11IT014375 Technische vragen ten behoeve van de vergadering van het algemeen bestuur op 12 oktober 2011 Technische vragen CDA-fractie 4.c. Managementletter 3 Vraag : (aanbiedingsbrief) Er staat dat de extra lasten t.o.v. ML-2 van € 751.000 aan personeelskosten organisatiebreed worden opgevangen binnen de exploitatie. Wat wordt daar dan mee bedoeld? Als het opgevangen wordt hoeft het niet in de ML opgenomen te worden, waarom is het dan toch vermeld? Antwoord: Daar wordt mee bedoeld dat er geen sprake is van overschrijding van het personeelskostenbudget in totaliteit. Gezien het taakstellende karakter ervan en gelet op de omvang van de verschuiving tussen salarislasten en kosten van inhuur, is deze post niettemin vermeld. Vraag: Op blz. 7 staat vermeld dat het uitvoeren van de maatregel op Brabantse Wal voor watervoorziening Reigersbergsche Polder als geen spijt maatregel achterhaald is. Waarom is die achterhaald en wat betekent dat voor onze meerjarenbegroting? Antwoord: Het inzetten van Water uit de Wal voor de Zeeuwse Reigersbergsche polder werd gezien als een geen spijt maatregel omdat er ook bij een zoet Volkerak-Zoommeer een zoetwatervraag is vanwege de aanwezigheid van blauwalgen met inlaatstops als gevolg. Recent onderzoek door de projectgroep Water uit de Wal heeft aangetoond dat de noodzakelijke kosten (ca. 1,7 miljoen euro) voor de realisatie van de juiste infrastructuur niet opwegen tegen de baten om bij inlaatstops te kunnen beregenen. Dit betekent dat zowel Rijkswaterstaat als de provincie Zeeland geen bijdrage willen verlenen, vooruitlopend op de verzilting van het Volkerak-Zoommeer. Deze maatregel wordt hierdoor naar alle waarschijnlijkheid niet uitgevoerd. De verwachting is dat er in oktober definitief uitsluitsel komt. Wellicht ten overvloede: het gaat hierbij uitsluitend om maatregelen op Zeeuws grondgebied en in het genoemde bedrag zit geen bijdrage van waterschap Brabantse Delta. Deze kosten hebben dan ook geen gevolgen voor de meerjarenbegroting. Vraag: Op blz. 9 staat dat het criterium “voldoen aan de afnameverplichting” minder hard aan het worden is. Is er enig voordeel als deze indicator niet meer toegepast wordt in onze organisatie? Antwoord: Er kan voordeel gaan ontstaan wanneer uit de OAS'en en AWA's het beeld bevestigd wordt dat de huidige afnameverplichtingen te hoog zijn omdat deze vooral op inspanningsverplichtingen zijn gebaseerd. Het is mogelijk dat na de studies blijkt dat de afnamecapaciteit ook echt omhoog moet in bepaalde situaties, maar naar verwachting zullen er ook stelsels zijn waar voldoende capaciteit aanwezig is en de verwachte uitbreidingsinvesteringen achterwege kunnen blijven. Dit is ook in lijn met de cultuuromslag uit het Bestuursakkoord. Vraag: Blz. 9. Het stikstofverwijderingsrendement staat onder druk, onder andere vanwege het niet functioneren van de awzi van Ecco. Wat betekent dat niet functioneren voor onze handhaving, voor de betreffende lozingsvergunning, en voor de op te leggen aanslagen? En wat betekent dat voor het waterschap zelf in de relatie tot het Rijkswater? Antwoord: Het niet behalen van een voldoende groot stikstofverwijderingsrendement op rwzi Bath is een gevaar voor het te behalen gebiedsrendement van het waterschap. Er is en wordt dus alles aangedaan om het rendement op Bath te halen. Naast handhaving van het bedrijf dat de problemen mogelijk veroorzaakt, zijn er op Bath diverse beheersmaatregelen genomen. Momenteel (oktober 2011) is Bath wat dit betreft weer uit de gevarenzone.
