Provincie Noord-Brabant Brabantlaan 1 Postbus 9 0 1 5 1 5 2 0 0 M C 's-Hertogenbosch
1 9 AUG 2013
Telefoon (073) 6 8 1 2 8 12 Fax (073) 6 1 4 11 15
[email protected]
Aan het college van de gemeente Boxtel Postbus 10000 afd. 5280 DA B O X T E L
OVD
CO
konie
Onderwerp
Het archiveren van digitale agenda's
www.brabant.nl Bank I N G 6 7 . 4 5 . 6 0 . 0 4 3
Datum 15 augustus 2 0 1 3 Ons kenmerk 3454156 U w kenmerk
Geacht college, Eind 2012 deden wij een beperkt onderzoek naar de manier waarop Brabantse gemeenten de digitale agenda's van bestuurders en ambtenaren bewaren. De directe aanleiding daarvoor was een Wob-verzoek waarin om inzage in de agenda van de burgemeester van een Brabantse gemeente werd verzocht. Eén van de redenen die de gemeente aanvoerde om de agenda's niet openbaar te maken, was dat de agenda's niet meer beschikbaar waren. Uit ons onderzoek onder zes willekeurige gemeenten, klein en groot, bleek dat er maar één gemeente was met een duidelijk bewaarbeleid voor de digitale agenda's van bestuurders. Naar aanleiding daarvan willen we u nader informeren over de noodzaak van het adequaat archiveren van agenda's. Bij de meeste overheden worden bestuurders en ambtenaren geacht de centraal beschikbare digitale agenda (Outlook, Groupwise, Lotus Notes etc.) te gebruiken voor het bijhouden van zakelijke afspraken. Er zijn verschillende redenen waarom deze agenda's bewaard zouden moeten worden. Allereerst omdat de agenda's in veel gevallen de onkostendeclaraties (bijvoorbeeld reiskosten- of maaltijdvergoedingen) onderbouwen. Op dat moment maken agenda's deel uit van de financiële administratie van de ambtenaar en de gemeente. Deze zouden dan, op grond van de selectielijst, zeven jaar bewaard moeten blijven. Een andere reden waarom agenda's bewaard zouden moeten worden is dat ze een cruciale rol kunnen spelen in de reconstructie van bijvoorbeeld langslepende zaken of calamiteiten. Met behulp van de agenda's kan antwoord gegeven worden op de vraag: Wie heeft op welk moment met wie overlegd? Tenslotte kunnen de agenda's van burgemeesters en wethouders een waardevol beeld schetsen van de manier waarop een bestuurder zijn taken heeft uitgevoerd.
Contactpersoon I.J.H. Koch Directie Ruimtelijke Ontwikkeling c Handhaving Telefoon (073) 681 2 0 78 Biįlage(n)
E-mail
[email protected]
Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereik baar met stadsbus, lijn 61 en 6 4 , halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de O Vfiets.
Provincie Noord-Brabant
Tegelijk met deze brief heb ik een brochure verstuurd naar de afdeling Informatievoorziening van uw gemeente, met daarin een uitgebreidere handreiking voor het correct omgaan met digitale agenda's.
Datum 15 augustus 2 0 1 3 Ons kenmerk 3454156
Mocht u naar aanleiding daarvan behoefte hebben aan nadere informatie over het archiveren van digitale agenda's en e-mailberichten, dan kunt u altijd contact opnemen met één van mijn medewerkers via
[email protected] of 073-680 82 01. J.H.J.M. ten Doeschate M P M , Manager Bestuurlijke Organisatie en Toezicht
In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend
2/2
Provincie Noord-Brabant
GEMEENTË"B0XTİT~1
Brabantlaan 1 Postbus 9 0 1 5 1 5 2 0 0 M C 'sHertogenbosch
ì 9 AUG 2013
Telefoon (073) 681 2 8 12 Fax (073) 6 1 4 1 1 15
[email protected]
lafáļ
ŗn
De gemeente Boxtel !—^X^Ŭİ^L. T.a.v. de afdeling Informatievoorziening Postbus 10000 5280 DA B O X T E L
Onderwerp
Het archiveren van digitale agenda's
www.brabant.nl Bank I N G 6 7 . 4 5 . 6 0 . 0 4 3
Datum 15 augustus 201 3 Ons kenmerk 3452945 Uw kenmerk
Geachte heer, mevrouw,
Contactpersoon I.J.H. Koch
Eind 2012 deden wij een beperkt onderzoek naar de manier waarop Brab antse gemeenten de digitale agenda's van bestuurders en ambtenaren b ewaren. De directe aanleiding daarvoor was een Wob-verzoek waarin om inzage in de agenda van de burgemeester van een Brabantse gemeente werd verzocht. Eén van de redenen die de gemeente aanvoerde om de agenda's niet openbaar te maken, was dat de agenda's niet meer b eschikb aar waren. Uit ons onderzoek onder zes willekeurige gemeenten, klein en groot, bleek dat er maar één gemeente was met een duidelijk bewaarbeleid voor de digitale agenda's van bestuurders. Naar aanleiding daarvan willen we u nader informeren over de noodzaak van het adequaat archiveren van agenda's. Bij de meeste overheden worden bestuurders en ambtenaren geacht de centraal beschikbare digitale agenda (Outlook, Groupwise, Lotus Notes etc) te gebruiken voor het bijhouden van zakelijke afspraken. Er zijn verschillende redenen waarom deze agenda's bewaard zouden moeten worden. Allereerst omdat de agenda's in veel gevallen de onkostendeclaraties (bijvoorbeeld reiskosten- of maaltijdvergoedingen) onderbouwen. Op dat moment maken agenda's deel uit van de financiële administratie van de ambtenaar en de gemeente. Deze zouden dan, op grond van de selectielijst, zeven jaar b ewaard moeten blijven. Een andere reden waarom agenda's bewaard zouden moeten worden is dat ze een cruciale rol kunnen spelen in de reconstructie van bijvoorbeeld langslepende zaken of calamiteiten. Met behulp van de agenda's kan antwoord gegeven worden op de vraag: Wie heeft op welk moment met wie overlegd?
