Voortgangsrapportage Algemeen Bestuur, 23 oktober 2014

Voortgangsrapportage Algemeen Bestuur, 23 oktober 2014 BEDRIJFSVOERING

Financiën Jaarstukken 2013 De jaarstukken 2013 zijn inmiddels gecontroleerd en voorzien van een accountantsverklaring. Op 3 september heeft het Dagelijks bestuur besloten de jaarrekening ter vaststelling aan te bieden aan het Algemeen bestuur op 23 oktober 2014. Ter vergadering zal de Auditcommissie een advies hierover uitbrengen. Interim controle 2014 Medio november vindt de interim-controle 2014 door Deloitte plaats. Het Normen en toetsingskader 2014 is eveneens in de Audit commissie van medio oktober behandeld. Ter vergadering zal de Auditcommissie een advies hierover uitbrengen, waarna dit kan worden vastgesteld in het AB van 23 oktober 2014. . Schatkistbankieren Inmiddels heeft BSR de nodige ervaring met ‘Schatkistbankieren’. BSR heeft gekozen voor automatisch afromen waardoor wij geen werkzaamheden hebben aan het overboeken van saldi. Dagelijks worden de mutaties met de schatkist geboekt in het financiële systeem en periodiek vinden er controles en afstemming plaats. Aanbesteding bankdiensten Medio 2014 is gestart met de aanbesteding bankdiensten; de gunning vanuit deze aanbesteding wordt in de laatste week van oktober definitief. Aanbesteding accountantsdiensten Tevens loopt momenteel de aanbesteding voor de accountantsdiensten. Dit wordt gezamenlijk opgepakt met Waterschap Rivierenland. Het voorstel tot benoeming van de accountant wordt op 28 november aan het bestuur van WSRL en op 8 december 2014 aan het bestuur van BSR voorgelegd. Overzicht opgelegd, openstaand en kwijtschelding. In het AB van 8 december a.s. verstrekken wij u weer het bovengenoemde overzicht. Om dit vergelijkbaar te houden, wordt het overzicht opgesteld naar de peildatum van 1 november. Aan het overzicht zal worden toegevoegd een overzicht van het % oninbaar per deelnemer over de inmiddels afgesloten heffingsjaren. Marap nieuwe stijl Tijdens het AB van 23 oktober zullen een aantal uitgangspunten worden gepresenteerd. Doel is om in het AB van 8 december een uitgewerkte eerste opzet voor te leggen In 2015 wordt volgens deze opzet gerapporteerd en afhankelijk van de ontwikkelingen aangepast.

Pagina 1 van 7 Voortgangsrapportage Algemeen Bestuur d.d. 23 oktober 2014

Juridisch control Verstrekken gegevens Met betrekking tot de wijze waarop de verschillende belastingsamenwerkingen omgaan met het verstrekken van gegevens aan deelnemers, is de status dat de inventarisatie is afgerond. In overleg met de VNG is een voorstel in de maak hoe de belastingsamenwerkingen hier het beste mee kunnen omgaan. Beroepsprocedures Momenteel loopt een aantal beroepsprocedures, dat grote gevolgen kan hebben voor de onderbouwing van kosten bij verordeningen en de aanslagoplegging door BSR. Zo is een procedure aanhangig, waarin nader wordt ingegaan op de kostenonderbouwing van de rioolheffing. Daarnaast loopt een procedure, waarbij in geschil is of het mogelijk is om belastingaanslagen van verschillende belastingjaren te combineren op hetzelfde aanslagbiljet.

