Time management (plánování času)
Nedostatek času? Výmluva! Rozlišujeme: skutečný čas – měřený hodinami, vnímaný čas – závisí na prožívaných událostech. Osobní vnímání času závisí na stupni uspokojení, které v dané situaci zažíváte. Volného času historicky přibývá – ale trávíme neefektivně (televize, elektronické hry, komunikace na internetu, …), řešíme věci, které nemůžeme ovlivnit. Prodlužuje se i délka aktivního života - průměrný věk dožití v ČR: 1920 – muži 47,1 let, ženy 49,6 let; 2002 – muži 72,1 let, ženy 78,5 let; 2011 – muži 74,7 let, ženy 80,7 let. Čas nelze rozmnožit ani ušetřit – dá se pouze přeskupit! Omyl: „V budoucnu budu mít více času“ … nebudete! Čas jsou peníze? Ztráta času je nenahraditelná!
Time management (TM) TM je neustále se vyvíjející se metodika racionálního využití času; zabývá se efektivním plánování času - jak při vysokém pracovním nasazení žít spokojeně a vyrovnaně. Cíle TM: - mít svůj časový rozvrh pod kontrolou, efektivně využívat čas, - získat čas na všechno co pokládáme za důležité a co chceme, - získat čas na odpočinek, přátele, rodinu, koníčky, - vyhnout se stresu z nedostatku času, řešit méně krizových situací, - získat maximální finanční efekt, - naplnit vlastní cíle, představy o životě. V širším pojetí lze do TM zařadit nauku o zvládání konfliktů, metody rychločtení, zásady ergonomie na pracovišti, umění vedení porad apod.
Vývoj TM Podle přístupu v oblasti plánování dělíme TM do 4 vln (generací): 1. generace – systém upomínek (sepisování úkolů s poznámkami) bez zařazení do širších souvislostí a časového sledu; 2. generace – používání kalendářů a diářů (časové plánování konkrétních činností); 3. generace – sleduje stanovení cílů (od krátkodobých až po dlouhodobé), porovnává jejich důležitost a přiřazuje jim priority; organizuje čas, zdroje a pomůcky; respektuje týmovou spolupráci a delegování úkolů, definuje nástroje kontroly plnění úkolů; 4. generace – zaměřuje se více na priority než stanovování cílů; zdokonalení 3. generace o respektování individualit (hodnot) každého člověka, jeho spokojenost a dlouhodobou efektivitu; zabývá se sebepoznáním;
Základní principy 4. generace TM Člověk je víc než čas – pouze spokojený a vyrovnaný člověk je schopen dlouhodobě efektivně pracovat. Cesta je víc než cíl – nelze pouze čekat na splnění cíle, je pro to třeba něco dělat, nemarnit čas. Zevnitř je víc než zvenku – je třeba pracovat na svém osobním růstu, na svém charakteru, člověk může změnit pouze sám sebe. Pomalu je víc než rychle – změny osobního růstu je lepší provádět pomalu drobnými změnami, rychlé změny obvykle nejsou trvalé a nevytváří návyk. Celek je víc než část – je třeba vyváženě zlepšovat všechny složky života (nejen hospodaření s časem).
Produktivní čas Produktivní čas je doba, kdy má člověk maximální energii a kdy dělá svou práci nejlépe (rychleji a s menší námahou) na tuto dobu je vhodné plánovat významné a náročné činnosti; naopak mimo tuto dobu plánovat podružnější nebo zajímavou práci. V produktivním čase dělejte obávané věci – chybou je opak (děláme věci, které si můžeme snadno odškrtnout nebo zábavné úkoly). S produktivním časem souvisí biorytmy – dva krajní případy chronotypů: tzv. skřivani a sovy. Člověk se obvykle nejlépe soustředí dopoledne (před 10 hod.). Obecně je třeba předcházet únavě krátkými přestávkami (vyvarujeme se neefektivity).
