Agenda voor de vergadering van het algemeen bestuur van 17 december 2015, in het kantoor van het Recreatieschap Westfriesland. Aanvang: 16.00 uur 1. Opening 2. Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van 24 september 2015 3. Mededelingen/ingekomen stukken 4. Eindejaarsrapportage 5. Vluchthaven Wijdenes, stand van zaken (mondeling door wethouder Reus van Drechterland) 6. Reserve kapitaalgoederen 7. Groot onderhoud en vervangingsinvesteringen 8. Overzicht dubieuze debiteuren 9. Concept vergaderschema 10. Beheer zwemwaterlocaties Hoorn 11. Post onvoorzien 12. Controleprotocol en normenkader 13. Rondvraag 14. Sluiting
De bestuurssecretaris,
Aan het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland
Grootebroek, 12 november 2015 Onderwerp Nummer
: Beoordeling dubieuze debiteuren 2015 :8
Geachte leden van het algemeen bestuur, Aan het eind van ieder jaar beoordelen we de openstaande vorderingen ten opzichte van de Voorziening dubieuze debiteuren. Er wordt daarbij naar elke vordering afzonderlijk gekeken. Er wordt een inschatting gemaakt ten aanzien van de invorderbaarheid en voor het deel dat als dubieus wordt beoordeeld wordt een voorziening getroffen. Als een dubieuze debiteur wordt afgeboekt komt deze ten laste van de voorziening. Zie voor de beoordeling de bijlage: Overzicht dubieuze debiteuren 2015. Op basis van de beoordeling verwachten wij een bedrag van € 12.405 oninbaar. De stand van de voorziening is € 7.979,07. Van onderstaande debiteur stellen wij voor de vordering af te boeken: - Debiteurnr 883: Het RSW heeft een vordering op deze debiteur van € 218. Debiteur heeft na diverse maatregelen nog niet betaald. Gezien de hoogte van het bedrag en de verwachte moeite de vordering niet onderbrengen bij de deurwaarder. Gezien de inschatting van oninbaarheid van de overige openstaande debiteuren moet de voorziening worden opgehoogd met € 4.426. Wij stellen u voor akkoord gaan met de afboeking van de vordering voor een bedrag van € 218, met een storting in de voorziening van € 4.426 en eind 2016 opnieuw de openstaande debiteuren te beoordelen. De secretaris, R. Reus
De voorzitter, N. Slagter
2
Onderwerp : Bijlagenummer :
Beoordeling dubieuze debiteuren 2015
Het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van het Recreatieschap Westfriesland, gedateerd 12 november 2015;
gelet op de desbetreffende artikelen van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen;
b e s l u i t: 1
Een bedrag van € 218 van de openstaande vorderingen af te boeken en te dekken door de Voorziening dubieuze debiteuren;
2
Een bedrag van € 4.426 toevoegen aan de Voorziening dubieuze debiteuren ten laste van de post onvoorzien incidenteel;
3
Eind 2016 opnieuw de openstaande debiteuren beoordelen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland, gehouden op 17 december 2015.
