JAARVERSLAG 2013 1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2013 van de Gebruikersvereniging Oranjewoud. De GVOW is opgericht in 2001 en bestaat dus ruim 12 jaren en heeft haar functie en rol inmiddels overduidelijk bewezen. Middels de betrokkenheid en participatie van de leden durven we te stellen dat we de meest invloedrijke gebruikersvereniging van Nederland zijn. Dit op basis van de positief kritische betrokkenheid bij de totstandkoming en actueel houden van de software in de relatie met Oranjewoud. Ook dit jaar is er weer veel werk verricht door onze vrijwillig actieve leden binnen de productgroepen en dat alles in het belang van de gebruikers van het GBI. Het bestuur wil hierbij ook nu weer deze actieve leden bedanken voor hun inzet.
2. 2013 het jaar van de verandering Een jaar waarin we binnen de vereniging veel aandacht en energie hebben gegeven aan onze toekomstvisie. Een visie die is vastgesteld om blijvend een volwaardige gesprekspartner te kunnen zijn richting het bedrijf Oranjewoud/Antea. Van een GBI4 ingerichte verenigingsstructuur richting een structuur die goed aansluit op GBI6. In vervolg op de strategieconferentie in 2010 hebben we naast de behartiging van het bestaande pakket meegedacht in de ontwikkeling van GBI 6. De afgelopen jaren hebben we met ons allen inhoud gegeven aan de doelstelling van onze vereniging. Er is veel overlegd binnen de product groepen, voorzittersoverleg, MCPR en bestuur. Vanaf 2014 gaan we verder in de nieuwe structuur met themagroepen en aanvullend projectteams. Daarnaast zal ook het “oude pakket” GBI4 voorlopig worden gevolgd via een projectteam namens onze vereniging. Mooi te constateren is dat de bemensing is nagenoeg rond is gekomen waarbij meerdere van de voormalige productgroep leden ook weer een rol gaan spelen. Ook bij Oranjewoud gaan de ontwikkelingen door. Oranjewoud gaat verder onder de nieuwe naam Antea en gezamenlijk gaan we ook in 2014 werken aan een nog beter product. We blijven positief kritisch en meedenkend, om daarmee onze status als de meest invloedrijke gebruikersvereniging van Nederland te handhaven. Stond het jaar 2012 nog in het teken van het begin van de transitie van GBI4 richting GBI6, in 2013 is Oranjeoud er in geslaagd de functionaliteit van GBI 4 te integreren in GBI6. Dat was een niet geringe opgave maar wel een afspraak met onze vereniging.
1
Het denken vanuit een modulair opgebouwd programma richting een integraal programma die meer disciplines binnen de gemeente bediend is het resultaat. De GVOW en Oranjewoud trekken ook de komende jaren samen op via een verder gaande constructieve samenwerking om gezamenlijk te komen tot een beter product. Middels het vaststellen van een geactualiseerd convenant hebben we dit in september bekrachtigd.
3. Leden Per 31 december 2013 had de vereniging 109 leden. Een stijging met 3 leden ten opzichte van 2012. We constateren dat er als gevolg van herindelingen minder maar grotere gemeenten ontstaan hetgeen voor onze vereniging op langere termijn een afname van het aantal leden zal/kan betekenen. Verder zien we dat er nog een groot aantal gemeenten wel gbi gebruiker is maar nog geen lid van de GVOW. Het is van belang dat ook die gemeenten de toegevoegde waarde van de GVOW gaan onderkennen. Het belang om met elkaar als gbi - gebruikers als sterke gesprekspartner op te treden richting het bedrijf Oranjewoud is cruciaal. In 2013 hebben we actief de niet-lid gemeenten bezocht om daarmee de activiteiten van de vereniging voor het voetlicht te brengen. Dit heeft geleid tot een kleine toename van het aantal leden.
4. Bestuur Binnen het algemeen bestuur heeft zich een aantal mutaties voorgedaan in 2013. Begin 2013 is wethouder Kees van Dalen toegetreden tot het bestuur en tijdens de laatste bestuursvergadering in november heeft Jolanda Baudoin afscheid genomen van het bestuur. Het bestuur heeft de volgende samenstelling per 31 december 2013: Voorzitter: de heer Aat de Jonge, burgemeester gemeente Dronten Secretaris: mevr. Lea Limonard, afdelingshoofd gemeente Meppel Penningmeester: de heer Kees van Dalen, wethouder gemeente Houten Lid: de heer Berto Smit, afdelingshoofd gemeente Dronten Lid: mevr. Dominique Boelen, afdelingshoofd gemeente Vlissingen Statutair dient het algemeen bestuur uit minimaal 5 leden en maximaal 7 leden te bestaan. Verdere invulling wordt overwogen in 2014.
