Zaak kenmerk: 709730 Afdelingshoofd: J. Hulzebos
Algemeen bestuur:
4 maart 2014
Documentkenmerk:
709736
Behandeld door: G. Olthof E-mail:
[email protected] Onderwerp: Nieuw beleid en vervangingsinvesteringen 2014; annex 2e wijziging begroting BOH 2014
Hardenberg, 17 december 2013
HET ALGEMEEN BESTUUR WORDT VOORGESTELD TE BESLUITEN OM: 1. in te stemmen met de in bijlage 1 opgenomen voorstellen en de hieruit voortvloeiende incidentele kosten (Ommen: € 31.250 = nog niet in begroting verwerkte deel, en Hardenberg € 150.000) ten laste te brengen van het jaarresultaat 2014; 2. de in bijlage 2 opgenomen aanvragen, waaruit structurele lasten nieuw beleid voortvloeien (betreffende voorstellen, die reeds door de gemeente Ommen in de begroting 2014 zijn verwerkt) goed te keuren en de structurele lasten (verhoging bijdrage aan de bestuursdienst) ad € 6.000 te zijner tijd te verwerken in de begroting Hardenberg 2014 e.v.; 3. de overige voorstellen nieuw beleid met structurele financiële implicaties (Ommen € 83.400 en Hardenberg € 206.250), opgenomen in bijlage 3, nader uit te werken en deze daarna voor te leggen aan het DB, AB, colleges en raden volgens de gebruikelijke procedures; 4. de vervangingsinvesteringen als vermeld in bijlage 4 te dekken uit binnen de begroting BOH opgenomen middelen; 5. de onder 4 geduide financiële gevolgen te verwerken in de begroting 2014 van de bestuursdienst middels vaststelling van de 2e wijziging.
Inleiding In het voorjaar van 2013 zijn i.v.m. de opstelling van de begroting 2014 BOH een aantal financiële voorstellen voorbereid ter besluitvorming in de beide gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van de BOH. Daarbij waren ook voorstellen opgenomen ten aanzien van vervangingsinvesteringen en nieuw beleid. De genoemde voorstellen, welke u in de bijlagen 1 t/m 4 aantreft, hebben betrekking hebben op: -
De continuïteit van de bedrijfsvoering. Wanneer hiervoor onvoldoende middelen beschikbaar worden gesteld, komt deze in gevaar. Hierbij moet gedacht worden aan basale voorzieningen als meubilair, vervoermiddelen en luchtfoto’s. In een aantal gevallen kan bij het niet realiseren van de voorzieningen niet aan de wettelijke verplichtingen worden voldaan;
1
-
Vergroting van de efficiency en handhaving/doorontwikkeling van de kwaliteit van de BOH. In verband met de door bezuinigingen krimpende formatie wordt steeds meer gevraagd van een afnemend aantal medewerkers. Dit is onmogelijk zonder een digitaliseringsslag, maar ook aandacht voor ontwikkeling en mobiliteit vormen daarvoor essentiële randvoorwaarden;
-
Autonome ontwikkelingen, die nopen tot een extra inzet van middelen in beide gemeenten. Hierbij gaat het met name om : • Modernisering Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) • Inventarisatie en opschonen deel archief • Inspectie Archieftoezicht Bij de vaststelling van de begroting 2014 van de gemeente Ommen is reeds besloten om de bijdrage aan de BOH voor 2014 te verhogen voor deze autonome ontwikkelingen, in de gemeentebegroting 2014 van Hardenberg zijn deze nog niet meegenomen.
-
Een aantal specifieke gemeentelijke zaken, o.a. om de dienstverlening te verbeteren.
Op 15 oktober jl. is door het DB besloten om de genoemde voorstellen na vaststelling van de beide gemeentebegrotingen 2014 opnieuw te behandelen. Deze behandeling heeft op 10 december jl. plaatsgevonden. Tijdens dit overleg zijn de navolgende besluiten genomen: A. aan de beide colleges zullen de voorstellen nieuw beleid waarbij sprake is van incidentele lasten in 2014 worden voorgelegd (bijlage 1 bij dit voorstel). Na positieve besluitvorming door de beide colleges zullen de lasten worden verwerkt in het jaarresultaat van de gemeenten middels een extra bijdrage aan de Bestuursdienst; B. er zal een nadere uitwerking plaatsvinden v.w.b. de voorstellen nieuw beleid met structurele lasten, waarvoor in de begroting van de bestuursdienst geen ruimte is en waarvoor in beide gemeenten in de begroting ook nog geen financiële middelen beschikbaar zijn gesteld (bijlage 2 bij dit voorstel). Deze uitwerking zal na vaststelling door het DB en het AB aan de colleges en raden van Ommen en Hardenberg conform de gebruikelijke procedures ter vaststelling worden aangeboden. In aansluiting hierop zijn in bijlage 3 de aanvragen nieuw beleid opgenomen met structurele financiële gevolgen, welke reeds door de gemeente Ommen zijn geaccordeerd en verwerkt in de begroting 2014. Geadviseerd wordt om de gemeente Hardenberg te verzoeken om – in navolging van de gemeente Ommen - ook deze aanvragen te honoreren en te verwerken in de begrotingen 2014 e.v.