De secretaris,
De voorzitter,
Vergaderschema 2016 Recreatieschap Westfriesland Locatie: Gemeentehuis Stede Broec Dagelijks bestuur 4 februari
Tijd
Agenda
15.00
- Concept jaarrekening 2015 - Voorjaarsrapportage (mogelijke verschuiving naar 16 maart) (stukken uiterlijk 27 januari verzenden naar DB)
3 maart
16.00
16 maart
15.00
4 mei 1 juni
15.00 15.00
7 juli
16.00
31 augustus
15.00
30 september 2 november 16 november
15.00 15.00 15.00
Ambtelijk vooroverleg
Tijd
Algemeen bestuur
Tijd
Agenda
17 februari
10.00
3 maart
15.00
- Voorjaarsrapportage (behandeling in het DB op 4 februari is voorwaarde, anders 14 april)
23 maart
10.00
14 april
15.00
Thema/locatievergadering - Natuur en recreatieplan (1 februari zienswijzenprocedure starten)
8 juni
10.00
7 juli
15.00
- Vaststelling begroting 2017 (moet vóór 1 augustus bij GS zijn) - Vaststelling jaarrekening 2015 (moet vóór 15 juli bij GS zijn)
31 augustus
10.00
22 september
15.00
Thema/locatievergadering: - Recre-Actief (nader te bepalen)
23 november
10.00
15 december
15.00
- Eindejaarsrapportage
- Brief met financiële en beleidsmatige kaders begroting 2017 (kadernota) - Concept-begroting 2017. (inclusief conceptuitvoeringsprogramma Natuur- en Recreatieplan.) (uiterlijk 15 april aan de raden aanbieden)
- Behandeling zienswijzen concept-begroting 2017 - Behandeling zienswijzen concept jaarrekening 2015
- Eindejaarsrapportage
8 februari 2016 start de account met de controle van de jaarrekening. Hiervoor is een door het DB goedgekeurde concept jaarrekening nodig. Voor 15 april 2016 sturen wij een door de accountant gecontroleerde jaarrekening 2015 en een door het DB goedgekeurde concept begroting 2017 aan de raden. Voor 15 juli 2016 sturen wij een door het AB goedgekeurde jaarrekening 2015 en voor 1 augustus een goedgekeurde begroting 2017 aan de provincie.
Aan het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland Grootebroek, 18 november 2015 Onderwerp:
beheer zwemwaterlocaties Hoorn
Bijlagenummer: 10 Geachte leden van het algemeen bestuur, Op 21 februari is besloten dat het Recreatieschap vooruitlopend op de vaststelling van het Natuur- en Recreatieplan vast een aantal zwemlocaties in Hoorn zal gaan beheren. De kosten hiervoor waren geraamd op €12.000. Graag wil ik u bij deze een evaluatie geven van het afgelopen jaar en een vooruitblik voor komende jaren. Volgens afspraak zijn de locaties ‘Schellinkhouterdijk’ en ‘Zon en Vreugd’ door het Recreatieschap beheerd. De locatie ‘Visserseiland’ en ‘Westerdijk’ zijn in 2015 niet meegenomen, omdat voor die locatie nog niet duidelijk was of deze als officiele zwemlocatie aangewezen moest worden. De bevindingen en reacties waren positief. Er bleek vooral winst te behalen in de efficientie van het beheer. Daarbij gaat het vooral op het beheer in weekend en buiten de ‘normale werktijden’ omdat het Recreatieschap deze locaties dan in de reguliere controle/schoonmaakrondes mee kon nemen. Één probleem ontstond omdat er een fysieke verdeling was gemaakt voor beheer dat aan het zwemwater toegerekend kon worden en dat wat aan het overige gebruik toegerekend moet worden. In de praktijk werd al snel duidelijk dat het niet wenselijk is dat twee partijen na elkaar op locaties komen om ieder ‘hun’ deel van de ligweide op te ruimen. Dit is verre van efficient en ook niet wenselijk voor de beeldvorming. Daarom is besloten die verdeling los te laten. Het Recreatieschap is de gehele ligweide gaan meenemen in hun vuilrondes. Doordeweeks werd dit als er weinig tot geen vuil was, door de gemeente opgepakt. Dit gold met name bij de Schellinkhouterdijk. Al met al heeft het beheer in 2015 door het Recreatieschap deze werkwijze geleid tot een grotere efficientie en verschillende positieve reacties van aanwezige recreanten. Vervolg Omdat de locatie visserseiland en Westerdijk dit jaar niet zijn meegenomen, kon het beheer inclusief het ‘extra’ werk in 2015 budgetneutraal. Inmiddels