Verslag vergadering cliëntenraad BJZ’s Haaglanden en Zuid-Holland gehouden op 2 juli 2014 in Leiden vanaf 10.00 uur (Locatie BJZ), met aansluitend gesprek C-raad met regiomanager BJZ Leiden en 4 teamleiders. Aanwezig vanuit C-raad: Wilma van Leeuwen-de Bruin. Petra Turk, Lut Leijs, Jessica Remeijer, Margreet v.d. Merkt, Jan Moesker en Gep Klijnsma (ondersteuner) 1.
Actiepunten uit het verslag van de C-raad d.d. 10 juni 2014 Protocol Klachtregeling Leiden: Nog niet gehad, Petra gaat dat met BJZ Leiden opnemen Protocol vechtscheidingen. In leiden en in Dordt zijn de BJZ’s daar verschillend mee bezig (elders in het land ook!). Er wordt gewerkt aan een uniform protocol. Lut (v.w.b. Dordt) Petra (v.w.b Leiden) houden vinger aan de pols. Uiteindelijk moet de C-raad zo’n uniform protocol nog voor advies langs krijgen. Gesprek met regiomanagers op 22 oktober a.s.: Petra bekijkt welke managers vanuit Den Haag nog uitgenodigd moeten worden. Lut probeert Rotterdam nog aan tafel te krijgen op 22 oktober. Communicatie met cliënten: Bestuurder BJZ wil pas in het najaar 2014 info geven aan alle cliënten wanneer duidelijk is hoe de situatie ingaande 2015 zal zijn. De C-raad wilde liefst eerder met cliënten communiceren ook zonder duidelijkheid op alle fronten. De C-raad gaat alsnog bekijken hoe we zelf cliënten kunnen informeren vanuit de invalshoek: wat moeten cliënten weten over alles wat gaat veranderen in de jeugdzorg. De website : www.Ons’nzorg.nl biedt hiervoor goede info. Wilma verzoekt de leden van de C-raad om de website te bekijken en haar (cc Gep) binnen 14 dagen door te geven welke elementen iedereen van belang vindt als het gaat om info te geven over transitie en transformatie. Daarna maken we als C-raad een infodocument t.b.v. cliënten BJZ. Wilma en Lut zitten in de klankbordgroep van BJZ die info voor cliënten ontwikkeld. De voorgelegde leaflets over voogdij zijn door Wima en Lut afgebrand: verkeerd, defensief en veel te weinig afgestemd op de nieuwe werkwijze ingaande 2015. Verbeteringen van deze leaflets worden opnieuw aan de klankbordgroep voorgelegd + mogelijk nieuwe producten die dus ook bekeken zullen worden vanuit de invalshoek: het wordt ingaande 2015 echt anders! Achterban gesprek in Gouda: We stellen dit uit tot eind augustus/begin september Wel willen we dat onze flyer breed wordt verspreid onder cliënten van BJZ. Wilma zal hierover contact opnemen met communicatie van BJZ. BJZ-reactie op onze notitie over het reorganisatieplan: De reactie die iedereen van de C-raad via mail heeft gezien is heel goed! Men wil met ons over tal van zaken in gesprek! Gep maakt definitieve reactie op reorganisatieplan en betrekt daarbij de toezeggingen die BJZ heeft gedaan. Dit stuk komt – in ontwerp- naar alle leden Craad voor reacties. Na 14 dagen gaan we ons definitieve verhaal over het
1
reorganisatieplan aan de bestuurder op ons eigen briefpapier aanbieden. Wilma gaat bij communicatie BJZ aangeven dat ons nieuwe briefpapier er snel moet komen. Declaraties C-raad: Petra zal Marielle aanspreken omdat betalen van zaken (o.a. de kosten voor de achterban bijeenkomstern) veel te lang uitblijft. De vraag is ook of men bij BJZ al onze declaraties van A tot Z moet controleren voordat er betaald wordt. We hebben een budget en men moet ons niet gaan verplichten om van alle uitgaven bonnetjes te leveren tot op de cent nauwkeurig! Gep zal Marielle daarover ook nog aanspreken. N.B. Er lijken signalen dat men bij BJZ ons budget voor 2014 flink wil korten! Bestuurder heeft richting Wima aangegeven dat het zo’n vaart niet zal lopen. Hans wordt ‘slapend’ lid. Iedereen is akkoord met het aanblijven van Hans als lid van de C-raad alhoewel hij lang niet altijd aanwezig kan zijn. Wel zal hij, waar mogelijk, bijdragen leveren voor de adviezen die we aan de bestuurder moeten uitbrengen over tal van zaken. Workshop C-raad in Dordt. Lut heeft de contacten die moeten leiden tot inbreng van de C-raad in alle basisteams in Dordt in najaar 2014. H.Salet (regiomanager) heeft onze rapportage over de achterban bijeenkomst in Dordt in alle teams ingebracht die e.e.a. hebben besproken. Dat leidt mogelijk nog tot een terugkoppeling naar ons. 2.