Stanovení cílů Pro efektivní hospodaření s časem je třeba mít jasno, čeho chceme v daném čase dosáhnout – je třeba stanovit cíle, představy do budoucnosti. Nezaměřovat se na jen konkrétní úkoly, ale širší rámec (konkrétní cíle). Při stanovování cílů (osobních i pracovních) musíme vědět proč chceme cíle dosáhnout a jaké prostředky k tomu budeme potřebovat. Velké cíle rozložíme na dílčí (jednodušší, trvající kratší dobu) – plnění dílčích cílů motivuje k dalším výkonům. Přesná formulace cílů usnadňuje jejich dosažení. Cíle je třeba zapisovat a mít na očích. Cíle by měly být: jednoznačné měřitelné, akceptovatelné a ambiciózní, termínované.
Stanovení priorit Stanovování priorit - třeba dát jednomu přednost před druhým, vybrat si.
Podle třetí generace TM se priority vytváří podle jednotlivých cílů a úkolů, čtvrtá generace priority konkrétním cílům a úkolům nadřazuje. Metody stanovení priorit: Eisenhowerův princip Analýza ABC Paretův princip Čtvrtá generace se smířila se skutečností, že není možné stihnout všechno (není možné každý úkol nejprve precizně provést a přitom spokojeně žít). Nestresovat se tím, že něco nestíhám – pokud je to na úkor aktivit, které jsou pro mě prioritou => prioritám teprve přidělovat úkoly. Názory člověka se vyvíjejí, proto i prority se mohou měnit.
Eisenhowerův princip Matice úkolů (činností) rozdělených podle naléhavosti a důležitosti: Priorita A – vysoce naléhavé a důležité (vyřídit osobně a ihned) (přichází neplánovaně zvenčí nebo z priority B); Priorita B – důležité, ale méně naléhavé (mohou počkat, je třeba naplánovat - termínovat); největší vliv na úspěch; Priorita C – naléhavé, méně důležité (možno delegovat na podřízené); Priorita D – málo důležité i málo naléhavé (nedělat nebo dělat, pokud mě to baví); Snažte se o to nepohybovat se v prioritách C a D, ale nejvíce v prioritě B (priorita A příliš stresuje a vyčerpává). Pokud se zdá něco důležité, měli bychom se ptát: Bude to důležité i za rok? Jestliže ne, není to důležité ani dnes.
Analýza ABC ABC analýza rozděluje činnosti do 3 skupin (může mít i více jak 3 skupiny) A – úkoly naléhavé a důležité (nutno dělat přednostně); B – úkoly důležité, ale nenaléhavé (možno delegovat a kontrolovat jejich plnění); C – úkoly nenaléhavé a nedůležité (možno odkládat a nedělat). Analýzu ABC lze aplikovat nejen na čas, ale např. na finance, výkonnost pracovníků, znalosti aj.
Paretův princip Paretův princip říká, že 80 % přínosů zajistí činnosti, které trvají 20 % času. Naopak zbylých 80 % času strávíme věcmi, které přinesou pouze 20 % úspěchu. Je nutné odhalit, kam která činnost patří – určit si důležité a nedůležité úkoly. Je pak nutné dát prioritu několika málo důležitým věcem. Není výhodné provádět všechny činnosti naprosto perfektně a dokonale (a naopak na některé úkoly je třeba se zaměřit).
Plánování času Po stanovení cílů a priorit je plánovat, stanovit časový rozvrh. Pro dobré plánování je dobré znát sám sebe (své silné a slabé stránky, svůj styl práce, své pracovní návyky, svou produktivní dobu). Pro dobré plánování se doporučuje vytvořit si časový snímek (denní, týdenní, i delší) – zapisování si veškerých činností a jejich čas. Bez plánu ztrácíme motivaci, děláme všechno a nic, necháváme se řídit událostmi, nedosáhneme cíle. Naplánované činnosti je třeba flexibilně upravovat podle okolních změn, podle změn priorit. V pracovním životě může být možnost plánování omezená – někde si lze organizovat pracovní čas podle sebe, jinde jsme naopak omezeni; v osobním životě je mnohem širší možnost volby. Plánování musí být vyvážené do všech oblastí (jinak by úspěch v jedné oblasti mohl přinést neúspěch v oblastech jiných).
