Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra finančnictví a ekonomických disciplín
Time management manažera Efektivnější využití času pomocí informačních technologií a priorit důležitosti Bakalářská práce
Autor:
Michaela Prokůpková Bankovní management
Vedoucí práce:
Praha
PhDr. Alena Pilousová
Červen 2013
Prohlášení: Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veškerou použitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, že odevzdaná elektronické podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, že se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací.
V Teplicích, dne
Michaela Prokůpková
Poděkování Tímto bych ráda vyjádřila poděkování své vedoucí práce PhDr. Aleně Pilousové za pomoc a užitečné rady při vytváření této práce.
Anotace Cílem mé bakalářské práce je dokázat, že použití informačních technologií může uspořit čas manažerům s řídící funkcí. Porovnat počítačové, internetové a mobilní aplikace dostupné na trhu z pohledu schopného uživatele a určit, které jsou přínosné pro time management a naopak. Dále na základě výzkumu pomocí formulářů a rozhovoru zhodnotit, jak vybraní manažeři pracují s časem a případně navrhnout možnosti, jak mohou být efektivnější. Klíčová slova Coveyho kvadranty, hospodaření s časem, informační a komunikační technologie, plánování času, priority, Time management, zloději času. Annotation The aim of my bachelor thesis is to prove, that usage of information technologies can save time for managers with control function. Compare computer, internet and mobile applications available on the market from the perspective of skilled user and determine which ones are beneficial for time management and vice versa. Next based on research by forms and questionnaire evaluate how managers work with time and possibly suggest options how they can be more efficient. Keywords Covey quadrants, information and communication technologies, priorities, Time management,
time
planning,
time
thieves.
OBSAH OBSAH ........................................................................................................................ 5 ÚVOD .......................................................................................................................... 8 1
2
PROBLEMATIKA TIME MANAGEMENTU .................................................. 9 1.1
Historie time managementu ............................................................................. 9
1.2
Time management v ČR .................................................................................. 9
1.3
Vývoj time managementu (1. - 4. Generace) .................................................. 10
1.3.1
První generace ........................................................................................ 10
1.3.2
Druhá generace ...................................................................................... 10
1.3.3
Třetí generace ........................................................................................ 10
1.3.4
Čtvrtá generace ...................................................................................... 11
PRINCIPY VNÍMÁNÍ LIDSKÉHO TĚLA A MYSLI .................................... 12 2.1
2.1.1
Vědomí, Podvědomí a Nevědomí ........................................................... 12
2.1.2
Pravá a Levá hemisféra .......................................................................... 16
2.1.3
Monochronní a polychronní typ člověka................................................. 17
2.2
3
4
Struktura mysli .............................................................................................. 12
Emoce ........................................................................................................... 18
2.2.1
Úloha emocí ........................................................................................... 18
2.2.2
Nebezpečí emocí .................................................................................... 19
STANOVOVÁNÍ PRIORIT .............................................................................. 20 3.1
Eisenhowerův princip .................................................................................... 20
3.2
Paretovo pravidlo .......................................................................................... 23
3.3
Analýza ABC ................................................................................................ 24
MOTIVACE, CÍLE A PLÁNOVÁNÍ ............................................................... 26 4.1
Motivace ....................................................................................................... 26
4.2
Cíle ............................................................................................................... 27
4.3
Plánování ...................................................................................................... 28
4.3.1
Denní plánování ..................................................................................... 29
4.3.2
Týdenní plánování.................................................................................. 30
4.3.3
Tříměsíční plánování .............................................................................. 30
4.4
Zloději času ................................................................................................... 31
4.4.1
Odmítání ................................................................................................ 31
4.4.2
Vyrušování............................................................................................. 32
4.4.3
Vliv okolního prostředí .......................................................................... 32
4.4.4
Externí a interní časové pasti .................................................................. 33 5
5
ROLE INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ ................................................... 34 5.1
5.1.1
Life Balance ........................................................................................... 34
5.1.2
RescueTime ........................................................................................... 34
5.1.3
Chrometa ............................................................................................... 35
5.1.4
OmniFocus............................................................................................. 35
5.1.5
Remember The Milk .............................................................................. 36
5.2
6
Programy vhodné pro time management ........................................................ 34
Programy nevhodné pro time management .................................................... 36
5.2.1
Kalendář Google (Google Calendar) ...................................................... 36
5.2.2
Windows Live Mail................................................................................ 37
VÝZKUM .......................................................................................................... 38 6.1
Metodologie .................................................................................................. 38
6.1.1
Metody výzkumu a technika sběru dat .................................................... 38
6.2
Porovnání time managementových aplikací ................................................... 40
6.3
Časové plány manažerů ................................................................................. 42
6.3.1
Manažer 1 .............................................................................................. 42
6.3.2
Manažer 2 .............................................................................................. 43
6.3.3
Manažer 3 .............................................................................................. 44
6.3.4
Manažer 4 .............................................................................................. 45
6.3.5
Manažer 5 .............................................................................................. 46
6.4
Sledování úloh manažerů............................................................................... 47
6.4.1
Manažer 1 .............................................................................................. 47
6.4.2
Manažer 2 .............................................................................................. 48
6.4.3
Manažer 3 .............................................................................................. 49
6.4.4
Manažer 4 .............................................................................................. 50
6.4.5
Manažer 5 .............................................................................................. 50
6.5
Odpovědi manažerů v rozhovoru ................................................................... 51
6.5.1
Manažer 1 .............................................................................................. 51
6.5.2
Manažer 2 .............................................................................................. 53
6.5.3
Manažer 3 .............................................................................................. 55
6.5.4
Manažer 4 .............................................................................................. 56
6.5.5
Manažer 5 .............................................................................................. 57
6.5.6
Manažer 6 .............................................................................................. 58
6.5.7
Manažer 7 .............................................................................................. 59
6.5.8
Manažer 8 .............................................................................................. 60
6.6
Návrhy časových plánů manažerů ................................................................. 61
6.6.1
Manažer 1 .............................................................................................. 61 6
6.6.2
Manažer 2 .............................................................................................. 62
6.6.3
Manažer 3 .............................................................................................. 63
6.6.4
Manažer 4 .............................................................................................. 64
6.6.5
Manažer 5 .............................................................................................. 65
6.7
Vyhodnocení výsledků .................................................................................. 66
ZÁVĚR ...................................................................................................................... 67 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY ...................................................................... 69 SEZNAM OBRÁZKŮ, TABULEK A GRAFŮ........................................................ 71 PŘÍLOHY .................................................................................................................... I
7
ÚVOD Pro svou bakalářskou práci jsem si zvolila téma time management manažera, protože v dnešní hektické době je řízení času nezbytné. Stále více lidí má problém s organizací času, že nemají na nic čas a tím na ně doléhá každodenní stres. Hekticky se jejich den mění v jedno velké nahánění času. Taková situace je typická především pro manažery, ale nevyhnou se tomu ani normální lidé v každodenním životě. Proto je toto téma stále aktuální a vyžadované jak v liniích managementu, tak nám dokáže velice zjednodušit i běžný život. Naučit se plánovat čas se stává nutností, abychom byli výkonní, a nebyli jsme přitom ve stresu. Pokud dokážeme náš time management posunout do vyšší úrovně, budeme spokojenější, méně ve stresu a dokážeme se soustředit bez problémů i na osobní život. Cílem výzkumné části mé práce je zjistit jaké aplikace (internetové, mobilní či počítačové) jsou vhodné jako pomůcka při řízení času, a naopak které k tomu nejsou vhodné a manažerům čas spíše ztrácejí. Dále na základě vlastního výzkumu zhodnotím sestavení časových plánů manažerů a roztřídění úloh podle prioritních systémů. Chtěla bych poukázat na to, že tyto organizační prvky velice významně zjednoduší jejich práci a sníží hladinu stresu, při které pracují. Po zhodnocení formulářů a věcného rozhovoru budou manažerům navrhnuty možnosti zefektivnění prostřednictvím vybrané time managementové aplikace. Time management, není jen o tom naplánovat si den, je v něm mnohem a mnohem více. Stručně jsem nastínila, jak funguje lidský mozek a co vše pro nás hraje roli, respektive s čím vším, bychom se měli naučit pracovat. Sebepoznání je v time managementu jeden z největších přínosů jakého můžeme dosáhnout. Pokud se zjistíme, na co máme talent, kdy jsme nejvýkonnější, při jakých emocích není vhodné pracovat, jakou si zvolíme motivaci k dosažení cíle a tak dále, budeme sami sebe znát nejlépe a tím dokážeme pracovat bez jakéhokoli náznaku stresu či konfliktů, což naší efektivitu práce posune pokaždé o stupeň výš.
8
1 PROBLEMATIKA TIME MANAGEMENTU 1.1 Historie time managementu Už u druhu homo sapiens před zhruba dvěma sty tisíci lety se objevily první známky time managementu neuvědoměle s vývojem jako plánování útoku na kořist, muset uběhnout větší vzdálenost za kratší čas než dravec v tomto případě musel mít lepší využití času, aby si zachránil holý život či si sehnal potravu. Časem se snažili dělat vše lépe, dokonalejší techniky boje, plány, pasti a „Lépe udělat cokoli znamená lépe využít času k tomu určenému“1. Na začátku lidské civilizace vždy prosperovala ta společnost, která měla jasno v jakém období zasít a kdy sklidit, tímto si vytvořila dokonalejší systém v pěstování potravin. Organizování času se osvědčilo, také při výstavbách pyramid či jiných extrémních staveb, které vyžadovali velice důkladné a dlouhodobé plány. Dalším příkladem mohou být válečné strategie, jednotlivé bitvy byly důkladně promyšlené, včetně ústupových plánů. Z hlediska struktury mysli máme vrozené chování, které se osvědčilo v posledních padesáti tisících lidských generacích našich předků.2
1.2 Time management v ČR Po roce 1945 byl nejvýznamnějším a jediným českým autorem Dr. Jiří Toman (Jak zlepšit organizaci duševní práce Svoboda, Praha 1984, Jak zdokonalovat sám sebe. Svoboda, Praha 1980), který se zabýval metodami souvisejícím s time managementem jako je duševní práce, metody vedení diáře a další. Jeho dlouhodobý vliv ho zapsal do podvědomí velké škály lidí. Není divu, svými výzkumy předčil všechny ostatní publikace své doby. Před rokem 1989 byl právě pan Dr. Jiří Toman a David Gruber (Time management – Efektivní hospodaření s časem), který byl autorem odborného článku (časopis Moderní řízení článek Jak racionálně vést diář) zařazující ho do 3. Generace time managementu. Do první zmínky o 4. Generaci zbývalo ještě 12 let. (1994 R. Covey First Thinks First).3
1
GRUBER, D. Time management: efektivní hospodaření s časem - klíčová součást beneopedie. 2009. s. 11 2 GRUBER, D. Time management: efektivní hospodaření s časem - klíčová součást beneopedie. 2009. s. 11-12 3 GRUBER, D. Time management: efektivní hospodaření s časem - klíčová součást beneopedie. 2009. s. 17-18
9
1.3
Vývoj time managementu (1. - 4. Generace)4
1.3.1 První generace První
generace
time
managementu
je
charakteristická
zapisováním
úkolů
s poznámkami. Spočívá v zapisování úloh a zjištění časové náročnosti jednotlivých činností. V první řadě šlo o to, nemuset si pamatovat všechny úlohy a tím si usnadnit přehlednost. Slabostí tohoto systému bylo například to, že se soustředili pouze na konkrétní zapsanou položku a nehledali širší souvislosti v časové náročnosti ani v typu úloh. 1.3.2 Druhá generace Pro druhou generaci time managementu je důležité nejen to, jaká činnost má být vykonána, ale také naplánovat širší souvislosti této činnosti (čas, priority, dosažitelnost, …). Pro tuto generaci jsou typické krátkodobé, maximálně střednědobé plány, pro které stačilo použití obyčejného kalendáře či diáře. První dva modely využívá řada lidí absolutně přirozeně, jsou příjemné svou jednoduchostí a přehledností. Avšak postupem času přestala jednoduchá organizace času stačit. Vzhledem k novým technologiím a zvyšujícími se nároky na efektivnější využití času a jeho lepší organizaci, jsme se vývojem dále zdokonalovali. 1.3.3 Třetí generace Nedostatky plynoucí z první a druhé generace doplnila generace třetí. Typické je u ní stanovování cílů (krátkodobých, střednědobých i dlouhodobých), rozdělení podle jejich důležitosti, a poté přiřazení priorit k jednotlivým cílům. Je zde kladen důraz na týmovou spolupráci. Jak podrobně naplánovat a zodpovědně plnit všechny úkoly a v neposlední řadě naučit se využívat všech možností kontroly provedené práce. Je velice dobře propracovaná a klade důraz na logiku, bohužel postrádá lidský faktor. Jejím úkolem je organizovat čas do denních, týdenních, měsíčních a ročních na sebe navazujících plánů. Člověk podle ní jedná vždy předvídatelně a logicky, jako robot. V praxi těžko aplikovatelné. Její hlavní náplní je zabývat se úkoly, které se musí stihnout v určitém čase, ale nebere do úvahy individuální potřeby a hodnoty člověka jako takového.
4
KOLÁČKOVÁ, Dana. Time management: Možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem [online]. Brno, 2007 [cit. 2013-04-26]. Dostupné z: http://is.muni.cz/th/135399/ff_b/bakalarska_prace.pdf. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Filozofická fakulta. Vedoucí práce PhDr. Petr Škyřík.
10
V praxi integrovat přesně tuto myšlenku je velice obtížné. Stephen R. Covey se svými dvěma spoluautory (Merill, A. R., Merill, R. R.) popsal v knize First Things First - v češtině To nejdůležitější na první místo (2008, Free Press, New York, London, Toronto, Sydney) 3. Generaci zhruba takto: plánování, stanovování životních hodnot, stanovování priorit v jejich dosahování, řízení času, stanovování krátkodobých, střednědobých a dlouhodobých cílů a jejich provázanost.5 Je zřejmé, že tato generace postoupila o krok vpřed tím, že bylo vykonáno více úloh za méně času, nicméně nezahrnuje osobnost člověka jeho vyrovnanost a jistotu toho, že jedná správně, na toto zareagovala až čtvrtá generace time managementu. 1.3.4 Čtvrtá generace V pořadí 4. generace time managementu je považována za převratnou. Popírá totiž v první řadě slovní spojení time management. Odmítá to, že člověk není schopen řídit čas, pouze sám sebe v čase. Popírá i svým způsobem generace předchozí. Jelikož se neúměrně zvětšil objem informací a nadále se každé čtyři roky zdvojnásobuje, je pro nás čím dál pracnější vše zvládat. Díky obrovskému pokroku v odvětví informačních technologií, jsme schopni lépe plánovat, připravit výrobu a také měnit výrobní postupy. Tím se zahltil trh výrobky všech kategorií a konkurence schopnost a boj o zákazníka byl prioritou. Požadavky na kratší časové nároky, během nichž se muselo stihnout více práce, byly neúměrně zvětšeny, často až o jednu čtvrtinu (práce na hodinu=za patnáct minut), všeho nejen práce bylo víc například informací, médií, papírování, možností, a tyto položky stále časem sílí. Od přírody jsme zvyklí na stabilitu, žijeme na jednom místě, chodíme do stejné práce každý den, atd. V tomto pohybu informací a čím dál větších nároků je o mnoho lehčí se adaptovat na všechny možnosti změny, rychlost oběhu všeho se stává postupem času vyžadovanou normou a tím je větší pravděpodobnost změny. Pokud se mi sami dokážeme adaptovat a pomoci přírodě, jsme o mnoho dokonalejší. To znamená, že když jsme ve stresu, nedokážeme se soustředit na nic jiného a to nám dokáže nadělat obrovské problémy v osobním životě. Ve zvládání všech aspektů adaptace kvalita lidí často předčí firmu z materiálního hlediska.
5
GRUBER, D. Time management: efektivní hospodaření s časem - klíčová součást beneopedie. 2009. s. 13
11
2 PRINCIPY VNÍMÁNÍ LIDSKÉHO TĚLA A MYSLI „Umění vést druhé začíná u umění vést sebe sama.“ Petr Pacovský V této kapitole bych se chtěla zaměřit na to, jak funguje lidská mysl a jak vnímá čas. Je velice důležité, aby každý člověk znal sám sebe, jaký má talent, cit či logické myšlení. Tím dojde k sebepoznání a může se svou osobností lépe pracovat. Teoretické poznatky v kapitole o fungování lidské mysli a jejího vnímání času čerpám především z publikace Petra Pacovského „Člověk a čas: Time management IV. generace“ (2006).
2.1 Struktura mysli Tvoří ji tři navzájem propojené systémy. Prvním jsou hladiny mysli vědomí, podvědomí a nevědomí. Které nám osvětlí, jaké životní situace nás ovlivňují, i když nad nimi nepřemýšlíme či jak dokážeme za plného vědomí myslet. Druhý systém operující nad prvním jsou tři životní role, které ovlivňují naše chování v průběhu života a jsou to rodič, dospělý a dítě. Třetí systém reprezentují mozkové hemisféry levá a pravá, každá má úhel svého zaměření na logiku či cit, a tím jsou předchozí dva systémy velice nejednoznačné při neustálém vyrovnávání logického rozumu a síly emocí. Pro time management jsou nejpodstatnější první a třetí systém 2.1.1 Vědomí, Podvědomí a Nevědomí „Sigmund Freud vyčlenil a pojmenoval a později C. G. Jung doplnil teorii o vrstvách vědomí, z ní vychází většina novodobých teorií o lidské psychice. Tento model předpokládá již zmíněné 3 vrstvy psychiky vědomí, podvědomí a nevědomí.“6 Pokud umíme pracovat s těmito stavy a dokážeme si uvědomit, ve kterém se nacházíme, popřípadě převést myšlenku z nižšího stavu do vyššího. Což je pro člověka, zvláště pro manažera, obrovským přínosem. Vědomí Zabývá se tím, co je právě teď, v tuto chvíli centrem naší pozornosti, o čem přemýšlíme, co sledujeme, na co se soustředíme. Pouze vědomí umí kombinovat myšlenky, posuzovat situaci a rozhodnout o výsledku. Jsou zde všechny naše vědomé procesy, jsme schopni si naší činnost plně uvědomit, velice záleží na úrovni naší koncentrace, jak se dokážeme soustředit. Proto v našem vědomí může být v daném okamžiku pouze jedna myšlenka, není možné zároveň rozvíjet dvě rozdílné myšlenky 6
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s. 54
12
s kladným výsledkem. V praxi je to řešeno velmi rychlým přepínáním pozornosti z jednoho tématu na druhé. Lidská mysl toto dokáže, bohužel efektivita je nulová. K „zahřátí“ mysli stačí pouhé 3 minuty, než jsme plně soustředěni a utlumujeme nesouvisející myšlenky. „K rozumně odvedené práci, při které je třeba myslet, člověk potřebuje dostatečně dlouhou dobu bez vyrušování. Anebo, zůstaneme-li v realitě našich pracovišť, snažme se o co nejméně vyrušení, a pokud se již necháme odvést od prováděné práce, tak se snažme k ní vrátit do tří minut. To jsme ještě nevychladli a je možno navázat soustředění s původní intenzitou.“ 7 Vědomí se aktivuje pouze tehdy, jeli potřeba nad něčím přemýšlet. Nepracuje při bezvědomí, spánku či relaxaci tyto činnosti jsou řízeny podvědomím. Ve skutečnosti rozum neovládá ani nepřikazuje nižším vrstvám psychiky, to jak se chováme, záleží na tom, jaké nás v danou chvíli ovládají emoce. Podvědomí Tato vrstva je nejrozsáhlejší a nejdůležitější, hlavně tím, že řídí naše základní životní funkce jako je trávení, krevní oběh, vylučování atd. Je to obrovský sklad našich myšlenek, zážitků, pravidelně se opakujících činností a všeobecně všeho o čem jsme kdy slyšeli, co jsme kdy dělali či viděli. Tím poskytuje informace do vědomí a člověk bez zamyšlení reaguje, aniž by vnímal odkud informace je. Díky své provázanosti zná odpovědi na řešení všech problému, jak fyzických, tak psychických a zároveň je zdrojem kreativity a nápadů. Tento stav je trvalý, pracuje stále bez ohledu na spánek nebo bdělost. Souvisí i s našimi sny, které samo vytváří, pokud si na ně dokážeme vzpomenout a poté je rozluštit, je to obrovský krok k sebepoznání. Na této vrstvě operuje i tzv. automatická činnost, které je také velice zajímavá, je to postup, který se opakoval už několikrát naprosto stejně, tím naše podvědomí v opakující se situaci reaguje automaticky a my jednáme bez zamyšlení.8„Znáte ten pocit, kdy řídíte auto a najednou nevíte, kudy jste jeli? Znají jej dobře řidiči, pro něž je řízení denním chlebem a mají zažito. Vědomí se někde zatoulá a podvědomí převezme dohled nad řízením, zpomaluje ve vesnicích, předjíždí a reaguje na dopravní značky. To vše bez naší vědomé pozornosti, kterou v tu dobu upíráme třeba na obchodní schůzku, na kterou jedeme.