Financiële consequenties De BOH heeft voor de financiële gevolgen van deze voorstellen onvoldoende middelen in de eigen begroting meegekregen vanuit de gemeenten. Zoals in het voortraject is aangegeven, is er een (structureel) bedrag van € 40.500 beschikbaar binnen de begroting van de BOH. Dit bedrag zal worden ingezet voor de vervangingsinvesteringen (zie bijlage 4) om de continuïteit van de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te waarborgen. Het betreft concreet de vervanging van de luchtfoto’s, meubilair locatie Ommen, een meetbus en de postauto.
2
Hierna resteert een tekort voor de onderwerpen, die onder de noemer “nieuw beleid” zijn te kwalificeren. Daarvoor wordt gevraagd om een aanvullende bijdrage, zoals hieronder nader zal worden toegelicht. In de bijlagen bij dit voorstel – welke hiervan integraal deel uitmaken – is aangeduid wat de maatschappelijke, juridische en financiële gevolgen zijn indien de voorstellen niet worden gehonoreerd. Om inzichtelijk te maken wat honorering van de voorstellen betekent voor de begrotingen van de beide gemeenten zijn de financiële consequenties hiervan verwerkt in onderstaande overzichten: Ommen (bedragen x € 1.000) Resultaat begroting 2014 (na doorwerking sept.circulaire en bijstelling incidenteel) Gevolgen nieuw beleid INCIDENTEEL - bijlage 1 Gevolgen nieuw beleid STRUCT. - NADER UIT TE WERKEN - bijlage 3 Resultaat na verwerking nieuw beleid - bijlage 1 Resultaat na verwerking nieuw beleid - bijlagen 1 + 3
2014
2015
2016
2017
-279 -31 -83
-208 0 -83
628 0 -83
758 0 -83
-310 -394
-208 -291
628 545
758 675
Hardenberg (bedragen x € 1.000) 2014 2015 2016 2017 Resultaat begroting 2014 (na doorwerking sept.circulaire en bijstelling incidenteel) 77 -1.853 140 2.012 Gevolgen nieuw beleid INCIDENTEEL - bijlage 1 -150 0 0 0 Gevolgen nieuw beleid STRUCT. REEDS VERWERKT IN BEGR. OMMEN - bijlage 2 -6 -6 -6 -6 Gevolgen nieuw beleid STRUCT. - NADER UIT TE WERKEN - bijlage 3 -206 -206 -206 -206 Resultaat na verwerking nieuw beleid - bijlagen 1 + 2 Resultaat na verwerking nieuw beleid - bijlagen 1 + 2 + 3
-79 -285
-1.859 -2.065
134 -72
2.006 1.800
Besluitvormingstraject Omdat deze begrotingswijziging geen effect heeft op het begrote financiële resultaat van de bestuursdienst, is deze niet langs de raden gezonden voor zienswijzen. Deze wijzigingen kunnen – rechtstreeks – door het Algemeen Bestuur worden vastgesteld (cf. artikel 28, lid 11 van de GR).
Het Dagelijks Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, De secretaris,
De voorzitter,
G. Kolhorn
P.H. Snijders
3
Onderwerp
Nieuw beleid en vervangingsinvesteringen 2014
Document Kenmerk
709736
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Ommen-Hardenberg; Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 17 december 2013;
Besluit:
1. in te stemmen met de in bijlage 1 opgenomen voorstellen en de hieruit voortvloeiende incidentele kosten (Ommen: € 31.250 = nog niet in begroting verwerkte deel, en Hardenberg € 150.000) ten laste te brengen van het jaarresultaat 2014; 2. de in bijlage 2 opgenomen aanvragen, waaruit structurele lasten nieuw beleid voortvloeien (betreffende voorstellen, die reeds door de gemeente Ommen in de begroting 2014 zijn verwerkt) goed te keuren en de structurele lasten (verhoging bijdrage aan de bestuursdienst) ad € 6.000 te zijner tijd te verwerken in de begroting Hardenberg 2014 e.v.; 3. de overige voorstellen nieuw beleid met structurele financiële implicaties (Ommen € 83.400 en Hardenberg € 206.250), opgenomen in bijlage 3, nader uit te werken en deze daarna voor te leggen aan het DB, AB, colleges en raden volgens de gebruikelijke procedures; 4. de vervangingsinvesteringen als vermeld in bijlage 4 te dekken uit binnen de begroting BOH opgenomen middelen; 5. de onder 4 geduide financiële gevolgen te verwerken in de begroting 2014 van de bestuursdienst middels vaststelling van de 2e wijziging. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 4 maart 2014. Het bestuur voornoemd,
De secretaris,
De voorzitter,
G. Kolhorn
P.H. Snijders
4
Bijlage 1: Overzicht aanvragen begroting 2014 BOH - INCIDENTELE LASTEN NIEUW BELEID Verdeelsleutel Ommen : Hardenberg = 25 : 75 toegepast: Nr.