Zásady plánování -
-
všechno si zapisovat, nejlépe do přenosného systému; doporučuje se mít celý plán pohromadě (na jednom papíře, na jedné obrazovce); počítat s časovou rezervou (10-40 % podle charakteru práce – nečekané události, různá vyrušení), příp. mít rezervní program; spíše se doporučuje týdenní plánování (u 4. generace TM), příp. denní (u 3. generace) – vycházíme ale z plánů měsíčních, ročních i dlouhodobějších; plány na další den dělat koncem předešlého dne (ne ráno začátkem dne). na konci dne/týdne plán vyhodnotit (zpětná vazba), nesplněné úkoly přesunout na nejbližší dobu; aktivity spojovat do účelných celků; nezapomínat na odpočinek, osobní rozvoj, rodinu, přátele.
Zloději času 1. 2.
3. 4. 5.
6.
Vyrušování – pracujte v době nebo v místě, kde nikdo neruší; vypněte si telefon, Skype, … Odkládání nepříjemných věcí na poslední chvíli (myslíme na ně, trápíme se tím) – udělat hned nebo stanovit konkrétní čas na řešení (ale může do toho něco přijít, můžou se vyskytnout problémy, můžete po vyřešení přijít na lepší řešení). Měnící se priority – (do)řešte věci postupně (pokud můžete rozhodovat o prioritách), podle plánu. Špatné plánování – pokud neplním naplánované úkoly a přepisuji je z jednoho dne na další – vzniká stres z diáře; Dostávání se „do obrazu“ – souvisí s vyrušování a s odkládáním složitých úkolů (např. u nevyřízených e-mailů – několikrát čtu a odkládám, raději hned vyřizovat do konce nebo smazat). Špatné vedení porad a schůzek – vymezit si čas na konkrétní body.
Sednout a začít Na každém úkolu je nedůležitější a nejtěžší začít ho dělat – když se do úkolu ponoříte, dostanete se do stavu proudění a často zapomenete na čas. Chybou bývá, že většina lidí se psychicky zničí ještě dříve než vůbec začne - vsugerujete si obtížnost úkolu a naštvete se na něj, - po naštvání se na úkol se naštvete ještě sami na sebe (na svoji neschopnost), - při větším množství nesplněných úkolů svůj cíl vzdáte; říkáte si: „Proč já blbec to vůbec dělám?!“, - trýzníte sami sebe, ztrácíte většinu energie, neřešíte další úkoly; - vzniká „samonaštvávací“ kolečko. Musíte si říkat: „Jsem úžasný, úkol vyřeším, jdu na to!“ – řešte jen úkol, ne vztah k úkolu (zda mě baví nebo ne), pusťte se hned do práce a nepřemýšlejte o náročnosti úkolu – když se soustředíte (a nepřemítáte o možných potížích), na velikosti úkolu nezáleží!
Prokrastinace Prokrastinace je výrazná tendence odkládat plnění činností a úkolů, zejména těch nepříjemných, na pozdější dobu – provádíme nedůležité nebo žádné činnosti (nezaměňovat s leností nebo odpočinkem). Člověk ztrácí energii, získává pocit viny a selhání, je flustrovaný, není schopen začít důležité činnosti a opět prokrastinuje (začarovaný kruh). Někdy se prokrastinace definuje jako neschopnost odolat aktuálním požitkům – mozek je příliš orientovaný na přítomnost, příp. činnosti přinášející krátkodobý užitek. Prokrastinace brání v dosažení životních cílů, úspěchu a efektivity. Práci, na které mi záleží a kterou bych rád udělal dokonale, odkládám (obava před neúspěchem nebo pomalým úspěchem). Dlouho odkládané úkoly většinou vzdáme (což nám může krátkodobě přinést úlevu).
