Beleidsplan
2011-2014 De Punt Vooruit
Inleiding & Voorwoord Het laatste beleidsplan van TV De Punt dateert van 2002 en reeds geruime tijd is er vanuit de leden een behoefte aan een vernieuwd meerjarenbeleid. Nu, sinds geruime tijd, er weer een voltallig bestuur binnen de vereniging actief is lijkt de tijd rijp om aan deze vraag vanuit de leden te voldoen. Om tot een juist beleid te komen is het van belang dat de vereniging enerzijds een juiste missie en visie formuleert en anderzijds kennis neemt van de ontwikkelingen in de “markt”. Met dit beleidsplan wil het bestuur de koers aangeven welke de vereniging de komende jaren wil varen. Het beleidsplan is bedoeld om voor elke belanghebbende het beleid inzichtelijk te maken. Tevens vormt het beleidsplan een ‘stok achter de deur’ voor het bestuur en commissies om te werken aan de plannen die we voor ogen hebben. Duidelijk is dat de komende jaren hard getrokken moet worden aan een aantal zaken. Met name het creëren van een gezonde financiële basis en het onderhoud aan onze accommodatie verdienen grote prioriteit. Namens het voltallig bestuur
Mario Bollen Voorzitter
Inhoudsopgave Hoofdstuk
Pag.
1. Missie & Visie • Missie • Visie
5
2. TV De Punt • Korte terugblik • De Punt anno nu • Externe factoren • Interne factoren • SWOT analyse • Concurrentieanalyse
6
3. Strategische doelstellingen • Technisch • Facilitair • Sponsoring • Communicatie • Financieel • Vrijwilligers
11
4. Organisatiestructuur van TV De Punt • Dagelijks bestuur • Commissies • Overige organisatorische instanties • Organigram • Overlegvormen
13
5. Actieplan 2011-2014 • Technisch • Facilitair • Sponsoring • Communicatie • Financieel • Vrijwilligers
15
6. Versiebeheer
18
1. Missie & Visie Missie Een missie definieert de bestaansgrond van een organisatie en geeft antwoord op de vraag: waarom doen we wat we doen? Een missie kan niet voortdurend ter discussie staan en daarmee is de missie tijdloos, maar wel toe te passen op een concreet moment. De missie van TV De Punt rechtvaardigt het bestaan van onze vereniging. TV De Punt wil een tennisvereniging zijn die mensen van verschillende leeftijden bij elkaar brengt om te tennissen in een gezellige sfeer, waar een ieder op zijn of haar eigen manier speelt, van recreatief tot prestatief. Het hoofddoel van TV De Punt is dat er tennis gespeeld wordt in een gezellige, informele en ongedwongen sfeer en zich daarmee kan onderscheiden ten opzichte van andere sportverenigingen in Zeewolde en tennisverengingen in geheel Flevoland. TV De Punt wil een unieke plaats innemen in Zeewolde en daarbuiten, gekenmerkt door haar eigen identiteit en onafhankelijkheid. Visie Een visie is een consistente blik op de toekomst en geeft de gewenste situatie aan. Het is als het ware een foto van de situatie die de organisatie nastreeft. Het bestuur van TV De Punt wil gedurende de beleidsperiode van 2011-2014 de continuïteit van de vereniging verder waarborgen en de missie van de vereniging ondersteunen door in de genoemde beleidsperiode de volgende punten te realiseren: TV De Punt is een vereniging met een open karakter, het is een ontmoetingsplaats worden voor jong en oud; Een van de pijlers van de vereniging zijn de leden. Interactie met diezelfde leden is daarbij cruciaal. De komende jaren zal goed geluisterd worden naar de wens van de leden. Betrokkenheid, inzet en zelfwerkzaamheid van de eigen leden speelt een grote rol; De vereniging biedt ruimte aan zowel recreatieve als prestatieve leden en we willen dat deze leden zich dan ook, gezamenlijk, thuis voelen bij onze vereniging; Vanuit deze gedachte dienen er (voldoende) activiteiten en faciliteiten op deze verschillende doelgroepen binnen de vereniging te worden afgestemd; Veel aandacht van de vereniging zal uitgaan naar de voor- & najaarscompetitie waarbij actieve promotie van de competitieteams wordt nagestreefd; Het jaarlijkse Open Zeewolder Toernooi voor zowel junioren als senioren heeft een spilfunctie binnen TV De Punt en is in de regio een begrip; ‘De jeugd heeft de toekomst’. TV De Punt zal blijvend streven naar het aantrekken van nieuwe jeugdleden en zal hierin blijven investeren; De vereniging een voldoende gezonde financiële basis heeft; Een goede accommodatie is cruciaal voor de vereniging. De komende jaren zal geïnvesteerd worden in park en kantine.
