Verslag van de 20e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 17 juli 2014 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz), M. Schoon en A.F. Westerhof - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan en P. Gunneweg
1. Opening en mededelingen Charline en Ursie geven aan dat zij ook aanwezig zullen zijn bij de themabijeenkomst van de auditcommissie op 18 november a.s. De retraite zal dit jaar (6 november) worden gehouden bij “Om de hoek”, Schuytstraat 52. Voor de retraite worden vooralsnog de volgende onderwerpen genoemd: - het nieuwe toezichtkader van de rijksinspectie - de zelfevaluatie RvT - gevolgen bestuursakkoord juli 2014 Verder zal het nieuwe ambitiestatement mogelijk tot (andere) bespreekonderwerpen leiden. Wiely meldt dat aansluitend aan de RvT vergadering van 17 september het afscheid van Wim Smink is gepland. Verder meldt Wiely dat de Landelijke Geschillencommissie (LGC) de kwestie Annie MG Schmidt heeft behandeld. Er is tijdens de zitting door de voorzitter van de commissie een compromis voorgesteld, dat door beide partijen (DHS en de MR AMGS) is geaccepteerd. Dit compromis houdt in dat de school in het schooljaar 2014-2015 kan uitbreiden met 1 groep (een voorstel dat DHS overigens al in maart 2014 aan de MR heeft gedaan), DHS kan verder met de voorbereiding van de nieuwbouw, maar een beslissing over uitbreiding wordt nog aangehouden. Verder is vanuit de LGC mediation aangeboden in het afwegingsproces vervangende nieuwbouw. Op de vraag van Arne of we dit soort discussies ook bij andere scholen kunnen verwachten, antwoordt Wiely dat recente uitbreidingsplannen bij Het Volle Leven en de Galvanischool zonder ophef zijn verlopen. Waarover wel moet worden nagedacht bij dit soort trajecten is wat je aan informatie en kengetallen nodig hebt om een gefundeerd besluit over eventuele uitbreiding van scholen te kunnen nemen. Wiely meldt tot slot dat momenteel met een aantal bovenformatieve onderwijsassistenten gesprekken worden gevoerd over het in wederzijds overleg beëindigen van het werkverband bij DHS. De scholen hebben geen financiële middelen om deze mensen in dienst te houden en pogingen om voor hen een andere functie binnen DHS te vinden zijn helaas niet gelukt. Betrokkenen zal outplacement en zo nodig juridische ondersteuning worden aangeboden.
2. Vaststelling verslag van 3 juni 2014 Naar aanleiding van het verslag worden geen opmerkingen gemaakt en het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 1
3. Ingekomen post GMR Op verzoek van de GMR is een korte enquête gehouden hoe het gesteld is met de medezeggenschap binnen DHS. Het overzicht met de uitkomsten is aan de RvT verstrekt. Alle scholen hebben een MR, maar de mate waarin deze ook functioneert verschilt. Soms is er wel een MR op papier, maar is deze in de praktijk “slapend”. Scholen doen er echter alles aan om de medezeggenschap vorm te geven en ook ouders in de MR te krijgen. Niet alle scholen hebben gereageerd, maar na overleg met de GMR is geconcludeerd dat de uitkomsten, gebaseerd op 48 van de 54 scholen, een voldoende representatief beeld geven. De RvT is van mening dat alles moet worden gedaan om de medezeggenschap op schoolniveau verder vorm te geven. Indien nodig zal scholing moeten worden gefaciliteerd. Het wordt vanuit de RvT in elk geval opgevoerd als agendapunt voor een volgend overleg met de GMR. 4. a. Meerjarenbegroting 2015-2018 Het advies van de auditcommissie is als bijlage bij het verslag gevoegd. Ter aanvulling daarop wordt het volgende opgemerkt. Helaas kon in deze begroting nog niet het nieuwe ambitiestatement worden verwerkt. Dit geldt ook min of meer voor het nieuwe bestuursakkoord en de CAO/PO 2014. Daarover komt pas vanaf september 2014 meer duidelijkheid en dan zal ook deze begroting opnieuw moeten worden doorgerekend. Er worden zorgen geuit over de vermindering van de formatie en wat dit voor gevolgen heeft voor de kwaliteit van het onderwijs. Waar ligt de kritische grens? Wiely erkent en onderschrijft deze zorg en geeft aan dat dit nauwlettend in de gaten gehouden wordt, o.a. door scherp te letten op het ziekteverzuim als gevolg van werkdruk. Wiely heeft daarnaast o.a. ook in de PO-raad aangegeven dat