ZPF JAARVERSLAG MEDEZEGGENSCHAP 2013

ZPF JAARVERSLAG MEDEZEGGENSCHAP 2013

1

2013 Inhoudsopgave • • • • • • •

2

Voorwoord Ondernemingsraad MCL Onderdeelcommissie ziekenhuis OC Facilitair bedrijf en Vastgoedbedrijf Ondernemingsraad Tjongerschans Ondernemingsraad Noorderbreedte Onderdeelcommissies Noorderbreedte

5 6 8 10 12 15 18

3

Voorwoord

I

n dit jaarverslag van de medezeggenschap van Zorgpartners Friesland wordt op hoofdlijnen een beeld geschetst wat de medezeggenschap als orgaan heeft gedaan en heeft bij gedragen aan de belangenbehartiging van de organisatie en haar medewerkers in het jaar 2013. Het tweede jaar van deze zittingsperiode 2012-2015 heeft voor een groot deel in het teken gestaan van het uitvoeren van medezeggenschap waarbij, na een startjaar, bestuurders en medezeggenschappers meer aan elkaar gewend zijn. Uitgangspunten en doelstellingen voor de medezeggenschap in de periode 2012-2015 komen beter tot zijn recht. Medezeggenschappers nemen hun verantwoordelijkheid en tonen initiatief, spreken uit wat de verwachtingen zijn, grijpen op tijd in en kijken over de eigen grenzen. Met geregelde scholing en vorming werken wij eraan om het medezeggenschapswerk op een zo goed mogelijke wijze te laten uitvoeren. De medezeggenschap vult haar rol goed in om de werknemersparticipatie vorm en inhoud te geven en is in staat dit te versterken in het belang van de organisatie. Het tweede zittingsjaar van de 15 Onderdeelcommissies, Ondernemingsraad Noorderbreedte, Ondernemingsraad Tjongerschans, Ondernemingsraad MCL, Centrale Ondernemingsraad en adviescommissies voor Zorgpartners Friesland kenmerkte zich vooral door passie, gedrevenheid, initiatieven en soms onduidelijkheden maar met veel enthousiasme.

In dit verslag wordt aangegeven wat er zoal gespeeld heeft in de betreffende onderdelen en waarover instemming, advies is gegeven en gesproken De belangenbehartiging van de medezeggenschappers richt zich op arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen en de organisatie. De ontwikkelingen bijvoorbeeld op het gebied van kostenreductie en flexibilisering met behoud van gewenste kwaliteit binnen de diverse onderdelen van de Zorgpartners Friesland vragen veel van medezeggenschappers. Daarbij is het soms lastig om de goede afwegingen te kunnen maken tussen het organisatie - en het medewerkerbelang. Bij dit alles mogen we niet vergeten dat het gaat om mensenwerk. Binnen de Centrale ondernemingsraad zijn een groot aantal onderwerpen aan de orde geweest ter instemming, advisering en bespreking, o.a.: Ter instemming • Harmonisatie arbeidsvoorwaarden • Zeggenschap en Medezeggenschap in het structuurregime. Dit heeft geresulteerd in het kunnen doen van een bindende voordracht door de medezeggenschap voor een lid in de Raad van Toezicht van Zorgpartners Friesland. • Onbetaald werkervaring opdoen

Ter advisering • Integratieplan vastgoed organisatie Tjongerschans, MCL en Noorderbreedte. • Exploitatiebegroting Zorgpartners Friesland • Eigen risicodragerschap ziektewet Ter bespreking • Stuwmeren vakantie uren en persoonlijk levensfasebudget • Uitrol digitaal personeelsdossier • Ontwikkelingen KCL Het gezond kunnen werken binnen Zorgpartners Friesland en haar bedrijfsonderdelen met een scala aan mogelijkheden staat hoog op de agenda bij de medezeggenschap. Positief is dat medewerkers in hun OR/OC collega’s weten te vinden met hun vragen. Zeker nu veranderingen zich in een veelal sneller tempo opvolgen. Het achterbancontact is en zal verder versterkt worden door de OR/OC’s. Weten wat er leeft onder de medewerkers, alleen dan kan het medezeggenschapswerk goed gebeuren. De medezeggenschappers en de medewerkers van het Bureau medezeggenschap zijn er in 2013 in geslaagd om op een constructieve wijze een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van alle bedrijfsonderdelen van Zorgpartners Friesland en de belangen daar in van de medewerkers op een gepaste wijze te kunnen behartigen. Mede”ZEGGEN”schap komt steeds meer tot zijn recht in Zorgpartners Friesland.

Herman Jongbloed, Voorzitter Centrale Ondernemingsraad Zorgpartners Friesland

4

5

Ondernemingsraad MCL Ondernemingsraad MCL Leden: ·Dhr. D. Antonisse Dhr. J. Bohlken Dhr. J. Janga Dhr. H. Jongbloed Mw. S. Kramer, voorzitter Dhr. K. Tiemersma Dhr. B. de Wal Mw. R. Vrijland, vice voorzitter Het jaar 2013 stond voor ons vooral in het teken van veranderingen.

Nieuwe directeur MCL Wij waren betrokken bij de selectie van de nieuwe voorzitter van de directie MCL. De nieuwe directeur van het MCL, de heer Donkervoort, is in de tweede helft van 2013 gestart met zijn functie en wil er naar toe om het MCL financieel en kwalitatief gezien beter op de rit te krijgen. Zo zijn de nieuwbouw en het EPD voorlopig on hold gezet. Eerst duidelijkheid hebben over de financiën en dan pas uitgeven! Ook de kwaliteit in het ziekenhuis moet een inhaalslag maken. Er moet meer en beter geregistreerd worden. We zijn blij dat de directeur medewerkers probeert te betrekken bij de veranderingen door het organiseren van medewerkersbijeenkomsten. Deze zogenoemde zeepkistbijeenkomsten worden goed bezocht.

EPD

6

We hebben advies uitgebracht over het EPD. Er lag een voorgenomen besluit van de directie om te kiezen voor Epic als nieuwe leverancier. Doordat ervoor gekozen is om de gebruikersgroepen actief te betrekken bij het maken van de keuze tussen twee systemen en de grote meerderheid van deze gebruikersgroepen zich heeft uitgesproken voor EPIC, hebben wij dit onderdeel niet in ons advies betrokken. Wij vinden dat door deze werkwijze de invloed van de medewerkers al zo laag mogelijk in de organisatie is neergelegd. We hebben geadviseerd door te gaan met deze plannen omdat het organisatiebreed werd gedragen met daarbij een aantal adviezen.

Preadviezen

Dit jaar hebben we meerdere preadviezen gegeven aan de COR. Op deze manier wordt een besluit breder in de organisatie gedragen.

Interne deskundigen We hebben regelmatig contact met interne deskundigen. Dit jaar hebben we o.a. gesproken met P&O, DIA, Arbo en de MCLacademie.

Ideeëncommissie De ideeëncommissie leeft onvoldoende binnen het MCL. Het aantal meldingen is laag. In de organisatie worden veel andere initiatieven genomen (bijvoorbeeld McLean). Wij vinden het jammer dat er geen hernieuwde pogingen worden ondernomen om de commissie nieuw leven in te blazen maar hebben begrip voor het standpunt van de commissie en de directie om de ideeëncommissie op te heffen.

Idea Factory De Idea Factory is een project dat moet leiden tot een grotere doelmatigheid van onze totale ziekenhuisorganisatie. In totaal waren er 176 vertegenwoordigers uit de ziekenhuisorganisatie uitgenodigd. De bedoeling was om in 22 teams, bestaande uit acht deelnemers, antwoord te geven op een aantal vragen over de ziekenhuisorganisatie. We zijn uitgenodigd om deel te nemen maar hebben besloten hier van af te zien. Deelname zou betekenen dat we niet meer objectief naar eventuele advies- en/ of instemmingsaanvragen kunnen kijken. Daarnaast vonden we dat de groepen een meer evenredige vertegenwoordiging zouden moeten zijn van zowel de werkvloer als leidinggevenden. Daarnaast hebben we onze vraagtekens gezet bij de kosten. Als OR zullen we door de directie wel op de hoogte worden gehouden van de uitkomsten van de Idea Factory.

