Leerlingenbegeleiding Activiteiten Registratie Systeem
Soort document Gebruikt voor Datum verspreiding Vervaldag Verantwoordelijke
Verslag LARS Stuurgroep Nvt Hilde Denys
VERGADERING STUURGROEP – SCHAARBEEK , 20-01-2014: VERSLAG Aanwezig: Belkacem Agounne, Coucke Rita, D’Oosterlinck Patrick, Denys Hilde, Goossens Pieter, Grielens Stefan, Schadron Thomas, Vandermeersch Dries, Verdegem André, De Visscher Caroline, Dufromont Ruth, Luyten Luc, Vandermeulen Marina, Van den Berg Pessie, Verontschuldigd: Van der Auwera Luk, Baeten Georges, Hebbrecht Hans, Vandelannoote Hans,
Vooraf: er was blijkbaar een probleem met agendasetting voor de stuurgroepen van dit schooljaar. De volgende stuurgroepvergaderingen zijn voorzien op maandag 24 maart, 22 april (reserve), 3 juni telkens in de namiddag van 13u30 tot 16u in de koepel te Schaarbeek
1. Goedkeuring vorig verslag Ondertussen is Karin Kelchtermans begonnen bij de helpdesk voor 50% (komt van GO Genk) Het verslag werd goedgekeurd. 2. Nieuwe zaken in LARS follow-up + stand van zaken op de helpdesk Helpdesk: -
oktober: 41 telefoons en 86 mails (is redelijk normaal) november: 51 telefoons en 94 mails ( de 3.17 komt in productie, en problemen met het opladen van de edisonzendingen.) december: 22 telefoons en 78 mails (LARS is niet compatibel met IE11 en geeft de nodige problemen) januari (tot 17/01): 70 telefoons en 100 mails
Januari was toch niet echt een gemakkelijke opstart. In het weekend van 11 januari was er een verhuis naar een volledig nieuw datacentrum. Alles was nieuw (nieuwe servers, firewall, loadbalancing, geïnstalleerde tomcats, nieuwe internet provider) en dit bracht een groot risico met zich mee. Er was één van de nieuwe servers die niet naar behoren werkt. Ondertussen is die vervangen en zijn de hardware problemen van de baan en werkt alles terug naar behoren, op nog enkele interne fouten na. Die fouten worden stelselmatig opgelost in een 3.18.2 en 3.18.3 indien nodig. Dan was er nog de 3.18: -
-
De grootste verandering is het op één tabblad brengen van een activiteit naar analogie van een medische activiteit. Dit stond reeds lange tijd op de planning, was indertijd een princiepakkoord om alles op dezelfde manier op te bouwen. Niet palpabel werd toegevoegd bij puberteit jongens
3. Evaluatie van de vormingsdagen: LARS-coachen en LARS als digitaal leerlingdossier 127 LARS-coaches volgende de vorming begin oktober. De handleiding kwam aan bod, en ook een aantal nieuwigheden.
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2014
pg. 1 van 5
LARS als digitaal leerlingdossier is uiteindelijk enkel aan bod gekomen in Limburg, voor de rest was er vrijwel geen interesse. Tegelijk stellen we vast dat er ook heel weinig mensen aanwezig zijn van het GO! Er wordt ook gepraat over een lerend netwerk voor LARS-coaches in GO! Naar aanleiding van de vormingen van vorig jaar was er de kritiek dat er te weinig invulling was. GO! heeft om op die vraag in te spelen een lerend netwerk opgestart, naast de vormingen van het project. Lerend netwerk blijft lopen zoals het nu is. Daar worden ook inhoudelijk vormingen gegeven. Ook zijn er daarnaast nog vragen met betrekking tot de kostprijs. Wat betreft de kostprijs was er destijds wel een probleem met prijssetting. Belangrijk is dat dit niet goedkoper is voor VCLB. Er kan ook gebruik gemaakt worden van koepelkrediet. Daarvan wordt een stuk gebruikt voor VCLB. Sedert het decreet kwaliteit in het onderwijs, krijgen de centra zelf de nascholingsmiddelen. Daarvoor kreeg men geen middelen, maar konden die wel profiteren van de middelen die toegekend werden aan de koepels. Tegelijk komen er dan wel vragen naar de helpdesk vanuit GO!-LARS-coaches. Het is toch wel belangrijk dat iedereen dezelfde boodschappen zou krijgen en moeten we dit zeker verder blijven bewaken. Voorstel is om dit toch uit te klaren op een ISC-overleg, en dit gestoffeerd met cijfers. 4. Documentbeheer + afspraken over de implementatie Het was eigenlijk de bedoeling om een demo te geven met betrekking tot documentbeheer, maar gezien de problemen van de voorbije week, is dit één van de zaken die pas later aan bod komen, gezien gebruikers er nog niet mee bezig zijn. De bedoeling is dat elk centrum een bepaalde capaciteit krijgt aan opslag voor documenten. Dit werd reeds getest in 3 pilootcentra. Een korte toelichting: -
Je kan documenten opladen gekoppeld aan een activiteit. (medisch en niet medische activiteit)
De bezorgdheid is dat we een goede controle willen hebben met de overdrachten. Opladen is één zaak, maar de overdrachten zijn een andere feit. Dit is getest voor de kerstvakantie en dit verliep toen niet zoals verwacht. Ondertussen werden er aanpassingen gedaan maar zeker zullen we maar zijn na het opnieuw grondig testen. -
Welk type documenten kunnen er worden opgeladen
Word, PDF,… mails kunnen ook, maar dan moet je ze eerst opslaan. Ook hier de bezorgdheid, in mails is het vaak zo dat wel meerdere leerlingen kunnen voorkomen. -
Bij opladen verschijnt ook de naam van de persoon die het oplaadt en de datum. Herbenoemen van documenten in LARS zelf moet mogelijk zijn.