gewaakt moet worden voor verkeerde beeldvorming: er gaan veel middelen naar het onderwijs, dus het zou beter moeten gaan. Wat echter minder of niet belicht wordt zijn de extra c.q. oplopende kosten waar besturen zich al geruime tijd voor geplaatst zien (bijv. geen compensatie loonkosten stijging) en het feit dat aan de nieuwe middelen ook extra doelen worden gekoppeld. Het is zaak dit goed te blijven communiceren, ook naar de politiek. De RvT neemt het advies van de AC over, met de vermelde kanttekeningen / opmerkingen. De begroting gaat nu het GMR-traject in en zal ter overleg aan de gemeenteraad worden aangeboden. b. Uitgangspuntennota P&C 2015-2018 De auditcommissie heeft met instemming kennis genomen van de Uitgangspuntennota, die naar de mening van de commissie de verdeelsystematiek heel transparant maakt en heeft dan ook een positief advies erover aan de RvT uitgebracht. Dit advies wordt door de RvT overgenomen. 5. Voortgang VierTaal Jo schetst nogmaals de procesgang die uiteindelijk per 1-8-2015 zal leiden tot de overdracht van de Cor Emousschool aan VierTaal. De thans voorliggende business-case is bespreken met vertegenwoordigers van de betrokken RvT-leden, voor DHS is dat Charline. Op basis van deze business-case heeft het CvB een voorgenomen besluit tot bestuursoverdracht
2
genomen. Ingevolge onze statuten behoeft een dergelijk besluit de goedkeuring van de RvT. Daarna wordt de gemeente Den Haag per brief geïnformeerd. Charline doet kort verslag van de bespreking van het document in de voorlopige RvT van VierTaal, waaruit blijkt dat thans voldoende zekerheid is ingebouwd dat de Cor Emous per 1-8-2015 voldoende bekostigd zal worden en al het personeel zonder financieel risico mee kan naar VierTaal. Na de zomervakantie gaan Jo en Peter Mouthaan nog op bezoek bij Surplus (1 van de deelnemende besturen) om de financiële situatie te bespreken, zie ook het bijgevoegde advies van de AC van 2 juli 2014. Extra aandachtspunt vormt nog het thans lopende nieuwbouwproces van zowel de SOafdeling als de VSO-afdeling van de Cor Emous (bijv. het “bouwheerschap” en de financiën). Charline geeft aan dat na de zomervakantie 2014 een nieuwe projectgroep aan de slag gaat om verder zaken op het gebied van bestuur, toezicht, e.d. te regelen. Het voorgenomen besluit tot bestuursoverdracht van de Cor Emousschool wordt ondertekend en zal schriftelijk aan de gemeente Den Haag kenbaar worden gemaakt (Actie Wiely / Peter G., z.s.m.). 6. Informatie stichting Peuterspeelzalen DHS en overdracht Duinroosje In aanvulling op eerder verstrekte informatie is nu een 1e opzet van een bedrijfsplan toegezonden en een definitieve versie van het overdrachtsdocument Duinroosje. Arne doe kort verslag van de bespreking van dit onderwerp in de AC, waar overigens het bedrijfsplan nog niet aan de orde is geweest. Het advies is om in volgende gevallen, waarbij gesubsidieerde peuterspeelzalen door de nieuwe stichting worden overgenomen, het proces wat strakker uit te lijnen, inclusief een draaiboek met de beslismomenten. Het thans voorliggende overdrachtsdocument is ook wel zwaar aangezet en het idee is dat dit in de toekomst wel iets eenvoudiger moet kunnen. Afgesproken wordt om een volgende keer wat uitgebreider stil te staan bij het concept bedrijfsplan, liefst in aanwezigheid van een vertegenwoordiger vanuit de cliëntenraad (Actie Wiely / Peter G., najaar 2014). Ook wordt afgesproken vanaf september 2014, waar dat nodig is, een aparte RvT agenda voor de stichting peuterspeelzalen DHS (SPDHS) op te stellen en ook apart verslag te doen (Actie Peter G., vanaf september 2014). Tot slot geeft Arne aan dat beide externe AC-leden hebben aangegeven bereid te zijn zitting te nemen in de AC van SPDHS. Er zal voor hen een benoemingsbrief worden opgesteld (Actie Peter G., aug./sept. 2014). 7. Voortgang Passend Onderwijs Jo licht de toegezonden informatie kort toe: het nieuwe samenwerkingsverband staat in de startblokken. Het school ondersteuningsprofiel van De Startbaan is als voorbeeld met de agenda meegezonden. Opvallende zaken uit de zelfevaluatie zijn inmiddels in gang gezet en waar nodig is extra scholing v.w.b. het opstellen van een ontwikkelingsperspectief (OPP) aangeboden.
