Time-‐management in Todoist Doel van deze korte instruc2e is dat je de basis van de 2me-‐management technieken die je in onze training hebt geleerd direct kunt gaan toepassen met behulp van de takenmanager Todoist. Outlook kent natuurlijk ook een takenfunc6e maar deze wordt door de meeste mensen niet intensief gebruikt. Enerzijds omdat het moeilijk is om er complexere projecten in te managen. Anderzijds omdat mensen er hinder van hebben dat ze van thuis, online en mobiel niet toegang hebben tot al hun taken. Om deze (en nog vele andere) redenen raden wij je Todoist van harte aan.
VOORDELEN VAN TODOIST We hebben geen aandelen in Todoist , we zijn er gewoon heel enthousiast over. Op onze nimmer eindigende zoektocht naar ‘de ul>eme takenmanager’ is dit de beste die we tot nu toe zijn tegengekomen. De belangrijkste voordelen. > Er is een gra6s en een betaalde variant. In principe heb je aan de gra6s variant genoeg. > Het werkt online: je hoeE dus geen programma te installeren. Het werkt namelijk vanuit de webbrowser. Wil je liever het programma downloaden dan kan dat ook, zowel op de Mac als voor Windows. > Ze hebben apps voor alle denkbare smartphones en tablets. > Je kunt takenlijsten delen met anderen. > Je kunt taken mailen naar het programma of e-‐mails uit je mailprogramma doorsturen (alleen bij de betaalde variant). > Indien je wilt kun je hem laten integreren met taken in Outlook
HET TIJDWINST SYSTEEM Bekijk de introduc>evideo op Todoist.com en bekijk ook het screenshot op de laatste pagina. We leggen je aan de hand van het screenshotvoorbeeld (aNeelding 1) uit hoe je makkelijk een >me-‐management systseem inricht in Todoist. Zoals je hebt geleerd in de training is het slim om een systeem op te bouwen dat uit de volgende onderdelen bestaat: Aandachtsgebied
>
Een verzameling van projecten die onder een bepaald deel van je func>e horen of eenzelfde context hebben
>
In het voorbeeld ‘Financien’
Projecten
>
Iets dat meer dan één ac6e vergt om een gewenst eindresultaat te bereiken
>
In het voorbeeld ‘moneybird opzeAen’
Ac6es
>
Een handeling die jij kunt ondernemen zonder dat je > daarvoor nog iets anders hoeE te doen of nog op iemand wacht
In het voorbeeld ‘BTW percentages instellen’
Tip: zet ac2es langer dan 30 minuten niet (alleen) op je takenlijst maar plan ze in je agenda Wachten op
>
Een handeling die iemand anders moet ondernemen > waarop jij wacht
In het voorbeeld ‘Reac2e gehad van X inzake Y’
Tip: in de betaalde versie van Todoist geef je die een label door een @ te typen en vervolgens een beschrijving. Bijvoorbeeld: @wachten_op
Bespreken
>
Zaken die je nog met iemand wilt bespreken
>
Deze wordt zodadelijk uitgelegd bij “Veelgestelde vragen”
De hierboven genoemde onderdelen kun je eenvoudig inrichten in Todoist. In de hierna volgende korte beschrijving lees je hoe.
