XIOS HOGESCHOOL LIMBURG DEPARTEMENT HANDELSWETENSCHAPPEN EN BEDRIJFSKUNDE UTILISED. Jessica Dedroog Vanessa Theunissen Tanya Timmermans

XIOS HOGESCHOOL LIMBURG DEPARTEMENT HANDELSWETENSCHAPPEN EN BEDRIJFSKUNDE

UTILISED

Jessica Dedroog Vanessa Theunissen Tanya Timmermans

Eindverslag Practicum 2e jaar Commerciële Communicatie en Public Relations en Voorlichting

Lectoren:

Kris Baerts, Herve Van de Weyer (XIOS Hogeschool Limburg)

Academiejaar 2012 - 2013

INLEIDING UTILISED vintagemarkt is een project van 3 modieuze studenten van XIOS Hogeschool in Hasselt. Voor het vak workshop evenementenbureau hebben wij een evenementenbureau opgestart, genaamd Twenty9-events. Ons eerste project UTILISED werd meteen een geslaagde editie. In deze paper leest u hoe we dit evenement van kop tot teen hebben georganiseerd. In het business plan staat beschreven welke taken ieder groepslid had. Ook onze missie en visie komt hierin aan bod. In ons hoofdstuk corporate identity willen we u ook laten zien waar Twenty9-Events voor staat. Wij zijn een modern evenementenbureau dat mooie en professionele evenementen organiseert. Wij geven u een gedetailleerde beschrijving van ons evenement UTILISED, dat op zaterdag 4 mei 2013 doorging op het Kolonel Dusartplein in Hasselt. Deze vintagemarkt lokte ongeveer 800 modebewuste bezoekers. In het individuele deel heeft elk groepslid zijn ervaringen genoteerd over dit evenement. Hierin beschrijft elk lid zijn beschouwing over de door hem verwezenlijkte taken. Ook laat dit zien welke competenties het groepslid heeft verworven. Dit was voor ieder van ons alvast een zeer leerrijke ervaring. Veel leesplezier! Groetjes Jessica, Vanessa en Tanya

Eindverslag Workshop Evenementenbureau – Vintage fair Utilised

2

INHOUDSOPGAVE GROEPSDEEL .......................................................................................................... 4 BUSINESS PLAN...................................................................................................... 5 VOORSTELLING PROJECTTEAM: TWENTY9 ................................................................................ 5 MISSION STATEMENT .......................................................................................................... 6 VISIE ............................................................................................................................. 6 VOORSTELLING PROJECT ....................................................................................... 7 BESCHRIJVING VAN HET PROJECT ........................................................................................... 7 * Workshops .................................................................................................................. 8 * Veiling ........................................................................................................................ 9 HANNE TROONBEECKX .............................................................................................. 9 INE NIJS ................................................................................................................ 11 JELLE VOSSEN ........................................................................................................ 11 TIMOTHY DURWAEL................................................................................................ 12 ANDREA CROONENBERGHS ..................................................................................... 13 VIRGINIE CLAES ..................................................................................................... 13 BUSCEMI ................................................................................................................ 14 HILDE CLAES .......................................................................................................... 14 COMMUNICATIECAMPAGNE ................................................................................. 15 FACEBOOK TWENTY9 ........................................................................................................ 15 FLYER ........................................................................................................................... 16 AFFICHE ........................................................................................................................ 17 WEBSITE ....................................................................................................................... 18 FACEBOOK UTILISED (EVENEMENTENPAGINA) .......................................................................... 19 FACEBOOK: LIKE, SHARE EN WINWEDSTRIJD ........................................................................... 22 PROMOTIESTUNT: PROMOBOYS ........................................................................................... 23 INFODAG XIOS HOGESCHOOL HASSELT.................................................................................. 23 HET UITEINDELIJKE RESULTAAT .......................................................................... 24 INSCHRIJVINGEN ............................................................................................................. 24 PLEININDELING ............................................................................................................... 27 WORKSHOPS EN VRIJWILLIGERS .......................................................................................... 29 DOELSTELLINGEN ................................................................................................ 32 HEBBEN WE ONZE DOELSTELLINGEN BEHAALD? ........................................................................ 33 FINANCIEEL PLAN ................................................................................................ 34 REACTIES NA HET EVENT ...................................................................................... 35 SFEERFOTO’S VAN HET EVENT .................................................................................. 36 BIJLAGEN ............................................................................................................. 43 HAALBAARHEID.................................................................................................... 44 SPONSORDOSSIER ............................................................................................... 47 PERSMAP .............................................................................................................. 63 DRAAIBOEK ............................................................................................................. 80 BUDGETPLANNER ................................................................................................. 85 INDIVIDUEEL DEEL .............................................................................................. 89


3

GROEPSDEEL


4

BUSINESS PLAN

Op 29 september 2012 is Twenty9-events opgericht door 4 studenten commerciële communicatiemanagement. Vier dames die voor strak, eenvoud en trendy staan. Ze volgen dan ook elke dag de trends op de voet!

Voorstelling projectteam: Twenty9 Hoofdverantwoordelijke: Tanya Timmermans         

Financieel verantwoordelijke Sponsoring (financieel – materieel) Inschrijvingen Organiseren wekelijkse vergadering + weekrapport Drukwerk Website & social media Sabam Controle andere functies Catering eten

Communicatieverantwoordelijke: Vanessa Theunissen      

Communicatie met stad: plein, materiaal,… Communicatie met provincie Limburg Pleinindeling Communicatie met BV’s Verantwoordelijke veiling Catering drank

Persverantwoordelijke: Jessica Dedroog       

Persrelaties: persmap, interview,… Free publicity: media-aandacht Goede doel: Een Hart voor Limburg Exclusieve standhouders DJ’s Workshops Decoratie


5

Mission statement 

Nieuwe uitdagingen Wij gaan graag nieuwe uitdagingen aan.



Wensen en budget van klant Het is keer op keer een grote uitdaging om aan de wensen en om aan het budget van de klant te beantwoorden.



Tot in detail uitgewerkt Twenty9 streeft ernaar om vooral een uniek en succesvol evenement tot in de puntjes uit te werken.



Kant en klaar We verzorgen uw evenement! Zodat u geen stress en zorgen heeft. De klant kan die dag zelf optimaal genieten, wij regelen de rest.



Creativiteit, dynamiek, duurzaamheid De klant brengt de opdracht en wij zorgen voor de nodige creativiteit, dynamiek en duurzaamheid om het evenement tot een goed einde te brengen.

Visie 

Eerst denken, dan doen Wij geloven in ‘eerst denken, dan doen’.



Inspelen op trends In onze werkwijze staat het inspelen op de trens in onze samenleving centraal. We doen eerst research naar opkomende trends of trends waar we vervolgens op in spelen.



Werken in team Ook in team werken staat in onze werkwijze centraal. Onder het woord ‘team’ verstaan we niet enkel de collega’s, maar ook de relatie met onze opdrachtgevers en andere contactpersonen.



Succesvol en onvergetelijk Ons team zorgt ervoor dat uw evenement tot in de puntjes wordt uitgewerkt. Daardoor zal uw evenement succesvol en onvergetelijk zijn!


6

VOORSTELLING PROJECT  Beschrijving van het project

Fashion meets fun @ UTILISED, Hasselt Vintage is een heuse trend geworden. Je ziet dagelijks verschillende pagina’s op internet en social media verschijnen over dit fenomeen. Verschillende vrouwen en mannen verkopen hun tweedehandskleren via sociale netwerken, zoals bijvoorbeeld Facebook. Wij wilden dit een stapje verder zetten en de ideale locatie voorzien waarbij mensen zelf hun spulletjes te koop zetten. Er zijn al een aantal vintagemarkten in Brussel, Gent, Parijs,… . Maar in Limburg had nog geen grote vintagemarkt plaatsgevonden. Met UTILISED wilden wij de ultieme vrouwenomgeving creëren waar vrouwen kunnen shoppen en ook genieten. Daarom hebben we het Kolonel Dusartplein gekozen als locatie voor UTILISED. Dit plein is groot genoeg en dicht gelegen bij het centrum. Deelneemsters konden al voor EUR 8,00 een standplaats kopen. Vrouwen zijn natuurlijk onze doelgroep, maar mannen waren ook welkom. Iedereen shopte tijdens UTILISED naar hartenlust en men kon nadien genieten van een hapje en drankje. Wij zorgden ook voor frisdranken, cava, cupcakes en taarten in onze gezellige lounge area. De ideale afsluiter dus na een dagje shoppen.


7

* Workshops We hebben gezocht naar 3 verschillende workshops voor op UTILISED.


8

Op Facebook circuleerde beide afbeeldingen om reclame te maken voor de workshops. * Veiling Bekende Vlamingen veilen kledingstukken voor goede doel ‘een Hart voor Limburg’. We hebben een aantal BV’s overtuigd om een kledingstuk te schenken aan een Hart voor Limburg. Niet enkel een kledingstuk was toegestaan, ook schoenen, handtassen, juwelen,…. De foto’s van de kledingstukken werden op de Facebook pagina UTILISED en veilingsite EBAY gepost. We hebben er telkens duidelijk bij vermeld dat de opbrengst gaat naar een Hart voor Limburg. Liefhebbers konden dus een bod doen op het kledingstuk van hun favoriete BV. Zoals bv: Hanne Troonbeeckx en Jelle Vossen. Op onze vintagemarkt werd er ook een tent opgesteld waar het publiek de kledingstukken kon bekijken. Naast elk kledingstuk stond er een foto van de Bekende Vlaming. Het publiek kon dus nog steeds een hoger bod doen op de kledij, via de tablet. Om 14u sloten wij deze tent. Nadien hebben wij de bedragen opgeteld van de items die al reeds verkocht werden.

HANNE TROONBEECKX


9

Kledingstuk 1: Zwart jasje

Kledingstuk 2: Zwart Kleedje, merk MORGAN maat M

Kledingstuk 3: Zwart vestje met strikje, merk MILLENIUM maat M

Kledingstuk 4: Zwart/ bruine rok, merk PLEASE maat M

Kledingstuk 5: Witte sjaal

Kledingstuk 6: Gebloemde sjaal

Kledingstuk 7: Zwart lang vestje, merk Chic et Jeune


10

INE NIJS

Kleding 1: Broekpak Jeans House de LUX van designer ‘S’ maat XS

JELLE VOSSEN


11

Kledingstuk 1: T-shirt Jupiler Pro League Jelle Vossen Opbrengst: € 167,50

Item 2: Bal KRC Genk, gesigneerd door alle spelers Opbrengst: € 60,00

TIMOTHY DURWAEL

Kledingstuk 1: T-shirt F.C. Eindhoven Timothy Durwael


12

ANDREA CROONENBERGHS

Kledingstuk 1: Groen wollen kleedje, merk LAVAND maat M Opbrengst: € 30,00

VIRGINIE CLAES

Kledingstuk 1: Ketting das-vorm, merk SWAROVSKI


13

BUSCEMI

Kledingstuk 1 + 2: Zwart t-shirt BUSCEMI maat M

HILDE CLAES

Kledingstuk 1: Blauw jasje, merk MER DU NORD maat S Opbrengst: € 46,50


14

COMMUNICATIECAMPAGNE  Facebook Twenty9 Eerst hebben we een facebookpagina aangemaakt voor ons evenementenbureau. Op deze pagina maakten we de mensen warm voor ons evenement en hielden we hen in spanning totdat ons concept helemaal was uitgewerkt. Toen hebben we een evenementenpagina aangemaakt op Facebook.


