Voor: Van : Betreft : Datum :
Leden van de Cliëntenraad KEaRN Klein, directeurbestuurder Marjo Punt verslag bijeenkomst Cliëntenraad KEaRN Klein 15 mei 2012
Aanwezig: Dhr. A. Andringa , , mevr. M. Staal , mevr. H. Lap, mevr. M. de Jager, mevr. J. Hooghiemstra, mevr. Mariël de Bruijn( interim-manager KEaRN Klein), mevr. M. Punt ( notulist) Afwezig met kennisgeving: Mevr. S. Koopmans 1. Opening Dhr. Andringa opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom, speciaal de dames Lap, de Jager, en de Bruijn die de vergadering voor de eerste keer bijwonen. Aangezien mevr. Van Gorkum niet aanwezig is wordt voorgesteld om de vragen die er leven m.b.t. het jaarverslag en de jaarrekening worden gebundeld, zodat mevr. Van Gorkum ze schriftelijk kan beantwoorden. 2. Vaststellen agenda De enquête( punt 7) is niet nagestuurd, maar wordt ter vergadering uitgedeeld. 3. Kennismaking leden Dantumadiel en interim-manager KEaRN Klein Ten behoeve van de leden die de eerste keer aanwezig zijn wordt er een voorstelronde gehouden. 4.. Verslag 31 januari 2012 Tekstueel: Pag. 1 mevr. de Bruin moet zijn mevr. de Bruijn. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de notulist. Nav het verslag Mevr. Hooghiemstra vraagt of mevr. De Bruijn haar advies aan de directie al klaar heeft en of dit advies ook wordt besproken met de cliëntenraad. Mevr. De Bruijn geeft aan dat het advies wel al vordert, maar dat er momenteel prioriteit wordt gegeven aan een aantal dringende lopende zaken. Het advies wordt aangeboden aan de directie. De verwachting is wel dat de directie het met de cliëntenraad zal bespreken. De cliëntenraad hecht er aan dat in het verslag wordt opgenomen dat de cliëntenraad het advies graag met mevr. van Gorkum zou willen bespreken. 5. Verslag cliëntenraad Dantumadiel d.d. 29-11-2011 Tekstueel : geen opmerkingen. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de notulist. 6.a Mededelingen cliëntenraad: De cliëntenraad is 10 april 2012 bij elkaar geweest en heeft besproken hoe zij het beste contact kan houden met haar achterban. De cliëntenraad is er voor de ouders, maar ook voor de activiteitencommissie, waar ouders zitting in hebben. Om voeling te houden met de activiteitencommissie heeft de cliëntenraad besloten om twee weken vooraf aan een officiële vergadering van de cliëntenraad met de manager KEaRN klein een voorbereidingsvergadering te houden. Elke activiteitencommissie/speelzaal kan een lid afvaardigen naar de voorbereidingsvergadering. Ouders kunnen ook per mail vragen stellen of onderwerpen aandragen die in de cliëntenraad zouden kunnen worden besproken. De data van de cliëntenraadsvergaderingen en de voorbereidingsvergaderingen kunnen worden vermeld op de site van KEaRN, zodat de data voor iedereen toegankelijk zijn. Mevr. De Bruijn voert aan dat dit wel verwarrend kan werken. De activiteitencommissie zal moeten wennen aan het feit dat zij geen rechtstreekse vertegenwoordiging naar de directie meer hebben. De cliëntenraad vertegenwoordigt de ouders en is geen vertegenwoordiging van de activiteitencommissies. Door op deze manier met hen een voorbereidingsvergadering te houden lijkt dit wel zo. De cliëntenraad zal dit in het oog houden, maar wil de terugkoppeling vanuit de cliëntenraad wel via de activiteitencommissies laten lopen. Daarnaast kunnen de goedgekeurde notulen op de site van KEaRN worden geplaatst. Rooster van aftreden: Het rooster van aftreden wordt aangevuld. Mevr. Punt zal mevr.Koopmans nog vragen om haar datum van aftreden. Daarna is het rooster compleet en kan het ook op de site worden geplaatst.