is door de gemeente Hoorn besloten dat het de locatie vissserseiland wel als officiele locatie wil gaan benoemen. Wij schatten de kosten voor het beheer van deze locatie op €2.000. Omdat het Recreatieschap van mening is dat zij het het beperkte ‘extra’ werk dat de efficiencie en beeldvorming ten goede komt, moet blijven doen, willen wij u voorstellen het budget voor het beheer van deze locaties op te hogen tot €14.000. financiële dekking: Deze extra structurele kosten vanaf 2016 dekken ten laste van de post onvoorzien. advies: Instemmen met het voorstel. De secretaris, R. Reus
De voorzitter, N. Slagter
OVERZICHT ONVOORZIEN DD 17 DECEMBER 2015 ONVOORZIEN 2015 ONVOORZIEN 2016 structureel incidenteel structureel incidenteel
AB-Besluit
Onderwerp
24-07-14
Primitieve begroting 2015
18-12-14
Structurele gevolgen Eindejaarsrapportage 2014
13-04-15
Haven Wijdenes: ophogen strekdam
-25.000
Haven Wijdenes: baggeren
-10.000
9-07-15
34.652
24.000
5.122
Voorjaarsrapportage 2015 - Beheer zwemwater Hoorn
-12.000
- Verlaging ondersteuningsbijdrage SED
56.000
Vaststelling Begroting 2016
24-09-15
17-12-15
39.800
0
0
0
15.000
60.670
15.000
Eindejaarsrapportage 2015 - Financiële mutaties - Overheveling budgetten naar 2016
96.906
- Storting in de Reserve Transitorische budgetten Beheer zwemwaterlocaties Hoorn
ONVOORZIEN NA 17 DECEMBER 2015 SALDO ONVOORZIEN
-96.906 -2.000
2.000
-2.000
40.774
107.670
52.800
148.444
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland, gehouden op 17 december 2015. De secretaris,
De voorzitter,
52.800
0
Aan het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland
Grootebroek, 2 december 2015 Onderwerp Nummer
: :
Controleprotocol en normenkader 12
Geachte leden van het algemeen bestuur, Bijgaand controleprotocol vormt voor de controlerend accountant het kader van de controle, de daarvoor geldende normstelling en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Voor de controle van de jaarrekening 2015 is het noodzakelijk dat het algemeen bestuur een nieuw controleprotocol vaststelt waarin de goedkeurings- en rapporteringstoleranties worden bepaald. Voor de goedkeuringstoleranties wordt aangesloten bij de wettelijke minimumeisen van het Besluit Accountantscontrole Provincie en Gemeenten. Als onderdeel van het controleprotocol is het normenkader opgenomen. Het normenkader is een geactualiseerd overzicht van relevante regelgeving en moet jaarlijks worden vastgesteld door het bestuur. Wij vragen u het bijgaande controleprotocol en het normenkader vast te stellen.
Dekking financiële gevolgen: Geen
Agendacommissie van het Recreatieschap Westfriesland, De directeur,
de voorzitter,
2
Onderwerp Nummer
: :
Controleprotocol en normenkader 12
Het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland;
gelezen het voorstel van de agendacommissie van het Recreatieschap Westfriesland, gedateerd 2 december 2015;
gelet op de desbetreffende artikelen van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen;
b e s l u i t: Vaststellen controleprotocol 2015 en het normenkader.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland, gehouden op 17 december 2015.
De directeur,
De voorzitter,
Controleprotocol Recreatieschap Westfriesland
Samenvatting
Het algemeen bestuur van het Recreatieschap Westfriesland (verder: RSW) dient nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening. In dit document zijn nadere aanwijzingen voor de accountant opgenomen.
Inhoud
Dit document bevat de volgende onderwerpen: Onderwerp Over dit document Aanwijzing goedkeurings- en rapportagetoleranties Aanwijzing reikwijdte rechtmatigheidscontrole Normenkader rechtmatigheidscontrole
Zie pagina 2 3 4 6
Pagina 1 van 7
1. Over dit document
Doel
Het algemeen bestuur heeft aan Deloitte Accountants B.V. opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor het RSW uit te voeren. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening.