1
Het niet behalen van het stikstofverwijderingsrendement zal (onder gelijk blijvende omstandigheden) leiden tot een hogere verontreinigingsheffing. Aan Ecco is een last onder dwangsom opgelegd; sindsdien is er geen sprake meer van overschrijding van de vuillast of impliciet de stikstoflast. Het niet behalen van het gebiedsrendement kan vervolgens leiden tot handhaving i.v.m. ontoereikend beheer van de rwzi's in ons beheersgebied. Vraag: Op blz.11 staat vermeld dat we voortaan de aankondigingen over vergunningverlening digitaal publiceren. Leidt deze wijze van digitaal publiceren tot een vermindering van inspraakreacties c.q. zienswijzen? Antwoord: Dit zal naar verwachting niet leiden tot minder inspraakreacties. Dat is ook niet het uitgangspunt voor het digitaal publiceren. Uitgangspunt hierbij is kostenbesparing, maar wel zodanig dat de mogelijkheid tot inzage gegarandeerd is zoals wettelijk is voorgeschreven. Vraag: Op blz 17 is vermeld dat de opbrengsten zuiveringsheffing huishoudens zijn gestegen tov ML2. Dat komt door het naar boven bijstellen van kwijtscheldingen en oninbaren. Als wij dat berekenen zou er sprake moeten zijn van een verminderde opbrengst. Missen wij informatie over die berekening? Antwoord: Ten opzichte van de begroting zijn er meer VE's waardoor de opbrengst zuiveringsheffing is gestegen. De kwijtscheldingen en oninbaren zijn ten opzichte van ML2 naar beneden bijgesteld, de verwachte opbrengst is hiermee naar boven bijgesteld. Vraag: Bijlage 3 Onder project 7 staat dat als er voldoende ruimte is, er eind 2011 een inrichtingsplan gemaakt wordt voor het Merkske. Is die ruimte er inderdaad? Antwoord: Momenteel wordt de ruimte voor de inrichtingsplannen nader onderzocht. Dit is zowel voor het waterschapsgedeelte als de subsidies. Vraag: 6340. Optimalisatie agrarisch waterbeheer. Geen wijzigingen tov ML-2, dat verbaast ons. Zijn er geen inventarisaties meer binnengekomen sedert mei 2011? Wordt het AB hierover nog nader geïnformeerd dit jaar? Antwoord: De managementletter is gebaseerd op wijzigingen en niet op voortgang vandaar dat er gemeld is dat er geen wijzigingen zijn in de scope van het project. (planning, doel en geld liggen dus op schema). Voor het AB wordt een adviesnota opgesteld waar de resultaten van de inventarisatie worden neergezet, dit zal begin 2012 zijn. Vraag: 8418 Drongelens Kanaal. Betekent intensiever overleg met Rijkswaterstaat dat het binnenkort doorgaat? Antwoord: Intensiever overleg geeft geen garantie voor doorgang overdracht maar zal wel meer duidelijkheid geven over de mogelijk overdracht. 4.e. Landschap van Allure Vraag: Levert instemming van de Provincie met het programma van de Brabantse Wal, voor ons waterschap een voordeel op in de meerjarenramingen? Antwoord: Het landschap van allure zal niet direct financieel voordeel opleveren voor het waterschap. Per project(onderdeel) worden bij de uitwerking de financiële en uitvoeringsconsequenties in beeld gebracht en aan het AB teruggekoppeld zodra helder is of en hoeveel de provincie op de Brabantse Wal wil investeren.
2
Het uitgangspunt is dat de provincie met landschap van allure niet investeert in bestaand beleid maar een extra impuls geeft aan het landschap. Ofwel het waterschap kan met dezelfde financiën meer bereiken. Het kan zelfs zo zijn dat vanwege de kansen die zich voordoen projecten geinitieerd worden (bijvoorbeeld functieverandering Benedensas) Vraag: Wat wordt bedoeld met de zin: Het zoete hoogwaardige kwaliteitswater verlaat via beek- en krekenstelsel het gebied en kenmerkt zo de overgang zoet-zout’? Antwoord: Het beek en krekenstelsel is het landschap waar zoet en zout water elkaar ontmoeten en vormt de overgang van de hoge wal naar het kustgebied. De wal is het brongebied van kwalitatief hoogwaardig (zoet) water. Vraag: Na de statenvergadering zal ons bestuur om instemming worden gevraagd over de financiële consequenties en plannen. Dat wordt dus voorjaar 2012. Betekent dit dat pas via de begroting van 2013 de uitvoering in 2013 kan plaatsvinden in het Landschap van Allure? Antwoord: Voor projecten die nog niet zijn opgenomen in de huidige begroting (en waar met LvA een plus op gezet kan worden) klopt dit. Maar voor bepaalde project(onderdelen) is reeds geld gereserveerd door het AB en kunnen de extra maatregelen meegenomen worden in de uitvoering.(bijvoorbeeld Noordpolder of Jagersrust) Dit uiteraard onder het voorbehoud dat de Staten akkoord gaan met de opzet. Technische vragen fractie Vrienden Markdal en Buitenplaats Bouvigne 3.b. Aanvragen uitvoeringskrediet voor Deltadigitaal 2 Vraag: Graag specifiek benoemen welk gebruikersgemak (op onderdelen) ontbreekt in DD I. Antwoord: Belangrijkste knelpunt is dat in Corsa alle documenten separaat geregistreerd en van vaak dezelfde meta-gegevens moeten worden voorzien. Dit is tot op heden de enige manier voor een geordende opslag en ontsluiting. Met name voor de afdeling waar veel documenten geproduceerd worden zoals Concernstaf, plantoetsing & Vergunningen en Handhaving is dit een aanzienlijke administratieve last. Om dit ongemak weg te nemen zijn omvangrijke en dure aanpassingen