1
Mededelingen KEaRN Klein Samenwerking met Amarins Mevr. de Bruijn heeft vanochtend een evaluatiegesprek gehad met Amarins. Amarins heeft zich duidelijk vergist in de omvang van het werk. Hierdoor is achterstand ontstaan. Ook was er sprake van onduidelijke communicatie tussen de leidsters en Amarins. Na kennismaking met de leidsters op een leidsteroverleg en duidelijke uitleg is een en ander duidelijk verbeterd. De achterstanden zijn weggewerkt. Amarins heeft een ander registratiesysteem ingevoerd ( de Nanny). Ook dit loopt goed. De administratie rondom de doelgroeppeuters loopt nog niet optimaal. De verwachting is dat ook dit goed gaat lopen. Mevr. de Bruijn geeft ook aan dat KEaRN zelf een te kleine organisatie is om een dergelijke administratie uit te voeren. Allerlei nieuwe ontwikkelingen in het peuterspeelzaalwerk zorgen er voor dat de terugkeer van de administratie naar de activiteitencommissies geen optie is. Mevr. De Bruijn heeft er alle vertrouwen in dat Amarins de klus nu goed aan kan. Mevr. Staal voert aan dat zij ook heeft gehoord dat de leidster beter te spreken was over de uitvoering van de peuteradministratie. Ontwikkelingen KEaRN Klein D’diel Doelgroep peuters. Doelgroep peuters zijn peuters die door hun achtergrond een risico lopen op taalachterstand. Het Rijk is er erg op gebrand om die taalachterstand al zo vroeg mogelijk te bestrijden. Dit vindt plaats door Voor en Vroegschoolse Educatie(VVE). Peuters met een dreigende taalachterstand gaan dan vier dagdelen( ipv 2 dagdelen) naar de peuterspeelzaal en worden extra begeleid door een tutor. Dit gebeurt op een speelse manier met als doel de taalachterstand zoveel mogelijk te voorkomen en waar mogelijk het taalvermogen te verbeteren. De gemeente bepaalt zelf welke peuters zij in aanmerking wil laten komen als doelgroep peuter. De gemeente D’diel heeft bepaald dat het consultatiebureau aangeeft welke peuter een doelgroeppeuter is. Dit wordt doorgegeven aan KEaRN en KEaRN streeft er naar om de peuter vier dagdelen peuterspeelzaal aan te bieden. Voor doelgroeppeuters die vier dagdelen afnemen geldt een max. ouderbijdrage van € 245 ( 2012) IN D’diel. In T’diel heeft de gemeente gekozen voor een andere benadering. Of een peuter wordt gerekend tot de doelgroeppeuters wordt bepaald door het onderwijsniveau van de ouders. Indien het onderwijsniveau van de ouders onder een bepaalde maat is, dan wordt de peuter gerekend tot de doelgroeppeuters. Indien het consultatiebureau vindt dat een peuter om andere redenen VVE nodig heeft, dan kan het kind wel in aanmerking komen voor een tutor. De kosten voor de vier dagdelen moeten dan echter zelf door de ouders worden gedragen. De max. ouderbijdrage voor doelgroep peuters in T’diel is € 236 (MdB) Harmonisatie: dit heeft betrekking op verregaande samenwerking tussen de peuterspeelzalen en de kinderopvang. De gemeente Dantumadiel is bezig om na te denken hoe dit in haar gemeente het beste kan worden vormgegeven. Ontwikkelingen T’diel In Garyp is al heel erg lang een grote wachtlijst. Met het5 huidige aantal groepen is KEaRN echter niet in staat alle peuters van de wachtlijst op hun derde jaar te plaatsen in een peuterspeelzaalgroep. KEaRN heeft daarom een verlaging van de bezuinigingsopdracht aangevraagd, zodat zij een extra groep kunnen openen in Garyp. Op die manier kan dan wel aan de verplichting van plaatsing drie jarige peuters worden voldaan. De uitslag van de aanvraag wordt voor de zomervakantie verwacht. Organisatieontwikkelingplan KEaRN Klein. Na wat