1 Notulen jaarvergadering d.d. 20 oktober 2015 Aanwezig : 31 leden afgemeld : 19 leden 1. Opening door de voorzitter Aangezien het vereiste quorum van het aantal 50 leden om 20.00 uur niet aanwezig is schorst de voorzitter- conform art. 16 lid 3 van de statuten – de vergadering 5 minuten en omdat het quorum dan niet meer noodzakelijk is, hervat hij de vergadering om 20.10 uur. De voorzitter, Peter van Eijk, heet de aanwezigen van harte welkom op deze 39e algemene jaarvergadering. Voor een beter verloop van deze vergadering worden punt 7 en 8 verwisseld op de agenda. 2. Notulen van de vorige vergadering d.d. 20 november 2014 Er zijn geen op- en aanmerkingen. 3. Inleiding en jaaroverzicht van de voorzitter.
2014-2015, De elf maanden van de vorige jaarvergadering tot deze jaarvergadering waren opnieuw fantastische tennismaanden. Zoals jullie ervaren hebben, is de jaarvergadering van november verplaatst naar oktober. In de planning van de penningmeester, afronding en voorbereiding van het nieuwe financiële jaar paste dit beter. Bovendien zijn we van de maandag afgeweken. We zullen wisselend tussen maandag en donderdag steeds een andere dag kiezen. We hopen dat mensen die op een vaste avond verplichtingen hebben daarmee in de gelegenheid worden gesteld op de jaarvergadering aanwezig te zijn. Ik sprak zojuist van fantastische tennismaanden. We hebben daarmee het doel waarvoor we opgericht zijn opnieuw goed inhoud gegeven. Vele leden wisten onze tennisbaan opnieuw met grote regelmaat te vinden. We constateren wel dat het vrij tennissen en de competitie m.n. op de vrijdag daarbij het meest populair zijn. De tennisactiviteiten in de vorm van toernooi of kampioenschap blijken minder in trek. Sowieso lijken georganiseerde activiteiten minder in trek. Ik denk daarbij ook aan de nieuwjaarsreceptie. Goed voorbereid, mooi aangeklede kantine, gezellige sfeer maar beperkte opkomst. Een punt van aandacht voor de toekomst. Een ander belangrijk punt is de aanwas van nieuwe leden. In vergelijk met andere tennisclubs mogen we misschien niet ontevreden zijn maar daar moeten we m.i. geen genoegen mee nemen. Een goede pr van alle leden is daarmee onderstreept. Dat geldt misschien wel heel in het bijzonder voor de aanwas van nieuwe jeugdleden. Een groter aantal leden is belangrijk om een toernooi, competitie, kampioenschap maar ook andere activiteiten mogelijk te maken. Op deze wijze maak je vriendjes binnen de club en creëer je binding met de club ook voor latere leeftijd. Minder leden leidt ertoe dat we met minder mensen dezelfde kosten moeten dragen. In het financieel jaarverslag zal onze penningmeester daar op terugkomen. Opnieuw een pluim voor veel mensen die wekelijks of met grote regelmaat binnen een commissie of daarbuiten veel energie steken in onze club om de vereniging draaiende te houden. Dank je wel!!! In de presentatie van de commissies zal zo dadelijk duidelijk worden waar al deze activiteiten uit bestonden. Samen verantwoordelijk bestaat ook uit de kleine dingen. Opruimen, prullenbakken gebruiken, deuren goed afsluiten, verlichting uit. Bij agendapunt 8 zullen we op dit onderwerp uitgebreider ingaan. Helaas werden we in het voorjaar geconfronteerd met een brutale inbraak. De buit was nihil, de schade enorm. Jammer,.......,.....
2 We hadden in de vorm van competitiekampioenen natuurlijk ook te vieren. Eigenlijk is elke dag op de Kaetelberg toch een feestje?! In december 2017 hebben we in elk geval een mooi feest de vieren als onze club 40 jaar bestaat. Het lijkt ver weg. Het bestuur roept echter nu al initiatief nemende leden op om zich te melden. Het bestuur wil graag een faciliterende rol nemen en leden in de gelegenheid stellen om een werkgroep samen te stellen en ideeën uit te werken. Ik wil graag ook van de gelegenheid gebruik maken om mijn mede bestuursleden te bedanken. Eén voor één kanjers die erg veel tijd en energie in de vereniging steken om alles draaiende te houden. 4. Jaarverslag penningmeester en financiële commissie
Voor dat ik een toelichting geef op de financiële situatie van onze vereniging wil ik allereerst benadrukken dat het huidige boekjaar een maand korter is dan de gebruikelijke 12 maanden. Dit heeft te maken met eenmalig naar voren halen van de jaarafsluiting om dit zo beter te kunnen combineren met de overige werkzaamheden van de penningmeester. Het komende boekjaar zal weer gewoon uit 12 maanden bestaan, te weten van 1 oktober 2015 t/m 30 september 2016. b. verslag kascontrolecommissie De kascontrolecommissie stelt de vergadering voor de penningmeester te dechargeren voor het in deze periode gevoerd financieel beleid.