Bezuinigingen 2014 Aan het einde van het jaar zijn we door de directie geïnformeerd over de bezuinigingen die er in 2014 aan zitten te komen. Het is alleen nog niet concreet. We hebben aangedrongen op een goed communicatieplan. Hierdoor wordt duidelijk wat de tijdsplanning is en hoe er gecommuniceerd wordt.

7

Onderdeelcommissie Ziekenhuis Onderdeelcommissie Ziekenhuis Leden: Dhr. D. Antonisse, vice voorzitter Dhr. J. Bohlken, voorzitter Mw. G. ten Hoeve, DB lid Mw. M. Jilderts Mw. S. Kramer, DB lid Dhr. M. Schuiling Dhr. K. Tiemersma Mw. J. Tymes Mw. B. Veenstra Mw. A. Visser Mw. R. Vrijland De OC Ziekenhuis voert overleg met de directeuren, Lenglet, Schonewille en Schram. Naast de directie zijn iedere vergadering aanwezig mw. Fukur, directiesecretaris en dhr. van der Woerdt, directeur concerndienst P&O Hieronder volgt een samenvatting van de advies/instemming aanvragen en besproken punten. Ter instemming • Opleidingsjaarplannen ( geen instemming), • Tijdelijke uitbreiding werktijden artsassistenten Chirurgie, • RI&E’s IC, Polikliniek KNO, dermatologie en bijzondere tandheelkunde, • 9- urige werkdag PA-KNO Ter advisering • Centrum voor Psychosomatiek Fryslân, • Preadvies EPD-keuzetraject, • Voorstel beddenreiniging, Ter bespreking • Implementatie pilot bereikbaarheidsdiensten, • Kaderbrief, • Diverse jaarverslagen, • Notitie vergoeding BHV-ers, • Besluit rode hesjes, • Roosterhandboeken voor verpleegafdelingen en poliklinieken, • Vermindering formatie OK,

8

•

• • • • • • • • • •

OK; audit, s.v.z m.b.t chirurgen/ anesthesisten, Ok reductie/ efficiencyslag, reductie van 12 naar 10 ok’s, evaluatie 10- OK model, organisatiestructuur OK-centrum, Evaluatie cardiofysiologisch laboranten. Diverse management rapportages, Verzuimcijfers, Inventarisatie jaargesprekken, Eindejaarsgeschenk, UZI-pas, Locatiewijziging magazijn MCL, PLB doe er wat mee, Dialyse Sneek Kaderstelling Flexibilisering

De OC heeft in de vergadering gesproken met een aantal interne deskundigen, te weten: • Mw. Sevinga over de BAHHS score en SIS, • Dhr. B. Jeeninga hoofd opname planning en registratie, • Mw. P Smit centrummanager SEH en gipskamer, • Mw. M Hees en dhr. J da Silva Piloto als afvaardiging van de VAR, • Dhr. K. Komdeur, locatiemanager MCL Harlingen, • Dhr. K Tolsma centrummanager Operatiecomplex, • Dhr. W Hansma centrummanager Hartcentrum, • Dhr. P. van Pinxteren, kwaliteitsfunctionaris • Mw. M Driessen, projectleider BAHSS • Dhr. Jellema, centrummanager kinderafdeling In maart en april is de OC in Loft te Boksum op scholing geweest. Het onderwerp flexibilisering is hier verder vorm gegeven. De dag werd geleid door dhr. H. Geisler van het bureau Richter. In november hebben we een aantal praktische workshops gevolgd.

9

OC Facilitair bedrijf en Vastgoedbedrijf Leden: Mw. M. Bakker, voorzitter Mw. A. Groen Dhr. R. Hettema Dhr. J. Janga Dhr. H. Jongbloed Dhr. J. Koopmans Dhr. H.J Kloosterman Mw. T. v.d. Meer, vice voorzitter

Wijziging werktijden afd. A

Binnen de afdeling A is er een aanvraag geweest voor het veranderen van werktijden. Dit om het werkproces van de ondersteunende dienst kamerassistent beter te laten aansluiten op het zorgproces op de afdeling. Doordat de werktijden gewoon binnen de bestaande werktijden vallen die we in de organisatie hanteren en het voor de werknemers en het zorgproces allemaal goed past, hebben we kunnen instemmen met deze verandering.

Instemming

De OC heeft ingestemd met het opleidingsjaarplan Vastgoedbedrijf 2013

Toekomst extern vervoer Facilitair Bedrijf

10

Het plan om het externe vervoer van het MCL naar Noorderbreedte-locaties te gaan uitbesteden, is voorgelegd aan de OC. Maaltijden, materialen, magazijnartikelen worden nu door de medewerkers van de

afdeling transport met een vrachtauto bezorgd. De uitbesteding levert een besparing op en daarnaast meer flexibiliteit voor de toekomst. Wij als OC staan positief tegenover het voorstel om meer flexibeler te kunnen zijn in de toekomst. Echter, het voorstel riep ook veel vragen op, zowel bij medewerkers als bij ons. Wij hebben uitvoerig gesproken met medewerkers en hun vragen en opmerkingen nauwkeurig uitgezocht. Er zijn personele consequenties voor een aantal medewerkers. Deze medewerkers reden voorheen op de vrachtwagen en worden nu geplaatst in het interne transport. De OC vindt dat er meer mogelijkheden zijn voor medewerkers. We hebben de directie geadviseerd om door te gaan met de plannen, maar ook om met medewerkers individueel om tafel te gaan, zodat ze hun wensen kenbaar kunnen maken en hun opties kunnen bespreken met hun leidinggevende.

Herschikking structuur Facilitair Bedrijf

De OC heeft uitgebreid met zowel de directie als met medewerkers gesproken over de herstructurering van de structuur van het Facilitair Bedrijf. In eerste instantie stond de OC niet positief tegenover het voorstel, er waren nog te veel vraagtekens. Dhr. Madlener heeft uitleg gegeven over de achterliggende

motivatie achter dit voorstel en daarmee de vragen van de OC goed beantwoord. Volgens dit plan wordt mede gekeken naar manieren om medewerkers langer en gezond aan het werk te houden (levensfasegericht personeelsbeleid). De OC is hier een groot voorstander van. Financieel gezien levert het voorstel geen extra kosten op. Daarnaast zal deze herschikking zorgen voor continuïteit in de bedrijfsvoering van het Facilitair Bedrijf. De OC heeft daarom geadviseerd om door te gaan met het voorgenomen besluit. De OC heeft wel aandacht gevraagd voor een goede communicatie over de beweegredenen en het financiële aspect en dat de huidige regelingen conform het sociaal plan en vacaturebeleid in acht worden genomen.

Formalisering sectorstructuur Zorgondersteuning

De inzet van eerste medewerkers in de sector is eerst als pilot ingezet. De eerste medewerkers nemen dagelijkse taken over van de facilitair coördinatoren, zoals ziekmeldingen, bezetting, planning etc. Daardoor hebben de facilitair coördinatoren meer tijd voor medewerkers. Denk hierbij aan jaargesprekken, scholing, persoonlijke begeleiding, etc. Om te komen tot een meer evenredige verdeling van de gebouwdelen is een plan

ingediend om het leidinggevende team met een vijfde coördinator uit te breiden en om de inzet van eerste medewerkers te formaliseren. De aandachtspunten van de OC zijn meegenomen in het uiteindelijke voorstel. De OC heeft dan ook geadviseerd om door te gaan met het voorgenomen besluit om dit te formaliseren. Er lag nog een voorstel om de organisatie van het leidinggevende team in de weekenden anders in te zetten. Dit zal zorgen voor een borging van de kwaliteit en continuïteit. We hebben geadviseerd om door te gaan met de voorgenomen plannen, daarbij hebben wij aandacht gevraagd voor de communicatie naar de betrokken medewerkers weekend schoonhoud.

Locatiewijziging magazijn

Invullingsplan centrum Oncologie

De OC heeft in 2011 jaar een advies uitgebracht over de invoering van de functie van kamerassistent. De eerste afdelingen zijn in september 2011 gestart met de invoering van deze nieuwe functie. In april 2012 zijn de overige afdelingen gevolgd die gekozen hebben voor het concept kamerassistent. Het is een grote verandering met veel positieve punten, maar helaas zijn er ook nog een aantal knelpunten. De OC vindt het belangrijk dat er steeds goed gecommuniceerd wordt In 2013 heeft een evaluatie plaatsgevonden, waarin aandacht is gevraagd naar de taakverdeling tussen voedingsassistenten en facilitair medewerkers, werkdruk, communicatie met leidinggevende en scholing op het gebied van voedings- en dieetleer. De heer Madlener heeft aangegeven dat deze punten meegenomen worden in de werkgroep.

