Time
management
drs. Jany Pons www.focusoptekst.nl
Programma § Warming up § Plannen en prioriteiten § Time management matrix: urgent & belangrijk § E-‐mail
DE BASIS Doelen, taken, stappen Prioriteiten Plannen Focus
Start: opdracht Noteer een taak die je binnenkort moet gaan aanpakken.
TAKEN en STAPPEN TAAK: noKKe schrijven, planning maken, oplossing bedenken, brief beantwoorden, gesprek voeren, presentaKe voorbereiden STAP = enkelvoudige handeling Jan bellen voor de jaarcijfers, gegevens casus X verzamelen, Anja naar haar mening vragen, arKkel lezen, tekstplan maken, powerpoint samenstellen
Opdracht Bepaal de eerste drie stappen van de taak die je zojuist hebt genoteerd.
URGENT EN BELANGRIJK PRIORITEITEN STELLEN
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent
Belangrijk
Niet belangrijk
Urgent
Niet urgent
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent
Belangrijk
Urgent
Telefoon Aanvragen van klanten Post Werk met deadline nu
ProjecQaken Archief ordenen Je Kmemanagement Vakinhoud bijhouden Professionalisering Beleidsontwikkeling Langetermijndoelen
Niet belangrijk
Veel telefoon, veel e-‐ mails, sommige post Klusjes die eigenlijk niet voor jou zijn
Niet urgent
Kletsen bij de koffieautomaat Veel nieuwsbrieven cc-‐mails van anderen
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent Urgent
Belangrijk
Niet belangrijk
Niet urgent
Doe het nu!
Plannen.
Delegeren. Noodzaak?
Prullenbak?
Waarom doe ik het nu? Welke van mijn doelen is gebaat bij deze acKviteit? Waarom doe ik het nu? Behoort deze acKviteit wel tot mijn taken? Waarom doe ik het nu? Welke prioriteit heeW deze taak? Heb ik niet iets belangrijkers te doen?
Taken/stappen • Meer dan 30 minuten? Inplannen. • Minder dan 30 minuten: To-‐do-‐lijst • Minder dan 2 minuten? Nu doen!
Plannen • • • • •
Hoe concreter hoe beter: hak in stukken. Plan alKjd 30% te ruim bij grote taken. Minstens één langer Kjdblok per dag. Cluster gelijksoorKge acKviteiten. Plan Kjd in voor Belangrijk-‐Urgent-‐Onvoorzien.
EAT THAT FROG
Weekplan 9.00 -‐11.30
Spreekuur Frog
Frog Project X
Spreekuur Frog
11.30 – 12.30 telefoon en
telefoon en urgent
telefoon en telefoon en telefoon en urgent urgent urgent
13.00 – 13.40 e-‐mail
e-‐mail
e-‐mail
e-‐mail
e-‐mail
13.40 – 17.00 Project Y
Project X
Project X
Overleg
Overleg
urgent
Frog Project Y
Frog Project Y
Tips • Plan een dagdeel per maand om je archief bij te werken. • Schrap de rondvraag bij vergaderingen. • Volg een cursus vergadertechniek. • Train creaKeve nieuwe gewoontes in. • Maak afspraken met collega’s (mail, storen) • Kijk terug op vrijdagen: wat ging goed? • Never be mister of mrs PERFECT – Be GOOD ENOUGH
HET NIEUWE WERKEN EN E-‐MAIL
Het nieuwe werken • • • • • •
niet Kjd-‐ en plaatsgebonden flexwerken (geen vaste werkplek) papierloos technologie social media eigen verantwoordelijkheid
E-‐mail
Onderzoek McKinsey ² Hoeveel procent van je werkKjd ben jij bezig met e-‐mail? ² Hoeveel e-‐mails ontvang jij per dag? ² Voel jij stress bij het woord ‘e-‐mail’? ² Hoe vaak per dag check jij je e-‐mail op je telefoon als je niet bij je computer bent? ² Er komt een mailtje binnen. Reageer jij direct of voel je de drang daartoe? ² Er pingelt een mailtje binnen: ben je ook een beetje blij?
Cijfers McKinsey ² 28% van de werkKjd bezig met mail ² gemiddeld 121 per dag ² 1/3 voelt stress bij het woord e-‐mail ² 30 x per uur: een mailcheck ² 1/3 reageert direct ² 1/5 is ook een beetje blij met mail-‐ onderbreking
Opdracht: reflecKe • Wat voor mails krijg jij? • Wat voor mails stuur jij? Denk bij beide situaKes aan: • DOEL van de mail en • ACTIE ontvanger.
Jij als ontvanger • • • • •
Informerend & cc’s: afspraken maken Nieuwsbrieven: afmelden of regel instellen E-‐mail = takenlijst? Gebruik TAKEN E-‐mail als overlegvorm? FOUT Exploreer mogelijkheden Whatsapp, Yammer, of Evernote
Jij als zender • • • • • •
Vraag je alKjd af: wat wil ik van de ontvanger? Heb ik mijn doel duidelijk gemaakt? Is e-‐mail wel het beste medium? 1-‐op-‐1-‐schriW voor efficiënKe Urgent? Loop langs of spreek voicemail in Maak afspraken over bereikbaarheid
ELKE DAG EEN LEGE INBOX
TAAK PRULLENBAK
ACTIE?
NEE ARCHIEF
JA
< 2 minuten: NU DOEN
< 30 min: to-do-lijst >30 min: agenda
De e-‐mailviersprong
De viersprong voor je e-‐mail 1. 2. 3. 4.
Prullenbak Archief Antwoord nu Takenlijst (to-‐do-‐lijst) of agenda
E-‐mail • • • • • • • •
Werk offline. Verwerk je e-‐mail max 3 keer per dag. Hou je Inbox leeg (niet hoeven scrollen). Stel regels in. Manage verwachKngen van je collega’s Beperk je e-‐mail: acKe = reacKe! Behandel elke e-‐mail maar 1 keer. Geen :re op :re op :re Achterstand? Creëer een backlog, begin met een schone lei.
E-‐mail • • • • • • • •
CC: alleen op afspraak Reply to all: hoogst zelden High priority: hoogst zelden Eén item of vraag per mail Kort en bondig; kern of vraag voorop Handtekening Onderwerpregel ProacKeve inhoud (vb als dan oplossing)
Onderwerpregels Ter goedkeuring > nieuw design website Ter info > werkoverleg verplaatst naar 20 maart Verzoek > Feedback nodig offerte Zeilstra BevesKging > Timemanagement training 18 december
• hQp://youtube.com/watch?v-‐rrKOGJqBD • you see the world through how you feel
Wat ga jij doen?