Personeel, Organisatie & Efficiency Lean werken Lean is een cultuur verandering, door BSR wordt de verandering op een rustig tempo geïmplementeerd. Zo wordt binnen BSR actief gewerkt met de week- of dag starts. Wat is concreet de dag start? Een dagstart duurt kort, gaat over doelen en moet in die korte tijd waarde toevoegen voor organisatie, de leidinggevende en de medewerkers. Men deelt en bespreekt de (gevisualiseerde) realisatiecijfers van de vorige dag. Men bespreekt de uitkomsten van de gestelde doelen van de vorige dag. Men spreekt af en committeert aan de te behalen van resultaten en doelen voor vandaag. En men geeft prioriteit aan het te verrichten werk, in relatie tot de eerder te behalen resultaten en doelen, afgezet tegen de beschikbare en beschikbaar te maken capaciteiten. Binnen BSR zijn inmiddels 10 collega’s met de opleiding Lean practitioner gestart. Er lopen momenteel 10 verbetertrajecten vanuit de opleiding. In december a.s. volgt het examen. Na de organisatiekanteling per 1 augustus wordt het proces van kanteling continu gemonitord. In november zal het twee jaarlijkse Medewerkers Tevredenheidsonderzoek plaatsvinden. Dat zal een goed beeld geven over hoe de medewerkers de kanteling ervaren Medewerkerstevredenheid In november 2014 vindt het tweejaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek plaats. Ziekteverzuim Er zijn 2 medewerkers langdurig (niet werk-gerelateerd) ziek. Het ziekteverzuimcijfer blijft laag, rond 3,6%. Vacature Na een interne werving, heeft BSR de vacature Manager KCC (MT-lid) opengesteld voor haar deelnemers. Als hier geen geschikte kandidaten volgen, zal de vacature extern worden geplaatst.


ICT Aanslagen Volgens planning zijn er diverse aanslagenruns vervaardigd voor het jaar 2012, 2013 en 2014. Voor dit jaar staan in december nog 4000 aanslagen voor 2012, 2013 en 2014 gepland BAG Volgens planning is begin april 2014 de implementatie van de BAG bij BSR voor de gemeente IJsselstein afgerond. In oktober wordt de gemeente Montfoort geïmplementeerd. Verder wordt hierbij ook de WKPB (Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken) geïmplementeerd. Uitgangspunt is om deze werkzaamheden in oktober 2014 af te ronden. IT of EDP-audit Vanuit het streven naar voortgaande verbetering van onze datakwaliteit is Deloitte verzocht onderzoek uit te voeren middels een zgn. IT of EDP-audit. Het betreft een onafhankelijke beoordeling inzake de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De resultaten worden in de week van 20 oktober a.s. verwacht. Landelijke basisregistraties De voorbereidingen lopen om diverse ontwikkelingen rondom de landelijke basisregistraties te implementeren. Hierbij is nauwe samenwerking met onze softwareleveranciers Centric van belang. Project: Oracle Volgens planning is de implementatie van de overgang van Oracle 10 naar Oracle 11 in juni 2014 met goed gevolg afgerond. Project: DIFTAR per 01-01-2014 Met de invoering van DIFTAR door AVRI wordt standaard jaarlijks een aanslagregel opgelegd met een basistarief per object. Daarnaast wordt apart een aanslagregel aangemaakt voor het aantal ledigingen van grijze containers en ondergrondse containers. Deze afrekening zal plaatsvinden in januari 2015. Vanuit ICT worden de voorbereidingen getroffen om DIFTAR te kunnen uitvoeren zoals hierboven is vermeld. Een en ander loopt volgens planning. De resultaten van het proefproces dat inmiddels loopt m.b.t. het plaatsen van 2 jaren op 1 biljet, zullen ook effect hebben op de diverse activiteiten hieromtrent. Belangrijk hierbij is dat de beslissing valt vóór 1 november 2014. Dit is namelijk de deadline waarop BSR, bij een positief uitsluitsel, nog vóór januari 2015 de nieuwe werkwijze kan implementeren. Daarnaast is in de afgelopen maanden gewerkt aan de implementatie van een informatietool (de zgn. restafvalteller), waarmee burgers straks het aantal ledigingen kunnen raadplegen qua aantallen en datum/tijdstip. Dit traject wordt in overleg met AVRI binnenkort afgerond. Project: DigiD beveiligingsassessment In 2013 hebben wij als eerste samenwerkingsverband het DigiD assessment met goed gevolg doorlopen. Dit legt de lat hoog voor dit jaarlijkse assessment. Het is de bedoeling dit assessment voor het einde van het jaar, wederom met goed gevolg, af te ronden.