Voor wie
Dit document is bestemd voor algemeen bestuur van het RSW en de accountant.
TVB
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij dit document zijn als volgt: Wie Algemeen bestuur Agendacommissie/ directeur SED Organisatie Accountant
Andere documenten
TVB Is de eigenaar van dit document. Heeft de bevoegdheid dit document te wijzigen. Is verantwoordelijk voor het bewaken en beheren van dit document. Geeft uitvoering aan dit document. Geeft uitvoering aan dit document.
Dit programma van eisen heeft een relatie met andere documenten. Onderstaande tabel geeft een overzicht. Document Controleverordening Stede Broec
Relatie Het RSW heeft geen ‘eigen’ controleverordening vastgesteld. Voor de jaarrekening is de controleverordening van de gemeente Stede Broec van toepassing.
Rechtmatigheidscontrole
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat: “de in de rekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijn de wettelijke regelingen, waaronder verordeningen”. Voor de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole verlangt de accountant een aanwijzing inzake de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole en het normenkader rechtmatigheidscontrole, zoals opgenomen in dit stuk.
Wettelijk kader
De accountant verricht zijn controlewerkzaamheden op basis van de richtlijnen voor de accountantscontrole. Cliëntspecifieke aandachtspunten en kaders voor de accountantscontrole zijn nog niet door het RSW vastgelegd. De van toepassing zijnde controleverordening van de centrumgemeente Stede Broec bevat de voorschriften uit artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
Pagina 2 van 7
2. Aanwijzing goedkeurings- en rapporteringstoleranties
Inleiding
De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen.
Definitie goedkeuringstolerantie
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.
Definitie rapporteringstolerantie
De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
Wettelijke minimum goedkeuringstoleranties
Op grond van artikel 2 lid 1 Besluit accountantscontrole decentrale overheden kan het algemeen bestuur de goedkeuringstoleranties voor de gehele jaarrekening op een lager percentage vaststellen. De accountant gebruikt ten behoeve van de oordeelsvorming over de jaarrekening de volgende wettelijk voorgeschreven minimum goedkeuringstoleranties:
Goedkeuringstolerantie
Goedkeurend Fouten in de jaarrekening ≤ 1% (% lasten) Onzekerheden in de ≤ 3% controle (% lasten)
Aanwijzing voor de accountant
Strekking accountantsverklaring Beperking OordeelAfkeurend onthouding >1%<3% ≥ 3% >3%<10%
≥ 10%
De accountant hanteert voor de controle van de jaarrekening de wettelijk voorgeschreven minimum goedkeuringstoleranties en een rapporteringstolerantie van 1% van de totale lasten.
Pagina 3 van 7
3. Aanwijzing reikwijdte rechtmatigheidscontrole
Inleiding
Jaarlijks verschijnt de “Kadernota Rechtmatigheid” van de commissie BBV. Deze kadernota wordt ondersteund door de VNG, de NBA en het Ministerie van BZK.
Algemene uitgangspunten
Bij de rechtmatigheidscontrole zijn bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden, de regels en uitgangspunten volgens: Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Circulaire rechtmatigheidscontrole door de accountant van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties van 24 november 2004. NIVRA Audit Alert 17; “Rechtmatigheidsonderzoek provincies en gemeenten en de implicaties daarvan voor de accountantsverklaring”. De meest recente Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV. Circulaire accountantscontrole provincies en gemeenten 2004-2005 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties van 10 oktober 2005.
Definitie rechtmatigheidscontrole
Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of alle handelingen conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Het gaat om financiële beheershandelingen zoals transacties, overdrachten, financieringen en vermogensmutaties. In het kader van de rechtmatigheidcontrole worden negen criteria onderkend: 1. het begrotingscriterium. 2. het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium. 3. het voorwaardencriterium. 4. het calculatiecriterium. 5. het valuteringcriterium. 6. het adresseringscriterium. 7. het volledigheidscriterium. 8. het aanvaardbaarheidscriterium. 9. het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de criteria 4 tot en met 9.