Onderwerp
Toelichting
1.
Digitalisering persoonsen woningkaarten
Geschat aantal kaarten: 250.000 dubbelzijdig = 500.000 scans die ook voorzien moeten worden van metadata. Deze kaarten liggen momenteel opgeslagen in Ommen. Dagelijks zijn er aanvragen hetgeen leidt tot extra inzet personeel (archiefwerk op locatie en transportwerkzaamheden). Getracht zal worden de kosten van deze digitalisering op te vangen binnen de begroting van de BOH. Definitieve besluitvorming hieromtrent zal plaatsvinden na de jaarrekening 2013.
2.
Conversie Conversie waarmee akten van de burgerlijke stand, informatie m.b.t. vergunningen, correspondentieregisters en indexen van bevolkingsregisters online worden gesteld. metadata naar mais flexis (www.archieven.nl) Digitaliseren Fase 1 wordt in de loop dan 2013 afgerond. Destijds onvoldoende budget voor totale project. Noodzakelijk om alle vergunningen digitaal te kunnen raadplegen door medewerkers BOH. bouw/milieuNoodzakelijk met het oog op realisatie geplande formatie 2015 (momenteel overschrijding) /omgevingsvergunningen
3.
Incidenteel bedrag Ommen
Incidenteel bedrag Hardenberg
0
0
2.500
7.500
28.750
86.250
4.
Modernisering GBA
Deze kosten zijn v.w.b. het aandeel Ommen reeds verwerkt in de begroting 2014 Ommen. De modernisering van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) komt op ons af. In 2015 wil gemeente Hardenberg aangesloten zijn. Voorbereidingen hiervoor zijn gestart. Vanaf 2014 moet een projectgroep actief aan de slag met de voorbereidingen om de GBA om te vormen tot de Basis Registratie Personen (BRP). Naast de technische kant is vooral de operationele kant, de inrichting van de backoffice processen, het inrichten van de klantprocessen een grote uitdaging. Hiertoe moet ervaren Burgerzaken-capaciteit worden vrijgemaakt, naar verwachting voor 2-3 dagen per week. Daarnaast moeten door deze landelijke wijziging in 2014 Baseline 2 correcties worden doorgevoerd. De verwachting is dat het voor onze gemeenten rond de 3.000 complexe correcties betreft.
Reeds verwerkt in begroting 2014
33.750
5.
Inventarisatie en opschonen van een deel van het archief
Deze kosten zijn v.w.b. het aandeel Ommen reeds verwerkt in de begroting 2014 Ommen. Om te gaan voldoen aan de wettelijke archiefverplichting moet over een goed ordelijk en toegankelijk archief worden beschikt. Nog een gedeelte van het archief moet worden gesaneerd, met als resultaat meer beschikbare ruimte en een volledig geïnventariseerd archief.
Reeds verwerkt in begroting 2014
22.500
31.250
150.000
Vervolg bijlage 1: Overzicht aanvragen begroting 2014 BOH - INCIDENTELE LASTEN Nr. 1.
Onderwerp Digitalisering persoonsen woningkaarten
2.
Conversie metadata naar mais flexis (www.archieven.nl)
Maatschappelijk effect: Wanneer deze conversie niet wordt uitgevoerd is het voor de burger niet mogelijk om de aangeduide informatie online te raadplegen / aan te vragen. Juridische consequenties: n.v.t. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Om met de in het functieboek opgenomen formatie de werkzaamheden te kunnen uitvoeren is een digitaliseringsslag nodig. We zetten op dit moment nog meer formatie in dan budgettair is toegestaan. Opmerking: een deel van de werkzaamheden is uitgevoerd. Ongeveer 100.000 entries zijn online geplaatst. We hebben deze opdracht uitgevoerd, omdat hiervoor gedurende 7 jaar werkzaamheden verricht zijn door vrijwilligers en wij vonden het niet verantwoord om hier langer mee te wachten, omdat we graag de vrijwilligers die dit gedaan hebben willen motiveren om dit soort werkzaamheden uit te voeren. Het resterende deel staat klaar om te publiceren. De kosten die hier nog mee gemoeid zijn bedragen € 10.000.
3.