Je kan natuurlijk ook wel een syntax over de hele sector gebruiken, die gegenereerd worden door het systeem zelf. De vraag is of je dan een limitatieve lijst moet van maken. We moeten dit zeker onderzoeken. -
Op documenten kan ook een exceptie geplaatst worden, maar dan wel over het volledige document.
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2014
pg. 2 van 5
Verder is er ook de vraag naar gebruik: Wat met medische vragenlijsten en toestemmingsformulieren voor vaccinaties. Wellicht zullen we toch nog een stuk papieren archief blijven behouden. De vraag is of je bijvoorbeeld vragenlijsten moet houden. De vraag is ook of je ruimte moet laten om dingen te bewaren of dingen onmogelijk te maken. Het moet alleszins zo zijn dat de medewerkers er zich ook goed en veilig bij voelen. Besluit van de stuurgroep : -
Deze stelt voor om een werkgroep op te starten om na te gaan wat de minimum vereisten zijn om zaken bij te houden. Hier moet goed over nagedacht worden. Sofie Descamps van GO! is expert in archief, best ook iemand vanuit CAJO. Vanuit OVSG en POV verwachten we ook namen. De namen worden doorgegeven aan Hilde. De focus moet zowel liggen op het inhoudelijke als het juridische aspect. Tegen de volgende stuurgroep ligt er een voorstel ter bespreking voor de stuurgroep. Kan samen vallen met de werkgroep nomenclatuur.
De vraag is of er pdf/en-of word kan gebruikt worden voor uploaden. Voor de veiligheid wordt gekozen voor enkel PDF en JPEG. Voorstel is het documentbeheer toe te laten vanuit een activiteit of medisch consult. De stuurgroep is het daarover eens en beschouwt dit op dit ogenblik als een restrictief iets. 5. Stand van zaken rond vitalink en K&G Er is een overleg geweest tussen LARS en Kind en Gezin en Vitalink. Kind en Gezin had verwacht dat vitalink veel meer zou kunnen doen. In principe moet alle werk dus door Kind en Gezin gebeuren en staat men nog nergens. Er is wel nagedacht over een mogelijke point-to-point uitwisseling (tussen LARS en K&G). Dit moet verder uitgeklaard worden en ook besproken worden met de privacycommissie. Een volgend overleg zal hier meer duidelijkheid in moeten brengen. 6. Stand van zaken rond standaard gehoor Er was onlangs opnieuw een overleg met de VWVJ. De status van de standaard is nog steeds niet duidelijk en ook niet wanneer hij zal ingaan. Vooraleer het in LARS komt, moet dit eerst definitief goedgekeurd is. Hij werd nu slechts voor de pilootcentra goedgekeurd. De medewerkers moeten hierover ook nog geïnformeerd worden. Starten met een nieuwe standaard kan dus enkel ook bij het begin van een schooljaar. 7. Stand van zaken rond de scope 2013-2014 Er wordt een stand van zaken gegeven met betrekking tot de scope. -
Wat betreft nomenclatuur wordt voorgesteld om de functie “geformaliseerd attest/advies” los te koppelen. De stuurgroep is het daarover eens. Wat betreft dubbele leerlingen ziet het er voorlopig goed uit met betrekking tot timing. Een echt sluitend systeem zal allicht niet mogelijk zijn, en je kan dus allicht geen 100 procent volledige samenvoeging bekomen. Het is niet duidelijk om hoeveel leerlingen in
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2014
pg. 3 van 5
-
absolute cijfers het gaat. We moeten dit alleszins goed opvolgen. Indien het onine komt dan zal dit beschikbaar zijn voor de mensen met de rol van “administratieve medewerker” De interface zal opnieuw opgenomen worden. Men zal nadenken over de logische opbouw van de LARS schermen. Wat betreft schooldossier, daarvoor dient Stefan nog een rol op te nemen in functie van bespreking.