7 8
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s. 55 Tamtéž
13
V případě nenadálé situace podvědomí vytáhne i správný krizový program, a než se probereme ze svého snění, je situace za námi.“ 9 Naše vědomí pracuje aktivně na jedné myšlence, naopak naše podvědomí pracuje na stále více aktivitách najednou, právě na těch, na které máme uložený návyk jak postupovat. S určitými podvědomími nároky se už rodíme (sací reflex u savců …) a nejvíce si jich vytvoříme během dětství a o mnoho dalších se obohatíme během života, ty samozřejmě buď nahradí ty staré, nebo je zdokonalují. Ve svém životě jsme se setkali s ohromným množstvím reakcí na podněty, tím je vysoká pravděpodobnost, že se reakce mohla zapsat do paměti podvědomí. Tato reakce je rychlejší a o mnoho účinnější než vědomá, má však i své nevýhody pokud je tato automatická reakce špatná, nevhodná a spíše zlozvyk s velkými obtížemi se jí zbavíme, vytvoříme novou, nebo ji změníme.10 Tím se můžeme domnívat, že v růstu osobnosti člověka není důležité, jak jsme vzdělaní z knih, jak jsme se poučili z vlastních chyb atd., ale jak jsme schopni neustále se zdokonalovat v nevyhovujících reakcích a pracovat na jejich změně. Existuje několik způsobů jak zdokonalovat vlastní špatné návyky11: Poznání zlozvyku – Přemýšlejme o starém návyku, kterého se chceme zbavit. Co jej spouští, jak se projevuje, s čím pracuje. Buďme realističtí. Chování nelze měnit celé najednou. Spíše platí staré známé, že méně znamená více. Čím konkrétnější jsou změny, jichž chceme dosáhnout, tím lépe. Vymyšlení nového návyku – Zlozvyk po sobě zanechá volné místo, které je třeba nahradit něčím novým. Vymysleme proto nový návyk. Ještě v klidu, když není vhodný podnět, přemýšlejme o vhodné a perspektivní alternativně. Rozebereme nový postup do detailů, představujeme si barvitě a všemi smysly, jak to bude vypadat, až to bude fungovat. Jednak abychom v praxi netápali a jednak abychom již v mysli novou skutečnost připravovali. Zavedení návyku – Pusťme se do toho. Návyk se rodí z mnohokrát pravidelně opakovaného chování. Vědomě, a možná že nešikovně a neohrabaně, naplňujeme
9
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s. 56 Tamtéž 11 PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s. 112-113 10
14
vymyšlený postup. Kolikrát? Biologické hodiny pro běžný návyk jsou měsíc. Měsíc musíme věnovat pozornost svému návyku. Ze začátku to jde velmi ztuha, podvědomí chce zachovat starý stav, ale nový návyk se pomalu začíná dostávat do našeho podvědomí. A vydržíme-li, tak po měsíci nám nový návyk začne vracet energii. „Největším objevem mé generace je skutečnost, že lidská bytost může svůj život pozměnit tím, že k němu změní přístup.“ William James Nevědomí12 Pro člověka velice záhadná vrstva, nedokážeme do ní nahlédnout, uvědomit si jí, proto se zde často objevují věci, které jsou mimo naše racionální chápání. Má podobnou funkci jako podvědomí je to sklad myšlenek, zkušeností, zážitků ale také zkušeností předchozích generací (kolektivní nevědomí), jen jsou uloženy o mnoho hlouběji, za to mají o mnoho větší důležitost a doprovázejí je silnější emoce. Mezi podvědomím a nevědomím není jasná hranice, nezabývá se však jednotlivostmi ale obecným celkem. Nevědomí se člení na dvě oblasti pozitivní a negativní, kladné jsou vize, víra, základní hodnoty, morálka… a záporné jsou těžké konflikty, úrazy, nehody, zneužití…. Pokud má člověk své hodnoty, tak negativní emoce mu přinese jejich porušení, naopak jejich dodržování ho dělá šťastným. Tedy záleží, jaká emoce nás zrovna ovládá, nebo zda nám nějaká situace připomene špatný/dobrý zážitek. Většinu negativních psychických zážitků odsouváme do nevědomí a obtěžují nás, kdykoli zahlídneme nějakou podobnost s reálným stavem. Pokud máme silnou víru, naplňuje nás to energií, jistotou a „dobrou náladou“. Není to o náboženství, samozřejmě lidé, kteří mají svou víru a jsou s ní ztotožněni, plnění náboženských pravidel je dělá spokojenými. Pro ateisty to může být motivace, jejich životní filozofie a životní hodnoty. Víra tedy není v tom, že stačí věřit, ale o tom, že pokud budu věřit a udělám co je v mých silách pro mou představu, dokážu na cíli lépe a efektivněji pracovat, než když jsem v nevědomí přesvědčen o nemožném.
12
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s. 54-57
15
2.1.2 Pravá a Levá hemisféra13 Třetí systém je uložený v obou polovinách šedé kůry mozkové. Levá a pravá hemisféra, každá z nich řídí jednu polovinu těla a navzájem opačné psychické funkce emoce, logika. Pravá hemisféra Emoční, umělecká strana naší mysli, která zajišťuje naše mimo vědomé funkce. Zde najdeme naší kreativitu, představivost, cit k hudbě, citlivost pro barvy, fantazii z toho všeho dokážeme tvořit nové myšlenky s nápady. Operuje velice rychle zvláště se symbolikou. Je spojována s vnitřními světy, duchovnem, meditací apod. V řízení času musíme vždy vědět, kdy jí dát prostor, v jaké situaci je namístě jí upřednostnit před logikou. Levá hemisféra Naše logické myšlení na úrovni vědomí, týká se čísel a slov v racionálních postupech, je znatelně pomalejší než pravá a dá se popsat pouze slovy. Používáme ji při tvorbě seznamů, plánování, organizaci, při vytváření fráze, sloganu či definice. Pro nás je důležitá, už od školních let jsme chápali pouze to, co jsme si ověřili např. vypočítaný příklad. Škola nás však opomněla v rozvíjení pravé, to můžeme ale dohnat sebezdokonalováním a vyvážit tím schopnost používat obě. Tím by nepracovala vždy jen jedna, ale mohli bychom využívat obě najednou. To by nás utvořilo ne v jednu chvíli emocionální nebo čistě logickými ale s nadhledem zvládat obě v současném okamžiku. „…Dospělí si potrpí na číslice. Když jim vypravujete o novém příteli, nikdy se vás nezeptají na věci podstatné. Nikdy vám neřeknou: „Jaký má hlas? Které jsou jeho oblíbené hry? Sbírá motýly?“ Místo toho se vás zeptají: „Jak je starý? Kolik má bratrů? Kolik váží? Kolik vydělává jeho otec?“ Teprve potom si myslí, že ho znají. Řeknete-li dospělým: „Viděl jsem krásný dům z červených cihel, za okna muškáty a na střeše holuby…,“ nedovedou si ho představit. Musíte jim říci: „Viděl jsem dům za sto tisíc franků.“ Tu hned zvolají: „Ach to je krása!“… (Antoine de Saint Exupéry – Malý princ)
13
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s. 60-61
16
2.1.3 Monochronní a polychronní typ člověka S využíváním pravé a levé mozkové hemisféry souvisí také rozdělení lidí na tzv. monochronní a polychronní typy. Pro monochronní typy je typické využívání levé hemisféry zatímco polychronní typy naopak více využívají pravou hemisféru. Přirozeně existují také smíšené typy, které využívají obě hemisféry. Monochronní typ Monochronní typy lidí můžeme definovat takto: „Lidé tohoto typu vstávají každé ráno ve stejnou dobu a jejich ranní činnosti se odvíjejí podle přesně narýsovaného plánu. Kdy a kde snídají, se dá říci se stejnou přesností, jako kdy dorazí do kanceláře. Monochronní typ bude excelovat všude, kde je nezbytné neztratit přehled a být do posledního puntíku přesný.“14 Z pohledu sociální interakce jsou monochronní typy okolím vnímáni jako chladní, nepřístupní a tvrdí, ale zároveň také jako výkonní a schopní pracovníci. Pro monochronní typy jsou sociální vazby, kontakty a jejich udržování vnímány jako nepotřebné a zbytečné. V manažerských a podnikatelských profesích je pro ně nejpodstatnější realizace úkolu/zakázky nad vším ostatním. Polychronní typ K polychronním typům lidí lze přiřadit následující definici: „Lidé tohoto typu se podílejí na mnoha projektech naráz. Pracují většinou na několika místech zároveň, ale připadá jim těžké svůj úkol či projekt dokončit. Čím více se blíží k detailům, o to méně je úkol zajímá. Polychronní typ umí naslouchat ostatním a má rozvinutou sociální inteligenci. Hodnoty a pocity jsou pro něho mnohem důležitější než vyčíslení produktivity za minulý týden.“15 Polychronní lidé bývají okolím vnímáni jako nevypočiatelní a nespolehliví. Velmi často se jim stává, že na schůzky přichází jako poslední nebo se zpožděním. Práci většinou odevzdají na poslední chvíli nebo po termínu, což vyvolává v jejich okolí frustraci a nespokojenost. Pro manažery a obecně profese, které pracují s lidmi, řídí pracovní týmy apod. je důležité citlivě vnímat kdo je jakým typem a zajistit aby složení týmu bylo efektivní. 14 15
UHLIG, B. Time management: staňte se pánem svého času. 2008. s. 42 Tamtéž
17
2.2 Emoce Emoce jsou jednou z nejsilnějších věcí, která nás ovládá, to že většinou stojí proti našemu rozumu, nám ubližuje a omezuje nás v tom, že se nemůžeme zachovat, jak by nám rozum radil. Proto bychom měli vědět, kdy je vhodné popustit emoce a kdy naopak zachovat klid a rozhodovat logicky s chladnou hlavou. V praxi jde o to, zamyslet se nad naším chováním vždy v situacích, které vyžadují zásah. Zamyslet se racionálně nad situací a „zchladit se“ na nejlepší výkonnostní stav vhodný pro situaci. Na příklad nemůžeme řešit konflikty v afektu anebo nemůžeme být přehnaně citlivý při jednání se zaměstnancem. 2.2.1 Úloha emocí16 Emoce jako samo takové, mají minimálně čtyři základní funkce, jsou to Popud, Hodnocení situace, Pokračování a Kompletní prožitek. Každá z nich je pro nás důležitá k důkladnému uvědomění.
Popud: V reakci na vnitřní nebo vnější situaci nás emoce z lhostejnosti vybudí k tomu, abychom něco začali konat (najedli se, bránili se, odpočinuli si, přemýšleli…). Tyto emoce mají tedy charakter jakéhosi nutkání, pudu, v manažerské praxi pak můžeme hovořit o motivaci. V této fázi hodnotíme situaci, reálnost dosažení cílů, naše zdroje… Při tomto zhodnocení emoce zintenzivňují či zmírňují úsilí podle toho, jak situace vypadá.
Hodnocení situace: Už od dávné minulosti jsme v případě ohrožení jednali nevědomě
v určitých
situacích.
Příroda
sama
vytvořila
jednoduchý,
neuvědomělý systém zpětné vazby. V tomto systému emoční mechanizmy dodávají okamžitou informaci o srovnání nynější situace se všemi předchozími zkušenostmi a to okamžitě bez vědomé úvahy, nicméně samozřejmě poměrně nepřesně. Emoce v této fázi systému se vyjadřují pouze ke konkrétní situaci, přičemž obětujeme přesnost, ve prospěch rychlosti.
Pokračování: Poté co rychle zhodnotíme situaci, je potřeba dát našemu organismu povel k přípravě na pokračující akce. Může to být aktivita vedoucí k vystupňování emoce, nebo naopak jejímu utlumení či úplnému zabránění.
Kompletní prožitek: Logická úvaha nám nedovoluje zvládat všechny jednotlivosti situace. Emoce však ano, neuvědoměle zrcadlí mnoho vnějších
16
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s. 69
18
prvků, které jsou vázány k situaci a odrážejí je ve vnitřním ladění. V souladu s myšlením se nastavuje celé tělo a násobí se tím prožitek situace. Současně se tak jednoduše dají do souvislosti všechny potřebné prvky pro naši aktivitu (tep, dýchání…). 2.2.2 Nebezpečí emocí17 „Nečekej nic a buď připraven na vše“ V první kapitole už jsem se zmínila o naší emoční vybavenosti, se kterou přicházíme na svět, zkušenosti 50 000 lidských generací, která se nejlépe osvědčila během této doby. Ale nová realita moderní civilizace je daleko složitější než dřívější manažersky jednoduché funkce, není tak jasná a přímočará, spíše než emoční rychlost opakované reakce vyžaduje tvůrčí přístup ke stále novému jednání. A my díky tomu, že změny v člověku se takto rychle nedějí, řešíme problémy moderní společnosti emočními nástroji starými tisíce let. Zejména jestliže je negativními zkušenostmi podrážděná amygdala, bývají naše reakce zastaralé a nevyhovující. Pokud nastoupí citově zabarvené vzpomínky, které tuto reakci vyvolali, se automaticky celé tělo připraví na zastaralé jednání, je velice těžké tuto situaci rozumově zvládnout, a proto také často toto nevyhovující chování spustíme. „Pro ilustraci si uveďme popisy některých důležitých emocí: Hněv zvyšuje krevní průtok v rukou, což usnadňuje uchopení zbraně nebo sražení nepřítele. Zrychluje také srdeční frekvenci a spouští náhlé vyplavení hormonů typu adrenalinu do krevního oběhu. Strach vyvolává nahromadění krve v kosterním svalstvu, například v dolních končetinách, což usnadňuje útěk. Současně tělo na okamžik ztuhne, možná nám tak poskytuje čas posoudit, zdali by nebylo přece jen lepší se skrýt. Hlavní akcí smutku je pomoci člověku psychicky se vyrovnat s významnou ztrátou, jakou může být například smrt blízkého člověka nebo závažné zklamání. Smutek vyvolává pokles energie a nadšení pro nejrůznější činnosti, zejména pro potěšení a zábavu.“ Jiří Šimek
17
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s. 70
19
3 STANOVOVÁNÍ PRIORIT „Všeliké kvaltování toliko pro hovada vhodné jest.“ J. A. Komenský Výraz priorita obsahuje latinské slovo „prio“ (před). Stanovování priorit znamená, že se každý den znovu rozhodujeme pro to, co chcete nebo musíte vyřídit před vším ostatním, abychom dosáhli svých cílů.18 Prioritě bychom měli dávat přednost všude tam, kde je to možné. Nestresuje a je možné ji naplňovat naprosto volně, bez složitého plánu. Jednou z důležitých priorit se jistě stane kondice. Další priority můžeme formulovat ze svých poslání, hodnot, důležitých vlastností, ze svých silných a slabých stránek. Snažme se přitom o velmi jednoduchá, obecná vyjádření či přímo doporučení. Můžeme vyzkoušet mnoho podob, formulací. Jde o to, aby priority v daném období vyjadřovaly vrchol hory, to nejdůležitější. 19 „Výsledky jsou způsobeny děláním správné věci, nikoliv děláním věcí správně.“ Petr Drucker
3.1 Eisenhowerův princip20 Autorem Eisenhowerovy techniky časového managementu je významný velitel ozbrojených sil, a také bývalý americký prezident Dwight D. Eisenhower, který úkoly posuzoval podle dvou kritérií, a to důležitosti a naléhavosti. Důležité úkoly vás posunou blíže ke splnění cílů, dokud nutně aktivity si především vyžadují vaši bezprostřední pozornost. Kombinováním kritérií důležitost a naléhavost vznikají čtyři skupiny priorit A, B, C, D (viz Obr. 1 na straně 21).
18
KNOBLAUCH, J. a WÖLTJE, H. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 2006. s.29 PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s.177 20 OLEXOVÁ, C. Buďte manažérmi svojho času. Poradca podnikateľa [online]. 2007, roč. 2007, 13-14 [cit. 2013-03-28]. Dostupné z: http://www.pp.sk/6566/Budte-manazermi-svojho-casu_APMPP30585.aspx 19
20
Obrázek 1: Eisenhowerův princip
Zdroj: KNOBLAUCH, J. a WÖLTJE, H. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 2006. s.27
Priorita A - Jsou to úkoly, které jsou důležité a naléhavé. Tyto úkoly musíte splnit okamžitě a osobně (např. krize, termínované projekty, naléhavé problémy - hledání okamžité náhrady za chybějícího zaměstnance, pracovní úraz apod.). Ne vždy se dají tyto úkoly snadno identifikovat. Neodbytný kolega vás může přesvědčovat, že co je důležité pro něj, tomu byste měli dát přednost i vy. Nebo můžete sami sebe přesvědčit, že vedlejší činnost je důležitá úloha, která prostě nepočká. Důležité však v tomto kontextu znamená důležité pro realizaci vašich vlastních cílů. Priorita B - Jsou úkoly, které jsou důležité. Zatím nejsou naléhavé, a proto je tendence odsouvat jejich řešení. Jsou však významné pro splnění cílů, a proto si na ně plánujte čas a stanovte si termíny. Průběžným řešením těchto úkolů (např. plánování inovací, zlepšení komunikace, tvorba nového motivačního programu, vzdělávání zaměstnanců apod.) Lze předcházet problémům a stresu, aby tyto úkoly nedostaly do kategorie A. Priorita C - Úkoly C jsou úkoly, které nejsou důležité, ale jsou evidentně naléhavé (přerušení, telefony, některé setkání, návrh inzerátu atd..). Tyto úkoly se snažte redukovat, odmítnout a delegovat. Jinak podlehnete diktátu neodkladnosti a roztříští svůj čas mezi příliš mnoho nutných, ale relativně nedůležitých úkolů na úkor řešení významných úkolů.