Directie Ruimtelijke Ontwikkeling Handhaving Telefoon (073) 681 2 0 78 Bijlage(n) 1 E-mail
[email protected]
Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereik baar met stadsbus, lijn 61 en 6 4 , halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de OVfiets.
Provincie Noord-Brabant
Tenslotte kunnen de agenda's van burgemeesters en wethouders een waardevol beeld schetsen van de manier waarop een bestuurder zijn taken heeft uitgevoerd.
Datum 15 augustus 2 0 1 3 Ons kenmerk 3452945
Als bijlage bij deze brief stuur ik een brochure mee met daarin een uitgebreidere handreiking voor het correct omgaan met digitale agenda's. Mocht u naar aanleiding daarvan behoefte hebben aan nadere informatie over het archiveren van digitale agenda's en e-mailberichten, dan kunt u altijd contact opnemen met één van mijn medewerkers via
[email protected] of 073-680 82 01.
J . H J . M . ten Doeschate M P M , Manager Bestuurlijke Organisatie en Toezicht
v—
In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend
2/2
Het standaard agendaformaat (ICS of het Outlookformaat) is minder geschikt voor het op lange termijn toegankelijk en begrijpelijk houden van agenda-items. Het is daarom verstandiger om de agenda's dan om te zetten naar xml. Er zijn enkele tools op de markt beschikbaar die hiertoe in staat zijn.
Archiveren van digitale a g e n d a ' s
Aparte applicatie voor automatische archivering
juli 2013
Een andere oplossing is om aan het e-mail- en agendasysteem een aparte applicatie te koppelen, die automatisch alle agenda-items (en e-mailberichten) bewaart. In dit soort applicaties - die vaak vooral op de Engelse en Amerikaanse wetgeving afgestemd zijn - kunnen bewaarregels ("retention rules") ingesteld worden. Daarin kan geregeld worden welke agenda's of agenda-items bewaard moeten blijven, inclusief een bewaartermijn. Een nadeel van dit soort oplossingen is dat de duurzaamheid en toegankelijkheid vaak niet of nauwelijks gegarandeerd zijn, doordat de applicaties vaak 'gesloten' (proprietary) zijn en gebruik maken van minder geschikte bestandsformaten. Printen De laatste en minst geschikte manier om de agenda's of afspraken te bewaren, is "printen" - hetzij naar papier, hetzij naar pdf - om ze daarna in het document managementsysteem op te nemen. Bij deze manier van archiveren is de kans dat relevante informatie uit de afspraken verloren gaat zeer groot. Denk hierbij bijvoorbeeld aan metagegevens die niet meegeprint worden of bijlagen die niet goed te printen zijn.
.,«™»»
TL* iiiî
Nadere informatie Mocht u behoefte hebben aan meer informatie over het archiveren van digitale agenda's en e-mailberichten, dan kunt u altijd contact opnemen met één van de medewerkers van de Provinciale Archiefinspectie via
[email protected] of 073-680 82 01.
\
\
IB
1
Hoelang agenda's bewaren?
