Zorg en logistiek – kansen voor innovatie
Auteurs: Lex van der Wolf, Lenny Dekkers, Toon Konings Datum: 5 november 2013 Contact:
[email protected]
Hoofdstuk 1: Inleiding: waarom deze verkenning ? In de zorg zijn diverse vraagstukken waarop de kennis van logistiek mogelijk goed van pas kan komen. Denk aan patiënten logistiek, beddenbezetting & productiviteit en goederenlogistiek en voorraadbeheer. De BOM (Brabantse Ontwikkelingsmaatschappij) heeft Area Consult gevraagd een verkenning uit te voeren. Het doel van deze verkenning was om partijen van logistiek en zorg samen te brengen om praktische oplossingen te bedenken, kennis te delen en samenwerking vorm te geven. Het eindresultaat is een globale kansennotitie voor beide sectoren met kansen waarmee partijen direct aan de slag kunnen. Voor de zorg betekent dit nieuwe oplossingen die kostenbesparend zijn of een efficiencyslag teweeg brengen. Voor de logistiek betekent dit een stap in de ontwikkeling van een nieuwe markt. Aanpak gevisualiseerd
1.
Concept: gezamenlijk distributiecentrum ziekenhuizen en zorginstellingen
Welke vraagstukken rondom logistiek leven er in de zorgsector ten aanzien van patiënten en of goederen?
Logistieke rondgang voor interne logistiek in ziekenhuis
3.
Flexibele verdeling logistieke taken
Creatieve bedbezetting
2. Kennis van logistiek, logistieke concepten
Wat levert dit op voor beide sectoren: new business, efficiency
Eindproduct: kansen en een aanpak voor zorgbestuurders en directeuren logistieke bedrijven.
Stap 1: verkennen In een voorverkenning is met diverse zorgpartijen persoonlijk en telefonisch gesproken over mogelijke vraagstukken in de zorg met betrekking tot logistiek. In hoofdstuk 1 is de verkenning samengevat. Ook is hierin benoemd welke voorwaarden er bestaan voor samenwerking. Stap 2: selecteren en verrijken: Tijdens een workshop op 10 oktober van de BOM zijn de ideeën besproken en heeft de logistieke sector aangegeven welke kansen ze zien. Hierbij is een keuze gemaakt voor enkele ideeën en deze zijn uitgewerkt tot concept / projectidee. De vraag is: wat zouden de logistieke bedrijven hierin kunnen betekenen en wat levert dit op voor de zorg? Hoe kan kennisdelen, creativiteit en samenwerking het idee verrijken tot een concept.
Stap 3: Kansen en vervolgstappen benoemen: De laatste stap is kansen benoemen en verkennen welke vervolgstappen nodig zijn om te komen tot de kansennotitie of uitvoerbare projecten.
Hoofdstuk 2 Voorverkenning Door AreaConsult zijn met diverse partijen in de zorg gesprekken gevoerd rondom: Welke vraagstukken in uw organisatie leven er waarbij inzicht vanuit de logistieke sector mogelijk oplossingen kan bieden of andere inzichten leveren? 2.1 Ideeën in de voorverkenning De volgende ideeën en vraagstukken zijn benoemd NOW: vraagstukken in een instelling -
Meer inzicht in beschikbare bedden om efficiënter om te kunnen gaan met verplegend personeel; Betere afstemming beschikbare locaties, apparatuur en menskracht voor SHL; Wachtlijst problematiek: hoe wachtlijsten terugdringen door betere planning in een ouderenzorg instelling; Controleren van houdbaarheidsdata door verplegend personeel: hoe kan dit efficiënter; Logistieke deskundigen mee laten lopen met een verpleegkundige om alle logistieke processen te analyseren en verbeteringen te inventariseren.