15

 Flyers We hebben 750 flyers laten drukken bij drukland.be. Door een fout in hun communicatiesysteem en dat van DHL, werden onze flyers en affiches verkeerd geleverd. Nadien heeft Drukland.be zijn fout toegegeven. De flyers en affiches werden opnieuw gedrukt en een week later geleverd. Waar zijn wij gaan flyeren en affiches op gaan hangen? - XIOS Hasselt - PHL Hasselt - KHLIM Diepenbeek - Verkiezingen Diepenbeek - Fitlink Diepenbeek - Universiteit Diepenbeek -… We hebben ook in verschillende winkels, cafés en eetgelegenheden nabij Hasselt onze flyers neergelegd en posters opgehangen. Zelfs in Neerpelt, Tongeren en Zutendaal waren onze flyers en affiches te bespeuren.


16

 Affiches


17

 Website We hebben ook een website laten ontwerpen voor UTILISED. Onze grafische vormgever Joris Peeters heeft deze ontworpen. Hier kon je alle informatie terugvinden over ons evenement: - veiling - workshops - partners - sponsors - inschrijvingsformulier -…


18

 Facebook UTILISED (evenementenpagina) Aanschouw de evenementenpagina van UTILISED op Facebook:

██████████████ ❀

❀ ██████████████

✿

▸ ▸ ▸

▸

▸ ▸ ▸ ▸ ▸

✿


19

✿

✿

✿

▸

▸

▸

▸ ▸

▸ ▸ ☞ ▸

▸ ▸

▸

▸

▸ ▸

▸ ▸

▸ ▸

▸

▸

☞ ▸ ▸


20

 Facebook: Like, share en winwedstrijd

We hebben twee Facebook wedstrijden bedacht en uitgevoerd: 1. Elke 50-ste liker op de Twenty9 Facebookpagina kreeg een gratis glaasje cava op UTILISED. Uiteindelijk hadden we 7 gelukkige winnaars waarvan 3 personen hun glaasje cava zijn komen afhalen. 2. We hebben ook een like, share & win actie bedacht. Van 13 maart tot en met vrijdag 3 mei kon elke vrijdag iemand een prijzenpakket winnen. Wat moest men doen? Enkel de foto liken en sharen op hun profielpagina. De personen die de foto geliked en geshared hadden maakten kans om te winnen. Deze namen schreven we op een papiertje en een onschuldige hand trok elke vrijdag een papiertje. Een overzicht van de prijzenpakketten en de winnaars: 15/3: Kevin Kiggen 22/3: Bianca Kiss 29/3: Didier Cornelissen 5/4: Hanne Nelis 12/4: Yasmine Simons 19/4: Eefje Noppen 26/4: Marissa Vos 3/5: Sophie Cuypers

Ripley, een man van talent (Patricia Highsmith) + atlantas dvd + 1 potlood Venus Delta (Anaïs Nin) + 1 hopla zwemset + atlantas dvd + 1 potlood De peetvader (Mario Puzo) + Kookboek veggie + atlantas dvd + 1 potlood + S&W luisterstrip Tot ziens mr. Marlowe (Raymond Chandler) + dvd Righteous kill + 2 potloden + pen + sleutelhanger + atlantas dvd dvd The Shawshank Redemption + 2 potloden + pen + sleutelhanger + atlantas dvd + S&W luisterstrip Clinique verzorgingsset + bal fc de kampioenen + 2 potloden + pen + sleutelhanger + S&W luisterstrip Dvd MIB (Men in black) + fleece + 2 potloden + pen + sleutelhanger + S&W luisterstrip Roularta Media Group 3 maanden abonnement voor knack + fietstas HBVL + 2 potloden + pen + sleutelhanger + S&W luisterstrip


21

 Promotiestunt: promoboys We waren op zoek naar enkele mannen die in ontbloot bovenlijf met een vestje aan, de vrouwen wilden warm maken voor ons evenement. Onze doelgroep was voornamelijk vrouwen. De eerste keer dat we deze stunt uitvoerde was op de infodag op 25 april 2013 in XIOS Hogeschool Limburg. Echter was het departementshoofd hier niet mee gedient en moesten we onze stunt stilleggen. Het weer zat ons in die periode ook niet echt mee. Het was te koud om deze jongens op het Kolonel Dusartplein stempels van UTILISED uit te delen en om te flyeren aan de ingang van scholen. Daar baalden we wel een beetje van!

 Infodag Xios Hogeschool Hasselt Van deze gelegenheid hebben we gebruik gemaakt wat extra inkomsten te genereren. We hebben namelijk zelf cupcakes gemaakt en verkocht. Ook hebben we voorbijgangers en medestudenten warm gemaakt voor UTILISED.


22

HET UITEINDELIJKE RESULTAAT  Inschrijvingen Geïnteresseerden konden hun op voorhand inschrijven. De deelnameprijs was 8 euro. Ter plaatse waren er ook nog enkele plaatsen beschikbaar. De deelnameprijs op de dag zelf was 10 euro. Om in te schrijven moest men een inschrijvingsformulier invullen en een regelement ondertekenen.


23


24

In totaal hadden we 63 inschrijvingen en de dag zelf zijn er nog 4 bijgekomen. Sommige hadden geen scanner dus konden ze het regelement niet ondertekenen en terugsturen. Dit hebben we ter plaatse nog laten doen alvorens ze hun standje konden inrichten. Door een misverstand bij Stad Hasselt, hadden we te weinig tafels en stoelen, maar deze werden snel bijgebracht na een telefoontje.

Naam Algarrada Bellen Billen Blommen Campitiello Cops Cops Custers De Cleer Denteneer Evens Gorssen Govaerts Gybels Hemeryck Hendriks Hendrikx Hermans Jamila Joris Kersten Keupers Kiss Korten Kraal & Co Limpetti Maes Marx Materné Minten Moreau Münks Neyens Offermans

Voornaam Dorine Melissa Dany Berdine Marlies Isis Stephanie Michelle Joni Tine Katrijn Gwen Tine Jolien Marleen Tine Femke Evi Diane Tamara Ann Nina Alda Bianca Ine Pricilla Myriam Lies Sarah Rita Tatiana Sarah Liesbeth Celine

Aantal 1 1 2 1 1 2 1 2 2 1 1 1 2 1 1 2 2 1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 2 1 2 1 1


Standnummer 51 50 17-18 23 34 48-49 7 52-53 41-42 6 10 11 36-37 12 1 14-15 2-3 40 4-5 65 20 21 16 43 24-25 68 8 22 28 19 26-27 9 29-30 31 54

25

Oyen Pinto Rosalie Schalley Sevens Simons Steegmans Tielens Van Meel Van Och Vanaken Vangerven Verlinden Vrindts

Joline Maria Iza Fabry Dorien Charlien Leen Nathalie Laura Dana Kim Charlotte Hauke Micheline Hilde

1 1 1 1 2 1 1 1 2 1 1 1 2 1

13 32 33 64 38-39 46 45 35 55-56 47 44 59 57-58 60

 Pleinindeling Eerst en vooral moesten we een vergunning regelen voor het Kolonel Dusartplein. Het Kolonel Dusartplein leek ons de ideale locatie. Eline Vanderhoydonck heeft onze aanvraag voor het gebruik van het plein doorgegeven aan het college van burgemeester en schepenen. Zij hebben na een vergadering deze aanvraag goedgekeurd.


26

Op voorhand moesten we ook de stad contacteren welke materialen we nodig hadden op 4 mei 2013.

Om alles goed te laten verlaten bij het opbouwen, hebben we op voorhand een pleinindeling gemaakt. Dit verliep heel vlot! Op 3 mei hebben wij het plein afgetekend en al hekken geplaatst. Dat hebben we ook goed gedaan want daar was geen tijd meer voor op 4 mei.


27

 Workshops en vrijwilligers De workshops zijn ook goed verlopen. Teeville had 20 deelnemers, Kraal&Co 24 en TITI + The German Kid had zo’n 30 deelnemers. Het zoeken van vrijwilligers liep niet van een leien dakje. Maar al bij al hebben we genoeg personen kunnen vinden die ons een handje wilden helpen. Door een goede planning op te stellen, verliepen alle shiften goed. Op voorhand hebben we een gratis vrijwilligerswerk verzekering moeten aanvragen.


28

Uurrooster vrijwilligers Wie

Uur

Jessica Vanessa

Wat Standplaatsen toewijzen Spec. Standpltsn toewijzen Workshops toewijzen

Pauze

Vervanging

Loranne Tanya Jessica Didier Wouter

Kassa Kassa Kassa Kassa Kassa

10u30-13u 13u-16u 14u-16u 16u-19u 16u-19u

Nora Oma Jess

Goodies Goodies

10u30-14u 10u30-14u

Sien Anouk Caroline Carmen

Cupcakes Cupcakes Cupcakes Cupcakes

10u45-15u 10u45-15u 15u-19u 15u-19u

12u-12u30 12u-12u30 16u30-17u 16u30-17u

Myriam Nadia Annelies Glenn

Wouter Michiel Tiziano Serion

Toog-tap Toog-tap Toog-tap Toog-tap

10u30-15u 10u30-15u 15u-19u30 15u-19u30

12u30-13u 12u30-13u 17u-17u30 17u-17u30


Koen Kevin Koen Kevin

Toog-Fris&cava Toog-Fris&cava Toog-Fris&cava Toog-Fris&cava

10u30-15u 10u30-15u 15u-19u30 15u-19u30

13u-13u30 13u-13u30 17u30-18u 17u30-18u


Martijn Joeri Loridana Graciella

Voortoog Voortoog Voortoog Voortoog

10u30-15u 10u30-15u 15u-19u30 15u-19u30

12u30-13u 12u30-13u 17u30-18u 17u30-18u

Pinto Maria Iza Tiziano Jessica Maico

Vanessa Kevin Eefje Tiziano

Veiling Veiling Veiling Catering Veiling

10u45-14u30 10u45-14u30 10u45-13u 12u-12u30

Vanessa

Verantwoordelijke veiling

14u30-15u30u

Tanya

9u45-10u45 9u45-10u45 9u45-10u45


29

Bram Didier

Geluid Geluid

Tizano Pépé Stefaan Didier Papa Jess Maico Hendrik Garagist V Tanya Jessica Vanessa Mama V Zus V

Opbouwen/afbreken Opbouwen Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken Opbouwen/afbreken

11u-20u 11u-20u 7u-11u & 19u-20u30 7u-11u 7u-11u & 19u-20u30 7u-11u & 19u-20u30 7u-11u & 19u-20u30 7u-11u & 19u-20u30 7u-11u & 19u-20u30 7u-11u & 19u-20u30 7u-10u & 19u-20u30 7u-10u & 19u-20u30 7u-10u & 19u-20u30 7u-10u & 19u-20u30 7u-10u & 19u-20u30

Om vrijwilligers te herkennen op het evenement hebben we voor lanyards met badges gezorgd.

