a pozitivních pocitů. Tehdy začnou více uvaţovat o sobě a svém vnitřním světě. Tato postupná cesta stojí však příliš mnoho energie a času.35 Lidé, kteří ţijí kolem nás mají často stejné problémy s nedostatkem času a tak jako my přenášíme problémy a nezdary nevědomky na ně, tak stejně oni na nás. Často podléháme vlivům okolí, jak ve firmě kde není jednotná představa o výsledcích tak doma kdy máme představu o regeneraci vydatným obědě a následným dlouhým leţením u televize.

4 Plánovací systém Důvod proč člověk nestíhá, i kdyţ má mobil s elektronickým diářem či lepší PDA anebo jen papírovým diářem je jednoduchý. Bohuţel, jak elektronické organizéry, tak diáře, vytvářejí lidé, kteří se psychice nevěnují, a podle toho to také dopadá. Výzkum mimo

34 35

PACOVKÝ, Pavel; Člověk a čas : time management čtvrté generace. 1.vyd. Praha 2000. ISBN 8090278302. http://pavel.lasakovi.com/dovednosti/time-management/time-management-uvod/

25

jiné prokázal, ţe uspořádání pracovního prostředí - moţnost přehledu, vizuální uspořádání značně ovlivňuje produktivitu lidí, jejich myšlení, rozhodování a chování. Nevhodné rozmístění informací například uspořádání a grafika plánovacího systému účinnost narušuje. "Sejde z oči, sejde z myslí" je pořekadlo, které velmi dobře vystihuje mnoho problémů s time managementem. Mnozí jiţ mají zkušenost, ţe problémy často dělá pouţívání několika diářových systému. Organizér a papír - a jejich vzájemná včasná aktualizace. Navíc organizéry zatím neumoţňují takovou pruţnost a rychlost záznamu třeba náčrtku jako diář papírový. Samozřejmě mnoho lidí si dobře vystačí s organizérem, netuší však, ţe by svůj potenciál mohli vyuţívat více, kdyby znali potenciál a omezení lidské psychiky.36

4.1 Zobrazení na měsíční bázi Systémy, které pouţívají zobrazení co stránka/obrazovka to měsíc mohou poskytovat jen velmi hrubý přehled přes vztahy aktivit, úkolů a jejich priorit rozloţených v celém měsíci. Protoţe v měsíčních přehledech bývá málo prostoru pro všechny potřebné informace, dochází k jejich vypuštění, ztrátám návaznosti a zapomínání na důleţité aktivity potřebné pro Vaše opravdové řízení úspěchu.

4.2 Zobrazení na týdenní bázi Systémy pouţívající zobrazení co stránka/obrazovka to týden mohou poskytovat přehled ( u stolních kalendářů to platí spíše výjimečně) přes vztahy priorit rozloţených v celém týdnu a zabránit ztrátám přehledu, zapomínání na důleţité aktivity pro řízení úspěchu.

4.3 Zobrazení na denní bázi Systémy pouţívající zobrazení co stránka/obrazovka to den vytváří iluzi, ţe sem se vejde vše potřebné. Ve skutečnosti však neposkytují přehled přes vztahy priorit rozloţených v celém týdnu a touto ztrátou přehledu dochází k zapomínání na důleţité aktivity potřebné 36

http://www.abcentrum-iq-psychologie-kurzy-kariera.com/organizer.html

26

pro dosahování cílů.

4.4 Jak si vybrat organizér To, co spojuje organizéry, kapesní PC a podobně je moţnost přecházení mezi zobrazeními týdne, dne, měsíce i jiných časových úseků. Problémem však zejména u těch kapesních PC či mobilních telefonů je ztráta souvislostí respektive informací. Kdyţ třeba v mobilu vidíte týden, tak vidíte jen jednobarevné tmavé čárky se zabraným časem, nevidíte však, zda spolu nesouvisí třeba pomocí priorit či barevného rozlišení a to je pro paměť zásadní problém. Jakmile jde o větší mnoţství informací neţ je 10, tak bez vizualizace vztahů začíná člověk dělat chyby v úsudcích o vztahu a důleţitosti priorit. Proto je důleţité, abyste si vyzkoušeli co nejvíce přístrojů a vybrali si i z tohoto hlediska "přehledu" a nejlépe s barevným displayem, coţ je pro efektivní zacházení s časem klíčové.37

4.5 Prospěšnost IT při plánování času V současnosti přicházíme do kaţdodenního kontaktu s informačními technologiemi čím dál více lidí. Zatímco ještě před dvaceti lety s počítači pracovali hlavně programátoři, dnes je vyuţívá široké spektrum pracovníků. Informační technologie pouţívají k usnadnění a zrychlení své práce, ovšem to přináší i jistá úskalí. Díky moderním technologiím jsou informace dostupné v jakoukoliv denní či noční dobu. Výměna informací je téměř okamţitá, umoţňuje daleko rychlejší rozhodování, coţ však zvyšuje i nároky na vyuţívání času. Tedy i samotný time management se musí přizpůsobovat změnám, které tyto technologie přináší. Hlavní otázkou se stává to, jak vyuţívat informační technologie tak, aby člověku slouţily a ušetřil díky nim čas.38

4.5.1 Mobilní telefony Telefony obecně nám mohou ušetřit spoustu času. S jejich pomocí lze spoustu 37

http://www.abcentrum-iq-psychologie-kurzy-kariera.com/organizer.html KOLÁČKOVÁ, Dana; Time management : možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem. 2006; is.muni.cz/th/135399/ff_b/bakalarska_prace.txt 38

