Dick Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel: 0499-392579 e-mail:
[email protected]
WORD:basis,workshops,tips Introductie........................................................................................2 Basishandelingen. 2 Pictogram op Bureaublad zetten: 4 Lettertype kiezen 4 Opmaak achteraf. 5 Opmaakkwast 7 Automatische correctie 7 Plaatjes invoeren 8 Tekstomloop 9 Document opslaan. 9 Workshops.......................................................................................9 Initiaal 9 Eigen briefpapier maken 10 Gebruik van links en rechts uitlijnende tabs 12 Gebruik van tabellen in WORD 13 Tekstkader maken 15 Macro’s 15 Adresetiketten maken 19 Maak een CD-hoesje in Word 21 Een boekje maken in A5 formaat. 24 Watermerk 25 Inhoudstabellen en indexen 26 De functie Overzicht. 29 Index. 29 Dvd-hoesjes maken met WORD. 30 Werken met Opmaakprofielen 32 Adressen op Enveloppen afdrukken 33 TIPS...............................................................................................37 Selecteren woord of regel(s) 37 Kleine letters/HOOFDLETTERS 37 Uitschakelen automatische opmaakfuncties 37 1
Wijzigingen bijhouden Gebruik van de functies Zoeken en Vervangen Vergroten/verkleinen tekst Tekst vergroten/verkleinen met scrollwiel Typefouten verbeteren Snel naar begin/einde van document. Sneltoetsen MSOffice Opslagplaats document
38 38 39 39 39 39 40 40
Introductie. MS WORD is een tekstverwerker die deel uitmaakt van het Microsoft Office pakket. Soms wordt Word als afzonderlijk programma bij uw computer bijgeleverd en soms als deel van de Officesuite Works. Van Word bestaan diverse versies. Verreweg de meeste gebruikers hebben tegenwoordig Word 97 of een nieuwere versie zoals Word 2000, Word XP (ofwel Word 2002) of Word 2003. Hoewel er qua mogelijkheden geen erg grote verschillen zijn is het natuurlijk wel zo dat de nieuwste versie de meeste mogelijkheden biedt. Ook zitten bepaalde functies in de verschillende versies niet altijd onder dezelfde Menuknoppen. Deze Workshops zijn gemaakt met Word XP. Als ik weet dat in Word 2000 een andere oplossing moet worden gekozen zal ik dat aangeven. In de workshops geef ik steeds de handelingen aan zoals die met gebruik van het menu kunnen worden uitgevoerd. Als u wat beter thuis bent in Word kunt u deze handelingen meestal ook uitvoeren door gebruik te maken van pictogrammen op de werkbalken.
Basishandelingen. Na opstarten van Word ziet u het volgende scherm:
2
U kunt direct beginnen met het typen van b.v. een brief. Wat u ziet geeft de instellingen weer die als standaardinstellingen zijn vastgelegd. Deze instellingen gaan we eerst even bekijken voorzover in dit stadium van belang. In de bovenste (blauwe) balk staat de naam van uw document. Word geeft elk nieuw document zelf een naam. Deze naam moet u bij het opslaan van het document veranderen anders overschrijft u telkens het vorige document, maar daarover later meer. In de tweede balk staan de Menu’s die u kunt openen door er o0p te klikken met de linker muisknop. Veel van deze menu-functies komen in deze workshops aan bod. Een hele belangrijke is de menufunctie Beeld-Werkbalken. Kijk daar en klik, als deze niet staan aangevinkt op de opties Standaard en Opmaak. Deze twee werkbalken hebt u minimaal nodig. Op de derde regel staan het standaardlettertype, de standaard lettergrootte en de knoppen voor B (B van Bold betekent Vet), I van Italic (betekent schuin schrift), U (van Underline betekent onderstrepen) Daarnaast staan een aantal knoppen voor uitlijning van de tekst, regelafstand, opsommingstekens en andere functies. Al deze functies kunt u inschakelen voordat u met de betreffende tekst begint te typen en weer uitschakelen door er nogmaals op te klikken als u de functie wilt beëindigen. Overigens kunt u al deze functies ook achteraf nog instellen, maar daarover later meer. Al deze. Functies hebben met de tekstopmaak te maken. 3
Op de vierde regel en eventuele vijfde staan een aantal pictogrammen waarmee u een aantal handelingen kunt uitvoeren. Ook daarover later meer. Als u Word veel gebruikt is het handig als u een pictogram om Word te openen op uw bureaublad hebt staan. Dat gaat als volgt:
Pictogram op Bureaublad zetten: Ga naar Start-Programma’s-Microsoft Word en klik met de rechter muisknop. Ga naar Kopiëren naar-Bureaublad (Snelkoppeling maken). Microsoft Word staat nu op het Bureaublad. U kunt Word nu openen door te dubbelklikken op het pictogram op uw bureaublad.
Lettertype kiezen U kunt, als u met een nieuw document begint de standaardinstellingen gebruiken zoals die staan ingesteld. U kunt echter ook voor dit specifieke document bijvoorbeeld een ander lettertype kiezen. De volgende keer wordt dan weer gewoon het standaardlettertype getoond. U kunt het lettertype, de lettergrootte etc.als volgt aanpassen:
4
Ga in Menu naar OpmaakLettertype Kies Lettertype, Tekenstijl en Punten. Ook kunt u de kleur van de letter verandere.door op het betreffende veld te klikken en de gewenste kleur te kiezen. Als u dit voortaan als Standaard wilt klikt u op Standaard en Ja als u alleen dit document een ander lettertype wilt klikt u op OK Voor u met en brief begint controleert u de paginainstelling in Menu-Bestand-Paginainstelling. Standaard staat die op boven en onderen links en rechts op 2,5 cm papierformaat A4 Vervolgens stelt u Tabs in, b.v. een voor de linkerkant en een om bij een nieuwe alinea in te springen Nu kunt u met typen beginnen.
Opmaak achteraf. U kunt ook achteraf, nadat het document is gemaakt, de opmaak wijzigen. Daarvoor doet u de volgende handelingen. Selecteer het op te maken deel van de tekst door de cursor aan het begin van de op te maken tekst te plaatsen, de Shift toets in te drukken en met Pijltje naar rechts en/of pijltje naar beneden de gewenste tekst te selecteren. U kunt ook selecteren door middel 5
van slepen met ingedrukte linker muistoets; dat vraagt echter iets meer behendigheid met de muis. Nadat de tekst is geselecteerd kunt u er van alles mee doen, b.v. Een ander lettertype kiezen Een andere lettergrootte kiezen - Vette letters kiezen - Schuine letter (Italic) kiezen - Onderstrepen - De tekst verplaatsen door te klikken op Knippen(het pictogram met het schaartje, of met het Menu-Bewerken-Knippen), vervolgens de cursor te plaatsen op de plaats waar de tekst moet komen en op Plakken (het pictogram Plakken, of met MenuBewerken-Plakken)te klikken. - De tekst in een kader zetten door te kiezen in Menu voor Opmaak-Randen en Arcering-Kader-OK. De dikte van de kaderlijn kiest u onder Opties. Ongedaan maken bewerkingen kan met Menu-BewerkenOngedaan maken. Dit kan voor meerdere bewerkingen gedaan worden. Dit is een heel belangrijke functie waarvan u zeker gebruik moet maken als er zich ongewenste effecten voordoen. Soms hebt u in een tekst speciale letters (met accenten, umlaut etc) nodig of speciale tekens die niet op uw toetsenbord staan. Dat kan als volgt:
Speciale tekens of symbolen gebruiken. Zet de cursor op de plaats waar de letter moet komen. Ga in Menu naar Invoegen-Symbool en klik met de linker muisknop Kies het lettertype (bij voorkeur het reeds gebruikte lettertype) Als in het overzicht het door u gewenste symbool niet voorkomt kies dan een andere deelverzameling. Klik op het gewenste symbool en daarna op Invoegen Klik op Sluiten
6
Als de Spellingcontrole aan staat kunt u dikwijls woorden waarin letters met accenttekens of een trema voorkomen gemakkelijk corrigeren door eerst het woord te typen zonder het accentteken en daarna het woord juist te spellen door er op te klikken met de rechter muisknop en het juiste woord te kiezen.
