VASTGESTELD 21 SEPTEMBER 2010 VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE van dinsdag 17 AUGUSTUS 2010 VAN 18.00- 19.30 uur Voorzitter: Mevrouw J. Heijmans Secretaris : Mevrouw W.V.E. Verboom Verslag: Erna Verveer, Getikt! Aanwezig: De heer B.J. Van Beusekom, VVD De heer H. Romijnsen, VSP De heer C.A. Van Verk, PvdA Mevrouw N. De Smoker, D66 De heer B. Staat, ChristenUnie/SGP Mevrouw M.C. Ruisch, GroenLinks De heer M. Groeneweg, BETER VOOR DORDT De heer D. Massie, Rekenkamer De heer Han, Berk Accountants Mevrouw S. Khadjé, secretaris Rekenkamer Mevrouw K. de Graaf, griffie Verhinderd: De heer A.G. Hoogerduijn, ChristenUnie/SGP De heer J.J.W. Van Dongen, D66 De heer S. Seme, CDA De heer R. Van Heeren, VSP
1. OPENING, MEDEDELINGEN EN VASTSTELLEN AGENDA De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. MEDEDELINGEN, INGEKOMEN STUKKEN EN LIJST TER INZAGE Geen. 3. STUKKEN TER BESPREKING Rekenkameronderzoek naar het jaarverslag 2009 (420699) Op 15 juni jl. heeft u met de heer Han (Berk Accountants) gesproken over het Rekenkameronderzoek naar de kwaliteit van het jaarverslag 2009. Tijdens deze bijeenkomst is afgesproken om over het toegewezen programma uit het jaarverslag te rapporteren. In bijgevoegd verslag kunt u vinden wat de precieze vraagstelling is en wie welk programma ter beoordeling toegewezen heeft gekregen. Terugkoppeling werkgroepen van de volgende huiswerkopdracht: bekijk één van de drie programma’s uit het jaarverslag 2009, leg de begroting van het betreffende programma ernaast en beoordeel dan of de doelstellingen voldoende inhoudelijk, kwalitatief, smart zijn geformuleerd. En: blijkt dat ook duidelijk uit het jaarverslag? 3.2 Veiligheid en handhaving (2009: veiligheid) Veiligheid: mevrouw Heijmans, mevrouw Ruisch en de heer Seme 3.5 Welzijn en sociale voorzieningen en 3.6 Cultuur en vrije tijd. (2009: sociale en culturele infrastructuur) Sociale en culturele infrastructuur: de heer Van Verk, de heer Hoogerduijn en de heer Groeneweg 3.7 Werk en economie. (2009: ondernemerschap en bereikbaarheid) Ondernemerschap en bereikbaarheid: de heer van Beusekom, de heer Van Dongen/mevrouw De Smoker en de heer Romijnsen.
1
De heer Beusekom geeft aan dat hij in gebreke is gebleven. De voorzitter vindt het jammer dat de afspraak niet is nagekomen, omdat het de bedoeling is kritisch naar de stukken te kijken met het doel om de kwaliteit daarvan te verbeteren. Terugkoppeling door mevrouw De Smoker op het thema Ondernemerschap en bereikbaarheid Mevrouw De Smoker heeft het jaarverslag 2009 bestudeerd en de begroting 2009 ernaast gelegd en gekeken of de doelstellingen voldoende smart en inhoudelijk waren geformuleerd; er is dus geen vergelijking met 2004 gemaakt omdat die informatie via het RIS niet kon worden geopend. Begroting. Programma’s ondernemerschap en bereikbaarheid: het taalgebruik is wollig, weinig concrete doelstellingen. Bijvoorbeeld: Dordrecht telde in 2005 49.000 arbeidsplaatsen; in 2007 50.058. In de Drechtsteden was in die periode een daling te zien van 106.000 naar 99.000 arbeidsplaatsen. Daarmee is het aandeel van Dordrecht binnen Drechtsteden toegenomen van 48 naar 50%. Ze vraagt zich af wat dat haar eigenlijk zegt als raadslid en wat ze er mee moet. Ten aanzien van voorgenomen doelstellingen worden dalingen in cijfers direct betrokken op externe invloeden. Bijvoorbeeld de tevredenheid van de ondernemers over de bereikbaarheid; die liep terug in 2009 en dat kwam door Arriva. Ze mist een stukje tekst over wat er dan gedaan wordt om dat op te pakken. Er wordt veel gezegd, maar