27

záleţitostí rychle vyřídit, můţeme jejich prostřednictvím operativně rozhodovat nebo delegovat úkoly podřízeným a podobně. Telefonická komunikace se od komunikace tváří v tvář liší především tím, ţe partneři se během telefonátu nevidí a jsou tak ochuzeni o mimoslovní komunikaci. Dnes sice existují například videohovory, ale jejich přenos je náročnější na velikost dat, tudíţ se v našich podmínkách tolik nevyuţívají. Volající také vzájemně neznají okolnosti, ve kterých se nachází jejich partner, coţ můţe způsobovat různá nedorozumění a tedy i zbytečně zdrţovat. Lidský organismus funguje tak, ţe na kaţdý nečekaný smyslový podnět reaguje chvilkovým, asi dvě aţ tři sekundy trvající zpoţděním. Tomuto reflexu se není moţné ubránit, chrání totiţ člověka před různými druhy nebezpečí. Gruber tedy navrhuje, jak se zachovat, kdyţ uţ člověka zvonící telefon vyruší a dostane se tedy do jeho pozornosti.39 Je podle něj dobré se asi během tří sekund rozhodnout, zda je okamţité vyrušení důleţité, či nikoliv. Například zjistit pohledem na display, kdo volá. Pokud jde o malé, nedůleţité vyrušení, je dobré se pomalu, asi během čtyř sekund, zase vrátit k původní práci. Je-li vyrušení nezbytné, doporučuje opět čtyři sekundy k tomu, aby se člověk myšlenkově naladil na telefonát. Těchto, dohromady sedm sekund na změnu obsahu vědomí, není ani nezdvořilých k volajícímu, který nečeká na telefonu dlouho a zároveň mu je poskytnut i prostor pro to, aby si mohl utřídit myšlenky a telefonát tak mohl proběhnout v klidu a stručně. Samozřejmě doba sedmi sekund je jen orientační, záleţí na aktuálním stavu člověka, například při únavě můţe být tato doba trochu delší. Dále je při telefonování dobré dodrţovat některé obecně platné zásady. Mezi ně patří volba správného času telefonování, přemýšlet nad tím, kdy je člověk nejvíce zaneprázdněn a v té době ho nevyrušovat, a naopak dát najevo svému okolí dobu, kdy si člověk nepřeje být rušen. K dalším uţitečným doporučením patří snaha mluvit zřetelně a nedrmolit, nejdůleţitější věcné údaje zopakovat a ověřit, jestli je partner správně chápe a účinně tak předejít případným budoucím nedorozuměním. Důleţité je rovněţ nenechat se vmanévrovat do situace, kdy partner bude vyţadovat další zbytečný upřesňující telefonát (který člověka bude příště zase zdrţovat). Je lepší vše vyřídit najednou a pevně se domluvit.

39

GRUBER, David; Time management : rady a tipy jak efektivně hospodařit s časem. 1.vyd. Praha 2002. ISBN 8072610651.

28

V rámci firmy je důleţitým aspektem efektivního pouţívání mobilních telefonů tzv. mobilní kultura. Ta spočívá například v tom, ţe pokud to charakter práce dovolí, není třeba být 24 hodin denně k dispozici. Je uţitečné stanovit si nějakou část dne, která je pro vyřizování mobilních hovorů určena a naopak vymezit si časový úsek, kdy člověk potřebuje nerušeně pracovat a mobil má vypnutý. Moţností je vyřizovat vzkazy pomocí SMS. Předností SMS (krátkých textových zpráv) je, ţe jsou přátelské vůči adresátovi, protoţe jej víceméně nevyrušují. Adresát na ně můţe reagovat, aţ bude mít čas a nemusí se jimi zaobírat hned. SMS také nutí pisatele co nejlépe formulovat hlavní myšlenku svého sdělení, coţ šetří čas samo o sobě40

4.5.2 PC Počítač můţe dnes při své práci vyuţívat téměř kdokoliv. Kromě nejběţnějších programů jako je textový editor, tabulkový procesor, popřípadě grafický editor, vyuţívají lidé při práci i různé specializované aplikace, programy pro účetnictví apod. Pomocí osobního počítače se také lidé nejběţněji připojují k internetu. Mezi hlavní obecné zásady práce s počítačem, které by z hlediska time managementu měly být dodrţovány, patří: pouţívat počítač tam, kde to čas skutečně šetří, znát dobře funkce jednotlivých programů a vytvořit si při práci s ním svůj systém a ten dodrţovat. Je dobré si uvědomit, ţe počítač není nutné pouţívat za všech okolností. Je například zbytečné vytvářet elektronickou databázi kontaktů (adres, telefonních čísel apod.), je-li počet těchto kontaktů nízký. Zbytečné je také například věnovat velkou část energie k tomu, aby se člověk naučil pouţívat při práci nějaký software na činnost, která je v jeho zaměstnání jen okrajová a můţe ji snadno a rychle vyřídit ručně. Některé běţně pouţívané postupy, které se člověk naučil dříve pouţívat, uţ nemusí být těmi nejrychlejšími a nejefektivnějšími. Je proto dobré prozkoumat nápovědu nebo manuál k pouţívaným programům a ověřit si, jestli činnosti, které člověk provádí nejčastěji, nejdou zrychlit nebo zjednodušit. Například úpravou zobrazení panelů nabídek, vyuţitím automatických funkcí či klávesových zkratek a podobně. Při práci s počítačem by se člověk měl snaţit udrţovat pořádek. (Podobně jako na pracovním stole.) Měl by průběţně mazat nepotřebné

40

KOLÁČKOVÁ, Dana; Time management : možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem. 2006; is.muni.cz/th/135399/ff_b/bakalarska_prace.txt

29

dokumenty a odstraňovat nepouţívané ikony z pracovní plochy, aby byla stále přehledná. Důleţité je rovněţ důleţité soubory zálohovat. 41

4.5.3 Internet Pouţívání internetu je mezi lidmi stále rozšířenější. Řada z nich si uţ bez něj dovede představit svůj ţivot jen stěţí. Internet umoţňuje překonávat čas a hranice, neustále se rozvíjí a mění. Internet je velké lákadlo, nabízí obrovské mnoţství zajímavých informací a zábavy, avšak internet často odvádí člověka od jeho vlastní práce a většina lidí obvykle tráví na internetu mnohem více času, neţ skutečně potřebují. Stále se rozšiřuje nabídka internetových sluţeb, které mohou ušetřit mnoho času. Velmi oblíbené je elektronické obchodování nebo vyuţívání internet bankingu. Také se stále častěji vyuţívá sluţeb tzv. webových diářů, kterými můţeme nahradit klasické papírové diáře či elektronické diáře v mobilních telefonech pokud máme stále připojení k internetu. Postupně se rozšiřuje pouţívání elektronického podpisu, který by v budoucnu měl uspořit mnoho času a usnadnit komunikaci s úřady. Co se týče samotné práce s internetem, je důleţité naučit se posuzovat kvalitu a důvěryhodnost informací, které jsou zde vystaveny. Důvěryhodnost webové stránky se obecně zvyšuje, je-li na ní uveden její autor nebo instituce, která ji spravuje, údaje o aktualizaci, odkazy na zdroje, ze kterých čerpá a podobně. Rovněţ je uţitečné naučit se základy efektivního vyhledávání, neomezovat se na pouţívání pouze jednoho vyhledávače. Stránky, které člověk často navštěvuje, je dobré si přidat do seznamu oblíbených poloţek. I zde se vyplatí vytvořit si jednoduchý systém v ukládání odkazů, aby tato funkce čas skutečně šetřila. Nejdůleţitější stránku je vhodné si nastavit jako domovskou. S internetem také souvisí moţnost vyuţívání elektronické pošty. Největší výhoda emailu spočívá v tom, ţe kombinuje rychlost a moţnost přijmout a odeslat informaci v čase, který vyhovuje samotnému uţivateli. Další výhodou je, ţe je moţné posílat nejen text, ale jakýkoliv dokument. Je důleţité se naučit systematicky pracovat s e-mailovými zprávami aby člověka co nejméně vyrušovaly od jeho práce. E-mail je sice rychlým, téměř okamţitým ko41