Opmaakkwast Word heeft een handig hulpmiddel om de opmaak van een stuk tekst ook op andere stukken tekst over te brengen, n.l. de opmaakkwast. Als u b.v. een kop van een stuk tekst hebt opgemaakt met lettertype, lettergrootte, Schuin, Vet en onderstreept en u wilt dit herhalen voor andere koppen in uw tekst dan gaat u als volgt te werk. Zet de cursor in de betreffende kop. Klik op de kwastknop en sleep over de tekst die u ook wilt opmaken zoals de eerder opgemaakte kop. Dat is alles. Als u dit wilt herhalen voor meedere koppen in de tekst dan moet u dubbelklikken op de kwastknop. De opmaak wordt dan vastgehouden. U heft dit op met de Esc-toets. Met Ctrl-Z schakelt u de kwast opnieuw in.
Automatische correctie Word kent een aantal mogelijkheden omfouten automatisch te laten corrigeren. Kijk allereerst af deze functie is ingeschakeld. Ga daarvoor naar Menu-Extra-AutoCorrectie opties en schakel zonodig de diverse mogelijkheden in. Met name bij de optie Tekst 7
vervangen tijdens typen kunt u zelf een aantal wensen invoeren. Kijk maar eens bij de reeds aangegeven mogelijkheden.. U kunt hier natuurlijk ook reeds aangegeven mogelijkheden verwijderen. Zo kunt u b.v. een veel gemaakte fout “ten alle tijden” automatisch laten vervangen door het grammaticaal juiste “te allen tijde” . U maakt dan deze fout nooit meer.
Plaatjes invoeren U kunt in uw tekst of als u dat wilt op een blanco document plaatjes opnemen. Dat kunnen foto’s zijn die u ergens op uw computer hebt staan, of plaatjes uit de mediagalerij die in Word is opgenomen. Voor uw eigen foto’s gaat u als volgt te werk: Zet de cursor op de plaats waar de foto moet komen te staan: Klik op Menu-Invoegen-Figuur-Uit Bestand en kies de map waarin de foto staat en klik op de betreffende foto en daarna op Invoegen. De foto wordt dan in uw document geplaatst. U kunt de afmetingen van de foto aanpassen door de foto te selecteren (door er op te klikken) zodat rond uw foto kleine vierkante knopjes zichtbaar worden en door een knopje op een van de hoeken te verslepen (verplaatsen met ingedrukte linkermuisknop). De verhouding tussen hoogte en breedte blijft op die manier intact. Voor plaatjes uit de mediagalerij gaat u als volgt te werk: Klik in Menu op Invoegen-Figuur-Illustratie en kies voor Mediagalerie Klik op Mediagalerie en klik op + voor Office collecties. U kunt dan kiezen uit een aantal categorieën plaatjes. Kies een categorie, klik op het gewenste plaatje en klik op de balk rechts in het plaatje, waarna u klikt op Kopiëren. Sluit het plaatjesvenster of zet het op de taakbalk door rechtsboven te klikken op het vakje met – teken. Klik nu in het Menu op Bewerken-Plakken of klik op het pictogram Plakken in de werkbalk, of kilk met de rechter muisknop en kies Plakken.. Het plaatje staat nu in uw document. Ook hiervan kunt u de afmetingen aanpassen op dezelfde manier als beschreven bij de foto’s. 8
Tekstomloop Als u de tekst van het document rond de foto of het plaatje wilt hebben doet u dat als volgt: Selecteer de foto Klik in het Menu op Opmaak-FiguurIndeling en kies de wijze waarop de foto in het document moet komen, bijvoorbeeld Contour-Rechts. De tekst komt dan links naast het plaatje te staan. U kunt het plaatje verplaatsen door het te selecteren en te verslepen.
Document opslaan. Klik in het Menu op Bestand-Opslaan als Vul een naam in die u later duidelijk maakt wat er in het document staat. Kies de plaats waar u het document wilt opslaan. Dit kan een map zijn op uw harde schijf (b.v. de map “Mijn documenten” of een door u gemaakte sub-map daarvan, of een andere plaats, b.v. een diskette , een memory stick of een tweede harde schijf. Kies in elk geval een plaats die u later kunt terugvinden.