aanloopproblemen ligt de organisatieontwikkeling goed op schema en lopen de bezuinigingen in de pas.Inmiddels is er een groep gesloten in Oentsjerk. Na de zomer zal er een groep sluiten in Burgum, een ½ groep in Ryptsjerk en een groep in Hurdegaryp. Samen kunnen we meer heeft betrekking op de samenwerking met Kinderwoud. In verband met de tijd wordt dit onderwerp opgeschoven naar de volgende bijeenkomst. Mieke Steigstra: Mieke Steigstra is weer terug als coördinator peuterspeelzalen. In goed overleg mevr. Steigstra is afgesproken dat mevr. Steigstra niet meer terugkeert als manager KEaRN Klein. Mevr. Mariël de Bruijn blijft voorlopig als interim-manager aan. Overige mededelingen Inspectie Speeltoestellen In de week van 21 mei zal er door een externe medewerker een inspectie worden gehouden van alle binnen- en buitenspeeltoestellen en de speelomgeving. De inspectie zal voortaan jaarlijks plaatsvinden. Het rapport van de inspecteur zal digitaal bij KEaRN worden aangegeven, voorzien van prioriteitscode. KEaRN heeft de beschikking over een klusjes man, die een aantal reparaties zal kunnen uitvoeren. De cliëntenraad voert aan dat ook de activiteitencommissies wel een aantal reparaties voor haar rekening kan nemen. Mevr. de Bruijn zal overwegen hoe de reparatie van de speeltoestellen het effectiefst kan worden vormgegeven. Mevr. Staal noemt de aanschaf van een nieuw speeltoestel in Sumar. Het toestel moet worden vastgezet. Wie is daarvoor verantwoordelijk? Mevr. De Bruijn antwoordt dat een en ander graag zo
2
snel mogelijk moet worden kortgesloten met KEaRN, zodat er gekeken kan worden welke stappen er moeten worden ondernomen. GGD Inspecties De GGD inspecties komen er aan. De GGD heeft een pakket van eisen heeft neergelegd, waar de speelzalen aan moeten voldoen. Zowel op gebied van protocollen als ook op gebied van inrichting en veiligheid. Dit vraagt intern veel voorbereiding van leidsters en coördinatoren. Risico Inventarisatie en Evaluatie( RI en E) KEaRN klein is wettelijk verplicht om jaarlijks een RI en E te houden op gebied van veiligheid en gezond in al haar speelzalen. KEaRN had bij een aantal speelzalen een RI en E uitgevoerd, maar dat is door de GGD als onvoldoende beoordeeld. Alle leidsters van de speelzalen zullen nu een verplichte workshop volgen, waarin gezamenlijk de RI en E van de eigen speelzaal wordt ingevuld. De inspectie heeft toegezegd als de RI en E nu zo snel mogelijk gehouden en de weerslag daarvan tijdens de inspectie op de speelzaal te vinden is, daarmee genoegen te nemen. Het invullen van de RI en E is een extra spoedklus voor de leidsters, maar het is wel belangrijk dat dit goed en snel gebeurt. Medewerkerstevredenheidsonderzoek De eerste conclusies van het tweejaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek zijn binnen. Er is een kleine afname te zien in de tevredenheid, maar de score is nog steeds 6,8. De afname van de tevredenheid is verklaarbaar door de organisatieontwikkeling die wordt doorgevoerd en de ziekte van de manager KEaRN klein. In het medewerkerstevredenheidsonderzoek worden de doelen voor de komende twee jaar geformuleerd. De cliëntenraad zou het medewerkerstevredenheidsonderzoek graag de volgende keer op de agenda zien. Mevr. De Bruijn vraagt of de informatie die ze heeft gegeven voldoet aan de verwachtingen van de leden van de cliëntenraad. De leden van de cliëntenraad bevestigen dit. Wel zouden zij tijdens een volgende vergadering diepgaander op een bepaald onderwerp in willen gaan, bv. VVE. Mevr. De Bruijn geeft aan dat zij voor de volgende cliëntenraadsvergadering een mededelingenblad zal maken, met daarop haar mededelingen. Dan kan iedereen zich voorbereiden en kan er ter vergadering nog nadere uitleg worden gegeven. 