2. TV De Punt Korte terugblik TV De Punt is voortgekomen uit de afdeling tennis van de Omnivereniging Zeewolde (1983) en als zelfstandige vereniging opgericht op 30 juli 1990. TV De Punt anno nu TV De Punt is een vereniging met 472 leden (peildatum 1 januari 2011). De vereniging heeft de beschikking over 8 kunstgrasbanen en een clubhuis inclusief kleedkamers en kantine. Het merendeel van het onderhoud aan banen en clubhuis wordt door vrijwilligers uitgevoerd. Communicatie met de leden vindt plaats middels het 4 maal per jaar verschijnen van het clubblad (De ACE) en via de eigen website. De ontwikkeling van het ledenbestand ziet er als volgt uit waarbij de gegevens van 2010 de stand van 1 december 2010 weergeven. In deze stand is rekening gehouden met alle op 1 december bekende opzeggingen per 31-12-2010. Alle andere jaren zijn weergegeven met als peildatum 01 januari van het daaropvolgende jaar. Junior
Senior
Totaal
2006
154
334
488
2007
178
338
516
2008
198
337
535
2009
173
335
508
2010
153
319
472
Grafisch zit de ontwikkeling er als volgt uit.
Ontwikkeling Ledenaantal 600 500 400 300 200 100 0 2006
2007
Junior
2008
Senior
2009
Totaal
20 10
Externe factoren Er zijn een aantal externe factoren welke van invloed kunnen zijn op de toekomst van TV De Punt. Een aantal demografische ontwikkelingen waar de vereniging rekening mee dient te houden zijn: •
Vergrijzing;
•
Individualisering;
•
Kleinere gezinnen.
Het inwonersaantal van Zeewolde ontwikkelt zich op de volgende wijze.
Ontwikkeling inwonersaantal Zeewolde 25000 20000 15000 10000 5000 0 2000
2005
2006
2008
2010
totaal
De bevolking van Zeewolde, gesplitst naar leeftijdscategorie laat sinds 2000 de volgende ontwikkeling zien.
Bevolking Zeewolde naar leeftijd 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 2000
2005 0-10
2006 10-24
25-44
2008 45-64
2010 >65
Verder zijn de volgende politieke, economische en sociale ontwikkelingen van belang voor het beleid van TV De Punt: •
Als gevolg van afname subsidies steeds verdere noodzaak tot privatisering van verenigingen;
•
Wet- en regelgeving (bijvoorbeeld regelgeving KNLTB);
•
Individualisering van de maatschappij en daardoor afname van ‘clubgevoel’, waardoor er minder vrijwilligers beschikbaar zijn;
•
De concurrentie is groot door een grote verscheidenheid aan sportmogelijkheden;
•
Zeewolde is een forensendorp, dat betekent een grote mobiliteit en dus een geringe afhankelijkheid van het eigen dorp;
•
Zeewoldenaren hebben nog geen historische binding met het dorp;
•
Vitaliteit en fit zijn is ‘hot’.
In 2008 heeft de gemeente Zeewolde een enquête onder haar inwoners gehouden. Met betrekking tot sport zijn de volgende kengetallen uit deze enquête gekomen.
Sport in Zeewolde 70% 60% 50% 40%
42% 33%
30% 20%
22% 19%
24%
Aantal inwoners dat aan sport doet
Sporters tussen 30 -39
10% 0%
Vereniging
13% Sporters > 55
Individueel
Interne factoren Door een aantal van de bovengenoemde factoren is ook het teruglopen van het aantal vrijwilligers binnen TV De Punt verklaarbaar. Dit leidt binnen TV De Punt tot onvoldoende bereidheid onder de leden tot het draaien van kantinediensten en/of het doen van ander vrijwilligerswerk. In de recente geschiedenis is TV De Punt met twee hoofdproblemen geconfronteerd: Het langdurig ontbreken van een voltallig bestuur; Een financieel zorgelijke situatie.