21
Priorita D - Jsou úkoly, které nejsou důležité ani naléhavé (zbytečná pošta, drobná rutinní práce náročná na čas, řešení drobných problémů vyplývajících z nedodržování standardů apod.). Tyto úkoly odřekněte, delegujte, případně použijte odpadkový koš. Těmto úkolům se sice můžete věnovat, ale jen omezeně v případě, že vám poskytnou zotavení a uvolnění ze stresu. Pokud dokážeme roztřídit naše úkoly do těchto kategorií, velice nám to usnadní práci, budeme méně ve stresu a systematicky budeme plnit postupně úlohy od A do D během dne, zvýší to mnohonásobně naší efektivitu. Avšak nesmíme nikdy zapomenout, že důležitost má vždy přednost před naléhavostí. Důležité nás posouvá blíže k cíli, aniž by to bylo bezprostředně nutné, natož nutné vyžaduje naší okamžitou pozornost. 21 Příklad22: Priorita A: projekt s blížícím se termínem odevzdání, vyřešení chyb ve výrobě před uvedením nového produktu na trh a problému s expedicí. Priorita B: Naplánování nových produktů, ověření a analýza prodejních čísel, aktivní odpočinek, internetové rešerše, odpověď na důležitou poptávku. Priorita C: Ověření faktur a jejich předání dále, četba několika důležitých správ, pošta; oběžník, návrh inzerátu na místo praktikanta, zpracování výrobních dat formou diagramů, vyhledání fotografií pro projektovou prezentaci a grafická úprava textů. Priorita D: Reklamní pošta, nevyžádané nabídky na nepotřebné produkty a služby, schůzka s výměnou zkušeností na přání pana Tkáče, prohlédnout si řetězové e-maily s vtipnými videoklipy, vyzkoušet různé obrázky krajiny jako spořiče obrazovky. Na Eisenhowerův způsob organizace priorit se ve svých publikacích odkazuje také významný autor knih o time managementu Stephen Covey (např. 7 návyků skutečně efektivních lidí, 2012; nebo To nejdůležitější na první místo, 2009). V jeho zpracování, někdy nazývaném „Quadrant II Time Management“ jsou úkoly řazeny do kvadrantů podle stupně naléhavosti a stupně důležitosti (viz. Obr. 2).
21
OLEXOVÁ, C. Buďte manažérmi svojho času. Poradca podnikateľa [online]. 2007, roč. 2007, 13-14 [cit. 2013-03-28]. Dostupné z: http://www.pp.sk/6566/Budte-manazermi-svojho-casu_APMPP30585.aspx 22 KNOBLAUCH, J. a WÖLTJE, H. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 106 s. ISBN 80-247-1440-X.
22
Obrázek 2: Coveyho kvadranty NALÉHAVÉ
NENALÉHAVÉ
DŮLEŽITÉ
1. KVADRANT
2. KVADRANT
NEDŮLEŽITÉ
3. KVADRANT
4. KVADRANT
Zdroj: Vlastní tvorba autorky
3.2 Paretovo pravidlo Vzniklo v Itálii v 19. století, kde ho jako první definoval italský sociolog a ekonom Vilfredo Frederico Damaso Pareto. Tento významný sociolog a badatel se zabýval v první řadě problematikou bohatství a příjmu. Během svého bádání našel matematickou souvislost mezi podílem lidí a bohatství těchto lidí. Zjistil, že v různých zemích je 80 % bohatství soustředěno u 20 % obyvatelstva. „Definice Paretova pravidla zní pětina toho, čemu se věnujeme, nám přináší 80 % výsledků23.“ Pokud ze všech činností co máme na práci, uděláme důkladně přibližně pětinu, která vytvoří největší výsledky. Přibližujeme se rychleji k cílům, bez stresu a úspěch bude o mnoho zřetelnější, než když uděláme většinu nevhodně zvolených činností. Obrázek 3: Paretovo pravidlo
Zdroj: OLEXOVÁ, C. Buďte manažérmi svojho času. Poradca podnikateľa [online]. 2007, roč. 2007, 13-14 [cit. 2013-03-28]. 23
Time management. Cetros.cz [online]. 2013 [cit. 2013-03-28]. Dostupné z: http://www.cetros.cz/timemanagement.htm
23
3.3 Analýza ABC Podobně jako Paretovo pravidlo, i analýza ABC vychází ze zkušenosti, že procentní podíly důležitých a méně důležitých úkolů jsou obecně konstantní. Pomocí písmen A, B a C se úlohy dělí do tří kategorií podle jejich důležitosti pro dosažení osobních a pracovních cílů.24 Obrázek 4: Analýza ABC
Zdroj: OLEXOVÁ, C. Buďte manažérmi svojho času. Poradca podnikateľa [online]. 2007, roč. 2007, 13-14 [cit. 2013-03-28].
Úkoly A jsou nejdůležitější úkoly a tvoří přibližně 15% z množiny všech úkolů a činností, které je třeba provést. Jejich podíl na celkových výsledcích tvoří 65%. Tyto úkoly musí být vypracovány a těžko se delegují. Úkoly B jsou středně důležité úkoly, které je možné i delegovat, případně úkoly, které jsou velmi důležité, avšak zatím nejsou naléhavé. Tvoří 20% z množiny všech úkolů a činností a jejich hodnota je 20%. Úkoly C jsou nejméně důležité, rutinní úkoly, které lze delegovat, jako např. telefonování, formality, korespondence. Jejich podíl na počtu všech úloh je 65%, na výsledcích pouze 15%.
24
OLEXOVÁ, C. Buďte manažérmi svojho času. Poradca podnikateľa [online]. 2007, roč. 2007, 13-14 [cit. 2013-03-28]. Dostupné z: http://www.pp.sk/6566/Budte-manazermi-svojho-casu_APMPP30585.aspx
24
Z toho vyplývá, že den bychom měli začít úkoly typu A, nejméně úkolů s největší důležitostí nám dá pocit, že jsme dosáhli velkých úspěchů. Poté v průběhu dne, po dokončení úkolů A, se můžeme zaměřit na úkoly B, a když nám zbude energie a čas tak se věnovat úkolům C.
25
4 MOTIVACE, CÍLE A PLÁNOVÁNÍ Pojmy, které spolu úzce souvisejí – stanovovat dosažitelné cíle a na jejich základě poté vystavět efektivní plán není možné bez motivace, bez pocitu, že vykonávaná práce má smysl a vede k určitému cíli.
4.1 Motivace Jeden z nejdůležitějších prvků úspěchu. Bez motivace a víry v to že dokážeme cokoli, nedosáhneme cílů. V oblasti time managementu hraje důležitou úlohu i faktor motivace. Motivace je považována za jeden z nejzákladnějších psychických procesů. Stručněji lze říci, že motivace je určitou vnitřní pohnutkou k jednání jedince. Motivování coby podstatná složka řízení lidí, vychází z premisy, že člověk nechce vykonávat určitou činnost (práci), pokud k ní nemá patřičnou motivaci.
Motivovat člověka lze dvěma základními způsoby - pozitivními a negativními. U pozitivní motivace je základem odměňování za lepší výkonnost. Taková pozitivní motivace může mít různé formy sahající od morálního ocenění, seberealizace až po hmotnou zainteresovanost (odměna penězi). Negativní způsoby motivace jsou pak založeny na faktoru síly, které mají podnítit výkon člověka na základě emoce strachu (ze snížení platu, propuštění atd.). Motivace je rovněž popsána v mnoha různých teoriích např. v Maslowově pyramidě potřeb, Adamsově teorii spravedlnosti nebo Herzbergově teorii dvou faktorů.
O roli motivace v naší organizaci času hovoří také psycholog Dalibor Špok: „Je podpořena vztahy s druhými lidmi, dohodami, reálnými závazky, deadliny, očekáváními… ke kterým obvykle dochází až po započetí projektu, nikoli ve fázi snění o něm. Motivace je snahou pokračovat v rozdělané práci, která nás baví právě proto, že jsme s ní už začali (psychologové tento jev nazývají cirkulární motivací). To vysvětluje, proč – když už začneme nakupovat – dokážeme mnohem hůře odolat dalším nákupům… Jsme „v tom“. Motivace je také prožívané tempo, prožívaný úspěch z právě předchozího splněného úkolu – o čemž píšeme v předchozích odstavcích. Toho využijme.“25 25
ŠPOK, D. Time management a pravidla osobní efektivity. In: Mítvšehotovo.cz [online]. 12.11.2012 [cit. 2013-06-20]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2012/11/time-management-a-pravidla-osobniefektivity/
26
Pro time management je motivace důležitá také v ohledu sebemotivace. Britský akademik John Adair v jedné ze svých publikací uvádí následujících osm pravidel motivace26: 1) Buďte sami vysoce motivovaní. 2) Vybírejte si lidi, kteří jsou vysoce motivovaní. 3) Chovejte se ke každé osobě jako k jednotlivci. 4) Stanovte si reálné a podnětné cíle. 5) Pamatujte si, že pokrok motivuje. 6) Vytvořte motivující pracovní prostředí. 7) Zajistěte, že lidé budou spravedlivě odměňovaní. 8) Projevujte uznání. Těchto Adairových osm pravidel se v time managementu manažera odráží především na schopnosti reflektovat svoji organizovanost a efektivitu využití svého času a zároveň také schopnost kromě úspěšné sebemotivace z pozice manažera vytvářet také motivující vnější pracovní prostředí. Manažer ovšem musí též dbát o to, aby se motivování odráželo pozitivně jak na něm tak na ostatních pracovnících. Přemotivovanost a motivační prostředí, které vytváří přílišný tlak na výkon, může v důsledku organizaci, jejím manažerům i pracovníkům z dlouhodobého hlediska uškodit a oslabit její pozici.
4.2 Cíle Poté co jsem zmínila velkou část toho, jak funguje náš mozek, co dokáže vše vstřebat, jak s ním můžeme co nejefektivněji pracovat a vyvarovat se nežádoucím situacím. Teď si myslím je namístě zmínit, jak si správně stanovit cíle a jak jich dosáhnout. Což je nedílná součást našeho každodenního života. Pokud nemáme cíl, ve kterém jsme motivováni, naše úsilí není tak velké, jak by mělo být a nejsme tak výkonní, jako s motivací dosažitelnosti cíle. Pokuste se stanovit si cíle chytře jasně specifikované, hodnotitelné, dosažitelné, zaměřené na výsledky a časově vymezené.27 Konkrétní cíle vyplývají většinou z firemní strategie a z uvažování o našich potřebách. Základní charakteristikou cíle je termín, do kdy má být naplněn, a měřitelný výsledek, 26 27
ADAIR, J. E.: Jak řídit druhé i sám sebe. 2005. str.122-131 CAUNT, J.: Time management: jak hospodařit s časem. 2007. s.9
27
který zabezpečí kontrolu, že cíle je dosaženo. Protože cíle jsou samy o sobě spíše stresující záležitostí, je dobré velmi důkladně zvažovat, do kterých chceme investovat. Dobrou pomůcku nám v tom může být rozlišení chtění a potřeby. Chceme toho hodně, ve skutečnosti potřebujeme daleko méně. I tak nám většinou zůstane úctyhodný seznam.28 V předchozí kapitole jsem uvedla nejčastější a podle mého názoru nejefektivnější určování priorit. Ty mají k cílům velice blízko, avšak nejdůležitější rozdíly jsou jasné. Cíl je konečný, priorita je bez konce. Cíl je konkrétní, měřitelný, priorita velmi obecná a sama o sobě těžko měřitelná jinak než pocitem. Cíl je mezníkem, priorita průběžnou hodnotou.29
4.3 Plánování „Když se člověk rozhodne něco udělat, čas se již najde.“ Artur Hailey V praxi nám říká, jak efektivně dosáhnout stanoveného cíle. Jakými postupy, když už víme, jak roztřídit priority bude to pro nás znatelně jednodušší. „Čas je na rozdíl od většiny jiných zdrojů mezi lidmi spravedlivě rozdělen. Všichni lidé ho mají každý den stejně. Rozdíl mezi námi spočívá v tom, jakým způsobem ho využíváte a jak dalece se ho snažíme natáhnout.“30 První musíme dokázat následující31:
Stanovit cíle
Určit kroky potřebné k dosažení těchto cílů
Rozdělit si úkoly a přidělenou práci na dílčí úseky
Rozhodnout, jak dlouhou dobu tyto aktivity pravděpodobně zaberou.
Rozhodnout, kdy bude třeba úkoly v příštích dnech a týdnech dokončit
Stanovit, co budete potřebovat od druhých lidí, abyste mohli vlastní úkoly splnit
V tomto „seznamu“ jsou velice silná slova jako určit, stanovit a hlavně rozhodnout se. Je jasné, že tyto rozhodnutí musíme udělat sami a přijmout za ně následky, ať už příznivé, nebo samozřejmě ty negativní. Není vždy úplně jednoduché si vybrat řešení, 28
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s.176 Tamtéž 30 CAUNT, J.: Time management: jak hospodařit s časem. 2007. s.15 31 CAUNT, J.: Time management: jak hospodařit s časem. 2007. s.17 29
28
když nevíme, co nastane. Avšak pokud se budeme řídit tím, že známi sami sebe a rozumíme své práci, dokážeme určit co je důležité, a co ne, měli by převládat dobře vybraná řešení. „Poslední z lidských svobod – zvolit si za jakýchkoli okolností svůj přístup k situaci.“ S. R. Covey Když se snažíme svůj čas lépe využít, je naším cílem buď snížit počet hodit, které trávíme v práci, anebo za stejný počet hodin více udělat. Je to otázka řazení priorit. Řekneme-li „na to nemám čas“, říkáte ve skutečnosti „něco jiného je pro mě důležitější“. Problém je ten, že nevhodným plánováním ztrácíme přehled nad svým rozvrhem a nedaří se nám rozlišovat mezi důležitými a bezvýznamnými požadavky. Potom zjistíme, že říkáme „nemám čas, i když se jedná o velmi důležitou věc, a to jen proto, že jsme všechen čas vyplýtvali na nicotnosti.32 Efektivní plánování vyžaduje sladění různých časových rámců. Relativní význam dlouhodobých a krátkodobých plánů závisí na charakteru naší práce, ale obvykle je výhodné plánovat ve třech časových rámcích. První a nejobecnější z nich představuje obecný pohled na následující tři měsíce, který se týká hlavních rozvojových aktivit. Druhý rámec představující období jednoho týdne vyžaduje, abyste dokázali učinit vše potřebné pro splnění úkolů a závazků v daném termínu. Třetí, podrobný denní plán má zajistit rovnováhu mezi důležitými a naléhavými položkami, které přispívají ke splnění dlouhodobých cílů.33 4.3.1 Denní plánování Denní plán si nevytváříme na začátku daného dne, nýbrž na konci dne předchozího. Jakmile si na to zvykneme, zabere nám to nanejvýš několik minut před okamžikem, kdy balíme a odcházíme. Na konci pracovní doby máme všechny úkoly hotovy, ale náš mozek je dosud naladěn pracovně. Druhého dne ráno jsme navíc ušetřeni váhání a plýtvání časem v době, kdy se na práci připravujeme. Víme přesně, co chceme udělat, a není pro nás problém dostat věci do pohybu. Odolávejme pokušení mít v množství úkolů, které hodláme zvládnout, příliš vysoké ambice a nevyplňujme náš čas velmi hustě, aby nám zbylo místo i na řešení neočekávaných událostí. Přeškrtávání vyřízených položek na seznamu nás uspokojí a navíc nám pomůže zůstat v obraze. Nepišme však
32 33
CAUNT, J.: Time management: jak hospodařit s časem. 2007. s.15 CAUNT, J.: Time management: jak hospodařit s časem. 2007. s.18
29
na seznam příliš mnoho jednoduchých bodů, jejichž účelem je, aby byly co nejdříve přeškrtnuty. 4.3.2 Týdenní plánování34 Je dobré si stanovit den, kdy výhled na příští týden budeme pravidelně připravovat. Pro možnost včasné prevence je ideální pátek po pracovní době, pro soukromé účely je to neděle. Jedná se o rámcový plán, který budeme postupně doplňovat a měnit, ale základní myšlenka, důraz na věci důležité bude zachován stále. Pracovní plán můžeme vytvářet v koordinaci s týmem, soukromý plán se může stát malým rodinným zvykem, kdy se domlouváme na společných aktivitách. V tomto plánu se synergicky potkávají všechny tři části našeho přístupu: Sebepoznání v zavádění osobních návyků, možnost proaktivních přístupů a zviditelnění osobních zájmů, vedení v prioritách a jejich naplňování v konkrétních činnostech a řízení v upřednostňování těchto činností. Přitom už jen samotná písemnost jako nutný předpoklad každého plánování pomáhá hned v několika oblastech: méně stresu ze zapomínání, jakmile je něco pojmenování naše podvědomí to ví dopředu, jakmile je plán, my jsme srozuměni s tím, že to uděláme a víme konkrétně co dělat. Pravidelné plánování u zavedeného systému nepřesáhne 10 minut našeho času a jeho náplň je pohled zpět = hodnocení, pohled dopředu = plánování. 4.3.3 Tříměsíční plánování Jedná se o odlišnou úroveň plánování oproti týdennímu. Týká se velkých časových úseků, které musíme věnovat projektům a vývojovým úkolům. Naším cílem je zajistit dodržení termínů vzhledem k různým závazkům. Snažme se, aby časový plán, který přiřazujeme velkým úkolům, byl vždy realistický. K aktivitám tohoto druhu se dostaneme tehdy, když plánujeme určitý projekt. Jestliže nejsme v současné době zvyklí systematicky plánovat, případně naše dosavadní snahy v tomto směru nebyly úspěšné, je dobré začít od týdenního přehledu, v kombinaci se seznamem položek „které je třeba udělat“. Jakmile si osvojíme systém týdenního plánu a budeme plán úspěšně plnit, přesuneme se od detailních plánů k dlouhodobějším. 35 Nástroje k usnadnění času nejsou vše, nestačí si stáhnout programy, musíme s nimi umět i pracovat, sebelepší program za nás neudělá žádnou práci, ale pokud se s ním 34 35
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s.205 CAUNT, J.: Time management: jak hospodařit s časem. 2007. s.19
30
naučíme pracovat, dokáží nám velmi pomoci s organizací. Programů, kalendářů a aplikací na přehlednost, poznámky, úkoly je nespočetně mnoho, některé však nám čas spíše ukradnou, než ušetří. Proto bychom měli být obezřetní při výběru i při práci s nimi. Jestliže si zvykneme na organizační program, který nám bude vyhovovat, a zvykneme si jej používat, dokáže nám velice zpřehlednit krátkodobé i dlouhodobé plány.