c. Benoeming kascontrolecommissie Hay Doensen is aftredend en stelt zich niet verkiesbaar. De commissie zal het volgend jaar bestaan uit Patrick Loos en Anton Bernards. Paul Dekkers is reservelid. d. Begroting 2016 e. Vaststellen contributie 2016
Voor het komende verenigingsjaar, ingaande 1-1-2016, wordt de contributie voor seniorleden verhoogd met €5 naar €130. 5. Verslagen en plannen van de diverse commissies. a. Technische commissie (Hans Janssen)
In de voorjaarscompetitie hebben 12 teams competitie gespeeld, 1 team op dinsdag, 6 teams op vrijdag en 5 teams op zaterdag. We hebben een aantal teams kunnen huldigen met hun kampioenschap en wel Mix 1 vrijdag, Halco de Bok, Stef Doensen, Ingrid Keulers en Dorien Oostdam. Bij dit team zijn ingevallen Els Janssen, Paul Driessen, Wim Janssen en Nicole Bijen. Heren 3 zaterdag, Maarten Polderman, Marcel Bouwmans, Ernest Keulers, Marc Wienen en Bas Basten. En dames dinsdag Jeanne van Vegchel, Nancy van Wylick, Nicole Bijen, Marga Kuijpers, Els Janssen en Coby Jonker. Bij dit team is Wendy Friesen ingevallen. De afsluitingsavond van de competitie op 30 mei georganiseerd door 1ste herenteam van de zaterdagcompetitie was zeer gezellig in een heel leuk versierde kantine. In de najaarscompetitie van 2015 spelen inmiddels 7 teams op vrijdagavond en 1 mixteam speelt op zaterdag. Het Kaetelberg Mix & Match toernooi 2015 is goed verlopen. We hadden iets minder deelnemers in 2015 in vergelijking met 2014. Ook in 2016 hebben we de volgende categorieën : 4, 5, 6 en 7 en wel de DD/HD/GD 25+. Het toernooi zal in week 26 van 2016 plaatsvinden van 27 juni t/m 3 juli. De TC wilt alle vrijwilligers en sponsoren nogmaals VAN HARTE BEDANKEN (baanonderhoudsgroep, barcommissie, vrijwilligers achter de bar,
3 keukenbrigade, banenvegers, parkcommissie etc. etc.). Zonder jullie kan het toernooi niet doorgaan! De TC is, samen met de sponsorcommissie, nog op zoek naar meer sponsoren voor ons toernooi! Het thuisblijverstoernooi was ook dit jaar weer zeer geslaagd met de slotavond bij TC Blerick. Er deden gelukkig dit jaar wat meer “Kaetelbergers” mee! Het clubkampioenschap enkel dames en heren is niet doorgegaan i.v.m. te weinig deelnemers. Hetzelfde is er gebeurd met de clubkampioenschappen dubbel/mix. Binnen de TC (en wij staan natuurlijk nog steeds open voor suggesties vanuit de leden) gaan we nogmaals ‘brainstormen’ hoe de clubkampioenschappen in 2016 op te zetten en wanneer. De trainingen werden dit jaar wederom verzorgd door Josette Titulaer en Raoul Killaars. Samen met TC Blerick en TC Venlo hebben we voor het tweede jaar een wintercompetitie voor Groot-Venlo opgestart. Er wordt in 3 poules gespeeld. Op zaterdag 28 november, 16 januari en 27 februari worden er vanaf 12.00 uur hier op het park wedstrijden voor de wintercompetitie gespeeld. Op zondag 29 november en 27 december vindt er weer het Spek & Eierentoernooi tennis en boulen plaats. In december zullen de jeugdcommissie en de TC hun programma voor 2016 op elkaar afstemmen. Daarna wordt het programma via onze site en de mail aan de leden bekend gemaakt. Zoals ik vorig jaar al aangaf is Thieu Hovens gestopt als competitieleider en heeft hij zijn opvolger, Kenneth Linders ingewerkt. Kenneth heeft echter onlangs te kennen gegeven te stoppen als lid van onze tennisvereniging. We zijn dus op zoek naar iemand die de taak van competitieleider op zich wilt nemen. Daarnaast zijn we ook nog steeds op zoek naar iemand die de taak als toernooileider voor het Mix & Match toernooi op zich wilt nemen. Tenslotte wil ik mijn commissie Nancy van Wylick, Thieu Hovens, Anton Bernards, Maarten Polderman, Kenneth Linders en Nicolle Bijen, (Nicolle is de TC dit jaar komen versterken), hartelijk bedanken voor al hun bijdragen. Nancy en Maarten hebben aangegeven te stoppen met hun werkzaamheden bij de TC. De TC heeft echt behoefte aan versterking; dus meld je aan bij de TC! b. Jeugdcommissie (Marcel Goedmakers)