8. Stand van zaken rond datawarehouse Zal allicht voor alle directies vanaf september beschikbaar zijn om gegevens op centrumniveau te gaan genereren. (dus geen access meer maar via excell) Er zal dan ook een vorming voorzien worden. Een lid vraagt dat ook kwaliteitscoördinatoren hiervoor worden uitgenodigd. Voor koepelorganisaties zal het een stukje sneller beschikbaar zijn. De afspraak is ook dat er vooraf zal getest worden en opmerkingen worden doorgegeven. Werkgroep datawarehouse kan ook terug samen komen voor een testing. Een demo zal toegelicht worden op de volgende stuurgroep. Er wordt ook gevraagd dat er over verschillende centra samen ook kan geclusterd worden met gegevens. Een ander lid vraagt om erover te waken dat we kunnen beschikken over de correcte gegevens, wat niet wil zeggen dat er geen foutenmarge op zal zitten, wegens de menselijke factor bij de registratie. 9. De nieuwe leestesten van TODIO en LARS Er zal een applicatie ingebouwd worden zodanig dat de scoring/normering binnen LARS kan gebeuren. Dit zou misschien interessant zijn voor andere zaken. Zal opgenomen worden in de werkgroep nomenclatuur. Ontwikkeling en testfase en implementatie moet bekeken worden en is ook afhankelijk van de normering. Maar mag in gang gezet worden. 10. Huishoudelijk reglement Na de eerste goedkeuring was er een opmerking met betrekking tot het samenroepen van stuurgroep op vraag van de leden. Dit zou betekenen dat VCLB kon blokkeren dat de stuurgroep zou kunnen samenkomen. Het gaat om de aanpassing bij hoofdstuk 4, punt 2.3. Voorstel van aanpassing: “ als tenminste twee geledingen dit vragen”. Dit zal juridisch bekeken worden en nadien ter ondertekening voorgelegd worden aan de ISC ter ondertekening. 11. Terugkoppeling jaarverslag + begroting nieuw project Ter vergadering wordt een overzicht van de besteding van de middelen toegelicht. Voor volgend jaar is Karin wat later begonnen en een maand niet actief geweest in het project, waardoor er wat meer middelen ter beschikking zijn. We moeten nadenken over hoe we die middelen kunnen inzetten in functie van implementatie.
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2014
pg. 4 van 5
12. Varia -
Leerlingen die zonder school in LARS zitten: er is in dit verband een goed contact met het team van Discimus. Men is bereid om onderzoek te doen om na te gaan hoe het komt dat sommigen bij hen bijvoorbeeld bekend zijn en bij ons niet. Het gaat om 51.000 leerlingen waarin fouten voorkomen, dat is 5 procent. Het blijft streven naar een rechtstreekse samenwerking tussen LARS en discimus.
-
Er zijn reeds een aantal vragen met betrekking tot opvraging van gegevens uit LARS door externen. Daarvoor zou een procedure gemaakt zijn een aantal jaar geleden. Het zou ons niks mogen kosten en het moest altijd eerst voorgelegd worden aan de stuurgroep. We zoeken het verslag opnieuw op en de mindmap die destijds gemaakt is. Het zal mee opgenomen worden op ISC om daar duidelijke afspraken te maken. Voor de kostprijs zal Michael geraadpleegd worden uitgaande van het feit – wie vraagt die betaalt,…
-
De coördinerende artsen van Oost-Vlaanderen vragen of het mogelijk is om via een veilige weg medische gegevens bijvoorbeeld aan andere artsen te versturen. Dit zit zowieso in het bredere verhaal van uitwisseling van gegevens van de Vlaamse Regering. Medibridge zoekt naar aanleiding van overheidsinitiatieven omtrent gegevensuitwisseling naar andere markten, oa logopedisten, CLB etc…. LARS bekijkt hoe het gebruikersbeheer van LARS kan geregeld worden via e-health. (ehealth is dan federaal, maar er is ook nog een Vlaamse dienstenregulator – ACM).
-
De Limburgse Logo’s halen gegevens uit LARS, maar voorlopig nog niks recent. Er wordt gevraagd om de centra in te lichten over welke gegevens het juist gaat. Lemonade wenst de gegevens pas te geven als er een duidelijke procedure is.
Volgende stuurgroep op maandag 24 maart om 13u30 in de koepel te Schaarbeek
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2014
pg. 5 van 5