4.4 Zloději času Mnoho časově náročných profesí (manažeři, lékaři apod.) se potýká s problémem, kdy dochází k tomu, že významná část plánovaných úkonů není přenesená do reality. Za jedny z viníků lze označit tzv. časožrouty neboli zloděje času. U zlodějů času můžeme použít obecné rozčlenění na vnitřní a vnější. V případě vnitřních zlodějů času jde především o rezignaci na jakékoliv plánování, nepředcházení problémům, neschopnost v oblasti delegování úkolů nebo neschopnost říci v pravou chvíli ne požadavkům ostatních lidí. Vnější zloději času jsou pak reprezentováni schopností (či spíše neschopností) odmítat, vyrušováním a vlivem okolního prostředí. Jedním z posledních moderních přírůstků k významným zlodějům času jsou také sociální sítě. 4.4.1 Odmítání „U odmítání je důležité si nejprve uvědomit proč vlastně tak často odpovídáme kladně na žádosti jiných, ačkoli bychom raději odmítli. Jsme vychováni v tom, že máme naplňovat očekávání ostatních a odmítnout je sobecké, bojíme se odporu, ostatní očekávají, že budeme souhlasit, provinilost, oblíbenost. Tyto problémy s odmítáním zjednoduší uvědomění si těchto bodů. Přebíráním problémů lidem nepomáháme, ale odkládáme jejich růst o kus dál, tímto jednáním podporujeme nahnilý firemní systém, náš čas je stejně cenný jako čas kohokoli jiného, máme vždy právo odmítnout na vznesenou žádost a nést odpovědnost za následky, velmi často říkáme „ano“ můžeme v odůvodněných případech říkat „ne“, naše ne odmítá žádost nikoli člověka jako takového.“ 36
36
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s.228
31
Odmítání je jednou z nutností time managementu, důsledkem komprese času. Všechny potencionálně nedůležité úkoly, ať naléhavé, nebo ne, je třeba proaktivně odhalovat, posuzovat a … pokud to jde, odmítat.37 4.4.2 Vyrušování Nepříjemná součást naší práce. Během pracovního dne manažera může nastat i situace, kdy se za celý den není schopen soustředit a dodělat svou načatou práci neustálým odpovídáním na vyrušující maličkosti. Nejlepším prostředkem proti vyrušování je pochopitelně prevence – naše i firemní pracovní návyky a taková vnější opatření, která v době, kdy pracujeme na důležitých věcech, sníží vyrušování na minimum.38 Existuje osvědčený způsob jak toto vyrušování omezit, jedná se o dohodu mezi pracovníky, kdy se domluví na časovém intervalu (ideální po hodině). Vyrušuje se vzájemně vždy okolo celé hodiny, tento zvyk koresponduje s potřebami přestávek a dává možnost jak poměrně dlouhého soustředění, tak i operativního vyrušování.39 Velkými zloději času jsou i sociální sítě a jiné internetové stránky, tato problematika je velice rozšířená, nicméně se dá velice jednoduše řešit. Ti co používají Mac (počítač od společnosti Apple), si jednoduše nainstalují program SelfControl. Umožňuje při zadání nežádoucích adres serverů (zlodějů času) na zvolený časový interval zamezit přístup na tyto stránky, jsou nedostupné. Po zapnutí se nedá ošálit ani restartem počítače. 4.4.3 Vliv okolního prostředí „Lidé obvykle žijí svůj život tak, že reagují na okamžité okolnosti, které se na ně přenáší z vnějšího prostředí. Mnoho lidí nepřemýšlí v dlouhodobých perspektivách. Teprve v okamžiku, kdy jsou nespokojeni, v časovém stresu, při aktivitách, které nenesou výsledky, začnou hlouběji přemýšlet o příčinách a cílech. Posléze zjistí, že ať organizují a řídí svůj život sebelépe, nedosahují vnitřního uspokojení a pozitivních pocitů. Tehdy začnou více uvažovat o sobě a svém vnitřním světě. Tato postupná cesta stojí však příliš mnoho energie a času.“40
37
Tamtéž PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s.226 39 PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: time management IV. generace. 2006. s.227 40 LASÁK, Pavel. Time management - úvod. [online]. 19.01.2012 [cit. 2013-04-26]. Dostupné z: http://pavel.lasakovi.com/dovednosti/time-management/time-management-uvod/ 38
32
Vliv okolního prostředí je důležitý. Lidé, s kterými přicházíme do styku, a žijí okolo nás, se stejně jako my mohou potýkat s nedostatkem času, a tak jako my máme tendenci přenášet své nezdary a potíže nevědomky na ostatní, stejně to funguje v opačném směru. Okolí je tedy (byť nevědomky) přenáší na nás. Vlivům okolí je snadné podlehnout typicky v korporátní sféře, například v situaci kdy ve firmě neexistuje jednotná představa o výsledcích. 4.4.4 Externí a interní časové pasti Není až tak důležité, zda náš pracovní den má 12, 8 nebo méně hodin. Vždy se v naší práci objevují faktory, které nám ubírají čas a omezují naší produktivitu. Takovým faktorům říkáme časové pasti a podle příčin je lze dělit na externí a interní. Externí časové pasti je možné popsat takto: „Například, až během projektu se ukáže, že zakázka nebyla přesně dojednána a že nás tato nepřesnost teď okrádá o čas. Nebo máme klienty, kteří jsou nedochvilní a sjednané podklady nedodávají vůbec nebo je pokaždé dodají v nepořádku. Jindy se zase ukáže, že se při plánování nepočítalo s nečekanými nepříjemnostmi, jako je onemocnění některého z pracovníků nebo výpadek serveru, nebyly vytořeny rezervy pro takové situace, a proto jsou všichni zúčastnění přetíženi.“41 Interní časové pasti pak můžeme vyjádřit následovně: „Kde padáte do pastí, které jste si sami nechtěně nastražili? Jaké pasti jsou pro vás tak nějak typické? Jaká řešení volíte? Nejde tu o adekvátní nástroje plánování či o lepší plánování každého dne a celého týdne, ale prostě o to, podívat se sami na sebe. S trochou odstupu se uslyšíme, jak pravidelně říkáme: „Vždycky toho začnu moc najednou.“ „Konečně bych se měl naučit říkat ne.“ „Dneska jsem zase jednal příliš hekticky.“ Poznáváte se v těchto výrocích? Jsou to postavy, které dobře znáte a které jste už rezignovaně přijali.“42 Základní obranou, minimálně proti interním časovým pastem, je tedy získat schopnost říkat „ne“ jak jí popisuje např. Michael Heppell: „Samotné pronesení slova „ne“ je jednoduché; trvá to jen vteřinu. To co vás trápí, není říkání slova „ne“; to, co vám dělá starosti, jsou následky toho slova. Budete se tedy muset naučit, jak říci „ne“ a přitom z toho nakonec vyjít s čistým štítem.“43
41
RADECKI, M. Jak nejlépe říci ne: neříkejte ano, když chcete říci ne. 2008. s.53 Tamtéž 43 HEPPELL, M. Jak získat hodinu denně. 2012. s.79 42
33
5 ROLE INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ 5.1 Programy vhodné pro time management 5.1.1 Life Balance Tento program pracuje na velice vysoké úrovni organizace,
je to jeden
z nejefektivnějších programů pro time management s jakými jsem se setkala. Je vhodný pro operační systémy typu Windows, Mac, Palm a iPhone. Pracuje podle metody Getting things done, tedy přístup shoda dolů od hodnot přes cíle až po úkoly. Tuto metodu popsala řada významných autorů (Stephen Covey, Jack Canfield, David Allen), v této metodě nastává jeden malý problém, chceme toho mít co nejvíce „odškrtnuto“. Tento program tento problém řeší stromovou strukturou, kde jasně vidíme vazbu úkolů směrem nahoru. Jde zde nakonfigurovat jak rodina, volný čas, osobní plány i pracovní sebezdokonalování, provoz, prakticky jakoukoli položku zadáme. Například, zadáme položku literatura, podpoložkou bude jméno autora, a další podpoložkou může být název díla a můžeme pokračovat dále. Cílem je vzít nejnižší položku, která už nemá podtitul a postupně je řešit. U všech položek se dá zadat datum a poznámka. A pouhým přetažením myši si zadáme jak je pro nás určitý úkol prioritní. Tímto je jasně zdůrazněno, že jakkoli je položka ve stromové struktuře níže, stále známe základní hodnotu a cíl, ke kterému směřuje. Velice důležitou a motivační součástí tohoto programu je To Do list, kde se nám zobrazí úlohy, které potřebujeme split spolu s prioritou jakou jsme nastavili i se stromovou strukturou kam tím směřujeme, současně se s blížícím datem dohotovení v tomto listu posunují položky stále výše, abychom byli v obraze. Tento program shledávám jako velice efektivní a užitečný. Není jen do počítačů, ale také se dá stáhnout do chytrých telefonů, či tabletů. A vše se dá dohromady synchronizovat což je obrovská výhoda. 5.1.2 RescueTime Je dostupný ve třech verzích Solo Lite, která je zdarma a placené Solo Pro a Team Edition. Zaměřila jsem se na Solo Lite z důvodu neplacené verze. První co jsem musela na tomto programu vyplnit, je registrace emailem a heslem prostřednictvím webového přihlášení. Dále jsem vyplnila krátký dotazník od výrobců, na zdokonalení produktu toto mě potěšilo, vždy ráda vidím stálé zdokonalování na základě uživatelských rad. V poslední řadě zadáme dobu, jakou chceme strávit u počítače produktivní prací, a dobu na odreagování. Poté klikneme a přejdeme na internetovou stránku rescuetime.com a 34
tam se nám ukáže náš celý čas na počítači v přehledně zpracovaných grafech ve stupnici od -2 do +2 kde se můžeme srovnat i s jinými uživateli používající tuto aplikaci i s našimi známými, ať už to jsou podřízení nebo rovnocenní zaměstnanci. Můžeme zde nastavit mnoho věcí, stačí si říct, kolik času strávím v aplikaci Word, zadám příkaz activity: MS Word a vyjede graf aktivity práce v programu. Tento program není vhodný až tak pro každodenní organizaci ale je velice užitečný pro kontrolu naší výkonnosti. Jen pro nás abychom věděli, jak se máme polepšit a kde jsme „uklouzli“ během dne. Též dokáže zablokovat stránky a aplikace, které nás ruší a ve stupnici jsou okolo -2, na jakoukoli zadanou dobu. Jediná nevýhoda z mého pohledu je nutnost zadat kdy bude další práce s práce s programem v rozsahu minut, či do příštího dne. Z mého pohledu by stačilo jen vždy, kdy je aplikace zaplá ale to je jen subjektivní postoj. 5.1.3 Chrometa Opět program s nutnou registrací na webové stránce, postačí zde email a heslo. Zde jsou vyčleněny kategorie, kde si zadáme soukromé a pracovní aktivity. Dále zadáme přidat klienta, tato skupina může být i název firmy, dále je podpoložka přidat projekt kde si můžeme nastavit i hodinovou sazbu pro naši škodu pouze v dolarech. Ta nám spočítá i odměnu za vykonaný interval. Podobně přidáme i osobní aktivity. Tento program umí i zhodnotit váš čas strávený na internetu a vytvořit přehled našeho webového prohlížení. Nevýhodou je, že neumí rozlišovat špatné aktivity a ty přínosné. Výhodou na rozdíl od předchozího je, že přestane vyhodnocovat už po 5 minutách nečinnosti. 5.1.4 OmniFocus Jednou z nejvíce propagovaných time managementových aplikací je program OmniFocus od vývojářů The Omni Group. OmniFocus je jedna z aplikací, které jsou oficiálně posvěceny a podporovány tvůrcem metody GTD Davidem Allenem. Sám David Allen popsal aplikaci slovy: „OmniFocus je hvězdným nástrojem pro udržování přehledu o výsledcích a činnostech v Mac prostředí. Podporuje jednoduché ale důležité praktiky k udržení vaší mysli čisté, soustředěné a k organizaci vašich závazků.“44 Tato aplikace je specifická v prvé řadě tím, že je vytvořena pouze pro zařízení s operačním systémem iOS od firmy Apple. Po spuštění se uživateli nabídne Inbox s veškerými úkoly, které si uživatel zadal. Uživatel si samozřejmě může své úkoly řadit podle své libosti. Například podle tzv. „projektů“ (Domov, Práce, Škola apod.), lokací, 44
ALLEN, D. OmniFocus, GTD, and You: Implementing the Getting Things Done Methodology with OmniFocus. 2009. Dostupné z: http://www.davidco.com/pdfs/GTDandOmniFocus.pdf
35
konkrétních osob apod. Zajímavou možností je také využívání tzv. kontextů (Contexts). Kontexty nabízí zobrazení úkolů podle toho k čemu se vztahují. Řekněme, že uživatel si právě sedl a chce vyřídit telefonní hovory. V OmniFocus mu stačí pouze rozklinout kontext pojmenovaný např. „Telefon“ a zobrazí se mu všechny úkoly, které s tímto kontextem souvisí. OmniFocus nabízí uživateli také možnost zobrazení zpětných přehledů vykonaných úkolů (tzv. reviews) a to jak denní tak týdenní nebo měsíční. Výhodou OmniFocus je také velmi dobře vyladěná synchronizace s ostatními Apple zařízeními. Pokud má uživatel OmniFocus nainstalovaný jak ve svém stolním Macu, iPhonu i iPadu je prostřednictvím OmniSync serveru schopen synchronizovat veškerý obsah tak aby se na všech zařízeních objevil v reálném čase. Jedinou významnější nevýhodou aplikace je její vyšší pořizovací cena (79.99$ pro Mac, 39.99$ pro iPad a 19.99$ pro iPhone). 5.1.5 Remember The Milk Aplikace Remember The Milk (dále jen RTM) je jednou z nejuniverzálnějších time managementových aplikací na trhu. Funguje na široké paletě operačních systémů, včetně například méně obvyklého operačního systému výrobce BlackBerry, umí spolupracovat s emailovými klienty, online kalendáři (Google Calendar) nebo sociálními sítěmi (Facebook, Twitter). K registraci může uživatel použít svůj Facebook nebo Google účet. RTM nabízí zajímavou funkci připomínání úkolů prostřednictvím zaslání SMS nebo zprávy na Facebooku či na jiný instant messenger (ICQ, AIM, Jabber, MSN). Ačkoliv RTM nepůsobí oproti OmniFocus tolik profesionálně (základní verze RTM je nabízena zdarma), jedná se o aplikaci, která může najít vynikající využití v soukromém i pracovním životě.
5.2 Programy nevhodné pro time management 5.2.1 Kalendář Google (Google Calendar) Aplikace kalendáře od společnosti Google je dostupná kromě mobilních zařízení také na domovské webové stránce Googlu. K jeho plné funkčnosti je nutné mít vlastní Google účet. Uživateli Google Calendar nabízí několik variant zobrazení kalendáře (den, týden, měsíc, 4 dny nebo chronologicky seřazené jednotlivé agendy), zároveň si uživatel může vytvářet vlastní kalendáře (pracovní, soukromý atd.) pod libovolnými názvy, 36
umístěními (např. Praha, Brno apod.) a v různých časových pásmech. Jednotlivé kalendáře, položky aj. je zde možné barevně odlišit a zvýšit tak přehlednost. Kalendáře může rovněž uživatel umístit jako veřejné, to znamená, že jeho obsah bude vyhledatelný přes Google vyhledávání. Kalendáře lze také sdílet s osobami, které si uživatel zvolí. Široké možnosti různých nastavení doplňuje i dnes běžná synchronizace úkolů a kalendáře s tím v uživatelově mobilním zařízení (tabletu, mobilním telefonu apod.). Kalendář Google je aplikací, která je vhodná pro základní organizování času a své uživatele potěší, jednoduchostí, kompaktností a relativní přehledností. Nevhodný je naopak pro složitější organizovaní, například pro projektový management nebo úkoly které vyžadují automatické evidování nákladů. 5.2.2 Windows Live Mail V nástupci klasického Microsoft Outlook, aplikaci Windows Live Mail můžeme coby základní time managementový nástroj použít kalendář. Tento kalendář nabízí téměř všechny běžné funkce, které od něj průměrný uživatel očekává. Na rozdíl od výše zmíněného Kalendáře Google ale nenabízí zahrnutí předpovědi počasí, významných národních svátků a některé další funkční detaily. Windows Live Mail nabízí v kalendáři standardní rozdělení podle typů událostí, zobrazení podle dnů, týdnů atd., barevné odlišení, možnost událost přeposlat dalším uživatelům a jiné. Windows Live Mail je vhodný pro běžné užívání a základní organizaci času. V korporátní sféře se dá uplatnit ve spojení s programem MS Exchange, který umožní pracovníkům upravovat a umisťovat události do kalendáře v reálném čase, bez nutnosti často aktualizovat. Na komplikovanější projekty ovšem WLM není úplně vhodným time managementovým nástrojem.
37
6 VÝZKUM 6.1 Metodologie Oslovila jsem deset manažerů s řídící funkcí z různých oborů podnikání o jejich časové plány a o rozdělení aktivit do Coveyho kvadrantů podle priorit. Z oslovené desítky manažerů 5 souhlasilo s poskytnutím svých časových plánů. Za 3 dny jejich běžné práce jsem shromáždila materiály umístěné v přílohách. Trojice dalších manažerů pak byla ochotna poskytnout informace pouze prostřednictvím rozhovoru. Dva manažeři na oslovení nereagovali vůbec. Výzkumná část práce proto obsahuje celkově 8 respondentů. V podkapitole 6.2 je podle stanoveného cíle práce vytvořeno porovnání time managementových aplikací a vybrány ty nejvhodnější pro užití v manažerské profesi. Následující podkapitoly pak obsahují rozepsané časové plány manažerů, rozdělení aktivit podle Coveyho kvadrantů a výsledky provedených rozhovorů. Na základě takto sesbíraných informací jsou poté v souladu s dalším z cílů práce vytvořeny vzorové časové plány pro jednotlivé manažery. 6.1.1 Metody výzkumu a technika sběru dat Manažeři byli osloveni, aby do připravených formulářů vyplnili svůj běžný denní rozvrh úkolů rozčleněný na pracovní a volnočasové aktivity. Manažeři byli kromě poskytnutí svých časových plánů požádáni také o rozdělení svých každodenních úloh podle vzoru Coveyho kvadrantů na úlohy důležité a naléhavé (kvadrant A), důležité a nenaléhavé (kvadrant B), nedůležité a naléhavé (kvadrant C) a nedůležité a nenaléhavé (kvadrant D). Analyzováním časových plánů a rozdělení úloh do Coveyho kvadrantů jsem jednotlivým manažerům navrhla optimální řešení k zefektivnění jejich práce s časem v podobě vybraných informačních technologií (aplikací). Svůj výzkum jsem následně doplnila o rozhovor (viz. Příloha 6) s devatenácti otázkami, na které manažeři odpovídali. Cílem rozhovoru bylo zjistit, zda manažeři mají předchozí zkušenost s time managementem, jaké nástroje využívají k práci s časem, zda se cítí ve stresu a pod časovým tlakem, jaký vliv má práce s časem na jejich životní styl, jaký je pro ně největší motivační faktor v jejich práci a zda jsou se svým řízením času spokojeni či nikoliv. Otázka č.1 („Zajímal jste se někdy o time management?“) měla za úkol zjistit, zda měl manažer předchozí zkušenost s time managementem. Otázka č.2 38
(„Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce?“) měla navázat na Otázku č.1 a zjistit, pokud se již dříve manažer time managementem zabýval, zda poznatky z této oblasti aplikoval i ve své práci. Otázka č.3 („Na jak dlouho dopředu si děláte seznam pracovních úkolů?“) měla několik možností odpovědi (denní, týdenní, měsíční, půlroční, roční) a manažer mohl uvést i více odpovědí najednou. Otázka č.4 („Zaměříte se vždy na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem?“) měla společně s Otázkou č.5 („Plníte denní pracovní úlohy podle priorit?“) odpovědět na otázku, zda manažer organizuje své pracovní úkoly podle priorit a věnuje jim odpovídající míru pozornosti. Otázka č.6 („Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne?“) má za cíl zjistit zda si manažer eviduje veškeré své aktivity a je tedy možné zpětně vysledovat, jestli některé aktivity již v minulosti dělal, kolik času zabraly a díky tomu moci přizpůsobit své aktuální časové plánování. Otázka č.7 („Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení?“) má dát obraz o efektivitě, chceme-li úspěšnosti, s jakou manažer denní naplánované úkoly plní a zda si tuto úspěšnost nějak eviduje a vyhodnocuje. Otázka č.8 („Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byla správně, či se poučit ze svých chyb?“) významově navazuje na předchozí otázku a má zjistit zda, pokud manažer svoje rozhodnutí hodnotí, se z nich snaží vzít ponaučení či nikoliv. Otázky č.9 („Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu?“) a č.10 („Nosíte si práci domů?“) mají za úkol zjistit, jestli manažer pracuje pod vlivem stresu a zda pracovní problémy řeší i mimo práci. Souvislost s předchozími otázkami mají také následné otázky č.11 („Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci?“) a č.12 („Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst, nezapomínat na pitný režim atd.?“) které se poptávají po tom, zda je manažer schopen odpočinku a dokáže i při svém pracovním tempu udržovat zdravý životní styl. Otázka č.13 („Jaká motivace je pro vás nejlepší?“) zkoumá, co je nejvýznamnějším prvkem, který manažera motivuje v jeho činnosti. Otázka č.14 („Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké?“) se snaží nalézt odpověď na to, jestli si manažer uvědomuje, zda a případně jaké emoce ovlivňují jeho pracovní výkon a úsudek. Otázky č.15 („Jaký typ organizéru používáte?“) a č.16 („Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte?“) mají za cíl zjistit jaké nástroje manažer používá k organizaci svých pracovních úkolů a svého času (např. klasický diář, počítač, tablet apod.) případně jakou aplikaci/počítačový program používá. Otázka č.17 („Jste si vědom při jakém stavu mysli jste nejvýkonnější?“) má odpovědět zda manažer ví při jakém stavu mysli je schopen podávat nejlepší výkon a snaží se tomuto faktu 39
přizpůsobit. Otázka č.18 („Jste spokojen se svým řízením času?“) se manažera dotazuje na jeho vlastní zhodnocení toho, jak řídí svůj čas, zda je spokojen či nespokojen. Závěrečná Otázka č.19 („Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce?“) se zaměřuje na manažerovo subjektivní hodnocení autorkou vytvořených doporučení a zda byla pro něj přínosná či nikoliv.
