VERSLAG BIJEENKOMST ACTIVITEITEN PLATFORM (AP) IPMA-NL
DATUM: AANWEZIG:
AFWEZIG: BIJLAGE(N):
1.
Dinsdag 2 september 2008 Kiki van der Harst (voorzitter), José Bevers, Dick Swenne, Collin Stolwijk (verslag), Julien Hafmans (tbv voorbereiding trekkersbijeenkomst) Bert Heuer, Willeke Steenks, Taco van Berkel (allen met kennisgeving) I Actiepuntenlijst II Besluitenlijst III Planning 2008 IV Algemene informatie V Mogelijke onderwerpen lezingen
Opening Taco is met vakantie, Willeke is om privéredenen afwezig. Bert heeft Kiki aangegeven als lid van AP te willen stoppen en zich ook voor vandaag afgemeld. Besloten wordt om voor de volgende vergadering het werven van nieuwe AP-leden te agenderen. Voorlopig steken we in op 2 nieuwe AP-leden (dus uitbreiding van 7 naar 8 AP-ers). Allemaal bedenken we of we kandidaten kennen. Punt 6 van de agenda (trekkersbijeenkomst) wordt als eerste aan de orde gesteld. Julien verlaat na dit punt de vergadering.
2.
Verslag vorige vergadering en actielijst Het verslag van juli wordt met kleine tekstuele aanpassingen vastgesteld.
3.
Nieuws IPMA heeft sinds kort een concept huishoudelijk reglement. Dit wordt voor de volgende vergadering geagendeerd en we leveren allen commentaar op het concept.
4.
Activiteit september Bert heeft dit voorbereid en voor zover bekend op de rit staan.
5.
Infobijeenkomst 23 oktober a.s. Verschuiven naar volgende vergadering.
6.
Trekkersbijeenkomst oktober Kiki en Taco hebben een belrondje gedaan onder trekkers. Zie bijlage bij agenda. Meningen over ‘vorm voorschrijven’ (nl. interviews) en ‘vormvrij’ informatie uitwisselen zijn verdeeld. Centraal staat het uitwisselen van ervaringen tussen de trekkers en terugkijken: Onderlinge uitwisseling en inspiratie. Hiermee is voor Julien “de cirkel rond”: 1. in oktober 2007 stond vooruit kijken centraal (toekomst) 2. in mei 2008 was dat tips uitwisselen (onderwerp: netwerken) 3. in oktober 2008 wordt het onderwerp terugkijken en ervaringen delen (verleden) John wil graag binding tussen groepen en kruisbestuiving. Voorwaarde voor succes is een veilige omgeving waar je je zwaktes en onzekerheden kunt laten zien als trekker. Julien geeft AP mee om 1) niet te snel te focussen op het hoe, maar vooral ook op het wat (schakel af en toe weer even naar dit hogere abstractieniveau) en 2) dat de rol van AP is het faciliteren van coördinatie, in plaats van coördinatie zelf. We moeten bv niet zelf gaan ‘bemiddelen’ tussen groepen, maar deze vooral elkaar laten vinden en zelf daar gaan naar waar de energie zit. Julien geeft te tip vaker te denken vanuit een
Pagina 1 van 7
Verslag bijeenkomst AP d.d. 2 september 2008
vertrekpunt ipv een te bereiken doel. Verder delen we met elkaar wat onszelf ertoe beweegt om actief lid van IPMA / AP te zijn. Taco heeft een sheet gemaakt waarop trekkers kernachtig kunnen aangeven waar zij en hun groep voor staan. Deze wordt nav de discussie beperkt aangepast en zal door Kiki worden meegestuurd met de uitnodiging. Trekkers kunnen aan de hand hiervan kort (5 minuten?) neerzetten waar zij en de groep voor staan. In dit programma-deel moeten ook Betty Nieuwenburg en Wikipedia-presentatie een plekje krijgen. Na de maaltijd gaan we in groepen ervaringen delen. José heeft ter plekke een A4 gemaakt met de opdracht voor de subgroepen. Terugkoppeling van iedere groep met 1 flip-over-vel. Deze ophangen en gewoon langslopen. Presenteren als we voldoende tijd hebben. De agenda ziet er uiteindelijk als volgt uit: 15.45 uur Ontvangst 16.15 uur Welkom en toelichting op het programma (José Bevers namens AP) 16.20 uur Presentatie interessegroepen (door afgevaardigden van de groepen) 17.30 uur Maaltijd 18.00 uur Ervaringen delen in groepen (allen) 18.45 uur Terugkoppeling ‘top-3’ door groepen (o.l.v. José Bevers) 19.15 uur Afronding en evaluatie Aansluitend borrel! José wil de bijeenkomst voorzitten. Kiki verstuurt de uitnodiging. Collin maakt hiervoor een opzetje. Dick is bereid om de trekkers na te bellen. José verstuurt ter plekke een mail naar Maureen om de locatie bij DHV in Amersfoort te regelen (en catering). José heeft ook ter plekke vragen voor de (schriftelijke) evaluatie aan het eind genoteerd. 7.