7. Enquête speelzalen De cliëntenraad heeft een aantal vragen aangeleverd, die aangehaakt zouden worden bij een algemene enquête van KEaRN. Gaandeweg is het idee over de enquête bij KEaRN enigszins gewijzigd. De cliëntenraad heeft in principe de ouders als achterban. Daarom heeft KEaRN een voorbeeld gemaakt van vragen die de cliëntenraad aan de ouders zou kunnen voorleggen. De cliëntenraad zou zich middels een brief kunnen voorstellen en in die brief de enquête kunnen aankondigen. De enquête zou op de site van KEaRN kunnen worden geplaatst. Er volgt een discussie in de cliëntenraad. De cliëntenraad verwacht dat de enquête maar mondjesmaat wordt ingevuld, als het digitaal moet. Uiteindelijke neemt de cliëntenraad het volgende besluit: 1. Het voorbeeld van de achterban enquête wordt door alle cliëntenraadsleden bestudeerd en een reactie hierop wordt voor 26 mei 2012 naar dhr. Andringa gestuurd. 2. Dhr. Andringa en mevr. de Bruijn maken samen een concepttekst van een brief, waarin de cliëntenraad zich voorstelt. De concepttekst wordt verstuurd naar de cliëntenraadsleden die de tekst kunnen aanvullen c.q. aanpassen en een eigen stukje over zichzelf toevoegen. Ook graag een foto meesturen, zodat die kan worden opgenomen. In de tekst van de brief zal worden vermeld dat de ouders wordt gevraagd om een enquête in te vullen die te vinden is op de site van KEaRN. De link naar deze enquête wordt opgenomen in de brief. 3. De leidsters delen de brief op de speelzalen uit aan de ouders, of degenen die de peuters ophalen. 4. De ouders kunnen de enquête digitaal invullen op de website van KEaRN. De enquête zou op deze manier nog voor de zomervakantie kunnen worden gehouden. 5. In de volgende vergadering zal de uitslag van de enquête worden besproken. Mocht de enquête door te weinig ouders zijn ingevuld, dan kan nog worden overgegaan naar een schriftelijke enquête. 6. In later stadium kan er misschien nog een enquête worden gehouden over de activiteitencommissie en de invulling van haar werkzaamheden, maar dit heeft momenteel niet zo’n grote prioriteit. 8. Klachtenreglement De cliëntenraad vond het klachtenreglement een taai en geen gemakkelijk leesbaar stuk. Besluit: De essentie is duidelijk en de cliëntenraad keurt het klachtenreglement goed.
3
9. Jaarverslag KEaRN klein De cliëntenraad maakt een compliment over de duidelijkheid en de overzichtelijkheid van het jaarverslag en de jaarrekening van KEaRN Klein. Opmerking: een halvering van het kortlopende ziekteverzuim is een mooi resultaat. Jammer dat het langdurig ziekteverzuim oploopt. Dhr. Andringa vraagt of er ook iets aan te doen is. Mevr. de Bruijn antwoordt dat het langdurig ziekteverzuim( behalve dat van mevr. Steigstra) niet werkgerelateerd ziekteverzuim is. Derhalve is er weinig aan te doen. - KEaRN Klein is met 3 fte gegroeid, maar het aantal medewerkers is gedaald. Dhr. Andringa vraagt zich af hoe dit kan. Antwoord: Het betreft hier de aanstelling van tutoren, die worden betaald uit een andere subsidiestroom. - KEaRNgetallen: de bezette peuterplaatsen zijn gegroeid, terwijl het bedrag van de ouderbijdrage niet is gegroeid. Hoe is dit te verklaren. Mevr. de Bruijn moet het antwoord schuldig blijven en dhr. Andringa zal die vraag meenemen naar mevr. van Gorkum. 