Begin 2015 hadden wij nog 26 jeugdleden. Maar gelukkig kwamen er gedurende het jaar 7 kinderen bij. Op 3 januari namen, op uitnodiging van T.C. Venlo, drie jeugdleden deel aan het “Oliebollentoernooi” in “De Schaapskooi”. Voor het vierde jaar op rij, organiseerde de jeugdcommissie een winteractiviteit. Op vrijdagavond 16 januari kwamen 15 kinderen naar “La Vita Sana” om tegen wanden te klimmen en spelletjes te doen. Met na afloop een hapje en een drankje. In februari gaf Josette Titulaer een voorbereidende training, aan de deelnemers aan de “TennisKids World Tour”. Het meisjesteam (11 tm 17 jaar op zondag) kreeg een competitietraining van Josette en een competitietraining van Raoul Killaars, aangeboden door onze vereniging. De trainingen werden dit jaar verzorgd, door Josette Titulaer en door Raoul Killaars (van Maximum Tennis). Aan de “TennisKids World Tour”, elke eerste zondag van de maanden maart tot en met augustus, namen twee teampjes deel. Drie kinderen speelden Rood (miniveld) en drie kinderen speelden Oranje (driekwartveld). Op zondagmorgen 8 maart waren wij “host” (gastheer) voor Rood: 24 kinderen tennisten op ons park. Op zondag 7 juni waren wij weer “host” voor Rood: 16 kinderen speelden hier. Op zondag 5 juli waren wij “host” voor Oranje: 14 kinderen speelden op “De Kaetelberg”. In het kader van de samenwerking met de jeugdcommissies van Velden, Lomm en Arcen, organiseerden wij op 29 maart op “De Kaetelberg” het “Hamburgertoernooi”.
4 Er deden 23 kinderen van Arcen, Lomm, Velden en “De Kaetelberg” aan mee. De kosten werden gedeeld. Van onze club deden 9 jeugdleden mee. Aan de voorjaarscompetitie nam deel: het meisjesteam 11 tm 17 jaar op zondag. Zij speelden in een blauw shirt met daarop het logo van “De Kaetelberg”. Op woensdag 24 juni organiseerden wij voor het eerst een “Tennis - Spellenmiddag”. Kinderen uit groep 4 tot en met 8 van de “Gemmaschool” en “De Meule” werden uitgenodigd, om gratis kennis te maken met de tennissport en ons park. Er deden 15 kinderen aan mee. Plus 9 jeugdleden. Het heeft ons nieuwe jeugdleden opgeleverd. Aan de “TennisKids World Tour” najaar (de eerste zondag van de maanden september, oktober, november) nemen weer twee teampjes deel. Vijf kinderen spelen Rood en drie kinderen spelen Oranje. De vereniging schafte vier mini netjes aan. Dit vanwege de “TennisKids World Tour”. Het meisjesteam 11 tm 17 jaar op zondag, neemt deel aan de najaarscompetitie. Op zondag 6 september waren wij “host” voor Rood: 15 kinderen speelden hier. Op zondag 4 oktober waren wij “host” voor Oranje: 18 kinderen speelden op ons tennispark. Wij hebben foto’s van onze jeugdactiviteiten gemaakt en die op Facebook geplaatst. Op uitnodiging van de jeugdcommissie van T.C. Grubbenvorst, namen drie jeugdleden daar deel aan de tennis clinic van Jacco Eltingh. Op zondag 20 september organiseerden wij het gezellige “Mini Maxi Toernooi”. Acht koppels deden hier aan mee. Op zaterdag 10 oktober deden zeven jeugdleden, op uitnodiging, mee aan het “Pannenkoekentoernooi” van T.C. Grubbenvorst. Op zondag 8 november zal het gezamenlijke jeugdtoernooi, van Arcen, Lomm, Velden en onze vereniging, op ons tennispark worden gehouden. Mijn medecommissieleden John Lenders, Wieneke Pingen, Inez Kochs, Ronald van Gasselt, Angélique van Rensen en Josette Titulaer, wil ik hierbij hartelijk bedanken, voor hun inzet in het afgelopen jaar. c. Park/baan/technische onderhoudscommissie Het verslag van de parkcommissie wordt voorgelezen door Hay Eichholtz.
