XIOS HOGESCHOOL LIMBURG DEPARTEMENT HANDELSWETENSCHAPPEN EN BEDRIJFSKUNDE
Hackathon Apps City
Angie Govarts Sasha Cruysbergs Shana Houben Elke Wendrickx
Eindverslag Practicum 2e jaar Commerciële Communicatie en Public Relations en Voorlichting Lectoren: Kris Baerts, Herve Van de Weyer (XIOS Hogeschool Limburg)
Academiejaar 2012 - 2013
Businessplan De voorstelling van het projectteam Binnen B-venture had iedereen een verschillende kijk naar zaken. Dit was voor ons een voordeel. Iedereen heeft zijn eigen kwaliteiten en die wilden we zo goed mogelijk benutten. Zo hebben we Angie als the compass holder. Zij leidde heel ons avontuur in goede banen, hield de planning in het oog en zorgde ervoor dat we aan de finish geraakten. Shana is the treasure keeper. Zij beheerde en bewaakte het geld en zorgde ervoor dat de schatkist gevuld bleef. Elke is the advertisor en bedacht op welke manieren we best promotie konden voeren voor ons evenement. Sasha is the documentor. Zij zorgde voor de planning en was de contactpersoon.
Taakverdeling Wie? Angie
Functie Gedelegeerd directeur
Elke
Commercieel directeur
Sasha
Administratief directeur
Shana
Financieel directeur
Taken gaf leiding aan B-venture zorgde dat het businessplan werd opgevolgd zorgde ervoor dat iedereen zijn afspraken nakwam nam beslissingen over de manier waarop we reclame gingen maken nam beslissingen over sponsoring besliste mee over investeringen was de contactpersoon zorgde dat de planningen in orde waren schreef alles concreet op regelde alle bankzaken volgde de uitgaven zorgvuldig op werd als eerste op de hoogte gebracht van de uitgaven trok aan de alarmbel als het fout dreigde te gaan
Mission statement Zoek je een evenement? Dan zoek je naar ons! B-venture verkent samen met jou alle mogelijke opties. Zo bieden we je de zekerheid dat het de beste keuze is voor jouw evenement. Omdat ons team bestaat uit de nieuwe generatie kan je erop vertrouwen dat ons team out of the box maar into your mind denkt. Je kunt er dus op rekenen dat wij een plan maken dat perfect afgestemd wordt op uw wensen en specifieke noden. Dit allemaal met het oog op jouw perfect evenement. Maar wat maakt ons nu zo speciaal? B-venture neemt niet zomaar je evenement uit de handen, wij laten je participeren in de mate die jij comfortabel vindt! Dus of je nu een groot bedrijf hebt en je geen tijd hebt om je te engageren, of je wilt iets organiseren in de privé sfeer en hebt alleen een beetje assistentie en hulp nodig, beide partijen zijn bij ons welkom! Zo zorgen wij ervoor dat je een unieke experience meemaakt, waar je iets uit kan leren. Visie Bij B-venture staat de belevenis van de klant centraal. Met de instelling ‘work insane or remain the same’, blijven we ons elke dag weer opnieuw inzetten om vernieuwend uit de hoek te komen. We proberen ook vernieuwend te zijn door onze klanten de kans te geven om deel uit te maken van het gebeuren. Vanuit de goede samenwerking met onze klanten zijn we dan ook van oordeel dat het leren van nieuwe dingen van beide kanten kan komen. Daarom vinden we het ook super als onze klanten hun voorstellen en ideeën delen met ons!
Doelstellingen We verwachtten 750 toeschouwers, verspreid over 3 en 4 mei. De Hackathon vond plaats in PHL Congress. Met deze Hackathon wilden we de informaticastudenten de kans geven om hun kennis om te zetten naar de praktijk. Elk team kreeg ook een begeleider uit de sector waardoor ze hun eerste stappen richting de bedrijfswereld konden zetten. Een pluspunt is dat we met dit evenement naambekendheid genereerden voor PXL. Om hiervoor persaandacht te krijgen, hebben we ons onder andere op studentenkrantjes gericht. Ons doel was haalbaar omdat we samenwerkten met een team dat over genoeg know-how beschikte. Zij hielpen ons waar nodig en gaven ons de nodige richtlijnen. We zorgden ervoor dat alles ten laatste op 26 april georganiseerd was. De week erna voerden we wel nog promotie. De opbouw gebeurde op donderdag 2 mei en vrijdag 3 mei.
Corporate identity Voor ons evenementenbureau hadden we een naam gekozen die bij onze identiteit past. B, zoals de B van België maar ook van be, als in to be. Venture slaat terug op het avontuurlijke aspect van ons bureau. Daarom hebben we voor een strak maar krachtig logo gekozen. Een sterk, duidelijk lettertype met voetstappen. De voetstappen zijn een symbool om nog verder te gaan en meer te ontdekken. De kleuren wit en zwart staan voor duidelijkheid. Bij Bventure ben je zeker van je zaak en dit wilden we weerspiegelen in ons logo.