3
De tijdens de stadsdeelbijeenkomsten verstrekte informatie is beschikbaar voor scholen om daarmee teams en ouders verder te kunnen informeren. Jo geeft verder aan dat door amendering instemmingsrecht voor ouders v.w.b. het handelingsdeel van het OPP in de wet is opgenomen. Hiervoor zal ook een aparte (landelijke) bezwarencommissie worden ingericht. Bovenstaande betekent een nog verdere juridisering in het onderwijs, en dus weer meer werk voor scholen en besturen, waar geen extra middelen voor beschikbaar komen. De RvT deelt de zorgen hierover. 8. Voorlichting / toelichting nieuw inspectietoezicht DHS doet mee aan een pilot betreffende het nieuwe inspectietoezicht. In dit kader zal na de zomervakantie De Vijver worden bezocht en zal ook de PLG, die zich bezighoudt met kwaliteitsontwikkeling (de Q-groep), worden bezocht. Intern zijn Jo en Theo Kosterink al bevraagd. Op zich is het nieuwe toezichtkader positief ontvangen, bijv. de mogelijkheid dat scholen nu ook als goed of excellent kunnen worden beoordeeld en dat meer indicatoren dan alleen de CITO-scores gaan gelden. Minder gelukkig is de dubbelrol die de inspectie krijgt toebedeeld, namelijk die van beoordelaar en adviseur. Naar verluid is de RI hier zelf ook niet gelukkig mee. De RvT-leden onderschrijven bovenstaande. 9. Goedkeuring voorgenomen CvB-besluit overdracht grond Erasmusschool Het bestuursbesluit wordt door de RvT goedgekeurd en ondertekend. 10. Rondvraag en w.v.t.t.k. Wiely geeft een toelichting op het zeer recent gesloten bestuursakkoord van de PO-raad. Het akkoord is feitelijk een uitwerking van het Nationaal Onderwijs Akkoord uit 2013. Het akkoord bevat heel veel verschillende prioriteiten en afspraken, mede veroorzaakt doordat zowel politiek als schoolbesturen zich erin moeten kunnen vinden. Een aantal zaken zal op nationaal niveau lastig te realiseren zijn omdat e.e.a. niet juridisch afdwingbaar is. Het is een soort intentieverklaring. De met het akkoord gemoeide middelen zijn (zie ook eerder dit verslag bij punt 4) zijn nog niet integraal verwerkt in de DHS begroting, maar een behoorlijk aantal zaken sluit aan bij het huidige en toekomstige (nieuwe ambitiestatement) DHS beleid. De politiek heeft onderwerpen als Toptalenten, Masteropleiding, etc.) ingebracht en in de nieuwe concept CAO staan punten als modernisering werktijden en vermindering werkdruk. T.a.v. de nieuwe CAO is overigens af te wachten hoe deze de achterbanraadpleging doorstaat: met name de geringe salarisverhoging zal het wellicht niet halen in de raadpleging van de bonden en in het algemeen dreigt het beroep van leerkracht verder aan aantrekkelijkheid te verliezen. De sector PO heeft de intentie om de komende periode ook een aantal principiële zaken op te pakken (een soort Schevenings Beraad bestuurlijke vernieuwing in het onderwijs uit de jaren 90 van de vorige eeuw), want de sector loopt tegen bepaalde grenzen aan, zoals bijv. de scheiding tussen peuterspeelzaalwerk en onderwijs. De RvT reageren positief op het akkoord. Het bevat ook geen punten waar je tegen zou kunnen zijn. Wel rijst de vraag of de PO-raad hiermee niet te veel uitvoerende taken naar zich toetrekt en of men dit allemaal wel aan kan. Ook zou de RvT liever hebben dat er enige 4
beperking in de hoeveelheid actiepunten en doelstellingen zou zijn aangebracht. Men ziet spanning tussen wat er beloofd wordt en wat er waargemaakt kan worden. Daarin schuilt een afbreukrisico. Verder is het erg jammer dat het onderwerp van achterblijvende bekostiging niet in het akkoord is opgenomen.
5
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 10-11-7
Wat Aandacht voor communicatie school – ouders en verbetering informatiegehalte website Evaluatie toezichtkader RvT
Door wie Wiely / bovenschoolse directeuren Peter
Toezichtkader verwerken in jaarplanning RvT Schoolbezoeken RvT
Wiely / Peter
Kansen voor DHS door aanspreekbare onderwijsconcepten overdrachtsdocument overname Duinroosje
Peter G.