Zoals bij velen bekend, doen de vrijwilligers van de " Parkonderhoudsgroep " al vele jaren wekelijks, zo goed als het kan het groen onderhoud van ons park, aangevuld met diverse andere voorkomende werkzaamheden. Elk jaar staat ook in het teken van een eenmalig groot onderhoud, welk speciale aandacht nodig heeft. En dat hebben we geweten. Dit jaar met name de maanden oktober/november bleken hiervoor uitermate geschikt. Deze werkzaamheden bestonden uit: Het zeer noodzakelijke onderhoud van de op ons park aanwezige bomen. De 1e fase van deze werkzaamheden was in oktober. De bomen werden onder handen genomen die de meeste overlast bezorgden. Tevens de veiligheid speelde hierin een grote rol. Deze werkzaamheden duurden 2 dagen en werden uitgevoerd door Verstappen boomverzorging uit Sevenum. De groepsleden aangevuld met een aantal vrijwilligers van de vereniging, gaven de nodige ondersteuning bij afvoeren en vernietigen van de massa aan takken. Op verzoek van onze buren, t.w. LSE transport en Goos BV werden de navolgende werkzaamheden uitgevoerd: Het verwijderen van extreem hoogstaande struiken welke zich bevonden tussen de coniferen (banen 4 en 5) en de afrastering van LSE transport. Op de parkeerplaats werden op verzoek van Goos B.V alle grote coniferen en een loofboom verwijderd die voor veel overlast zorgden, namelijk verstopte dakgoten. Bovenstaand is een korte samenvatting van onze activiteiten. Het verslag van de baanonderhoudsgroep wordt voorgelezen door Hans Janssen.
5 De baanonderhoudsgroep bestond het afgelopen jaar wederom uit Jac Seelen, Jan de Laat, Rens de Wit en Geert Billekens. Deze heren zijn er ook dit jaar weer in geslaagd onze banen in topconditie te brengen en te houden. d.
Kantinecommissie (Els Janssen)
Afgelopen voorjaar is de verbouwing afgerond. De keuken, de hal en uiteindelijk ook de kleedlokalen zijn net voor aanvang van de competitie nog in de verf gezet. Een break was noodzakelijk na al die weken en weekenden op de Kaetelberg, daarom gaan we deze winter verder met opruimen en de aankleding, van o.a.de kinderhoek. De inbraak heeft voor veel ellende en extra werk gezorgd, toch zijn we blij dat in de kantine verder geen vernielingen zijn aangebracht. Nadat Jan Billekens vorig jaar als voorzitter van de commissie is gestopt heeft hij de taak “ inkoop” behouden, buiten nog vele andere taken en daar zijn we heel blij mee. Halco de Bok is gestopt, wij danken hem voor de jaren dat hij voor de kantine-boodschappen heeft gezorgd en waar mogelijk hij zijn steentje bijdroeg. Verder zijn lid van onze commissie; Coby Jonker, Truus Billekens, Geert Billekens, Tanja van Rijn en Eric van Rijn die momenteel de vele taken onderling verdeeld hebben. Hartelijk dank voor jullie enorme inzet het afgelopen jaar. Onze commissie heeft onder andere als taak, elk jaar voor een goede reguliere barbezetting te zorgen en ook tijdens competities en toernooien. Dat kostte afgelopen jaar vaak veel overredingskracht en spijtig genoeg is het niet altijd gelukt leden te motiveren een bardienst te draaien. Ook is het geregeld voorgekomen, dat ingeplande leden voor reguliere of competitie bardiensten niet kwamen op dagen. De reden waren soms begrijpelijk, soms niet, het blijft echter vervelend voor diegenen die graag gebruik van de kantine wilden maken. Momenteel is er een alarmerende terugloop van vrijwilligers die reguliere bardiensten willen draaien waardoor de jaarbezetting van 2016 niet gegarandeerd is. Dat zou erg jammer zijn en zeker niet goed voor de club. De kantine commissie staat altijd open voor nieuwe ideeën. Een vraag vanuit de leden om eens naar een andere biertje om te zien, is ter harte genomen. Jan Billekens heeft met zowel vertegenwoordigers van Brands als Hertog gesproken. Geen van beiden zijn echter met een enigszins concurrerend voorstel t.o.v. Lindeboom gekomen. De inkomsten uit de kantine zijn van groot belang voor de club en deze zijn het afgelopen jaar niet denderend geweest. Een duurdere leverancier is mede daarom niet wenselijk. Wel zetten volgend jaar liever meer in op o.a. seizoensbieren in kleinere fusten ,waarvoor Jan nog met Lindeboom in overleg is. Ook hebben we op vraag van de competitiespelers geprobeerd iets anders aan te bieden tijdens de vrijdagavond –en zaterdagcompetitie. Echter zowel de kosten als de hapjes, waren niet naar tevredenheid, zodat we het dit najaar weer hebben teruggedraaid, zei het iets aangepast. We blijven proberen het de leden en gasten naar de zin te maken, ook tijdens toernooien, zoals het b.v Mix & Match. Een heel kookteam stond weer klaar die week, dat was super! De hele week was het gezellig op het park en de kantine draaide op volle toeren. Ook de afsluitavond van de voorjaarscompetitie met “ drescode white” was goed voor de omzet. De afsluiting van de wintercompetitie 2014/2015 was op de Kaetelberg en zeer geslaagd. Helaas vanwege te weinig deelname vanuit onze club zal, deze avond niet meer hier plaats vinden. Voor alle gerealiseerde activiteiten danken we de vrijwilligers die hier hun steentje aan hebben bijgedragen. Of het nu schilderen, koken, ballonnen opblazen, buffet klaarzetten, fritesvet verschonen, wafels bakken, DJ spelen, boodschappen halen of een bardienst draaien was. Betrokkenheid, daar gaat het om! e.