Op de achterkant van de badge kon men nuttige nummers terug vinden voor in geval van nood. Hier hebben ze gelukkig geen gebruik van moeten maken.


30

DOELSTELLINGEN



Bezoekers -Periode van september 2012 tot en met 4 mei 2013 -500 modebewuste dames bereiken en aanzetten tot bezoek UTILISED



Media-aandacht -Free publicity: -Minstens 3 x in de krant of online media van februari – april:

-Minstens 1 x op regionale tv van maart – april:



Omzet -Winstmarge van 10% -Op einddatum 4 mei 2013


31

Hebben we onze doelstellingen behaald? 

Bezoekers  500 modebewuste dames bereiken en aanzetten tot bezoek van event. Zelfs meer dan dat…  Op 4 mei 2013 hebben we ongeveer 600 bezoekers, medewerkers en standhouders bereikt  We hebben 376 vind-ik-leukers op onze Facebookpagina van Twenty9, waardoor we soms wel tot zo’n 10.600 mensen bereikten op Facebook.  Op de Facebookeventpagina van UTILISED waren in totaal 4591 personen uitgenodigd waarvan: -478 gasten zich op ‘aanwezig’ hebben gezet -309 gasten zich op ‘misschien’ hebben gezet -3 organisatoren Hoe hebben we deze aantallen kunnen bereiken? Door onze free publicity (zowel geprinte media als online media), social media, affichage en de Like&Win-wedstrijd op de Facebookpagina van Twenty9.



Media-aandacht  We zijn verschenen in Het Belang van Limburg.  We zijn verschenen op de Facebookpagina van Guido én op hun website.  We zijn verschenen in Uit in Hasselt. Maar er is meer… We zijn zelfs verschenen op de Elle-website, Belmodo-website, Mobile Vikings facebookpagina Het Belang van Uw Gemeente (Hasselt en Tongeren), in Limburg Actueel en twee keer in Streekkrant.



Omzet  Winstmarge van 10% op einddatum 4 mei 2013

Deze doelstelling hebben we niet behaald. In het budgetoverzicht hadden we nog voldoende geld over. We besloten dus om dat geld nuttig te gebruiken. We wilden iets leuks kopen zodat de bezoekers van UTILISED ons evenement niet snel zouden vergeten: bedrukte goodiebags met ons logo op.


32

FINANCIEEL PLAN Van de stad Hasselt kregen we €340 subsidies voor de opkomende DJ-talenten. Het kostenplaatje van de DJ’s bedraagt €100. We hebben verschillende sponsors gezocht en gevonden: -ACL Motors: €250 -Jantjes Verjaardag: €100 -Koala Design: €50 -Torenkruier: €50 -Stanny Kersten: €25 Voor de drankbonnen, flyers, affiches en ontwerpen van affiches moesten we €284,19 neertellen. De kosten voor de bedrukte goodiebags, lanyards en badges is €513,21. Op 4 mei 2013 hebben we €967,22 euro verdient aan bier, frisdrank en cava. De kosten hiervan waren €874,92. We hadden ook cupcakes en taarten voorzien. De kosten waren hoger dan de opbrengsten. Respectievelijk €144 en €98. De kosten van de plastieken glazen was €139,86. We hebben na het evenement 1 doos doorverkocht voor €43,50. Door de speciale standhouders en de inschrijvingen van standhouders hebben we €1236 bij elkaar kunnen krijgen. Voor de workshops betaalden we €430 en haalden hier geen winst uit. Kosten aan de infodag (panelen, cupcakes,…): €47,28. De verkochte cupcakes brachten €51,90 op. Dus hier hadden we een kleine winst van €4,62. De schoonmaakkosten van het plein bedroegen €20,40. Van de onvoorziene kosten zijn nog kosten afgegaan zoals: extra spiegels, lint, stoepkrijt, benzine, drukkosten enzovoort. Er waren ook nog kosten aan inrichting standjes, catering medewerkers enzovoort. In totaal hebben we €3242,62 winst gemaakt en €3238,55 kosten gemaakt. Dus blijft er nog €4,07 winst over.


33

REACTIES NA HET EVENT Na Utilised… Enkele reacties van deelnemers, bezoekers en vrijwilligers die we kregen via onze enquête of spontaan via e-mail of op Facebook:

Leuk evenement, en met lekkere Cava van Huis van de Smaak! 

Jullie hebben dat wel heel goed georganiseerd! Complimenten aan de organisatie!

’t Was een goed marktje! Proficiat! ;-)

Meisjes, het was geslaagd. Ik ben weer wat euro’s kwijt en heb ook mijn ketting gemaakt bij Kraal&Co

Het was echt wel de moeite! Heel leuk evenement.

Er mag zeker nog een tweede editie komen in de zomervakantie! Echt de moeite!

Het was gezellig. Proficiat aan de organisatoren ;-)

Het evenement mag zeker meerdere keren per jaar georganiseerd worden.

Ik vond het heel leuk! Keep up the good work ladies! Het was een leuk initiatief! Zeker voor herhaling vatbaar!

Een super leuk evenement! Dat zeker nog een paar keer mag plaatsvinden!

Doe zo verder! Pluimen aan de organisatie!

Jullie hebben dat goed gedaan! Het was een heel mooi evenement! Op naar de volgende editie!


34

SFEERFOTO’S van het event


35


36


37


38


39


40


41

BIJLAGEN  Haalbaarheidsstudie  Sponsordossier & Standhoudersdossier  Persmap met persknipsels  Draaiboek  Budgetplanner


42

HAALBAARHEID


43

HAALBAARHEIDSSTUDIE 1. Is er een markt (doelgroep) voor jouw project? Welke? Hoe weet je dat er een markt (doelgroep) voor is? Waarop baseer je je om dit besluit te nemen? De doelgroep van het project zijn vooral jongeren en modebewuste dames die houden van shoppen, fashion en alles daar omtrent. Vintage is “in” en vrouwen staan al reeds bekend als shopaholics dus wij scoren zeer goed met de realisering van dit vintage-evenement. Er zijn reeds vintage-markten in Gent, Brussel, Leuven en nu willen wij er voor zorgen dat Hasselt deze grote steden volgt in deze trend. 2. Waarom zou je doelgroep voor jou kiezen en niet voor de oplossing (event) van een concurrent? Ons evenement is exclusief in Limburg en zeker in het hartje van Hasselt. Er zullen geen concurrenten op vlak van vintage zijn maar er kunnen die dag wel andere evenementen plaats vinden. Wij hopen dat we de doelgroep kunnen overtuigen met onze exclusiviteit en hen aantrekken door ons concept extra in de kijker te zetten. 3. Hoe groot is de 'toegevoegde waarde'? Wat maakt jouw oplossing waardevol, uniek en moeilijk te kopiëren? Vintage is een groeiende trend onder de jongeren alsook onder het vrouwelijk modebewust publiek. In Limburg zijn er nog niet veel vintage-markten georganiseerd omdat dit begrip duidelijk nog beter geïntroduceerd moet worden, wij gaan dit begrip bekend maken onder het doelpubliek en hopen zo waardevol en uniek te zijn. 4. Beschik je over de nodige competenties om het idee te realiseren? Ja, wij beschikken over alle nodige competenties. Wij zijn 4 trendy dames die veel van mode kennen en weten. We hebben ook de nodige connecties die ons graag verder helpen dus het realiseren van dit idee mag geen enkel probleem voor ons team zijn!


44

Karolien PAPLOU bvba Dorpsstraat 37b, 3500 Hasselt Tel: +32 (0)11 750641 Wij zijn met ons projectconcept binnen gesprongen bij Paplou. Paplou is een trendy winkel die allerlei leuke vintagekleding en –spullen te koop aanbiedt. Wij spraken met de zaakvoerster Karolien en zij heeft reeds al enkele vintagemarkten georganiseerd dus zij kent de kneepjes van het vak. Ze was van mening dat ons concept zeer duidelijk en leuk is maar dat we het nogal groots zagen. Dat bleek al bij al toch geen probleem te zijn want Hasselt kan wel een vintage oppepper gebruiken en dat gaat gebeuren door ons evenement op 4 mei 2013. Het concept is dus voorlopig volgens haar goed haalbaar.

Jan en Jim Jantjes verjaardag Brugstraat 23, 3740 Bilzen Tel: +32 (0)89 716200 Jantjes verjaardag is een danscafé in Bilzen. De verantwoordelijken Jan en Jim hebben al geruime tijd ervaring in het nachtleven. Zij zijn ook in te huren voor lounge-, tuinparty’s voor particulieren. Hierbij zorgen zij voor de nodige cocktails, muziek en animatie. “Hasselt is een stad met smaak, maar kan wel wat innovatie gebruiken”, zegt Jan Beuls. Een vintagemarkt met een lounge daarbij is volgens het team van Twenty9 dus de perfecte combinatie van fashion en fun. De dames kunnen shoppen en nadien even relaxen met een cava in hand. Volgens Jantjes verjaardag is dit evenement dan ook haalbaar.


45

SPONSORDOSSIER


46

BEGELEIDENDE BRIEF SPONSORS Beste, Op 4 mei 2013 organiseren wij, 3 studenten van XIOS Hogeschool Limburg, een vintagemarkt genaamd UTILISED. Er is ook een lounge voorzien, verschillende workshops en een veiling van kleding van BV's. De opbrengst van deze veiling gaat naar 'Een Hart voor Limburg'. In de bijlage zit een uitgebreid concept van dit evenement. Wij zijn op zoek naar bedrijven die ons willen helpen om dit evenement te realiseren. In de bijlage kan u het sponsordossier terugvinden met de sponsoringformules. Heeft u een ander voorstel? Dan horen wij het graag! Of kan u ons misschien helpen met gadgets voor in onze goodiebag? We bereiken op ons evenement zo'n 800 modebewuste vrouwen, van 18 jaar tot 45 jaar. Laat u even weten of u al dan niet interesse heeft in dit evenement? Met vriendelijke groeten Tanya Timmermans Twenty9-events www.utilised.be


47

UTILISED Vintage & tweedehands markt 4 mei 2013 Kolonel Dusartplein, Hasselt

Sponsordossier BIJLAGEN SPONSORDOSSIER


48

UTILISED Zaterdag 4 mei 2013 is het zover! Van 11 uur tot 19 uur wordt het Kolonel Dusartplein in Hasselt ingepalmd door jong modetalent, dat betaalbare vintageoutfits toont en verkoopt aan het grote publiek. Niet alleen designers verkopen hun collecties maar iedereen kan zich inschrijven voor onze markt om er hun tweedehands kleding, schoenen of juwelen te verkopen. Hebben de bezoekers oude kledingstukken die ze niet willen weggooien? Dan kunnen ze terecht op onze creatieve workshops. Hier maken ze van hun afdankertje terug een uniek en hip stuk. UTILISED, dit is de plek waar hippe fashionista's van alle leeftijden nieuwe aanwinsten kunnen scoren.

