Woningstichting Goed Wonen

Woningstichting Goed Wonen

GEDRAGSCODE

Bestuur en Raad van Toezicht


Gedragscode getekend te Lage Zwaluwe d.d. 25 maart 2008


Inhoudsopgave

1

Inleiding

1

2

Reikwijdte gedragscode

1

3

Governance en besturingsfilosofie

1

4

Samenstelling Bestuur en Raad van Toezicht

1

5

Het vervullen van vacatures in het Bestuur en Raad van Toezicht

1

6

Selectie- en remuneratiecommissie

2

7

Besluitvorming in het Bestuur en Raad van Toezicht

2

8

Commissies

3

9

Bestuurstaken

3

10

Taken Raad van Toezicht

3

11

Bevoegdheden Raad van Toezicht

4

12

Professionaliteit en betrokkenheid

4

13

Integrale verantwoordelijkheid

4

14

Tegenstrijdig belang

4

15

Toetsen van de strategie door de Raad van Toezicht

5

16

Bestuurlijke informatievoorziening en communicatie

6

17

Reguliere bijeenkomsten van het Bestuur

6

18

Verslagen van het Bestuur

6

19

Reguliere bijeenkomst van de Raad van Toezicht

6

20

Voorzitter van de Raad van Toezicht

6

21

Relatie met de accountant

7

22

Relatie met de huurdersorganisatie

7

23

Vergoedingen

7

24

Evaluatie van het eigen functioneren

7

25

Ontslag en schorsing van een lid

7

26

Rooster van aftreden

7

BIJLAGE 1

Profielschets voor leden van Raad van Toezicht

9

BIJLAGE 2

Profielschets voor leden van Bestuur

11


1

Inleiding Deze gedragscode fungeert als reglement als bedoeld in artikel 5 lid 4 en artikel 18 lid 4 van de statuten van Woningstichting Goed Wonen. De reden dat voor een gedragscode is gekozen, ligt in het feit dat er binnen Goed Wonen niet zozeer op regels en procedures gestuurd wordt, maar vooral op praktisch werken en op samenwerking. Binnen een dergelijke cultuur is een gedragscode meer op zijn plaats, omdat deze aansluit op een gedragen visie over het functioneren van Bestuur en de Raad van Toezicht. Daar waar in de statuten verwezen wordt naar het "reglement", dient deze gedragscode gelezen te worden.

2

Reikwijdte gedragscode

2.1

Deze gedragscode is vastgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Toezicht in een gezamenlijke vergadering van het Bestuur en de Raad van Toezicht, de datum 25 maart 2008. Dit reglement kan worden gewijzigd bij besluit van het Bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht.

2.2

Deze gedragscode regelt, in aanvulling op de statutaire bepalingen, de werkwijze van en taakverdeling tussen het Bestuur en de Raad van Toezicht.

3

Governance en besturingsfilosofie Het Bestuur en de Raad van Toezicht staan achter de aanbevelingen van de Governance Code Woningcorporaties en handelen in de geest van deze aanbevelingen. Voor zover van de Governance Code Woningcorporaties wordt afgeweken, geschiedt zulks gemotiveerd (“pas toe of leg uit”). Woningstichting Goed Wonen kent een zogenaamde drielagenstructuur, waarbij het Bestuur verantwoordelijk is voor het beleid van de stichting. Door de Raad van Toezicht wordt toezicht uitgeoefende op het Bestuur. De dagelijkse leiding over de stichting heeft het Bestuur opgedragen aan een Directeur.

4

Samenstelling van het Bestuur en Raad van Toezicht * *

Het Bestuur bestaat uit tenminste drie en ten hoogste zeven leden. De Raad van Toezicht bestaat uit tenminste drie en ten hoogste vijf leden.

De leden van het Bestuur worden door het Bestuur benoemd op basis van een door het Bestuur opgestelde en door de Raad van Toezicht goedgekeurde profielschets (zie bijlage 3). In de profielschets komen zaken als competenties, binding aan de regio, persoonskenmerken en netwerken aan de orde. De onverenigbaarheden zijn geregeld in artikel 6 van de statuten. De leden van de Raad van Toezicht worden door de Raad van Toezicht benoemd op basis van een door de Raad opgestelde profielschets (zie bijlage 2). In de profielschets komen zaken als competenties, binding aan de regio, persoonskenmerken en netwerken aan de orde. De onverenigbaarheden zijn geregeld in artikel 19 van de statuten.