Workshops Initiaal Open een document met tekst. Zet de cursor op de plaats waar u de initiaal wilt plaatsen
9
Kies OPMAAK, INITIAAL. Als deze optie nog niet zichtbaar is in uw menu klik dan op de twee kleine pijltjes in uw menu. Kies de optie IN TEKST Kies het aantal regels voor de grootte van de initiaal Kies de afstand tot de tekst en klik op OK De laatste stappen kunt u ook afzonderlijk doen en iedere keer het effect beoordelen. U kiest dan telkens als u iets wilt aanpassen weer voor OPMAAK, INITIAAL
Eigen briefpapier maken Onderstaand is beschreven hoe u briefpapier kunt maken met een eigen briefhoofd, al of niet met een eigen logo, en onderaan de pagina vermelding van adresgegevens en eventuele andere gegevens. Op de vervolgpagina’s staat alleen het logo vermeld. Begin met het openen van een nieuw blanco document. Eerst wordt de paginainstelling gecontroleerd; Ga naar BestandPagina Instelling en controleer en wijzig zonodig alle instellingen achter elke tab. Daarna wordt de vervolgpagina gemaakt. Hiervoor worden de volgende menuopties gekozen: BeeldKoptekst en voettekst. Hiermee wordt een kader getoond boven en onderaan de pagina en wordt een speciale werkbalk getoond. De cursor staat te knipperen in het vak koptekst. Bij gebruik van een eigen logo kan dit logo worden opgenomen in het vak koptekst door de menuopties Invoegen-Figuur-Uit bestand en vervolgens naar de map te gaan waar het logo is opgeslagen. U dient wel in het vakje waar de bestandssoorten die getoond 10
worden staan vermeld te kiezen voor Alle bestanden, anders ziet u het logo niet dat meestal een ander extensie heeft dan .doc. Selecteer het logo-bestand en kies Invoegen. U zult zien dat het logo in het vak Koptekst verschijnt. U kunt de grootte indien gewenst aanpassen door op het logo te klikken en de hoek van het geselecteerde logo te verslepen. Het is gebruikelijk om op de vervolgpagina het logo in een klein formaat te vermelden. Met Centeren in de opmaakbalk zet u het logo in het midden. Sluit hierna de werkbalk De vervolgpagina is nu klaar. Nu gaan we de eerste pagina maken. Ga in hetzelfde document weer naar Beeld-Koptekst en voettekst. Kies in de zwevende werkbalk de optie Paginainstelling. Klik op het tabblad Indeling en zet een vinkje voor Eerste pagina afwijkend. Klik op OK en u ziet dat de koptekst weer leeg is. Voeg in de lege Koptekst weer het logo in op dezelfde manier als boven vermeld. Pas de afmetingen van het logo aan uw wensen aan. Ga naar het menu Invoegen-Tekstvak Er verschijnt nu weer een vak op uw scherm. Ga echter met de cursor naar het vak Koptekst en druk de linker muisknop in op de plaats waar de linkerbovenhoek van de tekst moet komen; dit is dus rechts naast het logo. Houdt de linkermuisknop ingedrukt en teken een rechthoek waarin uw tekst kan worden geplaatst. Klik in het tekstvak kies het gewenste lettertype, kleur en grootte, en typ uw teksten in. Lijn deze tekst rechts uit. De zwarte rand om het tekstvak kunt u indien gewenst verwijderen via Opmaak-TekstvakLijn-Kleur-geen Lijn of kleur=wit. Klik daarna op OK. Om de voettekst in te vullen klikt u in de zwevende werkbalk op het pictogram Kop en voettekst. U kunt daar, al of niet in tekstvakken tekst invoeren zoals adresgegevens, telefoonnummers of e-mail adresgegevens. Daarna klikt u op de zwevende werkbalk op Sluiten. Het briefpapier is nu klaar voor gebruik. Tot slot slaat u het op als sjabloon waarna u dit telkens weer kunt oproepen. Dit opslaan gaat als volgt. Ga naar Bestand-Opslaan alsDocument sjabloon. Geef het een herkenbare naam zodat u dit voortaan gemakkelijk kunt terugvinden en openen. Klik daarvoor op Bestand-Nieuw en u ziet het sjabloon; zoniet gaat u naar de 11
map Sjablonen onder Mijn Documenten. Als u het daar ook niet kunt vinden gaat u naar Start-Zoeken-Bestanden en Mappen en typt u de naam van het sjabloon.
Gebruik van links en rechts uitlijnende tabs Als de liniaal bovenaan het blad niet zichtbaar is kies dan in het menu: BEELD en klik op LINIAAL.
↑ Helemaal links op de liniaal kunt u kiezen uit een aantal mogelijke tabs door erop te klikken. Kies voor tab └ en klik daarna op de liniaal op 3. U ziet het tabteken bij 3 verschijnen. Dit betekent dat u nu een links uitlijnende tab hebt geplaatst Herhaal deze handelingen voor de rechts uitlijnende tab ┘en zet deze op 10 Dit wordt dus rechts uitgelijnd Het zelfde doet u voor de tab voor centreren ┴ en plaatst deze op 5 de tekst die u nu typt wordt keurig onder elkaar gezet en gecentreerd. Leuk voor een gedicht.
12
Vervolgens kiezen we tab ┴ met de extra punt en plaatsen deze op 7 Hiermee kan je getallen netjes onder elkaar zetten, waarbij de komma steeds op dezelfde positie staat. 100,12 1124,16 12536,1 0,24 ` Als laatste kiezen we voor tab │, de lijntab. Hiermee kunt u vertikale lijnen maken.
Zet deze tab b.v. op 7 en druk enkele keren op de Enter toets. U ziet dan dat er een versticale lijn wordt gemaakt.
Gebruik van tabellen in WORD Voorbeeld: Omschrijving Reiskosten Huur Algemene kosten Overige kosten
2004
2005
521,00 1245,00 146,25 1022,20
643,00 1633,11 144,36 1146,45
Start WORD Klik in Menu-Tabel op Invoegen-Tabel of klik in de werkbalk op Tabel Invoegen Met Menu: Vul het aantal kolommen in Het aantal rijen staat standaard op 2; maak hier 1 van.. 13
Met Werkbalk Selecteer aantal kolommen en rijen door middel van slepen U kunt het aantal rijen later gemakkelijk uitbreiden door in het laatste veld op de TAB-toets te drukken Vul de kolomkoppen in Vul een aantal rijen in U springt van kolom naar kolom met de TAB-toets De opmaak gaat op dezelfde manier als in een document U kunt meerdere cellen tegelijkertijd opmaken door deze eerst te selecteren. (Klik, linker muisknop ingedrukt houden en slepen) Als u de tabel selecteert (klik op het kruis linksboven de tabel) en daarna met de rechtermuisknop kiest voor Randen en arceringgeen dan worden bij het afdrukken van de tabel de randen niet afgedrukt.
Opsommingstekens Opsommingstekens zijn tekens in de tekst voor een aantal regels. Hiermee wordt aangegeven dat deze regels bij elkaar horen en als het ware een opsomming zijn van een aantal bij elkaar behorende argumenten. Een voorbeeld: Als u opsommingstekens in een tekst wilt gebruiken voert u de volgende handelingen uit: • Kies menu Opmaak • Kies opsommingstekens 14
• Klik op het soort opsommingsteken dat u wenst, b.v. de stip • Klik op OK • Typ de regels die u als een opsomming beschouwd • Als u klaar bent klikt u weer op OpmaakOpsommingstekens en vervolgens kiest u Geen en klikt op OK De cursor staat dan weer te knipperen vooraan de regel. Het kader dat u om deze opsomming ziet is geplaatst met de volgende workshop.
Tekstkader maken Als u vervolgens bovenstaande 6 punten selecteert (Klik voor de K van het eerste woord Kies en ga naar de positie achter OK met ingedrukte linker muisknop). De geselecteerde tekst is zwart. Ga vervolgens naar de knop Kader en kies voor het vak met 4 dikke lijnen rondom. De gehele tekst is nu geplaatst in een kader. In het menu Opmaak-Randen en arcering vindt u meerdere mogelijkheden.