SWOT analyse De sterktezwakteanalyse is een bedrijfskundig model dat intern de sterktes en zwaktes en in de omgeving de kansen en bedreigingen analyseert; op basis hiervan wordt vervolgens de strategie bepaald. De Engelse term SWOT-analyse wordt ook vaak in het Nederlands gebruikt en bevat de vier elementen: Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats (Sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen). Het bestuur heeft tijdens het tot stand komen van dit meerjarenbeleidplan een SWOT analyse uitgevoerd en is tot de volgende resultaten gekomen. Sterke Punten
Zwakke Punten
•
Laagdrempelige toenadering
•
Geringe sponsoring en subsidie
•
Open toernooien
•
Onevenwichtige financiële situatie
•
Eigen accommodatie
•
PR & Communicatie
•
Verlichte banen
•
Bereidheid vrijwilligerswerk
•
Zomer en winter bespeelbaar
•
Uitstraling accommodatie
•
Vernieuwd bestuur
•
Contributie
•
Competitie
Kansen
Bedreigingen •
Meer sponsors
•
Beschikbaarheid vrijwilligers
•
Groei inwonersaantal
•
Andere sporten in Zeewolde
•
Instroom nieuwe leden
•
Uitstroom leden
•
Samenwerking andere
•
Vandalisme
sportverenigingen
Concurrentieanalyse Het doen van een concurrentieanalyse is in de bedrijfskunde een logische stap na het uitvoeren van een SWOT. In de concurrentieanalyse wordt bezien hoe de eigen organisatie zich verhoud tot de concurrenten. Voor TV De Punt geld dat er een analyse kan plaatsvinden tov andere tennisverenigingen in de omgeving maar ook dat er gekeken kan worden naar andere sportverenigingen in het eigen dorp. Immers de lokale voetbalvereniging of de lokale fitness kan men zien als concurrenten van de eigen vereniging. Aannemende dat tennis in de basis niet goed vergelijkbaar is met andere sporten heeft het bestuur voor de vervaardiging van onderhavig beleidsplan gekozen om een vergelijk met andere tennisverenigingen in de nabije omgeving te maken. TV De Punt is met tien concurrenten vergeleken op onder andere het aantal leden, het aantal beschikbare banen en verschillende tarieven per zogenaamde speelmaand. In onderstaan schema staan de uitkomsten van de onderzochte componenten.
TV De Punt scoort op de bezettingsgraad als laagste van alle vergeleken verenigingen terwijl de vereniging qua tarief per maand dat men de banen kan bespelen tot de middenmoot behoort.
3. Strategische doelstellingen De strategie beschrijft hoe de in de visie gestelde beelden en doelen bereikt gaan worden en bestaat uit een aantal doelstellingen die voor het handhaven van de continuïteit op langere termijn cruciaal zijn. Technisch •
Er zal verder geïnvesteerd worden in het binden en boeien van jeugdleden.
•
Het organiseren van activiteiten voor leden zal worden gecontinueerd en verder uitgebreid.
•
Meer gebruik van het park in de weekeinden zal gestimuleerd worden.
•
Er wordt gestreefd naar een verdere stijging van het aantal leden.
•
Waar mogelijk zal er gestreefd worden naar een optimale verdeling van de trainingen over de dag- & avonduren.
Facilitair •
Groot onderhoud of vernieuwing van de tennisbanen verdient prioriteit.
•
Er zal geïnvesteerd worden in het clubhuis waarbij het thema “huiskamer” centraal zal staan.
•
Gestreefd wordt naar een maximale opening van de kantine.
•
De uitstraling van het park in samenspraak brengen met de private sfeer van onze vereniging staat hoog op de agenda.
Sponsoring •
Het invullen van de sponsorcommissie zal hoge prioriteit krijgen.
•
Het contract met de huidige hoofdsponsor zal, onder gunstigere voorwaarden voor onze vereniging, vernieuwd worden.
•
Veel aandacht zal uitgaan naar het werven en behouden van sponsors waarbij het streven is om op jaarbasis 25.000 euro aan sponsorgeld te ontvangen.
Communicatie •
Zowel in- als externe communicatie verdient centrale aandacht.
•
Het huidige clubblad (de Ace) zal nieuw leven ingeblazen worden waarbij een positieve uitstraling van cruciaal belang is.