nodig. Zoals aangegeven moet dit belangrijkste knelpunt worden opgelost door het ontwikkelen van een ZTC en op termijn een Zaaksysteem. Voor het overige is er een lijst met ongeveer 50 detailpunten waarin gebruikers hebben aangegeven waar het systeem handiger en efficiënter zou kunnen functioneren. Deze wensen zijn pas ontstaan nadat gebruikers ervaring hebben opgedaan met het digitaal werken. Vraag: WBD stelt dat (onderdelen) van het gebruikersgemak destijds niet uitvoerbaar was met de destijds beschikbare technische middelen en financiële middelen. Vragen: hoeveel financiële middelen ontbraken om welke specifieke onderdelen van het gebruikersgemak wel te kunnen realiseren? Is het AB toentertijd geïnformeerd over deze keuze voor het weglaten van onderdelen van het gebruikersgemak door ontbreken van financiële middelen? Als er toentertijd bewuste keuzes zijn gemaakt over het weglaten van onderdelen van het gebruikersgemak, waarom is het AB hier toentertijd inhoudelijk niet over geïnformeerd, want de consequenties blijken nu immers enorm te zijn? Antwoord: Binnen de technische mogelijkheden en de beschikbare middelen die er toen waren is er gezocht naar een optimaal resultaat. De omvang van de knelpunten die voortvloeien uit het gebruikersgemak zijn met name gebaseerd op de ervaringen die zijn opgedaan na de implementatie van DeltaDigitaal I. Voor DeltaDigitaal I is gekozen voor het pakket Corsa. Dit Document Managementinformatie Systeem (DMS) was al in gebruik bij DIV. Een DMS heeft als nadeel dat er op documentniveau geregistreerd moet worden. Afdelingen die veel met documenten werken moeten dus veel registreren. Pas nu worden in de markt systemen ontwikkeld die dit knelpunt kunnen ondervangen. Deze systemen waren in de tijd van DDI eenvoudigweg niet beschikbaar. Het waterschap had dit dan zelf helemaal moeten gaan laten bouwen wat om financiële redenen geen afweging was.
3
Vraag: WBD stelt de verlaging van administratieve last als eis was opgenomen in aanbesteding van DD I, maar destijds niet uitvoerbaar was met de destijds beschikbare technische middelen en financiële middelen. Vragen: hoeveel financiële middelen ontbraken om voornoemde eis wel te kunnen realiseren? Is het AB toentertijd geïnformeerd over deze keuze voor het loslaten van deze eis door ontbreken van financiële middelen? Als er toentertijd bewuste keuzes zijn gemaakt over het loslaten van deze eis, waarom is het AB hier toentertijd niet inhoudelijk over geïnformeerd, want de consequenties blijken nu immers enorm te zijn? Antwoord: Binnen de mogelijkheden van het DMS zijn de eisen uitgevoerd. In dat opzicht zijn de projectdoelen gehaald. Volledigheidshalve vermelden wij hier de uitgangspunten van DeltaDigitaal I op basis waarvan het AB krediet heeft verstrekt: Het digitale document is vanaf 2010 leidend boven het papieren document en deze andere manier van werken dient voor medewerkers gemakkelijk en vertrouwd te zijn, waarbij zij stap voor stap aan deze overgang gewend hebben kunnen raken. Na afhandeling van een werkproces is een dossier digitaal gearchiveerd, zodat medewerkers het kunnen raadplegen via hun werkplek (digitaal archiveren) Alle documenten (post, e-mails, kaarten, enz) binnen de organisatie zijn digitaal opgeslagen, zodat deze voor iedereen met de juiste autorisatie op de werkplek zijn te raadplegen. De post wordt dan digitaal naar de medewerkers verstuurd (document routering) Het documentmanagementsysteem (Corsa) is gekoppeld aan bedrijfsapplicaties. Als eerste stap is eind 2009 digitaal werken zodanig ingevoerd, dat digitaal archiveren en document routering volledig is ingericht. Digitaal werken met workflow is geen onderdeel van het project Deltadigitaal. Op basis van ervaringen met het systeem en input van de gebruikers sinds de implementatie zijn wensen ontstaan om het proces nog efficiënter te laten verlopen. DeltaDigitaal II moet hier invulling aan geven. Vraag: WBD stelt dat de eisen die aan de organisatie worden gesteld in het kader van rechtmatigheid en de toename van het aantal digitale documenten hebben gezorgd dat het aantal registraties substantieel is toegenomen. Vraag: Welke concrete wettelijke veranderingen zijn er opgetreden eisen in het kader van rechtmatigheid sinds de aanbesteding van DD I? Waarom heeft WBD niet goed ingeschat dat het aantal geregistreerde documenten in het archief verdubbeld zijn sinds de invoering van DD I? Antwoord: Er zijn geen wettelijke veranderingen opgetreden sinds de aanbesteding van DD I. Beleid in het kader van rechtmatigheid heeft er wel voor gezorgd dat dossiers vollediger zijn. Inschattingen over de toename van het aantal geregistreerde documenten zijn er destijds niet gemaakt. Dit wordt nu als een feit geconstateerd. Het is echter wel een motief om te bekijken hoe de registraties efficiënter kunnen plaatsvinden. Vraag: WBD stelt dat de restpunten onbekend waren, omdat zij voortkwamen uit het gebruik. Vraag: Waarom heeft WBD geen betere voorspelling kunnen maken over de wijze van gebruik van DD I door medewerkers? Hoe is het mogelijk dat als alle processen en procedures van werkzaamheden uit te voeren met