LOUNGEBAR Kom samen met de bezoekers in onze loungebar even nagenieten met een glaasje cava, zelfgemaakte hamburgers of cupcakes! Dit is de ideale manier om nieuwe klanten warm te maken voor je product!

TREND Met dit event spelen we volop in op de trend van 2013, namelijk hergebruiken en vintage! Utilised wilt 500 modebewuste vrouwen samenbrengen die kunnen genieten van een dagje 'shoppen' in vintagestijl!

BV'S Tal van Bekende Vlamingen veilen elk een van hun eigen kledingstukken. De opbrengst hiervan gaat uit naar het goede doel namelijk 'Een Hart voor Limburg'.

Twenty9 - Events

Jessica, Tanya en Vanessa


49

3 REDENEN OM TE SPONSOREN Bereik verschillende doelgroepen!

Door ons te sponsoren vergroot u de naambekendheid van uw bedrijf. Naargelang de formule die u kiest, bieden wij u verschillende tegenprestaties aan. UTILISED richt zich op een breed publiek, zowel jong als oud. De aantrekking van prospects of nieuwe klanten is een pluspunt voor uw bedrijf. Het event is vooral gericht op vrouwen aangezien dit een vrouwenevent is maar het is zeker niet man-onvriendelijk. Iedereen is van harte welkom!

Versterk uw imago!

Het evenement dat u sponsort steunt een goed doel. We organiseren een veiling met BH’s (Bekende Hasselaren) en de opbrengst hiervan is ten voordele van Een Hart voor Limburg. Door een evenement mét goed doel te ondersteunen scoort u bij potentiële en huidige klanten. U zal extra in de kijker worden geplaatst waardoor u uw naambekendheid verhoogt.

Vintage is jong en hip!

Vintagemarkten zijn sterk in opkomst bij het jonge en oudere publiek. Vintage is de laatste jaren een snel groeiend en opkomend begrip geworden in de mode, het is een hip en jong aspect. U kunt uw bedrijf perfect aan deze positieve termen linken en een nog positiever imago creëren.


50

WIJ ZOEKEN U! Wij zoeken? Wij zoeken sympathisanten die ons spontaan of al dan niet met een tegenprestatie willen sponsoren. We hebben verschillende formules opgesteld waaruit u vrij kan kiezen. Andere voorstellen zijn altijd welkom!

4 3 2 1 Formule 1: €50 U wint!    

Naambekendheid U mag promotiemateriaal geven voor in de goodiebag Vermelding van uw logo op de achterkant van de flyer Vermelding van uw logo op de website (klein formaat)

Formule 2: €100 U wint! 

Formule 1

+ vermelding logo website (middel formaat) + vermelding van uw logo op de voorkant van de affiche

Formule 3: €175 U wint! 

Formule 2

+ vermelding logo website (groot formaat) + vermelding van uw logo op al onze social media

Formule €250 U wint! 

Formule 3

+ vermelding logo op de achterkant van de flyer (groot formaat) + vermelding logo op voorkant affiche (groot formaat) + mogelijkheid om banners op te hangen op ons event. + vermelding logo op T-shirts + 10 consumpties op Utilised, 4 mei 2013


51

INFORMATIE & CONTACT Wat?

UTILISED, een vintage en tweedehandsmarkt voor jong en oud

Doelgroep?

Vooral vrouwen tussen 16 en 45 jaar, maar er is voor elk wat wils!

Waar?

Kolonel Dusartplein in Hasselt

Wanneer? Zaterdag 4 mei 2013 van 11u00 tot 19u00

Bent u gebeten door ons project en wilt u hier meer van weten? Neem je laptop in de hand en stuur onze sponsorverantwoordelijke een mailtje!

Hoofdverantwoordelijke


52

UTILISED

BON

Ja, ik wil! Naam bedrijf: ......................................................................................................... ............................................................................................................................. Contactpersoon: ...................................................................................................... Adres: .................................................................................................................... Tel.: ....................................................................................................................... E-mailadres: ........................................................................................................... BTW-nummer: ........................................................................................................

Ik kies voor:  Sponsoring €..................... Bedrag voluit geschreven: ......................................... Beschrijving sponsoring: ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ Datum: Gelezen en goedgekeurd,

Evenementenbureau Twenty9


53

BEGELEIDENDE BRIEF STANDHOUDERS Beste, Wij zijn 3 tweedejaars studenten van de XIOS Hogeschool in Hasselt. Dit academiejaar moeten wij een volledig nieuw evenement op pootjes zetten in opdracht van school en we hebben ervoor gekozen om een grote vintagemarkt genaamd 'Utilised' te organiseren op het Kolonel Dusartplein te Hasselt op zaterdag 4 mei 2013 van 11 uur tot 19 uur. Nu is onze vraag als jullie geïnteresseerd zijn in een samenwerking met ons? We willen tal van vintageen tweedehandswinkels uitnodigen om op onze markt een stand verzorgen. Ik zal het even beknopt uitleggen: Het is dus de bedoeling dat (betreffende winkel) een volledige stand gaat uitstallen op de markt. Er is wel geen plaats voorzien om grote meubels te verkopen dus dit schrappen we liefst van het lijstje. Spullen zoals kledij en dergelijke zijn natuurlijk wel toegestaan. De datum en locatie zijn definitief bevestigd door Stad Hasselt, het event gaat door op zaterdag 4 mei 2013 van 11 uur tot 19 uur op het Kolonel Dusartplein in Hasselt. Alle andere nuttige informatie vind je in de bijlage. We hebben een budgetraming opgesteld en aan de hand hiervan hebben we sponsorformules opgesteld, deze gaan van 50 euro tot 200 euro. Ik stel voor dat jullie het nog eens rustig bekijken en mij zo snel mogelijk iets laten weten. Moesten jullie nog vragen, andere voorstellen of opmerkingen hebben, mag je mij natuurlijk ook altijd contacteren! Alvast bedankt! Vriendelijke groetjes, Jessica Dedroog Communicatieverantwoordelijke Twenty9 - Events E-mail: [email protected] Mobiel: +32 476 508 220


54

UTILISED Vintage & tweedehands markt 4 mei 2013 Kolonel Dusartplein, Hasselt

Sponsordossier BIJLAGEN STANDHOUDERSDOSSIER


55

UTILISED Zaterdag 4 mei 2013 is het zover! Van 11 uur tot 19 uur wordt het Kolonel Dusartplein in Hasselt ingepalmd door jong modetalent, dat betaalbare vintageoutfits toont en verkoopt aan het grote publiek. Niet alleen designers verkopen hun collecties maar iedereen kan zich inschrijven voor onze markt om er hun tweedehands kleding, schoenen of juwelen te verkopen. Hebben de bezoekers oude kledingstukken die ze niet willen weggooien? Dan kunnen ze terecht op onze creatieve workshops. Hier maken ze van hun afdankertje terug een uniek en hip stuk. UTILISED, dit is de plek waar hippe fashionista's van alle leeftijden nieuwe aanwinsten kunnen scoren.




Twenty9 - Events



56

3 REDENEN OM TE SPONSOREN Bereik verschillende doelgroepen!

Door ons te sponsoren vergroot u de naambekendheid van uw bedrijf. Naargelang de formule die u kiest, bieden wij u verschillende tegenprestaties aan. Utilised richt zich op een breed publiek, zowel jong als oud. De aantrekking van prospects of nieuwe klanten is een pluspunt voor uw bedrijf. Het event is vooral gericht op vrouwen aangezien dit een vrouwenevent is maar het is zeker niet man-onvriendelijk. Iedereen is van harte welkom!

Versterk uw imago!

Het evenement dat u sponsort steunt een goed doel. We organiseren een veiling met BH’s (Bekende Hasselaren) en de opbrengst hiervan is ten voordele van Een Hart voor Limburg. Door een evenement mét goed doel te ondersteunen scoort u bij potentiële en huidige klanten. U zal extra in de kijker worden geplaatst waardoor u uw naambekendheid verhoogt.

Vintage is jong en hip!

Vintagemarkten zijn sterk in opkomst bij het jonge en oudere publiek. Vintage is de laatste jaren een snel groeiend en opkomend begrip geworden in de mode, het is een hip en jong aspect. U kunt uw bedrijf perfect aan deze positieve termen linken en een nog positiever imago creëren.


57

WIJ ZOEKEN U! Wij zoeken? Wij zoeken sympathisanten die ons spontaan of al dan niet met een tegenprestatie willen sponsoren. We hebben verschillende formules opgesteld waaruit u vrij kan kiezen. Andere voorstellen zijn altijd welkom!

2 1 Formule 1: €50 U wint!  Formule 1

+ + + + +

Persoonlijke stand 5m op 5 m (volledig zelf te personaliseren) Stadskraam (zie foto bijlage) U mag promotiemateriaal toevoegen aan onze goodiebag Vermelding logo op website en social media (middel formaat) Mogelijk om eigen banner(s) op te hangen op het event

Formule 2: €200 U wint!  Formule 2

+ Persoonlijke stand 8m op 8m (volledig zelf te personaliseren) Dit houdt in: overdekte tent, nodige tafels en stoelen, 2 paravents en 1 grote spiegel. Overig materiaal kan in overleg geregeld worden. + Voorziening van stroom (optioneel) + U mag promotiemateriaal toevoegen aan onze goodiebag + Vermelding logo op website en social media (groot formaat) + Vermelding logo op affiche + Mogelijkheid om eigen banner(s) op te hangen op het event


58

Wij zoeken?

Wij zoeken een vintagewinkel, een kringloopwinkel en een tweedehandswinkel die een eigen standje willen verzorgen op de vintagemarkt. Deze vintage hoofdstanden zullen een grote meerwaarde zijn voor het evenement!

U biedt?

U biedt uw eigen koopwaar aan aan het publiek. U biedt vintage of tweedehands spullen aan (die in goede staat zijn). Hieronder verstaan wij oude kleren, schoenen en accessoires alsook oude vintage spullen.

U wint!

Er zal van een stand voorzien worden zodat u uw koopwaar kan uitstallen. Er zal uiteraard ook elektriciteit en eventueel nodige materialen beschikbaar zijn indien u dit op voorhand aan de organisatie aankondigt. U krijgt ook de keuze om uw naambekendheid te vergroten door uw logo op de flyer, affiche of social media te laten plaatsen. Er zullen ook artikels in kranten en blogs verschijnen met eventuele melding van uw naam. Dit zal verschillen naargelang uw sponsorbijdrage.