Beschrijving van het project Waar: Wanneer: Wat: Voor wie: Hoe:
PHL Congress 3 en 4 mei 2013 Hackathon Studenten en jongeren met interesse voor informatica en technologie Programmeerwedstrijd – animatie voorzien – game corner
SWOT-analyse Sterktes De eerste Hackathon georganiseerd door PHL Gerichte doelgroep (informaticastudenten,
mensen met interesse voor technologie en applicaties) Begon op een schooldag (zo hebben we veel volk aangetrokken)
Kansen Animatie lokt andere mensen Hulp van PXL
Zwaktes Beperkte doelgroep Controle van PXL (minder bewegingsvrijheid) Weinig naambekendheid (omdat het nieuw was)
’s Nachts (enkel de deelnemers aanwezig)
Bedreigingen Beperkte medewerking sponsors Goed weer Imago informatica / IT (saai)
Beschrijving Hackathon Hackathon Apps City
We organiseerden een Hackathon op 3 en 4 mei in PHL Congress. Dit is een programmeerwedstrijd voor informaticastudenten. De Hackathon duurde 24 uur. Er werden 19 teams opgesteld bestaande uit 3 studenten. Elk team kreeg een begeleider uit de sector. Op die manier kregen de studenten de kans om hun eerste stappen richting de bedrijfswereld te zetten. Animatie en aankleding
(PLATTEGROND) De teams werden ‘opgesloten’ in de glazen ruimtes in PHL Congress. Op die manier creëerden we ‘het glazen huis’ effect. Iedereen kon komen supporteren voor de teams. Je zag ze 24 uur lang hun applicatie ontwikkelen. In de eerste ruimte plaatsten we een tentje en richtten we een gamecorner in onze chillroom op. Er werden zitzakken, kussens en banken geplaatst. We hadden ook een Playstation, een Wii en een Nintendo voorzien. Iedereen die een wedstrijdje op de consoles kwam spelen, kreeg ook een leuke goodiebag. In deze ruimte bevonden zich ook 4 automaten, waar de deelnemers drank en snacks uit konden nemen. Case
Voor de marathon begon, werd er een case voorgesteld. De case draaide rond het onderwerp ‘mobility'. Elk team werkte een applicatie uit rond deze case. Ze kregen alleen enkele databases met informatie over het thema. Ze beslisten zelf welke applicatie ze creëerden.
Winnaars
Na 24 uur werd er bepaald wie de winnaar was. Dit gebeurde door een professionele jury. De jury was zeer kritisch. Ze baseerden zich op de originaliteit en de werking van de applicatie. De hoofdprijs ging naar het team........ Zij wonnen een reis naar Barcelona, waar ze volgend jaar een bezoek kunnen brengen aan de grootste mobile beurs ter wereld. De tweede prijs ging naar het team .......... Elk teamlid won een leuke smartphone. De derde prijs ging naar het team.......... Elk teamlid kreeg een tablet van Samsung. Er werd ook een publieksprijs uitgereikt. Deze werd bepaald door het publiek aan de hand van stemmen. We namen foto's van elk team en plaatsten deze op onze Facebookpagina. De teams moesten tijdens de wedstrijd zoveel mogelijk likes verzamelen. Team No Diff Output won de publieksprijs. Hun foto had maar liefst 307 likes. Zij wonnen alle drie een waardebon van 100 euro.
De communicatiecampagne We hebben campagne gevoerd met: Flyers Facebook Persberichten Mailing Mascotte Flyer We hebben een flyer ontworpen voor de Hackathon. Tijdens onze verschillende promotiedagen hebben we deze flyers uitgedeeld. Onze flyer moest wel voldoen aan enkele eisen. Wij mochten enkel bepalen wát er op gezet werd. Het uiterlijk werd bepaald door de organisatoren van Apps City. De flyer van de Hackathon moest immers goed bij de flyer van Apps City passen. Persbericht We maakten ook een persbericht over de Hackathon. We hebben deze doorgestuurd naar Wies Bijnens, assistente van onze opdrachtgever Francis Vos. Zij wou dit graag eens lezen en ging ervoor zorgen dat het doorgestuurd werd naar de studentenkrantjes. De grote pers mochten we niet contacteren. Mascotte Een mascotte hebben is leuk. Wij hadden er ook eentje. Een groot Android kostuum paste perfect bij ons evenement. Bij elke promo-actie was hij dan ook aanwezig! Iedereen kon ermee op de foto. Er werd ook een fotowedstrijd aan gekoppeld. De foto's werden op Facebook geplaatst. De personen met de meeste likes op hun foto maakten kans op een combi-ticket voor het Extrema Outdoor festival.
Mailing We vonden het ook interessant om een direct mail op te stellen. We stuurden deze naar de omliggende scholen. Op die manier probeerden we wat toeschouwers voor ons event te lokken. Facebook Social media zijn hot! Het was dus vanzelfsprekend dat we ook een eventpagina aanmaakte op Facebook. De fotowedstrijd met onze mascotte was gekoppeld aan Facebook. Het bereik van de pagina was niet altijd even hoog. Vooral op de dagen dat we promotie gevoerd hadden, zagen we duidelijk pieken. De mensen begonnen zichzelf massaal te taggen en hun foto te delen. Het was een groot succes. Ook de dagen voor en na het evenement, bleef het bereik van onze pagina maar stijgen. Hierdoor hebben we vele Facebookers bereikt, en hebben we toch een klein publiek kunnen optrommelen!