In het oncologisch centrum gaat een reductie van het aantal bedden plaatsvinden. Voor het Facilitair Bedrijf houdt dit in dat er een reductie zal komen bij de voedingsassistenten en een uitbreiding van uren van de kamer assistent. Daarnaast werd voorgesteld om schoonmaak van de polikliniek uit te besteden aan Send B.V. De OC heeft geadviseerd om de plannen niet uit te rollen. Er moet meer tijd en aandacht komen voor zorgvuldige communicatie en helderheid naar medewerkers. Daarnaast maakt de OC zich zorgen over de borging van voeding en dieetleer.

I.v.m. verhuisvestingsvraagstukken moest het magazijn verhuizen naar een externe locatie. Dit heeft consequenties voor medewerkers. Wij hebben regelmatig gesprekken gevoerd met de medewerkers van het magazijn. We hebben de bestuurder geadviseerd om door te gaan met de plannen, want we staan achter de noodzaak van het plan. We hebben gevraagd om te zorgen voor een goede reiskostenregeling voor medewerkers. Deze regeling is intussen getroffen. Het magazijn is inmiddels uit huis en de nieuwe manier van werken wordt in de praktijk uitgevoerd.

Werkoverleggen

De OC bezoekt met enige regelmaat werkoverleggen van het FB en VGB met als doel te beoordelen hoe aan het werkoverleg vorm wordt gegeven. Is er geregeld werkoverleg, wat staat er op de agenda, wie neemt er deel aan het overleg? Daarnaast presenteert de OC zich in het werkoverleg en maakt gebruik van de gelegenheid om wat te vertellen over het medezeggenschapswerk. De evaluatie van 2012 is opgemaakt.

Evaluatie implementatie kamerassistentie

11

OR wordt steeds meer ontwikkeld. De samenwerking binnen het concern Zorgpartners Friesland met het MCL en Noorderbreedte krijgt steeds meer vorm, maar is nog volop in ontwikkeling. Deze ontwikkelingen zullen wij kritisch blijven volgen.

De OR stemde in met: • • •

OR-commissie Organisatie

Ondernemingsraad Tjongerschans Leden: Mw. B. de Beer, vice voorzitter Mw. A. Boer Mw. R. Bakker Mw. S. Bakker Mw. J. Beugels Mw. D. Dolstra Dhr. D. Feenstra Mw. W. Greven Mw, M. Lautenbach Dhr. A. van der Meulen, voorzitter Mw. A. Reekers Dhr. S. IJbema Mw. I. van de Zwaag, ambtelijk secretaris

Het Dagelijks Bestuur Voor ons is 2013 een jaar geweest met veranderingen. Nieuwe mensen in de OR, een nieuw Dagelijks Bestuur en een nieuwe OR-trainer. Ook hebben wij met zijn allen besloten, op een iets andere manier te gaan werken. Wij willen de participatie in de medezeggenschap van de medewerkers bevorderen. Dit hebben wij gedaan door o.a. meer input te vragen van de medewerkers op de werkvloer bij advies- en instemming-aanvragen. Het doel is om de medewerkers meer medezeggenschap te geven op hun eigen afdeling. Volgens onze nieuwe werkwijze vragen wij meer aan en van medewerkers. Daar staat tegenover, dat wij ons meer in het ziekenhuis hebben laten zien, vooral bij bijeenkomsten waar een organisatieverandering, op welke wijze dan ook aan de orde was. Onze nieuwsbrieven zijn wat prikkelender

12

geworden en wij zijn wat directer geworden in onze eigen communicatie. De nieuwsbrieven worden op de startpagina van Intranet gepubliceerd, zodat de medewerkers snel kunnen lezen waar wij ons mee bezig houden. Wij hebben ook gemerkt, dat medewerkers ons steeds gemakkelijker weten te vinden en dit waarderen wij zeer.

OR-commissie Financiën Het doel van de OR-commissie Financiën is het beoordelen en controleren van de financiële huishouding van ziekenhuis Tjongerschans. Afgelopen jaar hebben wij de exploitatiebegroting 2013 doorgenomen. Over die zaken die ons toen opvielen, hebben wij kritische vragen gesteld aan de manager ICT/ financiële controller en de directie. De noodzaak van nieuwe investeringen gaan wij goed na en bekijken of het besluit van de directie financieel wel verantwoord is. Ook bekijken wij het beschikbare businessplan. Verder proberen wij de verwachtingen in kaart te brengen, die uit de kaderbrief voortvloeien en als leidraad geldt voor de nieuwe exploitatiebegroting. Over de in gebruik name van de nieuwe locatie Sportstad door Tjongerschans was er geen businessplan. Wij hebben kritische vragen gesteld over de gehele gang van zaken en of het financieel wel haalbaar/ draagbaar is voor ons ziekenhuis, zodat de OR een goed advies aan de directie kon geven. Verder houden wij de productiecijfers goed in de gaten. Deze worden ons elk tremester

toegezonden, zodat wij kunnen zien, waar eventuele knelpunten liggen en waar het dus minder goed gaat. De bijsturingen houden wij dan ook goed in de gaten. Als er ergens bezuinigingen worden ingezet zoals op de Poliklinieken, kijken wij of de doelstellingen ook daadwerkelijk worden behaald. Om de 6 á 8 weken staat er overleg gepland met de manager ICT/financiële controller. Hij informeert ons over alle lopende financiële zaken, die op dat moment spelen.

OR-commissie Personeel De OR-commissie Personeel heeft het in het jaar 2013 aardig druk gehad. In tijden van bezuinigingen hebben wij veel te maken met personele wijzigingen/reductie en met werktijdwijzigingen. Medewerkers behoren flexibel te zijn en er worden roosters gemaakt die flexibiliteit aanmoedigen (project slimmer plannen en project flexibilisering). Hierdoor kan men niet (altijd) meer op zijn/haar eigen plek werken, maar ook op een andere stoel (focus). Dit geldt voor zowel de kliniek als de polikliniek. Er heeft een verschuiving plaats gevonden in de verloskundige zorg (polikliniek Steenwijk). De OR-commissie Personeel houdt zich verder bezig met het Sociaal/Arbo jaarplan. Doordat de organisatie druk bezig is met de ontwikkelingen in de ziekenhuiszorg, is de uitwerking van het Sociaal/Arbo jaarplan in 2013 achterop geraakt. Digitalisering is een hot item in het ziekenhuiswezen. De personeelsdossiers gaan digitaal en E- Learning

Wij hebben dit jaar gebruikt om eens kritisch naar onze interne werkwijze te kijken. Door de structuur van commissiewerk kunnen we goed onderscheid maken en door welke bril wij een advies- en/of instemmingsvraag moeten bekijken. Hierdoor zijn we een stuk slagvaardiger geworden. Participatieve medezeggenschap is een vorm van laagdrempelig bevragen van de medewerkers. Hierdoor kunnen wij een goed beeld krijgen van hoe de medewerkers geïnformeerd en betrokken zijn geweest bij een wijziging in de werkwijze, de werktijden en de ontwikkelingen op de betreffende afdeling. Onze commissie krijgt een goed beeld van hoe een traject organisatorisch verloopt. Door deze werkwijze zien wij ook, dat de communicatie ook beter wordt en de medewerkers ons goed weten te vinden. Een belangrijke punt in 2013 was de instemmingaanvraag voor het invoeren van een sanctiebeleid in Tjongerschans. Onze commissie heeft de organisatie geadviseerd om eerst een gedragscode op te stellen en in te voeren, voordat er sancties opgelegd kunnen worden. Dit onderwerp wordt in 2014 behandeld.

OR-commissie Product&Markt Wij hebben geadviseerd het voorgenomen besluit over de verplaatsing van de pijn poli naar kliniek Sportstad uit te voeren. Voor ziekenhuis Tjongerschans is dit een verruiming en verbreding van de marktpositie. Investering blijft noodzakelijk ook in tijden waarin bezuinigingen van kracht zijn. Het initiatief van Tjongerschans om een polikliniek in Steenwijk te vestigen, is een verruiming van het werk- en zorggebied. De toekomst zal moeten uitwijzen hoe deze polikliniek zich verder zal gaan ontwikkelen. Wij hebben geadviseerd om deze polikliniek in Steenwijk te vestigen en te exploiteren.