30

munikačním nástrojem, avšak to neznamená, ţe člověk musí doručenou poštu okamţitě vyřizovat. Naopak je dobré si pro její čtení naplánovat určitou dobu a jinak, pokud to není nutné, s ní nepracovat. Vyplatí se věnovat čas tomu, aby si člověk vytvořil systém, který bude přesně odpovídat jeho nárokům a také bude dostatečně jednoduchý, aby bylo rychlé jej vyuţívat.42

5 Výzkum 5.1 Výzkumné otázky Na základě výše uvedených skutečností a závěrů dříve uskutečněných průzkumů a literatury zabývající se time managementem byly stanoveny následující výzkumné otázky. 1) Je klasický papírový nebo elektronický diář nejefektivnější pomůckou pro plánování času? 2) Je time management pro lidi pracující v oblasti niţšího, středního a vyššího managementu potřebný a nutný k tomu, aby byli pracovně výkonní a zároveň měli čas i na svoje vlastní aktivity? 3) Jsou lidé, kteří pracují v oblasti managementu a nevyuţívají time management, podstatně více ve stresu a časovém presu?

5.2 Metodologie V rámci metodologie budou popsány pouţité metody výzkumu, výzkumný vzorek, a průběh techniky sběru dat.

5.2.1 Použité metody výzkumu a techniky sběru dat Výzkum měl být původně proveden formou rozhovoru, přičemţ rozhovor, který jsem chtěl uskutečnit, byl pro vybrané manaţery časově náročný. Tudíţ jsem výzkum provedl formou dotazníku, který manaţeři vyplnili během osobního setkání se mnou. Tato forma je jako výzkumná a diagnostická metoda zprostředkovanou formou tázání, zaloţenou na písemné 42


31

komunikaci mezi výzkumníkem na straně jedné a zkoumanou osobou na straně druhé. Výhodou dotazníku je, ţe není časově náročný pro vybrané respondenty. Dotazník byl vyplněn respondentem u něho/ní v zaměstnání. Přibliţná doba vyplňování byla 15 minut. Průzkum se uskutečnil v době od října 2010 do dubna 2011. Dotazník (viz příloha) obsahoval 7 otázek na téma time management. Otázka č. 1 („Které z uvedených pomůcek pro organizaci času obvykle pouţíváte?“) měla zjistit odpověď na mou první výzkumnou otázku, tudíţ jestli je klasický papírový nebo elektronický diář nejefektivnější pomůckou pro plánování času. Otázka č. 2 („Vyuţíváte time management?“) měla dokázat, zda je time management pro manaţery nezbytný a tímto odpovědět na mou druhou výzkumnou otázku. Otázka č. 3 („Jak vyuţíváte plánování?“) měla zjistit, na jak dlouho dopředu manaţeři plánují a tímto mi pomoci odpovědět také na mou druhou výzkumnou otázku. Otázka č. 4 („Jak vypadá váš obvyklý víkend?“) mi měla pomoci zjistit, kteří z dotazovaných manaţerů musí o víkendu dohánět svoje pracovní povinnosti a tímto odpovědět na mou třetí výzkumnou otázku (Jsou lidé, kteří pracují v oblasti managementu a nevyuţívají time management, podstatně více ve stresu a časovém presu?) Protoţe můj předpoklad je ten, ţe ti, co mají dobře zvládnutý time management by se povětšinou měli o víkendu věnovat odpočinku a ne doháněním práce. Otázka č. 5 („Kolik hodin/minut denně máte nevyuţitých?“) měla zjistit odpověď mou druhou i třetí výzkumnou otázku. Chtěl jsem zjistit, kolik hodin/minut mají manaţeři denně zbytečně nevyuţitých a tudíţ zda plánují efektivně. Otázka č. 6 („Co vám zabere v práci nejvíce času?“) měla také zjistit odpověď mou druhou i třetí výzkumnou otázku. Měla určit, zda manaţeři efektivně plánují čas – jestli jim např. nezabírá zbytečně moc času administrativa. Otázka č. 7 („Se kterým výrokem se nejvíce ztotoţňujete?“) mi také měla pomoci zjistit odpověď na mou druhou i třetí výzkumnou otázku – obecně jsem chtěl zjistit, zda dotazovaní manaţeři ţijí v časovém presu nebo vše stíhají a jsou spokojení. Počet moţných odpovědí se u kaţdé otázky lišil, přičemţ nejmenší výběr byl u otázky č. 5 a největší výběr byl u otázky č. 7. U kaţdé otázky bylo respondentům vysvětleno, kolik odpovědí mohou zakrouţkovat. U otázek č. 2, 3, 4, a 5 mohli zakrouţkovat pouze jednu nejvhodnější odpověď a u otázek č. 1, 6, a 7 mohli zakrouţkovat tolik odpovědí, kolik se jim zdálo relevantních. Mimo 7 uvedených otázek byli respondenti ještě dotázáni, jaké je jejich pohlaví, věk, v jakém oboru pracující a jaký je jejich měsíční plat. Dotazník byl vyplněn během osobního setkání. Manaţeři odpovídali zcela dobrovolně a nebyla jim nabídnuta ţádná kompenzace za účast. 32

5.2.2 Respondenti Během průzkumu bylo dotázáno 20 manaţerů ze tří regionů České Republiky (5 z regionu Ústí nad Labem, 10 z Prahy a 5 z regionu Pardubice) (viz Obrázek č. 6). Celkem to bylo 17 muţů a 3 ţeny ve věkovém rozmezí od 24 do 51 let. Dotázaní byli vybráni cíleně tak, aby pracovali v oblasti managementu. Manaţery jsem kontaktoval e-mailem, který jsem si vyhledal na internetu. Původně jsem e-mailem oslovil 10 manaţerů z kaţdého ze tří výše uvedených krajů, takţe z původních 30 oslovených svolilo ke schůzce 20. Respondenty jsem posléze rozdělil do tří skupin managementu podle výše platu, kterou uvedli v dotazníku a to tak, ţe manaţeři s platem od 25.000 do 40.000 byli zařazeni do kategorie niţšího managementu, manaţeři s platem od 41.000 do 65.000 byli zařazeni kategorie do středního managementu a manaţeři s platem nad 65.000 byli zařazeni do kategorie vrcholového managementu. Toto rozdělení do tří linií managementu podle průměrného měsíčního platu koresponduje s rozdělením uvedeném na www.platy.cz. Celkem bylo 5 respondentů z niţšího managementu, 10 ze středního managementu a 5 z vrcholového managementu Dotázaní manaţeři pracují v oborech zdravotnictví, finanční poradenství, bankovnictví, sportovní management, restauratérství, těţební průmysl a doprava. Dotazovaní reprezentují manaţery v České Republice (viz. Tabulka č. 1)