JE EIGEN TIJDWINST-‐SYSEEM INRICHTEN IN TODOIST In Todoist heb je de op>e om aan de linkerzijde je projecten te ordenen. We gebruiken deze balk om aandachtsgebieden en projecten te organiseren. Eerst maak je jouw aandachtsgebieden aan (indien nodig) Vervolgens maak je subprojecten aan (zie video), deze subprojecten zijn de projecten waaraan je daadwerkelijk werkt. In het voorbeeld (aReelding 1) hebben we het project ‘financiën’ gemaakt maar dit is natuurlijk niet het echte project. Het is een aandachtsgebied. De ‘echte projecten’ zijn de ‘subprojecten’. Bijvoorbeeld ‘Moneybird opzeAen’. Vervolgens kun je per project aangeven welke ac>es er zijn in dat project. Deze zie je aan de rechterzijde. Je kunt meteen een einddatum aan de ac>e toevoegen en je kunt er eventueel een label aan toevoegen. Veelgestelde vragen Moet ik Todoist downloaden? > Hoe maak ik een aandachtsgebied aan? > Hoe maak ik een project aan? > Hoe maak ik een taak aan? > Hoe voeg ik een label toe? > Welke labels stellen jullie voor? > Hoe weet ik nou welke taken bij een > label staan? Kun je mails doorsturen naar Todoist? > Kun je lijsten ook delen met mensen? > Hee[ todoist ook sneltoetsen? > Ik wil geen betaalde versie, hoe maak > ik nou een ‘wachten op’ -‐ en een ‘1:1 lijst‘
Nee dat hoeE niet (het is wel aan te raden) maar Todoist werkt net zo goed vanuit je browser. Klik links onderaan op ‘project toevoegen’ Klik links onderaan op ‘project toevoegen’. Type de >tel van het project en druk op het symbool dat je hiernaast ziet. Het project valt nu onder het hoger gelegen aandachtsgebied. Klik rechtsboven op de ‘+’ en voeg een taak toe. Deze op>e werkt alleen bij de betaalde versie. Type achter de taak (in hetzelfde invoerveld) een ‘@’ en vervolgens de naam van een bestaand label of maak meteen een nieuw label aan. Bijvoorbeeld @wachten_op @wachten_op voor al je ‘wachten op’ items en maak ook een label voor de collega’s waar je het meeste mee samenwerkt. Zo creëer je meteen een ‘1:1 lijst’. In de linkerkolom zie je project het woord ‘labels’ staan. Als je daarop klikt zie je al je labels. Als je op een van de labels klikt zie je meteen alle ac>es die bij dat label horen. Ja dat kan maar deze op>e werkt alleen bij de betaalde versie. Als je met de muis over het project beweegt verschijnen er rechts naast de naam drie puntjes. Klik hierop en selecteer ‘e-‐mail taken naar dit project’. Elk project heeE zijn eigen unieke e-‐mail adres. Wij raden je aan om alleen taken naar je ‘postvak in’ te mailen. Van daaruit sleep je naar het juiste project. Vergeet overigens niet om het e-‐mail adres op te geven in de lijst met geaccepteerde e-‐mail adressen (dit kan op dezelfde pagina). Ja dat kan ook. Klik op dezelfde drie puntjes als hierboven beschreven en selecteer ‘deel project’ Ja, klik rechts bovenaan op het tandwiel om de instellingen te zien. Vervolgens selecteer je toetsenbordsneltoetsen. Voor de 1:1 lijst maak je een project aan met als >tel 1:1 en creëer je voor alle collega’s waar je regelma>g overleg mee hebt een subproject (zie aNeelding 2).
Wat betreE de wachten op lijst: meerdere wegen leiden naar Rome maar hier zijn twee op>es.
Hoe weet ik nou hoe lang een taak duurt
>
Simpele >p: begin de taak met het aantal minuten te vermelden dat je er denkt mee bezig te zijn. Maak gewoon een inscha`ng en controleer achteraf of het reëel was. bv: “15 -‐ Bijwerken bankboek”
Kun je een project ook kopieren?
>
Ja, als je een project hebt ingericht met alle taken en je wilt deze taken kopieren voor een nieuw project dan druk je (in het project) op deze knop en selecteer je ‘exporteer als sjabloon’ vervolgens maak je een nieuw project, druk je nogmaals op de knop en selecteer je ‘importeer uit sjabloon’ .
1 > Je kunt deze taken standaard beginnen met het woord WACHTENOP. 2 > Je geeE alle ‘wachten op’ taken eenzelfde kleur
Beste 6ps uit Outlook zodat je met meer focus kunt werken Tip 1
Start outlook op in je agenda zodat je eerst ziet wat je gepland had voordat je jezelf meteen laat verleiden om met de mail aan de slag te gaan.
Oultook 2003: Extra > Op2es > Overige > Geavanceerde op2es > Bladeren > selecteer Agenda > OK > OK > OK
Outlook 2007: Extra > Op2es > Overige > Geavanceerde op2es > Bladeren > selecteer Agenda > OK > OK > OK
Outlook 2010: Bestand > Op2es > Geavanceerd > Klik op ‘bladeren’ naast ‘Outlook in deze map starten’ > Selecteer Calendar > Ok
Oultook 2013 Bestand > Op2es > Geavanceerd > Outlook in deze map starten > Bladeren > Selecteer Agenda > Ok
Tip 2
Zet no6fica6es uit. Check je mail op vaste momenten en laat je voor de rest niet afleiden.