DD I (het gebruik) bekend zijn, er achteraf toch heel veel restpunten (wensen) overblijven? Graag een overzicht van deze restpunten en op welke wijze deze worden doorontwikkeld in DD II, met daarbij een kostenindicatie per restpunt. Wij verzoeken om inzicht in de precieze prijs die betaald wordt door WBD voor het wegwerken van deze restpunten. Antwoord: Voorspellen op basis van een situatie die voor iedereen nieuw is en waarvoor geen referentieprojecten beschikbaar waren is erg moeilijk. Een nauwkeurige voorspelling was derhalve niet mogelijk. Een organisatie die in ontwikkeling is heeft altijd de behoefte om efficiënter te werken. In dat licht moeten de restpunten (wensen) gezien worden van DD I. Er is een lijst met ongeveer 50 detailpunten waarin gebruikers hebben aangegeven waar het systeem handiger en efficiënter zou kunnen functioneren. De wijze waarop deze worden
4
doorontwikkeld en een kostenindicatie per restpunt kan in deze fase nog niet gemaakt worden. Deze maken onderdeel uit van een offerte- en gunningtraject met de leverancier van Corsa. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat er beter gesproken kan worden van verbeterpunten of wensen i.p.v. restpunten. Restpunten suggereren dat er bewust punten zijn blijven liggen terwijl deze pas zijn ontstaan na implementatie en intensief gebruik van Corsa. Vraag: WBD stelt dat het de restpunten uit DD I die nu niet worden meegenomen, worden opgelost op het moment dat er een zaaksysteem wordt aangeschaft. Vraag: Om welke restpunten (wensen) gaat het hier precies? Welke beperkingen leveren die op voor het gebruikersgemak? Welke concrete consequenties heeft dit voor de productiviteit tot het moment dat het zaaksysteem in werking is? Welke financiële consequenties zijn het gevolg van deze consequenties in productiviteit? Wanneer is het zaaksysteem in werking? Antwoord: zoals gesteld in de adviesnota wordt met de invoering van een ZaakTypeCatalogus en op termijn een Zaaksysteem met name de administratieve last voor de medewerkers significant verlaagd en het gebruikersgemak verhoogd. Cijfers t.a.v. productiviteit en financiële consequenties zijn in deze fase nog niet af te geven. Voor het zaaksysteem moet een nieuwe kredietaanvraag komen. Daarvoor is nog € 200.000,-ruimte binnen het in de Kadernota gereserveerde uitvoeringskrediet. De verwachting is dat het zaaksysteem in 2013 na een gezamenlijke aanbesteding met de drie Brabantse waterschappen geïmplementeerd kan worden. De drie Brabantse en ook andere waterschappen lopen tegen dezelfde ervaringen aan. Vraag: WBD stelt dat de elektronische handtekening een onderdeel was van DD I, maar dat de combinatie van de destijds beschikbare technische mogelijkheden met de beschikbare financiële middelen en tijd er toe heeft geleid dat dit onderdeel wel is onderzocht maar niet is geïmplementeerd op dat moment. Vraag: Vragen: hoeveel tijd en hoeveel financiële middelen ontbraken om de elektronische handtekening wel te kunnen realiseren? Is het AB toentertijd geïnformeerd over deze keuze voor loslaten van de elektronische handtekening door ontbreken van tijd en financiële middelen? Als er toentertijd bewuste keuzes zijn gemaakt over het loslaten van de elektronische handtekening, waarom is het AB hier toentertijd niet inhoudelijk over geïnformeerd, want de consequenties blijken nu immers enorm te zijn? Werd de elektronische handtekening ten tijde van de aanbesteding van DD I al gebruikt bij andere overheden? Waren er toentertijd al richtlijnen, instructies of kaders bekend over het gebruik van de elektronische handtekening vanuit de (centrale) overheid? Antwoord: De elektronische handtekening is als onderdeel opgenomen in DeltaDigitaal I. Deze was echter was niet randvoorwaardelijk voor het behalen van de doelstellingen. Het AB is geïnformeerd op hoofdlijnen in het licht van de te behalen doelstellingen. Het niet invoeren van de elektronische handtekening is vooral een tijdsaspect geweest en in mindere mate een financiële afweging. Richtlijnen, instructies of kader m.b.t. de digitale handtekeningen waren al bekend echter het correct interpreteren van deze richtlijnen was nog onduidelijk. Pas in een latere fase is daar jurisprudentie over ontstaan De consequenties zijn niet enorm zoals in de vraag gesteld. De kosten worden begroot op 17.568 euro. Vraag: Waarom heeft WBD in de aanbesteding DD I niet afgedekt dat (de updates van) het DMS en SMART gedurende een langere tijd dan nu het geval is zouden kunnen functioneren onder de huidig in gebruik zijnde versie van Windows? Waarom heeft WBD in de aanbesteding DD I niet afgedekt dat (de updates van) het DMS en SMART ook zouden kunnen functioneren onder nieuwere versies van Windows, zodat WBD hierin niet afhankelijk zou zijn geweest van de leverancier van (te betalen updates van) DMS en Smart? Antwoord: De kosten voor de updates zijn voorzien. Er worden geen aanvullende kosten gemaakt in het project. Gemakshalve is ervoor gekozen om de omzetting naar de nieuwe Windows versie mee te nemen in het project omdat de nieuwe release de mogelijkheid biedt om een aantal bestaande knelpunten op te lossen.