•

•

• • • •

Aanstellingsbeleid Tjongerschans/verklaring omtrent gedrag ARBO contract Tjongerschans met Arbo Unie/verlenging voor 2014 Bereikbaarheidsdienst & aanwezigheidsdienst (preadvies COR t.b.v. instemming RAP) Eigenrisico dragerschap ziektewet per 1 juli 2013 (preadvies COR t.b.v. instemming) Regionale acute interventiedienst Radiologie en Chirurgie (van uitstel naar afstel) Roosterregels Slimmer Plannen Uitrol digitaal Personeelsdossier (preadvies COR t.b.v. instemming) Vrijwilligerswerk en ander onbetaald werk (preadvies COR t.b.v. instemming RAP) Woongebied aanwijzen voor Tjongerschans (RAP) inzake recht op verhuiskostenvergoeding bij indiensttreding

De OR stemde niet in met: •

•

E-learning, OR wil zijn voorwaarden gehonoreerd zien (preadvies COR t.b.v. instemming RAP) Sanctiebeleid Tjongerschans, OR wil eerst een gedragscode voor Tjongerschans zien vastgesteld (preadvies COR t.b.v. instemming.

De OR adviseerde over •

• • •

•

Integratieplan Vastgoedorganisaties MCL-NB-TSH (preadvies COR t.b.v. advies) Opheffen EVV-functie klinische afdelingen (voorlopig tot 1 juni 2014) Poliklinische activiteiten Steenwijk Verplaatsing Polikliniek Pijnbestrijding en behandelingen naar kliniek Sportstad Heerenveen per 1 juli 2013 Zeggenschap en medezeggenschap in structuurregime Zorgpartners Fr. (preadvies COR t.b.v. advies)

13

Ondernemingsraad Noorderbreedte De OR reageerde op: • • •

• • •

•

• •

• • • • • • • •

• • • •

•

14

Analyse Bereikbaarheidsdiensten en overige regelingen (boven CAO) Jaarverslag Vertrouwenspersoon Tjongerschans 2012 Concern zorgpartners Friesland: stand van zaken/voortgang harmonisatie ondersteunende diensten Diensten en werktijden in Tjongerschans die niet voldoen aan de CAO Exploitatiebegroting Tjongerschans 2013 Exploitatie- en productiecijfers Tjongerschans 2013: stand van zaken/ voortgang Flexibilisering inzet van medewerkers in Tjongerschans/onderdeel project Focus Gedragscode in Tjongerschans in relatie tot nog vast te stellen Sanctiebeleid Harmonisatie Arbeidsvoorwaarden/ opleidingsfaciliteiten (ingetrokken instemmingaanvraag) en informatie/ communicatie rond uitvoering notitie jubilea (RAP) Integratie personeels- en salarisadministratie/evaluatie Servicedesk P&O Inzet compensatie en registratie van OR-uren Implementatie klinisch medisch EPD Jaarrekening 2012 Tjongerschans Kaderbrief 2014 Tjongerschans Kwaliteit van zorg en klanttevredenheid Tjongerschans Medewerkers tevredenheidonderzoek Tjongerschans/resultaten Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (MKSA)/invoering werkkostenregeling: bedrijfsfitness en fietsenplan Milieujaarverslag 2012 en Milieuactieplan 2013 NIAZ-accreditatie Tjongerschans Onderhandelingen met de Zorgverzekeraars OR-beleid/aanpassing organisatie en werkwijze m.b.t. participatief medezeggenschap Overname Kliniek Sportstad Heerenveen door Tjongerschans/Sportgeneeskunde Friesland

• • • • • • • •

•

Patiënten tevredenheidsonderzoek Tjongerschans/Resultaten Project Focus Poliklinieken/formatiereductie Tjongerschans Project Friesland Voorop/spreiding en concentratie Friese zorg Rookbeleid in Tjongerschans Sociaal/Arbo Jaarverslag 2012 en Sociaal/Arbo Jaarplan 2013 Sociaal Plan Zorgpartners Friesland/OR participatie overleg vakbonden Spoedplein/Huisartsenpost/nieuwbouw Tjongerschans Verbouwingen in Tjongerschans/communicatie en informatie aan medewerkers Voordracht OR voor benoeming lid Ombudscommissie

De OR behandelde de volgende evaluaties: • •

• •

ehandelde de volgende evaluaties Afdeling Receptie betreffende werktijdwijziging en inzet Receptie, Callcenter en Inschrijfbalie Centrumorganisatie (herontwerp organisatiestructuur) Tjongerschans Kaderregeling werktijdwijzigingen Tjongerschans (2x in januari en in juni)

Leden: Mw. J. Boonstra Mw. T. ter Horst Mw. P. Jaasma Dhr. D. de Jonge, voorzitter Mw. B. Kley Dhr. H. Nicolai Mw. D. Pool Mw. L. Schipper Mw. A. Slof Mw. T. Talsma Mw. S. de Vries Mw. W. Wagenaar Mw. A. Wouda Mw. S.R. Zijlstra, vice voorzitter Er is in 2013 zes keer een overlegvergadering gehouden, een vergadering werd geannuleerd in verband met het NORO-virus wat eind 2013 diverse locaties van Noorderbreedte geteisterd heeft. De ondernemingsraad heeft een keer vergaderd met de bestuurder in het bijzijn van twee leden van de raad van toezicht, de heren ir. P.A.E. Baks en drs. P.K.H. Hut. Achteraf is het bijzonder dat de ondernemingsraad tijdens dit overleg het multidisciplinair werken aankaart, met de kritische noot van de raad dat Noorderbreedte veel vraagt maar weinig ondersteuning biedt, hoe anders is dat als in december 2013 code rood van start gaat. Inhoudelijk is er gedurende het jaar diverse malen gesproken over het functie gebouw zorg, waarbij de functie van woonbegeleider twee toch gehandhaafd zal worden in Noorbreedte. De ondernemingsraad steunt de zorgvuldige invoer van het functiegebouw zorg. Ook zijn regelmatig zorgen geuit met betrekken tot het management. De ondernemingsraad blijft van mening dat het aantal interim managers te veel is voor een evenwichtige bedrijfsvoering. De raad ziet continuïteit als “medicijn “ voor Noorbreedte. Daarnaast is ook overleg gevoerd de besturingsfilosofie, waarbij evalueren en bestendigen in onze ogen aandacht verdienen.

Gelukkig mochten de lang bestaande vacatures binnen het management team van het expertise team eindelijk vervuld worden. We hopen in 2014 dan ook de resultaten te zien als de nieuwe managers in rol komen. Nij Bethanië leefde begin 2013 tussen hoop en vrees over het voorbestaan van de locatie. Door veel inspanningen van inwoners, plaatselijk overheden, Noorderbreedte en zeker de medewerkers van Nij Bethanië zelf er zomer 2013 het besluit tot nieuwbouw kon worden genomen. Ondanks dat fusies een aangelegenheid van de Centrale Ondernemingsraad is komt het fusieproces met Thuiszorg het Friese Land ook aan bod. De raad is van mening dat een fusie een aanvulling zou kunnen zijn op het zorgaanbod van Zorgpartners Friesland, we verwachten dat dit in 2014 een vervolg krijgt. Inspectiebezoek Erasmushiem In juni 2013 heeft de inspectie gezondheidszorg (IGZ) een onverwacht bezoek gebracht aan Erasmushiem. De inspectie heeft aangegeven dat veel basis zaken niet op orde waren. In december 2013 heeft IGZ opnieuw een bezoek gebracht aan Erasmushiem en geconstateerd dat men weliswaar een flinke verbetering heeft gemaakt maar desondanks toch de situatie als niet voldoende heeft getaxeerd. Dit oordeel leidde tot verscherpt toezicht door de inspectie, feitelijk van geheel Noorderbreedte. De ondernemingsraad heeft in reactie op dit gebeuren een brief verzonden naar de bestuurder, niet met nieuwe gezichtspunten maar met punten die al eerder door de raad zijn geconstateerd: de besturingsfilosofie, continuïteit van locatie management en een extern onderzoek in het expertise centrum zoals reeds toegezegd in de overleg vergadering van oktober 2013. In december 2013 is code rood van start, dit proces vraagt wederom veel van medewerkers. We hopen dat dit in 2014 tot het resultaat mag leiden van opheffen van het verscherpte toezicht.