Digitaliseren bouw/milieu/omgevingsvergunningen
Maatschappelijk effect: Voor dit project worden medewerkers van Larcom ingezet. Larcom werft hiervoor personeel met een WWB-uitkering. Wanneer dit project geen doorgang vindt, vallen deze mensen terug in de WWB. Juridische consequenties: ? Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Om met de in het functieboek opgenomen formatie de werkzaamheden te kunnen uitvoeren is een digitaliseringsslag nodig. We zetten op dit moment nog meer formatie in dan budgettair is toegestaan. Digitalisering is van groot belang voor toezicht en handhaving (RUD's). we hebben nu 70% digitaal, maar kunnen het proces van digitaal werken niet goed facilitieren als de laatste 30% niet wordt gedigitaliseerd. Het aantal fysieke opvragingen is nu nog hoog. Hiermee is ongeveer 0,3 fte mee gemoeid. Extra formatie dus die dan nodig is. Daarnaast is het noodzakelijk om het analoog archief niet te laten groeien in verband met de beschikbare ruimte. Zonder digitalisering zal er over enige tijd extra archiefruimte beschikbaar gesteld moeten worden.Omdat hiervoor medewerkers ingezet worden vanuit de WWB zijn de uiteindelijke kosten voor de gemeente heel laag!
4.
Modernisering GBA
Deze kosten zijn v.w.b. het aandeel Ommen reeds verwerkt in de begroting 2014 Ommen Maatschappelijk effect: n.v.t. Juridische consequenties: De modernisering van Gemeentelijke Basisadministratie (mGBA) gaat door. Minister Plasterk heeft eind oktober bevestigd dat de doelstellingen van de modernisering van de GBA nog steeds valide zijn en dat het bereiken ervan van groot belang is voor andere ontwikkelingen binnen de e-overheid. De mGBA is essentieel voor het realiseren van de visie Digitaal 2017. Minister Plasterk heeft daarom eind oktober extra maatregelen aangekondigd om de controle op het project te verscherpen. Niet meedoen aan de mGBA zal uiteindelijk veroorzaken dat we niet door de audit komen. In 2014 start de levering van GBA-gegevens aan afnemers op basis van de nieuwe Basis Registratie Personen (BRP). Vanaf 2015 gaan gemeenten ook voor de bijhouding van GBA-gegevens over naar de centrale BRP. Deze overgang zal maximaal ongeveer 3 jaar in beslag nemen, waarbij gemeenten geleidelijk migreren. Wanneer wij niet voldoen aan deze voorbereiding op implementatie van de wetswijziging kunnen we niet tijdig aansluiten op de basisregistratie personen. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Een deel van de voorgenomen bezuiniging op de formatie van de Publieksdienst is afhankelijk van deze wetswijziging. Het betreft in totaal 1,7 FTE, dat wil zeggen € 106.250 structureel met ingang van 2015-2016. Wanneer deze werkzaamheden niet in 2014 worden uitgevoerd, is aansluiting in 2015 onmogelijk, kan deze bezuiniging niet gerealiseerd worden, en worden de kosten voor alsnog later aansluiten naar verwachting hoger doordat externe deskundigheid ingehuurd moet worden op het laatste moment.
5.
Inventarisatie en opschonen van een deel van het archief
Deze kosten zijn v.w.b. het aandeel Ommen reeds verwerkt in de begroting 2014 Ommen Maatschappelijk effect: We hebben de verplichting om archiefstukken na verloop van wettelijke termijnen te vernietigen of openbaar te stellen. Zonder opschonen wordt privacy gevoelige informatie openbaar. Juridische consequenties: Er is een wettelijke bewaarplicht, waarbij termijnen in acht genomen moeten worden. Wanneer dit niet gebeurt, zal dit gerapporteerd worden door de archiefinspectie en zal de gemeente gesommeerd worden dit alsnog op orde te brengen. We kunnen geconfronteerd worden met juridische procedures. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Bij niet opschonen neemt het volume van het archief toe en ontstaat gebrek aan ruimte en de noodzaak tot uitbreiding van archief, hetgeen kosten met zich mee brengt.
Maatschappelijk effect: Wanneer deze digitalisering niet plaatsvindt, wordt de toegankelijkheid van deze gegevens voor de burger onnodig beperkt. Juridische consequenties: n.v.t. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Om met de in het functieboek opgenomen formatie de werkzaamheden te kunnen uitvoeren is een digitaliseringsslag nodig. We zetten op dit moment nog meer formatie in dan budgettair is toegestaan. In de advisering rondom de nieuwe bezuinigingen is bovendien aangegeven dat een voorwaarde voor de haalbaarheid hiervan is dat er moet worden ingezet op automatisering/digitalisering. We hebben hier inmiddels een oplossing voor gevonden. Het scannen is bekostigd vanuit bestaande middelen. Door het aantrekken van 20 vrijwilligers die zorgen voor het metadateren zal eind 2014 dit project worden afgerond. Kredietaanvraag kan dus vervallen. Getracht zal worden de kosten van deze digitalisering op te vangen binnen de begroting van de BOH. Definitieve besluitvorming hieromtrent zal plaatsvinden na de jaarrekening 2013.