Sponsorcommissie (Gerard Janssen)
6 In 2015 bestond de commissie uit : Jan van Tulder, Jo Lamers, Koert Maas en Gerard Janssen. Het financiële resultaat in 2015 heeft ook dit jaar weer de mooie som van € 5000,opgeleverd. Echter € 1080,- is dit jaar niet afkomstig van onze sponsoren, maar door onze eigen leden bijeengebracht middels de sponsoractie van supermarkt Plus Benders. De leden van honderddertig verenigingen in Venlo en Blerick zijn gedurende 6 maanden actief geweest met het verzamelen van gratis sponsorzegels. Ook onze leden hebben met veel enthousiasme mee gedaan met dit prachtige resultaat als gevolg. Namens onze vereniging hartelijk dank voor jullie inzet. Ook dit jaar werden wij geconfronteerd met enkele opzeggingen van sponsoren om diverse redenen. Wij zijn blij ook weer een nieuwe sponsor te kunnen presenteren. Het betreft Schade Service Blerick, een bedrijf dat gespecialiseerd is in schade herstel en onderhoud van o.a caravans. Gedurende 2015 hebben wij het initiatief genomen om de commissie om te turnen naar een ondernemersplatform zodat de ondernemers een eigentijdse en vernieuwende manier van denken binnen hun bedrijf kunnen invoeren. Voor deze aanpak hebben wij alle sponsoren uitgenodigd voor een ontbijt sessie, maar helaas was hiervoor nauwelijks belangstelling en hebben wij de bijeenkomst niet door laten gaan. In overleg met het dagelijks bestuur gaan wij ons beraden op welke manier wij de binding met onze sponsoren kunnen verbeteren. In 2014 hebben wij het bestuur gevraagd om onze TV in de kantine in te zetten voor sponsordoeleinden. Helaas is dit tot nu toe niet gebeurt, behoudens tijdens het Mix en Match toernooi. Dit kan zo niet door gaan ! Wij moeten beseffen dat onze sponsoren meer geboden moet worden om te voorkomen dat we nog meer sponsoren verliezen. De opdracht is dan ook : iedere avond standaard de tv aan met daarop de informatie van de club en de afbeeldingen van de sponsoren. Bij heel veel verenigingen wordt dit al met veel succes toegepast. Het vernieuwen van de website, in samenwerking met provider Mindworkz is helaas ook niet gerealiseerd. Er hebben wel gesprekken plaats gevonden door een commissie aangesteld door het bestuur, maar concreet hebben onze leden hier nog geen resultaat van gezien. De website is onze belangrijkste vorm van communicatie en die dient, zeker in de huidige tijd, optimaal te functioneren en bij de tijd te zijn. Graag met spoed dit proces af maken. De opbrengst van het programma sponsorkliks is te verwaarlozen. De leden gebruiken de mogelijkheden niet om extra inkomsten voor onze club te genereren terwijl het bijna geen moeite kost. Van ieder lid dat via internet bestellingen doet en dat zijn er veel tegenwoordig, ontvangt de club een percentage van de aankoopsom. Wij zullen nogmaals tekst en uitleg geven via de nieuwsbrief en hopen dat onze leden toch actief worden in het gebruik ervan. Tot slot : leden van de Kaetelberg, sponsoring is niet vrijblijvend. Probeer ook steeds onze sponsoren een kans te geven in je privé zaken zodat de sponsoren ervaren dat het nut heeft om onze club te steunen. Ook het bestuur en de verschillende commissies dienen hier steeds aan te denken wanneer wij opdrachten voor onze club laten uitvoeren. Wij gaan in de zelfde samenstelling ook de komende periode ons best doen om met behulp van sponsoring de club gezond te houden. Opmerking van de voorzitter: chapeau naar alle commissies, de opmerkingen worden besproken bij punt 8. f.