Om die reden zouden individuele afspraken opgeno
In de onlangs geactualiseerde Selectielijst voor archiefbescheiden
men kunnen worden in het dossier van de zaak waar
Eind 2012 deden wij een beperkt onderzoek naar
van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen
ze betrekking op hebben. De bewaartermijn van de
de manier waarop Brabantse gemeenten de digitale
vanaf 1 januari 1996 (Staatscourant, 2 5 juni 2012, h t t p s : / /
afspraken wordt dan gelijkgesteld aan de bewaarter
agenda's van bestuurders en ambtenaren bewaren.
zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt201212782.pdf)
mijn van het dossier. *
De directe aanleiding daarvoor was een Wobverzoek
worden agenda's niet expliciet benoemd. Dit zou kun
waarin om inzage in de agenda van de burgemees
nen betekenen dat alle agenda's permanent bewaard
ter van een Brabantse gemeente werd verzocht. Eén
moeten worden. O p basis van bovenstaande argu
van de redenen die de gemeente aanvoerde om de
menten vallen echter verschillende bewaartermijnen te
agenda's niet openbaar te maken, was dat ze niet meer
beargumenteren:
beschikbaar waren. Uit ons onderzoek onder zes willekeurige gemeen ten, klein en groot, bleek dat er maar één gemeente was met een duidelijk bewaarbeleid voor de digitale
9
Spec iif eke agenda's permanent b e w a r e n .
De selectielijst geeft in paragraaf 1.4 de mogelijkheid om archieven van of over personen die van bijzondere betekenis (geweest) zijn uit te zonderen van vernieti ging. O p basis hiervan kan een gemeente besluiten
Alle agenda's zeven jaar b e w a r e n .
om de volledige agenda van bijvoorbeeld een burge
Agenda's vallen onder categori e 2.10 van de selectie
meester, wethouder of gemeentesecretaris permanent te
lijst:
bewaren.
agenda's van bestuurders. Dat was voor de provinciale
Hulp
archiefinspectie aanleiding om in deze brochure wat
admini
meer informatie te geven over de noodzaak van het
straties i ondersteunende bescheiden,
adequaat archiveren van agenda's. W a a r o m a g e n d a ' s bewcirsn*?
I Bij de uitvoering van werkzaam j 7 jaar, heden gebruikte administratie
; tenzij ļ met de
! zgn. hulpadministraties, waar
, Belasting
\ onder:
; dienst een
\ a. registers, ongeacht hun
ļ andere
Bij de meeste overheden worden bestuurders en ambte
vorm, die gebruikt worden
: termijn
naren geacht de centraal beschikbare digitale agenda
voor vastlegging, afdoe
ļ overeen is
(Outlook, G roupwise, Lotus Notes etc.) te gebruiken
ning, berekening, controle
voor het bijhouden van zakelijke afspraken. Er zijn
of overzicht:
gekomen
b. staten, dienstroosters,
verschillende redenen waarom deze agenda's bewaard
Hoe agenda's bewaren? Digitale agenda's of individuele afspraken kunnen op verschillende manieren gearchiveerd worden, afhan kelijk van de hierboven beschreven varianten. De werkwijzen komen daarbij grotendeels overeen met de mogelijkheden die er zijn voor het bewaren van emailberichten. A g e n d a ' s peri odi ek bevri ezen Bij één van de eerder onderzochte Brabantse gemeen ten worden de agenda's van bestuurders ieder kwartaal
zouden moeten worden.
opdrachtformulieren, (dag)
"bevroren". Dat wil zeggen dat de afspraken niet meer
Allereerst omdat de agenda's in veel gevallen de
overzichten, bonnen en op \
gemuteerd kunnen worden. Daarna wordt ieder jaar
onkostendeclaraties (bijvoorbeeld reiskosten of maaltijd
gaven voor tijdverantwoor
een export gemaakt van de agenda van iedere be
vergoedingen) onderbouwen. O p dat moment maken
ding, gebruik van middelen, \
stuurder. Deze wordt op dvd gezet en de dvďs worden
agenda's deel uit van de financiële administratie van de
verleende diensten etc.
zeven jaar bewaard.
ambtenaar en de gemeente. Een andere reden waarom agenda's bewaard zouden moeten worden is dat ze een cruciale rol kunnen spelen in de reconstructie van bijvoorbeeld langslepende
Deze bewaartermijn is in lijn met het eerste argument
Deze manier van exporteren kan ook toegepast worden
om agenda's te bewaren: ze maken deel uit van de
wanneer agenda's permanent bewaard worden. Alleen
gemeentelijke administratie en moeten daarom zeven
dient dan meer aandacht besteed te worden aan het
jaar bewaard blijven.
zaken of calamiteiten. Met behulp van de agenda's kan antwoord gegeven worden op de vraag: wie heeft o p welk moment met wie overlegd? Tenslotte kunnen de agenda's van burgemeesters en
bestandsformaat waarin en de dragers waarop de agenda's bewaard worden.
9
Ind ii v duele afspraken even lang b e w a r e n als de gerelateerde doss i ers.
In feite zijn de individuele afspraken, net als emailbe
Dvďs zijn minder geschikt voor lange termijn archive ring. De foutgevoeligheid ligt redelijk hoog en het con troleren o p en corrigeren van fouten is een arbeidsinten
wethouders een waardevol beeld schetsen van de ma
richten en brieven, de neerslag van het handelen van
sief werk. De bestanden kunnen daarom beter bewaard
nier waarop een bestuurder zijn taken heeft uitgevoerd.
een overheidsorgaan.
worden op een NAS of SANopslagsysteem.