5

Het vervullen van vacatures in het Bestuur

5.1

Het Bestuur draagt er zorg voor dat in opengevallen vacatures in het Bestuur zo spoedig mogelijk wordt voorzien.

5.2

Bij een vacature van een lid van de Raad van Toezicht vanuit de huurdersorganisatie, wordt de huurdersorganisatie in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht te doen. De voordracht vanuit de huurdersorganisatie dient binnen drie maanden na de uitnodiging te worden gedaan. De raad van toezicht kan deze termijn - op verzoek van de huurdersorganisatie - met ten hoogste twee maanden verlengen. Blijft een voordracht achterwege, dan is de raad van toezicht bevoegd zelf in deze vacature te voorzien.

5.3

Een voordracht van de huurdersorganisatie voor een kandidaat in de Raad van Toezicht is bindend; een weigering van de Raad van Toezicht tot benoeming van een voorgedragen kandidaat over te gaan, dient door de Raad van Toezicht te worden gemotiveerd. In geval van een weigering wordt de huurdersorganisatie verzocht een nieuwe voordracht te doen. Ook de kandidaten die vanuit de huurdersorganisatie voorgedragen worden, dienen te voldoen aan de profielschets.

5.4

Een Bestuurslid wordt benoemd voor een periode van vier jaar. De herbenoeming vindt plaats door het Bestuur. Het Bestuur neemt een expliciet besluit over het wel of niet herbenoemen van een kandidaat en betrekt hierbij de evaluatie van zijn functioneren. Een Bestuurslid kan in principe maximaal 2 keer herbenoemd worden. In uitzonderingsgevallen kan het bestuur hier gemotiveerd van afwijken.

1


5.5

De Raad van Toezicht draagt er zorg voor dat in opengevallen vacatures in de Raad van Toezicht zo spoedig mogelijk wordt voorzien.

5.6

Een lid van de Raad van Toezicht wordt benoemd voor een periode van vier jaar. De herbenoeming vindt plaats door de Raad van Toezicht. Herbenoeming is onderhevig aan een expliciet besluit van de Raad. Hierbij wordt de evaluatie van het functioneren van het te herbenoemde lid betrokken. Een lid van de Raad van Toezicht wordt maximaal 2 keer herbenoemd.

6

Selectie- en remuneratiecommissie

6.1

Bij een vacature in het Bestuur of de Raad van Toezicht wordt een selectie- en remuneratiecommissie ingesteld bestaande uit minimaal drie personen. Bij een vacature in het bestuur bestaat de commissie uit twee leden van het Bestuur en een lid van de Raad van Toezicht. Bij een vacature in het Bestuur ten aanzien van een huurderszetel, bestaat de selectie- en remuneratiecommissie uit twee leden van de huurdersorganisatie en een lid van het Bestuur.

6.2

Bij een vacature in de Raad van Toezicht bestaat de selectie- en remuneratiecommissie uit twee leden van de Raad van Toezicht en een lid van het Bestuur. Bij een vacature in de Raad van Toezicht ten aanzien van een huurderszetel, bestaat de selectie- en remuneratiecommissie uit twee leden van de huurdersorganisatie en een lid van de Raad van Toezicht.

6.3

Bij een vacature in het Bestuur of de Raad van Toezicht worden de respectievelijke profielschetsen indien nodig geactualiseerd.

6.4

Werving en selectie zal te allen tijde geschieden door middel van de plaatsing van een advertentie in een regionaal of lokaal dag- of weekblad, waarin het profiel van de gezochte kandida(a)t(en) is opgenomen. Indien vanuit de netwerken geschikte kandidaten beschikbaar zijn, kunnen deze verzocht worden mee te solliciteren.

6.5

De selectie- en remuneratiecommissie leest alle sollicitatiebrieven (en gaat hier uiteraard vertrouwelijk mee om). Bij voorkeur worden minimaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek met de commissie. De commissie brengt schriftelijk rapport uit aan het benoemende orgaan of voordragende instantie en laat dit vergezeld gaan van een advies. De voorgedragen kandidaat dient te voldoen aan de vereisten in de profielschets.