Sociale commissie
Mia Billekens heeft een bezoek gebracht aan Hay Eichholtz en Sjan van Veghel. Ze doet dit nog altijd met veel plezier. Applaus volgt!
7
g. Coördinator 50+ leden (Sjraar Driessen) Het seniorentennis op de vaste woensdagmorgen is dit jaar met meer dan 30% toegenomen. Dit geeft duidelijk aan dat de populariteit van het seniorentennis behoorlijk in de lift zit. Mede door de goede zorgen van het echtpaar Ans en Sjraar Thissen voor een lekker gezet kopje koffie of thee draagt dit bij tot een gezellige nazit die steeds langer en gezelliger gaat worden. Jammer is wel dat het jaarlijkse tennistoernooi in samenwerking met T.C. Velden ook onder een nieuwe formule geen doorgang heeft kunnen vinden. De belangstelling van de Kaetelbergers was minimaal, het bleef bij slechts 1 aanmelding. Deze activiteit zal dan ook afgevoerd worden van ons programma. Op donderdag 9 Juli werd onze inmiddels traditionele fietstocht gehouden die begon met koffie en vlaai in ons Kaetelberger clublokaal. De tocht voerde ons ditmaal door het Duitse land waar de route planners Ben Idink, Wiel van Aarsen, Hay Doensen en ondergetekende weer voor verrassende en vooral bosrijke paden hadden gevonden die onder goede weersomstandig heden zorgde voor een prachtige fietstocht. In Wachtendonck was onze eerste terrasstop waar de consumpties gretig aftrek vonden. Hierna werd de tocht vervolgd langs een kabbelend beekje naar onze eindbestemming die gelegen was aan de Straelse grens waar bij Gaststätte Verbeek een heerlijke barbecue als afsluiting voor ons klaarstond. Binnenkort zullen ook de winterleden die we elk jaar van harte welkom heten zich op de woensdagmorgen weer bij onze groep gaan voegen. De aanwas neemt hierdoor natuurlijk nog meer toe en langzamerhand rijst bij ons de vraag of we niet moeten gaan overwegen in de toekomst met een tweede seniorenmorgen te gaan starten. Opmerkingen: een 2e ochtend voor de senioren wordt van harte toegejuicht maar het blokkeren van 5 banen op de woensdagmorgen is niet mogelijk. Zoals eerder aangegeven is dit onbespreekbaar, deze baan blijft vrij voor eventuele andere leden. Indien deze niet aanwezig zijn kan er gewoon worden afgehangen via het afhangbord. 6. Ontvangen correspondentie Het secretariaat heeft geen correspondentie ontvangen en verstuurd. 8. Voortgang beleidsplan
Inleiding op nieuwe bestuurs- en organisatiestructuur. Ik neem jullie even mee naar de begin jaren van onze club. Onze Kaetelberg is ontstaan in de jaren '70. Een andere tijd dan de huidige en een andere samenleving. De vereniging bestond in die jaren uit leden die elkaar goed kenden en de handen uit de mouwen staken. Het was hún vereniging. Het verrichten van taken voelde niet als verplichting, ze hadden er juist lol en plezier in om dingen samen te doen. In de ledenvergadering brachten ze hun stem uit. Er was sprake van echte democratie in de club. Nu is het veel losser binnen de vereniging. Er zijn veel meer verschillende redenen om je aan te sluiten, het is veel diverser. Soms is gelijkgestemdheid ver te zoeken. In de waardevolle vrije tijd moeten mensen veel keuzes maken. De tennisclub moet concurreren met allerlei bestedingsmogelijkheden. Voor vrijwilligerswerk hebben veel leden geen tijd meer. En als, dan moet het passen in hun drukke agenda. De vereniging anno 2015 rust op de schouders van relatief weinig en veelal dezelfde vrijwilligers. We ervaren dat de betrokkenheid van leden minder groot is dan gewenst en noodzakelijk om samen vereniging te zijn en op een betaalbare manier lid te zijn van onze tennisclub. We ervaren dat het moeilijk is bestuursleden, commissieleden en kartrekkers van activiteiten te werven. De opkomst in de ledenvergadering is relatief beperkt. I.p.v. gelijkgestemde leden zien we een steeds meer kritischere opstelling van leden. Leden stellen