5. Algemene Ledenvergadering Op 21 maart 2013 is de 13e algemene ledenvergadering (ALV) gehouden. Locatie was de Reehorst in Ede tijdens de GBI dag. Naast de gebruikelijke agendapunten zoals jaarverslag, jaarplan en begroting is ook de contributieherziening aan de orde geweest. Het gevolg is dat er vanaf 2014 geen sprake meer is van een korting van Oranjewoud op basis van lidmaatschap GVOW. Het resultaat is dat per saldo duidelijk is wat de netto contributie is per lid en een contributienota voor de leden zonder koppeling met Oranjewoud. De GVOW ontvangt rechtstreeks de kortingsgelden van Oranjewoud.
2
Contributieregeling vanaf 2014: Tot 25.000 inwoners
€ 50
Van 25.000 tot 60.000 inwoners
€ 150
Groter dan 60.000 inwoners
€ 250
6. Secretariaat/ondersteuning Het bestuur en de productgroepen zijn door de bestuursadviseur, de heer Bé de Winter, geadviseerd en ondersteund. Tevens is de bestuursadviseur belast met het secretariaat en financiële administratie van de vereniging. Naast de rol van advisering en ondersteuning heeft de bestuursadviseur ook een actieve rol als ambassadeur van de vereniging en heeft daartoe diverse gemeenten als gbi gebruiker bezocht, zowel leden als niet-leden. Dit om de positie en activiteiten van de GVOW uit te dragen bij de leden en de overige gbi gebruikers.
7. Productgroepen Met grote ontsteltenis hebben we in mei kennis genomen van het overlijden van Peter Schipper. Hij is jarenlang actief en betrokken lid geweest van de productgroep ict. We hebben ons medeleven betuigd richting de familie en zijn collega’s van de gemeente Vlissingen. In november/december van 2013 hebben de laatste vergaderingen van de productgroepen plaatsgevonden. Vele jaren hebben binnen de GVOW de productgroepen goed gefunctioneerd passend bij GBI4. De productgroepen waren de kritische en gewaardeerde gesprekspartners van Oranjewoud en hebben bijgedragen aan optimalisatie en verbetering van het product GBI. Ook hebben de leden van de productgroepen nadrukkelijk meegedacht in de ontwikkeling van GBI6. Passend bij de nieuwe structuur van de GVOW hebben ze het stokje overgedragen aan de themagroepen. Een aantal aandachtspunten resteren voor de themagroepen. Gelukkig zien we een deel van de productgroep leden terug in de themagroepen. Ook hebben de overige leden zich spontaan beschikbaar gesteld voor de ad-hoc in te stellen projectteams die zich gaan bezighouden met specifieke vraagstukken. We kunnen terugkijken op een mooie periode, veel betrokkenheid en inzet van de PG leden. Het bestuur heeft haar waardering daarvoor uitgesproken en middels het overhandigen van een presentje dit onderstreept. Iedereen blijft als GBI gebruiker en GVOW lid betrokken bij onze vereniging. 8. Voorzittersoverleg De voorzitters van de productgroepen vergaderden regelmatig onder voorzitterschap van de secretaris van het bestuur mevr. Lea Limonard en haar plaatsvervanger mevr. Jolanda Baudoin. Hierbij komen inhoudelijke onderwerpen en productgroep overstijgende zaken met een sterk inhoudelijke kant aan de orde. Hierover wordt advies uitgebracht aan het bestuur.
3
Dit overleg wordt ondersteund door de bestuursadviseur en ter afstemming is een vertegenwoordiger van Oranjewoud aanwezig. 9. Relatie met Oranjewoud Vertegenwoordiging namens Oranjewoud als gesprekspartner voor het algemeen bestuur en het voorzittersoverleg was Wim Sneep. Bij de productgroep vergaderingen was Bouke de Jong als vaste vertegenwoordiger aanwezig. Verder heeft er regelmatige afstemming plaatsgevonden tussen Oranjewoud en met name de bestuursadviseur over de voortgang van de gemaakte afspraken en overige zaken.
10. Resultaten 1. De vereniging heeft op basis van haar jaarplan getracht de doelstellingen te behalen. 2. Het vrijgavebeleid GBI6 is vastgesteld; kenmerk is de route bedenken (brainstormen), bouwen, testen, vrijgave. Via projectteams worden de onderwerpen voorgelegd aan het voorzittersoverleg. 3. De gebruikersvereniging is akkoord gegaan met de afbouw van gbi meldingen; binnen gbi6 wordt deze toepassing niet ontwikkeld; Oranjewoud informeert alle gebruikers individueel en geeft advies op maat. 4. Ten aanzien van Storingen online wordt duidelijk dat Oranjewoud dit niet als corebusiness beschouwd en dat overlaat aan marktpartijen. 5. Afgesproken is dat het gegevenswoordenboek in principe de aansluiting moet hebben met CROW, Rioned en andere standaarden. 6. Op basis van de nieuw opgezette Productenkaart en Ontwikkelkaart is door de productgroepen de ontwikkeling gevolgd van GBI6; op deze wijze is inzicht verkregen in de huidige stand van zaken en op korte termijn te ontwikkelen zaken. 7. Ingestemd is met het tekenen van het convenant Rioned betreffende standaard Gegevenswoordenboek Stedelijk Water. 8. Besloten is de implementatie van het Gegevenswoordenboek Stedelijk Water te labelen als een verplichte business case. 9. In de productgroep beheermanager heeft een plaatsgevonden over nieuwe functionaliteiten en tools.