7

Besluitvorming in het Bestuur en Raad van Toezicht

Het Bestuur en Raad van Toezicht kunnen geen besluiten nemen in een vergadering wanneer niet meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Blijkt ter vergadering het vereiste aantal leden om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen niet aanwezig te zijn, dan wordt uiterlijk binnen twee weken een nieuwe vergadering gehouden. De alsdan aanwezige leden kunnen ter vergadering bindende besluiten nemen. De oproeping tot de vergadering geschiedt overeenkomstig het bepaalde in artikel 12 van de statuten. De oproeping vermeldt de onderwerpen die op de vergadering aan de orde zullen komen. Bestuur en Raad van Toezicht trachten met betrekking tot besluitvorming in hun vergadering een eensgezind standpunt in te nemen; de beraadslaging is in principe gericht op het bereiken van overeenstemming. Indien er verschillen van mening bestaan, wordt er over zaken mondeling gestemd, aangezien van de leden van het Bestuur en van de Raad van Toezicht wordt verwacht dat zij in staat en bereid zijn hun visie en motieven helder te verwoorden. Over de benoeming van personen wordt schriftelijk bij ongetekende briefjes gestemd. Ter beoordeling van de voorzitter kan, zowel over zaken als over personen, stemming bij handopsteking of bij acclamatie plaatsvinden, tenzij één van de ter vergadering aanwezige stemgerechtigden hoofdelijke stemming verlangt. Ongeldige of blanco stemmen tellen niet mee en worden bij het bepalen van het aantal uitgebrachte geldige stemmen afgetrokken van de totaal uitgebrachte stemmen. Stemmen bij volmacht of last is niet toegestaan. Staken de stemmen over de benoeming van personen, dan wordt het besluit aangehouden tot de volgende vergadering. Staken ook dan de stemmen, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Staken de stemmen over zaken, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

2

Commissies


De in Bestuursvergadering te nemen besluiten kunnen worden voorbereid door commissies waarin leden van het Bestuur en de directeur en/ of andere werknemers van de stichting zitting hebben. Over de instelling en de samenstelling van een commissie beslist het Bestuur. Het instellen van een commissie gaat gepaard met een schriftelijke opdracht omtrent het beoogde resultaat van de commissie.

Bestuurstaken Het Bestuur is belast met het besturen van de stichting. In dit kader heeft het Bestuur de navolgende kerntaken: Beleidsvoorbereiding Het Bestuur is verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding. Ze stelt beleidsnotities op of laat deze opstellen door de directeur en/ of andere werknemers van de stichting. Ze kan de beleidsvoorbereiding ook uitbesteden aan externe partijen. Beleidsvaststelling Vanuit haar bestuurlijke verantwoordelijkheid stelt het Bestuur het beleid vast. Bestuursbesluiten worden altijd genomen op basis van een schriftelijk stuk, dat overeenkomstig het bepaalde in de statuten en de onderhavige gedragscode met het oog op besluitvorming wordt behandeld in een bestuursvergadering. De in artikel 15 van de statuten aangegeven besluiten zijn onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring door de Raad van Toezicht. Beleidsevaluatie en verantwoording Het Bestuur is verantwoordelijk voor het evalueren van haar beleid en het eventuele bijstellen van het beleid op basis van de resultaten van de evaluatie. Hiervoor doorloopt het beleid periodiek een vaste beleidscyclus. Het Bestuur is verantwoordelijk voor de verantwoording over het gevoerde beleid. Zij doet dit in de vorm van een periodieke rapportage aan de Raad van Toezicht en via jaarrekening en jaarverslag. Daarnaast verantwoordt het bestuur het beleid extern in de richting van huurders, gemeente en overige belanghouders. Vertegenwoordiging Het Bestuur vertegenwoordigt de stichting. Het Bestuur is het enige orgaan die deze (externe) rol heeft; de Raad van Toezicht vervult deze (externe) rol niet. Het Bestuur kan aan de directeur en/ of andere werknemers van de stichting een doorlopende volmacht (procuratie) verlenen om de stichting te vertegenwoordigen. Interne risicobeheersing- en controlesystemen Het Bestuur is verantwoordelijk voor een op de stichting en haar bedrijfsvoering toegesneden interne risicobeheersings- en controlesysteem. Geen uitvoerende taken Het bestuur heeft in principe geen beleidsuitvoerende taken. De uitvoerende taken van het Bestuur zijn opgedragen aan de directeur zoals omschreven in de verschillende taakomschrijvingen van het personeel en in de beschrijving Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). De hoofdlijnen van de AO/IC worden vastgesteld, aangevuld en gewijzigd door het Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Toezicht.