15

Onderdeelcommissie Abbingahiem Leden: Mw. M. van de Akker Mw. C. Frieswijk Mw. A. Heeringa Mw. B. Kley, voorzitter 2013 is een roerig en bouwzaam jaar geweest voor Abbingahiem. Dankzij alle medewerkers en bouwvakkers is de ver-/ nieuwbouw in goede harmonie verlopen. Ook de medewerkers die in Greunshiem werken hebben hun steentje bij gedragen.

Welzijn Op 11 april is er een bijeenkomst geweest voor de medewerkers van Welzijn. De medewerkers van het dagcentrum zullen per 1 mei ingezet worden op welzijnsactiviteiten van Abbingahiem en Greunshiem. Het samenwerkingscontract met Erasmushiem is teneinde. De OC was niet op de hoogte van de reorganisatie van welzijn en heeft de locatie manager hierop aangesproken. Het dagcentrum komt niet meer terug in Abbingahiem

Werkplekonderzoek In 2012 en 2013 heeft dhr. Faber (Arbo deskundige) een werkplekonderzoek gedaan. Deze onderzoeken zijn uitgebreid met dhr. Van Lienen besproken. De OC heeft aangegeven dat de vloerbedekking in de gangen van Abbingahiem als een ongelukkige keuze kan worden aangemerkt. Dit kan niet meer anders worden uitgevoerd. De werkplekonderzoeken blijven onder de aandacht van de OC.

Opleidingsjaarplan De OC heeft ook dit jaar afgezien van instemming op het Opleidingsjaarplan van 2013.

Thuiszorg De certificering van de thuiszorg is dit jaar met goud afgerond. Thuiszorg is bezig met ontwikkelingen omtrent specialistische zorg. Het doel is cliënten de juiste zorg te bieden na ontslag vanuit het ziekenhuis. De thuiszorg komt niet meer terug in Abbingahiem.

Begroting 2014 De begroting 2014 sluit positief. De directie blijft alert op de uitgaven, naar verwachting zal er in 2015 weer meer op de zorg moeten worden bezuinigd. Bij niet te veel overschrijdingen kan het saldo misschien ook positief blijven. Er is ruimte voor scholing.

Tango Fase 2 Bijna alle medewerkers hebben hun plaatsingswens in vervulling zien gaan

16

17

Onderdeelcommissies Bennema state

•

Leden: Mw. P. de Bruin, voorzitter Mw. D. Pool Mw. M. Wielstra Mw. M. v.d. Zwaag

We zijn als OC regelmatig bijeen geweest en hebben ook regelmatig overleg gehad met onze gesprekspartner mevrouw Tineke Dijkstra. Nieuw dit jaar was dat er twee maal een vergadering is geweest waarbij de cozo’s zijn aangeschoven. Dit is door alle partijen als waardevol ervaren en we gaan ook in 2014 twee maal een vergadering plannen met cozo’s. De onderwerpen die aan bod zijn gekomen dit jaar tijdens de overlegvergaderingen zijn: • Financiële overzichten: de locatie draait goed en sluit dit jaar positief af • Opleidingsjaarplan werd instemming op verleend. • Lange termijn rooster: dit is zowel voor intern alsook voor de thuiszorg van start gegaan. De OC heeft in goed overleg met mevrouw Dijkstra spelregels opgesteld over het LTR. De OC heeft voor de evaluatie een enquête onder de medewerkers uitgedaan om inzicht te krijgen wat er nog speelt. Samen met het gehele LMT heeft de OC dit geëvalueerd en de punten die speelden zijn door het LMT opgepakt.

18

•

Binnen NBR is onder de medewerkers de medewerkersmonitor gehouden. De OC heeft samen met het LMT hier de nodige aandacht onder de medewerkers gebracht. Dit heeft geresulteerd in de hoogste score. Er is al veel gesproken over de omzetting van verzorghuisplaatsen naar verpleeghuisplaatsen. In 2014 zal er flink moeten worden verbouwd om dit te kunnen realiseren. Ook moeten nog veel medewerkers IG worden geschoold. De OC wordt goed bij dit proces betrokken.

Bornia Herne en Flora State Leden: Mw. H. Adema Mw. J. Boonstra Dhr. R. Klos, voorzitter Mw. G. Nakken

Communicatie achterban

Het afgelopen jaar is er maar eenmalig een digitaal bulletin verschenen omdat andere zaken meer aandacht vroegen. De OC heeft enkele werkoverleggen bezocht. Vóór elke overlegvergadering heeft de voorzitter getracht via de mail contact te zoeken met een vertegenwoordiger van Flora State, dit verliep stroef. De OC heeft ook een poging gedaan om binnen Flora State een vergadering te houden maar dit was wegens ruimtegebrek niet mogelijk.

De OC vergaderde zeer regelmatig zowel formeel als informeel met de bestuurder. De OC is druk geweest met onderwerpen als financiën en transformatie en de daaruit voortvloeiende zaken, die aan bod komen bij punt Personeelsaangelegenheden.

2014 gesloten en daarmee annex trad het TANGO verhaal in werking. Een onzekere tijd voor medewerkers: niet iedereen kon geplaatst op de locatie Abbingahiem. De OC heeft hiervoor veel aandacht gehad en waar mogelijk de medewerkers bijgestaan, ook in goed overleg met de bestuurder en P&O.

Financiën

Gezondheidsbeleid

De financiële toestand van Bornia Herne was zorgelijk, dit heeft meerdere oorzaken o.a. een flinke productiedip, de formatie zat fors boven de begroting dit t.g.v. een hoog ziekteverzuim. Ook de invoering van de DBC’s speelde Bornia Herne parten. Er moesten maatregelen worden genomen op het gebied van personele aangelegenheden, deze zijn in nauw overleg met de bestuurder en P&O genomen. De financiën van Flora State waren redelijk in balans, maar ook hier zijn wel enkele maatregelen in de vorm van dienstwijzigingen genomen.

In elke vergadering is er aandacht voor het ziekteverzuim. Onderwerpen als Gezondheidsbeleid en Arbodienst zijn dit jaar onbehandeld gebleven. Wel is er een overleg met de Arbo vertegenwoordiger geweest.

Personeelsaangelegenheden

Toekomst Bornia Herne

Mede door de eerder genoemde zaken als de financiële toestand en de transformatie is het voor de medewerkers een bewogen jaar geweest. Er werden diverse diensten gewijzigd, er was sprake van beëindiging van de WANfunctie, en de transformatie Bornia Herne ging plaatsvinden. De afdelingen somatiek worden in januari

De toekomst wat betreft eerder bekendgemaakte bouwplannen en daarmee samenhangende veranderingen in de organisatie zijn in zoverre concreter geworden dat de somatische zorg is afgestoten. Bornia Herne gaat zich uitsluitend richten op Geriatrische Revalidatie Zorg.

Evaluatie OC

Opleidingsjaarplan Het Opleidingsjaarplan is wederom te laat binnengekomen en de OC zag af van instemming. De OC heeft er bij de bestuurder met nadruk op aangedrongen het OJP 2014 in november te willen ontvangen.

De Batting

De Spiker

Financiën

In 2013 kwam de OC 15x bij elkaar voor een vergadering, waarvan 7 keer met de locatiemanager. In verschillende samenstellingen hebben we dit jaar bij enkele sollicitatie procedures gezeten. Er kwam dit jaar maar een bulletin van ons uit maar er is wel veel contact geweest met medewerkers en men weet ons te vinden. We hebben dit jaar geen inloop spreek uur gehouden omdat het personeel ons via andere wegen wel wist te vinden.

Leden: Mw. S. Bosch Mw. H. Cuperus Mw. P. Jaasma, voorzitter Mw. A. Wieten

2013 is met een kleine plus afgesloten, mede door het lage ziekteverzuim.

Opleidingsjaarplan Na een goed overleg en vooral de vraag van de OC/werkvloer om weerbaarheidstraining mee te nemen in het opleidingsjaarplan is gehoor aan gegeven. Dit resulteerde in een dag gevuld met interessante workshops, met een positieve feedback van medewerkers.