WOW ideeën: samenwerking in de keten -
-
Betere samenwerking tussen ziekenhuis en VVT instelling met vragen als: Kun je zorg eerder verplaatsen of thuis de behandeling doorzetten. Inzicht in elkaars planning en beschikbare resources is hierin een voorwaarde zodat zorginstellingen de processen integraler kunnen benaderen in de keten van huisarts naar ziekenhuis naar 2de lijn. En als deze planningen op elkaar worden afgestemd is het dan mogelijk voor ziekenhuizen om patiënten eerder te behandelen en vervolgens door te sturen naar zorginstellingen waar een patient kan revalideren? Dit alles met het doel om in het ziekenhuis efficiënter met resources en materialen om te gaan en de patiënt een kortere wachttijd heeft. Een shared service centre voor logistiek in een regio. Inkoop, magazijn en logistieke vraagstukken van diverse zorginstellingen in een regio worden in een centraal diensten- en distributiecentrum geregeld.
2.2 Onze observatie: Investeer in kennismaking Samenwerking tussen verschillende sectoren vraagt inlevingsvermogen en inzicht in elkaars werkwijze en systemen. De zorg wil graag samenwerken met de logistiek om processen efficiënter te maken. Deze samenwerking vraagt om vertrouwen en kennis van de zorg. Anderzijds kan kennis van de logistiek de zorg heel veel brengen. Vooral kennis en 'truckjes' die de logistiek al jaren toepast om de logistiek en industrie efficiënter te maken. Professionals in de zorg zullen van nature niet snel een
buitenstaander vragen om hen te helpen met processen. In onze observatie brengen we een aantal zaken naar voren die in onze ogen “voorwaardelijk zijn voor samenwerking” Veel veranderingen in de zorg De vanuit de politiek en verzekeraars opgelegde druk om meer voor minder te doen maakt dat in de zorg wordt gezocht naar efficiencyverbeteringen. Denk bijvoorbeeld aan interne logistiek van patiënten en medewerkers. Door de invoering van ICT oplossingen zoals het elektronisch patiënten / cliënten dossier kunnen veel zorginstellingen deze problematiek rondom de patiënt nu integraal aanpakken. Op de bovenstaande vraag wordt vooral aangegeven dat de logistiek wat kan betekenen in nieuwe inzichten in dagelijkse processen in de zorg. Het lijkt kansrijk te zijn om te zoeken naar 'laaghangend fruit' en inzichten van de logistiek mee te nemen. Bijvoorbeeld: -
Welke werkwijze vanuit de logistiek werkt om houdbaarheidsdata van medicijnen te controleren; Welke verbeterpunten zien logistieke deskundigen als ze rondlopen in de zorg.
De grote werkdruk in de zorg en de veranderingen die dit met zich meebrengt, maakt het zeer moeilijk om deel te nemen aan en te investeren in dit soort activiteiten. Samenwerking tussen zorg en zorg en logistiek: een kwestie van vertrouwen opbouwen Kijkt men voorbij het low hanging fruit dan zien we vooral voorbeelden waarin gestreefd wordt naar nog meer efficiency in gebruik van materialen en resources. Echter sommige instellingen geven aan dat er nog zoveel laaghangend fruit te halen is en dat dit veel kosten zal besparen dat zij zich eerst hierop zullen richten. Zij stellen de vraag: waarom niet beginnen met het laaghangende fruit met als doel: -
Kennisdeling op gebied van logistiek tussen instellingen; Samenwerking met logistieke bedrijven om werkwijze en mogelijkheden nader te verkennen en vertrouwen in de samenwerking tussen zorg en logistiek op te bouwen.
Mogelijk is kennismaking en cocreatie de eerste stap in een samenwerking om uiteindelijk ook grotere ideeën te realiseren?