Taken van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het Bestuur en de algemene gang van zaken in de stichting en de met haar verbonden onderneming en staat het Bestuur met raad en daad terzijde. In dit kader verricht de Raad van Toezicht de navolgende taken: Toezichthouder: De Raad van Toezicht toetst kritisch op diverse terreinen, waaronder financieel beleid, de wijze van werken en het realiseren van de afgesproken doelstellingen.

3


Strategische sparringpartner: De Raad van Toezicht denkt mee met het Bestuur op het terrein van onder andere beleid, investeringen, bedrijfsvoering en samenwerking met andere organisaties. De Raad van Toezicht geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het Bestuur. De Raad van Toezicht kan in een vroegtijdig stadium betrokken worden bij bepaalde beleidsontwikkelingen. In de agenda wordt het onderscheid tussen dit soort meningsvorming en formele goedkeuring helder gemaakt. *

Goedkeuring van Bestuursbesluiten

De in artikel 15 van de statuten genoemde besluiten van het Bestuur zijn aan de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht onderworpen. Het is aan het Bestuur om op adequate wijze hiermee om te gaan, zodanig dat de Raad van Toezicht zijn rol goed kan invullen. Goedkeuring betekent het toetsen van het voorgestelde beleid aan het strategisch beleidsplan. Het is niet de bedoeling dat stukken gedetailleerd besproken en geamendeerd worden. In principe keurt de Raad van Toezicht beleidsstukken al of niet goed, eventueel vergezeld van een advies. Het ontbreken van de goedkeuring van de Raad van Toezicht op een besluit tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuur niet aan.

Bevoegdheden van de Raad van Toezicht Naast goedkeurende bevoegdheden heeft de Raad van Toezicht een aantal andere bevoegdheden, met name: * * *

Het benoemen van de accountant Het schorsen van leden van het Bestuur Het schorsen van bestuursbesluiten

Professionaliteit en betrokkenheid 7.1

Het bestuur en de Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de Raad van Toezicht en het Bestuur ten opzichte van elkaar en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.

7.2

Van de leden van het Bestuur en de Raad van Toezicht wordt een sterke betrokkenheid bij Goed Wonen verwacht. Dit betekent naast een gedegen voorbereiding van de bijeenkomsten tevens het actief volgen van de ontwikkelingen die in relatie staan met de volkshuisvesting. Om de professionaliteit continu op niveau te blijven houden zullen de Bestuurders en toezichthouders o.a.: * * *

relevante stukken en periodieken lezen bijeenkomsten, die gericht zijn op professionalisering bezoeken themabijeenkomsten initiëren indien hieraan behoefte bestaat.

Integrale verantwoordelijkheid 7.3

Elk lid van het Bestuur en de Raad van Toezicht dient in staat te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid van de stichting te beoordelen. Elk lid van het bestuur en de Raad van Toezicht beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen zijn rol in het kader van de profielschets.

7.4

Het feit dat er diverse vakdisciplines binnen het Bestuur en de Raad van Toezicht aanwezig zijn, wil niet zeggen, dat leden van het Bestuur en de Raad van Toezicht expliciet aangesproken worden op hun specialisme. Ieder lid van het Bestuur en de Raad van Toezicht heeft een integrale verantwoordelijkheid voor het totale pakket. Dit bevordert een gelijkwaardige discussie in het bestuur en de Raad van Toezicht en een sterke betrokkenheid van alle leden van het Bestuur en de Raad van Toezicht bij alle onderwerpen.

Tegenstrijdig belang 7.5

Indien een lid van het Bestuur voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid zou kunnen optreden, meldt het (betreffende lid van het) Bestuur dit terstond aan de voorzitter van de Raad van Toezicht en de overige leden van het Bestuur..