Lange termijn roostering Er zit een afgevaardigde van de OC in de werkgroep LTR, dit om het voor ons zo duidelijk mogelijk te houden en de lijnen korter te houden. Afdeling Sloep/ Steiger heeft als pilot gedraaid en de OC is uitgenodigd om de voortgang en evaluatie te volgen. Inmiddels draaien de meeste afdelingen al met het LTR basisrooster en kunnen wij constateren dat er een goede samenwerking tussen de cozo’s, teams en OC is.

Functiegebouw zorg

Leden: Mw. J. Hiemstra Dhr. H. Watzema Mw. A. Wouda, voorzitter Mw. S. van der Zee

Eind 2013 is er veel veranderd in de Spiker. De afdelingen zijn veranderd en er is een begin gemaakt met het functiegebouw zorg. Dit houdt in dat er veel meer verpleegkundigen op de werkvloer komen. We zijn van 2 naar 3 nachtdiensten gegaan en de medewerkers met niveau 1 zijn van de werkvloer verdwenen. Deze medewerkers zijn gaan leren of hebben, in samenwerking net P&O, ergens anders in Noorderbreedte een baan gevonden. De OC is nauw bij dit proces betrokken. Door al de veranderingen is er geen opleidingsjaarplan verschenen.

De uitwerking om medewerkers te scholen ( of om te scholen) gaat gestaag verder. Er zijn gesprekken geweest met de Wanhoofden om een andere manier van werken op te starten, de implementatie hiervan volgt ook het komende jaren. Kortom er staat ons nog voldoende te wachten en te doen.

19

De Stilen Leden:

Mw. J. Bakker Mw. H. Kok Mw. S. d. Vries, voorzitter

In 2013 zijn 2 leden van de OC naar de scholingsdagen in Koudum geweest. Zij waren heel enthousiast. De sociale media ( facebook ) heeft tijdens deze 2 dagen een belangrijke rol gespeeld, goed te gebruiken voor communicatie en bekendheid geven aan. Met de voltallige OC bezochten we de scholing dag in november, welke gevuld werd met workshops en ook deze dag was leerzaam en waardevol. Na een lange periode met zijn 3en zitting te hebben gehad in de OC hebben we in juni 2013 ons 4e OC lid kunnen verwelkomen. Wat bespraken wij tijdens de overleg vergaderingen: Nieuwbouw: eind mei is de officiële opening een feit. Tijdens het overleg met onze bestuurder is hier veel aandacht voor geweest en zijn wij goed op de hoogte gehouden van de veranderingen, waar staan wij, wat voor consequenties heeft dit voor de medewerkers en belangrijk hoe worden zij hierin meegenomen via informatie bijeenkomsten, nieuwsbrief en zo nodig een mail naar bepaalde doelgroepen.

Opleidingsjaarplan de OC heeft afgezien van instemming vanwege het niet compleet zijn van het plan. Wel is door de OC geconstateerd dat er binnen de Stilen veel aandacht is voor scholing en er naast de verplichte scholingen, ruimte is om opleidingen te doen. Dit is uiteindelijk het geen belangrijk is. Jaarrooster: nadat er eind 2012 instemming is verleend op het voorgelegde concept rooster is er t.a.v. dit punt in de rooster systematiek voor de medewerker binnen de Stilen nog niet veel veranderd. Het rooster houdt alle medewerkers bezig en heeft onze aandacht.

Financiën

nieuwe wet- en regelgeving, leegstand en onderhoud zijn o.a. de oorzaak dat we op dit gebied in zwaar weer verkeren. De bedrijfskundige geeft ons regelmatig inzicht in waar we staan en laat zien via de cijfers wat de oorzaak daarvan is. Hierover vindt nauw overleg plaats tussen bedrijfskundige en locatiemanager.

20

Functiegebouw zorg door de toename van een andere cliënten groep wordt er aan deskundigheid van de zorgmedewerkers hogere eisen gesteld. Voor de komende periode wordt hier veel aandacht aan besteedt.

Code rood eind 2013 werden we net als alle locaties geconfronteerd met Code rood. Wat alles te maken heeft met kwaliteit van zorg. De opdracht is het op orde brengen via audits op gebied van: medicatieveiligheid, hygiëne, cliënt dossier, deskundigheid en inzet personeel, vrijheidsbeperking, mond zorg, woon-/ leefsfeer en veiligheid. Hierover zijn de OC en medewerkers geïnformeerd en welke stappen hierin genomen moeten worden. Verder kwam aan de orde: het ziekteverzuim, facilitair coördinator, al doende leren, cultuur, afspraak is afspraak en aanvullende diensten en producten. Achterbancontact: informatie via nieuwsbrief 3x per jaar en OC café. Het OC café had als thema wijn en spijs. Hapjes en wijn gekoppeld aan wat ons o.a. boeit aan medezeggenschapswerk namelijk inspiratie, beleving, kracht en uitdaging. Aan de invulling kan het niet gelegen hebben…er kwamen slechts 4 medewerkers op af. Achterbancontacten vragen de nodige aandacht. Hoe kun je collegae enthousiasmeren. Tja, wie het weet mag het zeggen.

Erasmushiem Leden:

Mw. A. van Aalderen, voorzitter Mw. W. Brinkman Mw. P. Homminga Mw. T. ter Horst

Dat “niets is wat het lijkt” blijkt maar weer uit de ontwikkelingen die binnen Erasmushiem hebben plaatsgevonden. Waren we begin 2013 nog in een euforische stemming door het behalen van het Gouden Keurmerk van de stichting Perspect, werden we vervolgens in mei door de inspectie negatief beoordeeld en uiteindelijk onder verscherpt toezicht gesteld. In juli en december zijn alle medewerkers geïnformeerd over de

stand van zaken en de maatregelen n.a.v. het inspectiebezoek. In korte tijd moest er veel worden veranderd. Deze veranderingen hebben veel impact gehad op de medewerkers en we hebben geprobeerd hen zo goed mogelijk hierin te ondersteunen. We hebben werkoverleggen bezocht, inloopsspreekuur gehouden, informatie verstrekt via onze nieuwsbrief en onze medewerkers vertegenwoordigt tijdens de beleidsdag. Als gevolg van het inspectierapport zijn we in een stroomversnelling beland, met gevolgen voor de hele locatie. De locatiemanager heeft besloten om haar dienstverband met Noorderbreedte per 1 oktober te beëindigen en een tijdelijk locatiemanager is aan haar werkzaamheden begonnen. Er zijn twee nieuwe coördinatoren zorg aangesteld. Veranderingsprocessen zijn in gang gezet, waarop ook wij als OC moeten anticiperen. De omzetting naar zorg met behandeling is gestaag door gegaan. Dit vraagt een andere deskundigheid van de zorg. Dit betekent voor de medewerkers zorg dat er nog maar één functie overblijft, namelijk verzorgende IG. Medewerkers die onvoldoende gekwalificeerd zijn krijgen de mogelijkheid een opleiding of applicatiecursus te volgen. Het punt Funktiegebouw zorg is een terugkerend onderwerp op onze agenda. Er is voor de medewerkers zorg en welzijn een scholingsdag geweest in het omzetten van het oude naar het nieuwe zorgdossier. Hoewel wij het tijdstip van aanbieden van de scholing niet gunstig en erg krap vonden is de scholing door de medewerkers en de OC, achteraf als positief ervaren. Door de ontwikkelingen binnen onze locatie is het traject ten aanzien van de nieuwbouw nagenoeg tot stilstand gekomen. Inmiddels is de heer Klaas de Graaf als projectmanager nieuwbouw Erasmushiem aangesteld. De bouw is inmiddels in volle gang, en naar alle waarschijnlijkheid zullen we begin 2015 kunnen verhuizen. Wij zijn ons er van bewust dat dit veel veranderingen tot gevolg kan hebben met betrekking tot de personele consequenties. De nieuwbouw staat dus hoog op onze agenda.