6.2 Porovnání time managementových aplikací Stále významnější součástí práce s časem, jak obecně, tak v manažerských profesích, je používání různých aplikací pro chytré telefony, tablety a další zařízení. Pro moderní manažery jsou takové aplikaci již téměř pracovní nezbytností. V následující tabulce (Tab. 1) je provedeno stručné srovnání vybraných aplikací. Je nutné poznamenat, že významná většina time managementových aplikací je založena na seznamech úkolů (To-Do lists) a bývá zpravidla koncipována pro nejpoužívanější time managementovou metodu GTD (Getting Things Done). Aplikace v tabulce jsou porovnány v několika ohledech. První je množství platforem, pro které je daná aplikace nabízena. Dále, zda aplikace nabízí možnost synchronizovat svůj obsah na dalších zařízeních (např. to co máme na stolním PC budeme mít také v mobilním telefonu), pro jakou metodu je aplikace nejvhodnější, jaký je samotný účel programu a zda nabízí možnost vytvářet si zpětné přehledy činností.
Tabulka 1: Srovnání time managementových aplikací
Program
Platformy
Synchronizace s ostatními zařízeními (mobil, tablet)
LifeBalance
Windows, iOS, Palm
ANO
GTD
OmniFocus
iOS
ANO
GTD
Chrometa
Windows, iOS, Android
NE
-
RescueTime
Windows, iOS
NE
-
Remember The Milk
Windows, iOS, Android, Outlook,
ANO
GTD
40
Vhodné pro metody
Účel programu Správa úkolů a času Správa úkolů a času Monitoring stráveného času Monitoring aktivity na PC Správa úkolů a času
Možnost přehledů (reviews) ANO ANO ANO
ANO ANO
GoogleCalendar, Evernote, Blackberry OS Zdroj: Vlastní tvorba
Z vybraných programů nabízí nejširší využítí různých platforem aplikace Remember The Milk (RTM). Tato aplikace funguje jak v online tak offline režimu, lze ji využívat v propojení např. s emailovými klienty (Outlook, Gmail), Google kalendářem a na standartních operačních systémech počítačů a mobilních telefonů (Windows, iOS, Android). Remember The Milk lze také používat i na operačním systému výrobce mobilů Blackberry. Ostatní aplikace nabízí standartní funkčnost na operačních systémech Windows a iOS. Vysoce ceněná aplikace OmniFocus je pak výhradně pro zařízení s operačním systémem iOS. Vybrané aplikace se dále odlišují i účelem, ke kterému byly vytvořeny. Zatímco LifeBalance, OmniFocus a Remember The Milk fungují jako správci úkolů a času, aplikace Chrometa a RescueTime jsou spíše pouhými monitorovacími aplikacemi, které mají za úkol evidovat množství stráveného času v určitých programech (např. webový prohlížeč, Word, Outlook apod.) nebo jako v případě Chromety evidovat čas strávený nad určitými úkoly popř. je Chrometa také schopna evidovat i s úkolem spojené výdaje. Aplikace pro správu času a úkolů jako jsou zmiňované OmniFocus, LifeBalance nebo RTM jsou koncipovány především na využití pomocí metody GTD. Tyto aplikace poskytují uživateli v základním zobrazení Inbox se všemi úkoly, které si uživatel zadal, od těch nejdrobnějších až po ty největší (dlouhodobé cíle, vize apod.). Uživatel je schopen si dané úkoly jednoduše členit a filtrovat podle různých štítků (tagů), lokací nebo vztahujících se ke konkrétním rolím (manažer, otec rodiny, sportovec) či konkrétním osobám (např. @manželka, @generální ředitel, @firemní grafik apod.). Při volbě, kterou aplikaci zvolit, uživatel vychází z několika faktů. Je program k dispozici zadarmo (Remember The Milk) nebo pouze v placené verzi (OmniFocus)? Kolik stojí placená verze a jaké funkce navíc nabízí? Jaké time managementové metody podporuje? Je program schopen synchronizovat obsah i do ostatních zařízení? atd. Uživatel také samozřejmě bere určitý ohled na design a vizuélní zpracování dané aplikace.
41
Pro manažerskou profesi jsou jednoznačně nejvýhodnější aplikace LifeBalance a OmniFocus. Tyto aplikace mají velkou výhodu v tom, že jsou podporovány jako oficiální aplikace metody GTD přímo jejím tvůrcem Davidem Allenem. Pokud manažer používá produkty firmy Apple (např. iPhone, iPad nebo Mac) je pro něj OmniFocus jednoznačnou volbou i když se nejedná o nejlevnější aplikaci. Pokud manažer nevlastní žádné Apple produkty je pro něj přirozenější volbou aplikace LifeBalance popřípadě si může vystačit také s Remember The Milk v placené Pro verzi.
6.3 Časové plány manažerů 6.3.1 Manažer 1 Jeho práce spočívá v řízení cca 35 lidí v technicky zaměřené firmě. Tuto práci vykonává 15 let. Je velice svědomitý, cílevědomý a precizní. Den 1 Manažer dle časového plánu po příchodu do práce před 7 hodinnou ranní má jako první úkol rozdělit podřízeným práci na tento den, tento úkol podle formuláře i reálně plní. Následně má jako úkol stanoveno vyřízení korespondence a návštěvu dodavatele. V realitě nicméně dojde k prohození těchto úkolů, kdy je nejdříve návštěva dodavatele a poté až vyřizování korespondence. Dalším plánovaným úkolem je vypracování konceptu rozpočtu. Tento úkol je nesplněn a v realitě nahrazen odchodem z kanceláře za zákazníkem. Poté je v plánu telefonické jednání se stavbyvedoucím. Reálně ovšem manažer na stavbyvedoucího čeká na stavbě v Chomutově. Dále je v plánu příprava na poradu, reálně ale manažer teprve odjíždí ze stavby zpět do kanceláře. Následují porady s vedením, porada ohledně zakázek firmy a jejich vyhodnocení. Po poradách manažer věnuje čas do konce své pracovní doby (6 hodin odpoledne) objednávkám a projektům. Poté odjíždí domů a od 19:30 věnuje čas odpočinkovým aktivitám (např. sportu). Všechny tyto úkoly plní i reálně.
Den 2 Manažer opět po příchodu do práce rutinně rozděluje pracovní úkoly podřízeným. Dále je naplánováno vyřízení korespondence, ke kterému nedochází. Místo toho je manažer přítomen na místě stavby v ulici Školní 14. Následujícím úkolem je kontrola dodávek od dodavatelů 1,2 a 3 (podlahy, nábytek a klimatizace) na místě stavby. Tento úkol je 42
splněn i reálně. V časovém rozmezí 10-13 hodin jsou naplánovaný porady s asistentem a s projektanty nad otevřenými zakázkami. Tyto úkoly jsou splněny. Následně je v seznamu úkolů v časovém rozmezí 13-15 hodin porada se stavbyvedoucími. V důsledku toho, že porada s projektanty se neočekávaně protáhla, o hodinu je manažer nucen veškeré další plánované úkoly (včetně porady se stavbyvedoucími) o onu hodinu posunout. Po splnění porady se stavbyvedoucími manažer plní další plánovanou položku – kontrolu dílen a plnění úloh podřízenými. Mezi 17-18 hodinou se manažer věnuje přípravě na další den. Po příjezdu domů se opět věnuje volnočasovým aktivitám.
Den 3 Po příchodu manažer znovu plní rutinní rozdělení úkolů a vyřízení korespondence. Mezi 9-10 hodinou dopoledne plní telefonickou kontrolu staveb. Od 10 do 13 hodiny realizuje fyzickou kontrolu tří staveb a ve 13 hodin se vrací do kanceláře. Mezi 13 a 14 hodinou má naplánována jednání v otázce změn u staveb. Následně je v jeho plánu tyto změny telefonicky konzultovat se stavbyvedoucími a řešit s nimi technické otázky těchto změn. Reálně je tato položka splněna. Jelikož si tyto konzultace se stavbyvedoucími vyžádaly větší množství času, než bylo původně plánováno, je příprava manažera na další den posunuta do časového rozmezí 17 až 18 hodin. Na tento den nemá po konci pracovní doby manažer naplánovánu žádnou volnočasovou aktivitu.
6.3.2 Manažer 2 Pracuje v kosmetické firmě, deleguje cca 15 lidí a toto povolání vykonává 16 let. Je více emotivní, důvěřivý a mohl by zapracovat na průbojnosti. Tomuto manažerovi jsem půjčila knihu o emocích, kde jsou navržena různá řešení. Den 1 Manažerka 2 zahajuje pracovní den v 8 hodin ráno, kdy přichází do studia a do 9 hodiny ranní se věnuje dodávkám zboží. Následně je v jejím pracovním rozvrhu zařazena nabídka katalogu zákaznici. Tento úkol je nesplněn, neboť je zákaznice nemocná. Mezi 10-11 hodinou dopoledne se manažerka ve spolupráci s kolegyní věnují předávání zboží. V časovém rozvrhu manažerky následují hodina volnočasové aktivity (badminton) a oběd. Ve 13 hodin se manažerka vrací do studia a vyřizuje objednávky a telefonáty. Itinerář dále mezi 14-17 zahrnuje dvě informační schůzky s potenciálními zákaznicemi. Jedna ze zákaznic ovšem nemůže vykonat novou registraci, proto je 43
registrace posunuta na následující týden. V době mezi 17-18 hodinou manažerka ukončuje práci ve studiu a připravuje si plán na další den.
Den 2 Pracovní den manažerka startuje v 9 hodin předáním zboží zákaznici, tento úkol je tedy splněn. V časovém rozmezí 10-12 hodin oslovuje potenciální zákaznice a nabízí jim firemní katalog, u tohoto úkolu má stanovený cíl rozdat alespoň 5 katalogů. Tyto úkoly manažerka plní podle plánu. Mezi 12-13 hodinou má manažerka naplánovánu informační schůzku s potenciální novou registrací zákaznice. Tento úkol ovšem zůstává nesplněný. Zákaznice se omluvila a registraci odmítla. Následně manažerka v době 1314 hodin aktivně řeší reklamaci jedné ze zákaznic. Tím končí pracovní část rozvrhu manažerky pro tento den. Další položkou v časovém plánu je pak využití volného času mezi 15-18 hodinou návštěvou rodičů a po 18 hodině si manažerka vytváří plán na zítřek.
Den 3 Plán manažerky 2 je pro tento den jednoduchý. Časový rámec od 9 do 19 hodin manažerka stráví na stánku při prodejní akci firmy v obchodním řetězci Tesco. Tento časový rámec pouze obsahuje navíc 1 hodinu na oběd mezi 12-13 hodinou.
6.3.3 Manažer 3 Pracuje v automobilovém odvětví, tuto práci vykonává již 6 let. Deleguje 26 zaměstnanců a sám je svědomitě kontroluje. Tento manažer je svědomitý, důsledný a velice produktivní. Jeho organizace času je na velice vysoké úrovni, je jasné že poznatky z time managementu už má nastudované. Den 1 Manažerův pracovní den začíná v 6:30 ráno pravidelnou každodenní poradou spojenou s plánováním strategie. Mezi 8-9 se manažer věnuje jednání s dodavatelem. Následně podle plánu kontroluje dokumentaci, před odevzdáním zákazníkovi. V čase mezi 10-11 dopoledne dochází k schůzce se zákazníkem, kde je mu dokumentace oficiálně předána. Mezi 12-13 hodinou je manažer na pracovním obědě s potenciálním investorem. Od 13 do 16 hodin má manažer jednání s asistentkou, které sděluje své představy o jednom 44
z projektů, a poté odchází na jednání s dodavatelem. Od 16 do 17 hodin odpoledne věnuje manažer přípravě na další den a odchází z kanceláře. Čas mezi 17:30-20:00 vyplňuje výletem s rodinou a sportem. Den 2 Po rutinní poradě od 6:30 manažer mezi 7-8 hodinou vyřizuje telefonáty. Od 8 hodin poté absolvuje jednání s operátorem. Mezi 9-11 hodinou dopoledne věnuje manažer čas důležité emailové korespondenci a zaplacení faktur. Následně má na programu vyřízení servisu svého vozidla. Tato činnost se protahuje a manažer je nucen svůj rozvrh posunout. V době mezi 12-16 hodinou manažer absolvuje několik pracovních schůzek – se zájemcem o práci, obědem s asistentkou a jednáním s investorem. Manažer si poté vytváří přípravu na další den a odchází z práce. Na 18 hodinu má ještě v pracovním rozvrhu večeři se zákazníkem. Od 20 hodin se pak věnuje sportu. Den 3 Opětovně po poradě od 6:30 manažer mezi 7-9 hodinou připravuje dokumenty a absolvuje konferenční hovor. Následně je v jeho seznamu úkolů vyhledání vhodného programu pro zaměstnance. V době mezi 10-12 hodinou manažer pracuje na návrhu projektu. Poté následuje oběd s rodinou. Od 13:00 pak konzultuje návrh projektu s odborníky a čas mezi 14-17 hodinou dále na tomto návrhu pracuje. Tato aktivita byla původně plánována na dobu 14-16 nicméně došlo ke zdržení. Manažer následně zkracuje přípravu na příští den a odchází z práce. Od 17:30 věnuje volný čas rodinným návštěvám a od 19 hodin sportu.
6.3.4 Manažer 4 Podniká coby výrobce motocyklů na zakázku. V rámci několika poboček řídí přibližně 20 zaměstnanců. Den 1 Manažerův pracovní den startuje běžnou poradou mezi 7 až 8 hodinou ranní. Od 8:00 do 10:00 svůj čas manažer věnuje kontrole dokončených zakázek. Následně se pak mezi 10 až 12 hodinou věnuje jednak předání dokončené zakázky klientovi a jednak také předvedení produktu dalšímu potenciálnímu zákazníkovi. Poté je od 12 do 13 hodin 45
manažer na obědě. Na čas mezi 13:00 až 15:00 má manažer naplánovánu namátkovou kontrolu poboček spojenou s motivováním zaměstnanců. Od 15 do 16 hodin se pak zabývá manažer návrhem nového produktu. Po 16:00 se manažer věnuje své oblíbené volnočasové aktivitě, vyjížďce na motocyklu. Den 2 Po rutinní ranní poradě mezi 7 až 8 hodinou se manažer zhruba do 12 hodin věnuje činnostem spojeným s novým produktem – prací na návrhu počínaje, dopracováním prodejní strategie a rozesíláním návrhu nového produktu cílové skupině klientů konče. Po obědě se manažer od 13 do 15 hodin věnuje obdrženým reakcím klientů na nový produkt a jeho úpravě podle objednávek. Od 15:30 má poté ve svém rozvrhu naplánováno využití volného času k rodinným návštěvám. Den 3 Po poradě se v tento den manažer věnuje opět práci na novém produktu – jeho návrhu a konzultace ohledně uměleckého dojmu z něj. Mezi 10 až 12 hodinou pak manažer pracuje na propagační stránce nového produktu, řeší přípravu propagace a reklamní podmínky. Po obědě s klienty má následně manažer na čas mezi 13-16 hodinou naplánovánu vyjížďku s klienty.
6.3.5 Manažer 5 Manažer 5 působí jako manažer pro hudební kapelu. Má na starosti veškerou organizaci spojenou s vystoupeními, tvorbou a propagací kapely. Den 1 Manažer se v tomto dni od 10:00 do 11:00 zabývá vyhledáváním akcí v oblasti Středních Čech na kterých by kapela potenciálně mohla vystoupit. Od 11 do 13 hodin pak dojednává podmínky koncertu. Čas mezi 13:00 až 14:00 tráví na obedě s pořadatelem jedné z akcí. Od 14 do 15 hodin se následně věnuje konzultovaní seznamu hraných skladeb (playlistu) jednoho z tématických rádií. Mezi 15-17 hodinou je manažer v sídle nahrávací společnosti, kde dohlíži na postupy nahrávání. Od 17 do 20 hodin je pak přítomen na jedné z akcí a kontroluje dodržení podmínek pořadatele. Den 2 46
Prvním úkolem manažera je čas od 10 do 12 věnovat odpovědím pořadatelů na pozvánky. Následně je od 12:00 do 14:00 na obědě s kapelou, které sděluje aktuální informace ohledně plánovaných akcí. Mezi 14-17 hodinou se věnuje vyřešení propagace – konzultuje nové propagační materiály s designérem, vyjednává podmínky a následně celý koncept propagace schvaluje. Čas mezi 17-21 hodin poté manažer tráví kontrolou koncertního místa. Den 3 Třetí den má manažer celý vyhrazený výhradně pro svoji účast s kapelou na nahrávání nové písně v nahrávacím studiu, kde má na starost kontrolu kvality postupů a předem dohodnutých podmínek nahrávání se studiem.
6.4 Sledování úloh manažerů 6.4.1 Manažer 1 Den 1 Do kvadrantu A, tedy do sekce důležitých a naléhavých úkolů manažer uvedl každodenní koordinaci staveb, řešení organizačních záležitostí, dodávek, koordinaci subdodavatelů, kontrolu kvality a technologických postupů práce, kontrolu souladu s projekty a dodržování bezpečnosti práce na stavbách. Jako důležité a nenaléhavé (kvadrant B) zařadil manažer školení podřízených, informativní emaily a vytváření dlouhodobých prognóz a statistik. V kvadrantu C (naléhavé a nedůležité) je zahrnut výběr případných nových obchodních partnerů, dodavatelů, zpracování konkurenčních cenových nabídek, zajištění dopravy, manipulační techniky, příprava předávacích dokumentů a příprava fakturací k odsouhlasení. Kvadrant D (nenaléhavé a nedůležité) poté obsahuje náhodné neplánované návštěvy a e-mailovou korespondenci, která nesouvisí s činností firmy. Den 2 Jako důležité a naléhavé úkoly (kvadrant A) manažer označil v tomto dni kontrolu dodržování začátku pracovní doby, rozdělení přesných úkolů jednotlivým pracovním skupinám,
vyřešení
případných
časových
posunů
stavebních
prací
vlivem
povětrnostních podmínek, zpoždění dodávek nebo stavební připravenosti a změny 47
v technické dokumentaci. Mezi důležitými a nenaléhavými úkoly (kvadrant B) manažer uvedl zajištění oprav poškozeného nářadí a vytvoření nákupního seznamu nářadí. Kvadrant C pak za naléhavé a nedůležité úkoly označuje kontrolu osvědčení pro pracovníky (svářeči, obsluha VZV, vazači atd.). Do kvadrantu D následně spadají jako nenaléhavé a nedůležité především e-maily nesouvisející s činností firmy. Den 3 Ve třetím dni kvadrant A zahrnuje kontrolu vývoje postupu prací na jednotlivých stavbách a kontrolu přítomnosti dostatečného počtu kvalifikovaných pracovníku na staveništi, případně jejich doplnění. Dalším úkolem v kvadrantu A je projednání změn v projektové dokumentaci s investory a dodavateli. Pro manažera je důležitým a naléhavým úkolem také hledání optimálních postupů prací pro zefektivnění montáží. Jako důležité a nenaléhavé (kvadrant B) jsou pro manažera úkoly zahrnující upevnění vztahů s dodavateli a konzultace s investory o možné další spolupráci. Kvadrant C (naléhavé a nedůležité) obsahuje kontrolu stavebních zařízení, jejich revizi a vyřazení starého. V kvadrantu D (nenaléhavé a nedůležité) jsou opět e-maily nesouvisející s činností firmy.