Jak bojovat s prokrastinací? Apely na zodpovědnost nebo síla vůle dlouhodobě nepomáhají.
Řešení: - uvědomit si prokrastinaci a upravit své myšlení, - stanovit si dílčí, postupné cíle (sloní metoda), - dávat si jasné termíny (stanovit si termín sám), - nenechávat věci na poslední chvíli, - začít nepříjemnými věcmi, - nemít ochromující strach ze selhání (seznámit se s hrozícím rizikem při neúspěchu), - zakázat si v určitou dobu konkrétní činnosti (např. Facebook, hry, určité webové stránky, e-mail).
Pravidla time managementu -
-
-
Dělat věci podle stanovených priorit (nedopustit, aby urgentní záležitost vytěsnila důležitou). Delegování povinností (co mohou dělat jiní, ať dělají jiní, zejména rutinní práci), důvěřovat jiným a nepřeceňovat svou nenahraditelnost. (neříkat si: „nikdo to neudělá lépe“, „než to někomu vysvětlím, udělám si to sám“), delegování zvyšuje kvalifikaci a sebevědomí podřízených. Efektivně používat pomůcky k vlastní práci. Systematické plánování času – používat diář nebo plánovací software – získat ucelený pohled na vytíženost, odhalovat časové kolize (předcházení stresu a spěchu). Umět říci NE – zejména se nenechat připravit o čas na důležité věci (zachovat slušnost, nutno nést následky svého odmítnutí). Umět s věcmi „švihnout“ – odhalit, na kterou činnost se nehodíme (nedělat nebo delegovat).
Pravidla time managementu -
-
-
Včasná a úplná informovanost – vyvarování se zbytečné či chybné práce => úspora času. Rušivé vlivy (telefonáty, návštěvy, neplánované porady) – rozhození z koncentrace. Časové rezervy (na případné spontánní a neočekávané aktivity) – předcházení stresu. Uspořádání pracovního místa (individuálně podle sebe) – přehlednost, minimální čas věnovaný hledání. Řešte jen své problémy - ne problémy jiných lidí (nerozdávejte svou energii). Nepřehnat plánování do velkých detailů – nevěnovat plánování příliš času na úkor vykonávání úkolů.
Efektivita práce -
-
Používejte efektivní nástroje – papír a tužku, digitální diáře, Microsoft Outlook, Lotus Organizer, chytré telefony se synchronizací dat, … Schraňujte všechny důležité informace na jediném místě – nutno řešit co (úkoly), kdy (kalendář), priority a kategorie úkolů, stanovit zdroje; (např. nechte si přeposílat poštu ze všech schránek do jediné). Maily, které lze rychle vyřešit, vyřešte (již se k nim nebude nutné vracet); Nevyřešené maily označit (např. barevnou vlaječkou, hvězdičkou) – není nutné je neustále číst a kontrolovat. Nepodstatné nebo vyřešené věci smažte nebo archivujte. Poštu vyřizujte jen několikrát za den (vždy se na ni v klidu soustřeďte). Omezte množství sledovaných newsletterů, webů, diskuse na fórech. Vytvořte si systém na označování souborů a adresářů, jejich hierarchii; obdobně si udělejte systém ve struktuře e-mailové pošty. Udržujte své kontakty aktuální (telefony, emailové adresy).
Preferujte tvůrčí práci Většina lidí tráví nejvíce času prací – výsledek nezávisí na tom, jak dlouho pracujete, ale s jakou koncentrací! Výkonní nejste, když uděláte hodně práce (která nemá velký přínos), ale když nějak zvyšujete svoji hodnotu - věnujete se pouze zásadní a tvůrčí práci – přinese to více uspokojení i finančních hodnot. Spočítejte si cenu svého času (příjem dělený počtem hodin, kdy nespíte) – může-li někdo jiný udělat některé činnosti za méně peněz, hoďte to na něj (uklízení, vaření, opravy čehokoli, nákupy, …);