Macro’s Wat is een macro? Een macro is een aantal toetsaanslagen die zijn vastgelegd en met een paar simpele handelingen op te roepen zijn. 15
Stel dat u vaak een brief schrijft met de volgende aanhef: uw eigen naam- en adresgegevens, de plaatsnaam, de actuele datum en de aanhef Geachte U kunt dit als volgt in een macro zetten en elke keer met twee toetsaanslagen oproepen: U hebt WORD gestart en de cursor staat aan het begin van het nieuwe blad. Klik op Extra-Macro-Nieuwe macro opnemen Type de naam van de nieuwe macro b.v. Aanhef Klik op Toetsenbord Druk de Alt toets in samen met de A (van Aanhef) Klik op Toewijzen en daarna op Sluiten Type nu uw naam- en adresgegevens, uw woonplaats en Kies Invoegen-Datum en tijd Type Geachte + spatie en kies Extra-Macro-Opname stoppen Sluit het document, u hoeft het niet op te slaan. Open een nieuw document Druk op Alt-A en de macro doet zijn werk. U kunt achter Geachte verder gaan met uw brief. Voorbeeld: D. Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel. 0499-392579 Best, 15 augustus 2005 Geachte De macro kan ook worden geactiveerd met Extra-Macro-Macro’s. Klik op de gewenste macro en klik op Uitvoeren. Met Extra-Macro-Macro’s-Bewerken kunt u de broncode van de macro zelf aanpassen en bijvoorbeeld de macro Aanhef 16
Algemeen maken waarmee u met een Invoerscherm zelf de gewenste Naam- en Adresgegevens kunt invullen. Zie hiervoor onderstaand afdruk van de betreffende macro. Het eerste deel is de automatisch gemaakte macro. Het tweede deel is de gewijzigde inhoud zodat de macro is ontstaan waarbij wordt gevraagd om de NAW gegevens in te typen waardoor de macro algemeen bruikbaar is geworden. Sub Aanhef() ' Aanhef Macro ' Macro opgenomen op 15-8-2005 door D. Grooters Selection.TypeText Text:="D. Grooters" & Chr(11) & "Raadhuisstraat 296" & _ Chr(11) & "5683 GM Best" & Chr(11) & "tel. 0499-392579" Selection.TypeParagraph Selection.TypeParagraph Selection.TypeParagraph Selection.TypeText Text:=vbTab & vbTab & vbTab & vbTab & vbTab & vbTab & _ vbTab & vbTab & vbTab & "Best, " Selection.InsertDateTime DateTimeFormat:="d MMMM yyyy", InsertAsField:= _ False, DateLanguage:=wdDutch, CalendarType:=wdCalendarWestern, _ InsertAsFullWidth:=False Selection.TypeText Text:=Chr(11) & Chr(11) & Chr(11) & "Geachte " End Sub Sub AanhefAlgemeen() ' AanhefAlgemeen Macro ' Macro opgenomen op 15-8-2005 door D. Grooters Selection.TypeText Text:=InputBox("Naam?") & Chr(11) & InputBox("Adres?") & _ Chr(11) & InputBox("Postcode en Woonplaats?") & Chr(11) & InputBox("Telefoonnummer?") & Chr(11) & Chr(11) & vbTab & _ vbTab & vbTab & vbTab & vbTab & vbTab & vbTab & vbTab & vbTab & "Best, " 17
Selection.InsertDateTime DateTimeFormat:="d MMMM yyyy", InsertAsField:= _ False, DateLanguage:=wdDutch, CalendarType:=wdCalendarWestern, _ InsertAsFullWidth:=False Selection.TypeText Text:=Chr(11) Selection.TypeParagraph Selection.TypeParagraph Selection.TypeParagraph Selection.TypeText Text:="Geachte " End Sub U hebt nu een macro gemaakt waarmee u met de toetscombinatie AltA uw briefhoofd in het document kunt opnemen. Het kan echter nog eenvoudiger. We gaan nu een knop in een van de werkbalken zetten waarmee u de macro zijn werk kunt laten doen. Open WORD en kies in het menu Extra-Aanpassen. U ziet bovenstaand venster: Klik op tabblad Opdrachten en kies Macro’s. U ziet dan rechts in het scherm uw pas gemaakte macro met de naam: Normal.NewMacro’s.Aanhef. Klik daarop en sleep met ingedrukte linker muisknop naar een plaats in een van de werkbalken bovenin uw scherm. Als u het kruisje bij de muiswijzer ziet veranderen in een + kunt u de linker muisknop loslaten. De knop is in de werkbalk geplaatst. We gaan nu de knop bewerken. Klik met de rechter muisknop op de naam en klik in het menu op Naam: Normal.NewMacro’s.Aanhef en verander deze naam in Aanhef. Klik vervolgens op Knopvlak Wijzigen en kies een 18
pictogram, of klik op Beginwaarden knopvlak om het pictogram schoon te maken. Klik daarna op Knopvlak Bewerken en maak zelf een pictogram door de diverse vakjes te vullen met diverse kleuren. Klik tenslotte op OK en Sluiten. Als u in een document nu op het gemaakte pictogram klikt doet de macro zijn werk.
Adresetiketten maken Met Word kunnen adresetiketten worden gemaakt, waarbij gebruik kan worden gemaakt van verschillende adressenbestanden. Zo kan in Word zelf een tabel worden gemaakt met adresgegevens waarmee dan vervolgens etiketten kunnen worden gemaakt. Het is echter ook mogelijk om de etiketten te maken op basis van een Excel bestand, een Access bestand of zelfs een Outlook Express adressenbestand. Welke van de mogelijkheden u kiest maakt niet veel uit. Op het punt in de workshop waar u het adressenbestand moet kiezen kunt u zelf een keuze maken uit de mogelijkheden die u hebt. Voor de verdere procedure maakt dat geen verschil. Tip: Als u een adressenbestand heeft, of gaat maken waarin diverse soorten adressen voor komen, b.v. leden van een club, familie en kennissen zakenrelaties enz. voeg dan een extra kolom toe in uw bestand waarin u een kenmerk zet die het soort adres aangeeft. B.v. een F voor familie; een Z voor zakenrelaties e.d. U kunt dan bij het maken van de etiketten een selectie maken van een kenmerk en alleen voor dat kenmerk de etiketten maken. We maken eerst een Word tabel met adressen Dit doen we als volgt: Klik op Menu-Tabel-Invoegen tabel. Laat de instellingen zoals ze worden voorgesteld en klik op OK We zien dan onderstaand resultaat.