59

INFORMATIE & CONTACT Wat?

UTILISED, een vintage en tweedehandsmarkt voor jong en oud

Doelgroep?

Vooral vrouwen tussen 16 en 45 jaar, maar er is voor elk wat wils!

Waar?

Kolonel Dusartplein in Hasselt

Wanneer? Zaterdag 4 mei 2013 van 11u00 tot 19u00

Bent u gebeten door ons project en wilt u hier meer van weten? Neem je laptop in de hand en stuur onze sponsorverantwoordelijke een mailtje!

Pers- en communicatieverantwoordelijke


60

UTILISED

BON

Ja, ik wil! Naam bedrijf: ......................................................................................................... ............................................................................................................................. Contactpersoon: ...................................................................................................... Adres: .................................................................................................................... Tel.: ....................................................................................................................... E-mailadres: ........................................................................................................... BTW-nummer: ........................................................................................................

Ik kies voor:  Sponsoring €..................... Bedrag voluit geschreven: ......................................... Beschrijving sponsoring: .... ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ Datum: Gelezen en goedgekeurd,

Evenementenbureau Twenty9


61

PERSMAP


62


63

VOORSTELLING PROJECT Zaterdag 4 mei 2013 is het zover! Van 11 uur tot 19 uur wordt het Kolonel Dusartplein in Hasselt ingepalmd door jong modetalent, dat betaalbare vintageoutfits toont en verkoopt aan het grote publiek. Niet alleen designers verkopen hun collecties maar iedereen kan zich inschrijven voor onze markt om er hun tweedehands kleding, schoenen of juwelen te verkopen. Hebben de bezoekers oude kledingstukken die ze niet willen weggooien? Dan kunnen ze terecht op onze workshops. Hier maken ze van hun afdankertje terug een uniek en hip stuk. UTILISED, dit is de plek waar hippe fashionista's van alle leeftijden nieuwe aanwinsten kunnen scoren.




Twenty9 - Events



64

FLYER/AFFICHE


65

BEGELEIDENDE BRIEF PERS Beste, Wij zijn 3 tweedejaars studenten van de XIOS Hogeschool in Hasselt. Dit academiejaar moeten wij een volledig nieuw evenement op pootjes zetten in opdracht van school en we hebben ervoor gekozen om een grote vintagemarkt genaamd 'Utilised' te organiseren op het Kolonel Dusartplein te Hasselt op zaterdag 4 mei 2013 van 11 uur tot 19 uur. We gaan niet alleen een vintagemarkt organiseren maar ook tal van randactiviteiten zoals onder andere creatieve workshops, een veiling van kledingstukken van BV's en een gezellige lounge waar DJ's voor muziek zorgen. We willen u daarom ook van harte uitnodigen op deze eerste editie van Utilised. In de bijlage de uitnodiging, het persbericht en de flyer van het evenement. Moest u nog verdere vragen hebben mag u mij gerust contacteren. Alvast bedankt! Vriendelijke groetjes, Jessica Dedroog

Twenty9 - Events Communicatie- en persverantwoordelijke E-mail: [email protected] Mobiel: +32 476 508 220 Website: www.utilised.be


66

PERSUITNODIGING

PERSUITNODIGING Woensdag 17 april 2013

UTILISED Utilised is opgericht door drie studenten communicatiemanagement van XIOS Hogeschool Limburg. Hiermee willen de drie dames inspelen op de hedendaagse trend: een vintage en tweedehands markt met gratis inkom én tal van randactiviteiten. Bij deze willen wij u van harte uitnodigen om aanwezig te zijn op de eerste editie van dit evenement. Wij verwelkomen u graag op 4 mei 2013 vanaf 11 uur op het Kolonel Dusartplein in Hasselt. Aangezien wij graag willen weten of wij die dag op uw aanwezigheid kunnen rekenen, verzoeken wij u vriendelijk om te reageren voor 1 mei 2013. Twenty9 – create an experience! Twenty9, evenementenbureau, werd opgericht op 29 september 2012. Wat wij doen is meer dan alleen events organiseren. Twenty9 wilt een unieke belevenis creëren die men niet snel vergeet. Vragen of meer informatie? Voor meer informatie kunt u terecht bij onze pers- en communicatieverantwoordelijke Jessica Dedroog E-mail: [email protected] Mobiel: +32 476 508 220 www.utilised.be


67

PERSMEDEDELING Persbericht – 17 april 2013

Utilised, vintage markt 2013, in samenwerking met Een Hart voor Limburg Utilised is opgericht door drie studenten communicatiemanagement van XIOS Hogeschool Limburg. Hiermee willen de drie dames inspelen op de hedendaagse trend en Facebook-rage: tweedehands kledij, schoenen en accessoires kopen én verkopen.

Utilised?! Een vintage markt met gratis inkom! Op zaterdag 4 mei 2013 willen drie studenten tal van fashionista’s samenbrengen op het Kolonel Dusartplein te Hasselt. Utilised opent zijn deuren om 11u00 en het einde is voorzien om 19u00. Je kan hier terecht met al je tweedehands kleding, schoenen, tassen en juwelen maar ook zelfgemaakte accessoires kan je hier aanbieden. Geïnteresseerden voor een standplaats moeten zich op voorhand inschrijven via de website www.utilised.be.

Een vintage markt met dat vleugje extra! In de loungebar kan je gezellig vertoeven met een drankje, home-made hamburgers of lekkere cupcakes. Opkomende DJ-talenten zoals Kontrast en Sample zorgen voor een streepje muziek en een uiterst gezellige sfeer. Wil je zelf juwelen leren maken of je T-shirt pimpen? Neem deel aan de workshops van onze eigen Limburgse creatievelingen Titi+The German Kid, Teeville en Kraal en Co!

Veiling met BV’s Utilised heeft tal van Bekende Vlamingen uitgenodigd. Er zal een veiling van kledingstukken plaatsvinden van o.a. Jelle Vossen, Hanne Troonbeeckx, Virginie Claes, Hilde Claes, Buscemi enzovoort. De opbrengst van deze veiling gaat naar een goed doel: Een Hart voor Limburg.

Over Twenty9 Twenty9 – create an experience! Twenty9-events, evenementenbureau, werd opgericht op 29 september 2012. Wat wij doen is meer dan alleen events organiseren. Twenty9 wilt een unieke belevenis creëren die men niet snel vergeet.

Wil je meer weten over dit evenement? Communicatie- en persverantwoordelijke


68

UTILISED IN DE PERS

/UTILISED in UiT in Hasselt – Editie Mei 2013

/UTILISED in ELLE Magazine (online) – 18 April 2013 tot 4 Mei 2013


69

/UTILISED in De Streekkrant – 24 april 2013


70

/UTILISED in De Streekkrant – 24 april 2013

/UTILISED in HAC Weekblad – Week 17, 2013


71

/UTILISED in Het Belang van Limburg – 27 april 2013

/UTILISED in Het Belang van Limburg – 30 april 2013


72

/UTILISED op Mobile Vikings online – 25 april 2013

/UTILISED op Wattedoen online – 26 april 2013


73

/UTILISED op Guido Magazine online – 4 mei 2013

/UTILISED op Guido Magazine online – 4 mei 2013

http://www.guido.be/Studentennieuws/ArticleDetail/tabid/169/ArticleId/9529/Default.aspx


74

/UTILISED op Limburg Actueel – 4 mei 2013

http://www.limburg-actueel.be/index.php?job=lve&id=5493#.UYfgga9CTmI

/UTILISED op Belmodo.TV online – 2 mei 2013


75



http://belmodo.tv/mode/cult-update/2013/05/02/utilised/


76


77

/UTILISED op HOW IT FITS online – 2 mei 2013


78

DRAAIBOEK


79

Nr.

Datum

Jessica

Decoratie

Afspraak Een Hart voor Limburg Afspraak UC Belgium

Ok ? 

Tanya



Stad Hasselt

Plein

Aanvraag Molenpoortplein

Vanessa

Provinciehuis

Administratie

Aanvraag subsidies provincie Limb.

Vanessa



Inschrijvingen

Inschrijvingsformulier & regelement

Tanya



11/01/’13

Plein

Aanvraag Kolonel Dusartplein

Vanessa



8

11/01/’13

Plein

Aanvraag materialen stad deel 1

Vanessa

9

18/01/’13

Plein

Kolonel Dusartplein vastleggen

Vanessa

10

22/01/’13

Affichage

Logo's sponsors affiches/flyer

Tanya

Joris Peeters doorsturen



11

1/02/’13

Administratie

Bankrekening openen BNP Paribas

Tanya

Papieren Vlajo



12

1/02/’13

Veiling

Contact bv's

Vanessa

Virginie Claes, Jelle Vossen,



1

9/11/’12

2

Tijd

Locatie

Hoofdgroep

Hasselt

Veiling

15/11/’12

Diepenbeek

3

14/12/’12

4

18/12/’12

6

4/01/’13

7

Hasselt

Activiteit

Verantw.

Aantekeningen

Te klein (dus: Dusart)

Tafels, stoelen, hekken



 

Timothy Durwael, Andrea Croonenberghs, Buscemi, Hilde Claes, Ine Nijs Plein

Aanvraag materialen stad deel 2

Vanessa

Bonnenhok, toilet



Veiling

Bijzitter veiling

Vanessa

AEKO veiling



Sponsoring

Einde zoektocht sponsorgeld

Tanya

1/04/’13

Affichage

Drukwerk inleveren

Tanya

17

2/04/’13

Pers

Persmap opstellen

Jessica



18

5/04/’13

Catering

Plastieke glazen bestellen

Tanya



19

5/04/’13

Catering

Drank bestellen

Vanessa

Jef Olaerts



20

12/04/’13

Decoratie

Materialenlijst doormailen

Tanya

Marc UC belgium



21

12/04/’13

Catering

BBQ4U vastleggen

Tanya

22

12/04/’13

Catering

Bestelling cupcakes doorgeven

Tanya

13

13/02/’13

14

1/03/’13

15

15/03/’13

16

Stad Hasselt


 www.drukland.be



 Birgit



80

23

17/04/’13

24

18/04/’13

25

18/04/’13

26

19/04/’13

27

Action

AVA

19/04/’13

28

19/04/’13

29

20/04/’13

Catering

Aankopen cupcakes infodag

Jessica

Veiling

Ophalen kleding BV's

Vanessa

Decoratie

Aankopen infodag

Tanya Jessica

Sp. Standh.