Het uiteindelijke resultaat Op donderdag 2 mei hebben we de laatste details afgewerkt. Hieronder hoort het verzamelen van de gadgets (zitzakken, banners, goodiebags, accessoires,…) en deze al naar PHL-congress brengen. Ondanks dit vertrokken we vrijdag 3 mei nog met overvolle auto’s richting PHL. Om 9u waren we aanwezig en kon het opbouwen beginnen. Hoewel we een grondplan hadden gemaakt van de ruimtes, werd het al gauw duidelijk dat we het iets anders moesten gaan aanpakken. Daarom hebben we al doende gekeken wat ging en wat niet. En hoewel we er aan het begin van de opbouw niet zo zeker van waren, was het eindresultaat iets om trots op te zijn! We begonnen met al de tafels uit de ruimte te halen zodat we plaats genoeg hadden. Dan hingen we de banners op, wat een instant gevoel van vakantie, festivals en fun uitstraalden. Dit gevoel versterkten we dan door de zitzakken, opblaas krokodillen, leuke muziek, en last but not least: onze gamecorner! Dit was een voltreffer voor ons doelpubliek. Onze chillroom werd dan ook regelmatig bezocht door de deelnemers die eens kwamen uitblazen van al het programmeren. Bij de aanmelding van de deelnemers, zagen we gelukkig dat al de 19 ingeschreven teams ook effectief aanwezig waren. We wilden 20 teams verzamelen die meededen aan de Hackathon. Daarom waren we toch heel blij dat we ze bijna alle 20 konden overtuigen. Omdat de Hackathon 24 uur duurde, hebben we de deelnemers ook van eten voorzien. Dit betekende dat we voor bijna 55 personen een maaltijd moesten voorzien. We hadden daarom met frituur Cityfood een regeling gemaakt dat de deelnemers voor 5 euro een friet met saus kregen en een bicky. Om ervoor te zorgen dat de deelnemers hun eten nog warm was wanneer ze het kregen, en ook om het vlotter te laten verlopen, hadden we besloten de bestellingen per 10 stuks af te halen bij de frituur. Zo kon de frituur de bestelling ook beter verwerken. Jammer genoeg duurde het zo wel een half uur voordat iedereen zijn eten kreeg.
Overig kregen ze ook ’s nachts een kebab, in de ochtend verse koffiekoeken en ’s middags kregen ze de keus tussen een croque-monsieur of een panini. Voor de gezonde snoepers hadden we ook vers fruit voorzien dat steeds werd bijgevuld, net zoals de dranken. Iets wat de deelnemers tot ons genoegen ten zeerste apprecieerden! Op zaterdag 4 mei hadden we als randanimatie nog een djembé sessie ingepland. Jammer genoeg waren er door het prachtige weer die dag weinig bezoekers op Apps City. Gelukkig hebben we toch een paar aanwezigen kunnen overtuigen een uurtje mee te doen. Tijdens deze sessie leerden we een stuk spelen die we ook tijdens de prijsuitreiking mochten opvoeren. Als besluit konden we dus zeggen dat we tijdens het evenement zelf weinig problemen hebben ondervonden. De deelnemers van de Hackathon waren zeer tevreden over de eerste editie en velen hebben gezegd volgend jaar zeker terug mee te doen. Hiermee is ons doel dus behaald en konden we opgelucht terug adem halen.
De oorspronkelijke doelstellingen + reden van het behalen of niet behalen Zoals we in de SMART-analyse vermeldden, verwachtten we 750 bezoekers, verspreid over de 2 dagen op 3 en 4 mei. Deze doelstelling hebben we jammer genoeg niet behaald. Dit omdat het de eerste editie is van Apps City. Er was duidelijk nog niet genoeg naambekendheid. Al probeerden we dit probleem preventief op te lossen door vaak promo te voeren met onze Android mascotte. Zo stonden we op de jobbeurs in PHL Congres, de Vlaamse Programmeerwedstrijd in Brussel, de opendeurdag in Xios,… . We hebben al het mogelijke gedaan om de aandacht en de bezoekers te trekken. Maar dat we weinig bezoekers over de vloer kregen, wil niet zeggen dat we weinig mensen bereikten. Dankzij onze fotowedstrijd en onze Facebook groep, hebben we op korte tijd enorm veel Facebookers bereikt. Een andere reden is dat het terrasjesweer was. Wie wil er nu naar een evenement dat in een zaal doorgaat wanneer het zo mooi weer is? Het gebeurt niet vaak dat de zon schijnt en deze kans lieten onze bezoekers natuurlijk niet schieten. Wat ook meespeelt, is dat er twee evenementen op het Dusartplein doorgingen tijdens onze Hackathon. Veel personen verkozen dus deze evenementen. We probeerden dan ook om volk te lokken door promo te voeren met onze mascotte op het Dusartplein. Een andere doelstelling was dat we de informaticastudenten de kans wilden geven om hun kennis om te zetten naar de praktijk. Hierin zijn we duidelijk geslaagd. Er deden veel eerste – en tweedejaars studenten informatica mee aan deze wedstrijd. Zij beschikten over weinig tot geen kennis over het ontwikkelen van applicaties. Doordat elk team een professionele begeleider werd aangewezen, konden de deelnemers al hun vragen afvuren. Wanneer de wedstrijd ten einde liep, had bijna elk team een applicatie ontwikkeld. Ook de deelnemers zonder ervaring. We merkten op dat op dit moment er nog teams zijn die een eigen applicatie ontwikkelen voor in de Android store. Deze doelstelling is dus zeker behaald! Uiteraard wilden we naambekendheid creëren voor PXL. Ondanks dat het niet de bedoeling was hebben we toch TVL bereikt. Het is ons dan ook gelukt om de Hackathon in beeld te krijgen. De korte reportage kan je bekijken via onderstaande link: https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=nd20a6fF09w
Deze reportage hebben ze op TVL getoond en staat ondertussen ook op YouTube en de website van TVL.