Optreden C-raad op bijeenkomst in Provinciehuis op 16 juli a.s.
We zijn al ingeboekt op het programma van 16 juli. We gaan inderdaad de vechtscheiding (foute aanpak versus nieuwe, goede aanpak) in een act voor het voetlicht brengen. Op 10 juli a.s. oefenen we de act in Gouda bij BJZ vanaf 10.00 uur tot uiterlijk 12.30 uur! 3. Participeren in de C-raad Wilma en Petra geven aan dat van iedereen verwacht wordt dat bijdrages geleverd worden. Nu lijkt het er te vaak op dat Wima, Petra en Lut de kar te vaak moeten trekken. Jessica is echter druk met veel zaken op haar leven weer goed op de rails te krijgen. Margreet geeft aan dat zij zich meer en actiever zal opstellen, echter ze heeft daar nog een steuntje in de rug voor nodig. Wilma heeft op korte termijn gesprekken met twee personen die mogelijk lid willen worden (iemand uit Dordt/Zuid-Hollandse Eilanden) en iemand uit Gouda. Petra wil graag versterking vanuit Gouda omdat zij er nu te vaak alleen voor staat. Actiepunten/afspraken op rij: Wat Welke actie Protocol Klachtregeling Nagaan wanneer we dat Leiden krijgen als C-raad Gesprek met regiomanagers Bezien hoe den Haag en op 22 oktober Rotterdam nog zijn te betrekken C-raad info aan cliënten BJZ C-raad leden bekijken over website: www.onze’nzorg.nl transitie/transformatie: wat op tips en ideeën om info moet men weten aan cliënten te verstrekken
Wie Petra Petra benadert Den Haag, Lut Rotterdam Iedereen levert tips, etc. aan Wilma en (cc aan gep) binnen 14 dagen
2
Onze Flyer breed verspreiden onder cliënten BJZ Definitieve C-raad reactie op reorganisatieplan
Declaraties C-raadsleden Korten budget C-Raad?