Agenda 2009 José heeft nog niet van iedereen input. Agenderen voor volgende vergadering.
8.
Voorstel financiën In uitnodiging voor lezing september is opgenomen dat leden die niet op komen dagen zonder afmelding, een factuur van € 30 krijgen. Dit verrast de vergadering. Volgende vergadering bij bespreken huishoudelijk reglement (waar dit ook zo in verwoord staat) en financiën meenemen.
9.
Mappenstructuur Viadesk Voorstel wordt vastgesteld.
10. Rondvraag Geen
Pagina 2 van 7
Verslag bijeenkomst AP d.d. 2 september 2008
BIJLAGE I #jaar/ma and/dag 08.01.08
ACTIELIJST Actie
Actiehouder
Datum gereed
Status
Acties n.a.v. AP-overleg d.d. 8 januari 2008
5.
John heeft informatie geleverd over o.a. de woonplaatsen van Taco IPMA-leden. Taco zoekt iemand die uit dit Excel bestand leesbare overzichten mbt woonplaatsen kan maken 50% Randstad Grote groepen in Brabant en Oosten Gelderland en Overijsel
Open
08.07.01 1
Acties n.a.v. AP-overleg d.d. 1 juli 2008 Verdeling maken van te bellen trekkers en belscript
Taco
asap
2 3
Maureen bellen ivm facilities 14 okt Lijst maken van gratis locaties
Bert Bert
01-09-08 Gereed
4 5
Financien voorstel maken Julien bellen
José José
01-09-08 Open
08.09.02 1
Acties n.a.v. AP-overleg d.d. 2 september 2008 Commentaar leveren op huishoudelijk reglement
Allen
1 okt
Nieuw
2 3
Nieuwe AP-leden werven / zoeken Opzetje maken voor uitnodiging trekkersbijeenkomst
Allen Collin
1 okt
Nieuw Nieuw
4 5
Uitnodiging trekkersbijeenkomst versturen Lijst met trekkers naar Dick sturen tbv nabellen
Kiki Kiki
zsm
6 7
Nabellen trekkers tbv trekkersbijeenkomst Voorzitten trekkersbijeenkomst (incl. evaluatie)
Dick José
1 okt 14 okt
Nieuw Nieuw
8
Locatie DHV en catering via Maureen
José
14 okt
Nieuw
asap
Open Gereed
02-07-08 Gereed
zsm zsm
Nieuw Nieuw
Pagina 3 van 7
Verslag bijeenkomst AP d.d. 2 september 2008
BIJLAGE II
BESLUITENLIJST
#
Besluit
1.
Wij gaan een besluitenlijst bijhouden om terugkerende discussies over hetzelfde onderwerp te voorkomen.
2. 3.
Bert houdt een overzicht bij van locaties waar lezingen gehouden kunnen worden. Wij maken de oude kurkentrekkers eerst z.s.m. op. Parallel vragen we John actie te ondernemen voor nieuw promotiemateriaal/bedankjes sprekers (zie actielijst). Wij nemen geen Projecties mee naar lezingen. Meeste bezoekers zijn lid en het is een logistiek gedoe om actuele Projecties bij je te hebben.
4.
Datum
5.
Een fles wijn voor een spreker mag zo’n € 15 kosten. Bert doet voorstel over logistiek declareren/inkoop (zie actielijst).
6.
Ambitieniveau voor 2008 is 2 (zie stuk José, bij verslag gevoegd). Komt neer op organiseren lezingen en trekkersbijeenkomsten.
7. 8.
Wij hebben voldoende aandacht voor de presentielijst bij lezingen. Declaraties (o.a. voor wijn) kunnen voortaan bij Bert worden gedaan, die het verder verzorgt binnen IPMA.
9.
Notulist van eerstvolgende vergadering verwerkt wijzigingen in het verslag van het vorige AP-overleg.
12-03-08
10.
Notulist van eerstvolgende vergadering verstuurt het geaccordeerde verslag van het vorige AP-overleg naar Maureen ten behoeve van publicatie.
12-03-08
11. 12.
Trekker is bij de lezing verantwoordelijk voor ondertekening presentielijst. Bij het opstellen van de lezingen kalender niet alleen rekening houden met (school)vakanties, maar ook met feestdagen, lange weekenden, etc.