19
Vul in de tabel de kolomkoppen in en een aantal NAW gegevens, : (spring met de Tab-toets naar volgende veld. Sla de tabel met de adressen op met een naam die u terug kunt vinden. Dit bestand hebben we later weer nodig. We gaan nu de etiketten maken Eerst volgens Word XP Start Word Kies menu Extra-Brieven en Verzendlijsten Wizard afdruk samenvoegen Etiketten Stap 1 Volgende:Begindocument Documentindeling wijzigen:Opties Kies bij etiketten voor Overig aangepast en kies b.v. 3 x 7 OK Stap 2 Volgende:Adressen selecteren Bladeren Kies hier een adressenbestand, b.v. de door uzelf gemaakte Word tabel of een Excel bestand met adressen of een databasebestand met adressen of een Outlook adresboek. Hier kunt u een selectie maken van een kenmerk, als u dat in het bestand hebt staan. OK Volgende:Labels schikken Klik in eerste label Klik op meer items Voeg de velden in die op het etiket moeten komen Zet de velden op de goede regel en zet een spatie tussen de velden Klik op Alle etiketten bijwerken Volgende:Label voorbeeld Volgende:Samenvoeging voltooien Klik op Afdrukken en sla het document op zodat u het nog eens kunt afdrukken. Nu volgens Word 2000 Start Word Kies Menu-Extra-Afdruksamenvoegen 20
Klik op Maken Klik op Adresetiketten Klik op Archiefvenster Klik op Gegevensophalen Klik op Gegevenskoppelen U krijgt nu een bladervenster te zien waarin u naar het bestand kunt gaan waarin de gewenste adresgegevens staan. Als u dat bestand gevonden en aangeklikt hebt klikt u op Openen Kies nogmaals het juiste bestand indien nodig en klik op OK Kies Hoofddocument instellen Kies soort etiket Overige en 3 x 7 of een ander type als u dat hebt. Klik op OK Samenvoegveld invoegen Kies de velden die op het etiket moeten komen in de goede volgorde en zet deze op de goede regel met de Enter toets. Zet een spatie tussen de velden. Klik op OK Kies Samenvoegen als u niet wilt sorteren of selecteren. Met Query opties kunt u sorteren en selecteren (b.v. op het eerder genoemde kenmerk) Kies Samenvoegen naar nieuw document Kies Samenvoegen U kunt nu het document met etiketten afdrukken en opslaan.
Maak een CD-hoesje in Word Open Word met een nieuw leeg document Ga naar Menu-Beeld-Werkbalken en kijk of de werkbalk Tekenen is aangevinkt. Zo niet dan zorgt u dat dat wel gebeurt. Als u een afbeelding (b.v. een foto) als achtergrond wilt gebruiken moet u er voor zorgen dat u een foto neemt die ongeveer vierkant is. Als u die niet hebt kunt u met Paint (zit in Bureauaccessoires) een bestaande foto uitsnijden zodat deze practisch vierkant is. U slaat deze vierkante foto opnieuw op met een nieuwe naam. Klik nu op de werkbalk Tekenen op de knop Figuur invoegen. In Word 2000 kunt u geen foto invoegen via de werkbalk tekenen maar doet u dat met Menu-Invoegen-Figuur-Uit Bestand) U selecteert uw foto en klikt op Invoegen 21
Het formaat van een CD-hoesje is 12,5 cm breed en 11,7 cm hoog. Om de ingevoegde foto op het juiste formaat te krijgen klikt u met de rechter muisknop op de afbeelding en klikt u op Figuur Opmaken (Word 2000 Afbeelding Opmaken) Klik op het tabblad Grootte en haal de vinkjes weg bij HoogteBreeddteverhouding vergrendelen en In verhouding tot oorspronkelijk formaat. Vul achter hoogte in 11,7 cm en achter Breeddte 12,5 cm . Klik op het tabblad Indeling en kies voor Achter Tekst. Klik op Geavanceerd en in het nieuwe venster op het tabblad Afbeeldingspositie op Geavanceerde Opmaak. Kies Absolute positie en type 0 cm in het veld daar direct achter en in het veld daarachter kiest u voor Alinea. Klik nu op OK en nogmaals op OK. De afbeelding heeft nu de juiste afmetingen. U kunt tekst toevoegen door in de Tekenwerkbalk te klikken op Tekstvak en op uw afbeelding een rechthoek te tekenen door de muis te verslepen.. Dit tekstvak kunt u opmaken door met rechts te klikken op een hoekpunt en de optie Tekstvak opmaken te kiezen. Kies het tabblad Indeling en selecteer de optie Voor tekst. Om de kleur en de stijl van het tekstvak aan te passen klikt u op tabblad Kleuren en lijnen. Kies een achtergrondkleur voor het tekstvak door in menu Kleur (onder Opvulling) te kiezen. U kunt een gekozen kleur enigszins of geheel transparant maken. Ook de dikte en kleur van de kaderlijnen en om het tekstvak kunt u wijzigen. Klik tenslotte op OK. Klik in het tekstvak klikken en lettertype, grootte en kleur van de tekst te kiezen. Het tekstvak zelf kunt u vergroten of verkleinen door een van de handgreepjes rond het tekstvak te verslepen. 22
U kunt op dezelfde manier meerdere tekstvakken maken. Het insteekvel voor de achterkant van het doosje is groter n.l. 13,7 cm breed en 11,7 cm hoog. Elk om te vouwen strookje is 0,7 cm breed. U maakt zoals boven beschreven een nieuw document, zet daar weer een afbeelding in en zet de maten op 11,7 en 13,7 cm. Voer dezelfde handelingen uit zoals hiervoor beschreven tot aan het maken van de tekstvallen. Hier zijn drie tekstvakken nodig. Twee op de om te vouwen randen en een grote in het midden. In de twee tekstvakken op de randen komt vertikaal gepositioneerde tekst te staan. Deze vakken moeten nauwkeurig worden geplaatst. Dat doen we als volgt: Teken een klein tekstvak midden op het document. Klik met rechts op de rand en selecteer de optie Tekstvak opmaken. Klik op het tabblad Grootte, schakel de optie Hoogte-Breedte verhouding vergrendelen uit. Vul de hoogte in op 11,7 cm en de Breedte op 0,7 cm. Klik dan op het tabblad Tekstvak en vul daar voor de waarden achter Links, Boven, Rechts en Onder in: 0 cm, 0,2 cm, 0,2 cm en 0 cm. Klik op het tabblad Indeling en selecteer de optie Voor tekst. Klik op Geavanceerd en vul bij Horizontaal in de velden achter Absolute positie de waarden 0 cm en Kolom in en bij Vertikaal in de velden achter Absolute positie de waarden 12,5 cm en Alinea. 23
Klik op Ok in beide geopende vensters en sleep indien nodig het tekstvak naar de linkerkant van de achterflap. Als u tijdens het slepen de Alt toets ingedrukt houdt kunt u zeer nauwkeurig slepen Herhaal het proces om een tweede verticale tekstvak te maken, maar gebruik dan 13 en 12,5 cm voor de horizontale en verticale Absolute posities. Voor het middelste grote tekstvak maakt u weer een tekstvak en zet de afmetingen op 10 cm hoog en 11 cm breed. Gebruik 1,3 cm en 13,5 cm voor de horizontale en verticale Absolute posities. De tekstvakken kunt u opmaken zoals eerder aangegeven. Vervolgens kunt u tekst in elk van de tekstvakken zetten door dit te selecteren. In de verticale vakken kiest u in het menu Opmaak voor Tekstrichting Verticaal Als alles klaar is drukt u de documenten af en snijdt u deze langs de randen af.