5
Vraag: Opschonen oude archieven wordt nu ingeschat op 1,1 M. Vraag: Is hier al een uitvoeringskrediet voor gereserveerd in de kadernota? Hoe groot was dit krediet dan precies? Staat dit bedrag los van de kredietaanvraag voor DD II of enig andere kredietaanvraag? Dit bedrag komt hoe dan ook nog een keer terug bij het AB? Antwoord: DeltaDigitaal II is een samenvoeging van allemaal losse onderdelen. Deze zijn samengevoegd in DD II zodat er een efficiënte projectmatige aansturing kan plaatsvinden. Het opschonen van de oude archieven was aanvankelijk geraamd binnen het gereserveerde uitvoeringskrediet van € 875.000 euro. Totaal ging het om een bedrag van € 150.000 euro. Op basis van gedegen onderzoek blijkt nu dat de kosten om de oude archieven op orde te brengen vele malen hoger uitvallen. Afgesproken is dat er een nieuw plan wordt gemaakt waarin op creatieve wijze wordt nagedacht de kosten zoveel mogelijk te beperken. Dit plan met kredietaanvraag zal opnieuw worden aangeboden bij het AB. Voor dit nieuwe plan is nog geen uitvoeringskrediet gereserveerd in de kadernota. Vraag: Kosten/baten analyse. Vraag: Graag ontvangen wij een gefundeerd inzicht in de kosten/baten (in financiële zin benaderd) van deze kredietaanvraag. Waarin DD I en II is meegenomen. Concreet: Wat investeren we nu precies en wat zijn de concrete besparingen. Het feit dat deze berekeningen niet eenvoudig zijn (of naar inzicht van WBD slechts schattingen) doet hier niet aan af. We horen graag zo concreet mogelijk wat deze "operatie" het waterschap voor financieel voordeel oplevert (dit naast de overige winstpunten, zoals betere borging etc.). We ontvangen dus graag een doortimmerde business case, op basis waarvan het AB kan besluiten of deze investering in financiële en operationele zin attractief/wenselijk is. Antwoord: Er zijn bewuste afwegingen gemaakt om te komen tot deze kredietaanvraag. Substitutie van papieren archivering naar digitale archivering en de elektronische handtekening leveren een besparing op van 4 fte. Deze fte’s worden nu bovenformatief ingehuurd. Het doorontwikkelen van DeltaDigitaal I en het ontwikkelen van een ZaakTypeCatalogus verlagen op termijn de administratieve lasten. Medewerkers zijn minder tijd kwijt en kunnen daardoor meer hun focus leggen op de kernactiviteiten. De overgang van papier naar digitale werkstromen is een onomkeerbaar proces. Belangrijke business drivers om te investeren zijn efficiëntie, standaardisatie en het continue verbeteren van de klanttevredenheid. Delta Digitaal II geeft een belangrijke bijdrage aan deze drivers. 3j. Onderzoeksrapport intercollegiale toets brand Moerdijk Vraag: Een ramp of incident kan feitelijk elk moment opnieuw plaatsvinden. WBD moet dus "nu" alle zaken op orde hebben. Vraag: Graag data noemen waarop alle verbeteracties 100% zijn doorgevoerd en dus effectief zijn. Antwoord: Verbeteracties zijn gebaseerd op de aanbevelingen uit het rapport intercollegiale toets. Hieronder staan aanbevelingen opgesomd met daaronder steeds een korte beschrijving van de opvolging van de aanbeveling. In het rapport worden de volgende aanbevelingen gedaan: ≠ Verbeter de afstemming tussen de calamiteitenorganisaties van de veiligheidsregio en het waterschap, zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau. De beide crisisbeheersingsorganisaties blijken onvoldoende op de hoogte te zijn van elkaars rol en taak; De afstemming is het waterschap nu al aan het regelen en vastleggen in deel 1 van het regionaal crisisplan van de veiligheidsregio Midden- en West Brabant dat in november wordt vastgesteld door het bestuur van de veiligheidsregio. Na goedkeuring zal deel 2 worden uitgewerkt (procesbeschrijvingen van elk onderdeel). Dit deel moet voor 1 januari klaar zijn. ≠ Verbeter de toelevering van de meetresultaten van watermonsters door het lab aan het waterschap en het oppakken van de resultaten door het waterschap en leg dit vast in het calamiteitenplan;
6
