Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de FUMO

Agendapunt 2 Bijlage 01

Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de FUMO Aanwezig

: De heer S. Siebenga, gemeente Heerenveen De heer J. Hijma, gemeente Ferwerderadiel De heer B. Bonnema, gemeente Littenseradiel De heer R. Bos, gemeente Dantumadiel De heer L. Pen, gemeente Menameradiel De heer C. Trompetter, gemeente Weststellingwerf De heer W. de Haan, Wetterskip Fryslân Mevrouw N. Ketelaar, gemeente Smallingerland De heer J.H. Veenhouwer, gemeente Ooststelingwerf Mevrouw M. Bakker, gemeente Súdwest Fryslân Mevrouw M. Krans, Smallingerland Mevrouw G. Visser, Leeuwarderadeel De heer E. ter Keurs, gemeente Tytsjerksteradiel De heer A. Piet, provinsje Fryslân De heer J. Bekkema, gemeente Franekeradeel De heer A. van der Ploeg, gemeente Dongeradeel Mevrouw I. Diks, tijdelijk voorzitter, gemeente Leeuwarden De heer M. van der Wal secretaris/directeur FUMO De heer H. van der Werff, concerncontroller FUMO De heer R. Onderstijn, concerncontroller FUMO Mevrouw J. Hospes, notulist FUMO

Afwezig

: Mevrouw S. Poepjes, provinsje Fryslân De heer J. Kramer, provinsje Fryslân De heer G. Gerbrandy, gemeente Achtkarspelen De heer J. Dijkstra, gemeente Schiermonnikoog Mevrouw M. le Roy, gemeente Harlingen Gemeente Terschelling Mevrouw F. Ravesteijn, gemeente Opsterland

Plaats Datum Ons kenmerk

: Leeuwarden : 15 mei 2014 : JH/2014/0047

1. Opening De voorzitter opent de vergadering en stelt voor om even een kort voorstelrondje te doen, omdat er veel nieuwe gezichten zijn. De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 2. Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur op 2 december 2013 De voorzitter stelt voor het verslag tekstueel en inhoudelijk gelijktijdig te behandelen. Bij bladzijde 4 vraagt de heer Pen hoe het staat met de instelling van een financiële commissie. De directeur antwoordt dat dit binnen het controllersoverleg en het dagelijks bestuur aan de orde is geweest. De bedoeling is dat we richting een auditcommissie gaan, vergelijkbaar met de werkwijze bij de Veiligheidsregio. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de opsteller.