Obrázek č. 6 : Rozdělení respondentů 1

Zdroj: http://www.bytyadomy.cz/FrontMapa.aspx?typ=TNPROD&idsekc eroot=736&mode=&nazev=Byty%20k%20prodeji

33

Tabulka č. 1 – Rozdělení respondentů 2

počet respondentů

Obor managementu Zdravotnictví

3

Finanční poradenství

5

Bankovnictví

5

Sportovní management

2

Restauratérství

2

Těžební průmysl

1

Doprava

2

Oblast Ústecký kraj

5

Pardubický kraj

5

Praha

10

Příjem 25.000 - 40.000 (nižší management)

5

41.000 - 120.000 (střední management)

10

120.000 a více (vrcholový management)

5

5.2.3 Výsledky Otázka č.1 Data získána od respondentů ukázala, ţe 45% z nich povaţuje diář v mobilním telefonu za efektivní pomůcku při plánování času. 50% z nich vyuţívá při plánování času asistenta či asistentku. 65% z dotazovaných vyuţívá klasický papírový diář (viz tabulka č.2 a graf č.1).

34

Graf 1 : Jaké pomůcky pro plánování času využíváte? (graf zobrazuje kolik % respondentů označilo jednotlivé odpovědi)

15

50

PDA papírový diář

65

kalendář (mob.tel.)

15

el.diář v notebooku

10 45

vlastní paměť asistent/ka

Tabulka 2: Jaké pomůcky pro plánování času využíváte?

Jaké pomůcky pro plánování času využíváte?

počet respondentů v %

PDA

15

papírový diář

65


45


10

vlastní paměť

15

asistent/ka

50

Z dotazovaných respondentů, kteří určili za svoji efektivní pomůcku diář v mobilním telefonu, bylo 60% z vrcholového managementu. 80% z dotazovaných, kteří mají asistentku, bylo také z vrcholového managementu. 70% z dotazovaných, kteří jako efektivní pomůcku vyuţívají papírový diář, bylo ze středního managementu. Z niţšího managementu 80% dotazovaných pouţívá PDA (viz tabulka č.3 a graf č.2).

35

Tabulka 3: Jaké pomůcky pro plánování času využíváte? (tabulka zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi)

Jaké pomůcky pro organizaci času využíváte? nižší management

střední management

vyšší management

PDA

80

20

20

papírový diář

60

70

40


20

40

60


20

40

0

vlastní paměť

20

10

20

asistent/ka

0

40

80

Graf 2: Jaké pomůcky pro plánování času využíváte? (graf zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi)

90 80 70 60

PDA

50

papírový diář

40 30


20


10

vlastní paměť

0

asistent/ka nižší management


vyšší management

Otázka č. 2 Na otázku „Vyuţíváte time management?“ Odpovědělo 55% z dotazovaných respondentů, ţe je pro ně time management naprosto nezbytný. 20% z nich odpovědělo, ţe je to uţitečná pomůcka. 15% z dotazovaných ví, co je time management ale nevyuţívá ho. A 10%

36

dotazovaných se snaţí vyuţívat time management ale nedaří se jim to (viz tabulka č.4 a graf č.3). Tabulka 4 : Využíváte time management?

Využíváte time management?


je nezbytný

55

je to užitečná pomůcka

20

nedaří se mi využívat

10

vím co to je ale nevyužívám

15

nevím co to je

0

Graf 3 : Využíváte time management? (graf zobrazuje kolik % respondentů označilo jednotlivé odpovědi)

0 15 10

je nezbytný 55

20

je to užitečná pomůcka nedaří se mi využívat vím co to je ale nevyužívám nevím co to je

V rozdělení linií managementu na danou otázku bylo následující. Z vrcholového managementu odpovědělo 100% dotazovaných, ţe je pro ně time management nezbytný. Ze středního managementu odpovědělo 50%, ţe je pro ne time management nezbytný. A z niţšího managementu odpovědělo 40% z dotazovaných, ţe je to uţitečná pomůcka (viz tabulka č.5 a graf č.4).

37

Tabulka 5 : Využíváte time management? (tabulka zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi)

Využíváte time management?

nižší management

střední management vyšší management

je nezbytný

20

50

100

je to užitečná pomůcka

40

20

0


20

10

0

vím co to je ale nevyužívám

20

20

0

nevím co to je

0

0

0

Graf 4 : Využíváte time management? (rozdělení podle linií managementu) 120 100

je nezbytný

80 je to užitečná pomůcka

60 40


20 vím co to je ale nevyužívám

0 nižší management


vyšší management

nevím co to je

Otázka č. 3. Z otázky zjišťující jakým způsobem respondenti plánují svůj čas vyšly následující výsledky: 55% z dotazovaných plánuje na měsíc dopředu, 35% při plánování improvizuje a 10% plánuje na týden dopředu (viz tabulka č.6 a graf č.5). Tabulka 6 : Jak využíváte plánování?

Jak využíváte plánování?


plánuji den dopředu

0

38

plánuji týden dopředu

10

plánuji měsíc dopředu

55

improvizuji

35

Graf 5 : Jak využíváte plánování? (graf zobrazuje kolik % respondentů označilo jednotlivé odpovědi)

10 35

plánuji den dopřeu plánuji týden dopředu plánuji měsíc dopředu 55

improvizuji

Dále, 80% z dotazovaných, kteří jsou z niţšího managementu plánují na měsíc dopředu. 60% dotazovaných z vrcholového managementu plánuje také na měsíc dopředu. Ze segmentu středního managementu odpovědělo 60% z dotazovaných, ţe improvizuje a zbylých 40% plánuje na měsíc dopředu (viz tabulka č.7 a graf č.6). Tabulka 7 : Jak využíváte plánování ? (tabulka zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi)

Jak využíváte plánování?

nižší management


vyšší management

plánuji den dopředu

0

0

0

plánuji týden dopředu

20

0

20

plánuji měsíc dopředu

80

40

60

Improvizuji

0

60

20

39

Graf 6 : Jak využíváte plánování? (graf zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi) 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

plánuji den dopředu plánuji týden dopředu plánuji měsíc dopředu Improvizuji nižší management


vyšší management

Otázka č. 4 U otázky „Jak vypadá váš obvyklý víkend?“ jsem se nejčastěji setkal s následujícími odpověďmi. 40% z dotazovaných obvykle víkend tráví plnohodnotných odpočinkem či relaxací například sportem či jinými rekreačními aktivitami. Další 40% z dotazovaných odpovědělo, ţe občas musí pracovat i o víkendu. 10% dotazovaných dohání co nestihli přes týden a 10% odpovědělo, ţe jeden den pracují a druhý odpočívají (viz tabulka č.8 a graf č.7). Tabulka 8 : Jak vypadá Váš obvyklý víkend?