10. Jaarrekening KEaRN klein. Mevr. Hooghiemstra vraagt zich af hoe het tekort van KEaRN klein wordt opgelost? Dhr. Andringa heeft verschillende vragen over de jaarrekening. Ter vergadering wordt besloten dat de heer Andringa het gesprek aangaat met mevr. van Gorkum, zodat het antwoord op zijn vragen duidelijk wordt. Die informatie zal dhr. Andringa dan kortsluiten met de overige leden van de cliëntenraad. 11. Verschil beleid peuterspeelzalen D’diel en T’diel De cliëntenraad vraagt zich af waar de verschillen vandaan komen tussen de uren die een leidster van T’diel heeft voor een groep en de uren die een leidster van D’diel heeft voor een groep. Daarnaast zijn er verschillen in de duur van de openingstijden. De cliëntenraad vraagt zich af of die verschillen weggewerkt kunnen worden. Mevr. de Bruijn antwoordt: In D’diel krijgt een leidster als basis 7 uur per groep. Heeft de groep langere openingstijden, dan worden die openingstijden in het contract van de leidster meegenomen. Dit is gemeentelijk beleid. In T’diel hebben de leidsters ook een basis van 7 uur per groep en daarnaast nog 2 uur extra om hun ambitieniveau te halen. Dit is door de gemeente T’diel vastgesteld in beleid op ambitieniveau. De gemeente betaalt de salariskosten. De leidsters van D’diel kunnen extra uren (bv. voor een scholing of workshop) declareren en de leidsters van T’diel niet. 12. Rondvraag Hier wordt geen gebruik van gemaakt. Volgende vergadering: maandag 24 september 2012 om 20.00 uur bij KEaRN. In de week van 10 september 2012 zal er overleg over de agenda plaatsvinden met Mevr. de Bruijn. Besluiten: 1. De data van de cliëntenraad en de voorbereidingsvergaderingen kunnen op de site van KEaRN worden geplaatst. 2. De goedgekeurde notulen van de cliëntenraad kunnen op de site van KEaRN worden geplaatst. 3. Rooster van aftreden van de cliëntenraad kan op de site worden geplaatst. 4. De achterbanenquête wordt uitgezet. Zie voor vormgeving het verslag. 5. De essentie is duidelijk en de cliëntenraad keurt het klachtenreglement goed. Verslag aldus vastgesteld op de cliëntenraadsvergadering maandag 24 september 2012
Dhr. A.J. Andringa Voorzitter cliëntenraad KEaRN klein
Mevr. M. de Bruijn Interim-manager KEaRN Klein
Punten voor de volgende vergadering: - respons en uitkomsten achterban enquête - uitkomsten medewerkerstevredenheidsonderzoek - concept reglement cliëntenraad KEaRN klein - vergaderjaarschema( mevr. Punt maakt opzet) - begroting KEaRN 2012 - Uitleg over het project :’Samen kunnen we meer’
4
Actielijst Nr. 1. 2.
Behandeld in verg. 31-1-2012 31-1-2012
3.
15-5-2012
4.
15-5-2012
5.
15-5-2012
6.
15-5-2012
7.
15-5-2012
8.
15-5-2012
9.
15-5-2012
10.
15-5-2012
11.
15-5-2012
onderwerp
actie
termijn
Stukje voor Site KEaRN Voorstellen op de site van KEaRN Rooster van aftreden.
Dhr. Andringa Alle leden cliëntenraad Mevr. Punt: mevr. Koopmans vragen Rooster op de site Mevr. De Bruijn
Binnenkort Binnenkort
Mededelingenblad inh. onderwerpen voor cliëntenraad Bestuderen achterban enquête,commentaar naar Andringa Pers. stukje en een foto voor de brief Brief voor ouders Brief verspreiden onder leidsters Reacties op enquête naar KEaRN, zodat KEaRN enquête digitaal kan uitzetten Jaarverslag en jaarrekening KEaRN Maken jaaropzet cliëntenraadsvergaderingen
Alle leden cliëntenraad
z.s.m.
Voor de volgende vergadering Voor 26 mei 2012
Alle leden cliëntenraad Dhr. Andringa en Mevr.. De Bruijn Mevr. De Bruijn
z.s.m.
Dhr. Andringa
z.s.m.
Gesprek Van Gorkum en Andringa Mevr. Punt
Juni 2012
z.s.m. z.s.m.
Voor de volgende vergadering
5