In het kader van een dienstverleningsovereenkomst zijn de afspraken tussen het laboratorium en het waterschap inmiddels aangescherpt. ≠ Onderzoek hoe in geval van grote calamiteiten de capaciteit met de benodigde kwaliteiten van de calamiteitenorganisatie vergroot kan worden. Een mogelijkheid is nauwere samenwerking met aanpalende waterschappen. Door de calamiteitencoördinatoren is dit meteen na de ramp opgepakt en is een voorstel aan de stuurgroep van Winnend Samenwerken gestuurd. Dat betekende dat we binnen Aa en Maas De Dommel en Brabantse Delta eenzelfde werkwijze en structuur gaan hanteren. De werkwijze van Brabantse Delta vormt hiervoor de basis.. Daarnaast hebben we inmiddels de kritische functies in beeld. Door uitwisselingen in opleiding, training en oefeningen is dit opgepakt in het trainingsschema. In aanvulling op de conclusies aanbevelingen in het rapport heeft waterschap Regge en Dinkel vanuit zijn eigen perspectief nog enkele verbeterpunten aangereikt. Het betreft de volgende aanbevelingen. ≠ Laat de interne opschaling gelijk oplopen met de opschaling in de veiligheidsregio. Bij de vraag al of niet opschalen naar coördinatiefase 3 (waterschap bestuurlijk team) dient niet alleen te worden gekeken naar de ontwikkeling van de calamiteit zelf en de gevolgen voor het watersysteem in het bijzonder, maar ook naar andere omgevingsfactoren zoals de ontwikkelingen in andere delen van de overheidskolom en de media. Deze aanbeveling is overgenomen voor watergerelateerde incidenten. Het is tevens uitgewerkt in het concept regionaal crisisplan. Het waterschap is als vaste crisispartner opgenomen in GRIP 3 en 4. Bij GRIP 1 en 2 is het waterschap optioneel als crisispartner opgenomen namelijk wanneer het betreft voor water gerelateerde zaken. ≠ Zorg ervoor dat het bestuurlijk handelen van het waterschap door besluitvorming in het WBT wordt geschraagd. Hiermee wordt het bestuurlijk handelen in waterschap bestuurlijk team rapportages expliciet vastgelegd. Dit is al verwerkt in het format verslaglegging waar besluiten expliciet worden beschreven. ≠ Organiseer voldoende capaciteit op strategisch niveau en laat die niet weglekken naar het operationele niveau. Maak zonodig gebruik van collega's uit de sector of uit het eigen dagelijks bestuur. Regel van tevoren hoe op cruciale posities in de waterkolom moet worden afgelost als de crisis langere tijd voortduurt en hoe moet worden vervangen als er tegelijk deelname vereist is in de algemene kolom. Verminder in dit opzicht de kwetsbaarheid van de eigen crisisorganisatie. Door de calamiteitencoördinatoren is dit meteen na de calamiteit opgepakt en is een voorstel aan de stuurgroep Winnend Samenwerken gestuurd. Dat betekende dat waterschappen Aa en Maas, de Dommel en Brabantse Delta eenzelfde werkwijze en structuur gaan hanteren. De werkwijze van Brabantse Delta vormt hiervoor de basis. Daarnaast zijn inmiddels de kritische functies in beeld gebracht. Door uitwisselingen in opleiding, training en oefeningen is dit opgepakt in het trainingsschema. ≠ Betrek via 'scenariodenken' de nazorgfase vroegtijdig bij de afwegingen voor het bestuurlijk handelen op strategisch niveau en neem hierin aansprakelijkheidsaspecten van te treffen maatregelen mee, ook in relatie tot andere overheden. Zorg voor blijvende samenhang in het maatregelenpakket. Het scenariodenken is inmiddels ook al uitgewerkt en opgenomen in het format en statusborden. Het toepassen zal van scenariodenken zal een aandachtspunt zijn bij Opleiden, Trainen en Oefenen. ≠ Investeer voortdurend - dus ook buiten crisistijd - in relaties binnen de gehele veiligheidskolom en vul de wettelijk toegekende rollen ook in. Escaleer in crisistijd zonodig naar het juiste niveau en personen. Dit is ook al opgepakt, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Op 10 oktober is er een overleg geweest met de Brabantse dijk- en watergraven en de voorzitter van de veiligheidsregio. Ambtelijk is het waterschap aangesloten bij het MOTO overleg van de veiligheidsregio. Tevens is het waterschap bij een aantal projecten agendalid maar wordt er aangesloten wanneer er water gerelateerde zaken op de agenda staan.