Jak vypadá Váš obvyklý víkend?


odpočívám

40

aktivně pracuji o víkendu

0

doháním co jsem nestihl

10

jeden pracuji druhy volno

10

občas musím pracovat

40

40

Graf 7 : Jak vypadá Váš obvyklý víkend? (graf zobrazuje kolik % respondentů označilo jednotlivé odpovědi)

40

odpočívám

40

aktivně pracuji o víkendu doháním co jsem nestihl 10

jeden pracuji druhy volno

10


Z dotazovaných, kteří pracují v oblasti vrcholového managementu, 60% odpovědělo, ţe o víkendu odpočívá a 40% občas musí pracovat. Ze středního managementu 40% dotázaných odpočívá a 40% občas pracuje, dalších 20% pracuje aktivně i o víkendu nebo jeden den pracují a druhý mají volno (viz tabulka č.9 a graf č.8). Tabulka 9 : Jak vypadá Váš obvyklý víkend? (tabulka zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi)

Jak vypadá Váš obvyklý víkend?

nižší management


vyšší management

odpočívám

40

40

60


0

10

0


0

0

0

jeden den pracuji, druhý odpočívám

20

10

0


40

40

40

41

Graf 8 : Jak vypadá Váš obvyklý víkend? (graf zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi) 70 60 50 40

odpočívám

30


20 10


0

jeden pracuji druhy volno nižší management


vyšší management

občas musim pracovat

Otázka č. 5 U otázky „Kolik hodin denně máte volných?“ (míněno zbytečně nevyuţitích) odpovědělo 30% z celkově dotázaných, ţe mají nevyuţitého času méně neţ 1 hodinu. 20% má volných 1 aţ 2 hodiny denně a 40% z nich vyuţije kaţdou volnou chvíli k práci nebo aktivnímu odpočinku (viz tabulka č.10 a graf č.9). Tabulka 10 : Kolik hodin denně máte nevyužitých?

Kolik hodin denně máte nevyužitých?


1-2 hodiny denně

20

méně než 1 hodinu

30

více než 2 hodiny

5

každou volnou chvíli využiji

45

42

Graf 9 : Kolik hodin denně máte nevyužitých? (graf zobrazuje kolik % respondentů označilo jednotlivé odpovědi)

1-2 hodiny denně 20 méně než 1 hodinu

45

více než 2 hodiny 30 5

každou volnou chvíli využiji

Z dotázaných, kteří pracují ve vrcholovém managementu, 60% odpovědělo, ţe kaţdou volnou chvíli vyuţije k odpočinku nebo k práci. V oblasti středního managementu 50% respondentů volno vyuţije k práci nebo odpočinku a 40% má volného času méně neţ hodinu. U niţšího managementu 60% respondentů má volných 1 aţ 2 hodiny denně (viz tabulka č.11 a graf č.10). Tabulka 11 : Kolik hodin denně máte nevyužitých? (tabulka zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi)

Kolik hodin denně máte nevyužitých?

nižší management


vyšší management

1-2 hodiny denně

60

10

0

méně než 1 hodinu

20

40

20

více než 2 hodiny

0

0

20

každou chvíli využiji

20

50

60

43

Graf 10 : Kolik hodin denně máte nevyužitých? (graf zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi) 70 60 50 40 30

1-2 hodiny denně méně než 1 hodinu

20

více než 2 hodiny

10

každou chvíli využiji

0 nižší management


vyšší management

Otázka č. 6 Na otázku „Co vám v práci zabere nejvíce času?“ odpovědělo 80% z celkově dotázaných, ţe jim nejvíce času zaberou naplánované nebo účelové schůzky. 20% z nich odpovědělo, ţe nejvíce času zabírá delegování podřízených (viz tabulka č.12 a graf č.11). Tabulka 12 : Co Vám zabere v práci nejvíce času?

Co Vám zabere v práci nejvíc času?


naplánované schůzky

80

plnění žádostí kolegů

0

úřady, pošta, administrativa

0

delegování podřízených

20

dohánění toho co jsem nestihl

0

44

Graf 11 : Co Vám zabere v práci nejvíce času? (graf zobrazuje kolik % respondentů označilo jednotlivé odpovědi)

naplánované schůzky 20

plnění žádostí kolegů úřady, pošta, administrativa

80

delegování podřízených dohánění toho co jsem nestihl

100% respondentů z vrcholového managementu odpovědělo, ţe jim nejvíce času zabírají naplánované schůzky. Odpovědi dotázaných manaţerů ze středního managementu ukázaly, ţe 70% času jim zabírají naplánované schůzky a 30% času jim zaplňuje delegování podřízených. U niţšího managementu 80% z dotázaných odpovědělo, ţe jim čas zabírají hlavně naplánované schůzky a 20% z nich odpovědělo, ţe nejvíce času jim zaplňuje delegování podřízených (viz tabulka č.13 a graf č.12). Tabulka 13 : Co Vám zabere v práci nejvíce času? (tabulka zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi)

Co Vám zabere v práci nejvíce času? nižší management


vyšší management


80

70

100


0

0

0

úřady, pošta, administrativa

0

0

0

delegování podřízených

20

30

0

dohánění toho co jsem nestihl

0

0

0

45

Graf 12 : Co Vám zabere v práci nejvíce času? (graf zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi) 120 100 80 60


40


20 0 nižší management


vyšší management

úřady, pošta, administrativa delegování podřízených dohánění toho co jsem nestihl

Otázka č. 7 U otázky „Se kterým výrokem se nejvíce ztotoţňujete?“ jsem se setkal s následujícími odpověďmi. 45% z celkově dotázaných odpovědělo „Vše co potřebuji stíhám, jsem spokojený člověk“. 25% odpovědělo „Ţiji v časovém presu“. 25% odpovědělo „Mnohdy je lepší je udělat práci sám, neţ ji sloţitě vysvětlovat podřízeným“ (viz tabulka č.14 a graf č.13). Tabulka 14 : Se kterým výrokem se nejvíce ztotožňujete?