Een boekje maken in A5 formaat. Open een nieuw document in Word Ga naar Menu-Bestand-Paginainstelling Kies de volgende instellingen: Marges: Boven 1,5 cm Onder 1,5 cm Binnenkant 1,5 cm Buitenkant 1,5 cm Afdrukstand Liggend Pagina’s: Meerdere pagina’s: Katern 24
Klik op OK Ga naar Menu-Beeld-Pagina Koptekst/voettekst Ga naar voettekst door te klikken op het icoon bij het pijltje
↑ U gaat dan naar de voettekst. Klik vervolgens op paginanummers Schuif het paginanummer op naar het midden van het blad en klik op Sluiten Sla het document op als sjabloon met de naam BoekjeA5Sjabloon.dot Als u gaat afdrukken geeft u in het menu Afdrukken aan:Handmatig dubbelzijdig. Eerst wordt dan één zijde afgedrukt. Dan sorteert u de bladen om (onderste blad boven) en legt ze opnieuw in de printer en klikt op OK. Deze functie is beschikbaar vanaf WORD 2002/WORD XP
Watermerk Als u een document maakt en u wilt aangeven dat het nog een concept is kunt u dit aangeven door er CONCEPT boven te zetten. Dit kan echter gemakkelijk worden afgeplakt en dan blijkt nergens uit dat het nog een concept was. Een effectievere oplossing is dan om een watermerk in de afdruk op te nemen. Dit gaat als volgt: Open het document. Ga in het Menu naar Opmaak-Achtergron—Afgedrukt watermerk. In het onderstaande venster kunt u dan het volgende kiezen: Figuur als watermerk Vervolgens klikt u op Figuur Selecteren
25
Na keuze van b.v. een logo klikt u op Invoegen en het logo wordt op elke pagina als watermerk getoond. U kunt ook kiezen voor tekst als watermerk. Dan klikt u op de betereffende knop en vult u de gewenste tekst in b.v. CONCEPT. Klik tenslotte op Toepassen en Sluiten.
Inhoudstabellen en indexen Als u een lang document in WORD maakt, bijv. een rapport, een verslag of iets dergelijks, kan het handig zijn om een inhoudstabel te maken, waardoor bepaalde delen gemakkelijker terug te vinden zijn. Als u een dergelijke inhoudsopgave handmatig maakt, moet u, bij wijzigingen er steeds op letten dat u aanvullingen ook in de inhoudsopgave zet en dat u de paginanummers aanpast. Word heeft hiervoor een oplossing om dat automatisch te doen. Dit gebeurt door het toepassen van Opmaakprofielen. Word kent een aantal van deze Opmaakprofielen. U kunt zelf ook een opmaakprofiel maken, of een bestaand opmaakprofiel aanpassen. In deze workshop gebruiken we een van de standaard opmaakprofielen die Word aan boord heeft. U kunt deze Opmaakprofielen zien door in het menu Opmaak te klikken op Opmaak weergeven. Aan de rechterkant van uw scherm verschijnt dan een paneel zoals weergegeven in onderstaande afdruk.
26
In oudere versies van WORD verschijnt een dialoogvenster. U ziet in het paneel drie niveaus koppen staan. Dat is meestal meer dan voldoende. Anders maakt u een nieuw opmaakprofiel of kiest u een opmaakprofiel, klikt op het naar beneden gerichte pijltje en daarna op Wijzigen. U ziet dan nevenstaand scherm. U geeft daarin het opmaakprofiel een naam en kiest het lettertype, grootte, kleur, etc.etc. In het voorbeeldvenster ziet u hoe het er uit komt te zien. Als u 27
tevreden bent klikt u op OK. U kunt ook hier gebruik maken van de menuoptie Bewerken-Ongedaan maken. U kunt nu nieuwe tekst typen of reeds getypte tekst selecteren en een opmaakprofiel kiezen. Telkens als u nieuwe tekst typt of een kop wilt maken kiest u de gewenste opmaak uit de lijst met opmaakprofielen. De index en de inhoudsopgaven worden later opgebouwd op basis van de gekozen opmaakprofielen, dus kop1, kop2, kop3 enz. U kunt kiezen tussen: eerst typen en dan de opmaakprofielen toekennen, of eerst het opmaakprofiel kiezen en dan typen. In het veld, links naast de lettertype aanduiding staat de opmaak vermeld. U kunt die opmaak kiezen door te klikken op het pijltje omlaag van dit veld. Als het document klaar is en u de inhoudsopgaven wilt maken dan gaat u naar het begin van het document. Dit kan op een snelle manier met de toetscombinatie Ctrl+Home in te drukken.. Met Ctrl+End springt u weer naar het eind van het document als dat nodig is. Bij het begin van het document voegt u een nieuwe pagina toe door zo vaak op de Enter toets te drukken dat de eerste regel van het document bovenaan de volgende pagina staat. Daarna plaatst u de cursor bovenaan in de blanco pagina. Klik daarna in het menu Invoegen-Verwijzing op Index en Inhoudsopgave. Klik in het venster op het tabblad Inhoudsopgave bij de sectie Algemeen achter Opmaak op een van de mogelijkheden. Elke optie zorgt voor een ander model inhoudsopgave. In eerdere versies van Word staat de Inhoudsopgave direct in het menu Invoegen.
28
Het idee achter een inhoudsopgave is dat u snel een bepaalde tekst kunt opzoeken. Zorg er dan ook voor dat de optie Paginanummers weergeven is ingeschakeld. Als u die paginanummers rechts uitlijnt komt dat de leesbaarheid ten goede. Deze optie staat standaard ingeschakeld op bovenstaand venster. U kunt de opvultekens laten staan, maar als u dat niet fraai vindt deze verwijderen. Als u op OK klikt wordt de inhoudsopgave automatisch gemaakt. Als u later het document wijzigt klopt de paginaaanduiding in de inhoudsopgaven niet meer.. Dit kunt u eenvoudig herstellen door ergens in de inhoudsopgave te klikken met de rechter muisknop en te kiezen voor Veld bijwerken. Kies voor In zijn geheel bijwerken en klik op OK.
De functie Overzicht. WORD 2003 en WORD XP kennen een alternatief voor Opmaakprofielen en wel de functie Overzicht. Klik daarvoor eerst in het menu Beeld onder Werkbalken op Overzicht, waardoor een nieuwe werkbalk zichtbaar wordt. U kunt nieuwe tekst of reeds getypte tekst van een niveau voorzien door gebruik te maken van het selectiemenu en daarna een Inhoudsopgave maken zoals eerde beschreven. Het voordeel van deze werkwijze is dat u de beschikking hebt over een knop Inhoudsopgave bijwerken, waarmee u snel uw inhoud kunt aanpassen.
Index. Een Index is een lijst van trefwoorden die een verwijzing meekrijgen naar passages in de tekst. Om een of meer sleutelwoorden toe te voegen aan de index , selecteert u het woord in de tekst en drukt u vervolgens op de toetscombinatie Alt+Shift+X, waarna het venster Indexvemelding markeren verschijnt. Doorgaans is klikken op Markeren en Sluiten voldoende. Het is echter ook mogelijk om kruisverwijzingen en opmaakkenmerken toe te passen.. U kunt zo het hele document 29
doorwerken en trefwoorden markeren. Tijdens dit markeerproces worden de opmaakcodes weergegeven. Deze kunt u weer verbergen door op het symbool ¶ in de werkbalk te klikken. Als u alle trefwoorden hebt gemarkeerd maakt u een lege pagina aan het eind van het document en klikt u in het menu Invoegen-bij Verwijzing op Index en Inhoudsopgave. Selecteer het tabblad Index en u kunt de instellingen maken op ongeveer op dezelfde manier als u dat eerder deed voor de Inhoudsopgave. U kunt hier ook het aantal kolommen voor de indexen aangeven.
