PUNT NR. 9 VAN DE AGENDA VAN DE VERGADERING VAN HET ALGEMEEN BESTUUR D.D. 19 december 2013.
Zwolle, 20 november 2013 Nr. Bestuur-4232
Aan het algemeen bestuur Onderwerp: HWBP Plannen van Aanpak Verkenningsfase Genemuiden-Hasselt en Zwolle portefeuillehouder: J. Laarman Voorstel: 1. De plannen van aanpak van de verkenningsfase voor de HWBP-projecten 15D Genemuiden-Hasselt en 15E Zwolle vaststellen. 2. De aanpak voor de verkenningsfase uitvoeren en daarvoor krediet verlenen tot een brutobedrag van € 3,048 miljoen voor het project 15D Genemuiden-Hasselt en tot een brutobedrag van € 3,207 miljoen voor het project 15E Zwolle. 3. a. de 5% risicoreservering overhevelen naar een project overschrijdende risicoreservering voor het programma HWBP; b. het dagelijks bestuur het mandaat verlenen om bij onvoorziene omstandigheden overschrijdingen binnen een van de projecten te mogen compenseren vanuit overschotten bij een ander project en de risicoreservering, waarover achteraf aan het algemeen bestuur verantwoording wordt afgelegd. Toelichting: Het algemeen bestuur wordt gevraagd de plannen van aanpak van de verkenningsfase voor de HWBP-projecten 15D Genemuiden-Hasselt en 15E Zwolle vast te stellen, zodat de subsidieaanvraag voor de verkenningsfase voor deze projecten kan worden ingediend. Deze projecten maken onderdeel uit van het (nieuw) Hoogwaterbeschermingsprogramma (nHWBP). Om de beheersbaarheid van het HWBP te vergroten is afgesproken om op projectniveau te komen tot een zorgvuldige en transparante voorbereiding en (bestuurlijke) besluitvorming. Daarom zal ieder HWBP-project in principe drie fasen doorlopen: de verkenningsfase, de planuitwerkingsfase en de realisatiefase. Per fase dient de beheerder een Plan van Aanpak en kostenraming op te stellen op basis waarvan vooraf 90 % subsidie wordt verstrekt.
2
Aanleiding Het HWBP is een landelijk programma waarin Waterschappen en Rijkswaterstaat samenwerken aan verbetermaatregelen van afgekeurde waterkeringen. De resultaten van de Derde Landelijke Toetsing primaire waterkeringen, inclusief de resultaten van de verlengde toetsing (2014), zijn de basis voor het HWBP. Waterschap Groot-Salland (WGS) staat landelijk gezien voor de zwaarste verbeteropgave (110 km van de in totaal 730 km afgekeurde primaire keringen) in totaal dertien projecten t/m 2028. In mei 2013 heeft u een Plan van Aanpak voor de initiatieffase met bijbehorend krediet vastgesteld. Hierin is de voorbereiding van de verkenningsfase voor de eerste twee projecten geregeld: 15D; Genemuiden - Hasselt (3,0 km) en 15E; Zwolle (8,1 km). Het resultaat van deze initiatieffase, de plannen van aanpak voor deze projecten voor de subsidieaanvraag, ligt nu ter besluitvorming voor. Project Genemuiden-Hasselt Het project strekt zich uit langs de dijk van Genemuiden tot Hasselt en heeft een totale lengte van 6,1 km. Op dit traject zijn 8 deelvakken, met een gezamenlijke lengte van 3 kilometer niet op orde. De aspecten die niet voldoen aan de norm zijn gerelateerd aan stabiliteit en piping. Project Oostoever Zwolle-IJsselkanaal Het project strekt zich uit van de Spooldersluis in Zwolle tot Keersluis Zwolle en vanaf daar aan de andere zijde van het Zwarte Water. Het bevindt zich grotendeels in het stedelijk gebied en heeft een totale lengte van 8,9 km. Op dit traject zijn 15 deelvakken, met een gezamenlijke lengte van 8,1 km niet op orde. Daarnaast zijn 5 kunstwerken afgetoetst. De aspecten die niet voldoen aan de norm zijn gerelateerd aan hoogte, bekleding en stabiliteit. Verkenningsfase De verkenningsfase van de projecten richt zich op de vaststelling en de aanpak van het geconstateerde veiligheidsprobleem, de diverse oplossingsvarianten die daarbij aan de orde zijn en de wijze waarop het waterschap tot een bestuurlijk gedragen voorkeursalternatief wil komen. Naast het Plan van Aanpak is een kostenraming gemaakt, waarin de kosten voor de verkenningsfase en het totale project zijn opgenomen.
3
Schematisch ziet de verkenningsfase er als volgt uit:
Review Ter ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming over de projecten en de subsidieverlening door het HWBP voor deze projecten heeft de programmadirectie HWBP kwaliteitstoetsen (reviews) uitgevoerd op de door Groot Salland aangeboden ontwerpplannen. Deze reviews zijn uitgevoerd door een reviewteam, bestaande uit deskundige medewerkers van programmabureau en collega-waterschappen. De review heeft geleid, na bespreking in de programmadirectie HWBP, tot een advies van de programmadirectie aan het waterschap. De resultaten uit de review en evt. opvolging daarvan kunnen een belangrijke rol spelen bij het toetsen van de subsidieaanvraag. Het waterschap vermeldt daarbij op welke wijze rekening is gehouden met de resultaten van de review. In de bijlage ‘Notitie uitkomsten review’ vindt u de belangrijkste vragen met bijbehorende antwoorden die in de review aan de orde zijn gekomen. De reviewgesprekken zijn constructief verlopen. De vragen hebben niet alleen invloed gehad op de inhoud en kwaliteit van de plannen van aanpak, maar hebben ook het effect van een ‘lerend karakter’ voor het programma-team gehad. Financiële aspecten Het Plan van Aanpak inclusief de raming wordt getoetst door de programmadirectie HWBP alvorens de Minister van Infrastructuur en Milieu een subsidiebeschikking afgeeft die 90% van de ingeschatte kosten dekt. Deze subsidie wordt vooraf (dus begin 2014) verstrekt. Na afronding van de verkenningsfase vindt geen verrekening op basis van nacalculatie plaats. Dat betekent dat naast de 10% eigen bijdrage de meevallers maar ook eventuele tegenvallers voor rekening van WGS zijn.