6.4.2 Manažer 2 Den 1 V kvadrantu A mezi důležité a naléhavé úkoly uvedla manažerka převzetí zboží, telefonické objednávky a věnování pozornosti informacím uvnitř firmy. Jako důležité a nenaléhavé (kvadrant B) bylo označeno plánování osobních schůzek, nová registrace a získávání nových informací na školení. Přeložení domluvené schůzky manažerka umístila do kvadrantu C (naléhavé a nedůležité). Do kvadrantu nenaléhavých a nedůležitých úkolů (kvadrant D) poté zařadila manažerka e-maily nepracovního charakteru. Den 2 V tomto dní má manažerka v kvadrantu A (důležité a naléhavé) uvedené získávání nových kontaktů a příjem nových objednávek. Vyřešení reklamace a plánování dalších schůzek spadá mezi úkoly důležité a nenaléhavé (kvadrant B). Do kvadrantu C 48
(naléhavé a nedůležité) zahrnula manažerka přípravu na novou registraci. Mezi nenaléhavé a nedůležité úkoly poté zapsala náhodné schůzky a e-maily nepracovního charakteru. Den 3 Kvadrant A (důležité a naléhavé) v tomto dni u manažerky obsahuje oslovování nových lidí, prezentaci výrobků a výhod firmy a také vykonávat dohled nad činností zaměstnanců v jednání s potenciálními zákazníky. Důležité a nenaléhavé (kvadrant B) zahrnuje zpětnou vazbu po získání kontaktů na nové potenciální zákazníky. V kvadrantu C mezi naléhavými a nedůležitými úkoly manažerka uvedla plánování dalších schůzek. Mezi nenaléhavými a nedůležitými úlohami (kvadrant D) je následně vyřizování osobních údajů. 6.4.3 Manažer 3 Den 1 Jako důležité a naléhavé úkoly (kvadrant A) jsou pro manažera plánování strategie, jednání s investorem a s dodavatelem a také termín odevzdání projektu. V kvadrantu B (důležité a nenaléhavé) manažer uvedl oběd, plány na další den a nastudování výrobků firmy. Kvadrant C (naléhavé a nedůležité) poté obsahuje kontrolu dokumentací před předáním, e-mailovou a telefonickou komunikaci a také vysvětlení představy o projektu asistence. Mezi nenaléhavé a nedůležité úkoly (kvadrant D) manažer uvedl hledání možností výletu s rodinou. Den 2 V tomto dni kvadrant A (důležité a naléhavé) obsahuje zaplacení faktur, servis vozidla a schůzku s investorem. Do důležité a nenaléhavé (kvadrant B) manažer zařadil oběd s asistentkou, e-mailovou a telefonickou komunikaci a dále školení o nových postupech. Jako naléhavé a nedůležité (kvadrant C) bylo označeno jednání s operátorem o výhodnějších nabídkách, pracovní pohovor s uchazečem o zaměstnání a kontrola hotové práce zaměstnanců. V kvadrantu D (nenaléhavé a nedůležité) byly následně uvedeny nedůležité e-maily a nutné vysvětlení asistentce o kvalitnosti výroby. Den 3
49
V třetím dni má manažer v kvadrantu A (důležité a naléhavé) uveden konferenční hovor s vedením firmy a dolazení strategie projektu. Jako důležité a nenaléhavé (kvadrant B) manažer vypsal přípravu a kontrolu dokumentů, vypracování návrhu nového projektu a v návaznosti na konzultaci s odborníkem doplnění znalostí důležitých k projektu. V kvadrantu C (naléhavé a nedůležité) je poté zahrnuto hledání vhodného programu pro vzdělávání zaměstnanců. Za nenaléhavé a nedůležité úkoly (kvadrant D) manažer uvedl e-maily a reklamní telefony a zdržení opravou serveru. 6.4.4 Manažer 4 Den 1 Za důležité a naléhavé (kvadrant A) manažer označil poradu, motivování zaměstnanců poboček a návrh nového produktu. Do kvadrantu B (důležité a nenaléhavé) poté uvedl kontrolu dokončených zakázek a předání zakázkového produktu klientovi. V kvadrantu C (Naléhavé a nedůležité) se pak nachází předvedení produktu potenciálnímu klientovi. Do kvadrantu D manažer nezařadil nic. Den 2 Pro tento den manažer do kvadrantu A (důležité a naléhavé) zařadil opět poradu, práci na návrhu nového produktu a dopracování prodejní strategie tohoto produktu. Coby důležité a nenaléhávé (kvadrant B) pak byly uvedeny reakce dlouhodobých klientů na produkt a jeho úpravu dle jejich objednávek. Jako naléhavou a nedůležitou (kvadrant C) označil manažer pracovní korespondenci. Den 3 Ve třetím dni jsou opět v kvadrantu A porada a práce návrhu nového produktu. Mezi důležité a nenaléhavé (kvadrant B) spadají pro tento den konzultace uměleckého dojmu produktu, příprava propagace a plánovaná vyjížďka s klienty. Kvadrant C (Naléhavé a nedůležité) pak obsahuje jednání ohledně reklamních podmínek. 6.4.5 Manažer 5 Den 1 Jako důležité a naléhavé činnosti (kvadrant A) vybral manažer vyjednání podmínek koncertu, kontrolu nahrávací společnosti a také kontrolu plnění podmínek pořadatele. Coby důležité a nenaléhavé pak spadá do kvadrantu B konzultovaní playlistu s rádiem. 50
Do kvadrantu C (naléhavé a nedůležité) poté manažer zařadil zmapování hudebních akcí v regionu. Den 2 V tomto dni jsou pro manažera důležité a naléhavé (kvadrant A) především odpovědi pořadatelům a vyjednání nových propagačních materiálů. Do kvadrantu B pak umístil sdělení novinek kapele a konzultaci s designérem. Jako naléhavé a nedůležité činnosti (kvadrant C) určil manažer schválení propagace a kontrolu koncertního místa. Den 3 Ve třetím dni manažer vyplnil pouze kvadrant A (důležité a naléhavé), jmenovitě do něj zařadil nahrávání nové písně a kontrolu podmínek nahrávání.
6.5 Odpovědi manažerů v rozhovoru 6.5.1 Manažer 1 Jelikož na první otázku „Zajímal jste se někdy o time management?“ odpověděl manažer „Ne“, je logické, že i na druhou otázku „Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce?“ odpověděl manažer záporně. Třetí otázka „Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů?“ uvedl „Denní“ - to je velmi účelné, nicméně doporučila bych i vytváření týdenního seznamu úkolů. Čtvrtá otázka „Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem?“
měla zjistit, zda je organizace podle priorit přínosem do jeho práce.
Bohužel odpověď manažera byla záporná a s tím souvisí i opětovné „Ne“ u páté otázky „Plníte denní pracovní úlohy podle priorit?“. Šestá otázka „Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne?“ souvisí se sedmou otázkou „Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení?“ a je zřejmě, že pokud manažer odpověděl že si nezaznamenává aktivity v průběhu pracovního dne, tak nemůže tzv. „odškrtnout“ splnění. Práci ovšem hodnotí za celý den, což je alespoň malý krok k úspěchu. Sice není natolik efektivní jako zaznamenání úloh a pozdější hodnocení, ale stále je to krok ke zlepšení. Na osmou otázku „Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb?“ odpověděl manažer „Ano“. Vykazuje tedy snahu své chyby napravovat a neopakovat. „Cítíte se pod časovým 51
tlakem a tím ve stresu?“ coby otázka číslo devět byla zodpovězena kladně „Ano“. Manažer ztrácí čas čekáním, ať už na cokoliv nebo kohokoliv. Jednoznačně by se tedy měl zamyslet nad časovými rezervami u jednotlivých schůzek, aby nebyl pod tak výrazným časovým tlakem. Otázka číslo deset „Nosíte si práci domů?“ prověřila, že manažer má snahu, aby se přelévání pracovních povinností a problémů z práce do soukromí nedělo. Na tuto otázku tedy odpověděl „Ne“. Jedenáctá otázka měla zhodnotit zda „Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci?“. Manažer je podle vlastních slov schopen plně relaxovat a jak dále uvádí, nejlépe relaxuje při sportu nebo vyjížďkou na motocyklu. Dvanáctá otázka zněla „Stíháte zdravý životní styl, včas jíst a nezapomínat na pitný režim atd.?“. Zde mi šlo převážně o zdravotní problémy plynoucí ze stresové práce manažera. Manažer podle časového plánu neobědvá a v rozhovoru uvedl, že když už stihne jít na oběd tak pouze v pracovním smyslu slova. Doporučila bych mu tedy častější pracovní obědy s časovou rezervou, jelikož dlouhodobě je takový přístup pro lidský organismus velmi škodlivý. Dvanáctá otázka je otázkou na motivaci, konkrétně „Jaká motivace je pro vás nejlepší?“. Tato otázka odhalila, že pro manažera to není finanční odměna ani jiný osobní prospěch, ale řečeno jeho slovy „úspěšně dokončená zakázka“, což je pro firmu jako celek přínosem, neboť manažer upřednostňuje zájem firmy před vlastním egem. Otázka třináctá „Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké?“ byla zodpovězena „Ne“ a to z důvodu, že jde o muže - manažera, který se jen těžko poddává emocím. Odpovědí „Diář“ odpověděl manažer na otázku číslo čtrnáct „Jaký typ organizéru používáte?“ Diář je podle mého názoru vhodný prostředek jak udržovat přehled o svých úkolech v hmatatelné podobě. Jelikož je manažer více na cestách, spíše bych doporučila aplikaci do mobilního telefonu, PDA či tabletu z důvodu lepší přehlednosti. Šestnáctá otázka se vztahovala k informačním technologiím „Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte?“. Tento manažer nemá zkušenosti s žádnými programy a dle vlastních slov nemá ani obecně příliš pozitivní vztah k elektronice jako takové. Nicméně na mé doporučení ho zaujali programy kontrolující užívání aplikací v čase. Odpověď na tuto otázku tedy zněla „Žádné, dostal jsem doporučené programy a spíše uvažuji nad jejich využitím ke kontrole zaměstnanců a ke zjištění kolik času stráví na jakém programu.“ Na sedmnáctou otázku „Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonější?“ odpověděl manažer souhlasně „Ano“, ale bohužel tuto odpověď dále nespecifikoval. Osmnáctá otázka „Jste spokojen se svým řízením času?“ byla zodpovězena „Většinou ano“. Je to ovšem nic neříkající pojem. Lze 52
se domnívat, že manažer je spíše zvyklý na svoji organizaci a práci s časem, nicméně to nemusí být absolutní spokojenost a jistě zde existuje prostor, jak by se manažer mohl ještě zdokonalovat. Na závěrečnou otázku devatenáct „Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce?“ zněla odpověď manažera „Doporučení jsem pouze vzal na vědomí, ale jejich uvedení do praxe ještě zvážím“. Z toho lze usuzovat, že manažer je k mnou navrženým doporučením poněkud skeptický, zřejmě z důvodu, že je zvyklý na svůj způsob organizace času a není příliš otevřen ke změnám.
6.5.2 Manažer 2 Na první otázku „Zajímal jste se někdy o time management?“ odpověděla manažerka kladně „Ano“, tím je jasné, že nějaké povědomí o time managementu má. Druhá otázka „Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce?“ byla zodpovězena „Ano“. Tím manažerka potvrzuje, že určité prvky time managementu se snaží zapracovat i do své práce. Třetí otázka „Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů?“ obsahovala odpovědi „Denní a Týdenní“. Tento způsob plánování úkolů považuji za naprosto adekvátní. Čtvrtá otázka je zaměřená na Paretův princip „Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem?“ Manažerka odpověděla „Ano“ - pravidlo 20/80 tedy evidentně zná a praktikuje. U páté otázky „Plníte denní pracovní úlohy podle priorit?“ zněla odpověď opět „Ano“. Toto tvrzení se potvrdilo i ve formuláři priorit. Šestá otázka spolu se sedmou „Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne?“ a „Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení?“ jsou opět obě zodpovězeny kladně „Ano“. Z tohoto je zřejmé, že si manažerka své úlohy zapisuje a poctivě vyhodnocuje. Tím se její organizace času stává o mnoho přehlednější. Osmou otázkou „Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb?“ jsem zjistila, že manažerka nejen úlohy zaznamenává, ale také se k nim zpětně vrací a snaží se je hodnotit a neopakovat chybné kroky. Devátá otázka se týkala stresu „Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu?“. Zde manažerka odpověděla „Občas z důvodu časové náročnosti“. Z této odpovědi můžeme vyvozovat, že ztráta času ji netíží tolik jako u Manažera 1 ale určitý stres cítí u jednotlivých úkolů u kterých musí dohlížet na zaměstnance apod. Otázka deset „Nosíte si práci domů?“ byla manažerkou zodpovězena „Ano často“. Z tohoto lze vyvozovat dva možné významy – v prvním případě, že manažerka se díky flexibilní pracovní době může věnovat práci i 53
z domova (což pro ni může být časově úspornější) nebo v druhém případě že pracovní úkoly a problémy si přenáší i mimo práci. Otázka jedenáct zněla „Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci?“. Na tomto místě manažerka odpověděla „Ano plně relaxuji“. Důvodem je především flexibilní pracovní doba, která manažerce dává prostor k relaxaci a sportu, především v dopoledních hodinách. Otázka dvanáct byla o zdravém životním stylu „Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst a nezapomínat na pitný režim?“. Odpověď manažerky byla „Většinou ano“. Jelikož Manažer 2 je žena, klade proto větší důraz na správnou životosprávu a její udržování. Otázka třináct je zaměřená na motivaci ve znění „Jaká motivace je pro vás nejlepší?“ Manžerka odpověděla, že „Finanční ohodnocení“. Ačkoliv pro manažerku nejsou finanční prostředky primárním cílem, organizace ve které je zaměstnána pracuje na principu čím více úspěšně vykonané práce, tím lepší finanční ohodnocení. Otázka čtrnáct byla zaměřena na roli emocí „Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké?“. Zde manažerka jako odpověď uvedla „Ano a snažím se s tímto prvkem lépe pracovat“. Manažer 2 je žena, tudíž se dá předpokládat, že její citové rozpoložení může mít vliv na její pracovní tempo a výkon. Manažerka ale zároveň uvedla, že se snaží s touto problematikou lépe pracovat a zdokonalit se. Otázka patnáctá ohledně organizérů „Jaký typ organizéru používáte?“. Zde si manažerka zvolila odpověď „Blok“ neboť jí podle vlastních slov vyhovuje mít všechny záznamy o dni v jednom větším listu a jejich odškrtáváním se snaží zvyšovat svoji výkonnost. Šestnáctá otázka se týkala používání počítačových programů „Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte?“. Manažerka uvedla, že v současné době nepoužívá žádný. Proto jsem manažerce doporučila program Life Balance k usnadnění přehlednosti a lepší organizaci v prioritách. Otázka sedmnáct „Jste si vědom, při jakém stavu mysli jste nejvýkonnější?“ byla zodpovězena „Ano, odpočinutá z rána“. Manažerka si je tedy vědoma, že nejlepší výkonnost během dne podává především dopoledne. Na tuto dobu si tak může zařadit nejdůležitější aktivity. Osmnáctá otázka zněla „Jste spokojen se svým řízením času?“. Na tuto otázku manažerka odpověděla „Ano jsem, ale ráda se stále zdokonaluji“. Jelikož má manažerka výhodu ve flexibilní pracovní době a možnosti si volně uspořádat úkoly, je zde menší riziko nespokojenosti s řízením času. Na poslední otázku devatenáct „Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce?“ manažerka odpověděla „Ano, doporučený program Life Balance mi usnadnil a zpřehlednil mé aktivity“, což značí, že jí mnou doporučená aplikace vyhovuje a byla pro ni přínosem. 54
6.5.3 Manažer 3 První otázka
„Zajímal jste se někdy o time management?“ byla zodpovězena
manažerem „Ano“. Je jasné, že mu time management není cizí a již v minulosti o toto téma projevil zájem. Druhá otázka „Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce?“ ukázala, že aplikuje time management do svého běžného pracovního fungování. Na třetí otázku „Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů?“ manažer odpověděl „Denní a týdenní“. Tento způsob plánování je správný, manažer má plány včas vytvořeny, pokrývají dostatečný časový úsek a dokáže se v nich bez problémů orientovat. Čtvrtá otázka zněla „Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem?“. Manažer na tuto otázku reagoval odpovědí „Ano“. Manažer 3 tím dává jasně najevo obeznámenost s Paretovým principem. Pátou otázkou „Plníte denní pracovní úlohy podle priorit?“ jsem na základě odpovědi manažera na tuto otázku „Ano“ zjistila, že manažer správně rozděluje úkoly podle úrovní priorit. Šestá otázka „Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne?“ mě díky kladné odpovědi „Ano“ obeznámila s faktem, že si manažer řádně veden seznam úkolů. Sedmá otázka „Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení?“ naznačila v odpovědi manažera „„Ano, odškrtáváním úloh“ snahu o dokonalou organizaci a úspěšnost dokončení většiny, či všech úloh v daném dni. Osmá otázka zněla „Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb?“. Odpovědí „Ano“ dal manažer najevo, že je schopen pohledu zpět a zhodnocení své úspěšnosti. Devátá otázka cílila na stres „Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu?“. V manažerovi odpovědi „Málokdy, snažím se mít dostatečně dlouhé časové rezervy“ lze vysledovat, že manažer má jasný přehled o průběhu všech aktivit během dne, oproti manažerovi 1 a 2. Na otázku číslo deset „Nosíte si práci domů?“ manažer reagoval slovy „Ne jen v nejnutnějších krizích“. Tato odpověď značí, že manažer se snaží maximálně oddělovat pracovní a rodinný život s tím, že pracovní záležitosti si bere domů pouze v okamžiku kdy je to opravdu nezbytně nutné. Jedenáctá otázka „Jste schopen ve volném čase relaxovat, nebo stále myslíte na práci?“ potvrdila odpověď na předchozí otázku, kdy k jedenácté otázce manažer uvedl „Ano plně relaxuji“. Otázku dvanáct „Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.?“ manažer okomentoval „Ano bez problémů“. Tato odpověď není příliš překvapivá, neboť z jeho časového plánu si lze povšimnout, že 55
pravidelné stravování spojuje s pracovními schůzkami, což je jednak praktické a jednak efektivní z pracovního hlediska. Třináctou otázku „Jaká motivace je pro vás nejlepší?“ manažer zodpověděl „Kariérní růst“. Tato odpověd značí, že manažer je ambiciózní a snaží se postupovat po kariérním žebříčku ve firmě. Z otázky číslo čtrnáct „Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké?“ je z manažerovy odpovědi „Ano“ zřejmé, že tento manažer má své emoce pod kontrolou a nenechává se jimi příliš ovlivnit. Odpovědí na patnáctou otázku „Jaký typ organizéru používáte?“ bylo „Seznam úkolů a tablet“. Manažer rád ve své práci využívá nové informační technologie a je také zdatným uživatelem. Na šestnáctou otázku „Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte?“ zněla manažerova odpověď „Program Life Balance, již dlouhodobě a jsem spokojen“. Odpověď tedy naznačuje, že manažer využívá vysoce hodnocenou aplikaci pro time management, využívá řazení úkolů podle priorit a je tím pádem výrazně efektivní. Tím tedy také potvrzuje cíl mé bakalářské práce. Otázka číslo sedmnáct „Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější?“ byla zodpovězena „Ano při začátku pracovní doby“. Tato odpověď naznačila, že manažer si je vědom důležitosti úloh a plní je na začátku pracovní doby, neboť se v tuto dobu cítí nejvýkonnější. K osmnácté otázce „Jste spokojen se svým řízením času?“ manažer uvedl stručnou odpověď „Velice“. Manažer je tedy velmi spokojen se svým řízením času, své poznatky z time managementu používá a umí je také aplikovat ve správné formě. Jeho hospodaření s časem je na velmi vysoké úrovni a díky používání informačních technologií a priorit důležitosti dokáže uspořit čas. K závěrečné otázce devatenáct „Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce?“ manažer odpověděl „Jelikož dlouhodobě používám Life Balance, nebyla pro mě doporučení nutná.“ Tato otázka byla v případě Manažera 3 poněkud nadbytečná, neboť jeho práce s časem je téměř perfektní a nenalezla jsem žádný bod, ve kterém bych manažerovi mohla navrhnout zefektivnění.