Bijlage 2: Overzicht aanvragen begroting 2014 BOH - STRUCTUREEL REEDS VERWERKT IN BEGROTING OMMEN NIEUW BELEID Verdeelsleutel Ommen : Hardenberg = 25 : 75 toegepast: Nr.
Onderwerp
Toelichting
1.
VIND
Als Dimpact-gemeente hebben wij toegang tot het ‘VIND-pakket’ door een overeenkomst tussen alle Dimpact gemeenten, Sdu Uitgevers en Atos. Het VIND-pakket bestaat uit: VIND Producten en Diensten: de productencatalogus voor gemeenten met daarin meer dan 400 beschrijvingen van producten en diensten. VIND Antwoord: de volledige Sdu-set van meer dan 2000 vraag-antwoordcombinaties (VAC’s) over gemeentelijke dienstverlening gebaseerd onder meer op VIND Producten en Diensten. Door VIND te implementeren hebben we altijd actuele informatie, op het juiste moment beschikbaar, in de juiste systemen en voor lage beheerkosten. Daarmee vergemakkelijken en verbeteren we onze dienstverlening en hebben grip op onze informatiehuishouding. Investering € 18.000, structurele lasten € 24.000. Totale jaarlasten € 28.320, waarvan € 7.080 Ommen en € 21.240 Hardenberg. Getracht zal worden om deze kosten in te passen in de begroting BOH. Definitieve besluitvorming hieromtrent zal plaatsvinden na de jaarrekening 2013.
2.
Deze kosten zijn v.w.b. het aandeel Ommen reeds verwerkt in de begroting 2014 Ommen. Inspectie archieftoezicht Inspectie archieftoezicht is per 1 oktober 2012 overgeheveld naar de gemeente en dient voortaan ten aanzien van de borging kwaliteit vanuit zogenaamd horizontaal toezicht geregeld te worden. Is wettelijke verplichting (archiefwet).
Jaarlast Ommen PM
Jaarlast Hardenberg PM
Reeds verwerkt in begroting 2014 0
Nr. 1.
Onderwerp VIND
2.
Deze kosten zijn v.w.b. het aandeel Ommen reeds verwerkt in de begroting 2014 Ommen Inspectie archieftoezicht Maatschappelijk effect: We komen zonder dit toezicht in 'waar staat je gemeente.nl' in de oranje/rode zone, waarmee aangegeven wordt dat we dit proces onvoldoende beheersen. Juridische consequenties: We moeten wettelijk voldoen aan vastgestelde prestatie-indicatoren. Dit wordt gecontroleerd door de archiefinspecteur. Hierover wordt gerapporteerd aan college en raad. Zonder de gevraagde middelen (en zonder hulp van de inspectie) kunnen we niet voldoen aan deze wettelijke verplichtingen. Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 stelt dat de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem (kwaliteitszorg). De wetgever heeft echter niet aangegeven hoe een kwaliteitszorgsysteem eruit moet zien. Wel is inmiddels een set aan normen, standaarden en andere toetsingsinstrumenten, zoals RODIN en Baseline ontwikkeld die de vervaardiging van een dergelijk handboek mogelijk maken. Het opstellen van een dergelijk handboek vereist een projectmatige aanpak waarbij verschillende gemeentelijke disciplines betrokken zijn. In het kader van het zaakgericht werken in een document management systeem en het streven om in de komende jaren volledig digitaal te gaan werken, is de vervaardiging van een Handboek Substitutie voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden absoluut een noodzakelijke vervolgstap. In dit generieke handboek worden de randvoorwaarden, kaders en normen beschreven die een rol spelen bij het scannen en op termijn duurzaam beheren van gemeentelijke archiefbescheiden. Het opstellen van een dergelijk handboek vergt een projectmatige aanpak waarbij verschillende gemeentelijke disciplines betrokken zijn. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Bij niet voldoen aan de wettelijke eisen wordt de gemeente opgedragen alsnog uitvoering te geven aan deze verplichtingen. We moeten het gewoon niet zo ver laten komen, omdat we ons verantwoordelijk moeten voelen voor goed rentmeesterschap op het gebied van archiefzorg.