Se kterým výrokem se nejvíce ztotožňujete?


Mnohdy je lepší udělat práci sám neţ ji sloţitě vysvětlovat kolegům.

25

Nedaří se mi plnit všechny naplánované úkoly v naplánovaném čase, často mívám při jejich řešení skluz.

15

Ţiji v časovém presu.

25

Vše co potřebuji stíhám, jsem spokojený člověk.

45

Často zapomínám i na úkoly, které si do diáře zapíši.

0

Nemám dostatek času na své koníčky a pobyt s přáteli, ţivotním partnerem.

0

Samotné plánování času mi zabírá příliš mnoho času 46

0

(beru to jako zbytečnou. administrativu) Bez diáře nebo jiné pomůcky si nedokáţu ţivot představit (nic bych nezvládal/a)

15

Graf 13 : Se kterým výrokem se nejvíce ztotožňujete? (graf zobrazuje kolik % respondentů označilo jednotlivé odpovědi)

mnohdy je lepší udělat práci sám

25 45

mám skluz 15 časové presso 25 jsem spokojený a stíhám

S odpovědí „Vše co potřebuji stíhám, jsem spokojený člověk“ jsem se setkal u 80% dotázaných z vrcholového managementu a 20% respondentů odpovědělo „bez diáře nebo jiné pomůcky si nedokáţu ţivot představit“. U středního managementu odpovědělo 50%, „Vše co potřebuji stíhám, jsem spokojený člověk“ a 30%, ţe ţije v časovém presu. V oblasti niţšího managementu 40% ţije v časovém presu a 40% se ztotoţňuje s výrokem, ţe je mnohdy lepší udělat práci sám neţ ji sloţitě vysvětlovat podřízeným (viz tabulka č.15 a graf č.14). Tabulka 15 : Se kterým výrokem se nejvíce ztotožňujete? (tabulka zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi)

Se kterým výrokem se nejvíce ztotožňujete? Mnohdy je lepší udělat práci sám neţ ji sloţitě vysvětlovat kolegům. Nedaří se mi plnit všechny naplánované úkoly v naplánovaném čase,

nižší management střední management vyšší management

40

30

0

20

20

0

47

často mívám při jejich řešení skluz. Ţiji v časovém presu.

40

30

0

Vše co potřebuji stíhám, jsem spokojený člověk.

0

50

80

Často zapomínám i na úkoly, které si do diáře zapíši.

0

0

0

Nemám dostatek času na své koníčky a pobyt s přáteli, ţivotním partnerem.

0

0

0

Samotné plánování času mi zabírá příliš mnoho času (beru to jako zbytečnou. administrativu)

0

0

0

Bez diáře nebo jiné pomůcky si nedokáţi ţivot představit (nic bych nezvládal/a)

0

20

20

Graf 14 : Se kterým výrokem se nejvíce ztotožňujete? (graf zobrazuje kolik % respondentů v daných linií managementu označilo jednotlivé odpovědi) 90 mnohdy je lepší udělat práci sám

80 70

nejsem robot

60 50

mám skluz

40 časové presso

30 20

jsem spokojený a stíhám

10 0 nižší management


vyšší management

48

bez diáře nelze fungovat

5.3 Shrnutí výsledů a diskuze Celkově vzato, z výsledků odpovědí na otázky v dotazníku vyplynuly tři obecné závěry, které potvrzující mé výzkumné otázky a podporují tak i poznatky uvedené v teorii. Zaprvé je to závěr, ţe většina lidí pracujících v oblasti managementu, pouţívá klasický papírový diář, coţ potvrzuje moji první výzkumnou otázku. Jelikoţ je tedy upřednostňovaný většinou, dal by se klasický papírový diář povaţovat za nejefektivnější pomůcku pro manaţery při plánování času. Díky zapisování poznámek do papírového diáře je plánování jednodušší, rychlejší a přehlednější, coţ umoţňuje lepší aktualizaci poznámek. Dále překvapivý výsledek byl, ţe téměř polovina dotazovaných manaţerů upřednostňuje pro plánování času kalendář v mobilním telefonu. Toto můţe souviset s tím, ţe mobilní telefon má téměř kaţdý neustále po ruce, a tudíţ můţe být pro někoho pohodlnější a rychlejší pouţívat tuto pomůcku při plánování času neţ nosit s sebou velký papírový diář. Avšak zobrazení v mobilním telefonu není tak přehledné jako klasický diář, coţ můţe způsobit ztrátu přehlednosti souvislostí naplánovaných informaci v daném týdnu. Z výsledků také vyplynulo, ţe nejméně pouţívaná pomůcka pro manaţery při plánování je elektronický diář v notebooku, coţ můţe být zapříčiněno tím, ţe vyndávat a zapínat notebook pokaţdé, kdyţ si manaţer potřebuje zapsat nějakou poznámku, je časově náročné a tudíţ nepraktické. Zajímavé jsou výsledky v různých liniích managementu. Co se týče nejpouţívanějších pomůcek v niţším a středním managementu, výsledky podporují moji výzkumnou otázku, ţe klasický papírový diář je nejpouţívanější pomůckou v oblasti středního a niţšího managementu. Avšak zatímco naprostá většina manaţerů v těchto liniích upřednostňuje tuto pomůcku při plánování času, ve vrcholovém managementu ji pouţívá jen necelá polovina dotázaných. Ve vrcholovém managementu většina pouţívá kalendář v notebooku a naprostá většina má asistenta či asistentku. Výsledek, ţe naprostá většina vrcholových manaţerů má svého/svou asistenta/ku, by se dal vysvětlit tím, ţe vrcholoví manaţeři mají moţná více povinností v porovnání s manaţery z niţšího a středního managementu a tudíţ se bez pomoci asistenta neobejdou. Další výsledky souvisely s mou druhou a třetí výzkumnou otázkou. Z výsledků vyplynulo, ţe nejčastější forma plánování času manaţerů je na měsíční bázi, tudíţ plánují svoje pracovní aktivity na měsíc dopředu. Je ovšem nutné podotknout, ţe manaţeři ve středním a niţším managementu často při plánování improvizují, coţ můţe způsobovat, ţe o víkendu místo odpočinku musí občas pracovat, jak ukázaly výsledky. Dále výsledky týkající se mana49