Dvd-hoesjes maken met WORD. Open een leeg document in WORD Kies in menu Bestand-Paginainstelling voor Liggend Stel de boven- en ondermarge in op 1,3 cm en de linker en rechter marges op 0,6 cm Klik op OK Klik in menu Invoegen-Afbeelding op Nieuwe tekening Hierna verschijnt een tekenvel als onderstaand:
Klik in het tekenvel met de rechter muisknop en selecteer de optie Tekenpapier opmaken. Klik op het tabblad Grootte Schakel het selectievakje Hoogte-Breedtverhouding vergrendelen UIT Vul voor Hoogte in:18,1 cm en voor Breedte 13 cm
30
Klik op OK
Om het paneel van een omlijning te voorzien klikt u op de lijnknop in de werkbalk Tekenen. Als deze werkbalk niet op uw scherm staat gaat u naar BeeldWerkbalken en klikt u de werkbalk Tekenen aan. Kies een lijndikte van 1 pt. Klik in het het omlijnde paneel en druk op Ctrl-C en daarna op Ctrl-V. Hiermee kopieert u het paneel. Dit tweede paneel moet de ruglabel worden en moet dus veel smaller worden. Daartoe klikt u met rechts in het paneel en kiest voor Tekenpapier opmaken. Op het tabblad Grootte. Vul als Breedte in 1,3 cm en klik op OK. Herhaal het kopiëren en plakken voor het derde paneel op basis van het eerste zodat dit gelijk wordt hieraan. Voordat u op Ctrl-V drukt moet u klikken in het tekengebied rechts naast het rugpaneel. U hebt nu het basisontwerp van de dvd-hoes klaar. Het is dus erg handig als u dit basisontwerp als sjabloon opslaat voor later gebruik. Daarvoor klikt u op Bestand-Opslaan als. Geef als naam b.v. dvdHoes en kies bij Opslaan als voor Documentsjabloon. Het sjabloon wordt dan opgeslagen als .dot bestand en toegevoegd aan de Word sjablonen. Klik op Bestand-Sluiten Klik op Bestand-Nieuw en kies daarna in het paneel rechts op Op mijn Computer(1). Selecteer daar het zojuist gemaakte sjabloon dvdHoes.dot en klik op OK Nu kunt u elk van de drie onderdelen van het sjabloon invullen met afbeeldingen, clipart en tekst.. 31
De voorkant is het meest rechtse deel van het sjabloon. Klik hierin en voeg b.v. een afbeelding in. U kunt afbeeldingen vergroten/verkleinen door er op te klikken en een van de hoekpunten te verslepen. In de afbeelding kunt u indien gewenst tekst plaatsen. De achtergrond van het tekstvak kunt u doorzichtig maken door er op te klikken met rechts en in het tabblad Kleuren en lijnen de schuifregelaar achter doorzichtigheid helemaal naar rechts te verplaatsen. Kies tevens voor Geen lijn achter Kleur en klik op OK. In het ruglabel klikt u en maakt u een tekstvak en tikt u de gewenste tekst in. Daarna klikt u op Opmaak-Tekstrichting en kiest de gewenste tekstrichting. Ook kunt u de achtergrondkleur naar behoefte kiezen.
Indien gewenst kunt u ook de achterkant van de hoes verfraaien met afbeeldingen en/of tekst. Nog even afdrukken en bijsnijden en de hoes is klaar.
Werken met Opmaakprofielen Het kiezen van de juiste kop Nadat u op Kop 1 hebt geklikt is bovenstaande kop Werken met Opmaakprofielen getypt. Daarna is op Kop 2 geklikt en de sub-titel Het kiezen van de juiste kop getypt en vervolgens is op Standaard Kleine tekst geklikt en de tekst beginnende met Nadat ingevoerd. Voor het kiezen van een volgende sub-titel klikt u weer op Kop2 32
Een tweede sub-titel En typt Een tweede sub-titel. Ga met Enter naar een nieuwe regel en klik dan weer op Standaard Kleine tekst en typ deze regel. Hierna weer op Enter drukken om naar een nieuwe regel te gaan voor een eventuele volgende sub-titel enz. Een derde sub-titel Dit is dan het derde hoofdstuk. Dit is het derde niveau sub-titels Dit werkt op dezelfde manier als de + en – tekens in de Verkenner. Op een – teken klikken laat de sub titls verdwijnen en op een + teken klikken laat deze weer verschijnen. Als u na het klikken op Documentstructuur in het linker venster niet de structuur ziet verschijnen hebt u mogelijk bij het aangeven van de gewenste kop een foutje gemaakt. Dat kan worden hersteld door te klikken op Opmaak-AutoOpmaak. Als er dan dingen gebeuren die u niet wilt kunt u deze opdracht annuleren.
Adressen op Enveloppen afdrukken WORD 2002 en 2003 Eén enkele envelop voorzien van een adres: Open WORD menuoptie Extra-Brieven en verzendlijstenEnveloppen en etiketten. Klik op de tab Enveloppen. U ziet nu onderstaand venster:
33
Klik op Invoer en kies de methode voor envelopinvoer door op de afbeelding te klikken. Klik op de tab Envelop opties om het envelopformaat en de gewenste lettertypes en lettergrootte voor het adres en de eventueel te printen afzender te kiezen. Klik daarna op de tab Afdrukken, kies het keuzerondje Tekst naar boven als u de enveloppen met de te bedrukken kant naar boven in uw printer legt. Kies voor rechtsom draaien als dat voor uw printer nodig is. (Kwestie van uitproberen). Klik daarna op OK om terug te keren naar bovenstaand venster. Klik in het vak Geadresseerde en typ daar de adresgegevens. Klik daarna in vak Afzender en typ de afzendergegevens als u die linksboven op de envelop afgedrukt wilt hebben. Plaats een envelop in het daarvoor bestemde invoervak van de printer en klik op Afdrukken. Als niet meteen wordt afgedrukt volg dan de aanwijzingen op uw scherm. Adressen op enveloppen printen vanuit een adressenbestand. Open in WORD menuoptie Extra-Brieven en Verzendlijsten-Wizard Afdruk Samenvoegen. Kies in Documenttype selecteren-Enveloppen Klik op Volgende:Begindocument Klik op Opties voor enveloppen U ziet nu onderstaand venster:
34
Kies envelopformaat b.v. 162 x 114 = C6 (A6 formaat) 162 x 229 = C5 (A5 formaat) 110 x 220 = DL (1/3 A4formaat) Kies het gewenste lettertype en grootte. Klik daarna op de tab Afdrukken: Kies het keuzerondje Tekst naar boven als u de enveloppen met de te bedrukken kant naar boven in uw printer legt. Kies voor rechtsom draaien als dat voor uw printer nodig is. (Kwestie van uitproberen). Klik daarna op OK om terug te keren naar het hoofdvenster. Volgende:Adressen selecteren 35