Klant Contact Centrum (KCC) Op meerdere vlakken wordt momenteel gewerkt om kwaliteit van de dienstverlening van het KCC te verbeteren. Dit heeft zich vooral voorgedaan in de bereikbaarheid van de BSR, en de snelheid van verwerken van alle non voice (niet telefoon gerelateerde werkzaamheden zoals behandelen van post, emails enz.). Voor de klantcontacten wordt er gebruik gemaakt van 5 kanalen:  Telefoon: het meest gebruikte kanaal, waar we ook de meeste informatie over hebben omdat wij dit uit de telefooncentrale kunnen halen  Overige kanalen: Post, Email, Digitale balie, Balie (inloop) – beperkte informatie voorhanden om tot goede rapportage te komen Telefonie (t/m 10 oktober)  Totaal aanbod: 76.517. In 2013 was dit naar schatting ongeveer 66.000.  Gemiddeld aanbod per dag : 385, in 2013 was dit 381  Bereikbaarheid: sinds juni dit jaar is hierop een nieuwe focus gelegd met als resultaat dat het KCC in september en oktober bijna structureel op norm is, ook tijdens de drukke piekweken (2x in september).  Reden/onderwerp klantcontact: de registratie van alle telefonische klantcontacten geeft ons inzicht in de redenen waarom mensen bellen. Het is duidelijk dat de meeste klantcontacten een informatief karakter hebben. In de grafiek over de onderwerpen zien we een weergave van de top 7.  Resultaat van het klantcontact: dit is natuurlijk het belangrijkst van de dienstverlening van het KCC. Immers, hier laat het KCC haar toegevoegde waarde voor de organisatie zien Kwaliteit In de komende periode wordt actief gewerkt aan kwaliteitsslagen:  Invoering van Kwaliteits Monitoring (QM): 2 medewerkers worden nu opgeleid om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de inhoud van gesprekken wordt gemeten en gewaarborgd.  De ingediende verbeter formulieren (medewerkers dienen deze in als verbeter voorstel) die betrekking hebben op verbeteren van onze dienstverlening (kwalitatief en effectief) worden projectmatig aangepakt en uitgevoerd. Alles staat in het teken om ervoor te zorgen dat er in het komend belastingjaar een robuuster KCC staat, die de enorme klantcontactpieken op een effectieve wijze kan verwerken.