Pagina 4 van 7
Definitie rechtmatigheidscontrole (vervolg)
Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed worden aan de volgende rechtmatigheidcriteria: 1. het begrotingscriterium. 2. het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium. 3. het voorwaardencriterium . De accountant verlangt nadere aanwijzingen voor het voorwaardencriterium Het algemeen bestuur stelt nadere richtlijnen voor de rechtmatigheidscontrole vast om de accountant in staat te stellen de rechtmatigheidscontrole uit te voeren. Dit wordt aangeduid als het normenkader.
Normenkader
In het kader van de rechtmatigheidscontrole dient voor baten, lasten en balansmutaties vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. Het zogenaamde voorwaardencriterium. Deze voorwaarden liggen vast in voor de accountantscontrole relevante externe regelgeving en eigen regelgeving, waarbij verordeningen en bestuursbesluiten kunnen worden onderscheiden. Ten aanzien van het voorwaardencriterium zal de accountant zich bij de rechtmatigheidstoets uitsluitend beperken tot de verplichte voorwaarden, te weten: • Recht; • Hoogte; • Duur. Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole betreft een inventarisatie van voor de accountantscontrole relevante externe wetgeving en eigen regelgeving. De inventarisatie bevat alleen wet- en regelgeving, voor zover die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen.
Definitie voorwaardencriterium
De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
De gemeenschappelijke regeling. De heffings- en/of declaratiegrondslag. De bevoegdheden. Het voeren van een administratie. Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken. Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d..
De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de eigen regelgeving. Omdat er (nog) geen generieke criteria zijn vastgesteld, dient de accountant over zowel de generieke als de specifieke criteria in overleg te treden met het algemeen bestuur. Concreet betekent dit dat door het algemeen bestuur limitatief moet worden bepaald in welke wet- en regelgeving vastgelegde -voor het RSW relevantevoorwaarden de accountant moet toetsen. Zie hiertoe het normenkader.
Aanwijzing voor
De accountant hanteert voor de controle van de jaarrekening het normenkader Pagina 5 van 7
de accountant
rechtmatigheidscontrole.
Pagina 6 van 7
4. Normenkader rechtmatigheidscontrole algemeen
Onderdeel Financiering
Het RSW heeft geen verordeningen opgesteld voor de in dit normenkader genoemde onderdelen: het algemeen bestuur van het RSW acht de interne regelgeving van de centrumgemeente Stede Broec op deze onderdelen van toepassing. Wet- en regelgeving extern Wet financiering decentrale overheden
Regelgeving intern Treasurystatuut Stede Broec
Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden
Financieel beheer
Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden Grondwet Gemeentewet Burgerlijk Wetboek Algemene Wet Bestuursrecht Wet gemeenschappelijke regelingen Besluit Begroting en Verantwoording Wet op het BTW-Compensatiefonds EU aanbestedingsregels Wet op de omzetbelasting
Personeel
Subsidies Overigen
Financiële verordening ex art. 212 Stede Broec Controleverordening ex art 213 Stede Broec Onderzoeksverordening ex art 213a Stede Broec Besluit algemeen bestuur RSW inzake reservepositie RSW dd 4 oktober 2006 en 22 september 2010 Waardering en afschrijving van vaste activa in Stede Broec
Ambtenarenwet
Verordening staangelden 1998 Bezoldigingsverordening
CAR/UWO
Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling
Fiscale en sociale verzekeringswetgeving
Raamverordening financieringsregeling gemeentepersoneel
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Algemene subsidieverordening Noord-Holland 1998 Boswet
Vergoedingsregelingen personeel
Flora- en faunawet Wet op de waterhuishouding
Gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Westfriesland Mandaatbesluit
Wet milieubeheer Wet op de openluchtrecreatie Aanbestedingswet Wet markt en overheid
Pagina 7 van 7