7.6

Indien naar het oordeel van de voorzitter van de Raad van Toezicht sprake is van een incidentele tegenstrijdigheid en de bezwaren daarvan kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt het Bestuur aan die voorziening mee.

4


7.7

Indien naar het oordeel van de voorzitter van de Raad van Toezicht sprake is van een meer dan incidentele onverenigbaarheid van belangen, dan zorgt het Bestuur onverwijld voor opheffing van de tegenstrijdige of onverenigbare belangen.

7.8

Het Bestuur meldt het voornemen van een lid van het Bestuur om een nevenfunctie of nevenwerkzaamheden uit te oefenen aan de voorzitter van de Raad van Toezicht.

7.9

Indien een lid van het Bestuur voorziet dat een nevenfunctie of het uitoefenen van neven-werkzaamheden invloed kan hebben op zijn positie, dan meldt hij dit terstond aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Indien de nevenfunctie of nevenwerkzaamheden naar de mening van de Raad van toezicht schade kunnen veroorzaken aan de stichting of de positie van het Bestuur of het betrokken lid van het Bestuur, dan beëindigt deze laatste de nevenfunctie of nevenwerkzaamheden.

7.10

Indien een lid van de Raad van Toezicht voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid zou kunnen optreden, meldt hij dit terstond aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Indien het de voorzitter van de Raad van Toezicht betreft, meldt hij dit aan de secretaris. Het bepaalde in lid 2 en 3 is van overeenkomstige toepassing.

Toetsen van de strategie door de Raad van Toezicht 7.11

Het Bestuur is verantwoordelijk voor het stellen van:  de volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstellingen van de stichting;  de operationele en financiële doelstellingen van de stichting;  de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen;  de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd. Het Bestuur stelt hiertoe een strategisch beleidsplan op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Raad van Toezicht. Een jaarlijkse begroting maakt deel uit van het beleidsplan. Het goedgekeurde beleidsplan vormt voor de Raad van Toezicht een belangrijk kader voor de toetsing van het functioneren van het Bestuur.

7.12

Het Bestuur is voorts verantwoordelijk voor het betrekken van belanghebbenden bij haar beleidsvorming. Daartoe benoemt het Bestuur na goedkeuring van de Raad van toezicht de belanghebbenden van de stichting en voert met hen overleg. Het Bestuur roept daartoe een vergadering van belanghebbenden bijeen en stelt daarvoor een agenda op.

7.13

Onverminderd het voorgaande gelden voor de Raad van Toezicht de volgende toetspunten, op basis waarvan het functioneren van het Bestuur wordt beoordeeld: Risicoprofiel De Raad van Toezicht vindt het belangrijk om een helder zicht op de risico's binnen de bedrijfsvoering van Goed Wonen te hebben. Zaken die hierbij aan de orde komen zijn o.a.: * * * * *

de kwetsbare werkorganisatie mate van onafhankelijkheid van de Bestuursleden de beheersing van grote projecten concurrentie aanbestedingsbeleid en integriteitrisico’s.

Financiële continuïteit Naast de doelen blijft ook de continuïteit een expliciet aandachtspunt van de Raad van Toezicht: * * * *

jaarrekening en jaarverslagen weerstandsvermogen; (overmaat) rapportage CFV treasurybeleid, treasurystatuut, beleggingsproces gevolgen van de fiscalisering.

Vastgoedontwikkeling Zaken die hierbij van belang zijn, betreffen met name de toekomstige koppeling van vraag en aanbod bij Goed Wonen. Voorbeelden: * * * *

strategisch voorraadbeleid herstructureringsplannen aan- en verkoopbeleid woningtoewijzing.

5

Kwaliteit


Onder de term "kwaliteit" worden zaken verstaan als: * * * *

niveau van het planmatig onderhoud niveau van de dienstverlening (vergelijkbaar met KWH) organisatie van de beschikbare informatie (bijvoorbeeld cartotheek; archivering) inzicht in de mate van klanttevredenheid

Regionale positionering en samenwerkingsrelaties Het is van belang helder te hebben hoe Goed Wonen zich in de regio positioneert en wat haar specifieke meerwaarde is. Vanuit deze positie en de eerder genoemde risico's dient geformuleerd te worden welke samenwerkingsrelaties aan de orde zijn en tot hoever die gaan. Hierbij spelen de effecten van bovenlokale ontwikkelingen (Moerdijk 2, Lage Zwaluwe West, HSL/A16) ook een rol. Leefbaarheid, welzijn en zorg Voor een lokaal gerichte organisatie als Goed Wonen is leefbaarheid, welzijn en zorg een belangrijke toegevoegde waarde. Goed Wonen moet een bijdrage kunnen leveren aan de vitaliteit van de drie kernen Hooge en Lage Zwaluwe en Moerdijk. Specifieke aandachtspunten hierbij zijn het voorzieningenniveau in de kernen en de kansen die de WMO biedt.