Maatschappelijk effect: Als we bij VIND aansluiten is er voor de klant betere, tijdige en duidelijker communicatie over alle gemeentelijke producten en diensten.De klanttevredenheid neemt toe, de foutkans neemt af en de kwaliteit gaat omhoog. Snelheid van afhandeling van emails neemt toe. Gegarandeerd is dat de beschrijving van alle producten en diensten voldoet aan de daartoe gestelde eisen. Juridische consequenties: n.v.t. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: zie onder maatschappelijk effect. Getracht zal worden om deze kosten in te passen in de begroting BOH. Definitieve besluitvorming hieromtrent zal plaatsvinden na de jaarrekening 2013.
6.000
6.000
Bijlage 3: Overzicht aanvragen begroting 2014 BOH - STRUCTUREEL - NADER UIT TE WERKEN NIEUW BELEID Verdeelsleutel Ommen : Hardenberg = 25 : 75 toegepast: Nr.
Onderwerp
Toelichting
1.
Ontwikkeling en mobiliteit
In de CAO voor gemeenten 2011-2012 is afgesproken dat ambtenaren met ingang van 2013 recht hebben op een individueel loopbaanbudget ter hoogte van € 500 per jaar per persoon. Het individueel loopbaanbudget is een instrument dat door de Bestuursdienst Ommen- Hardenberg wordt ingezet om inzetbaarheid en mobiliteit te vergroten. Het bestaande VTO budget wordt aangewend voor opleidingen en trainingen die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de eigen functie en het op peil houden van vakkennis.
Nr. 1.
Onderwerp Ontwikkeling en mobiliteit
Jaarlast Ommen 68.750
Jaarlast Hardenberg 206.250
68.750
206.250
Maatschappelijk effect: n.v.t. Juridische consequenties: Het betreft een verplicht uitvoeringsprogramma opgelegd vanuit de CAO. Er zal uitvoering aan gegeven moeten worden, aangezien het een wettelijke verplichting is. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Medewekers hebben jaarlijks recht op € 500 per jaar voor een individueel loopbaanbudget. Het maakt niet uit of iemand fulltime of parttime werkt. Dit bedrag kan gedurende drie jaar opgespaard worden indien een medewerker dit wenst.
Specifiek Ommen: Nr.
Onderwerp
2.
Cyclorama's
3.
4.
Toelichting
Jaarlijks zouden er cyclorama foto’s gereden moeten worden van het grondgebied Ommen. Cyclorama’s worden voor diverse gemeentelijke taken gebruikt, zoals: * het signaleren van mutaties en het karteren voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Waardering Onroerende Zaken (WOZ); * het interpreteren van terreinsituaties voor bijvoorbeeld vergunningen of beheer en onderhoud zonder altijd naar buiten te hoeven; * het als ondergrond dienen in gis/webviewers; * het maken van presentaties, visualisaties, overzichten en posters; * het beheer van civieltechnische infrastructuur (wegen, groen). Luchtfoto’s verschaffen de gemeente veel informatie van bovenaf. Om een goed ruimtelijk inzicht te kunnen verkrijgen achter de bureau tafel, zijn de cycloramabeelden ‘een must’. Het is dus een aanvulling op de luchtfotobeelden. Ze worden gebruikt voor toepassingen als hierboven omschreven. Zonwering Enerzijds is er een algemeen belang in verband met hinderlijk lichtinval bij presentaties (beamer/smartboard). Anderzijds is er een specifiek belang. Middels deze aanpassing is er tijdens raadsomgeving crisisoverleg geen zicht van buitenaf op presentaties en rapportages (denk hierbij met name aan de pers). Ommen Extra RAAS Om reisdocumenten voor zowel inwoners van gemeente Ommen als gemeente Hardenberg op alle drie de locaties beschikbaar te hebben moet worden uitgegaan dat beide gemeenten op alle server publiekslocaties een raas-station laten plaatsen met daaraan gekoppeld een toegang tot de GBA van die gemeente.Met de leverancier van de raas-stations is hierover gesproken. We moeten MFC uitgaan van een investering van € 75.000 tot € 80.000 om dit mogelijk te maken op de drie locaties. Gezien de enorme investering is eerder besloten dit niet te doen momenteel. Wel willen we in Dedemsvaart het nieuwe MFC in Dedemsvaart een proef doen waarmee inwoners van zowel Ommen als Hardenberg in Dedemsvaart reisdocumenten kunnen aanvragen en afhalen. Daaruit blijkt dan ook de daadwerkelijke belangstelling voor de uitbreiding van deze service. Op basis van die proef kan besloten worden deze service eventueel uit te breiden naar de Publieksdienst in Hardenberg en de Publieksdienst in Ommen. In Dedemsvaart staat al een raas-station voor Hardenberg, voor Ommen nog niet.