6.5.4 Manažer 4 V úvodní dvojici otázek manažer uvedl, že se o time management již dříve zajímal a poznatky z něho se pokouší aplikovat do své práce. Manažer si na základě otázky 3 plánuje dopředu především v denním a týdenním režimu. Na otázky 4 a 5 zněly obě odpovědi, že „Ne vždy“. Zde je patrné, že manažer se sice snaží o plnění úkolů podle priorit a využívat Paretova principu, nicméně ne vždy se mu to daří. U otázek 6 až 8 56
poté manažer odpověděl kladně „Ano“. To znamená, že manažer si poctivě zaznamenává veškeré své denní aktivity a po skončení dne si je také vyhodnocuje a snaží se zpětně vracet ke svým rozhodnutím a hodnotit zda byla správná či nikoliv a z případných chyb si vzít ponaučení do budoucna. V odpovědi na otázku 9 („Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu?“) manažer řekl, že se ve stresu necítí. Zajímavá byla manažerova reakce na otázku 10, týkající se nošení si práce domů. Manažer, zde odpověděl, že „Ano“ nicméně dodal, že v dobrém slova smyslu – pokud může být i mimo práci kreativní v návrzích nečiní mu problém věnovat se takové práci také doma. Manažer následně v otázkách 11 a 12 uvedl, že dovede plně relaxovat a stíhá dodržet zdravý životní styl. Jako největší motivaci (otázka 13) manažer uvedl spokojenost klienta. Manažer si podle odpovědi u otázky 14 uvědomuje jaké emoce a proč ho ovládají než začne pracovat. K otázkám na nástroje (otázka 15 a 16), které manažer používá k organizaci času a úkolů, uvedl manažer diář, telefonní aplikace (pravděpodobně úkolovník) a firemní sdílený kalendář. Manažer si podle svých slov (otázka 17) příjde nejvýkonnější hned zrána. Manažer výjadřil také spokojenost se svým řízením času (otázka 18) a podle jeho slov mu mé doporučení aplikace Life Balance zpřehlednilo jeho aktivity, především lepší přehled o úkolech spojených s jednotlivými pobočkami firmy.
6.5.5 Manažer 5 Otázky 1 a 2 manažer zodpověděl kladně „Ano“ tudíž se již dříve o time management zajímal a využívá ho ke své práci. U otázky 3 manažer uvedl, že si dělá dopředu seznamy úkolů na denní a týdenní bázi. K otázkam 4 a 5 poté odpověděl, že se snaž vždy zaměřit podle Paretova principu na úlohy, které zaberou nejméně času a mají největší přínos, zároveň ale v odpovědi na otázku 5 řekl, že denní úkoly neplní podle priorit, ale podle dohodnuté posloupnosti. V bloku otázek 6 až 8 dále uvedl, že si zaznamenává poctivě veškeré aktivity v průběhu dne, po skončení dne si plnění úkolů vyhodnocuje a snaží se vracet k rozhodnutím a poučit se z nich. Na otázku 9 zda se cítí pod časovým tlakem a ve stresu manažer reagoval, že nikoliv. U otázky 10 zda si nosí manažer práci domů, zněla odpověď „Jen v podobě muziky“ jelikož manažer pracuje v hudební branži, která je jeho koníčkem i prací zároveň. K otázkám 11 (na schopnost relaxovat) a 12 (stíhání zdravého životního stylu) následně manažer uvedl odpovědi „Na práci myslím, ale jen v dobrém slova smyslu“ a „Bohužel ne, ale snažím se“. Manažer 57
má tedy drobný problém s udržováním zdravého životního stylu. Dále u otázky 13 jako svojí největší motivaci manažer uvedl spokojené fanoušky a finanční odměnu. V odpovědi na otázku 14 („Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké?“) manažer řekl stručně, že „Ano“. K otázkám 15 a 16 na to, jaké nástroje používá k organizaci svého času a úkolů manažer odpověděl, že využívá tablet a na něm aplikaci Life Balance a také upozorňovací službu od Google. Na otázku 17 (kdy se cítí nejvýkonnější) manažer reagoval, že dopoledne, konkrétně kolem 11:00. V otázkách 18 a 19 poté manažer odpověděl „Ano“ tudíž je spokojen se svým řízením času a má doporučení mu usnadnila jeho práci.
6.5.6 Manažer 6 Manažer 6 z oboru pojišťovnictví na první dvě otázky („Zajímal jste se někdy o time management?“ a „Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce?“) odpověděl kladně, což značí že manažer je dobře seznámen s time managementem a využívá ho ve svém zaměstnání. Manažer dále ke třetí otázce („Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů?“) uvedl odpovědi „denní“ a „týdenní“ tzn. že manažer plánuje své úkoly a čas v rámci pracovního týdne. Čtvrtá otázka, týkající se používání Paretova pravidla byla zodpovězena manažerem „Většinou ano“. Manažer se tedy v rámci možností snaží o prioritní splnění těch úkolů, které zaberou nejméně času a mají největší přínos. Související pátá otázka („Plníte denní pracovní úlohy podle priorit?“) je tedy logicky také zodpovězena kladně. K otázkám 6 a 7 („Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne?“ a „Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení?“) manažer odpověděl, že své aktivity pečlivě zaznamenává, ovšem vyhodnocení splněných úkolů si dělá spíše za celý pracovní týden. K otázce číslo 8 („Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb?“) zněla odpověď „Ano“ což je jednoznačný pozitivní signál, že se manažer snaží neustále zlepšovat a dělat věci lépe. Na otázky 9 až 12 zaměřené na pociťování stresu, nošení si práce domů, schopnosti relaxovat a dodržování zdravého životního stylu manažer odpovídal tak, že stres spojený s časovým tlakem pociťuje jen někdy, práci si snaží nenosit domů, dovede plně relaxovat a snaží se také v rámci možností dodržovat zdravý životní styl. K otázce 13 („Jaká motivace je pro vás nejlepší?“) manažer řekl, že hlavní motivací jsou pro něj spokojení klienti. K čtrnácté otázce („Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás 58
ovládají emoce a jaké?“) manažer uvedl, že ano, nicméně se emoce snaží kontrolovat. Otázky 15 a 16 měly za úkol zjistit, jaké nástroje a programy manažer k organizaci času používá. Odpovědi na tyto otázky zněly, že manažer využívá primárně svůj iPhone a iPad a jako záložní variantu i klasický papírový diář. Z pohledu programů je manažer již delší dobu uživatelem aplikace OmniFocus se kterou je velmi spokojen. K sedmnácté otázce („Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější?“) manažer reagoval jen stručným „Ano“ a dále odpověď nerozvedl. U závěrečných otázek 18 a 19 manažer uvedl, že se svým řízením času je z velké části spokojen a že doporučení uvedená v této práci vnímá spíše jen jako inspiraci.
6.5.7 Manažer 7 Dalším osloveným manažerem byl Manažer 7, který podniká v oboru maloobchodu. Na úvodní dvojici otázek manažer odpověděl „Ne“ tzn. že s time managementem nemá téměř žádné zkušenosti a tudíž je ani nemůže aplikovat do svého plánování úkolů. Manažer 5 si zároveň jako jeden z mála oslovených plánuje dopředu úkoly pouze na následující den. Záporná odpověď na otázku 4 znamená, že manažer nevyužívá Paretova pravidla a nevěnuje se prioritně úkolům které mají největší přínos a zaberou nejméně času. Trochu paradoxně pak působila následná odpověď „Ano“ na otázku zda úkoly manažer plní podle priorit. Zde je tedy vhodné dodat, že manažer tím myslel úkoly, které se mu subjektivně v danou chvíli zdají důležité, ne vybrané podle nějakého systematického klíče. Manažer poté na šestou otázku, zda si zaznamenává aktivity v průběhu celého dne, odpověděl že „Příliš ne“ což lze chápat tak, že se záznamům svých aktivit nevěnuje. V následné otázce pak také uvedl, že si zpětně nevyhodnocuje úspěšnost plnění úkolů. Jako pozitivní pak ale může být vnímána kladná odpověď na další otázku 8 („Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb?“) kdy manažer reagoval kladně. Taková odpověď značí náznak sebereflexe. Na otázky 9 až 12 následně manažer odpovídal ve smyslu, že se cítí pod časovým tlakem a ve stresu, někdy se nevyhne nošení práce domů, s čímž souvisí i odpověď u otázky 11 „Na práci se doma snažím nemyslet, pokud je to možné“ a také že ne vždy se mu daří udržovat zdravý životní styl. U otázky 13 na manažerovu největší motivaci zněla odpověď „Prosperující byznys“ což je přirozené, jelikož tento manažer je zároveň také podnikatelem. Manažer u další otázky uvedl, že ne vždy si uvědomuje, jaké ho ovládají emoce než začne s prací. Podle odpovědí u otázek 15 a 16 manažer 59
používá jako svůj hlavní organizační nástroj klasický diář a nepoužívá žádné speciální aplikace nebo programy. Manažer si také dle svých slov příliš neuvědomuje při jakém stavu mysli je nejvýkonnější. Z většiny předchozích odpovědí potom vyplývá i fakt, že manažer se svým řízením času není příliš spokojen. Z tohoto důvodu mu bylo doporučeno
jednak
nastudování
základních
informací
o
problematice
time
managementu a nabídnuta k využití aplikace LifeBalance. Manažer byl vůči mým doporučením poměrně otevřený, což vnímám poměrně pozitivně.
6.5.8 Manažer 8 Manažer 8 pracuje v bankovnictví a řídí tým přibližně 15 lidí. Tento manažer na úvodní dvojici otázek odpověděl „Ano“ čili má zkušenosti s time managementem a využívá ho při své práci. K otázce 3 uvedl, že si dělá seznamy úkolů dopředu jak denní, týdenní tak také měsíční. To je s ohledem na obor, kde manažer pracuje poměrně běžné neboť bývají předem známy např. datumy kdy musí být odevzdány reporty oddělení za daný měsíc apod. Na čtvrtou otázku („Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem?“) zněla odpověď „Ne“. Z takové odpovědi lze usuzovat, že manažer sice Paretovo pravidlo zná, nicméně ho aktivně nevyužívá ve svém řízení času. U otázek 5 až 8 zněly všechny odpovědi „Ano“ tzn. že manažer plní své úlohy podle priorit, zaznamenává své aktivity v průběhu celého dne, po skončení dne si vyhodnocuje úspěšnost a snaží se vracet ke svým rozhodnutím a poučit se z případných chyb. K otázkám 9 až 12 pak manažer uvedl, že se jen žrídka cítí pod časovým tlakem a ve stresu, že se občas nevyhne nošení práce domů, ale ve volném čase je schopen plně relaxovat. U otázky 13 na motivaci odpověděl manažer „Bezproblémové plnění obchodního plánu“. V bankovnictví, kde manažer pracuje, je to celkem pochopitelné. U čtrnácté otázky („Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké?“) pak manažer odpověděl pouze stručně „Ano“. Manažer následně u otázek 15 a 16 uvedl že jako hlavní nástroj organizace času používá Macbook Air a iPhone a na nich populární aplikaci OmniFocus. Manažer u další otázky 17 poté řekl, že nejvýkonnější se cítí ve stavu kdy je odpočatý a spíše dopoledne než odpoledne. Manažer je se svým řízením času spokojen a doporučení uvedená v práci považuje za zajímavá, ale většinu z nich již při své práci používal dříve.
60
6.6 Návrhy časových plánů manažerů 6.6.1 Manažer 1 Počátečním bodem denního plánu Manažera 1 (Stavebnictví) je podle vyplněných formulářů (viz. Příloha 1) v časovém rozmezí mezi 7-9 hodinnou ranní rozdělení práce podřízeným a ve spolupráci s asistentem vyřízení veškeré korespondence (email, pošta atd.). Tento proces je rutinní, každodenní operativou. Manažer ve formuláři vyplnil také do časového rámce poradu s asistentem v dopoledních hodinách (viz. Manažer 1 - Den 2). V tomto bodě lze práci zefektivnit umístěním této porady na časnější dobu (např. 8 hodina ranní po rozdělení práce podřízeným). Taková úprava bude znamenat především zefektivnění koordinace mezi manažerem a jeho asistentem a zrychlí vyřízení korespondence. U Manažera 1 je z jeho časového plánu také patrné, že významnou část pracovní doby stráví fyzickou kontrolou staveb. V případě tohoto procesu s ohledem na jeho naprostou nezbytnost není možné navrhnout významné časové úspory. V denních plánech Manažera 1 se také vyskytují posuny některých aktivit, především v důsledku zdržení na poradách s projektanty nebo u zákazníků či dodavatelů. To logicky vytváří na manažera časový tlak, který způsobuje odkládání následných aktivit na pozdější termíny. Efektivnějším postupem by tedy pro manažera bylo při plánování porad a jednání nechávat ve svém rozvrhu určitou časovou rezervu (v rozmezí 30 minut – 1 hodina) pro případ, že se porady nebo jednání neočekávaně protáhnou.
Tabulka 2: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 1 ZAMĚSTNÁNÍ Hodina
Plán
6:50 – 7:30
Rozdělení práce
7:30 – 8:00
Porada s asistentem
8:00 – 9:00
Kancelář, korespondence
9:00 – 10:00
Návštěva dodavatele
10:00 – 13:00
Kontrola staveb
13:00 – 14:00
Pracovní oběd (zákazník)
14:00 – 17:00
Porady (vedení, zakázky)
17:00 – 18:00
VOLNÝ ČAS Hodina
Objednávky, vyhodnocení zakázek
61
Plán
18:00 – 19:00
Sport
19:30
Příchod domů
Zdroj: Vlastní tvorba
Manažer v rozhovoru (viz. Příloha 6) uvedl, že se nikdy nezajímal o problematiku time managementu a nemohl tedy žádné poznatky z této oblasti zahrnout do své práce. Tomuto manažerovi byla doporučena k nastudování kniha Davida Allena – Mít vše hotovo (2008), která je zaměřena na metodu GTD (Getting things done). Využívání této metody by mohlo manažerovi významně usnadnit jeho organizaci času. V případě Manažera 1 jsem dále s ohledem na časovou náročnost jeho práce doporučila využití time managementové aplikace Life Balance a jelikož Manažer 1 velmi často cestuje a je mimo kancelář, byly by pro něj vhodné především aplikace v mobilních verzích do notebooku, mobilního telefonu či tabletu.
6.6.2 Manažer 2 Z vyplněných formulářů (viz. Příloha 2) je zřejmé, že Manažer 2 (žena-manažerka v kosmetické firmě) má flexibilní pracovní dobu a její významnou část stráví v kontaktu se zákaznicemi. Manažerka ve svém časovém plánu dále uvádí také vyhrazení času pro oběd a volnočasové aktivity. Manažerka má tak (v kontrastu např. s Manažerem 1) větší prostor k udržování zdravého životního stylu a k aktivnímu odpočinku. Z uvedených údajů také v časovém plánu manažerky nedochází k výraznému nabourávání časového rozvrhu posuny schůzek nebo případných pracovních porad (manažerka nicméně do svého rozvrhu pracovní porady neuvedla). Manažerka drtivou většinu svých naplánovaných úkolů plní i reálně. Z časového hlediska zde tedy není příliš třeba úprav. Manažerka v rozhovoru (viz. Příloha 6) mj. uvedla, že s time managementem již má určité zkušenosti a jako svůj hlavní organizér používá klasický papírový blok. Stresovým faktorem je pro manažerku fakt, kdy na otázku v rozhovoru zda si nosí práci domů odpověděla že ano a velmi často.
Tabulka 3: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 2 ZAMĚSTNÁNÍ Hodina 08:00 – 09:00
VOLNÝ ČAS
Plán
Hodina
Převzetí dodávky zboží
62
Plán
09:00 – 11:00
Nabídky katalogů 11:00 – 12:00
12:00 – 13:00
Oběd
13:00 – 15:00
Objednávky
15:00 – 17:00
Pracovní schůzky
17:00 – 18:00
Příprava na další den
Sport
Zdroj: Vlastní tvorba
Pro Manažera 2 tedy bylo doporučeno využívání time managementových aplikací Life Balance a Remember The Milk, které podle odpovědi v rozhovoru manažerce usnadnily a zpřehlednily její aktivity a dle jejího subjektivního vyjádření vylepšily její řízení času.
6.6.3 Manažer 3 Z časových rozvrhů Manažera 3 (Automobilový průmysl) je patrné, že práci věnuje velké množství času. V jeho itineráři je značný počet schůzek s dodavateli, zákazníky a investory. Manažer tedy pracuje velmi intenzivně, a proto potřebuje také dobrý time management. Manažer 3 je z pohledu znalosti a využívání time managementových metod nejzkušenější. Manažer sám v rozhovoru (viz. Příloha 6) uvedl, že s time management má poměrně bohaté zkušenosti a je dlouhodobým uživatelem programu Life Balance. Ačkoliv v jeho rozvrhu dochází k občasným posunům aktivit, je manažer schopen je sám dobře řídit a zvládat, aniž by významně narušil svoji pracovní efektivitu. Z jeho časového rozvrhu je také patrné, že určité množství času věnuje také rodině a udržování zdravého životního stylu. Lze tedy Manažera 3 označit za příklad kvalitního využívání time managementových metod v manažerské profesi. Ke své práci pravidelně využívá tablet s úkolovníky. Velmi dobře pracuje s časem a nevytváří tak na sebe příliš velký stres a tlak. Tento manažer je dlouhodobým spokojeným uživatelem aplikace Life Balance, tudíž nepovažuji za potřebné doporučovat mu aplikaci jinou.