12-03-08 01-04-08
Pagina 4 van 7
Verslag bijeenkomst AP d.d. 2 september 2008
BIJLAGE III PLANNING 2008 BIJEENKOMSTEN AP EN LEZINGEN Schoolvakanties: Voorjaar: 16 febr t/m 2 maart. Meivakantie: 26 april t/m 5 mei. Zomer: 25 juni t/m 31 aug. Herfst: 11 okt t/m 26 okt. PLANNING 2008 Bijeenkomst AP
Lezing
Onderwerp
Locatie
Trekker
Schaduw
Dinsdag
-
AP meeting
Sogeti Vianen
-
-
Woensdag
Professionalisering
Witteveen + Bos te
Willeke
José
22 januari
Opdrachtgeverschap
Deventer
-
AP meeting
Ordina Nieuwegein
-
-
Dinsdag
Planning door
Capelle a/d Ijssel
Collin
Dick
12 februari
Ed van der Tak
-
AP meeting
APPM, Zoetermeer
-
-
Donderdag
Teamgeest creëren
Amersfoort
Collin
Taco
-
AP meeting
Sogeti Vianen
-
-
Dinsdag
Mindmapping door
Ordina Nieuwegein
Dick
Willeke
22 april
Ino de Gijsel
-
AP meeting
KPN Utrecht
-
-
Woensdag
Trekkersbijeenkomst
Nijkerk
José/Bert
Inkopen
Apeldoorn
Taco
Collin
-
AP meeting
KPN Den Haag
-
-
Donderdag
De "ondersteuning" van de ABN Amro
José
Kiki
10 juni
project- en
8 januari Maandag 11 februari Woensdag 12 maart -
20 maart Dinsdag1 april
Dinsdag 6 mei
14 mei Woensdag 28 mei Dinsdag 3 juni Amsterdam
programmamanager Dinsdag
-
AP meeting
Scheveningen
-
-
-
AP meeting
N.T.B.
-
-
Woensdag
Risicomanagement
N.T.B.
Bert
Willeke
-
AP meeting
N.T.B.
-
-
Dinsdag
Trekkersbijeenkomst
N.T.B.
??????
??????
23 oktober
Nieuwe ledenbijeenkomst
Sogeti, Vianen
??????
Woensdag
System Engineering
N.T.B.
Willeke
José
-
AP meeting
N.T.B.
-
-
Dinsdag
Time Value
Maarssen
Kiki
Taco
AP meeting
N.T.B.
-
-
1 juli Dinsdag 2 september 24 september Dinsdag 7 oktober 14 oktober
10 november Dinsdag 4 november 25 november Dinsdag
-
2 december
Pagina 5 van 7
Verslag bijeenkomst AP d.d. 2 september 2008
BIJLAGE IV
ALGEMENE INFORMATIE
LEDEN EN BETROKKENEN AP Naam Kiki van der Harst (voorzitter) Taco van Berkel José Bevers Bert Heuer Willeke Steenks Collin Stolwijk Dick Swenne Maureen Tan-a-kiam PROGRAMMAGROEPEN # 1.
Naam programmagroep Activiteiten Platform
naam
Tel nummer
2. 3.
Agile Projectmanagement Collegiale ervaringsuitwisseling
Laurens Bonnema
06-46402000
4. 5.
Competenties Planning
6. 7.
PM Support Procesmanagement
8. 9.
Professie en Hoger Onderwijs Programmamanagement
Ruud van de Kasteele Betty van Nieuwenburg
06-51827318 06-50263924
10.
Project Management bij de overheid
11. 12.
Projectvolwassenheid Risico Management
Jan Seijerlin
06-24998811
13. 14.
Senior PMs Young Professionals
Bart Omlo
06-21877477
15. 16.
Zelfstandigen zonder personeel Zuidoost Nederland
OVERIGE ACTIVITEITEN # A.
Activiteit Archief
AP contactpersoon Kiki (voorzitter)
B. C.
Voorzitter, contactpersoon John Verstrepen en bestuur Automatisering, uitnodigingen et cetera
Kiki (voorzitter) Maureen Tan-a-kiam
D. E.
Zalen/locaties Support AP
Bert Heuer -
Pagina 6 van 7
Verslag bijeenkomst AP d.d. 2 september 2008
BIJLAGE V
MOGELIJKE ONDERWERPEN LEZINGEN
ONDERWERPEN # 1.
Naam programmagroep Conflict in projecten
2. 3.
Gaming Reorganisaties en de rol van PM
4. 5.
Kennismanagement Softskills (bv. onderhandelingen)
6. 7.
Opleiding vs training on the job Relatie met externe opdrachtgevers
8. 9.
Intervisie Agile (creatieve werkvormen)
10. 11.
Peoplemanagement door de PM Certificeren: kwaliteitsgarantie of money-pit
12. 13.
Portfoliomanagement Geavanceerde communicatietechnieken
Pagina 7 van 7