ţerů ze středního a niţšího managementu ukázaly, ţe ne všechen čas tráví tito manaţeři prací, protoţe denně mají 1 aţ 2 hodiny nevyuţitého času a čtvrtinu času v práci jim zabere delegování podřízených. Tudíţ ne všechen čas určený k práci efektivně vyuţijí. To můţe být důvodem, proč čtvrtina manaţerů z niţšího managementu odpověděla, ţe ţijí v časovém presu, který můţe vést ke spoustě stresových situací a následným problémům jak v práci, tak v soukromém ţivotě, neboť pohoda na pracovišti se odráţí v tom, jak se chováme v soukromí a přenáší na nás pozitivní i negativní pocity. Je však nutné podotknout, ţe přestoţe většina manaţerů ze středního managementu má také nevyuţitý čas jako manaţeři z niţšího managementu, polovina z nich se cítí se svým ţivotem spokojena a vše potřebné stíhají. Coţ můţe znamenat, ţe ne všichni manaţeři, kteří mají nevyuţitý čas nezvládají time management. Co se týče manaţerů z vrcholového managementu, ti všechen svůj čas vyuţijí k práci nebo odpočinku a nejčastěji tráví víkendy aktivním odpočinkem a tudíţ nemusí dohánět o víkendech práci, kterou nestihly přes týden. To je nejspíš důvodem, proč většina z nich odpověděla, ţe vše co potřebují, stíhají a jsou spokojení. Z toho by se dalo usoudit, ţe většina manaţerů ve vrcholovém managementu mají time management zvládnutý velmi dobře a čas vyuţívají efektivně. To, ţe manaţeři v niţším managementu a čtvrtina manaţerů ve středním managementu čas efektivně nevyuţívají se odráţí v jejich časté odpovědi ţe, ţijí ve stresu. Tudíţ pro některé manaţery je time management důleţitou pomůckou při plánování času a přináší jim potřebný klid v ţivotě. Z těchto výsledků vyplývá můj druhý závěr, ţe time management je potřebnou nutností pro lidi pracující v oblasti niţšího, středního a vyššího managementu k tomu, aby byli pracovně výkonní a zároveň měli čas i na svoje vlastní aktivity, coţ potvrzuje mou druhou výzkumnou otázku. Toto přímou souvisí s mým třetím závěrem, který je, ţe lidé, kteří pracují v oblasti managementu a nevyuţívají time management, pociťují podstatně více stresu a jsou neustále v časovém presu, coţ potvrzuje mou třetí výzkumnou otázku. Pro manaţery, kteří time management nevyuţívají nebo ještě vyuţívat neumí to znamená mnohem více stresových situací a následně vyústit v problémy, které se mohou přenést do soukromého ţivota.

50

ZÁVĚR Cílem této práce bylo zjistit nejefektivnější vyuţití time managementu ve všech třech liniích managementu. Umění zvládat time management je běh na dlouhou trať. Pokud se rozhodneme učit time managementu je potřeba se ho učit důsledně a zodpovědně. Jinak můţeme ztratit mnohem více času neţ, kdybychom se ho neučili. Time management v sobě skrývá mnoho výhod, které mohou pomoci k tomu, abychom si kvalitně uspořádali svůj ţivot jak po pracovní stránce, tak po stránce duševní. Naučí nás, ţe i malá část vykonané práce můţe přinést velké výsledky.

Pohoda

na pracovišti se odráţí v tom, jak se chováme v soukromí a přenáší na nás jak pozitivní tak negativní pocity. Při plánování svojí budoucnosti je potřeba si říci, kam chci v ţivotě směřovat a co chci v ţivotě dokázat. Bez cíle nelze plánovat. Výsledky získané tímto výzkumem ukazují, ţe manaţeři v niţším managementu, nevyuţívají čas efektivně, v práci mají většinou 1 aţ 2 hodiny zbytečně nevyuţitého času a ţijí v časovém presu. Zatímco ve středním managementu jsou manaţeři většinou spokojeni a vše stíhají i přesto, ţe občas o víkendech musejí pracovat. Avšak jedné čtvrtině z nich také jako většině manaţerů z niţšího managementu, se nedaří plnit naplánované schůzky a často ţijí v časovém presu. To můţe být zapříčiněno tím, ţe většinu času v práci tráví delegováním svých podřízených, takţe nemají dostatek času na svoje vlastní pracovní aktivity. Ale také můţe být důvodem to, ţe si špatně plánují a rozvrhují čas. Tudíţ pro některé je time management velkým přínosem, ale pokud ho neumí vyuţívat, jejich výsledky se nezlepší. Dále lze sledovat téměř ukázkový time management u vrcholových manaţerů, kteří v práci všechno plně stíhají a víkendy tráví aktivním odpočinkem a relaxací. Coţ potvrzuje první výzkumnou otázku, ţe time management je potřebnou nutností pro lidi pracující v oblasti niţšího, středního a vyššího managementu k tomu aby byli pracovně výkonní a zároveň měli čas i na svoje vlastní aktivity. Také se mi potvrzuje výzkumná otázka, ţe lidé, kteří pracují v oblasti managementu a nevyuţívají nebo neumí vyuţívat dostatečně time management pociťují podstatně více nervozity, stresu a jsou v tlačení časem oproti lidem, kteří ho vyuţívají efektivně. Na základě výsledků výzkumu a shrnutých poznatků lze doporučit, ţe nejefektivnější pomůckou pro plánování času je klasický papírový diář a diář v mobilním telefonu. Moţností je i kombinace obou pomůcek dohromady avšak můţe to způsobit zbytečný chaos. Lepší je mít všechny potřebné informace pohromadě a diář umoţňuje lepší pruţnost a rychlost zázna-

51

mu třeba náčrtku obrázku. Zároveň je také důleţité si uvědomit s jakým zobrazením si diář opatřit nebo jak se nám budou dané informace zobrazovat v mobilním telefonu. U diáře je nejefektivnější týdenní zobrazení, protoţe poskytuje kompletní přehled priorit rozloţených v celém týdnu a zabraňuje zapomínání na důleţité aktivity. Při denním zobrazení bychom neviděli souvislosti aktivit s dalšími dny. Pro plánování doporučuji plánovat na měsíc dopředu pro ty co uţ se z time managementem setkali a mají dobré plánovací návyky. Pro ty, kteří se z time managementem dosud nesetkali, doporučuji začít plánovat nejdříve na den či týden dopředu. Nejdůleţitějším poznatkem a doporučením v time managementu je udělat si čas na svoje vlastní aktivity a pokud je to moţné, na víkend si neplánovat ţádné pracovní schůzky a věnovat se duševnímu klidu a relaxaci.