Tabulka 4: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 3 ZAMĚSTNÁNÍ Hodina
VOLNÝ ČAS
Plán
6:30 – 7:00
Porada
7:00 – 8:00
Kontrola a zaplacení faktur
Hodina
63
Plán
8:00 – 9:00
Porada s asistentkou
9:00 – 11:00
Telefony, emaily
11:00 – 12:00
Oběd s investorem Kontrola dokumentace před
12:00 – 13:00
odevzdáním zákazníkovi Odevzdání zakázky
13:00 – 14:00
zákazníkovi
14:00 – 16:00
Jednání s dodavateli
16:00 – 17:00
Příprava na další den 17:00 – 18:00
Sport
Zdroj: Vlastní tvorba
6.6.4 Manažer 4 V případě Manažera 4 jsou jeho hlavními denními činnostmi především kreativní tvorba a projektovaní nových produktů, získávání zpětné vazby od potenciálních zákazníků a plánování propagační strategie pro nový produkt. Coby manažer-podnikatel vykonává také dohlížení na chod poboček firmy a pracovní morálku zaměstnanců. Jelikož manažer v rozhovoru uvedl, že nejvíce kreativní se cítí hned zrána, je ve vzorovém časovém plánu práce na návrhu umístěna na ráno ihned po poradě. Pro manažera by mohlo být přínosem využívání aplikací LifeBalance nebo Remember The Milk, které by mu umožnily mít přehledně rozčleněné úkoly vztahující se např. k jednotlivým pobočkám, projektům atd. Tabulka 5: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 4 ZAMĚSTNÁNÍ Hodina
Plán
7:00 – 8:00
Porada
8:00 – 10:00
Návrh nového produktu
10:00 – 11:00
11:00 – 12:00
VOLNÝ ČAS Hodina
Korespondence s dodavateli Kontrola dokončených zakázek
12:00 – 13:00
Oběd
13:00 – 14:00
Plánování propagace
64
Plán
14:00 – 16:00
Kontrola poboček 16:30
Rodina
Zdroj: Vlastní tvorba
6.6.5 Manažer 5 Tento manažer stráví značné množství svého pracovního času dojednáváním koncertů, kontrolou koncertních míst a postupů v nahrávacím studiu. Manažerův pracovní den z vyplněných časových plánů (viz. Příloha 5) začíná poměrně pozdě, bylo by tedy vhodné stanovit si určité aktivity na časnější dobu. Manažer zároveň neuvedl ve svém rozvrhu jakoukoliv volnočasovou aktivitu. Proto doporučuji manažerovi brát toto v potaz a zařadit do svého rozvrhu např. sport nebo jinou odpočinkovou aktivitu. Manažer využívá aplikaci LifeBalance ve svém tabletu, tudíž není nutné mu doporučovat aplikaci jinou, ovšem zajímavou alternativou pro něj může být aplikace Remember The Milk jelikož manažer uvedl, že kromě LifeBalance využívá i upozorňovací službu Google. Remember The Milk by výhody obou spojila v rámci jediné aplikace. Tabulka 6: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 5 ZAMĚSTNÁNÍ Hodina
Plán
8:00 – 10:00
Mapování hudebních akcí
10:00 – 11:00
Komunikace s pořadateli
11:00 – 12:00
VOLNÝ ČAS Hodina
Plán
17:00 – 18:30
Sport, volnočasová aktivita
Vyjednání propagačních materiálů
12:00 – 13:00
Oběd
13:00 – 17:00
Nahrávací studio
Zdroj: Vlastní tvorba
65
6.7 Vyhodnocení výsledků Výzkumná část mé bakalářské práce spočívala v oslovení deseti manažerů. Manažery jsem pro různorodost vykonávaných aktivit zvolila z různých oborů, konkrétně stavebnictví, prodeje kosmetiky, automobilového průmyslu, zakázkové výroby motockylů, hudební produkce, pojišťovnictví, maloobchodu a bankovnictví. Pět manažerů mi ochotně poskytlo své časové plány v rozsahu 3 běžných pracovních dní doplněné o formulář sledování úloh, kde podle vzoru Coveyho kvadrantů rozčlenili své denní úkoly uvedené v časových plánech. Tři další manažeři pak svolili pouze k rozhovoru. Na základě získaných informací jsem časové plány manažerů analyzovala navrhla možnosti, jak by manažeři mohli zefektivnit svoji organizaci času, navrhla vzorový časový plán pro každého z nich a doporučila jsem jim využití informačních technologií, zejména pak aplikaci Life Balance, která patří k nejšpičkovějším time managementovým aplikacím a je podporována významnými autory publikací o problematice time managementu. Manažerů jsem se následně v rozhovoru dotazovala na vybrané otázky, které měli doplnit obraz o tom, jak jednotliví manažeři pracují s časem a jaké má jejich hospodaření s časem dopady na pracovní a soukromý život. V případě Manažera 3 a Manažera 8 se potvrdil předpoklad, že manažer, který používá vhodné informační technologie a jeho časový plán je v souladu s prioritami důležitosti, může být významně efektivnější než manažeři, kteří se organizací svého času příliš nezabývají a používají pouze klasické formy organizace úkolů (diář, blok). Manažeři využívající time managementové aplikace se také cítí méně ve stresu a jsou schopni si svůj čas zorganizovat tak, aby dokázali zařadit do svého denního režimu odpočinek, sport a dodržování zdravého životního stylu. Zajímavým podnětem k případnému dalšímu zkoumání může být v rozhovorech zjištěný hlavní motivační faktor v práci manažerů, kdy každý z vybraných manažerů ve svém rozhovoru uvedl něco jiného – úspěšně dokončenou zakázku, spokojeného zákazníka, finanční ohodnocení nebo např. kariérní růst.
66
ZÁVĚR Schopnost správně pracovat se svým časem, je jednou z velkých deviz úspěšných manažerů v nadnárodních korporacích. V našich běžných životech se velmi často setkáváme s tím, že někdo „nestíhá“ nebo „nemá čas“. To vede k zamyšlení jak může člověk sám přispět k lepší organizaci a řízení svého času. Odborná literatura předkládá široké spektrum metod a postupů jak dosáhnout efektivního time managementu – Eisenhowerův princip, Coveyho kvadranty, Metoda ABC atd. Vše má ovšem své kořeny ve schopnosti racionálního zhodnocení současného stavu a v sebereflexi. Člověk, tím spíše pracující jako manažer, si musí pokládat důležitou otázku, co je pro něj skutečně důležité. Pokud jsme schopni této sebereflexe, můžeme si pak určovat cíle a plánovat jak jich dosáhneme. V takovém okamžiku nám slouží time management k tomu, aby nás cesta k vytyčenému cíli stála co nejméně sil a zabrala co možná nejméně času. S tím jak býváme zavaleni denní pracovní agendou, není úplně snadné praktikovat metody jako je Paretovo pravidlo, kdy pouhých 20 % aktivit má na svědomí 80 % výsledků. Z našeho pohledu drobné činnosti, které máme tendenci odsouvat jako nedůležité do pozadí, mohou mít nakonec významný dopad na výsledek. Je proto klíčové naučit se takové činnosti rozpoznat a věnovat jim pozornost. Abychom efektivně využívali čas, bereme si velmi často k ruce různé organizéry a plánovače. Nejmasověji rozšířeným organizérem času je jednoznačně papírový diář, popřípadě kalendář, do kterého si plánujeme a zaznamenáváme úkoly, které máme vykonat. V době internetu a moderních technologií si ovšem stále častěji manažeři volí jako organizační pomocníky různé informační technologie v podobě mobilních telefonů, PDA, tabletů atd. Nelze jednoznačně říci, která z forem je výhodnější, neboť každému pro jeho návyky a styl práce vyhovuje něco jiného. Ačkoliv lze vnímat informační technologie v time managementu jako pozitivní faktor, velmi snadno se mohou proměnit spíše ve zloděje času. Proto je nezbytné při používání informačních technologií k informacím přistupovat systematicky a podle předem určených pravidel. Jedině tak můžeme maximalizovat svoji efektivitu v hospodaření s časem.
67
Ve své práci jsem se snažila dokázat, že moderní manažeři mohou být efektivnější a více výkonní ve svém hospodaření s časem pokud používají správné informační technologie. Tento předpoklad se nejvíce projevil u Manažera 3 a Manažera 8, kteří díky dobré znalosti time managementové problematiky a dlouhodobému užívání vysoce hodnocených time managementových programů Life Balance a OmniFocus výrazně převyšují v efektivnosti práce s časem zbývající z mnou oslovených manažerů. Lze tedy říci, že informační technologie, a schopnost s nimi zacházet, jsou pro moderní efektivní manažery nezbytností.
68
SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY Bibliografie 1.
ADAIR, John Eric. Jak řídit druhé i sám sebe. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2005, 172 s. ISBN 80-251-0784-1.
2.
CAUNT, John. Time management: jak hospodařit s časem. 2. vyd. Brno: Computer Press, 2007, 120 s. ISBN 978-80-251-1538-1.
3.
GRUBER, David. Time management: efektivní hospodaření s časem - klíčová součást beneopedie. 2., rozš. a přeprac. vyd. Praha: Management Press, 2009, 231 s. ISBN 978-80-7261-211-6.
4.
HEPPELL, Michael. Jak získat hodinu denně. 1. vyd. Praha: Grada, 2012, 183 s. ISBN 978-80-247-4155-0.
5.
KNOBLAUCH, Jörg a Holger WÖLTJE. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 106 s. ISBN 80-247-1440-X.
6.
PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management IV. generace. 2., aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2006, 259 s. ISBN 80-247-1701-8.
7.
RADECKI, Monika. Jak nejlépe říci ne: neříkejte ano, když chcete říci ne. 1. vyd. Praha: Grada, 2008, 103 s. Poradce pro praxi. ISBN 978-80-247-2577-2.
8.
UHLIG, Beatris. Time management: staňte se pánem svého času. 1. vyd. Překlad Jitka Nešporová. Praha: Grada, 2008, 153 s. Praxe. ISBN 978-80-247-2661-8.
Internetové zdroje 1.
ALLEN, David. OmniFocus, GTD, and You: Implementing the Getting Things Done
Methodology
with
OmniFocus.
2009.
Dostupné
z:
http://www.davidco.com/pdfs/GTDandOmniFocus.pdf 2.
KOLÁČKOVÁ, Dana. Time management: Možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem [online]. Brno, 2007 [cit. 2013-0428]. Dostupné z: http://is.muni.cz/th/135399/ff_b/bakalarska_prace.pdf. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Filozofická fakulta. Vedoucí práce PhDr. Petr Škyřík.
3.
LASÁK, Pavel. Time management - úvod. [online]. 19.01.2012 [cit. 2013-04-26]. Dostupné
z:
http://pavel.lasakovi.com/dovednosti/time-management/time-
management-uvod/ 69
4.
OLEXOVÁ, Cecília. Buďte manažérmi svojho času. Poradca podnikateľa [online]. 2007,
roč.
2007,
13-14
[cit.
2013-03-28].
Dostupné
z:
http://www.pp.sk/6566/Budte-manazermi-svojho-casu_A-PMPP30585.aspx 5.
ŠPOK, Dalibor. Time management a pravidla osobní efektivity. In: Mítvšehotovo.cz [online].
12.11.2012
[cit.
2013-06-20].
Dostupné
z:
http://www.mitvsehotovo.cz/2012/11/time-management-a-pravidla-osobniefektivity/ 6.
Time management. Cetros.cz [online]. 2013 [cit. 2013-03-28]. Dostupné z: http://www.cetros.cz/timemanagement.htm
70
SEZNAM OBRÁZKŮ, TABULEK A GRAFŮ Seznam obrázků 1.
Obrázek 1: Eisenhowerův princip………………………………………. 21
2.
Obrázek 2: Coveyho kvadranty…………………………………………. 23
3.
Obrázek 3: Paretovo pravidlo…………………………………………… 23
4.
Obrázek 4: Analýza ABC……………………………………………….. 24
Seznam tabulek 1.
Tabulka 1: Srovnání time managementových aplikací………………….. 40
2.
Tabulka 2: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 1………….. 61
3.
Tabulka 3: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 2………….. 62
4.
Tabulka 4: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 3………….. 63
5.
Tabulka 5: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 4………….. 64
6.
Tabulka 6: Návrh vzorového časového plánu pro Manažera 5………….. 65
71
PŘÍLOHY Příloha 1 Manažer 1
I
II
III
Příloha 2 Manažer 2
I
II
III
Příloha 3 Manažer 3
I
II
III
Příloha 4 Manažer 4
I
II
III
Příloha 5 Manažer 5
I
II
III
Příloha 6 Rozhovory s manažery Manažer č.1
Obor: Stavebnictví
1) Zajímal jste se někdy o time management? Ne 2) Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce? Ne 3) Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů? a) Denní b) Týdenní c) Měsíční d) Půlroční e) Roční 4) Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem? Ne vždy 5) Plníte denní pracovní úlohy podle priorit? Ne 6) Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne? Ne 7) Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení? Ne, ale každý den se snažím si zhodnotit práci za celý den. 8) Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb? Ano 9) Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu? Ano, většinou při ztrátě času čekáním. 10) Nosíte si práci domů? Ne a snažím se to dodržet 11) Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci? Ano jsem schopen 12) Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.? Rád bych řekl ano ale vždy tomu tak není, oběd je pro mě jedině pracovní 13) Jaká motivace je pro vás nejlepší? Úspěšně dokončená zakázka 14) Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké? Ne 15) Jaký typ organizéru používáte? Diář 16) Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte? Žádné, dostal jsem doporučené programy, a spíše uvažuji na kontrole zaměstnanců, kolik času stráví na jakém programu. 17) Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější? Ano 18) Jste spokojen se svým řízením času? Většinou ano
I
19) Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce? Doporučení jsem pouze vzal na vědomí, ale jejich uvedení do praxe ještě zvážím
Manažer č.2
Obor: Kosmetická firma
1) Zajímal jste se někdy o time management? Ano 2) Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce? Ano 3) Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů? a) Denní b) Týdenní c) Měsíční d) Půlroční e) Roční 4) Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem? Ano 5) Plníte denní pracovní úlohy podle priorit? Ano 6) Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne? Ano 7) Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení? Ano 8) Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb? Ano 9) Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu? Občas z důvodu časové náročnosti 10) Nosíte si práci domů? Ano, často 11) Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci? Ano plně relaxuji 12) Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.? Většinou ano 13) Jaká motivace je pro vás nejlepší? Finanční ohodnocení 14) Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké? Ano a snažím se s tímto prvkem lépe pracovat 15) Jaký typ organizéru používáte? Blok 16) Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte? Program Life Balance na doporučení slečny Prokůpkové 17) Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější? Ano, odpočinutá z rána 18) Jste spokojen se svým řízením času? Ano jsem, ale ráda se stále zdokonaluji
II
19) Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce? Ano, doporučený program Life Balance mi usnadnil a zpřehlednil mé aktivity
Manažer č.3
Obor: Automobilový průmysl
1) Zajímal jste se někdy o time management? Ano 2) Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce? Ano 3) Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů? a) Denní b) Týdenní c) Měsíční d) Půlroční e) Roční 4) Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem? Ano 5) Plníte denní pracovní úlohy podle priorit? Ano 6) Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne? Ano 7) Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení? Ano, odškrtáváním úloh 8) Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb? Ano 9) Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu? Málokdy, snažím se mít dostatečně dlouhé časové rezervy. 10) Nosíte si práci domů? Ne, jen v nejnutnějších krizích 11) Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci? Ano plně relaxuji 12) Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.? Ano bez problémů 13) Jaká motivace je pro vás nejlepší? Kariérní růst 14) Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké? Ano 15) Jaký typ organizéru používáte? Seznam úkolů a tablet 16) Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte? Program Life Balance již dlouhodobě a jsem spokojen 17) Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější? Ano při začátku pracovní doby 18) Jste spokojen se svým řízením času? Velice 19) Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce?
Jelikož dlouhodobě používám Life Balance nebyla pro mě doporučení nutná III
Manažer č.4
Obor: Výroba motocyklů
1) Zajímal jste se někdy o time management? Ano 2) Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce? Ano 3) Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů? a) Denní b) Týdenní c) Měsíční d) Půlroční e) Roční 4) Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem? Ne vždy 5) Plníte denní pracovní úlohy podle priorit? Ne vždy 6) Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne? Ano 7) Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení? Ano 8) Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb? Ano 9) Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu? Ne 10) Nosíte si práci domů? Ano, rád jsem kreativní i mimo práci 11) Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci? Ano, plně relaxuji 12) Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.? Ano 13) Jaká motivace je pro vás nejlepší? Spokojenost klienta 14) Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké? Ano 15) Jaký typ organizéru používáte? Diář, telefonní aplikace, firemní sdílený kalendář 16) Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte? Firemní sdílený kalendář 17) Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější? Ano, zrána nejkreativnější 18) Jste spokojen se svým řízením času? Ano 19) Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce? Ano
IV
Manažer č.5
Obor: Hudba
1) Zajímal jste se někdy o time management? Ano 2) Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce? Ano 3) Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů? a) Denní b) Týdenní c) Měsíční d) Půlroční e) Roční 4) Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem? Ano 5) Plníte denní pracovní úlohy podle priorit? Ne, podle dohodnuté posloupnosti 6) Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne? Ano 7) Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení? Ano 8) Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb? Ano 9) Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu? Ne 10) Nosíte si práci domů? Jen v podobě muziky 11) Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci? Na práci myslím, ale jen v dobrém slova smyslu 12) Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.? Bohužel ne, ale snažím se 13) Jaká motivace je pro vás nejlepší? Spokojení fanoušci, finanční odměna 14) Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké? Ano 15) Jaký typ organizéru používáte? Tablet 16) Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte? Life Balance a upozorňovací službu Google 17) Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější? Ano, dopoledne kolem 11:00 18) Jste spokojen se svým řízením času? Ano 19) Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce? Ano
V
Manažer č.6
Obor: Pojišťovnictví
1) Zajímal jste se někdy o time management? Ano 2) Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce? Ano 3) Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů? a) Denní b) Týdenní c) Měsíční d) Půlroční e) Roční 4) Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem? Většinou ano 5) Plníte denní pracovní úlohy podle priorit? Ano 6) Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne? Ano 7) Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení? Spíše v rámci celého týdne 8) Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb? Ano 9) Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu? Někdy 10) Nosíte si práci domů? Ne 11) Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci? Ano, plně relaxuji 12) Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.? Snažím se ho dodržovat 13) Jaká motivace je pro vás nejlepší? Spokojení klienti 14) Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké? Ano, ale snažím se je kontrolovat 15) Jaký typ organizéru používáte? iPhone a iPad, jako záložní i papírový diář 16) Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte? OmniFocus 17) Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější? Ano 18) Jste spokojen se svým řízením času? Ve valné většině ano 19) Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce? Doporučení coby spokojený uživatel OmniFocus vnímám spíše jen jako inspiraci
VI
Manažer č.7
Obor: Maloobchod
1) Zajímal jste se někdy o time management? Ne 2) Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce? Ne 3) Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů? a) Denní b) Týdenní c) Měsíční d) Půlroční e) Roční 4) Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem? Ne 5) Plníte denní pracovní úlohy podle priorit? Ano 6) Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne? Příliš ne 7) Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení? Ne 8) Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb? Ano 9) Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu? Bohužel ano 10) Nosíte si práci domů? Někdy se mi to stává 11) Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci? Na práci se doma snažím nemyslet, pokud je to možné 12) Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.? Vždy ne 13) Jaká motivace je pro vás nejlepší? Prosperující byznys 14) Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké? Pokaždé ne 15) Jaký typ organizéru používáte? Diář 16) Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte? Žádné 17) Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější? Ne 18) Jste spokojen se svým řízením času? Příliš ne 19) Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce? Určitě je zkusím využít, včetně některé z doporučených aplikací např. LifeBalance
VII
Manažer č.8
Obor: Bankovnictví
1) Zajímal jste se někdy o time management? Ano 2) Pokusil jste se své poznatky z time managementu aplikovat do své práce? Ano 3) Na jak dlouho dopředu, si děláte seznam pracovních úkolů? a) Denní b) Týdenní c) Měsíční d) Půlroční e) Roční 4) Zaměříte se vždy nejdříve na úlohy, které zaberou nejméně času a jsou největším přínosem? Ne 5) Plníte denní pracovní úlohy podle priorit? Ano 6) Zaznamenáváte své aktivity v celém průběhu pracovního dne? Ano 7) Vyhodnocujete po skončení dne své zapsané úlohy a úspěšnost dokončení? Ano 8) Snažíte se vracet ke svým rozhodnutím a zhodnotit zda byly správné, či se poučit ze svých chyb? Ano 9) Cítíte se pod časovým tlakem a tím ve stresu? Zřídka 10) Nosíte si práci domů? Občas 11) Jste schopen ve volném čase plně relaxovat, nebo stále myslíte na práci? Ano jsem schopný plně relaxovat 12) Stíháte vždy zdravý životní styl, včas jíst nezapomínat na pitný režim atd.? Stojí to sice úsilí, ale ano 13) Jaká motivace je pro vás nejlepší? Bezproblémové plnění obchodního plánu 14) Než začnete pracovat, uvědomíte si, zda vás ovládají emoce a jaké? Ano 15) Jaký typ organizéru používáte? Macbook Air a iPhone 16) Jaké počítačové programy k hospodaření s časem používáte? OmniFocus 17) Jste si vědom při jakém stavu mysli, jste nejvýkonnější? Ano, když jsem odpočatý a spíše dopoledne 18) Jste spokojen se svým řízením času? Ano 19) Pomohla vám ve vašem řízení času doporučení uvedená autorkou práce? Doporučení jsou zajímavá, nicméně většinu z nich již dlouhodobě používám
VIII