24-4-5
Diverse documenten a.g.v. oprichting stg. psz, waaronder een beleidsplan en een taakstellende begroting
Wiely
24-4-6
Business case voorgenomen bestuursoverdracht Cor Emous Voorlichting nieuw inspectie toezicht en DHS Werkkostenregeling via AC naar RvT Governance opmerkingen uit sectoranalyse betrekken bij zelfevaluatie Agendering concept ambitiestatement in RvT Aanpassen agendavoering en vergaderplanning a.g.v. SPDHS Brief aan gemeente DH inzake voorgenomen bestuursoverdracht Cor Emous Nadere bespreking concept bedrijfsplan SPDHS (gaat naar aparte actielijst, zie vlg. punt) Waar nodig gescheiden agenda’s en vergaderingen RvT DHS en RVT SPDHS Benoemingsbrieven externe leden AC SPDHS
Jo / Charline
20-12-5 20-12-7 30-5-3 12-12-3
24-4-4
24-4-8 3-6-1 3-6-2
3-6-3 3-6-4 17-7-1
17-7-2
17-7-3
17-7-4
allen
Wanneer Continu aandachtspunt 1 x per jaar; retraite najaar 2014 Is gebeurd, dus afgedaan 2013-2014
Peter G.
Medio 2014 op agenda (nieuw ambitiestatement?) Vóór 3-6-2014; is besproken, dus afgedaan Vóór zomervakantie 2014; is gebeurd, dus afgedaan (zie ook actiepunten 17-7-3 en 4) Op agenda 17-72014, dus afgedaan Op agenda 17-72014, dus afgedaan z.s.m.
allen
Najaar 2014
Wiely / Peter G.
Sept. – okt. 2014
Peter G.
Vanaf sept. 2014
Wiely / Peter G.
Brief is verzonden; nog geen reactie
Peter G.
Najaar 2014
Peter G.
Vanaf sept.2014
Peter G.
Sept. 2014
Wiely
Jo
6
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R4 Retraite 8-11-12 8-11-R4
Retraite 7-11-13 7-11-R2 7-11-R4
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad van advies”
allen
PM
Periodiek melden van aansluiting nieuwe SWV’en
Jo / Peter
Als DHS nieuwe aansluiting is aangegaan
Vensters PO
Peter G.
Rol medezeggenschap bij oprichting nieuwe stichting DHSPsz
Peter G. / Marianne
Najaar 2014, nadat Vensters “gevuld” is z.s.m. na oprichting stichting en installatie cliëntenraad
7
Bijlage, zijnde het advies van de auditcommissie, bij het verslag van de Raad van toezicht DHS van 17 juli 2014, v.w.b. de agendapunten 4a (meerjarenbegroting 20152018) , 4b (uitgangspuntennota) en 5 (voortgang nieuwe stichting SPDHS)
Concept-Meerjarenbegroting DHS 2014-2017 De Auditcommissie neemt met waardering kennis van de voorliggende meerjarenbegroting en bespreekt het door het College van bestuur vastgestelde concept, dat de goedkeuring behoeft van de Raad van toezicht. De Auditcommissie adviseert de Raad van toezicht, gehoord de toelichting van het college van bestuur alsmede de stand van zaken inzake de draagvlakpeiling onder schooldirecties en het overleg met de GMR, met inachtneming van de gemaakte tekstuele opmerkingen en correcties, de voorliggende concept (meerjaren)begroting goed te keuren, rekening houdend met de volgende opmerkingen, vragen en adviezen (die in de bespreekversie van de RvT zijn ingepast): De Auditcommissie neemt kennis van de mededeling van het College van Bestuur dat een aantal onzekerheden nog stevige invloed kunnen hebben op de opstelling van de meerjarenbegroting; dat betreft bijvoorbeeld de uitkomst van de Caoonderhandelingen, en de uitkomst van het sectoraal bestuursakkoord na vaststelling van de CAO PO. De Auditcommissie adviseert het college van bestuur, in september, als er meer duidelijk is over de uitkomsten te bezien hoeveel invloed dat heeft op de meerjarenbegroting en op basis daarvan te besluiten of een actualisatie van de meerjarenbegroting noodzakelijk is. Het is wenselijk daartoe in het document een passage op te nemen. De Auditcommissie geeft aan dat het document lastig lezen is, om verschillende redenen. Ten eerste zijn de uittrede van de Cor Emous in 2015, alsmede de vergelijking tussen 2013 en 2015 onhandig, vanwege de invloed van de uittrede op de cijfers en omdat 2013 een bijzonder (financieel) jaar was. Ten tweede zijn verschillende passages een aantal malen opgenomen. Dat is, zo geeft Wiely Hendricks aan, bedoeld om zo helder mogelijk weer te geven wat er aan de hand is (transparantie), maar voor meer