Backoffice Bezwaren Speerpunt voor dit jaar is om alle bezwaren binnen de gestelde wettelijke termijnen af te handelen. We zien voor 2014 een kentering in het aantal ingediende bezwaren tegen de WOZ-waarde ten opzichte van vorig jaar. Verbetering van het waarderingsproces alsmede de effecten van de economische recessie heeft geleid tot minder bezwaren, namelijk 2.330. We zien als onderdeel hiervan ook een afname van het aantal bezwaren via gespecialiseerde bureaus. De andere kentering ligt in het feit dat burgers nu bezwaar maken tegen een te lage WOZwaarde. Uitgangspunt is dat deze op dezelfde manier afgehandeld worden als de bezwaren tegen een de hoge WOZ-waarde. Kwijtschelding In 2014 hebben 12.160 burgers automatisch kwijtschelding via het aanslagbiljet ontvangen. (toetsing via het Inlichtingenbureau). Burgers, waarbij de geautomatiseerde toetsing niet heeft geleid tot kwijtschelding, ontvingen een uitlegbrief en verkort formulier om, indien van toepassing, alsnog kwijtschelding aan te vragen. In 2014 zijn 11.497 verzoeken handmatig afgehandeld. Er zijn 448 administratieve beroepschriften afgehandeld. Gegevensbeheer Met dagtekening 28 februari 2014 zijn de aanslagen/WOZ-beschikkingen 2014 voor de gemeenten Culemborg, Lingewaal, Maasdriel, Tiel, Geldermalsen, Neerijnen, West Maas en Waal, Wijk bij Duurstede, IJsselstein en Montfoort verzonden. Ruim 100.000 WOZ-objecten zijn op dit moment voorzien van een WOZ-waarde 2014. Per 1 september 2014 hebben we inmiddels 97,5 % van de totale aanslagoplegging bereikt. Met dagtekening 30 september 2014 en 31 december 2014 worden nog 2 aanslagruns opgelegd. Speerpunt is een volledige, juiste en optimale aanslagoplegging. Dit jaar zijn binnen het team Gegevens een aantal Leansessie gehouden, om de werkprocessen verder te verbeteren en nog efficiënter te laten verlopen. Een ander speerpunt is het verder digitaliseren van de aanlevering van omgevingsvergunningen vanuit de deelnemers (gemeenten, ODR en ODRU) aan BSR. De ODRU en ODR zijn inmiddels gerealiseerd; wij kunnen inloggen in hun systemen. Ditzelfde geldt voor een flink aantal gemeenten. Momenteel wordt actief gewerkt aan het koppelen van de BAG- en WOZ-administratie. Dit is van belang om straks aan te kunnen sluiten op de landelijke voorziening WOZ. Deze aansluiting op de LV WOZ is mede afhankelijk van onze softwareleveranciers; dit geldt voor alle gemeenten en belastingsamenwerkingen. Vooralsnog lijkt BSR pas rond na medio 2015 aan te sluiten. Het team Gegevensbeheer voert met ingang van 1 april 2014 de Wet BAG uit voor de gemeente IJsselstein. Inmiddels gebeurt dit ook voor de gemeente Montfoort. Daarnaast zijn wij in overleg met andere geïnteresseerde deelnemers over de uitvoering van de Wet BAG door BSR. Met de taxateurs van het team Gegevensbeheer en de juridisch medewerkers van het team Backoffice is een gezamenlijk plan van aanpak gemaakt, om de WOZ-bezwaarschriften van 2014 zo snel en efficiënt mogelijk af te handelen. Dit plan is in uitvoering.


ACQUISITIE & ACCOUNTMANAGEMENT Acquisitie Vanuit het marketing- en salestraject lopen diverse contacten met potentiele deelnemers. Uitbreiding van de bestaande BSR-organisatie per 1 januari 2015 is nog altijd mogelijk. Hiervoor is BSR echter afhankelijk van het traject en de beslistermijn bij een geïnteresseerde prospect. Accountmanagement Contactpersonen weten BSR goed te vinden met hun vragen en opmerkingen. Wel neemt het aantal vragen toe. Vanuit het Informatieoverleg en vanuit de komende evaluatie van de SLA zal worden nagegaan hoe wij aan de ‘voorkant’ nog beter kunnen faciliteren, zodanig dat het aantal vragen afneemt. Op 13 en 29 oktober vindt een Avond voor Bestuurders plaats. Tijdens deze avond worden raadsleden en leden van het algemeen bestuur van (potentiële) deelnemers geïnformeerd met als doel om deze sleutelpersonen een beeld te geven van het werk dat BSR verricht, alsmede (meer) betrokkenheid bij de organisatie BSR te creëren. Daarnaast vormt de bijeenkomst een gelegenheid om contacten te leggen en te onderhouden. Service Level Agreement In het afgelopen jaar is gewerkt met een conceptversie van de SLA. Tijdens het Informatieoverleg van 2 september 2014 is dit concept nogmaals besproken met de beleidsmedewerkers van de deelnemers. Zij hebben, na het leveren van enkele kleine open aanmerkingen, ingestemd met het document. Daarna hebben de leden van het Dagelijks bestuur ingestemd met de SLA, versie 1.0, 1 september 2014. Deze SLA is vervolgens door het Dagelijks bestuur naar de colleges van de deelnemers BSR gezonden met het verzoek om hun zienswijze(n) af te geven. Deze zienswijzen zullen aan het Algemeen bestuur in de vergadering van 8 december a.s. worden voorgelegd. Het Algemeen bestuur BSR stelt uiteindelijk de SLA vast. Wanneer er sprake is van een aanvulling c.q. wijziging verloopt dit langs dezelfde weg. De SLA is hiermee een uniform document voor alle deelnemers van BSR.


Voortgangsrapportage Algemeen Bestuur, 23 oktober 2014

Recommend Documents