•
Het clubblad zal naast de huidige interne verspreiding ook extern verspreid worden.
•
Er zal een nieuwe huisstijl ontwikkeld worden die voor alle vormen van in- en externe communicatie leidend zal zijn.
•
De website zal worden vernieuwd.
Financieel •
Er zal gestreefd worden naar een voldoende financieel gezonde situatie.
•
De jaarlijkse budgettering zal gebeuren aan de hand van een bottom up methode waarbij de concrete plannen van de commissies de basis van de algehele begroting zullen vormen.
•
Via de werving van sponsors zullen er extra inkomsten gegenereerd worden.
•
De kantine zal, ondanks de huidige kostenneutrale situatie, een positieve bijdrage leveren aan de financiële situatie van de vereniging.
•
Indien nodig zal er gestreefd worden naar een verantwoorde stijging van de contributiegelden.
Vrijwilligers •
Er zal een vrijwilligerscoördinator worden geïntroduceerd.
•
Het opzetten van een vrijwilligerspoule heeft hoge prioriteit.
•
Bestuursleden zullen geworven worden aan de hand van opgestelde functieprofielen.
•
Bestuur zal nauwe contacten onderhouden met de vrijwilligers.
4. Organisatiestructuur van TV de Punt Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van TV De Punt zal bestaan uit de volgende functionarissen: •
Voorzitter
•
Secretaris
•
Penningmeester
De vice-voorzitter wordt gekozen uit één van de commissievoorzitters en zal, ter zekersteling van de continuïteit van het dagelijks bestuur, deelnemen aan alle vergaderingen van het dagelijks bestuur. Commissies TV De Punt heeft een aantal commissies waarbij de commissievoorzitters zitting hebben in het algemeen bestuur. Het aantal bestuursleden komt daarmee op negen. •
Parkcommissie
•
Kantinecommissie
•
Jeugdcommissie
•
Sponsorcommissie
•
Wedstrijdcommissie
•
Activiteitenscommissie
Overige organisatorische instanties •
Ledenadministratie
•
Werkgroep communicatie
•
Werkgroep competitie
•
Werkgroep open toernooi
•
Kantinebeheer
•
Kantine-inkoop
•
Vrijwilligerscoördinator
Organigram Het organigram van TV De Punt ziet er als volgt uit.
Overlegvormen Overlegvorm
Vergaderfrequentie
Dagelijks bestuur
1 X per maand
Algemeen bestuur
1 X per twee maanden
Algemene ledenvergadering
Minimaal 1X per jaar
Commissievergaderingen
Afhankelijk van noodzaak. Eigen invulling
5. Actieplan 2011-2014 In het actieplan wordt aan de hand van concrete punten een beeld geschetst hoe de strategische doelstellingen gerealiseerd zullen worden. Technisch Onderdeel Jeugd
Jeugd Jeugd / Senioren
Senioren Competitie Nieuwe leden Nieuwe leden Nieuwe leden
Omschrijving Afschaffen huidige jeugdplan en schrijven nieuw jeugdplan waarbij “brede” aanpak jeugd centraal staat Continueren jeugdtoss & (ééndags)toernooien Organiseren van meerdere gecombineerde activiteiten waardoor de oudere jeugd de stap naar seniorlid als minder bedreigend ervaart Continueren en verder uitbreiden van de activiteiten voor senioren Voortzetten en actief stimuleren competitie voor jeugd en senioren (voor- & najaar) Herinstellen maak kennis met tennis & voeren van een naajaarscampange Actieve opvang van nieuwe leden Actief navragen waarom proefpas niet is omgezet in lidmaatschap
Gereed 2011
Omschrijving Nieuwe manier van kantine-inroostering Faciliteren pool van leden die vaker kantinedienst willen draaien tegen betaling Kantine opknappen Heronderhandelen schoonmaakcontract Onderzoeken behoefte en mogelijkheden weekendopenstelling Aanpassen assortiment zodat er een betere afstemming ontstaat met de maatschappelijke ontwikkeling “Fit = Hot” Vervangen Dak Vervangen baan 1 tm 4 Sluiten baan 7 & 8 Vervangen alle windnetten In overeenstemming brengen met private sfeer Herinrichting bestrating + beplanting Verplaatsen fietsfaciliteit waarbij gebruik door derden maximaal ontmoedigd wordt Samenvoegen van de twee parkdagen die ieder jaar worden georganiseerd met de grote schoonmaak van het clubhuis Verplaatsen rokersgelegenheid