52

Seznam použité literatury 1. Co je to time management? [online], [cit. 2010-01-04]. Dostupný z WWW: . 2. ČINKA, Libor. Nedopusťte, aby urgentní vytěsnilo důležité [online]. c2002 [cit. 2010-0104]. Dostupný z WWW: . 3. ČINKA, Libor. Time management nové generace [online]. c2002 [cit. 2010-01-08]. Dostupný z WWW: . 4. DEMČÁK, Marek. Time management – plánování času. [online]. c2008 [cit. 2010-02-14]. Dostupný z WWW: . 5. ECKHARDTOVÁ, Dita; Life management : jak získat více času, energie a pořádku v životě. 1.vyd. Praha 2006. ISBN 8024714884. 6. GRUBER, David; Time management : rady a tipy jak efektivně hospodařit s časem. 1.vyd. Praha 2002. ISBN 8072610651. 7. JEKLOVÁ, Markéta; REITMAYEROVÁ, Eva. Syndrom vyhoření [online]. c2006 [cit. 2020-02-02]. Dostupný z WWW: . 8. KOLÁČKOVÁ, Dana. Time management : možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem [online]. c2007. [cit. 2010-02-12]. Dostupný z WWW: < http://is.muni.cz/th/135399/ff_b/>. 9. LASÁK, Pavel. Důležité – Naléhavé [online]. c2006. [cit. 2010-01-05]. Dostupný z WWW: . 10. LASÁK, Pavel. Chyby v řízení času [online]. c2008. [cit. 2010-02-08]. Dostupný z WWW: < http://pavel.lasakovi.com/dovednosti/time-management/rizeni-casu-chyby/>. 11. ŠLECHTA, Patrik. Důležité a naléhavé – Time management II kvadrantu [online]. [cit. 2010-05-01]. Dostupný z WWW: < http://www.patrik-slechta.cz/2010/03/dulezite-analehave-time-management-ii-kvadrantu/>. 12. PACOVSKÝ, Petr; Člověk a čas : time management IV. Generace. 2.vyd. Praha 2006. ISBN 8024717018 13. PETERKOVÁ, Michaela. Syndrom vyhoření [online]. c2008. [cit. 2010-02-07]. Dostupný z WWW: .

53

14. PRICE, Geraldine; MAIER, Pat. Efektivní studijní dovednosti. 1.vyd. Praha 2010. ISBN 8024725274. 15. ROBERTS, Josy; Time management Q&A world of work series book. 1.vyd. Richmond 1998. ISBN 0856603287. 16. RUSTOMJI, M.K.; SAPRE, S.A.; Umění managementu, 1.vyd. Praha 1993. ISBN 80-2050335-8 17. STOCK, Christian; Syndrom vyhoření a jak jej zvládnout. 1.vyd. Praha 2010. ISBN 97880-247-3553-5 18. TIME MANAGEMENT - efektivní využití času a zvládání stresu v pracovním procesu [online]. c2011. [cit. 2011-01-06]. Dostupný z WWW: .

19. Time Management : postupy, rady a nástroje pro efektivní plánování času [online]. [cit. 2010-24-01]. Dostupný z WWW: . 20. UHLIG, Beatris; Time management : staňte se pánem svého. 1.vyd. Praha 2008. ISBN 8024726610. 21. Wikipedia, the free encyclopedia : Syndrom vyhoření [online] c2006. [cit. 2010-02-02]. Dostupný z WWW: . 22. Wikipedia, the free encyclopedia : Vilfredo Pareto [online]. c2010 [cit. 2010-01-18]. Dostupný z WWW: .

54

Seznam použitých obrázků a příloh Seznam použitých obrázků: Obrázek č.1 – Paretovo pravidlo Obrázek č.2 – Eisenhowerův princip Obrázek č.3 – Naučte se říkat NE! Obrázek č.4 – Události, které nás stresují Obrázek č.5 – Fázový model Edelwiche a Brodského Obrázek č.6 – Rozdělení respondentů 1

10 11 13 15 17 34

Seznam použitých příloh: Příloha č.1 – Dotazník

56

55

Příloha č.1

Nejefektivnější vyuţitý Time managementu v praxi u manaţerů Pohlaví

• MUŢ

Věk

…………………

• ŢENA

Obor • Zdravotnictví • Finanční poradenství • Bankovnictví • Sportovní management • Restauratérství • Těţební průmysl • Doprava • Ostatní

Výše příjmu

• 25.000 – 40.000

• 41.000-65.000

• 65.000 a více

1. Které z uvedených pomůcek pro organizaci času obvykle využíváte? (zakroužkujte) 

PDA



Papírový diář



Kalendář v mobilním telefonu



Elektronický diář v notebooku



Vlastní paměť



Asistent/ka

2. Využíváte Time management? 

Je nezbytný



Je to uţitečná pomůcka



Nedaří se mi vyuţívat



Vím co to je ale nevyuţívám



Nevím co to je

3. Jak využíváte plánování? 

Plánuji na den dopředu



Plánuji na týden dopředu 56



Plánuji na měsíc dopředu



Nemám čas na plánování



Improvizuji

4. Jak vypadá Váš obvyklý víkend?     

Odpočívám, relaxuji (příroda, sport) Aktivně pracuji i o víkendu Doháním co jsem nestihl přes týden Jeden den pracuji, druhý odpočívám Občas musím pracovat

5. Kolik hodin/minut denně má volných (nevyužitých), tzv. pseudoaktivity?    

1-2 hodiny denně Méně neţ 1 hodinu Více neţ 2 hodiny Kaţdou volnou chvíli vyuţiji k práci nebo relaxaci (odpočinku)

6. Co Vám zabere v práci nejvíce času?     

Naplánované (účelové ) schůzky Plněním ţádostí kolegů (otravují) Úřady, pošta, administrativa Delegování podřízených Dohánění toho co jsem nestihl

7. Se kterým výrokem se nejvíce ztotožňujete?        

Mnohdy je lepší udělat práci sám neţ ji sloţitě vysvětlovat kolegům (popř. podřízeným,...) Nedaří se mi plnit všechny naplánované úkoly v naplánovaném čase, často mívám při jejich řešení skluz Ţiji v časovém presu Často zapomínám i na úkoly, které si do diáře zapíši Vše co potřebuji stíhám, jsem spokojený člověk Nemám dostatek času na své koníčky a pobyt s přáteli, ţivotním partnerem,.. Bez diáře nebo jiné pomůcky si nedokáţu ţivot představit (nic bych nezvládal/a) Samotné plánování času mi zabírá příliš mnoho času (beru to jako zbytečnou administrativu)

57

Time management manažera:

Recommend Documents