Bestuurlijke informatievoorziening en communicatie Onder verantwoordelijkheid van het Bestuur wordt een kwartaalrapportage opgesteld, die inzicht geeft in de strategische, financiële en bedrijfsmatige resultaten van Goed Wonen. De rapportages worden gestructureerd en tijdig aangeboden aan de Raad van Toezicht in relatie met de begroting en met een inhoudelijke toelichting op de afwijkingen. Naast financiële en productiegegevens wordt tevens een stand van zaken gegeven over de uitvoering van het jaarplan. Daarnaast wordt een beleidscyclus opgezet. Daarnaast verstrekt het Bestuur alle mondelinge en schriftelijke informatie, die nodig is om de Raad van Toezicht goed te kunnen laten functioneren. Uitgangspunt hierbij is een open communicatie tussen beide geledingen, die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen en partnership.

Reguliere bijeenkomsten van het Bestuur Het Bestuur kent zes tot acht reguliere bijeenkomsten per jaar of zoveel als men nodig acht. Van de vergadering wordt een verslag gemaakt, aangevuld met een besluitenlijst. De verslagen zijn kort en zakelijk en bevatten de belangrijkste overwegingen tijdens de vergadering.

Verslagen van het Bestuur De verslagen van het Bestuur worden ter kennisname van de leden van de Raad van Toezicht gebracht. Teneinde de Raad van Toezicht in de gelegenheid te stellen tot het nemen van maatregelen die voor de uitoefening van toezicht op het Bestuur nodig zijn, waaronder de schorsing van uitvoering van besluiten van het Bestuur, wordt de besluitenlijst van het Bestuur uiterlijk na tien werkdagen na de Bestuursvergadering aan de Raad van Toezicht verstrekt.

Reguliere bijeenkomsten van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht komt minimaal vier keer per jaar bijeen, waarbij de planning is afgestemd op de periodieke rapportage en de benodigde goedkeuring van beleidsstukken. De vergadering wordt voorgezeten door voorzitter of vice-voorzitter. Van de bijeenkomst wordt een verslag gemaakt, die verspreid worden onder de leden van de Raad van Toezicht en de leden van het Bestuur. De verslagen zijn kort en zakelijk en bevatten met name de besluiten en de belangrijkste overwegingen bij het besluit. De bijeenkomsten worden bijgewoond door het Bestuur. Indien de Raad van Toezicht dit nodig acht, wordt deze bijeenkomst voorbereid in een bijeenkomst waar alleen de leden van de Raad aanwezig zijn. Uitnodiging voor en verslag van de reguliere bijeenkomsten worden verzorgd door de werkorganisatie.

Voorzitter van de Raad van Toezicht 7.14

De voorzitter van de Raad van Toezicht bereidt de agenda van de vergadering van de Raad van Toezicht voor en leidt de vergaderingen van de Raad, ziet toe op het goed functioneren van de Raad, draagt zorg voor een adequate informatievoorzieningen aan de leden van de Raad, zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming en, draagt zorg voor een adequate introductie.

6

7.15

De voorzitter heeft een specifieke rol als trait-d’union tussen Raad van Toezicht en het Bestuur. Het kan nodig zijn periodiek af te stemmen over met name de voorbereiding van strategische keuzes.

7.16

De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.