Gereed 2011 2011
2011 2012
2012 2011 2011 2011 2011
Facilitair Onderdeel Bardiensten Bardiensten Clubhuis Clubhuis Clubhuis Clubhuis
Clubhuis Baanonderhoud Baanonderhoud Park Park Park Park Clubhuis / Park
Clubhuis / Park
2011-13 2011 2011 2011
2013 2014 2011 2011 2011-12 2011-12 2011 2011
2011
Sponsoring Onderdeel Commissie Sponsorplan Contracten Werving Onderhoud sponsors Onderhoud sponsors Club van 100 Club van 100
Omschrijving Voorzitter en leden commissie werven Sponsorplan gereen Nieuwe sponsorcontracten gereed Werven van nieuwe sponsors met als doel minimaal 25.000 euro sponsorgeld op jaarbasis Organiseren sponsortoernooi Organiseren sponsormiddag Onderzoek naar haalbaarheid club van 100 Indien haalbaarheid gebleken is het opzetten club van 100
Gereed 2011 2011 2011 2014 Jaarlijks Jaarlijks 2011 2012
Communicatie Onderdeel Huisstijl Mailings Clubblad Clubblad Clubblad
Publiciteit Publiciteit Website Aanspreekpunt
Omschrijving Alle communicatie van de vereniging via dezelfde huisstijl Naast het clubblad zal het bestuur via mailings de leden actief op de hoogte houden van ontwikkelingen Hernieuwen clubblad Externe verspreiding clubblad (beperkte gedrukte oplage) Jaarlijks aparte uitgave van een bewaarexemplaar met daarin o.a. Wie doet wat, Procedures, Afspraken etc Actieve benadering Flevopost / Zeewolde Actueel Ontwikkelen flyer ter verspreiding (bv nieuwe inwoners) Vernieuwen site Aanstellen communicatiewerkgroep
Gereed 2011 2011 2011 2011 2012
Doorlopend 2011 2011 2011
Financieel Onderdeel Budgettering Budgettering Contributie Contributie Kantine Kantine
Omschrijving Opbouw budget vanuit commissies Opstellen gefundeerd meerjarenbudget Verhoging tarieven minimaal conform inflatie-index Verhogen contributie-inkomsten door uitbreiding van het ledenaantal Tarieven aanpassen zodat alle producten een positieve marge hebben Het gebruik van de kantine door derden zal regelmatig geëvalueerd worden zodat minimaal kostenneutraliteit gegarandeerd is
Gereed 2011 2011 Jaarlijks Jaarlijks 2011 Doorlopend
Vrijwilligers Onderdeel Vrijwilligerspool Vrijwilligerscoördinator Vrijwilligerscoördinator Contact Vrijwilligers Vrijwilligers
Vrijwilligers Vrijwilligers Jeugdraad Jeugdraad
Omschrijving Active benadering van leden met als doel opzetten van een vrijwilligerspool Werven en aanstellen van de vrijwilligerscoördinator Opstellen functieprofiel Jaarlijkse vrijwilligersavond Taakomschrijvingen Actieve benadering “jonge” seniorleden om vergrijzingproblematiek in huidige commissies te voorkomen Onderzoek naar samenwerking met externe vrijwilligers via de vrijwilligerscentrale Zeewolde BOT sessie per commissie om tunnelvisie in de commissies te voorkomen Onderzoek naar behoefte en haalbaarheid instellen jeugdraad Herintroductie van de jeugdraad
Gereed 2011 2011 2011 Jaarlijks 2011 2011
2011 2012 2011 2012
6. Versiebeheer Nr 1.0 1.1 1.2
Datum nov 2010 nov 2010 nov 2010
1.3 1.4 2.0 2.1
dec 2010 dec 2010 jan 2011 feb 2011
Omschrijving Eerste opzet Aanpassingen nav sessie DB Aanpassingen nav gegevens secretaris en ledenadministratie Aanpassing organigram Aanvullingen en correcties Aanvullingen en correcties Toevoegen concurrentieanalyse
Wie Voorzitter Dagelijks bestuur Voorzitter Voorzitter Auke Buijvoets Deelnemers BOT Sessie Voorzitter