Afronden speciale standjes

Workshops

Provinciehuis

Marsepein, topping, cupcakemix, versieringen Foto maken voor eBay



Borden, tape, etalagedraad







Paplou

Jessica

Design4u2

Jessica

Inimini Homemade

Tanya

Okidoki

Jessica 

Afronden workshops Titi + The German Kid

Jessica

Kraal&Co

Tanya

Teeville

Vanessa

Administratie

Vrijwilligersformulier doorsturen

Vanessa

ook naar bank versturen



Pers

Persberichten rondsturen

Jessica

Steps, verschillende



streekkranten, HAC, Wanatoe, Sjiek magazine, Jet, Belmodo TV, Uit Magazine Hasselt 30

20/04/’13

31

24/04/’13

32

26/04/’13

33

29/04/’13

34

29/04/’13

35

30/04/’13

Catering

Consumptiebonnen

Jessica

3 rode rollen



Veiling

Foto's veiling BV op eBay zetten

Tanya

tussen 13u30 en 14u30



t Molentje

Catering

Taarten en sandwishes bestellen

Tanya

Hasselt

Veiling

EHVL

AVA

Blokker

Decoratie

Badges en lanyards bestellen

Tanya

Spiegels sp. Standh.

Tanya


 Laatste details etc



www.multigift.be

 

81

36

30/04/’13

37

2/05/’13

38

Action



Jessica

Goodiebags

50 bordjes, stoepkrijt, wc papier, lint, servietten, poetsdoekjes, ballonnen, vorkjes Alle materialen goodiebag verzamelen

Iedereen

Mentos-wafels-lolly's



2/05/’13

Goodiebags

Tassen bedrukken (goodiebags

Tanya

www.multigift.be



39

2/05/’13

Goodiebags

Magazines goodiebag

Tanya

Mail Stan Niesen



40

2/05/’13

Aldi

Catering

Notenmix halen

Tanya



41

2/05/’13

Aldi

Catering

Ham en kaas halen

Tanya



42

2/05/’13

Administratie

Wisselgeld kassa

Tanya



43

2/05/’13

Goodiebags

Goodiebags maken

Tanya

44

2/05/’13 21u00

Techniek

Drijfstroomkabels ophalen

Tanya



45

3/05/’13

Decoratie

Paravents ophalen Festarent

Tanya – Jessica



46

3/05/’13

DJ's

Contact DJ's:

Neerpelt

Catering

3/5 aanvullen met Jessica

Herinnering

Mr Dim

Jessica

Fusitals

Tanya

Kontrast

Jessica

Sample

Tanya

Badges maken

Tanya







47

3/05/’13

48

3/05/’13

Hasselt

Veiling

Spullen EHVL ophalen

Jessica

49

3/05/’13 14u00

Dusart

Plein

Plein indelen + hekwerk

Iedereen



50

3/05/’13 21u30

Neerpelt

Catering

Cupcakes ophalen bij Birgit

Tanya



51

4/05/’13 6u00

t Molentje

Catering

Taarten en sandwishes ophalen

Tanya



52

4/05/’13 7u00

Dusart

Decoratie

Opbouw tenten, podium, lounge

Iedereen


Tussen 13u en 14u

Zie grondplan





82

53

4/05/’13 7u00

Dusart

Decoratie

Klaarzetten tafels, stoelen, spiegels

Iedereen

standhouders + workshops



54

4/05/’13 7u00

Dusart

Catering

Levering drank

Vanessa

Cava in frigo laden



55

4/05/’13

Dranktent

Catering

Sandwiches smeren

Tanya

56

4/05/’13 9u45

Inkom

Standplaatsen toewijzen

Tanya

Zie lijst standhouders



57

4/05/’13 9u30

Eettent

Catering

BBQ4U

Tanya

Elektriciteit



58

4/05/’13 9u30

Koffiestand

Catering

Koffiepaus

Tanya

Elektriciteit



59

4/05/’13 10u45

Inkom

Opening inkom

Jessica

Goodiebags uitdelen



60

4/05/’13 10u45

Dranktent

Catering

Toog + cupcakes

Tanya

Elektriciteit



61

4/05/’13 10u45

Podium

DJ

Mr Dim

Jessica

8 bonnen



62

4/05/’13 10u45

Dusart

Fotograaf

Jessica

8 bonnen



63

4/05/’13 13u00

Podium

DJ

Fusitals

Jessica

8 bonnen



64

4/05/’13 15u00

Podium

Veiling

Afsluiten veiling + dankwoordje

Vanessa

65

4/05/’13 15u30

Podium

DJ

Kontrast

Jessica

8 bonnen



66

4/05/’13 18u30

Podium

DJ

Sample

Jessica

8 bonnen



67

4/05/’13 19u30

Dusart

Afbreken

Iedereen



68

8/05/’13

Administratie

Contacteren eBay kopers veiling

Vanessa



69

15/05/’13

Administratie

Betalingen

Tanya





Titi + The German Kid

180

Drank Jef Olaerts

zie factuur

Cupcakes

100

Kontrast

100

SABAM

Tanya



15/05/’13

Dankmail opstellen

Jessica



16/05/’13

Bedanktmails rondsturen

Iedereen



Geveilde spullen opsturen naar koper

Vanessa

70

15/05/’13

71 72 72



Administratie

Administratie


Indien betaald



83

BUDGETPLANNER


84

Verlies-en-winstrekening voor evenementen Inkomsten

Werkelijk

Subsidies Sponsorgelden Inkomsten bier en frisdrank

340 475 789,92

Inkomsten cupcakes

50

Inkomsten taarten

48

Verkoop 1 doos plastiek glazen Verkoop Spiegel

43,5 15

inkomsten uit catering Inkomsten cupcakes infostand 20/4 Post betaald door ebay kopers

0 51,9 16

Standhouders

770

Inschrijvingen standplaats

466

45 flessen cava

Totaal inkomsten

177,3 3242,62

Verlies-en-winstrekening voor evenementen Kosten

Werkelijk

Locatie en inrichting huur locatie

0

schoonmaakkosten, facilitaire diensten locatie inhuur inrichting / meubilair (tafels, stoelen, garderobe, podium)

20,4

Inrichting infostand 20/4

19,5

Infostand cupcakes servietten action, 250 stks 200 cavaglazen + 2500 bier/fris petglazendirect.be

0 17,08 1,02 139,86 __________ 197,86

Catering catering voor gasten (drankjes, hapjes, diner etc.) Tapcontainer + bier + fris

0 649,92

catering voor medewerkers (crew-catering)

63

Catering taarten

44

Catering cupcakes catering van artiesten en sprekers


100 0

85

Ham/kaas/nootjes Catering cava

68,16 225 __________ 1150,08

Invulling programma Dj

100

Workshops

430

Djpaneel, micro, boxen

0

technische assistentie (Didier en Bram)

0 __________ 530

Drukwerk en promotie 300 gedrukte linnen tassen + lanyards en badges

513,25

Ontwerpen

154,99

promotie (flyers, posters, huur billboards e.d.)

119,06

Tshirten

0

menukaartjes / naamkaartjes / badges

0

Drankbonnen (3 rollen) Drukwerk Boonen

10,14 14,7 __________ 812,14

Diversen Paravents eBay kosten 3 spiegels (30 eur) Panelen AVA infodagstand telefoon en vervoer

48,46 3,3 30 10,7 130

beveiliging van mensen en apparatuur

0

EHBO/arts/ambulance

0

foto- of videoreportage (vriendin Jess)

0

vergunningen en verzekeringen

0

Zwarte plastiek podium post kosten HEMA bordjes + bestek organisatiekosten bij uitbesteden / interne kosten

9,85 16,85 4,9 0 __________ 254,06

Onvoorzien post onvoorzien, in beginfase 10 % van totale begroting

Totaal kosten


294,414 3238,554

86


87

INDIVIDUEEL DEEL


88

VERWORVEN COMPETENTIES DOOR TANYA TIMMERMANS

De student heeft inzicht in zijn of haar eigen rol voor de organisatie, zowel binnen de organisatie als in een bredere maatschappelijke context.  Het 2e jaar communicatiemanagement. Daar was het vak Workshop Evenement. Een eigen evenement organiseren, ik keek er wel al naar uit! In het begin stond ik nog niet echt stil bij wat er allemaal wel niet bij kwam kijken! Maar achteraf bekeken viel het allemaal nog mee en is alles goed verlopen. In het begin van dit schooljaar was ik financieel verantwoordelijke. Toen verliet Sophie ons groepje en hebben we alles een beetje herverdeeld. Ik nam de rol van hoofdverantwoordelijke op mij. Ik bleef wel nog verantwoordelijk voor het financiële. Het ging niet altijd als een fluitje van een cent. De begroting was in het begin een ramp! Maar stilaan kwam er wel wat vorm in. Ik zocht overal de prijzen op en zodra ik allerlei prijsoffertes had heb ik er wat van kunnen maken. Zodra we wisten dat er genoeg geld was, besloten we ook nog om leuke goodiebags te laten bedrukken met het logo van UTILISED op. Als hoofdverantwoordelijke moest ik elke week de vergadering organiseren, het weekverslag opmaken en bekijken welke taken we konden doen. Dat ging wel redelijk vlot allemaal. Soms met hier en daar wat vertraging, maar we liepen altijd wat voor op schema. Ik heb veel hier uit geleerd, zowel binnen de organisatie als in een bredere maatschappelijke context. Om sponsors en leuke gadgets voor in de goodiebag bijeen te krijgen heb ik vele e-mails verzonden. Soms heb ik toch ook de telefoon erbij moeten nemen omdat mailen niet altijd doeltreffend is. Telefoneren was niet echt mijn ding voor UTILISED, maar het ging steeds vlotter en vlotter. De telefoon bij mij nemen en bellen vormt nu geen barrière meer voor mij. En als mailen en telefoneren niet hielp, ging ik zelf naar het bedrijf. Zo hebben we onze hoofdsponsors binnengehaald: UC Belgium en ACL Motors. Ik heb de rol als hoofd- en financieel verantwoordelijke op mij genomen. Ik denk wel dat dit bij mij past. Ik ben soms een pietje precies en werk alles graag tot in detail uit. Wat ik doe moet ik graag doen en dan doe je dat ook graag goed. En UTILISED uitwerken was iets wat ik echt heel graag deed! Ik mis het zelfs eigenlijk. De student heeft de kennis, het inzicht en de vaardigheden om een communicatieprogramma te plannen, te organiseren en uit te voeren.  Elke week bij de vergadering maakten we een planning. Iedereen had elke week enkele taken met een deadline. Het plannen ging altijd even makkelijk, maar het uitvoeren ervan was natuurlijk iets anders. Soms werden de deadlines een beetje uitgesteld maar al bij al bleven we nog goed op schema! Als er problemen waren bij het uitvoeren van een taak werd er altijd naar een oplossing gezocht door heel de groep. We staken de koppen bij elkaar en kwamen altijd wel tot een oplossing. Elke week gaf ieder groepslid informatie over haar voltooide taken. Zo bleef iedereen goed op de hoogte van alles. Ik heb niet veel stress gehad, maar soms kon je de stress van anderen wel voelen. Vaardigheden om communicatieprogramma’s en -middelen te begroten en op te volgen. Hij of zij kan in een budgettaire discussie de toewijzing van budgetten