Oultook 2003: Extra > Op2es > E-‐mailop2es > Geavanceerde e-‐mailop2es > Deselecteer de 4 verschillende no2fica2emogelijkheden > OK > OK > OK
Outlook 2007: Extra > Op2es > E-‐mailop2es > Geavanceerde e-‐mailop2es > Deselecteer de 4 verschillende no2fica2emogelijkheden > OK > OK > OK
Oultook 2010: Bestand > Op2es > E-‐mail > Scroll naar ‘ontvangst van bericht’ > Vink alle op2es uit > Ok
Oultook 2013: Bestand > E-‐mail > Scroll naar ‘ontvangst van bericht’ > Vink alle op2es uit > Ok
Tip 3:
Verplaats CC-‐e-‐mails automa6sch naar een aparte map ‘CC’ zodat deze je aandacht niet afleiden Als je veel CC-‐e-‐mails ontvangt (bijvoorbeeld meer dan 10 per dag) kan het slim zijn om deze niet in je inbox te laten binnenkomen, maar in plaats daarvan deze automa>sch te laten verzamelen in een aparte map ‘CC’. Deze map kun je dan bijvoorbeeld 2 keer per week verwerken. Maak hier
eventueel een terugkerende afspraak voor aan in je agenda zodat je niet vergeet om deze map leeg te maken. Tip: plaats eventueel een uitroepteken of ander symbool aan het begin van deze mapnaam, dan komt deze bovenaan in je mappenlijst te staan.
Een automa>sche CC-‐map maak je als volgt aan:
Oultook 2003 Maak eerst in het ‘Postvak In’ een nieuwe (sub)map aan die je ‘CC’ noemt Ga naar het het menu en kies: Extra > ‘Regels en Waarschuwingen...’ Klik vervolgens op ‘Nieuwe Regel’, ‘Regel maken op basis van een sjabloon‘ Selecteer: ‘Berichten van iemand naar een map verplaatsen’ Klik op ‘Volgende’. Deselecteer ‘aioms2g van personen of distribu2elijsten‘ en selecteer ‘met mijn naam in het vak cc’ Onderaan de pagina (bij stap 2) druk je op ‘naam map’, scroll naar ‘Postvak In’ en vouw deze uit (druk op de + voor ‘Postvak In’) Selecteer de map ‘CC’ > OK > Voltooien > Toepassen > OK
Oultook 2007 Maak eerst in het ‘Postvak In’ een nieuwe (sub)map aan die je ‘CC’ noemt Ga naar het het menu en kies: Extra > ‘Regels en Waarschuwingen...‘ Klik vervolgens op ‘Nieuwe Regel’, ‘Regel maken op basis van een sjabloon‘ Selecteer: ‘Berichten van iemand naar een map verplaatsen‘ Klik op ‘Volgende’. Deselecteer ‘aioms2g van personen of distribu2eelijsten‘ en selecteer ‘met mijn naam in het vak cc‘ Onderaan de pagina (bij stap 2) druk je op ‘naam map’, scroll naar ‘Postvak In’ en vouw deze uit (druk op de + voor ‘Postvak In’)
Oultook 2010 Maak eerst in het ‘Postvak In’ een nieuwe (sub)map aan die je ‘CC’ noemt Open e-‐mail > ga naar tabblad start > klik op ‘regels’ > klik op ‘regels en waarschuwingen beheren‘ Klik vervolgens op ‘Nieuwe Regel’, ‘Regel maken op basis van een sjabloon‘ Selecteer: ‘Berichten van iemand naar een map verplaatsen‘ Klik op ‘Volgende’. Deselecteer ‘aioms2g van personen of distribu2elijsten‘ en selecteer ‘met mijn naam in het vak cc‘ Onderaan de pagina (bij stap 2) druk je op ‘naam map’, scroll naar ‘Postvak In’ en vouw deze uit (druk op de + voor ‘Postvak In’) Selecteer de map ‘CC’ > OK > Voltooien > Toepassen > OK