Financieel verslag Indien er iets betaald moest worden, nam onze opdrachtgever dit voor zijn rekening. Zo heeft Wies Bijnens (zie eerder) het mascottepak dat we voor onze promo hebben gebruikt, besteld en ook betaald. Ons is verteld dat dit rond de €100 kostte. Ook is er een djembéspeler gekomen waarvan ons is verteld dat die €120 kostte. Jammer genoeg hebben we hiervan geen bewijzen op papier gekregen. Om deze reden, en omdat we deze zelf niet hebben moeten betalen, hebben we deze dan ook niet opgenomen in onze budgetplanner. Wel vinden jullie daar de catering gegevens die we hebben gekregen van onze opdrachtgever. Wel hebben we €50 gesponsord gekregen van KBC. Hiermee hebben we de deelnemers gedurende de hele wedstrijd voorzien van vers fruit. De materialen voor de inrichting van de chillruimte hebben we verkregen via sponsoring of van uitleningen van vrienden en familie.
Individueel Eindcompetenties Sasha Cruysbergs Ik heb heel wat bijgeleerd tijdens de organisatie van ons evenement. Niet alles verloopt altijd zoals je het zou willen en je moet soms moeilijke beslissingen nemen. Ik heb mezelf ook op een andere manier leren kennen. Vroeger ging ik ervan uit, dat wat je zelf doet, meestal beter is. Maar ik heb hier nu een heel andere visie op. Met samenwerking kom je veel verder. Samenwerken heeft natuurlijk ook zijn moeilijke kanten. De samenwerking met Angie, Elke en Shana verliep over het algemeen zeer goed. Iedereen had zijn eigen taak, en vervulde deze goed. De samenwerking met PHL en Xios daarentegen, verliep veel stroever. Maar, zij waren onze opdrachtgevers. Wij moesten uitvoeren wat zij wilden, en dat was niet altijd even gemakkelijk. Het heeft natuurlijk wel zijn voordelen. We weten nu, hoe het er in het echte leven ook aan toe gaat. We zijn dus al een beetje voorbereid. Ik heb ook ontdekt, dat telefoneren helemaal niet zo erg is. Voor het evenement, belde ik eigenlijk nooit. Bij de organisatie van een evenement, is dit helaas wel noodzakelijk. Omdat ik de contactpersoon was, was dit een van mijn belangrijkste taken. Ik belde absoluut niet graag. Maar na een paar telefoontjes met de sponsors en andere contactpersonen, had ik de smaak te pakken. Ik kijk nu op een heel andere manier naar elk evenement waar ik heen ga. Ik bedenk me dan hoeveel werk de organisatie gehad heeft. Het was een heel leerrijke en leuke bezigheid. Het is leuk dat je na al het harde werk, je eigen evenement ziet. Het geeft je zeer veel voldoening. Voorstellen om workshop evenementenbureau te verbeteren: 1. 2. 3. 4. 5.
Meer begeleiding in het begin van het trimester. Vroeger informatie geven over sponsors! (voor Kerstmis). Meer uitleg geven over hoe je sponsors het best benaderd. Meer uitleg geven over hoe je best je budget inplant. Meer tussentijdse evaluaties. Aandachtspunten duidelijk maken voor elk groepje.