89

onderbouwen en verantwoorden. Hij of zij is in staat om een actie te evalueren en bij te sturen.  Ik was dus financieel verantwoordelijke. We hebben onze doelstelling van 10% winst te behalen niet behaald. Misschien was dat ook te voorbarig om te zeggen dat we 10% winst zouden maken. Maar we staan niet in het rood, we hadden zelfs nog voldoende winst om goodiebags te laten bedrukken. Alles van wat we aankochten heb ik eerst in groep besproken. Als iedereen toestemming gaf, heb ik pas spullen aangekocht zoals bekers, cavaglazen, goodiebagtassen, enzovoort. De student beschikt over de professionele mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden om zijn of haar boodschap over te brengen, zowel aan interne als externe doelgroepen en dit in het Nederlands, Frans en Engels. Voor de zoektocht naar sponsoring heb ik vele mails verstuurd. Soms zelfs Engelstalige mails! Ik heb ook vaak naar de telefoon gegrepen voor Peter Veekmans of Marc van UC Belgium te contacteren voor een afspraak te maken, materialen te bespreken of naar Els voor een workshop te bespreken enzovoort. Ik heb geleerd dat een korte maar krachtige mail veel meer doet dan een lange eentonige mail waar alles goed staat in uitgelegd! En elke week werd er op de vergadering verschillende boodschappen in het Nederlands overgebracht. Dit ging volgens mij prima, er waren niet veel misverstanden. De student heeft de nodige zelfsturende vaardigheden om zijn/haar taak naar behoren uit te voeren.  Ik blijf rustig in welke situatie dan ook. Als er iets moest gebeuren wat niet zo vlotjes ging bleef ik gewoon rustig en zorgde ervoor mijn taak goed ten einde te brengen. Ik ben dus ook wel een doorzetter. Als ik met iets bezig was moet dat af zijn voor ik met iets anders begin. Ik kan er niet tegen als ik met 10 dingen tegelijk bezig ben, dat is dan een grote warboel en zo kan je niet overzichtelijk en goed werken. Ook ben ik, wat we alle drie eigenlijk wel zijn, best creatief. We bruisten alle drie van de goede ideeën! De student beschikt over de nodige sociale vaardigheden om zijn/haar taak naar behoren uit te voeren. Ik ben vaak wel koppig en als ik een idee heb hou ik me daar vaak aan vast. Dat heb ik met workshop evenementenbureau wel een beetje afgeleerd. Koppig zal ik altijd wel blijven, maar het vasthouden aan een eigen idee heb ik kunnen loslaten. Er zijn vele ideeën en er zijn natuurlijk ideeën die beter zijn. We zijn ook vaak gaan flyeren of affiches gaan ophangen en gaan socializen op de verkiezingen in Diepenbeek bijvoorbeeld. We hebben daar ook verschillende studenten aangesproken of ze interesse hadden in Utilised en dat ze op 4 mei zeker eens moesten binnenspringen.


90

Hoe kan workshop evenementenbureau nog beter worden? Mijn 5 voorstellen om de workshop evenementenbureau te verbeteren: 1. Een gastcollege organiseren met een persoon die in de evenementensector werkt. Degene die uitlegt dat een evenement organiseren niet zomaar iets is, maar iets complex. Ik denk dat sommige personen te licht over dit vak heen gaan en die denken dat het een makkelijk iets is om een evenement van A tot Z te organiseren. Misschien ook gastcolleges in het begin of tijdens het schooljaar plaatsen en niet op het einde van het jaar. 2. Bij feedbackmomenten meer feedback geven en bijsturen waar nodig. Soms was het niet duidelijk of we goed of niet goed bezig waren. Uit negatieve of positieve feedback kunnen we alleen maar bijleren. 3. De uitstapjes waren leuk. In Londen vond ik dat we wel wat veel vrij kregen. Waardoor het eerder op een weekje vakantie leek dan wat anders, wat natuurlijk ook fijn was maar dat kan je dan beter met je vriend of vriendin of vrienden doen. Misschien is het allemaal niet haalbaar als we een bedrijf of culturele activiteit meer moesten volgen. Maar misschien op dag 1 een groepsactiviteit organiseren zou leuk zijn. De andere dagen heb je nog tijd genoeg om bedrijven te bezoeken of om aan een culturele activiteit deel te nemen. Midweek naar Someren en een case uitwerken was echt wel leuk. Je was ook veel bezig met de nodige vrijheid, perfect zo! 4. Wat meer theorielessen zouden niet overbodig zijn. ‘Zo organiseer je een event’ van Uitgeverij Noordhoff was een boekje dat ik in EHB te Brussel had aangekocht voor een vak (richting communicatiemanagement). Zit boordevol informatie en tips. Hier heb ik wel heel wat uit kunnen meepikken als we iets niet goed wisten. 5. Een of enkele bedrijfsbezoeken in België organiseren. Of een bedrijfsbezoek waar enkele studenten heen moeten gaan. Erna een presentatie geven over het bedrijf, informatie over hun communicatie enzovoort. Ik denk dat je hier ook veel uit kan leren.


91

VERWORVEN COMPETENTIES DOOR JESSICA DEDROOG

De student heeft inzicht in zijn of haar eigen rol voor de organisatie, zowel binnen de organisatie als in een bredere maatschappelijke context.  Toen ik hoorde dat we een bepaald evenement volledig zelf moesten organiseren, stond mijn hart even stil. WAT? Ik zelf een evenement organiseren? In samenwerking met 3 andere medestudentes? Daar was ik nog niet helemaal klaar voor. Maar nu ik erop terug kijk was dat no big deal. Ik vertegenwoordigde de rol van communicatie- en persverantwoordelijke, wat uiteraard met momenten niet bepaald makkelijk was. Maar ik heb wel veel bijgeleerd door deze taak te volbrengen, zowel binnen de organisatie als in de bredere maatschappelijke context. Ik heb bijvoorbeeld contact leren opnemen met de pers om ons concept meer ruchtbaarheid te geven, evenals een persuitnodiging en persbericht te schrijven. Dit hadden we reeds bij het vak Nederlands & Copywriting geleerd maar het echt in de praktijk omzetten zodat het artikel ook echt gepubliceerd gaat worden in verscheidene kranten en magazines waar veel mensen het kunnen lezen... Dat is wat anders dan gewoon een artikel af te geven voor punten aan enkel en alleen je leerkracht. Het MOET goed zijn en het was ook goed want we zijn toch ongeveer een tiental keer in de pers verschenen en daar heb ik (met hulp van de groep uiteraard) helemaal alleen voor gezorgd. Nooit gedacht dat dit ons zou lukken. Ik snap nu eindelijk hoe de pers in elkaar zit: je moet ze aanspreken, de boodschap doeltreffend overbrengen, boeiend zijn en hun aandacht trekken en behouden. De rol van persverantwoordelijke sprak mij het meeste aan. Waarom? Ik neem graag contact op met anderen, ik praat graag en zeker over iets dat ik graag doe, ik was daarom ook heel enthousiast over ons concept. En een enthousiast persoon trekt al sneller mensen mee dan een persoon die er geen zin in heeft. Dus deze rol van persverantwoordelijke paste perfect bij mij. De student heeft de kennis, het inzicht en de vaardigheden om een communicatieprogramma te plannen, te organiseren en uit te voeren.  Zoals ik al eerder vermeld heb in het eerste puntje verschrok ik zelf even toen ik hoorde dat we een eigen evenementenbureau en evenement moesten organiseren voor het vak ‘Workshop Evenementenbureau’. Zelf plannen, organiseren en uitvoeren. Ik leek er nog niet klaar voor te zijn maar uiteindelijk stelde het niet veel voor. De planning liep soms wat hectisch binnen in de groep, niet iedereen luisterde naar elkaar, deed zijn eigen ding wat leed tot een akkefietje en een groepslid heeft vervolgens onze groep verlaten. Maar hierdoor zijn we als groep van 3 meisjes veel sterker uit geworden, opeens verliep het plannen veel beter als ervoor. We verdeelden alle taken, iedereen werkte zijn specifieke dingen uit en legde dat dan voor in de groep zodat iedereen haar mening kon geven. Ik heb veel hieruit geleerd: plannen, organiseren en uitvoeren leek leuker te zijn als ik dacht. Er komt wel enorm veel druk en stress bij kijken maar daar moet je als groep doorheen. Ik heb hier vooral uit geleerd dat ik dit echt graag doe! Vaardigheden om communicatieprogramma’s en -middelen te begroten en op te volgen. Hij of zij kan in een budgettaire discussie de toewijzing van budgetten onderbouwen en verantwoorden. Hij of zij is in staat om een actie te evalueren en bij te sturen.  Tanya is onze financieel verantwoordelijke, zij heeft alles geregeld omtrent boekhouding, budget en de financiële begroting omdat zij hier de beste in is. Ik kan niet zo goed rekenen


92

maar ik kan wel alles weerleggen en verantwoorden omdat ik zelf ook een idee heb wat we allemaal nodig hadden en wat de prijzen hiervan waren. Idem voor sponsorformules, ik kan deze budgets perfect uitleggen maar met de geldzaken hield ik me liever niet bezig omdat er dan misschien fouten gingen gebeuren. Iedereen had ook een eigen objectieve mening over de budgets dus dit hebben we eerst in groep besproken alvorens we iets kochten. Qua materialen hebben we ook enkele winkels vergeleken en zo het goedkoopst mogelijke gekocht. Ik ben dus perfect in staat om deze financiële acties te evalueren en bij te sturen als dit nodig is. De student beschikt over de professionele mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden om zijn of haar boodschap over te brengen, zowel aan interne als externe doelgroepen en dit in het Nederlands, Frans en Engels.  Een boodschap overbrengen gaat erom dat de zender de boodschap goed uitlegt zodat de ontvanger de boodschap begrepen en onthouden wordt. Ik heb veel mensen gedurende dit schooljaar moeten overtuigen van de waarde van ons concept. Je moet geloofwaardig en enthousiast overkomen anders trek je de ontvanger van de boodschap niet aan en kan je het vergeten. Ik heb ook geleerd dat je beter kort en krachtig een boodschap overbrengt in plaats van langdradig en saai want dan is de ontvanger niet meer geïnteresseerd. Schriftelijk kan het al sneller fout lopen als mondeling want dan gebruik je misschien te lange zinnen, geen emoties, te moeilijke woorden maar hier hebben we op gelet bij het naar buiten brengen van het concept naar het volk toe. De boodschap was verstaanbaar en duidelijk voor buitenstaanders. Kortom, een boodschap overbrengen via mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden is een hele kunst maar ik denk dat we hier in met glans zijn geslaagd! Ik heb geen enkele persoon moeten aanspreken in het Frans of Engels, enkel in het Nederlands. De student heeft de nodige zelfsturende vaardigheden om zijn/haar taak naar behoren uit te voeren.  Zelfsturende vaardigheden vertellen als iemand en zijn persoonlijkheid passen bij de persoonlijkheid van het evenement. Ik heb mijn eigen inbreng toegevoegd zoals de andere 2 dames in ons groepje. Iedereen was goed in het ding dat zij deed. We pasten ons aan elkaar aan, werkten actief door totdat alle doelstellingen bereikt waren, als groep waren we ook ruimdenkend, innovatief, nadenkend en enthousiast. Als individu kan ik ook zeggen dat ik veel aan mijn eigen vaardigheden heb gehad. Ik ben de creatiefste van ons 3, alsook optimistisch en energiek. We bruisten alle 3 van de ideeën en zo is ons evenement ook met glans geslaagd! De student beschikt over de nodige sociale vaardigheden om zijn/haar taak naar behoren uit te voeren.  Ik beschouw mezelf als een openlijk persoon met de nodige sociale vaardigheden om persoonlijke en formele contacten te kunnen onderhouden. Ik ben niet verlegen om mijn eigen mening naar boven te brengen en ik blijf meestal ook bij mijn standpunt. Bij dit vak werd vooral de nadruk gelegd op ‘groepswerk’. Ik heb geleerd hoe ik met anderen moet samenwerken (want vroeger werkte ik liever alleen op mijn eigen), dat is dus veranderd. Ik heb me leren verplaatsen in de anderen hun mening want tenslotte zijn we als groep eraan begonnen en moeten we ook zo eindigen. Ook naar de buitenwereld toe heb ik mijn sociale vaardigheden goed op de proef gesteld, ik heb veel contact gehad met buitenstaanders zoals standhouders op de markt, sponsors, de pers... Dit was een leerrijke ervaring voor mij want vroeger zou ik dit nooit gedurfd hebben omdat ik moeilijk mijn stress en onzekerheid kon