Afgelopen jaar hebben we geprobeerd om de OC beter op de kaart te zetten om input te krijgen vanuit onze achterban. We hebben gebruik gemaakt van verschillende instrumenten om met de medewerkers te communiceren, zoals het nieuwsbulletin, inloopspreekuur en bezoeken werkoverleg. In ons Nieuwsbulletin hebben we ook aandacht besteed aan onderwerpen zoals “Pesten op de werkvloer” en het “team vertrouwenspersonen Noorderbreedte”

Expertisecentrum Leden: Mw. G. Haanstra Mw. B. Kiewied, voorzitter Mw. L. Schipper Mw. M. Sijtsma

In 2013 hebben we ons bezig gehouden met de volgende onderwerpen: • Opleidingsjaarplan • Vervolg Centralisatie van de 1e lijns werkzaamheden • Vervolg Ysis, ELZP. Lablecare, Zorgadmin; kortom elektronisch zorgdossier. • ARBO/ gezondheidsbeleid • Lunch bijeenkomsten / inspectiebezoek Code Rood: doen We zijn opnieuw bezig geweest met het opleidingsjaarplan met als doel dat een overzichtelijk opleidingsjaarplan tot stand komt, dat gekoppeld kan worden aan de speerpunten van vakgroepen en het expertisecentrum. Het doet ons goed te zien dat opnieuw een ruim aantal scholingen zijn aangevraagd en gehonoreerd. Waarbij ook dit jaar gebruikt is gemaakt van de convenantgelden. We hopen dat dit opleidingsjaarplan een mooie basis legt voor de komende jaren met allerlei ontwikkelingen in de gezondheidzorg.

Een onderwerp wat nog onze aandacht heeft is de centralisatie van de 1e lijn werkzaamheden. We zijn nog in gesprek met de bestuurder over dit onderwerp. Het onderwerp blijft ook in 2014 op de agenda staan gezien het feit dat het nog niet (geheel) is afgerond. Andere onderwerpen die aan de orde zijn gekomen in 2013 Communicatie, werknemersmonitor, centrale schijf voor vakgroepen, Arbo omstandigheden voor de medewerkers van het expertisecentrum, notities WMO gelden en diensten en producten, omzetting van bedden binnen MFC, DVO’s van 2014 en ook een ander belangrijk onderwerp wat nog actueel is, is Ysis, ELZP, Lablecare en Zorgadmin, het registratieprogramma gekoppeld aan de eerstelijnswerkzaamheden. Wat betreft het EZLP: in Meckama State is een pilot gedraaid met Ysis in 2013 en de bevindingen zijn tot dusver positief. Ook in Bornia Herne, revalidatie is men gestart met Ysis. Wat wij weten is dat de medewerkers van het Expertisecentrum het plezierig vinden om met het ELZP te werken. Dit onderwerp blijft ook in 2014 op de agenda staan ook onder noemer ‘Al doende leren”. In 2013 vonden een aantal lunchbijeenkomsten plaats op locaties. De bijeenkomsten werden goed bezocht waarbij we met medewerkers van het expertiseteam van gedachten konden wisselen over verscheidene onderwerpen binnen de organisatie, het expertisecentrum en de ontwikkelingen op locatie die vervolgens terug zijn gekoppeld naar de manager van het Expertisecentrum. Daarbij is de OC op locaties geweest op uitnodiging van teams en manager Expertisecentrum naar aanleiding van het

inspectiebezoek in Leeuwarden en code ROOD: doen. Ook mochten we enkele gasten ontvangen. Zoals de heer Faber (ARBO) die in oktober aanwezig was tijdens een vergadering om een aantal dingen aan ons toe te lichten omtrent de inventarisatielijst rondom werkomstandigheden, Arbo eisen en het gezondheidsbeleid binnen het Expertisecentrum. Tevens is een arbeidsorganisatiedeskundige langs geweest waarbij de OC blij is om te horen dat er aandacht is voor de belasting op het gebied van werkdruk bij de medewerkers. Als OC hebben we scholing mogen volgen over een aantal relevante onderwerpen voor ons als medezeggenschap waarbij er een grote verscheidenheid was aan workshops waaruit we konden kiezen. We hebben het tweede jaar van deze medezeggenschapsperiode achter de rug; er zijn genoeg onderwerpen die ons de komende periode 2014 bezig zullen gaan houden. We hopen op een goede samenwerking de komende zittingsperiode! sluit zich hierbij aan.

21

Omzetting van plaatsen zonder naar plaatsen met behandeling De OC heeft dit proces positief kritisch gevolgd en daar waar nodig was bij de bestuurder aangegeven welke veranderingen er plaats moeten vinden. In de toekomst zullen er meer plaatsen omgezet moeten worden, dat is althans de mening van de OC. Het personeel zal van af het begin meegenomen moeten worden in de veranderingen. Coördinatoren zorg zijn voor een evaluatie in de OC vergadering geweest.

ICT

Friesma State Leden: Mw. M. v.d. Heide Mw. A. Pebesma Mw. W. Wagenaar, voorzitter Mw. A. Westra

2013 het 2e jaar van een 4 jarige periode medezeggenschap. De OC heeft ondersteuning gehad van het Bureau Medezeggenschap op het gebied van een technisch voorzitter n.a.v. de roerige jaren hier voorafgaand. In maart is de OC twee dagen op scholing geweest en ook in november hebben de OC leden deelgenomen aan workshops tijdens de scholing. De OC is 16 x bij elkaar geweest. Waarvan 6 x een overlegvergadering met de locatiemanager. 2013 stond in het teken van opbouw, in december 2012 zijn de laatste verzorgingshuisbewoners verhuisd van Nij Friesma Hiem naar Parksicht. Dat betekend dat iedereen nu op loop afstand van elkaar woont en er eindelijk sprake is van 1 locatie. In augustus verliet de locatiemanager onze locatie, en werd er een interim locatiemanager aangesteld. De OC heeft zitting in een adviescommissie m. b. t de aanstelling van een nieuwe locatiemanager.

22

Instemming en advies: • De OC heeft advies uitgebracht op de begroting van Friesma State 2013 • Er is door de OC geen instemming verleend op het Opleidingsjaarplan 2013. • De OC heeft instemming verleend op diensten zonder pauzes in Parksicht • De OC heeft instemming verleend op het verlengen van de bereikbaarheids diensten in het weekend en tijdens feestdagen door NBB en ZAS tot 1-1-2014. • de OC heeft instemming verleend op de notitie Roosterplanning Friesma State Stukken/ onderwerpen die we besproken hebben: - Strategisch jaarplan OC 2013/2014 - Actiestappenplan verzuim Friesma State - Verzuimoverzichten - Overlegvormen en communicatiestructuur Friesma State - Speerpunten Friesma State - Concept auditrapport en Auditrapport - Notitie vanuit de werkgroep Huntington - Cursus Kleinschalige Zorggroep Noorderbreedte. - Overzicht leerlingen en stagiaires - Evaluatie bereikbaarheidsdiensten - Lange Termijn Roosters - Concept begroting 2014 - Uitbreiding leidinggevenden Friesma State - I& E + actieplan - LMT en Cliëntenraad verslagen - Evaluatie verpleegkundigen

-

Notitie toekomst Friesma State Nieuwe locatiemanager en organisatie Cozo ’s Formele en informele diensten Matrix en kernrapportages Functie Gebouw Zorg (Beter in je vak) Code Rood

Meckama state Leden: Mw. W. Halbersma Mw. B. Reugebrink Dhr. H. Nicolai, voorzitter Mw. I. Merkus

Wisseling Locatiemanager De wisseling heeft in 2013 plaatsgevonden, de OC heeft deelgenomen aan de sollicitatie procedure. In de overlegvergaderingen heeft de OC altijd prettig contact gehad met de heer De Graaf en we hebben dan ook op passende wijze afscheid van hem genomen. De OC is ervan overtuigd dat zij ook met de nieuwe locatiemanager de discussie aan kan gaan om met onze locatie zo goed mogelijk vooruit te blijven werken.

Vanuit de OR is er een initiatief geweest naar de bestuurder om eerst 1 locatie te digitaliseren. De keuze viel daarbij op Meckama State. Eerder heeft de OC er bij onze bestuurder op aangedrongen om dit in te voeren, in de pilotfase was onze locatie nauw betrokken bij de ontwikkeling van het Digitale Zorgleefplan. De medewerkers waren en zijn nog steeds enthousiast, al zijn er nog verbeteringen mogelijk. Als OC zijn we dan ook blij dat nu met het EZLP gewerkt wordt.