Hoofdstuk 3: Workshop 10 oktober, kansen vertalen naar concrete projecten Op 10 oktober heeft de BOM op het IAB-4 eindevent een workshop georganiseerd om de kansen verder te verkennen en te vertalen naar concrete en uitvoerbare projecten. In deze workshop wisselden materiedeskundigen afkomstig uit de gezondheidszorg (cure en care) en uit het bedrijfsleven (logistiek dienstverleners en anderen) hun ervaringen en verwachtingen uit over ‘cross sectorale' benadering van de thema’s zorg en logistiek. Hierbij werd de input van de voorverkenning gebruikt. Na de workshop zijn de ideeën vertaald naar enkele kansen en is een voorstel voor een project gedaan (hoofdstuk 4). 3.1 Gedeelde nut en noodzaak voor crosssectorale samenwerking zorg & logistiek In de workshop werden een aantal vaststellingen gedaan die enerzijds de nut en noodzaak tot samenwerking onderschrijven en anderzijds benoemen waarom samenwerking nog niet vanzelfsprekend is: Kennis van logistiek kan bijdragen in de veranderopgave van de gezondheidszorg Er bestaat een noodzaak om veranderingen door te voeren in de gezondheidszorg. Er is een noodzaak om kosten te verlagen en productie te verhogen. Voor beide vraagstukken kan kennis van logistiek een bijdrage leveren: “Zorg en logistiek kunnen méér met elkaar en zouden ook meer met elkaar moeten”, werd in de workshop bevestigd. Er is al samenwerking tussen zorg&logistiek: klein en weinig zichtbaar Ook werd vastgesteld dat er in de regio Brabant al het nodige op het snijvlak van zorg en logistiek is. Echter er is sprake van versnippering en kleinschaligheid waardoor niet alleen de impact (resultaat) beperkt blijft maar ook de zichtbaarheid van projecten. Er wordt niet altijd ‘regio-breed’ gedacht en gewerkt en ook binnen de zorgsector zelf is horizontale samenwerking niet vanzelfsprekend. Onze regio is een logistieke hotspot en aan specialistische en hoogwaardige kennis is geen gebrek, al evenmin de bereidheid om deze te delen. Er zijn diverse soorten facilitators actief: van BOM/BZW tot kennisinstellingen en zorgverzekeraars. Leer elkaars taal en werkwijze beter kennen Voor de logistieke branche vormt de gezondheidszorg een aantrekkelijke groeimarkt. Waarom is er dan nog geen samenwerking? In de workshop werd als antwoord hierop gegeven dat een van de oorzaken is dat de vraag van de zorgaanbieders nog niet voldoende duidelijk is bij de logistieke bedrijven. Willen partijen tot samenwerking komen zullen ze beter elkaars taal moeten spreken en inzichten verkrijgen in elkaars werkwijze. Ga aan de slag met projecten én het proces Als laatste bevestigden zorginstellingen én logistiek dienstverleners dat ze belang hebben bij elkaars ontwikkelingen en zoeken actief naar thema’s die omgezet kunnen worden in concrete projecten. De bereidheid om intenties om te zetten in acties is groot. Behalve aandacht voor de inhoud van de samenwerkingsthema’s dient er aandacht besteed te worden aan het proces van samenwerking. Een
aantal experts in de regio geven aan hiertoe in staat te zijn Er is in de regio voldoende ‘faciliteringskracht’ aanwezig die kan worden ingezet als procesbegeleiding.
3.2 De oogst van de workshop IAB 4: concreet uitvoerbare ideeën Idee 1: Optimalisering van bedbezetting De zorg wil van logistieke experts beter leren hoe met name de planning kan worden verbeterd om tot verhoging van productie en kostenbesparing te komen. Omdat control, planning en forecasting tot de logistieke kerncompetenties behoren, kan deze kennis veel bijdragen in het optimaliseren van de processen van de zorg.
Idee 2: Beperken van de nadelige gevolgen van decentralisatie Door het verplaatsen van zorg- en welzijnstaken (veel verplichtingen verschuiven naar Gemeenten) is het zeker niet ondenkbaar dat inefficiëntie toeneemt. Decentraliseren van verantwoordelijkheden voor bijvoorbeeld budget, informatievoorziening, productieplanning vraagt om andere vormen van aansturing en de logistieke branche zou bijvoorbeeld de ervaringen vanuit netwerkplanning of leantrajecten beschikbaar kunnen maken voor de zorgaanbieders.