Oultook 2013 Maak eerst in het ‘Postvak In’ een nieuwe (sub)map aan die je ‘CC’ noemt Open e-‐mail > ga naar tabblad start > klik op ‘regels’ > klik op ‘regels en waarschuwingen beheren‘ Klik vervolgens op ‘Nieuwe Regel‘ Selecteer: ‘Berichten van iemand naar een map verplaatsen‘ Klik op ‘Volgende’. Deselecteer ‘aioms2g van personen of distribu2elijsten‘ en selecteer ‘met mijn naam in het vak cc‘. > Volgende > Deselecteer de eerste op2es ‘het verwerken van regels beëindigen‘ > Zorg dat de 2e op2e ‘verplaats het bericht naar ‘naam map’’ aangevinkt blij[. Onderaan de pagina (bij stap 2) druk je op ‘naam map’, scroll naar ‘Postvak In’ en vouw deze uit (druk op de + voor ‘Postvak In’) Selecteer de map ‘CC’ > OK > Voltooien > Toepassen > OK
Tip 4:
Pas het automa6sch verzenden en ontvangen aan (of schakel het uit) Wanneer je Outlook gebruikt als >me-‐management systeem is het niet handig om telkens te worden afgeleid door binnenkomende e-‐mail. Standaard controleert Outlook elke 30 minuten automa>sch op nieuwe e-‐mail. Je kunt ervoor kiezen om deze termijn van 30 minuten om te zeden naar bijvoorbeeld 2 uur. Een andere mogelijkheid is deze instelling om te zeden naar ‘handma>g‘
controleren op nieuwe mail, zodat je zelf kunt besluiten wanneer je nieuwe e-‐mail wilt ontvangen en verwerken.
De standaard>jd van 30 minuten omzeden naar een andere >jdseenheid doe je als volgt:
Outlook 2003 Extra > Op2es > Tabblad ‘e-‐mail instellingen’ > ‘verzenden/ontvangen‘ Verander ’30 minuten’ naar de gewenste 2jdseenheid > Sluiten > OK
Oultook 2007 Extra > Op2es > Tabblad ‘e-‐mail instellingen’ > ‘verzenden/ontvangen‘ Verander ’30 minuten’ naar de gewenste 2jdseenheid > Sluiten > OK
Extra > Op2es > Tabblad ‘e-‐mail instellingen’ > ‘verzenden/ontvangen‘ Deselecteer ‘automa2sch verzenden/ontvangen elke 30 minuten > Sluiten > OK
Outlook 2010: Bestand > Op2es > Geavanceerd > Scroll naar ‘Verzenden en ontvangen’ > Klik op ‘Verzenden/ ontvangen’ > Pas onder ‘Instellingen voor groep Alle accounts’ het aantal minuten aan tot de gewenste hoeveelheid > Sluiten > Ok
Automa>sch ontvangen van nieuwe berichten helemaal uitschakelen doe je zo:
Bestand > Op2es > Geavanceerd > Scroll naar ‘Verzenden en ontvangen’ > Klik op Verzenden/ ontvangen’ > Vink onder ‘Instellingen voor groep Alle accounts’ de op2e ‘Automa2sch verzenden/ ontvangen elke...’ uit > Sluiten > Ok
Oultook 2013 Bestand > Op2es > Geavanceerd > Scroll naar ‘Verzenden en ontvangen’ > Klik op ‘Verzenden/ ontvangen’ > Pas onder ‘Instellingen voor groep Alle accounts’ het aantal minuten aan tot de gewenste hoeveelheid > Sluiten > Ok
Automa>sch ontvangen van nieuwe berichten helemaal uitschakelen doe je zo:
Bestand > Op2es > Geavanceerd > Scroll naar ‘Verzenden en ontvangen’ > Klik op ‘Verzenden/ ontvangen’ > Vink onder ‘Instellingen voor groep Alle accounts’ de op2e ‘Automa2sch verzenden/ ontvangen elke...’ uit > Sluiten > Ok
Automa>sch ontvangen van nieuwe berichten helemaal uitschakelen doe je zo: Extra > Op2es > Tabblad ‘e-‐mail instellingen’ > ‘verzenden/ontvangen‘ Deselecteer ‘automa2sch verzenden/ontvangen elke 30 minuten > Sluiten > OK
Automa2sch ontvangen van nieuwe berichten helemaal uitschakelen doe je zo:
AReelding 1 > Standaard opzet in de betaalde en de gra2s versie
AReelding 2 > 1:1 lijst in de gra2s versie