brainstormsessie
10. Op basis van een notitie is de gebruikersdocumentatie GBI 6 akkoord bevonden door het voorzittersoverleg.
4
11. Het nieuwe verkoop- en onderhoudsmodel van Oranjewoud is beoordeeld met name op helderheid/leesbaarheid; commerciële verantwoordelijkheid ligt bij Oranjewoud. 12. Er is veel energie gestoken in het traject om te komen tot een nieuwe structuur om daarmee als vereniging een betere aansluiting te vinden bij GBI6. 13. Het visiedocument is definitief vastgesteld en uitgedragen richting alle productgroep leden. 14. Na werving/selectie van kandidaten zijn de themagroepen door het bestuur vastgesteld. Tevens is het projectteam GBI4 ingesteld om de belangen van GBI4 gebruikers blijvend te behartigen. 15. De werkgroep mcpr heeft ook in de nieuwe structuur een plaats gekregen. Binnen de mcpr is een afweging gemaakt op welke wijze de themagroepen faciliteert kunnen worden en welke rol de mcpr kan spelen in toekomstige communicatie gericht op gebruik. 16. Het bestuur van de GVOW en de directie van Oranjewoud hebben gezamenlijk vastgesteld dat de transitie zoals 3 jaar geleden afgesproken als opgeleverd kan worden beschouwd. 17. Het bestaande samenwerkingsconvenant is geactualiseerd ondertekend door voorzitter GVOW en directeur Oranjewoud.
en
opnieuw
18. Het bestuur is op bezoek geweest bij Oranjewoud en uitgebreid bijgepraat over het gehele interne proces binnen Oranjewoud om te komen tot realisatie, onderhoud en innovatie aangaande het GBI6 programma. 19. Het medium Twitter is actief ingezet waarmee de GVOW goed te volgen is. Ook zijn de leden van bestuur en productgroepen via een Linkedin profiel benaderbaar. 20. Tijdens de GBI dag in Ede zijn onze leden en overige gbi gebruikers wederom uitgenodigd in de showroom waar men gbi6 daadwerkelijk kon proeven door aan de knoppen te zitten. 21. Onze vereniging is vertegenwoordigd in het 3 maandelijks overleg van gebruikersverenigingen met King. 22. Op bestuurlijk niveau is er overleg gevoerd tussen de gebruikersvereniging Centric, de GVOW en directie Centric.
5
11. Samenstelling productgroepen Binnen de vereniging zijn een groot aantal jaren een 7-tal productgroepen actief geweest. In 2013 was de samenstelling als volgt: Pg-Basis voorzitter
Pg-Grijs voorzitter
Pg-Blauw voorzitter
Pg-Groen voorzitter
Pg-Geel voorzitter
Pg-ICT voorzitter
Wilma Theunissen Arjan van Dijk Mart Bindels Jeroen van Roon Jacob Bijker Ronald Kuijper Hans van der Laan Patricia Veenstra
Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente
Venray Staphorst Echt-Susteren Epe Skasterlân Enkhuizen Bodegraven-Reeuwijk Almelo
Herman Wiss Jan Smits Marco Robbemond Bert van den Berg Edwin Jooren Pieter Wiersma
Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente
Stichtse Vecht Ede Capelle aan den IJssel Vlissingen Moerdijk Sud-West Fryslân
Werner Voermans Jakob Louw Wieger van der Veen Freek Verhoef Ferry Kramer Martin Braal Martijn Maas Elro Hagens Erik Groenland Ron Cranen
Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente
Moerdijk Almere Achtkarspelen Den Haag Vlissingen Capelle aan den IJssel SSC De Kempen Bloemendaal Houten Rotterdam
Harry Stubbe Simone Wierstra Maria Dutmer
gemeente Gemeente
Hanno de Hoog Paul Mostert Johan van Zijl Joke van de Maele
Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente
Rheden Stichtse vecht Rijksuniversiteit Groningen s Hertogenbosch Maassluis Capelle aan den IJssel Antwerpen
Aloïs Michielsen Henk van der Laar Jan van Dongen Jeroen de Jong
Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente
Dronten Schiedam Dordrecht Almere
Marius Dronkers
Gemeente
Roosendaal
6
Pg Beheermanager voorzitter
Wobbe Witte Ruud van Wijngaarden Ruud Nijssen Marco Appeldoorn
Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente
Den Bosch Papendrecht Dordrecht Best
Stefan Nienhuis Bennie Leenders Michel van Driel Iebele Jan Soet Marko van de Wetering Hank Koeslag Jon Drost Bram Brouwers
Gemeente gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente
Rheden Gennep Vlissingen Tynaarlo Meppel Breda Naarden Valkenswaard
7