Kies Een bestaande lijst gebruiken als u een adrestabel in WORD heeft of een Excel adressenbestand of een Access adressenbestand. Klik op Bladeren en open het adressenbestand Selecteer de adressen (vinkjes plaatsen resp. verwijderen.) Klik op OK Klik op de envelop en zet de cursor op de plaats waar het adres moet komen door met de Enter en Tab toetsen deze te verplaatsen. Volgende:Een envelop schikken Klik op Meer items en kies de veldnamen die u in het adres wilt hebben. U kunt deze achter elkaar op de envelop plaatsen en ze daarna met Enter op nieuwe regels zetten. Als er spaties tussen de velden moeten komen zet u de cursor tussen de velden en drukt u op de spatiebalk. Volgende:Envelop voorbeeld Volgende:Samenvoeging voltooien. Kies Afdrukken Kies Alles en klik twee maal op OK Plaats de enveloppen in het invoervak van de printer. Als de adressen niet op de goede plaats worden geprint moet u wellicht de enveloppen anders in het invoervak plaatsen of de positie van het adres op de envelop wijzigen. Met WORD 2000 gaat het als volgt: Open in WORD de menuoptie Extra-Afdruk Samenvoegen Klik op 1 Maken en kies Enveloppen Kies Actief venster of Nieuw document, dat maakt niets uit. Kies 2 Gegevensbestand-Gegevens ophalen We kiezen hier voor Gegevensbestand koppelen en kiezen de zelf gemaakte WORD-tabel Adreslijst Hierna gaan we het hooddocument instellen. We kiezen de soort enveloppe en klikken op OK 36
Klik op Samenvoegveld invoegen en kiezen de benodigde velden. Voeg een spatie tussen waar nodig en kies voor een nieuwe regel waar nodig door middel van de Enter toets. Klik op OK Kies 3 Samenvoegen Kies voor Alles of een deel van de beschikbare records. Klik op Samenvoegen U kunt nu de enveloppen afdrukken In plaats van een WORD-tabel met adresgegevens kunt u ook kiezen voor een Excel bestand of een Access database met adresgegevens. De werkwijze blijft daar bij dezelfde.
TIPS Selecteren woord of regel(s) U kunt een woord selecteren door middel van slepen met de cursor ( de muis bewegen met ingedrukte linker muisknop), maar veel eenvoudiger gaat het als u dubbelklikt op een woord. U kunt een hele regel selecteren door te klikken in de kantlijn voor de betreffende regel. Als u in de kantlijn de cursor sleept kunt u meerdere regels selecteren.
Kleine letters/HOOFDLETTERS U kunt kleine letters omzetten naar hoofdletters en omgekeerd door de betreffende tekst te selecteren (zie boven hoe dat kan) en vervolgens op de toetscombinatie Shift-F3 te drukken.
Uitschakelen automatische opmaakfuncties Als u ergens in uw tekst een punt of dubbele punt plaatst, b.v. bij een afkorting, dan vervolgt Word met een hoofdletter. Dat kunt u uitschakelen als u dat wilt: Ga naar Menu-Extra-Autocorrecte opties (In Word 2000: MenuExtra-Autocorrectie) 37
Als Zinnen beginnen met hoofdletter aangevinkt staat klikt u op uitzonderingen. Daar kunt u aangeven in welke situaties er niet met een hoofdletter begonnen moet worden.
Wijzigingen bijhouden Als u met meerdere personen aan een document werkt kan het handig zijn de functie Wijzigingen bijhouden te gebruiken. U kunt dan zien, wie, welke wijzigingen heeft aangebracht of voorgesteld. U schakelt deze optie in met Menu-Extra-Wijzigingen bijhouden. Door in de werkbalk op Weergeven te klikken en daarna op Opties kunt u o.a. aangeven met welke kleur de wijzigingen aan worden gebracht. Als u daarna het document aan iemand anders stuurt en hij/zij het gecorrigeerd terugstuurt worden de wijzigingen gemarkeerd. In sommige versies van Word worden deze wijzigingen met een tekstballon aangegeven, in andere min een andere kleur en met doorstreping van verwijderde woorden. Als u de muis stil houdt boven een wijziging wordt in een tekstballon aangegeven wie de wijziging heeft aangebracht. Als u dan met rechts klikt kunt u de wijzigingen accepteren of negeren.
Gebruik van de functies Zoeken en Vervangen Als u in een bestaand document een woord dat meerdere keren voor komt wilt vervangen door een ander woord kunt u dat snel en eenvoudig als volgt doen
38
Ga naar Menu-Bewerken-Zoeken en klik op de tab Vervangen. U ziet dan bovenstaand venster. Type het te vervangen woord in het veld Zoeken en het nieuwe woord in veld Vervangen door: Klik daarna op Alles vervangen. Als u een woord wilt verwijderen vult u bij Vervangen door: niets in.
Vergroten/verkleinen tekst Als u een stuk tekst wilt vergroten of verkleinen gaat u als volgt te werk: Selecteer de te bewerken tekst. Druk de toetsen Shift en Ctrl tegelijk in, houd deze vast en druk op de toets > of <. Bij elke keer dat u drukt wordt de tekst een beetje groter of kleiner.
Tekst vergroten/verkleinen met scrollwiel Als u een muis met een scrollwieltje gebruikt kunt u, als u de Ctrltoets ingedrukt houdt, de tekst vergroten of verkleinen door het scrollwieltje te draaien.
Typefouten verbeteren Als u spellingcontrole aan heeft staan en u maakt een typefout wordt het foutieve woord rood onderstreept. U kunt dit vervangen door het juiste woord door op de rechtermuisknop te klikken en het goede woord te kiezen. Dit trucje kunt u ook gebruiken om woorden met b.v. een trema of umlaut te typen zonder het trema of umlaut en het dan te vervangen door het juiste woord.
Snel naar begin/einde van document. Als u werkt in een groot document kunt u snel naar het begin, respectievelijk het eind van het document springen door middel van de toetscombinatie Ctrl+Home respectievelijk Ctrl+End. 39
Sneltoetsen MSOffice Enige tijd geleden was er een vraag over sneltoetsen. Een uitgebreide lijst van sneltoetsen in MSOffice kunt u vinden op de volgende website: http://office.microsoft.com/nlnl/assistance/HP051866641043.aspx Als u bovenstaande string hebt ingevuld in het zoekvenster van Internet Explorer en daarna op Zoeken hebt geklikt komt u op de pagina Sneltoetsen van Microsoft. Als u daarna de Tab-toets indrukt wordt een tekst “Alles weergeven” geselecteerd. Druk daarna op Enter en alle sneltoetsen worden weergegeven. Als u daarna op Alt-P drukt (de Alt toets ingedrukt houden en op P drukken) dan worden er 23 pagina’s met sneltoetsen afgedrukt.
Opslagplaats document Als u niet weet waar het document waarmin u bezig bent staat opgeslagen kunt u dit vinden onder Bestand-Eigenschappen Tabblad Algemeen. Bij Lokatie staat het volledige pad naar de plaats waar uw document staat.
40