Shana Houben Ik was meteen enthousiast toen ik hoorde dat we een evenement mochten organiseren. Dat er zoveel bij kwam kijken had ik echter niet verwacht. Het was een lange, aanslepende ervaring die soms voor veel problemen zorgden. Maar uiteindelijk verliep alles vlotjes op de dag zelf en was het een leuke ervaring. Het in groep werken was soms een uitdaging. We hebben allemaal verschillende karakters en zijn overal ergens anders goed in. Soms kwamen we er niet uit. Ik heb mijn mening anders leren uiten. De samenwerking met onze opdrachtgevers verliep ook niet altijd even vlot. Maar dit was niet zo’n ramp. Je kunt er met leren omgaan en je weet dat niet alles is zoals men zegt. En het feit dat we met opdrachtgevers konden werken vond ik ook een pluspunt. Later gaan we ook opdrachten krijgen, dus dan weten we al wat me mogen verwachten. Een groot minpunt was het feit dat we zelf amper mochten communiceren met de buitenwereld. Met als gevolg dat we niet met de pers hebben kunnen contacteren en dit toch wel een belangrijk aspect is. Het was een leuke ervaring. Deadlines respecteren is een aspect dat ik meer onder de knie heb nu. Voorstellen om workshop evenementenbureau te verbeteren:
Vlajo eerder voorstellen aan de studenten Eventueel de 1stejaars studenten al laten kennis maken met een event. Dat ze weten wat ze kunnen verwachten Studenten aansporen om meer te doen tijdens het trimester en niet maar het einde toe Dag van de communicatie mag iets vroeger, nu is het heel druk met taken en testen Meer uitleg geven bij sommige deadlines of zaken zoals een sponsor zoeken
Elke Wendrickx Evenementenbureau is zeker een nuttig opleidingsonderdeel. Ik moet toegeven dat ik het zwaar onderschat had, maar werd al gauw met mijn beide voeten op de grond gezet. Dankzij evenementenbureau ben ik realistischer gaan kijken naar bepaalde zaken. Ik dacht dat alles wel vanzelf zou gaan maar na een maand werd al snel duidelijk van niet. De belangrijkste competenties die ik verworven heb is dat ik minder introvert ben. In het begin van het academiejaar was ik zeer verlegen en onzeker. Ik had van alles wat ik maakte bevestiging nodig van mijn groepsgenoten. Ik dacht dat wat ik maakte altijd slechter was dan dat van een ander. Op vergaderingen durfde ik amper iets te vragen of mijn mening te uiten. In de loop van het jaar is dit drastisch veranderd. Waar ik ook heel blij om ben. Ik durfde nooit te telefoneren en liet het altijd aan iemand anders over. Tot ons evenement nabij was. Toen belde onverwacht een sponsor mij op en kon ik niet anders dan opnemen. Vanaf dat moment merkte ik dat het ook helemaal niks voorstelde en durfde ik uit eigen initiatief te telefoneren. Bij een van de laatste vergaderingen durfde ik ook meer en meer te vertellen. Ook merk ik op dat ik bij groepswerken minder bevestiging nodig heb van een ander. Een andere belangrijke competentie is dat ik heb leren samenwerken met een wispelturige opdrachtgever. We kregen het soms hard te verduren en wisten soms geen raad meer. Maar we hebben ons eigen mannetje gestaan en uiteindelijk een compromis kunnen sluiten. Ook heb ik ondervonden dat ik sinds het evenement stressbestendiger ben. Normaal slaag ik meteen in paniek wanneer er veel taken of toetsen zijn. Zo hard zelfs dat ik er ziek van werd. Daar heb ik nu allemaal geen last meer van. Dit alles is heel belangrijk naar later toe. Voorstellen om workshop evenementenbureau te verbeteren: 1. 2. 3. 4. 5.
Soms wat meer duidelijkheid over opdrachten bieden De gastsprekers in het begin van het academiejaar laten komen Sommige deadlines eerder laten vallen i.p.v. alles op het einde van elk trimester Taken zoals het sponsordossier eerder evalueren zodat we weten of we dit kunnen opsturen Londen later laten doorgaan zodat er meer tijd is om een bedrijf te vinden
Angie Govarts Toen ik 2jaar geleden tijdens de opendeurdag voor de eerste keer hoorde dat we zelf een evenement mochten organiseren was ik meteen enthousiast. Natuurlijk schoten meteen de gekste en wildste ideeën door mijn hoofd! Toen we dit jaar de opdracht kregen waren we ook meteen enthousiast. De keus maken in groep was echter niet zo simpel als we hadden gedacht, maar toen eenmaal de keus gemaakt was gingen we ervoor! Zelf uw evenement organiseren is een heel goede maar toch ook uitdagende leerschool. Je moet echt uit je schelp komen. Zo moet je leren stoppen denken als een student en beginnen denken als een professional. Hier had ik veel moeite mee. Zo durfde ik nooit iemand tegenspreken van de mensen met wie we werkten want aangezien wij nog maar de studentjes waren, wisten zij het zeker beter! Al gauw besefte ik dat dit helemaal niet altijd het geval was en dat het nodig was hier en daar in te grijpen en voor jezelf op te komen. De grootste competentie die ik heb geleerd is ervoor blijven gaan! Hiermee bedoel ik dat je niet te rap de hoop moet opgeven. Ook al nadert de deadline, zolang er nog tijd is moet je niet opgeven of bij de pakken blijven zitten, je moet actie ondernemen en de zaak in handen nemen. Of het nu gaat over een gesprek regelen bij een PR-bedrijf in Londen, of een regeling van je evenement, er gewoon volledig voor gaan tot het einde! En natuurlijk heb ik ook geleerd wat het nu allemaal betekend om iets te organiseren. Je moet met veel meer factoren rekening houden dan ik oorspronkelijk dacht. Zeker als je voor iemand anders een evenement organiseert. Ik heb leren werken vanuit iemand anders zijn standpunt. Misschien was ik er het niet altijd mee eens, maar als je klant (of in dit geval de opdrachtgever) het graag zo wil zien, dan heb je daar ingehuurde organisator weinig inspraak in. Je moet de klant tevreden maken. Wat betreffende de voorstellen om workshop evenementenbureau te verbeteren, denk ik dat ik hier een beetje bij de meningen van mijn groep kan aansluiten:
Zeker en vast de gastsprekers in het begin van het jaar laten komen, zo weten de studenten meteen wat het allemaal inhoud en hebben ze een betere inschatting wanneer wat in orde moet zijn (vb sponsordossier opsturen). De taken van samenhangende vakken ordenen in de volgorde dat ze nodig zijn. Zo zou ik eerst leren hoe een sponsordossier op te stellen en daarna pas hoe je flyers, folders enzovoort maakt. (Hier was mevrouw ’T Syen wel flexibel in en hielt ze rekening met onze vragen) Probeer Londen in een rustigere periode te laten doorgaan, zodat de bedrijven tijd hebben om de groepjes te ontvangen. Laat studenten die de workshop het jaar ervoor hebben gevolgd komen getuigen in de klas. Zo raken de studenten niet alleen extra gemotiveerd omdat ze weten dat het niet mission impossible is, maar zo schatten ze de taken ook juist in. Wanneer het van een medeleerling komt, nemen ze de waarschuwingen serieuzer. Iets ondernemen waardoor de drempel om naar een buitenlands bedrijf te bellen kleiner wordt. Laat ze voor een andere opdracht misschien eerst bellen naar een Belgisch bedrijf, zo zullen ze ook sneller de bedrijven in Londen durven contacteren.