8 zich steeds meer op als klanten. We spreken ook wel eens van een sportschool mentaliteit. Als we heel kritisch zijn of misschien wel erg realistisch zal als deze trend zich doorzet de Kaetelberg misschien wel eerder ophouden te bestaan dan we willen. En daarvoor zijn we toch geen lid geworden!!! Dat is toch niet wat we willen!!!! Het bestuur is van mening dat het roer om moet! Derhalve het voorstel om tot een nieuwe bestuurs- en organisatiestructuur te komen als basis voor anders samenwerken. De veranderende structuur is daarmee geen doel maar wel een belangrijk middel. Belangrijk is dat we nadenken over: .strategie: wat zijn onze ambities, wat zijn we voor een club .structuur: wie doet wat .cultuur: hoe gaan wij binnen de Kaetelberg met elkaar om. De eerste keuze die we moeten maken is: Wat zijn we voor een club? Een club met, door en voor leden?! Om dit mogelijk te maken is een brede betrokkenheid van leden, met een betrokkenheid laag in de organisatie maar ook een heldere scheiding van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van belang. De veranderende structuur moet er aan bijdragen dat de cultuur verandert. Van eisen stellende leden ( die aanpassingen van trainers vragen, mensen op de Kaetelberg hebben die hun troep opruimen, die voor hun nog betere planning maken voor de competitie, die nog betere maaltijden willen en meer fris willen voor €1,30 en toch geen bardiensten willen draaien) naar vereniging die verenigt. Een club waar de gemeenschapszin centraal staat waar iedereen achterstaat en zijn schouders onderzet op basis van duidelijke taken en bevoegdheden. Voor het bestuur betekent dit: dat het bestuurt, beleid initieert, vast stelt, besluiten neemt, mandateert, verantwoording aflegt aan de ledenvergadering. Het bestuur werkt op basis van een beleidsplan en ( meerjaren ) begroting. Het bestuur bestaat uit: voorzitter, secretaris, penningmeester. De voorzitters van de commissies maken niet langer deel uit van net bestuur. Het bestuur zorgt voor richten en inrichten. Voor de commissies betekent dit: dat de commissie uitvoerend is en activiteitgericht binnen mandaat en beleidskader. De commissie is activiteit initiërend, krijgt een financieel kader op basis van een jaarplan en begroting/ offerte en legt inhoudelijke en financieel periodiek verantwoording af aan het bestuur. De commissie benadert leden liefst op basis van het jaarplan vooraf, om partieel een aandeel te leveren bij de te organiseren activiteiten. De leden die betrokken zijn hoeven geen structureel deel uit te maken van een commissie. Elke commissie heeft een voorzitter die verantwoordelijk is voor communicatie naar het bestuur. De commissie zorgt voor het verrichten. Voor de leden betekent dit: dat alle leden vrijwilligerstaken verrichten op basis van competentie. Uitgangspunt is minimaal één activiteit per jaar. We moeten de energie benutten binnen onze club. De betrokkenheid geïnitieerd door de commissie moet leiden tot binden, verbinden, plezier in samenwerken. Het samenwerken moet leiden tot een blijvend vitale club. De scheiding van taken binnen bestuur, commissie en leden moet ertoe bijdragen dat het aantrekkelijker wordt te participeren in een van de geledingen. De taken en bevoegdheden lopen immers nu heel erg door elkaar. Het bestuur wordt nu voor praktisch alles aangesproken. Draagt eindverantwoording maar is gelijktijdig ook heel uitvoerend actief. In de commissies participeren nu leden die misschien wel voorzitter van de commissie willen zijn maar niet in het bestuur willen participeren. Misschien kent de club wel potentiële bestuurders maar die willen niet per definitie voorzitter van een commissie zijn. Er zijn ongetwijfeld leden die wel in een commissie willen participeren maar niet voor alle activiteiten verantwoordelijk willen zijn. Met inzet van andere
9 leden wordt het wel aantrekkelijk. We hebben ongetwijfeld leden die bij een bepaalde activiteit bijdrage willen leveren (parkdag, organiseren mini-maxi toernooi, samenstellen competitieteams, als regelaar, ritselaar functioneren....,....) zonder dat we kwaliteit kennen. De vele leden van de commissies kunnen veel leden benaderen voor een taak. Dat geeft binding en relatie en dat is wat we na moeten streven. De nieuwe bestuurs- en organisatie structuur als middel voor een levensvatbare Kaetelberg met toekomst: betaalbaar, voor, door en met leden. Het bestuur vraagt instemming voor deze noodzakelijke veranderingen. Vragen: Wim Peters, wat gebeurt er als er niks wordt gedaan? Heeft het bestuur een stok achter de deur of worden er sancties genomen? Antwoord; daarom kunnen er ook geen activiteiten afgekocht worden, iedereen zal wat moeten doen en zijn verantwoordelijk moeten nemen. Dit zorgt o.a. voor de binding met