Time management, sessie 2 drs. Jany Pons www.focusoptekst.nl
Programma Mei: • Elke dag een lege inbox • Plannen & prioriteren • Uitstelgedrag: eat that FROG! Vandaag: • Grip krijgen op je agenda; bijv. plannen van ad-‐ hoc werkzaamheden • EffecHef overleggen en vergaderen • Omgaan met stress
DE BASIS Doelen, taken, stappen Prioriteiten Plannen Focus
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent
Belangrijk
Niet belangrijk
Urgent
Niet urgent
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent Urgent
Belangrijk
Telefoon Aanvragen van klanten Post Werk met deadline nu Spreekuren
ProjecTaken Archief ordenen Vakinhoud bijhouden Professionalisering Beleidsontwikkeling Langetermijndoelen
Veel telefoon, veel e-‐ mails, sommige post Klusjes die eigenlijk niet voor jou zijn
Kletsen bij de koffieautomaat Veel nieuwsbrieven cc-‐mails van anderen
Niet belangrijk
Niet urgent
Structuur: het Kwadrant Belangrijk -‐ Urgent Urgent
Belangrijk
Niet belangrijk
Niet urgent
Doe het nu!
Plannen.
Delegeren. Noodzaak?
Prullenbak?
Waarom doe ik het nu? Welke van mijn doelen is gebaat bij deze acHviteit? Waarom doe ik het nu? Behoort deze acHviteit wel tot mijn taken? Waarom doe ik het nu? Welke prioriteit heeY deze taak? Heb ik niet iets belangrijkers te doen?
Vergadertechnieken
STELLINGEN 1 Het doel van onze agendapunten is meestal ‘informaHe uitwisselen’. 2 Structuur in de bespreking is de verantwoordelijkheid van de voorziTer. 3 Ook als er geen bespreekpunten zijn, moet een overleg doorgaan.
De kletsweTen • Hoe onbelangrijker een onderwerp, hoe langer men erover spreekt. • Iedereen wil altijd iets zeggen over een onderwerp. • De beschikbare tijd wordt altijd volgepraat.
(Van Vree’s Vergaderwijzer)
Vergaderen grootste Hjdslurper: 5 Hps • Wat is het doel/resultaat van de vergadering? • Wie heb je nodig voor dit doel? Nodig alleen die mensen uit die echt nodig zijn. • Waarom ben ik nodig bij deze vergadering? • Is een vergadering het beste middel om resultaat te bereiken? • Evalueer vanaf nu alle vergaderingen (wat kun jij doen om vergadering beter te laten verlopen)
De agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Opening Mededelingen Onderzoek verzuim (Henk) Uitkomst gesprekken teams ReorganisaHe (Jasper) Workshopindeling Heidedag ImplementaHe nieuw rapportagesysteem (Paul) Rondvraag
Voorbeeld Agendapunt Toegelicht 4. Uitkomst gesprekken teams ReorganisaHe Jasper licht uitkomsten kort toe Doel: Volgende stap bepalen Tijd: max 15 minuten Verslag: ac=epunten
Voorbeeld Agendapunt Toegelicht 5. Workshopindeling Heidedag (Josien) Doel: Groepsindeling maken Voorbereiding: kies 2 workshops Bijlage 1: Overzicht workshops met =jdpad Tijd: max 10 minuten
Vergaderprotocol • • • • • • • •
begin- en eindtijd voorbereiding agendapunten voorzitter deelnemers afdwalen, stokpaardjes, uitweiden besluitvorming verslaglegging; acties en afspraken
Check ü Aantrekkelijke en doelmaHge agenda: noodzaak en doel (informerend, meningsvormend, besluitvormend)van elk punt is duidelijk? Wat is jouw bijdrage/rol? ü Gestructureerd overleg: focus op besluiten en acHes? ü Voldoende Hjdsbesef? Denk aan te laat komen, uitweiden, uitlopen. Misschien staand vergaderen?
• hTp://youtube.com/watch?v-‐rrKOGJqBD • you see the world through how you feel
Stress -‐ stellingen • Ik krijg stress van anderen • Door stress weet ik dat ik leef! • Ik blijf rusHg als mijn collega gestresst is
Grip op stress de drie kloostergeloYen van Benedictus • stabilitas: niet weglopen voor dat waaraan je jezelf hebt verbonden en wat hier en nu een appél op je doet; • conversio morum: dagelijks bezig zijn met het -‐ stapje voor stapje -‐ verbeteren van je houding, werk-‐ en levenssHjl, waarbij het ‘alles moet in één keer anders' niet nagestreefd dient te worden; • obedienHa: de kunst van het aandachHg luisteren; verantwoordelijkheid dragen voor jezelf en anderen;oefenen in de kunst van het beginnen en ophouden.
Werken volgens Benedictus' regels: *handel dagelijks de e-‐mail af op een paar vaste HjdsHppen; *reserveer twee dagdelen per week voor het opvangen van onvoorziene werkzaamheden, brandjes die geblust moeten worden, et cetera; *hak je taak in kleine stappen; *neem Hjd om koffie te drinken en te lunchen; * vermijd mulH-‐tasking;
*hoe concreter hoe beter: benoem je taken/ stappen zo duidelijk en prakHsch mogelijk; *stel voor je begint een concreet HjdsHp vast; *ga aan het werk, ongeacht hoe je je daarbij voelt; *sluit de dag rusHg af en blik even terug; *ontwikkel een heilzaam dagritme.
Wat ga jij doen?