Haalbaarheidsstudie Ons oorspronkelijke evenement was een LAN-party. Na heel wat wikken en wegen hebben we voor een ander event gekozen. Namelijk de Hackathon. In onderstaand schema kan je terug vinden waarom we hiervoor hebben gekozen en de LAN-party links hebben laten liggen.
Doelgroep
Locatie
Budget
Hulp
LAN-party Hier hebben we te maken met een beperkte doelgroep. Deze konden we uitbreiden door een console corner. We hadden rood licht gekregen voor Xios en er waren problemen in verband met de locatie in PHL. Een moeilijke zaak dus. We zouden al ons budget zelf moeten zoeken. Door middel van sponsors.
We konden rekenen op 1 persoon voor de LAN-party. Dit was echter riskant want we waren compleet afhankelijk van hem.
Hackathon Er zijn minder programmeurs dan gamers dus de doelgroep van een Hackethon is nog kleiner dan die van een LAN-party. Dit evenement ging door in PHL.
We moesten op zoek naar sponsors maar we hadden steeds een budget om op terug te vallen. Dankzij de samenwerking hadden we weinig kosten. Denk maar aan gratis locatie, stroom, materiaal, etc. We hebben veel bijsturing gekregen van het Apps City team. Ook konden we telkens op Gerrit Schuermans terugvallen als er problemen waren. En dankzij het Apps City team hun connecties met de pers, was persaandacht geen enkel probleem.
Sponsordossier Hackathon Applicaties, smartphones en tablets. Dat interesseert jongeren. Daarom pakt De Provinciale hogeschool Limburg uit met iets nieuws. Op 3 en 4 mei organiseert de hogeschool met de laptop Apps City. Een mobile beurs voor bedrijven, ontwikkelaars en studenten!
Hackathon marathon Tijdens Apps City vindt er een hackathonmarathon plaats. Dit is een grote programmeerwedstrijd die informaticastudenten nieuwe kansen biedt. De studenten zetten hun kennis om in de praktijk en creëren zo unieke applicaties. 24 uur lang strijden ze om de hoofdprijs.
Animatie 20 teams van drie studenten nemen het tegen elkaar op. Ieder team krijgt een professionele begeleider uit de sector. Samen worden ze opgesloten in de glazen ruimtes in PHL Congress. Natuurlijk is er ook aan de supporters gedacht! Daarom zijn er rond dit ‘glazen huis’ talrijke activiteiten te doen zoals workshops, optredens en wedstrijden.
Twist Waarom trekt de hackathonmarathon jongeren aan? Simpel, we voorzien leuke randanimatie met live-optredens van o.a. Lisa Castelli en artiesten van PHL-music. In de consolecorner kunnen de bezoekers strijden voor leuke prijzen. Het resultaat? Een hackathon die zowel vernieuwend als vertrouwd aanvoelt bij jongeren.
Winwinwin A. De marathon winnen is het hoogtepunt. Laat de deelnemers en bezoekers strijden voor jouw prijzen! Grijp je kans en vergroot je naambekendheid. B. Gezonde drankjes en lekker eten zijn de perfecte combinatie om deze hackathon te winnen. Jouw kans om je doelgroep kennis te laten maken met jouw producten!
Organisatoren Shana, Elke, Angie en Sasha
DE 24UUR DURENDE HACKATHONMARATHON Wanneer? 3 en 4 mei 2013
Waar? PHL-Congress
Uur?
Elfde-Liniestraat 24
Doelgroep? Studenten met interesse voor: Mobile IT
Verwachte opkomst? Supporters deelnemers Bezoekers beurs Bezoekers hackathon Welke animatie? Live-optredens Workshops Consolecorner Foodcorners Drinkcorners
Sponsorformules Geldsponsoring It’s a beginning!
Logovermelding op Facebook Linkvermelding op Facebook en Twitter over het sponsorship
Almost there!
€150
Logovermelding op Facebook Linkvermelding op Facebook en Twitter over het sponsorship Je krijgt de mogelijkheid samples en gadgets met jouw naam in de goodiebag te stoppen.
Checkpoint !
€50
€250
Logovermelding op Facebook Linkvermelding op Facebook en Twitter over het sponsorship Je krijgt de mogelijkheid samples en gadgets met jouw naam in de goodiebag te stoppen. Plaats voor één banner op het evenement. (We halen de banner zelf op en brengen hem ook terug.)