Lange Termijn Roostering (LTR) Meckama State werkt al jaren met 12 en 4 wekelijkse roostering, welke op elkaar aansluiten. Belangrijk voor de OC is dat de medewerkers zich hierin kunnen vinden. Ook belangrijk is dat er rekening wordt gehouden met de sociale activiteiten van de medewerker en dat zijn gevraagde vrije dagdeel in principe wordt ingevuld. Overleg is het uitgangspunt bij veranderingen in het LTR. De OC heeft bij de locatiemanager aangegeven dat, zoals het LTR was uitgewerkt, dit zeer nadelige gevolgen heeft voor de schoonmaak op KSZ. Hij heeft aangegeven er nog eens kritisch naar te kijken.

Gasten Voor de behandeling van de begroting is de heer Jan Wemer in vergadering aanwezig geweest.

Opleidingsjaarplan

De OC kan zich vinden in het opleidingsjaarplan 2014. Mede omdat hier op aandrang van de OC ook de Facilitaire Dienst is meegenomen. Wel heeft de OC bij de bestuurder aangegeven dat er bij de VZIG opleidingen gekeken wordt naar de applicaties welke al zijn behaald door de ziekenverzorgende.

Nieuw Mellens

Leden: Mw. W. Drijver Mw. A. Frölich Mw. A. Slof, voorzitter Mw. A. de Vries

Keurmerk

Nieuw Mellens heeft dit jaar het PREZO gouden keurmerk gehaald en de Roze Loper.

Verandertraject Nieuw Mellens

Tijdens de voorbereiding van de jaarroosters bleek dat de verdeling van de medewerkers en de contracten onevenwichtig waren verdeeld om een goed jaarrooster te krijgen. Naar aanleiding hiervan werd er een verandertraject gestart. Dit betrof 35 medewerkers. Deze werden overgeplaatst naar een ander team. De Oc is te laat in het adviestraject betrokken. Op het moment dat er al onomkeerbare stappen waren genomen, heeft de OC de adviesaanvraag ontvangen. De OC zag zich daarom genoodzaakt af te zien van haar adviesrecht. De OC is wel bij alle informatiebijeenkomsten aanwezig geweest en heeft alle opmerkingen van medewerkers ingebracht bij de locatiemanager, deze punten zijn goed meegenomen.

Lange termijn rooster

Het afgelopen jaar is de OC Nieuw Mellens veel bezig geweest met de jaarrooster systematiek. Er is instemming gegeven op de jaarroosters kleinschalig wonen, deze draaien sinds december 2013 met een jaarrooster.

Begroting 2013

De OC heeft een positief advies gegeven op de begroting.

Opleidingsjaarplan

Er is instemming verleend op het opleidingsjaarplan. De OC vindt het prettig dat er een tussen- en eindevaluatie is. Zo blijft de OC goed op de hoogte over welke opleidingen gerealiseerd zijn, welke nog niet en wat de reden hiervan is.

Bezuinigingen 2014-2017

Eind 2013 is er gekeken hoe er bezuinigd kan worden. Dit kan o.a. door het dienstenpatroon aan te passen op elk team. Op kleinschalig wonen wordt er tijdens de late dienst een half uur korter gewerkt door de dienst een half uur later te laten beginnen. Op afdelingswonen had de locatiemanager een overleg gepland met de teamleden en konden deze meedenken over waar het beste bezuinigd kon worden. Dit werd door de medewerkers als erg prettig ervaren.

Nij Bethanië

Leden: Mw. G. v.d. Berg Mw. G. Seepma Mw. T. Talsma, voorzitter Mw. E. Boiten We hebben als onderdeelcommissie in totaal 13 keer vergaderd waarvan 7 keer overleg vergadering met onze locatiemanager. Het opleidingsjaarplan voor 2013 zag er goed uit en hier is instemming op verleend. We hebben een enquête gehouden over het lange termijnrooster, inmiddels is door omstandigheden dit nog steeds niet ingevoerd. Daarna brak een lange onzekere periode aan voor de bewoners en personeel van Nij Bethanië over het voortbestaan van onze locatie. In de OR vergaderingen heeft de OC erop aangedrongen voor de zomer duidelijkheid hierover te krijgen. Eind juni kregen we te horen dat Nij Bethanië blijft voortbestaan al is het wel in afgeslankte vorm, blijdschap alom! December was een drukke maand voor iedereen want de verhuizing naar de tijdelijke units moest voor de kerstdagen plaatsvinden. Westerpoort start in maart 2014 en men is druk bezig geweest met het werven van personeel. Inmiddels is de bouw van het Van Harenshus weer in volle gang.

23

Nieuw Toutenburg Leden: Dhr. B. Bakker, voorzitter Dhr. D. de Jonge Mw. A. Jonker Dhr. K. Velstra

De OC heeft in 2013 zeven keer een overlegvergadering met de locatiemanager gehouden, waarbij de traditie van wisselend voorzitterschap tussen de voorzitter OC en locatiemanager gehandhaafd bleef. Tussen deze vergaderingen door is er nog een structureel informatief overleg waarbij OC en locatiemanager elkaar op de hoogte houden van actuele zaken die er op dat moment spelen. De overlegvergadering heeft enkele vaste agendapunten: Financiën: kernrapportages en matrixen. Verzuimcijfers per maand. LMT notulen. Voortgang nieuwbouw en werkgroepen. De OC heeft geen instemming gegeven aan het OPJ 2013 zonder hier consequenties aan vast te binden m.b.t. de uitvoering. De OC heeft geadviseerd over de notitie verpleegkundige verantwoordelijkheid wat vooruitlopend is op het functiegebouw zorg. In december is er een evaluatie geweest over de pilot werk&dagbesteding / de dag goed besteden met de bedrijfsleider Dhr. v.d V aart. De OC is op werkbezoek geweest in Friesma state en heeft daar gesproken met de OC, de locatiemanager en met de facilitair coördinator met als doel om te gluren bij de buren in verband met de toekomstige nieuwbouw van Nieuw Toutenburg.

Bespreekpunten: • Plan lange termijn roostering Rapport inspectie bezoek • Convenantgelden Voortgang werkvermogensmonitor • Rode draad jaargesprekken Visiedocument Burgumerheide • Toekomstige capaciteit NT Invoering herijkte functie cozo • Ontwikkelingen functiegebouw Zorg Beleidsplan vrijwilligers • Gezondheidsbeleid 2013 Speerpunten locatie • Expertise centrum Plan van aanpak n.a.v. inspectie bezoek • Concept begroting 2014 Concept OPJ 2014 • Werk&dagbesteding • Arbeidsarangementen

Van de stuurgroep VGW ontvangt de OC alle notulen. Er zijn evaluaties gehouden m.b.t. LTR, pilot dagbesteding, OPJ 2013 en invoering functiegebouw zorg De OC leden hebben een twee daagse training gevolgd om een strategisch jaarplan2014 te maken, en een één daagse scholing waarbij verschillende workshops gevolgd konden worden. De OC kan terug zien op een goed medezeggenschapsjaar waarbij het overleg in een open goede sfeer is verlopen. Tevens dank aan het bureau medezeggenschap. Daar vind de postsortering plaats, worden agenda’s opgemaakt, notulen en brieven uitgeschreven, ruimten gereserveerd en voorziet de OC daar mogelijk van advies.

MCL

Adviescommissie P&O&DIA&Overigen Dhr. R. de Jong Mw. A. Meinsma Dhr. B. de Wal, voorzitter Mw. S. van der Weg

Adviescommissie Vastgoed Bedrijf Mw. P. Elzinga Dhr. R. Hettema Dhr. R. Kuntz, voorzitter Dhr. G. Lindeboom

Noorderbreedte P&O/P&C&Overige

Dhr. R. de Boer Mw. S.R. Zijlstra, voorzitter Dhr. D. Halsema

Bureau BMZ De medezeggenschap wordt bij de dagelijkse gang van zaken ondersteund door het bureau Medezeggenschap. Ambtelijk secretarissen mw. E. Elsinga mw. H. Halma mw. J. de Jong mw. S. van Meekeren mw. R. Sinnema

Beleidsmedewerker mw. mr. Y. van Dijk

Coördinator BMZ mw. W.A.M. van der Steen

24

Ontwerp Jaarverslag: Edgar Kars

25

26