Jaarlast Ommen 11.000
1.387
6.000
18.387
Vervolg bijlage 3: Overzicht aanvragen begroting 2014 BOH - STRUCTUREEL - NADER UIT TE WERKEN Nr. Onderwerp 2. Cyclorama's
Maatschappelijk effect: n.v.t. Juridische en financiele consequenties: De bestuursdienst BOH heeft een werkwijze (m.b.v. actuele luchtfoto’s en cyclorama's) ingericht waarbij de signalering en verwerking van mutaties tegelijk worden uitgevoerd (uit oogpunt van efficiëntie). Wanneer er geen gebruik meer gemaakt kan worden van cyclorama's wordt het risico gelopen dat de BGT-audit niet slaagt en er niet voldaan kan worden aan de wettelijke eisen.
3.
Zonwering raadsomgeving Ommen
Maatschappelijk effect: n.v.t. Juridische consequenties: n.v.t. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering:
4.
Extra RAAS server MFC Dedemsvaart
Maatschappelijk effect: We vergroten de dienstverlening voor de burger. De positieve effecten van de ambtelijke fusie worden zichtbaar voor de klant. Inwoners uit Ommen kunnen reisdocumenten aanvragen en afhalen in het servicepunt Dedemsvaart. Juridische consequenties: n.v.t. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: n.v.t.
TOTAALOVERZICHT OmmenStr
TOTAAL BENODIGD BESCHIKBAAR BEGROTING (OMMEN – vervanging meubilair) AANVULLENDE BIJDRAGE
87.137 -3.753 83.384
H'berg-Str
206.250 0 206.250
Bijlage 4: Vervangingsinvesteringen Begroting 2014 BOH VERVANGINGSINVESTERINGEN: Nr. 1.
Onderwerp Meetbus
2.
Vervangen auto post/goederenvervoer Luchtfoto's
3.
4.
170 bureaustoelen / 30 i.h.v. Bureaus
Toelichting Voor het meetgebied Ommen en Hardenberg beschikken we op dit moment over twee meetbussen, waarvan er één vervangen moet worden. Investering: € 16.000, overige jaarlasten € 2.400 De Suzuki Swift is inmiddels afgedaan en er is leasecontract afgesloten. Voor het vervoer van goederen is een redelijke laadruimte essentieel. Een compacte bestelwagen met een wat hoge instap ligt dan het meest voor de hand. Investering € 24.500
Jaarlast BOH 5.040 5.880
In 2014 dient er weer een luchtfoto van het gemeentelijk grondgebied gevlogen te worden. Luchtfoto’s worden voor diverse gemeentelijke taken gebruikt, zoals: * het signaleren van mutaties en het karteren voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Waardering Onroerende Zaken (WOZ); * het interpreteren van terreinsituaties voor bijvoorbeeld vergunningen of beheer en onderhoud zonder altijd naar buiten te hoeven; * het als ondergrond dienen in gis/webviewers;het maken van presentaties, visualisaties, overzichten en posters; * het beheer van civieltechnische infrastructuur (wegen, groen).Veel gemeenten laten elk jaar een luchtfoto vliegen voor hun bedrijfsprocessen. Gemeente Ommen heeft dit afgelopen jaar (bewust, uit kosten/baten oogpunt) niet gedaan, echter komend jaar zal dit wel moeten gebeuren. We kunnen anders niet voldoen aan onze wettelijke BAG verplichtingen, maar ook voor een goede bedrijfsvoering dienen we over een actuele luchtfoto te beschikken. Deze foto wordt (mede) gebruikt om onze bestanden actueel te houden (zie hierboven). In het terrein deze gegevens inwinnen is vele malen duurder. De opgenomen kosten betreffen 50%, uitgaande van 2-jaarlijkse actualisatie.
22.000
Deze investering is v.w.b. het aandeel Ommen reeds verwerkt in de begroting 2014 Ommen. Aanwendig van dit bedrag zal niet plaatsvinden. Dekking vindt plaats uit begroting BOH. De huidige bureaustoelen zijn afgedaan en voldoen niet meer aan de arbonormen. Hiervoor moeten 170 bureaustoelen worden aangeschaft. Er moeten 30 in hoogte verstelbare bureau’s (incl. toebehoren) aangeschaft te worden om flexwerken mogelijk te maken. Investering bureaustoelen € 80.000, bureaus € 17.000.
15.013
47.933
Vervolg bijlage 4: Vervangingsinvesteringen begroting BOH 2014
Nr. 1.
Onderwerp Meetbus
Toelichting Maatschappelijk effect: n.v.t. Juridische consequenties: n.v.t. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: We maken gebruik van twee meetbussen. Eén van deze voertuigen is afgeschreven en dient vervangen te worden. Omdat we de meetwerkzaamheden van de gemeenten Ommen en Hardenberg in eigen beheer uitvoeren is het van belang dat, gelet op de uitgestrektheid van beide gemeenten, er twee onafhankelijke meetteams kunnen opereren. Hierin moet gefaciliteerd worden door het beschikbaar stellen van kwalitatief goede productiemiddelen.
