Workshop Communicatie en Media
Vraagstelling • • • • •
Ondersteuning bij aandacht voor de media Hulp bij communicatieverbreding en –verbetering in de regio Aandacht voor verbetering van promotiebeleid Instrumenten, tips e.d. Hoe kan het merk KNSB nog beter worden uitgedragen
Initiatief
Waarom mediacontacten? Organisaties investeren in mediacontacten omdat positieve publiciteit beter (geloofwaardiger) is dan reclame. Je kunt er verschillende doelen mee bereiken, zoals: • Het krijgen van een podium voor je boodschap • Sponsoring afdwingen • Het ’claimen’ van issues • Profilering van de vereniging, gewest, KNSB • Correctie van verkeerde beeldvorming •
Versterken van het imago
Investeren
Journalistieke basics Voor ieder contact met de pers – schriftelijk of mondeling – bepaal je vooraf wat je wil overbrengen, met andere woorden: wat de boodschap is. In die boodschap moeten de volgende vragen worden beantwoord: • Wat? • Wie? • Waar? • Wanneer? • Waarom? • Hoe?
De 5 W’s en de H
Welke media wil je bereiken? • • • • • • •
Lokaal (huis-aan-huiskrant) Regionaal Landelijk Schrijvende pers Fotograferende pers Internetmedia RTV
Medium
Welke media-instrumenten kan je inzetten? • • • • • • • • •
Uitnodiging sturen Persbericht (vooraankondiging / achteraf) Persconferentie Persoonlijk contact (bellen / mail) Flyer Poster Nieuwsbrief website Gerichte reacties op weblogs of communities als nujij.nl en digg.com met een link naar de eigen website • Twitter Het gebruik van verschillende middelen naast elkaar levert vaak het beste resultaat op. Een bekende combinatie is een persconferentie, een persbericht en een bericht op de website
Middelen
Wat is nieuws? Er zijn verschillende factoren die ervoor zorgen dat iets daadwerkelijk “nieuws” is: • Actueel - Nabij • Impact - Autoriteit / boegbeelden • Afwijkend - Controverse en conflict • Spanning - Emotie • Neem altijd een uitslag mee, als het een wedstrijdevenement is (met een link naar de totale uitslag, zodat de journalist zelf nog conclusies kan trekken) • Als er wat gebeurd is (iemand naar het ziekenhuis, valpartij etc) Aan hoe meer van bovenstaande factoren je voldoet, hoe groter de kans dat de media geïnteresseerd is.
Verschillende factoren
Welke zaken kunnen problemen opleveren in de contacten met de pers? Slechts 10 à 15 procent van de persberichten die verstuurd worden, komt uiteindelijk in de krant (RTV). Redenen: • Het persbericht is te lang • Het persbericht is in onbegrijpelijk jargon gesteld • Het persbericht is te laat aangeleverd • Het nieuws is oud of onvolledig • Er is geen contactpersoon bij vermeld bij wie de journalist navraag kan doen
Wat haalt de krant?
Tips algemeen 1 • • • • • •
Laat communicatie een vast onderdeel zijn van een projectplan (communicatieplan/-strategie). Zorg voor een goede voorbereiding: bepaal bijvoorbeeld welke doelgroep je wilt bereiken Kijk door de bril van je doelgroep Vat je boodschap in één zin samen Bedenk een prikkelende zin in je boodschap die blijft hangen Zorg dat het laatste agendapunt van een vergadering “communicatie” is, met als vraag: valt er nog wat te communiceren en zo ja: wanneer, door wie, naar wie en hoe etc.
Aanbevelingen
Tips algemeen 2 • • • • • •
Stel iemand aan voor de communicatie, of maak een werkgroep communicatie Naast inhoudelijke argumenten spelen er ook altijd randvoorwaarden mee als tijd, geld en menskracht Hoe kleiner de sport (evenement), hoe slechter het vaak geregeld is Denk niet te min over de lokale “suffertjes” Als je pers uitnodigt, houd daar dan rekening mee: geef ze een kijk- en werkplek Evalueer na elk project/evenement
Aanbevelingen
Tips indien er een interview plaatsvindt 1 (schrijvende pers/radio/TV) • Wees kort en bondig • Geef alleen antwoord op de vraag (wijd niet uit) • Als het kan: houd een voorgesprek en maak afspraken • Vermijd jargon • Beantwoord geen vragen die je niet kunt beantwoorden; bied aan het uit te zoeken • Zeg het als je een vraag niet begrijpt • Zeg het eerlijk als je een vraag niet wilt beantwoorden en leg uit waarom
Interview
Tips indien er een interview plaatsvindt 2 (schrijvende pers/radio/TV) • • • • • •
Gebruik niet: “geen commentaar” Voel je niet verplicht stiltes op te vullen Ga niet in op hypothetische vragen (“stel dat”) Neem geen negatieve woorden over Ga niet in discussie (beheers je emoties) Laat je geen uitspraken in de mond leggen
Interview
Tips indien er een interview plaatsvindt 3 (schrijvende pers/radio/TV) • • • • • •
Als een journalist je in de rede valt, praat dan (beleefd) door of zeg er (vriendelijk) iets van Het interview is pas afgelopen als de journalist weg is Begeleid de journalist naar de uitgang Een foto zegt meer dan duizend woorden Neem de regie Oefenen!
Interview
Opdracht Maak een communicatieplan •
Olympisch kampioen Mark Tuitert komt weer even terug naar Holten (zijn voormalige woonplaats). Hij is aanwezig bij de 1ste Holtense skatetoertocht van IJsclub de Noordpool en zal hier onder andere voorrijden tijdens de Kidstour.
•
De Utrecht City Bokaal sprinttweedaagse. Valt samen met een World Cupwedstrijd Langebaan. Toch zijn er enige toppers aanwezig.
•
Een landelijke marathon om de KNSB Cup
•
Nederlands kampioene Annita van Doorn (shorttrack) gaat voor haar vereniging SVU in Utrecht een jeugdclinic geven.
Aan de slag