Gesprekken met mogelijke nieuwe leden C-raad Bijeenkomst C-raad met bestuurder BJZ Pilot vechtscheidingen in Katwijk
vanuit de C-raad Vergroten van onze bekendheid en opbouwen van ons netwerk met de achterban Gep maakt ontwerp en stuurt het rond, reacties binnen 14 dagen. Daarna versturen op ons briefpapier richting bestuurder BJZ Betaling duurt lang en controle van alle posten lijkt standaardaanpak van BJZ Er zijn geruchten dat BJZ ons mogelijk wil korten. Bestuurder spreekt e.e.a. tegen Meer menskracht is welkom (zeker uit regio’s die thans onderbemand zijn in C-raad Dit overleg zal pas na de zomervakantie kunnen plaatsvinden C-raad gaat met BJZ Leiden(teamleider Katwijk) e.e.a. nader bespreken
Wilma bespreekt met communicatie BJZ hoe onze flyer de lucht in kan! Gep stuurt z.s.m. onze reactie rond aan iedereen. Wilma bespreekt met communicatie BJZ hoe snel ons briefpapier er kan zijn. Petra bespreekt gewenste verbeteringen met Marielle. Gep zal dat ook doen. Wilma zal goed in de gaten houden of dit ‘loos alarm is! Wilma spreekt op korte termijn met twee kandidaten, waarvan 1 uit regio Gouda. C-raad moet hiervoor nog een datum bepalen. Petra maakt afspraak met teamleider Katwijk
Elementen uit het gesprek: C-raad-regiomanager + teamleiders BJZ Leiden vanaf 11.30 uur tot 13.30 uur op 2 juli 2014 in Leiden (locatie BJZ) N.B. BJZ Leiden heeft zelf verslag gemaakt van dit gesprek en dat verslag komt nog naar de C-raad. (Hieronder aantekeningen van Gep over dit gesprek.) 1. Aanleiding In april 2014 heeft Petra Turk van de C-raad een gesprek gehand met regiomanager Mirjam v.d.Ven. Besloten werd om te komen tot een gesprek tussen C-raad en regiomanager + teamleiders BJZ Leiden om te bezien hoe we beter op elkaar kunnen afstemmen nu de Craad weer echt operationeel is. Uitkomsten van de achterbanbijeenkomst die de C-raad op 14 juni organiseerde in Leiderdorp kunnen dan ook worden besproken. 2. Contouren van de nieuwe Jeugdzorg ordening ingaande 2015 Monique v.d.Ven schetst de te verwachten nieuwe ordening. Op lokaal niveau ontstaan breed samengestelde wijkteams en de functies toegang en AMK van de huidige BJZ’s zullen daar een plaats in krijgen. BJZ wordt ingaande 2015 een C.I. (gecertificeerde Instelling) die 3
Jeugdbescherming en jeugdreclassering uitvoert en tevens de Jongeren preventie teams (JIP’s )en de crisisinterventie inhoud blijft geven. Nu al moet gewaakt worden voor een ‘gat’ dat kan ontstaan tussen de C.I.’s en de wijkteams! Dat kan veel organisatorische toestanden oproepen maar vervelender nog : onduidelijkheden voor de cliënt liggen op de loer!! Vooral als niet glashelder wordt wie wat doet. 3.
Is BJZ wel bij alle ontwikkelingen op gemeentelijk niveau betrokken?
Petra Turk constateert dat op een aantal info-avonden die gemeenten in het werkgebied hebben georganiseerd BJZ ontbrak. M.v.d. Ven Wil graag dat Petra signalen hierover doorgeeft omdat BJZ nu juist wel overal aanwezig wil zijn wat blijkbaar niet altijd lukt. Afgesproken wordt om hierover tot uitwisseling te komen. 4. Niet meer over cliënten spreken maar altijd met cliënten spreken! Wilma van leeuwen- de Bruin reageert wanneer zij van een teamleider meent te begrijpen dat er nog steeds ‘casusbesprekingen’ plaatsvinden zonder de cliënt. In het gesprek wordt duidelijk dat BJZ Leiden wel degelijk probeert om de cliënt altijd te betrekken bij het uitzetten van inhoudelijke lijnen binnen teams. Echter, de nieuwe werkwijze is nog niet op alle fronten ingevoerd en BJZ Leiden zal alert zijn op het niet buitensluiten van cliënten. Die zijn ‘partner’ bij het uitzetten van de wijze waarop BJZ met de cliënt gezamenlijk wil komen tot oplossing van problemen en knelpunten. 5. Vechtscheiding: de pilot in de regio Katwijk Dat er in deze pilot gewerkt wordt met twee gezinsvoogden (1 voor de ouders en 1 voor de kinderen) acht de C-raad een goede zaak. We willen graag nader met de teamleider spreken over hoe de pilot in Katwijk verloopt en hierover zal Petra Turk met debetrokken teamleider afspraken maken. Binnen de C-raad zijn duidelijke opvattingen over hoe je als BJZ een vechtscheiding moet aanpakken. Systeemcoaching blijkt goed te werken om – na jaren van strijd- weer enigszins ‘ on speaking terms’ te komen wat daarvoor maar nooit lukte. 6.