Relatie met accountant De accountant wordt benoemd door de Raad van Toezicht. Door de specifieke rol van de accountant heeft deze een bijzondere relatie met de Raad van Toezicht. Daarom vindt er één keer per jaar een bijeenkomst met de accountant plaats naar aanleiding van de jaarrekening. Hierbij wordt van de accountant tevens verwacht dat hij de Raad van Toezicht adviseert over het effectief uitoefenen van het toezicht in relatie tot de financiën. De Raad van Toezicht kan de accountant specifieke controleopdrachten meegeven. De Raad van Toezicht beraadt zich - op basis van de conceptrapportage - vooraf op te formuleren vragen en opmerkingen. Alle overige contacten met de accountant worden gelegd door de werkorganisatie.

Relaties huurderorganisatie De huurdersorganisaties hebben een cruciale rol binnen een corporatie; in formele zin (participatie) en als representant van de klanten van Goed Wonen. Het Bestuur is het aanspreekpunt voor de huurdersorganisatie en voert het reguliere overleg. De Raad van Toezicht voert een keer per jaar overleg met de huurdersorganisatie.

Vergoedingen Het Bestuur en de Raad van Toezicht ontvangt een redelijke vergoeding voor zijn werkzaamheden, waarvan de hoogte jaarlijks door de Raad van Toezicht op voorstel van het Bestuur wordt vastgesteld. De Raad van Toezicht neemt daarbij de Adviesregeling honorering toezichthouders bij woningcorporaties in acht.

Evaluatie van het eigen functioneren Toezichthouders en Bestuursleden van Goed Wonen kunnen aangesproken worden op hun functioneren. Wanneer een toezichthouder of Bestuurder in de ogen van de collega’s minder functioneert dan afgesproken wordt hij hierop in eigen kring aangesproken. Eenmaal per jaar evalueren Bestuur en raad (afzonderlijk) het collectieve en individuele functioneren aan de hand van duidelijke criteria, die afgeleid zijn van de profielschets. Men kan zich hierbij laten bijstaan door een extern deskundige. De profielschets en de gedragscode vormen bij deze evaluatie het toetsingskader. Bestuur en Raad van Toezicht evalueren elkaars functioneren en geven elkaar feedback over het functioneren.

Ontslag en schorsing van een lid Als uit de evaluatie blijkt dat een lid van de Raad van Toezicht of Bestuur in de ogen van de overige leden niet goed functioneert, zal hij de consequenties nemen en aftreden. Het Bestuur en de Raad van Toezicht kunnen een eigen lid ontslaan, maar dient dit te motiveren. Hiervoor zijn ingrijpende redenen nodig, zoals “wegens verwaarlozing van zijn taak, wegens andere gewichtige redenen of wegens ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan zijn handhaving als lid van het Bestuur/de Raad van Toezicht redelijkerwijs niet van Goed Wonen kan worden verlangd”. Een besluit tot ontslag wordt niet genomen dan nadat het lid over wiens ontslag wordt besloten vooraf de gelegenheid is geboden om te worden gehoord. De betreffende Bestuurder / toezichthouder zal zich neerleggen bij het besluit. De Raad van Toezicht kan Bestuursleden schorsen of ontslaan. Hiervoor geldt dezelfde procedure als boven omschreven. De Raad van Toezicht stelt het Bestuur onverwijld in kennis van een besluit tot schorsing van een lid van het Bestuur.

Rooster van aftreden Leden van het Bestuur en de Raad van Toezicht treden volgens rooster af, doch uiterlijk vier jaar na hun benoeming. Herbenoeming van leden van het Bestuur en de Raad van Toezicht vindt plaats met inachtneming van het bepaalde in de statuten, waarbij dezelfde regels in acht genomen worden als voor de benoeming gelden. Er zal hierover door het Bestuur en de Raad van Toezicht een expliciet besluit genomen worden, waarbij een hernieuwde toetsing aan profielschets en gedragscode zal plaatsvinden.

7

8

Bijlage 1


Profielschets voor leden van de Raad van Toezicht Algemeen De Raad van Toezicht is als collectief verantwoordelijk voor een goede vervulling van zijn taak. De leden zijn aanspreekbaar op het functioneren en de strategische koers van de organisatie. Zij stellen zich niet op als behartiger van een deelbelang; dit geldt ook voor de vertegenwoordiger uit de kring van de huurders. Minimaal 2 leden van de Raad van Toezicht zijn regionaal gebonden. Functie-eisen De toezichthouder dient aan de volgende functie-eisen te voldoen: *

affiniteit met de missie en strategische doelstellingen van de organisatie en vermogen om deze te bewaken

*

analytisch vermogen, gericht op hoofdlijnen, zelfstandige en kritische oordeelsvorming

*

integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en onafhankelijke opstelling

*

inzicht in de eisen die de noodzaak van bedrijfsmatig werken en bedrijfscontinuïteit stellen aan een organisatie

*

invoelingsvermogen en inzicht in besturing en besluitvormingsprocessen

*

beschikbaarheid (dat wil zeggen, tijd en aandacht om de functie goed te kunnen vervullen)

*

onafhankelijkheid (dat wil zeggen, geen zakelijke of politieke belangenvermenging).