3. Ingekomen Stukken Naar aanleiding van de brief van het Ministerie van BZK merkt de heer Siebenga op dat de datum die in de brief wordt genoemd (1 augustus) voor het insturen van de begroting niet strookt met de planning van de FUMO. Het dagelijks bestuur komt hierop terug bij agendapunt 10. 4. Mededelingen De voorzitter meldt dat er informeel ambtelijk vooroverleg is geweest en vraagt de directeur om daar even op in te gaan. De heer Van der Wal meldt dat de FUMO enerzijds het controllersoverleg heeft opgericht, waar alle deelnemers aan mee kunnen doen en daarbinnen een kerngroep die zaken voorbereidt. Deze groep richt zich op de financiën, de bedrijfsvoering en de planning en control van de FUMO. Verder is er nog een ambtelijke groep (coördinatoren) die zich bezighoudt met de voorbereiding van de AB-vergaderingen. Het is de bedoeling om die voorbereiding gezamenlijk te gaan doen. Dit is ook de wens van de meeste deelnemers. Over de precieze invulling worden binnenkort afspraken gemaakt. De heer Siebenga vraagt of deze groep een formele status zal krijgen. De heer Van der Wal zegt dat dit wel de bedoeling is, maar dan moet wel eerst duidelijk zijn wat de rol van deze groep is en welke taken en verantwoordelijkheden zij heeft. Een rol bij de voorbereiding van de AB-vergaderingen is prima, maar deze groep mag niet op de stoel van het dagelijks bestuur gaan zitten. De heer Siebenga zegt dat een goede voorbereiding in de ambtelijke werkgroep een hoop discussie kan schelen. Iedere deelnemer krijgt hiervoor een uitnodiging. De voorzitter concludeert dat de opmerking van de heer Siebenga breed gedragen wordt en dat om die reden voor deze route is gekozen. De toetreding van de nieuwe deelnemers is inmiddels definitief. Op 26 juni zal het nieuwe AB voor het eerst in de nieuwe samenstelling vergaderen. Het is de bedoeling dat er dan ook afscheid genomen wordt van de tijdelijk voorzitter en dat mevrouw Waanders de voorzittershamer overneemt. Tijdens deze bijeenkomst wordt ook het dagelijks bestuur aangevuld met nieuwe leden. Verder is er een overzicht van de wijzigingen waarmee de deelnemers akkoord zijn gegaan. De GR moet wel opnieuw getekend worden. Over de mededeling bij punt c merkt de heer Pen op dat hij dit liever als agendapunt had gezien. Het gaat te ver om dit als mededeling te brengen. Er zou bijvoorbeeld over het feit dat er geen kwartaalrapportages meer volgen maar halfjaarlijkse rapportages nog een discussie gevoerd moeten worden. Dit gaat te snel. De heer Siebenga is van mening dat een voorstel voor een besluit netter was geweest. Voor de wijziging van art. 33 en art. 35 geldt overigens dat daarvoor de instemming van alle deelnemers nodig is. In de oplegnotitie staat dat een 2/3 meerderheid voldoende is. De heer Siebenga vraagt om een overzicht zodat er bezien kan worden dat deze 2/3 meerderheid er ook daadwerkelijk is. Dit wordt door de directeur toegezegd. Ook wordt er nog gekeken naar de wijziging van art. 33 en 35. De heer Trompetter sluit aan bij de opmerking van de heer Pen over de kwartaalrapportages. Mevrouw Ketelaar vindt dat er toch nog eens goed moet worden gekeken naar de uitwerking van de genomen besluiten. De voorzitter stelt voor om in 2014, als overgangsjaar, vast te houden aan de kwartaalrapportages en dan in 2015 de regeling te volgen zoals deze nu is vastgesteld. De deelnemers hebben immers zo besloten. Verder zal tegemoet gekomen worden aan het verzoek van de heer Siebenga om een overzicht van de deelnemers die akkoord zijn met de wijziging van de GR en er wordt gekeken naar het instemmingspercentage dat nodig is voor art. 33 en 35.