7
≠ Verbeter de interne rapportagestructuur zodat vanuit een oogpunt van crisisbeheersing adequaat en naar de juiste posities wordt gerapporteerd. De calamiteitencoördinator heeft inmiddels met de verschillende operationeel leiders aanvullende afspraken gemaakt over verslaglegging. ≠ Zorg ervoor dat het communicatieprotocol aansluit bij de communicatiespelregels in de Veiligheidsregio. Er wordt een convenant opgesteld met de veiligheidsregio, Rijkswaterstaat en het waterschap. Communicatie zal daar een onderdeel van gaan uitmaken. Begin 2012 zal dit vastgesteld worden. 4.c. Managementletter 2011-3 Vraag : Pagina 8 Geld: De afdelingskosten zijn gestegen met 150 K. Vraag: Graag inhoudelijke toelichting hierop. Welke maatregelen worden genomen om deze stijging voor toekomst te voorkomen? Antwoord: In het eerste half jaar is gewerkt aan een groot aantal calamiteiten, zoals de brand bij ChemiePack, wateroverlast (onder meer in januari 2011), de brand in Zevenbergen, de leidingbreuk in Bath en de waterschaarste in het gehele gebied. Hierdoor zijn er beduidend meer uren besteed aan calamiteitenbestrijding dan begroot. Deze uren zijn elders minder besteed. Vraag: Pagina 10 Prestatie Indicatoren: Er wordt dit jaar niet meer gebaggerd. Vraag: wat zijn hiervan merkbare gevolgen? Welke consequenties voor het baggeren in 2013 en 2015 heeft dit besluit (financieel en operationeel)? Antwoord: Uit de peilingen van mei/juni 2011 is een nieuw meerjaren baggerprogramma opgesteld. In vervolg op de nieuwe metingen en de aangekondigde bezuinigingen vanuit de provincie is besloten het baggeren tot een minimum terug te brengen. Daarnaast is door het wegvallen van de beroepsvaart op het gedeelte Steenbergse Haven - Brug Dinteloordseweg het in stand houden van het nautisch profiel t.b.v. beroepsvaart niet direct noodzakelijk meer, waardoor het ingrijpmoment (ingrijpdiepte) van uit te voeren baggerwerk naar boven is bijgesteld. Uitstel gedurende ca. 5 jaar wordt hierdoor verantwoord geacht. Er is geen sprake van merkbare gevolgen voor het nautisch profiel. Uitstel betekent niet dat er problemen ontstaan m.b.t. de scheepvaart. Wel neemt per uitgesteld jaar de te baggeren hoeveelheid toe. Financieel betekent dit dat de afschrijving van de daarop betrekking hebbende kapitaallasten later in de tijd komt te liggen. Vooralsnog zijn alleen in 2013 en 2015 baggerwerkzaamheden gepland. Vraag: Pagina 11 Prestatie Indicatoren: Vraag: Welke mogelijke consequenties heeft het niet afronden van procedures binnen de wettelijke termijn? Zowel wettelijk als op het gebied van imago van waterschap. Antwoord: Wettelijk: Sinds een aantal jaren bestaat de mogelijkheid voor een aanvrager het waterschap in gebreke te stellen, wanneer deze over de termijn heen gaat. Als dat plaatsvindt heeft het waterschap nog enkele weken om de procedure af te ronden voordat er dwangsommen (tot een maximum van € 1260,-) betaald dienen te worden. Tot nu toe heeft dit waterschap geen enkel bedrag betaald en is het waterschap slechts enkele malen in gebreke gesteld; Imago: Bij het klanttevredenheid onderzoek scoort de vergunningverlening 75% tevreden/meer dan tevreden. Dit is goed te noemen. Bij de 25% niet-tevreden wordt vaak de termijn genoemd. De afdeling heeft al meerdere acties ondernomen om afhandelingstermijn te verbeteren en in vergelijking met enkele jaren geleden is er al veel winst behaald. Vanaf 1 november gaat de
8
afdeling volgens de "lean" methode werken om het percentage afhandeling binnen de termijn nog verder omhoog te brengen.