Idee 3: Doelmatig omgaan met vervoer Zorginstellingen hebben hun eigen vervoersproblematiek – of het hierbij nu gaat om intern of extern transport, om goederen of personen (klanten, personeel). Het vervoer vindt nog niet altijd even efficiënt plaats en de zorg vraagt aan de logistiek om ideeën en verbeteringsvoorstellen.
Idee 4: Versterken procesmatig denken Zorg zou de expertise die logistiek heeft, willen inzetten om de betreffende competenties van medewerkers te versterken. Logistiek is sterk in het proces- en ketendenken en kan daar dus een mooie bijdrage leveren. Hierbij wordt 'Lean' als een aansprekende uitwerking genoemd. Idee 5: Klantbeleving centraal In de logistiek is het gebruikelijk om de klantvraag centraal te stellen. De zorg zou daarvan willen leren, met name op het gebied van planning en andere onderdelen van proces-sturing zoals die in de supply chain hun toepassing kennen. Niet slechts over de 1-malige contacten tussen zorgconsument en zorgverlener maar wellicht ook over de ‘zorg life-cycle’ van de klant. Ook zou een thema hierbij kunnen zijn: het gemak van de klant. Idee 6: Koppelen van voortrekkers en volgers
Veel zorginstellingen hebben gelijksoortige vragen en uitdagingen met betrekking tot logistiek. Het samenwerken tussen de zorginstellingen om kennis over de logistieke innovaties te delen en te versterken is wenselijk. Het is daarom interessant om vooral op veel verschillende deelgebieden te innoveren door de inspanning te verdelen over de zorgaanbieders en dienstverleners door voortrekkers en volgers aan elkaar te koppelen. Hierdoor ontstaat een optimale uitwisseling van ervaringen en partijen leren van elkaar.
Hoofdstuk 4: Conclusie en advies, een concreet projectidee 4.1 Conclusie Beide sectoren zien een meerwaarde in een verbeterde samenwerking. Er gebeurt al veel, maar deze samenwerking is nog kleinschalig en versnipperd. Deze crosssectorale samenwerking kan in een individuele instelling (het laaghangende fruit) al veel opleveren in termen van productieverbetering en kosten besparing. Door deze projecten leren logistiek en zorg elkaars taal en werkwijze beter kennen. Echter indien er ook nog aandacht zou zijn voor kennisdeling en samenwerking in de keten van zorginstellingen worden innovaties beter gedeeld en kan gestreefd worden naar grotere samenwerkingsprojecten in de toekomst. 4.2 Ons Advies Een projectidee: vormgeven van een proces om kennis te verkrijgen in proeftuintjes en delen Start diverse kleine projecten tussen (enkele) zorginstellingen (in de keten) en logistieke bedrijven: dat zijn de now ideeën (het laaghangende fruit) en niet de grotere strategische projecten. Inventariseer ook de projecten die in de regio al draaien tussen zorg en logistiek. Onder leiding van een procesmanager (met kennis van zowel logsitek als zorg) worden de kansen nader in beeld gebracht en de kennis, resultaten en ervaringen van dit project wordt gedeeld met andere projecten en zorginstellingen. Hierbij kunnen intermediare instellingen zoals de BOM, BZW en Dinalog een verbindende, netwerk en kennismakelaarsfunctie vervullen.
4.3 Vervolgacties Tijdens de BZW bijeenkomst en in het netwerk van o.a. de BOM en BZW wordt interesse getoetst in deelname aan deze kleine projecten. De BOM zal een faciliterende rol spelen. Daarnaast wordt getoetst welke partijen al ‘klaar zijn’ om grotere, strategische projecten op te pakken. Met hen zal geïnventariseerd worden welke mogelijkheden er zijn voor een consortium.