-2/5-

5. Voorstel tot het vaststellen van het meervoudig stemrecht algemeen bestuur 2014 De heer Bos vraagt of de stemverhouding zo blijft in 2014. Hoe verhoudt dit punt zich tot de punten waar we straks over moeten besluiten? De heer Ter Keurs vult aan dat een vetorecht voor de provincie juist net niet is wat de deelnemers aan de GR wilden. De voorzitter geeft aan dat er voor 2014 geen andere opties zijn. De GR kan op dit punt niet snel gewijzigd worden en er is instemming nodig van alle deelnemers. Voor 2014 moeten we in gezamenlijkheid tot een goede begroting kunnen komen. De vetosituatie wordt door niemand als wenselijk ervaren. De heer Piet geeft aan dat het de niet de ambitie van de provincie is om een meerderheid van de stemmen te hebben. Sterker nog: de provincie betreurt het dat zij financieel relatief zoveel moet inbrengen. Zij nodigt dan ook de andere deelnemers van harte uit om meer taken in te brengen. De provincie is bereid haar stemomvang terug te brengen. De provincie werkt mee aan aanpassing. De voorzitter geeft aan dat de situatie voor 2014 zo is als voorgesteld. Besluit over de begroting en andere zaken worden in gemoede genomen. Voor 2015 komt er een voorstel in de ABvergadering van juni. Dit voorstel kan, als het AB conform besluit, worden doorgestuurd naar de raden, provinciale staten en het AB van het Wetterskip. De heer Bos vraagt of er nu dan kan worden besloten dat de provincie altijd twee medestemmers nodig heeft. De voorzitter geeft aan dat dat niet kan maar de afspraken zijn helder. De heer Piet bevestigt dat. De heer Siebenga kan zich vinden in het voorstel van het DB om in juni een voorstel te bespreken voor de wijziging van dit artikel. De vraag is of de uitkomsten van het ambtelijk vooroverleg ook worden meegenomen. De directeur antwoordt dat dat wel de bedoeling is. De heer Van der Werff merkt nog op dat het op dit moment al zo is dat de provincie niet alleen een besluit kan nemen. Er zijn daarnaast altijd twee andere deelnemers nodig. 6. Voorstel tot het aantrekken van een lening De heer Benedictus merkt over dit punt op dat het voorstel niet strookt met de tekst van het dictum. Ook de heer Trompetter vindt het een moeilijk voorstel. Over het algemeen biedt de BNG de beste voorwaarden, maar als de FUMO goedkoper geld kan vinden dan graag. De directeur meldt dat er naar de markt gekeken wordt. De lening is formeel gezien een bevoegdheid van het AB. Er wordt gekeken naar leningen bij bijvoorbeeld de Waterschapsbank of de provincie. De heer Siebenga vraagt of een lening bij één van de deelnemers niet op gespannen voet met de GR staat. De voorzitter concludeert dat er vijf miljoen Euro geleend gaat worden bij die partij die de beste voorwaarden heeft. De heer Van der Werff geeft aan dat de BNG een principebesluit nodig heeft van het AB. Mevrouw Ketelaar vindt het belangrijk dat dit goed opgeschreven wordt. De voorzitter stelt voor om dit dictum aan te passen overeenkomstig het voorstel. Hiermee stemt de vergadering in. 7. Voorstel tot vaststellen van de archiefverordening FUMO De heer Bekkema heeft als advies meegekregen voor te stellen dit punt aan te houden. Er ontbreekt namelijk een aantal zaken. Ten eerste is dat een artikel over de archiefbewaarplaats. De heer Trompetter merkt op dat dit in GR staat. Ten tweede ontbreekt de definitie voor het begrip informatiesysteem. Verder ontbreekt, als men de toelichting leest, lid 2 van artikel 5. De voorzitter stelt voor om deze verordening vast te stellen. Er wordt contact opgenomen met de gemeente Franekeradeel om te kijken waar de problemen precies liggen. Eventuele wijzigingen komen op de volgende AB-vergadering terug. De vergadering gaat hiermee akkoord.