de club! Voorstel is wel dat leden op een andere manier worden benaderd, zeker met de huidige communicatiemiddelen. Thieu biedt ondersteuning aan m.b.t de website. Paul Deckers vraagt wat de huidige voorzitters van de commissies van de nieuwe structuur vinden. Antwoord: iedereen vindt dit een goed idee en zeker het proberen waard. Een nieuw lid merkt op dat er geen of nauwelijks informatie op onze website staan. Dat klopt en dit is bekend bij het bestuur. Veel info is terug te vinden in de infogids. Kernpunten: alle leden minimaal 1 activiteit per jaar, communicatie en veranderde structuur. Jan van Tulder merkt op dat er 3 belangrijke punten zijn: 1) Leden en ledenaantallen, 2) cultuur en communicatie en 3) structuur (dit is een specialisme). De voorzitter denkt de aanwezige leden voor het meedenken en het vertrouwen. 7. Verkiezing bestuurslid De secretaris Ingrid Keulers is aftredend en stelt zich niet verkiesbaar. Zij is inmiddels al 12 jaar bestuurslid. Zij zal op zoek gaan naar een vervanger en dit jaar als ad-interim secretaris haar taken voortzetten. De voorzitter van de jeugdcommissie Marcel Goedmakers is verkiesbaar, hij heeft Harald Janssen destijds opgevolgd. Als bestuurslid stelt hij zich niet verkiesbaar, wel als voorzitter van zijn commissie. De voorzitter van de kantinecommissie Els Janssen heeft het vorig jaar Jan Billekens opgevolgd. Ze heeft haar functie geëvalueerd en ook zij stelt zich verkiesbaar als voorzitter van deze commissie maar niet als bestuurslid. De voorzitter Peter van Eijk is herverkiesbaar, hij heeft er inmiddels 9 jaar opzitten. Hij stelt zich verkiesbaar maar dit hoeft niet persé een termijn te zijn van 3 jaar. Wellicht is de nieuwe structuur aantrekkelijk voor opvolging. Hij bedankt alle leden voor hun vertrouwen en bedankt alle bestuursleden voor al hun inzet en het vele werk wat ze verrichten. 9. Kaetelberger van het jaar
Het is per definitie een persoon of groep van bijzondere verdiensten. Een persoon of groep waar iedereen met weinig toelichting van begrijpt dat ze deze mooie nominatie toebedeeld krijgen. Het bestuur had het eigenlijk niet zo moeilijk. Het hele jaar door actief. Vaak, maar lang niet vaak genoeg gecomplimenteerd door tennissers van binnen en van buiten onze club. Zelfs actief als het sneeuwt en ijzelt. Ja zelfs met dooi actief. Door de inzet veel geld besparend. Een bijdrage leverend aan de enige echte basis van tennis. Dit jaar kregen we zelfs de complimenten van AA Sports die onze club graag als referentie noemen, omdat ja.....Onze banen er zo geweldig goed onderhouden bij liggen!! Natuurlijk heb ik het over de baanonderhoudgroep. De groep die eikels ruimt, onkruid bestrijdt, banen en lijnen veegt, borstelt, er het hele jaar door alles aan doet om de banen in top conditie te houden.
10 Mag ik: Jaq Seelen, Geert Billenkens, Jan de Laat en de Rens de Wit naar voren vragen om de complimenten, de waardering en oorkonde in ontvangst te nemen. De bloemen en de oorkonde worden overhandigd en applaus volgt. 10. Rondvraag Wim Peters: zou graag andere bierglazen willen, bijv. met een voetje. Paul Deckers: een nieuw en hipper logo voor de club ontwerpen. Marga Kuijpers: informeert ook naar een nieuw logo en een groter bord bij de entree. Een groter bord bij de entree is niet mogelijk i.v.m. allerlei regels vanuit de Gemeente. Louis Lanters: nieuw logo. Bert Jacobs: zomerleden hebben geen toegang tot de kantine; is voorstander van het toevoegen van een 2e ochtend voor de 50+. Jac Seelen: vindt het erg onhandig dat er geen ledenadressen meer in de infogids staan. Bedankt het bestuur voor het vertrouwen. Koert Maas: wordt er al samenwerking gezocht met andere verenigingen in ’t Ven? Antwoord van de voorzitter: jazeker, wij werken al samen met de Kwaakerrun, de Vense kermis, Huis van de wijk en samenwerking van het huis. 11. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun komst, het meedenken en de input. Uiteraard hoopt het bestuur iedereen te zien op de nieuwjaarsreceptie in januari. Zoals bekend worden daar de commissieleden en overige vrijwilligers bedankt voor hun hulp en inzet. Bij deze volgt er nog een applaus voor de aftredende bestuursleden. De voorzitter sluit de vergadering om 22.45 uur.
Ingrid Keulers, secretaris (ad-interim) Venlo, oktober 2016
11