Vraag: Pagina 13 Prestatie Indicatoren: Vraag: Schouwvoering gaat naar 25%. Welke effecten zijn te verwachten van deze bijstelling? Hoe gaat WBD om het deze effecten? Antwoord: In de begroting is de 100% schouwvoering abusievelijk opgenomen. Het handhavingsbeleid is al jaren 25% en realisatie hiervan vindt plaats aan het einde van het begrotingsjaar. Vraag: Pagina 19 Toelichting Geld: Vraag: Waarom komen contracten niet in Corsa Contract? Waarom was invoer in Corsa Contract blijkbaar wel voorzien? Graag toelichting op deze 48 K. Hoe worden deze 48 K te zijner tijd "terugverdiend"? Antwoord: Aangezien Corsa het bestaande documentmanagementsysteem was, is destijds besloten dat uit te breiden met de module Corsa Contract, gebaseerd op zaaksgewijs werken. Met de investering in een geïntegreerd systeem (GAS) is de afweging gemaakt of Corsa Contract nog steeds de beste plaats was om contracten te beheren. Door contractbeheer op te nemen in GAS wordt het mogelijk om inkooporders te koppelen aan de inkoopcontracten, waardoor er meer zicht is op de naleving van contractafspraken, contractuitnutting en het verstrekken van managementinformatie met betrekking tot contracten. Hiermee wordt de kwaliteit beter geborgd en efficiency bereikt. Vraag: Pagina 24: Afhaakcontract. Vraag: om welke zaak gaat dit? Graag een inhoudelijke toelichting op casus. Antwoord: Aangezien er een procedure loopt bij de rechtbank worden geen nadere details in de managementletter vermeld.
Vraag: Bijlage Investeringen per Programma: 8000: Vraag: Om welke cultuurhistorische werken gaat het?
Antwoord: Het gaat om de volgende cultuurhistorische werken: 1) Stuw in De Zoom 1 te Bergen op Zoom; 2) Stuw in De Zoom 2 te Bergen op Zoom; 3) Stuw in De Zoom 3 te Bergen op Zoom; 4) Keer- en Uitwateringssluis De Emer te Breda; 5) Werkplaats Raamsdonksveer te Raamsdonksveer; 6) Kwestieuze brug te Oosterhout; 7) Duikersluis tussen Kromgat en De Donge te Oosterhout; 8) Waterkering en doorlaat Molendijk te Standdaarbuiten; 9) Sabinasluis te Heijningen; 10) Duiker nabij Oostdijk 18 te Willemstad en 11) Gedempte sluis Bovensas te Steenbergen. Vraag: 300: Vraag: Waarom is met de noodstroomvoorziening niet eerder rekening gehouden. Antwoord: Er is in de nieuwbouw rekening gehouden met een noodstroomvoorziening welke ook is uitgevoerd. Deze omvat met name de tijdelijke noodstroomvoorziening voor het ICT- rekencentrum en de calamiteitenruimte. Tijdens de calamiteit in 2010, waarbij sprake was van langdurige stroomuitval, is gebleken dat de bestaande voorziening niet toereikend was om de brede bedrijfsvoering te continueren. Met de voorliggende investering wordt dit opgelost.
4f.Resultaten onderzoek dienstverlening waterschap Vraag:
9
Wij ervaren de ingezette verbeteracties als te vaag en te vrijblijvend. Vraag: Graag de benoemde verbeterpunten specifiek maken. Welke acties zijn op welke data genomen? Wanneer zijn verbeterpunten 100% doorgevoerd? Wat zijn de doelstellingen hierin? Antwoord: De acties zijn zeker niet vrijblijvend . Het DB heeft aangegeven de opvolging van de acties van de verschillende afdelingen te monitoren. De doelstelling is om het percentage tevreden klanten te verhogen ten opzichte van de score van nu. In de mededeling worden vier algemenere aandachtspunten genoemd: 1: gebruik van internet: de website van het waterschap wordt in de loop van 2012 geëvalueerd. Uit de evaluatie zullen vanuit de gebruikers verbeteringsuggesties voor de website komen die zullen worden gebruikt om de website te vernieuwen. 2: klantgerichter denken: dit is een thema dat continue aandacht vraagt. Naast de in de mededeling genoemde trajecten zal dit onderwerp worden besproken in de managementbijeenkomst van 8 december met als doel om het in de gehele organisatie weer opnieuw extra aandacht te geven. 3: snelle en correcte opvolging van acties: door instelling van het contactcentrum per 1 juli 2011 is de procedure rondom opvolging van meldingen sterk verbeterd. Alle meldingen komen centraal binnen en worden centraal geregistreerd en gevolgd. In de loop van 2011 is er een nieuwe procedure ontwikkeld voor de bestuurlijke overleggen met gemeenten. De opvolging van acties maakt hier ook onderdeel van uit. 4. telefonische bereikbaarheid : het werkgroepje zal nog dit jaar aan het MT een concreet voorstel doen om het gebruik van de telefoons en voicemail te verbeteren om zo de bereikbaarheid te verbeteren.
10