4
Kosten Verkenning De HWBP-projecten worden georganiseerd volgens het Integraal Projectmanagement Model (IPM-model). Het projectteam is thans voor het merendeel samengesteld uit waterschapsmedewerkers. Vanwege de relatief nog beperkte ervaring met de IPMaanpak, risicogestuurd projectmanagement en de ontwikkeling van het IPM-team qua kennis, ervaring en competenties, wordt voornamelijk gedurende de verkenning significant geïnvesteerd in opleiding en een lerende organisatie. Het effect van deze inrichting en ontwikkeling is zichtbaar in de ramingskosten voor de Verkenning. Deze zijn relatief aan de hoge kant in relatie tot de totale kosten van het project (m.n. bij Genemuiden – Hasselt). De verwachting is dat deze investering in de Verkenning leidt tot kostenbesparing in de navolgende fases en voor het gehele HWBPprogramma dat WGS t/m 2027 zal uitvoeren. U heeft op 27 juni jl. een krediet van € 270.000 voor de initiatieffase verleend om beide Plannen van Aanpak op te stellen. Aangezien dit bedrag ook in aanmerking komt voor 90 % bijdrage, maakt deze ook deel uit van de totale raming van de verkenningsfase. Risico’s Normaal gesproken wordt bij de projecten uitgegaan van een gezonde ambitieplanning met daaraan gekoppelde raming. In de werkwijze van het HWBP worden de risico’s volledig belegd bij de partij die ze kan beheersen. Daarentegen wordt ook instrumentarium aangereikt om die risico’s beter te verdisconteren in planning en raming waardoor ze beter beheersbaar zijn. Voorziene risico’s zijn gedekt, en daarnaast is in de raming rekening gehouden met niet benoemde risico’s. Ook in de planning is rekening gehouden met het optreden van risico’s waardoor de verkenning een totale doorlooptijd kent van circa 3 jaar (50% trefkans om er sneller of langer over te doen). De capaciteitsraming is hierop afgestemd. Om de individuele risico’s van de deelprojecten beter te kunnen opvangen, wordt voorgesteld een aparte post te maken voor risicoreservering op programmaniveau HWBP binnen WGS. Deze post kan verder worden aangevuld door de 5% risicoreserveringen van de nog op te starten projecten in de toekomst ook toe te voegen. Bij de voorliggende projecten betekend dit concreet dat de 5% risicoreservering voor de niet benoemde risico’s hierin wordt gestopt (€ 161.515 van Zwolle en € 154.392 van Genemuiden – Hasselt). Mandaat DB voor verschuiving binnen deelkredieten Om bij onvoorziene omstandigheden flexibel te kunnen opereren verzoeken wij u om het dagelijks bestuur het mandaat te verlenen om overschrijdingen binnen een van de projecten te mogen compenseren vanuit overschotten bij andere projecten en de bovengenoemde post risicoreservering. Een en ander vanzelfsprekend onder de randvoorwaarde dat het totaal van het krediet niet wordt overschreden. Procedure Het algemeen bestuur stelt aan het einde van de verkenningsfase het verkenningenrapport inclusief het voorkeursalternatief en het plan van aanpak voor de realisatiefase vast. De commissie waterkwantiteit wordt twee keer per jaar door middel van een presentatie geïnformeerd en geconsulteerd over de voortgang. Als de kansrijke alternatieven bekend zijn, zal dit in een themabijeenkomst aan het algemeen bestuur worden gepresenteerd. Voordat de besluitvorming aan het einde van de verkenningsfase plaats zal vinden, wordt opnieuw een themabijeenkomst georganiseerd.
5
Communicatie Voor de communicatie met de belanghebbenden wordt een intensief gebiedsproces voorgesteld, waarbij wensen van belanghebbenden worden geïnventariseerd en indien mogelijk meegenomen. Vanuit verwachtingenmanagement wordt open en eerlijk aangegeven wat wel en wat niet kan. In de verkenningsfase wordt een communicatiestrategie opgesteld. De gemeenten Zwartewaterland, Zwolle en de provincie Overijssel zijn reeds uitgenodigd deel te nemen aan een zogenaamde bestuurlijke begeleidingsgroep en een ambtelijke voorbereidingsgroep. Dit om de gemeenten en provincies te informeren over de voortgang en met hen in gesprek te gaan over de verschillende stappen en te maken keuzes in dit proces. Mogelijke andere partners worden indien nodig later uitgenodigd. De bij dit voorstel behorende bijlagen zijn: 1. Plan van Aanpak 15D Genemuiden-Hasselt (te raadplegen op website, iBabs & Extranet) a. Bijlagen (op Extranet) 2. Plan van Aanpak 15E Zwolle (op website, iBabs & Extranet) a. Bijlagen (op Extranet) 3. Notitie Uitkomsten review (op Extranet)
het dagelijks bestuur van het Waterschap Groot Salland de secretaris
de dijkgraaf
ir. E. de Kruijk
ir. H.H.G. Dijk