Prijzensponsoring It’s a beginning!
Logovermelding op facebook Linkvermelding op Facebook en Twitter over het sponsorship
Almost there!
€150
Logovermelding op Facebook Linkvermelding op Facebook en Twitter over het sponsorship Je krijgt de mogelijkheid samples en gadgets met jouw naam in de goodiebag te stoppen.
Checkpoint!
€50
€250
Logovermelding op Facebook Linkvermelding op Facebook en Twitter over het sponsorship Je krijgt de mogelijkheid samples en gadgets met jouw naam in de goodiebag te stoppen. Plaats voor één banner op het evenement. (We halen de banner zelf op en brengen hem ook terug.)
U wint ook! 3 redenen waarom sponsoren werkt
Sponsor ons en genereer naambekendheid bij een specifieke doelgroep. Uw naam wordt geassocieerd aan een uniek evenement. De media-aandacht biedt een meerwaarde aan jouw imago. PXL is de eerste hogeschool in Vlaanderen die een evenement organiseert op deze schaal rond het thema applicaties. Grijp je kans en geniet mee aan de media-aandacht rond dit gebeuren.
Contact Ik wil deel uitmaken van Hackathonmarathon: Naam bedrijf………………………………………………………………………………... Contactpersoon…………………………………………………………………………….. Adres………………………………………………………………………………………… Postcode............Gemeente……………………………………………………………….. Telefoonnummer…………………………………………………………………………… Ik maak deel uit van Hackathon als: Geldsponsor Prijzensponsor Cateringsponsor
Voor het bedrag van ……………. Euro Bedrag voluit geschreven ………………………………………………………………… Beschrijving van sponsoring………………………………………………………………
Persmededeling Persbericht 19-04-2013
First edition Hackathon Hogeschool PXL pakt dit jaar uit met iets nieuws! Op 3 en 4 mei organiseert de hogeschool met het netwerk een hackathon-marathon, een onderdeel van het Apps City event. Tijdens de marathon in PHL Congress tonen informaticastudenten wat ze kunnen! Apps Hackathon, wat? Een hackathon-marathon is een grote programmeerwedstrijd die informaticastudenten nieuwe kansen biedt. Ze zetten hun kennis om naar praktijk en creëren unieke applicaties. “De marathon bestaat uit 20 teams van 3 studenten. Elk team krijgt een professionele begeleider uit de sector. Op die manier geven we studenten de kans om hun vaardigheden verder te ontwikkelen,“ zegt Francis Vos, departementshoofd informatica in Xios. Glazen huis Alle deelnemers worden vrijdag om 13.30u opgesloten in de glazen ruimtes in PHL Congress. Elk team werkt daar aan een unieke applicatie. Tijdens de wedstrijd wordt er animatie voorzien zoals: • Live DJ-sets • Djembé sessies • Workshops van Apple, Android en Windows • Oldskool gamecorner met leuke gezelschapspelletjes Case De deelnemers werken aan een real life case van het Jessaziekenhuis. Elk team ontwikkelt een andere applicatie. Na 24uur programmeren beslist een objectieve jury wie naar huis gaat met de hoofdprijs: Een reis naar Barcelona. De winnaars stellen later hun applicatie voor aan het grote publiek.
Over Apps City Appscity is een uniek mobile event. De eerste editie vindt plaats op 3 en 4 mei 2013 in PHL Congress te Hasselt. Bezoekers kunnen er terecht voor informatie over de nieuwste technologieën. Zo creëren ze een goed inzicht in de wereld van mobiele applicaties. Er zijn ook try-out sessies van nieuwe en oude mobiele toestellen. Meer info? Sasha Cruysbergs, persverantwoordelijke van B-venture Mail:
[email protected] Gsm: 0479 90 88 04 Website: www.appscity.be
Retroplanning
5 mei
Persmededeling naar Herve sturen (wat is er gebeurd op evenement?)