Deskundigheid Naast algemene eisen zijn er ook specifieke eisen te formuleren, waarover één lid van de raad dient te beschikken. Het gaat hierbij niet om dezelfde kwaliteiten als die van het Bestuur, maar om de toegevoegde waarde. De aanwezigheid van de volgende achtergronden is gewenst: *

financieel-economisch

*

bedrijfskundig/marketing/commerciële dienstverlening

*

volkshuisvesting/projectontwikkeling

*

welzijn/zorgverlening.

Netwerk Het is voor de organisatie belangrijk dat toezichthouders een makkelijke entree hebben bij sleutelfiguren of stakeholders als overheid, ontwikkelaars, financiers en organisaties op het terrein van maatschappelijke dienstverleners.

9

10

Bijlage 2


Profielschets voor leden van het Bestuur Algemeen Het Bestuur is collectief verantwoordelijk voor een goede vervulling van zijn taak. De leden zijn aanspreekbaar op het functioneren en de strategische koers van de organisatie. De Bestuursleden stellen zich niet op als behartiger van een deelbelang; dit geldt ook voor de vertegenwoordigers uit de kring van de huurders. De corporatie maakt een ontwikkeling door om uitvoerende zaken zoveel mogelijk aan de werkorganisatie uit te besteden. Vanwege de schaalgrootte van de organisatie, dient een Bestuurslid naast Bestuurlijke affiniteit ook bereid te zijn een beleidsvoorbereidende rol op te pakken. Functie-eisen Elke Bestuurder dient aan de volgende functie-eisen te voldoen: *

Affiniteit met de missie en strategische doelstellingen van Goed Wonen.

*

Affiniteit met de lokale volkshuisvesting en de leefbaarheid in het werkgebied.

*

Besluitvaardigheid; besluiten durven nemen en de consequenties daarvan inschatten.

*

Kansen zien in de markt en deze weten te benutten.

*

Inzicht in bedrijfsmatig werken en bedrijfscontinuïteit.

*

Invoelingsvermogen en inzicht in besturing en besluitvormingsprocessen.

*

Beschikbaarheid (tijd en aandacht om de functie goed te kunnen vervullen).

*

Integriteit (geen zakelijke of politieke belangenvermenging).

*

Alert op nieuwe ontwikkelingen en deze kunnen vertalen naar het beleid van Goed Wonen

*

Klankbordfunctie voor het personeel

Deskundigheid Naast de algemene functie-eisen zijn er ook specifieke eisen te formuleren, waarover één of meer Bestuursleden dienen te beschikken. *

De voorzitter is een bindende persoonlijkheid, die zowel binnen als buiten de corporatie mensen committeert aan de doelen van Goed Wonen. Hij is in staat om slagvaardige besluitvorming te combineren met een grondige afweging van alle belangen.

*

De secretaris bewaakt transparante besluitvorming en voorkomt dat er adhoc besluitvorming tot stand komt. Hij bewaakt bovendien dat besluiten ook uitgevoerd worden.

*

Voor de overige Bestuursleden geldt dat er in ieder geval kennis aanwezig is van · · ·

Projectontwikkeling en bouwtechniek Financiën Volkshuisvesting en leefbaarheid (bij m.n. de Bestuursleden namens de huurders.)

Netwerk Het is voor de organisatie belangrijk dat Bestuurders over een goed lokaal en regionaal netwerk beschikken en een makkelijke entree hebben bij sleutelfiguren of stakeholders als overheid, ontwikkelaars, financiers en organisaties op het terrein van maatschappelijke dienstverlening.

11

Woningstichting Goed Wonen

Recommend Documents