-3/5-

8. Voorstel tot vaststelling van de notitie “Afbakening taken FUMO en bijstellen kentallen basistaken” De heer Pen merkt op dat de vaststelling van deze notitie een definitief besluit is. De voorzitter geeft aan dat dat zo is. In het informele overleg is wel gesproken over aanscherpen van formuleringen. Deze aanscherpingen zouden toegevoegd worden. De directeur voegt hier aan toe dat de commissie onder leiding van de heer Raap ook onderlinge meningsverschillen heeft gehad. Het is lastig om op elk onderling verschil in te gaan. Als deze rapportage niet wordt vastgesteld, dan kunnen er geen DVO’s worden opgesteld. Ook wordt het opstellen van een begroting erg lastig. Daarom wordt toch voorgesteld om deze rapportage vast te stellen. De heer Ter Keurs stelt voor het DB te mandateren om de laatste randjes weg te poetsen. De voorzitter stelt voor om dit besluit vast te stellen, overleg te plegen met de informele groep over de laatste aanscherpingen en het DB te mandateren tot het doorvoeren daarvan. De vergadering gaat hiermee akkoord. 9. Voorstel tot vaststelling begroting 2014 De heer Pen merkt op dat er een groot verschil in het aantal licenties zit. Verder mist hij een reactie van het DB op de zienswijzen. Het was beter geweest als er een reactienota bij de begroting gevoegd was. De heer Van der Ploeg mist ook een reactienota en de DVO. Hiermee kan hij niet terug naar de raad en daarom kan hij geen “ja” zeggen tegen deze begroting. De voorzitter geeft aan dat de zienswijzen allemaal ongeveer dezelfde inhoud hadden. Het punt is dat de begroting niet gelijk is aan het bedrijfsplan. De zienswijzen zijn verwerkt in de begroting. De begroting is daardoor lager uitgevallen en past beter bij het bedrijfsplan. De heer Ter Keurs spreekt zijn waardering uit voor de verlaging van de begroting. Het bijvoegen van een reactienota was eleganter geweest. De voorzitter stelt voor om de raden een brief te schrijven met daarin een toelichting op de verwerking van de zienswijzen. Daar kan de vergadering zich in vinden. De heer Piet steunt de begroting, maar niet van harte. Er moet in 2015 veel energie gestoken worden in volumevergroting en efficiency. De heer Trompetter vindt dat er ingestemd moet worden met de begroting ondanks dat het niet uit te leggen is aan de raden wat er met de zienswijzen is gebeurd. De begroting is de grondslag om op te werken. De heer Bekkema sluit daarbij aan en pleit voor het snel invoeren van gedifferentieerde tarieven. De heer Pen heeft moeite met de begroting. Menameradiel betaalde € 57.000 aan de MAD en moet nu € 186.000 bijdragen aan de FUMO. Dat verschil is wel erg groot. De heer Durksz vindt dat een bezuiniging van 10% binnen 3 jaar een reële insteek is. De voorzitter merkt op dat de RUD’s er zijn om een kwaliteitsslag te maken. Kwaliteit kost geld. Mevrouw Ketelaar merkt op dat de FUMO niet op voorhand moet worden uitgekleed. Het is goed dat de FUMO scherp gehouden wordt, maar deze begroting is de bodem. Het risico is dat gemeenten achteraf moeten bijbetalen. De directeur geeft aan dat er gewerkt wordt aan een gedegen voorstel over gedifferentieerde tarieven. Een gemiddeld uurtarief is moeilijk toepasbaar. Er wordt gekeken naar het MADverleden. Er zijn minder fte’s in de formatie omdat er minder werk binnenkomt. De notitie van de commissie Raap heeft ook nog consequenties voor het aantal fte’s. Verder wordt er zo weinig mogelijk gewerkt met inhuurkrachten. De kwaliteitseisen zijn een wettelijke plicht; daar moet aan voldaan worden. De voorzitter stelt voor om tot stemming over te gaan. Uiteindelijk stemmen 5 leden (Ferwerderadiel, Kollumerland, Dantumadiel, Menameradiel en Dongeradeel) niet in met de begroting 2014. Daarmee is de begroting 2014 vastgesteld en is afgesproken dat de raden een brief krijgen met daarin een toelichting op de verwerking van de zienswijzen.

-4/5-

10. Procedure begroting 2015 De heer Trompetter vindt het belangrijk dat de gemeenteraden ook van deze procedure op de hoogte worden gebracht. De voorzitter zegt toe dat deze procedure wordt opgenomen in de eerdergenoemde brief aan de raden. 11. Vergaderschema De heer Hoekstra van de gemeente Vlieland merkt op dat de aanvangstijdstippen van de vergaderingen lastig zijn voor de eilanden. De heer Hijma zou ook graag eerder beginnen. Afgesproken wordt dat de AB-vergaderingen voortaan om 13.30 uur beginnen. 12. Rondvraag De heer Van der Ploeg wenst de FUMO sterkte met het uitwerken van de begrotingen en vooral met de verantwoording ervan. De heer Bekkema vraagt of er al urenoverzichten zijn gemaakt. De voorzitter geeft aan dat dit nog bij het controllersoverleg ligt. De heer Siebenga vraagt of de vergaderstukken een week eerder verstuurd kunnen worden. De directeur geeft aan dat dat lastig is en kan daar geen “ja” op zeggen. Verder vraagt de heer Siebenga naar de vacatures. Vacatures worden eerst intern uitgezet en daarna via “Werken in Fryslân”, net zoals de gemeenten dat doen. De voorzitter wenst tot slot allen een goede reis terug.

Vastgesteld op 26 juni 2014,

Mevrouw L.I. Diks Tijdelijk voorzitter

De heer M. van der Wal Secretaris

-5/5-