3&4 mei
1 mei
Hackathon Zaal in orde Sa – Sh – E – A Wegwijzers Alle sponsors nog eens contacteren. Laten weten dat het evenement morgen is. Aankondiging Facebookpagina
1 mei
Reminder mailen naar scholen
30 april
Persmap klaar
25 april
12 april
Sponsors inorde Persuitnodiging naar Herve sturen (persbericht) Oplossing artiesten
5 april
Financieel plan inorde
29 maart
Sponsors contacteren
3 mei 15u 2 mei
19 april
Planning Apps City 3 mei voormiddag 8u00 aankomst o Informatiestand voor standhouders o Ontvangst sprekers voormiddag o Algemene logistieke ondersteuning 9u00 aankomst bezoekers (doorlopend) o Balie 4 personen (2 vooraan, 2 achteraan) Badges + mapjes deelnemers Badges + mapjes studenten o Checken of Pacioli klaar staat voor sessies 10u00 start sessie in Pacioli o Afroepen start sessie (1 persoon) o doorverwijzen naar Pacioli (1-2 personen) o Ontvangst in de zaal en aankondiging Keynote 11u00 start panelgesprek o Aankondiging panelgesprek
o Op het einde vermelden dat er Lunch is en dat het nagerecht wordt opgediend op de beurs 12u00 Lunch o Begeleiding naar restaurant o Aanmelden en installeren teams 3 mei namiddag 13u30: o Start sessie in verschillende zalen Omroepen start van de sessies Aankondiging spreker zaal 1 Aankondiging spreker zaal 2 Aankondiging spreker zaal 3 Aankondiging spreker zaal 4 14u10: Start sessie 2 o Omroepen start sessie o Aankondiging spreker zaal 1 o Aankondiging spreker zaal 3 14u50: einde sessie 2 o Omroepen start van de sessies o Bezoek aan de beurs o Koffie o Klaarzetten Pacioli voor showcases 15u10: start showcases o Omroepen start showcases o Aankondiging verschillende showcases
16u10: start sessie 3 o Omroepen start van de sessies o Aankondiging spreker zaal 1 o Aankondiging spreker zaal 2 o Aankondiging spreker zaal 3 o Aankondiging spreker zaal 4 16u50: start sessie 4 o Omroepen start sessie o Aankondiging spreker zaal 1 o Aankondiging spreker zaal 3 17u30: einde sessies Coder Dojo 13u30 ontvangst o Ontvangst deelnemers en doorverwijzen naar zaal Mobile Monday 17u30 ontvangst deelnemers + sprekers
o Einde Mobile Monday Hackathon 10u00 klaarzetten ruimte Hackathon 12u00 Hackathon o Ontvangst + badges teams o Ontvangst + badges begeleiders o Installeren teams 13u00 voorstelling cases 14u30: Hackathon o Per team wordt de keuze van de case geregistreerd 20u00: Verplichte pauze, mogelijkheid tot gratis deelname aan Mobile Monday 21u00: Verderzetting wedstrijd 4 mei 12u30: o Einde hackathon en evaluatie door jury o start ontvangst bezoekers o Doorverwijzen naar beurs en sessies 13u00 start sessies in zaal 1, 2, 3, 4 + showcases o Omroepen start sessie o Ontvangst bezoekers o Aankondiging spreker 13u30: Hakathon o Presentatie voor het brede publiek op beursstand
14u00 Start Keynote o Omroepen start Keynote o Begeleiden deelnemers o Aankondigen spreker 15u00 start sessies in zaal 1, 2, 3, 4 + showcases o Omroepen start sessie o Ontvangst bezoekers o Aankondiging spreker 16u00 start sessies in zaal 2, 3, 4 + showcases o Omroepen start sessie o Ontvangst bezoekers o Aankondiging spreker 17u00 start sessie in zaal 1, 2, 4 + showcases o Omroepen start sessie o Ontvangst bezoekers o Aankondiging spreker
Draaiboek Hackathon
Datum
3&4 mei
Uur:
Start op 3 mei om 15u. Eindigt op 4 mei om 15u.
Waar:
PHL Congress
Contactpersonen
Sasha Cruysbergs, Elke Wendrickx, Shana Houben, Angie Govarts
Verloop evenement
3 mei 2013 15u
Start Hackathon Deelnemers worden naar hun plaats gebracht.
15u15
Briefing deelnemers: case Spelregels worden ook uitgelegd
16u
Randanimatie checken
17u
Start randanimatie Console corner Op de foto met mascotte & wall of fame Kickertafel & pooltafel Competities op consoles
20u
Podium, geluidsmateriaal checken
23u
Opruim dag 1
4 mei 2014 09u
Ontbijt voor deelnemers
10u
Start randanimatie Console corner Op de foto met mascotte & Wall of Fame Kickertafel & pooltafel Competities op consoles
15u
Einde wedstrijd
16 u
Bekendmaking winnaars Hackathon Bekendmaking op Facebook winnaars fotowedstrijd
Flyer Hackathon Marathon
Budgetplanner Betreft:
Catering
Klant: Apps City Aantal (uren/eenheden)
150 119
200 28 100 100 60 60 104 1 60 30
Locatie / omschrijving Binnenstraat / Foyer Standhouders Onthaal om 09u00 Koffie, thee, water, fruitsap, mini koffiekoeken 2pp Freeflow lunch met bonnetjes water, glas en bestek op tafel + onderlegger (bon excl. Dessert) Dessert en koffie op ontvangstlocatie (ook met bon) Receptie om 15u00 Koffie, thee, water, voorverpakt koekje Toog permanentie (vrijdag en zaterdag) Prijs per uur Mobile Monday (Pacioli) om 17u00 Koffie, thee, water, frisdrank Broodjes voor Standhouders + mobile Monday Hackaton (Cafetaria) Vergaderfaciliteiten: Koffie, thee, water (03/05) Vergaderfaciliteiten: Koffie, thee, water (04/05) Verbruik bijgehouden door organisatie tss 02u0007u00 Kasontvangsten 4/05/2013 Assortiment grote koffiekoeken 2pp om 07u00 Relatiegeschenk (fles wit en rood)
EP
€ 3,50 € 12,00
€ 2,00 € 25,00 € 3,00 € 3,00 € 5,00 € 5,00 € 0,60 -€ 480,00 € 3,60 € 15,00 Totaal
Totaal bedrag
€ 525,00 € 1 428,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 400,00 € 0,00 € 700,00 € 0,00 € 300,00 € 300,00 € 0,00 € 300,00 € 300,00 € 62,40 -€ 480,00 € 0,00 € 216,00 € 450,00 € 4 501,40