Verschillen in waarneming tussen C-raad en BJZ Leiden over een aantal belangrijke zaken: BJZ zegt: als kinderen het niet willen worden de ouders niet op de hoogte gesteld van wat kinderen aan BJZ vertellen. C-raad: meerdere voorbeelden aan te geven waarin dat dus wel gebeurt. Bovendien jonge kinderen worden niet serieus genomen, beperk je bij gesprekken met kinderen niet tot 12 plus! BJZ zegt: onze medewerkers zijn professioneel geschoold en getraind. Als ze er met cliënten niet uitkomen wordt dat intern besproken en zoeken we een oplossing samen met de cliënt. C-raad: Jullie hebben te weinig oog voor het ontstaan van een ‘tunnelvisie” die bijvoorbeeld de gezinsvoogd samen met de teamleider kan ontwikkelen: niet meer open staan voor andere opvattingen maar doordrukken op wat men denkt dat de ‘waarheid’ is. BJZ zegt: een cliënt die er met de voogd niet uitkomt kan zich altijd wenden tot de teamleider of hoger. Bovendien is er nog de bemiddeling die aan de orde kan komen nadat bij de klachtencommissie een klacht is ingediend. C-raad: We hebben het 4
gecheckt via contact met de balie van BJZ. Je krijgt een teamleider vrijwel nooit te pakken. Wees meer open naar cliënten over wie aanspreekbaar is als er conflicten dreigen. Wacht dan niet op de lange weg richting klachtencommissie maar ga het gesprek eerder aan. Voorlopige conclusie: ervaringen die de C-raad op tafel legt wijken af van hoe BJZ denkt dat zaken lopen conform uitgangspunten die BJZ deelt met de C-raad. Richting nieuwe organisatie moeten zaken scherper in beeld komen en contact C-raad met BJZ kan hierbij goede signaleringen opleveren. 7. De veel te dikke dossiers Als C-raad horen we hier vaak klachten over (o.a. ook op de achterban bijeenkomst in Leiderdorp). Is het nu echt onmogelijk om elementen uit dossiers te verwijderen die niet meer relevant zijn omdat ze horen bij een periode die allang is afgesloten. Bovendien staan ook zaken in dossiers die niet waar zijn (bijvoorbeeld aangedragen door ex-partners). Vanuit BJZ wordt gesteld dat de rechtsgang nu eenmaal vereist dat zaken die voor de rechter van belang zijn in de dossiers blijven staan. Tocht lijken BJZ en C-raad zich te kunnen vinden in de volgende formule: Veel aandacht voor wat er recent speelt (en liefst – als het enigszins kan- ook soms wat positieve en motiverende opmerking richting cliëntsysteem. Daarnaast alleen die zaken uit het verleden blijven opnemen die van belang zijn voor de huidige situatie en die niet gemist kunnen worden, gelet op juridische complicaties. 8. Sorry! Ook uit de achterban gesprekken komt naar voren dat cliënten het bijzonder waarderen wanneer BJZ een keer ‘sorry’ zegt als men er naast zit. Het belang van het maken van excuses wordt door BJZ , naar de mening van de C-raad, onvoldoende onderkent. Je wordt als organisatie sterker als je je ongelijk ook soms eens kan toegeven, je wordt er – in ieder geval – een meer acceptabele gesprekspartner van! 9. Afsluiting Van beide zijden wordt het gevoerde gesprek ervaren als constructief en verhelderend. Bovendien is er bij de leden van de C-raad de indruk dat BJZ goed werkt aan het opbouwen van een profiel dat na 2015 de Gecertificeerde Instelling moet gaan kenmerken : samen met cliënten werken aan oplossingen. Mirjam .v.d.Ven staat open voor verdere contacten met de C-raad. Vergaderen van de C-raad in Leiden zijn welkom evenals verzoeken vanuit de C-raad om over specifieke thema’s in gesprek te gaan. In komende jaren kan een goede relatie tussen BJZ en C-raad bijdragen aan verbeteringen in de kwaliteit van ons werk ten behoeve van de cliënten.
5