2.
Vervangen auto post/goederenvervoer
Maatschappelijk effect: n.v.t. Juridische consequenties: n.v.t. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Zonder postauto moet het dagelijks vervoer van post / archiefstukken / bedrijfskleding worden uitbesteed aan een externe partij (inclusief medewerker). De verwachting is dat de kosten dan zullen toenemen. Getracht zal worden deze kosten op te vangen binnen de bestaande begroting van de BOH.
3.
Luchtfoto's
Maatschappelijk effect: n.v.t. Juridische consequenties / Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: De wetgeving van de BGT schrijft voor dat wegen en panden in deze basiskaart een actualiteit van 6 maanden dienen te hebben. De overige objecten 18 maanden. Deze wettelijke bijhoudingscyclus is gebaseerd op het jaarlijks vliegen van een luchtfoto. De foto’s worden tweeledig ingezet. Enerzijds voor het opsporen van de mutaties, anderzijds voor het verwerken van de mutaties. De bestuursdienst doet beide tegelijk aan de hand van een fotoronde door de hele gemeente. Er zijn alternatieven: 1). Een alternatief is om met een auto rond te rijden door de hele gemeente en zodoende de mutaties op te sporen. Dit is zeer arbeidsintensief en levert uiteindelijk slechts een lijst met mutaties. Het eigenlijke werk moet dan nog beginnen, het verwerken van de mutaties in de administraties. 2.) Een ander alternatief is om de mutaties op te laten sporen door een extern bedrijf. Die doen dit op basis van een foto vergelijk (geautomatiseerd). Hiervoor is ook dit bedrijf een actuele luchtfoto nodig. Dit levert opnieuw slechts een lijst met mutaties op(met een betrouwbaarheid van 80%). Ook dan moeten de gegevens nog ingewonnen worden. Voor Hardenberg zijn dit jaarlijks ongeveer 15000 puntmutaties, voor Ommen 6000. Wanneer deze punten allemaal in het terrein ingemeten moeten worden, gaat dit vele malen meer geld kosten. Tevens zullen we bij de wettelijke voorgeschreven BGT-audit moeten aantonen dat de administratie voldoet aan de wettelijke eisen en dus actueel genoeg is. Een actuele luchtfoto wordt ook intensief gebruikt door de andere organisatieonderdelen van de BOH. Bijvoorbeeld. - Voor bestemmingsplannen die vastgesteld zijn gelden toetsingscriteria o.b.v. de actuele situatie (dit moet met een actuele luchtfoto worden bepaald, anders is duurder veldwerk noodzakelijk) - Handhaving en Toezicht gebruikt een actuele luchtfoto. Alternatief is een duurder veldbezoek. - Illegaal grondgebruik wordt opgespoord aan de hand van een actuele luchtfoto. Bijvoorbeeld de groensnipper actie die momenteel in Hardenberg loopt en binnenkort in Ommen wordt opgestart. - Groen- en Wegbeheer gebruikt de luchtfoto om hun bestanden up to date te houden. Conclusie De bestuursdienst BOH heeft een werkwijze (m.b.v. actuele luchtfoto’s) ingericht waarbij de signalering en verwerking van mutaties tegelijk worden uitgevoerd (uit oogpunt van efficiëntie). Wanneer er geen gebruik meer gemaakt kan worden van een recente luchtfoto slagen we niet voor de BGT-audit en voldoen we niet aan de wettelijke eisen.
4.
170 bureaustoelen / 30 i.h.v. Bureaus
Deze investering is v.w.b. het aandeel Ommen reeds verwerkt in de begroting 2014 Ommen. Aanwending van dit bedrag zal niet plaatsvinden. Dekking vindt plaats binnen de begroting BOH. Maatschappelijk effect: n.v.t. Juridische consequenties: We werken deels met het flex-concept, het huidige meubilair in de locatie Ommen voldoet niet aan de eisen van dit concept (bureaus zijn niet in hoogte verstelbaar). Bovendien is uit de RI&E gebleken dat veel stoelen versleten of defect zijn en niet aan de ARBO-richtlijnen voldoen. Financiele gevolgen / bedrijfsvoering: Risico op gezondheidsklachten, daaruit voortvloeiend ziekteverzuim en claims. We lopen risico van uitval van mensen met alle gevolgen van dien en vanuit goed werkgeversschap zijn wij verplicht om de medewerkers op goede stoelen te laten zitten.
TOTAALOVERZICHT BOH struct.
TOTAAL BENODIGD BESCHIKBAAR IN BEGROTING BOH € 40.454 (STRUCT) TEKORT (zal worden opgevangen binnen de begroting BOH)
47.933 -40.454 7.479