geoefende lezers van begrotingen niet echt noodzakelijk. De Auditcommissie is van mening dat de structuur van toekomstige meerjarenbegrotingen aandacht verdient en dat bekeken kan worden of op onderdelen meer van tabellen dan van tekst gebruik kan worden gemaakt. De opsomming van de extra investeringen zoals opgenomen op p. 5 met daarbij de wens om die te continueren zal aan helderheid winnen als het in een tabel wordt gezet. Op p. 4 is sprake van vaststellingsovereenkomsten. De tekst daarbij is onhelder, de Auditcommissie verzoekt het College van bestuur dit aan te passen. De Auditcommissie neemt kennis van het feit dat een nieuw strategisch plan voor de aankomende vijf jaar – het Ambitiestatement – nog in de maak is en na vaststelling invloed kan hebben op onderdelen van de begroting, met name daar waar investeringen noodzakelijk zijn. Het lijkt er vooralsnog op, zo geeft Wiely Hendricks aan, dat de hoofdthema’s leerlingaantallen, professionalisering en ict zijn. Op p. 13 (doelen) is sprake van een tegengestelde betekenis, waar gesproken wordt over de versteviging van de externe positie van DHS, maar ook van consolidatie van de positie. Het punt krijgt aandacht. 8
De Auditcommissie neemt met instemming kennis van het voorstel van Peter Mouthaan om aan het halfjaarverslag ook een soort van “continuiteitsparagraaf” te voegen, waardoor er al meer vergelijkingsmogelijkheden zijn tussen de begroting 2015 en de (geschatte) uitkomsten 2014. Uitgangspuntennota Planning en Control 2014-2017 De Auditcommissie neemt kennis van de Uitgangspuntennota die naar de mening van de commissie de verdeelsystematiek heel transparant maakt. Het advies aan de Raad van toezicht is dan ook, rekening houdend met de uitkomst van overleg met de GMR en draagvlakpeiling onder schooldirecties, positief. Business Case VierTaal Desgevraagd geeft Wiely Hendricks aan dat de basis voor deze documenten in de kern de vraag is of het verantwoord is de overdracht van de Cor Emous aan de nieuwe stichting te doen. De stukken bieden inzicht in de vraag of de levensvatbaarheid van de nieuwe organisatie is geborgd en wat de gevolgen voor DHS zijn. De Auditcommissie neemt kennis van de stukken en gegeven toelichting en bespreekt een aantal aspecten van deze overdracht. Het advies aan de Raad van Toezicht is, gegeven de instemming van het personeel van de Cor Emous met de overgang, gegeven het feit dat het onderwijsproces onverkort kan doorgaan en gegeven het feit dat er gefundeerd vertrouwen is in de toekomst van VierTaal positief. Tijdens de bespreking passeren voorts de revue: Er is overeenstemming bereikt over de verdeling van middelen over de scholen. Door de fixatie van de bekostiging op de situatie in 2011 ontstond er een nadeel voor de school die sindsdien was gegroeid (de Cor Emous) en een voordeel voor de aan VierTaal deelnemende scholen die in leerlingaantal waren gedaald. In het overleg tussen de partners is overeenstemming bereikt over een herverdeling van de middelen. De bestuurlijke situatie is als volgt: Jo Willenborg zal de DHS-bestuurspositie in het Algemeen Bestuur gaan innemen. Het extern toezicht is belegd bij de gemeenten, die gezamenlijk overleggen over het bij een van hen te leggen mandaat. Een Dagelijks Bestuurder, met beslisrecht, moet nog worden geworven. Er is geen sprake van de noodzaak vanuit DHS tot sanering in de top van de organisatie. Het bestuurskantoor voert nog voor 2014-2015 de administratie. Over de structurele uitvoering zal in 2015 een besluit worden genomen. De Auditcommissie bespreekt nog kort de situatie met betrekking tot de geplande nieuwbouw voor de Cor Emousschool. Voor het po-deel van de school is sprake van nieuwbouw in de Brede Buurtschool Moerwijk, daar is de gemeente bouwheer en zijn mogelijke financiële risico’s voor rekening van de gemeente. De verantwoordelijkheid voor de nieuwbouw voor het vso-deel ligt wel bij DHS. De aanvang daarvan ligt voor de start van de nieuwe organisatie VierTaal.
9