93

beheersen. Dat is nu nog steeds een beetje het geval maar ik heb er beter leren mee omgaan. Hoe kan workshop evenementenbureau nog beter worden? Mijn 5 voorstellen om de workshop evenementenbureau te verbeteren: 1. Ik vind dat er tijdens de feedbackmomenten meer positieve of negatieve feedback gegeven mag worden want zo werden we niet geduid op onze fouten. We wisten vaak niet wat we goed of niet goed aanpakten. En ook naar de toekomst toe kan het handig zijn om te leren uit je fouten. 2. Als eventuele meerwaarde van het vak, zou het leuk geweest zijn mocht ieder groepje volledig zelf een evenement bedenken en organiseren. Sommige leerlingen hebben iets moeten organiseren wat hen niet volledig aansprak. Ik vind het belangrijk dat iedereen mag doen wat hij graag doet. Zeker als je er een heel schooljaar ‘dag en nacht’ mee bezig bent. 3. Ik vind het ook belangrijk dat niet alleen een groepje worden bekeken in het geheel maar dat de aparte individuen ook worden opgevolgd zodat iedereen ook zijn steentje bij draagt want sommige mensen in de groep doen minder en anderen meer. De groepsleden mogen verschillende cijfers op hun rapport krijgen. Niet enkel in het laatste trimester peer assessment laten invullen door de leerlingen maar ook de eerste 2 trimesters. Je werkt tenslotte heel het jaar met hun samen. 4. Ik zou het ook leuk hebben gevonden moesten er meer theorielessen of gastcolleges zijn geweest gedurende het schooljaar omdat ik dit toch wel interessant vind. Ik zou meer op de hoogte willen zijn over de verschillende mogelijkheden en theorieaspecten omtrent dit vak en het organiseren van het evenement. 5. Ik vond de buitenlandse uitstapjes een geweldig goed initiatief maar ik vind dat er toch meer gezamenlijke culturele activiteiten moeten gepland worden in groep of met de klas. Het is uiteraard leuk als je je eigen gang mag gaan maar er mocht misschien een uitgebreide informatiesessie zijn gegeven over wat er te zien is (Londen) of wat er te doen is of een eventuele quizavond (?). Iedereen dwaalde maar wat rond in aparte groepjes, zo kwam je nooit expliciet in contact met anderen.


94

VERWORVEN COMPETENTIES DOOR VANESSA THEUNISSEN

De student heeft inzicht in zijn of haar eigen rol voor de organisatie, zowel binnen de organisatie als in een bredere maatschappelijke context.  Om ons evenement zo goed mogelijk te doen verlopen, hebben we ieder groepslid een aantal taken opgelegd. Ik was de communicatieverantwoordelijke. Via onze Facebook pagina werd iedereen telkens op de hoogte gehouden. Binnen in de groep liep de communicatie niet onmiddellijk goed. We hadden geen echte planning opgesteld en de deadlines werden ook niet altijd behaald. Groepslid Sophie Daniels had nadien ook de groep verlaten, dus werden haar taken verdeeld onder ons. Nadien hebben we besloten om onze communicatieaanpak te verbeteren. De e-mails die verzonden moesten worden, werden telkens gelezen door de verantwoordelijke van die afdeling. We hebben ook een strikte planning opgesteld met haalbare deadlines. Elke week werd er ook één maal vergadert. Zo werd iedereen op de hoogte gehouden van de stand van zaken. Nadat de communicatie een stuk beter werd, konden we ons volledig concentreren op de afwerking van ons evenement. De student heeft de kennis, het inzicht en de vaardigheden om een communicatieprogramma te plannen, te organiseren en uit te voeren.  UTILISED vintagemarkt is een uniek concept in Limburg. Dit sprak een aantal mensen aan, om met ons een samenwerking aan te gaan. Omdat we geen zakenpartner hadden, waren we in staat om alles zelf te organiseren en te plannen. Wij zijn natuurlijk wel op zoek gegaan naar sponsors en partners. We moesten ons concept zo goed mogelijk voorbereiden voor we op afspraak gingen. Ons sponsordossier moest daarom ook in orde zijn, voordat we dit konden afgeven aan potentiële sponsors en partners. Vaardigheden om communicatieprogramma’s en -middelen te begroten en op te volgen. Hij of zij kan in een budgettaire discussie de toewijzing van budgetten onderbouwen en verantwoorden. Hij of zij is in staat om een actie te evalueren en bij te sturen. De verantwoordelijke voor het budget was Tanya Timmermans. Zij heeft ons steeds op de hoogte gehouden van de stand van zaken. Als er een vergadering werd gehouden, vermeldde zij waar we het budget moesten aanpassen. We moesten soms enkele beslissingen maken, zoals waar we budget gingen schrappen. Hier werd dan ook lang over gediscussieerd, maar we kwamen altijd tot een consensus. Indien iemand een probleem had, moest deze persoon dit gewoon in de groep even vermelden. Dan kon er een oplossing voor gevonden worden. De student beschikt over de professionele mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden om zijn of haar boodschap over te brengen, zowel aan interne als externe doelgroepen en dit in het Nederlands, Frans en Engels. Ik heb vooral gecommuniceerd met stad Hasselt, provincie Limburg en politie HAZODI over subsidies en vergunningen. Dit verliep goed, er was enkel een misverstand met het formulier van de materialen. Dit werd niet op tijd verzonden door stad Hasselt. Na een afspraak te hebben gemaakt met een medewerker van de dienst cultuur werd dit gelukkig opgelost.


95

Ik heb ook vaak moeten communiceren met bekende Vlamingen in verband met de veiling voor het goede doel een Hart voor Limburg. Deze mensen krijgen dagelijks e-mails van fans, goede doelen en dergelijke. Een goede e-mail met de juiste aansporing was dus vereist. Ik heb hierbij hulp gekregen van enkele lectoren om mijn e-mail de juiste aanzet te geven. Na enkele positieve reacties van bekende Vlamingen kon ik verder werken aan de veiling. Om de veiling zo goed mogelijk te laten verlopen had ik ook een bijzitter gevraagd. AEKO veilingen had helaas de dag voor het evenement afgezegd, waarop ik en mijn groepsleden zelf de veiling gingen voorzitten. Een tegenslag die we gelukkig snel hebben opgelost. Om meer aandacht te geven aan ons concept hebben we een Facebook pagina opgericht (UTILISED) en een website (www.utilised.be) . Zo kregen de geïnteresseerden meer informatie over ons evenement en hadden wij de kans om meer bezoekers en deelnemers te lokken. Internet was het perfecte medium om onze boodschap snel en efficiënt over te brengen. We besloten om een wedstrijd te organiseren, zodat elke week één liker een prijzenpakket kon winnen. Ook kreeg elke 50ste liker van onze pagina een gratis glas cava op onze vintagemarkt. Deze communicatiestrategie werkte in ons voordeel want verschillende modebewuste dames en heren kregen interesse in ons project. De student beschikt over de nodige sociale vaardigheden om zijn/haar taak naar behoren uit te voeren. Omdat ik al veel ervaring heb met social media en internet was het zeer gemakkelijk om met deze media reclame te maken voor UTILISED. Ik en mijn groepsleden zijn ook zelf de straat op geweest met folders en affiches. Deze spraken zeer veel mensen aan. We hebben iedereen op een professionele en snelle manier de juiste informatie bezocht die ze vroegen. Ook de communicatie met de deelnemers en partners verliep zeer vlot van onze kant uit. De communicatie met de groepsleden werd ook steeds beter. Ik heb geleerd om te luisteren naar de ideeën en opmerkingen van anderen. Dit kwam ons zeer ten goede, aangezien we later ook te maken gaan hebben met verschillende collega’s.


96

Hoe kan workshop evenementenbureau nog beter worden? Mijn 5 voorstellen om de workshop evenementenbureau te verbeteren: 1. De studenten hun project zelf laten opstarten zonder hulp of inbreng van een zakenpartner. Ik kreeg van enkele studenten de opmerking dat ze niet hun eigen inbreng mochten geven aan een project, dat begeleid werd door een zakenpartner. Ook kregen ze slechts enkele instructies om uit te voeren. Dit was niet echt een leerrijke ervaring voor hun. 2. De groepjes meer creatieve opdrachten laten uitvoeren om zo hun evenement in de kijker te zetten. De groep met de meest creatieve opdracht wint dan een prijs. 3. In Londen hebben we verschillende bedrijfsbezoeken gedaan. Dit was zeer leerrijk en gaf ons een voorstelling van de communicatie in Engeland. In België zijn we slechts 1 dag een bedrijf gaan bezoeken. In de toekomst de studenten meerdere bedrijven laten bezoeken is zeker een must. 4. We moesten elke week op afspraak gaan om de stand van zaken te vermelden. Dit kan beter om de twee weken gebeuren. Na één week hadden we niet echt heel veel veranderingen om mee te delen. 5. De workshop evenementenbureau uitbreiden (vb: iedereen ook kleine evenementen van school mee laten organiseren)


97

XIOS HOGESCHOOL LIMBURG DEPARTEMENT HANDELSWETENSCHAPPEN EN BEDRIJFSKUNDE UTILISED. Jessica Dedroog Vanessa Theunissen Tanya Timmermans

Recommend Documents