er wordt weinig concreet onderbouwd met cijfers. Het parkeerterrein Weeskinderendijk wordt uitgebreid met 210 plaatsen; dat is wel concreet en daar heb je iets aan als raadslid, in tegenstelling tot een tekst als “de komende jaren blijft Dordrecht haar aandeel in de bedrijventerreinenstrategie waarmaken”. Want daar staat niet bij hoe dat dan gebeurt; het is niet concreet. In welke sectoren zitten de belangrijkste werkgevers? Dat staat er niet. Het is nu een verzameling van wat je wilt bereiken, wat je ervoor wilt gaan doen en wat het mag kosten; het zou helderder zijn als dat wordt aangegeven per onderwerp. In de tekst staan wel nuttige cijfers, zoals het herstructureren van 17 ha. in de Zeehaven, of het aantal vierkante meters kantoorruimte dat is uitgegeven. Maar in de bijbehorende schema’s in de begroting ontbreekt die informatie. Er staat wel iets over geformuleerde ambities, maar dan ontbreken weer de streefwaardes of getallen van dat betreffende jaar omdat er dat jaar geen metingen worden gedaan. Het jaarverslag begint met de tekst: wat wil je bereiken? Dan verwacht je dat er teruggegrepen wordt op de begroting, maar dat is helaas niet zo. Het is heel veel stof met weinig inhoud. De rol van de gemeente ontbreekt geheel in het jaarverslag. Wat is er tot nu toe bereikt? Er staan wel cijfers over 2008 terwijl die in de begroting 2009 ontbraken; die begroting wordt in september opgesteld en die zouden er dus moeten zijn. Dat zou meer richting geven aan hoe bepaalde zaken zich ontwikkelen. Het overzicht per thema van de kosten is vervat in een staatje lasten en baten, maar als je inzoomt zie je ineens “min 5,3 miljoen”. Waarom staat daar geen verklaring bij, ongevraagd? In de jaarrekening wordt heel uitgebreid verslag gedaan van alle activiteiten, doorspekt met cijfers, maar er wordt niet gerefereerd aan begrotingscijfers. Je kunt dus de vraag of de doelstelling is behaald, niet helemaal beantwoorden. Daar zijn diverse voorbeelden van te geven (zie bijlage). Het is fijn om te lezen dat de Europese dienstenrichtlijn binnen de gestelde termijn gehaald is, maar dat doel stond helemaal niet in de begroting; wat heb je dan aan die informatie? Er wordt veel inhoudelijke informatie gegeven die geen nut heeft. Dan krijg je te maken met de valkuilen: er zijn drie vestigingen gekomen in de zeehaven en dan hoef je niet te weten wie dat zijn, maar dan wil je weten hoeveel hectare dat beslaat. Niet alle cijfers konden gemeten worden in 2009 of waren niet bekend bij het jaarverslag 2009; ze stelt met smart vast dat dat niet SMART is. De heer Han herkent de kritiek, maar vindt het jammer dat er geen vergelijking is gemaakt ten opzichte van 2004. Mevrouw De Smoker antwoordt dat het wel is verbeterd naar haar gevoel; er zit steeds een stukje groei in. Toch blijf je te weinig kritisch lezen. Dat heeft ook alles te maken met het formuleren van de doelen; dat zouden er ook niet zoveel moeten zijn. De heer Han merkt op dat het jaarverslag 2009 veel dikker is geworden ten opzichte van 2004; dikker wil overigens niet zeggen dat er meer informatie in staat. Mevrouw De Smoker pleit voor meer gerichte informatie. De voorzitter merkt op dat je terug moet naar de volgende vragen. Wat zijn de doelstellingen die het college zich gesteld heeft in de begroting, waar heeft dat toe geleid in de jaarrekening en wat heeft dat gekost? De heer Massie vraagt of het prettig is dat teksten in de jaarrekening worden herhaald. Mevrouw De Smoker vindt van niet. Ze wil na een jaar vooral teruglezen in de jaarrekening wat het plan was. Ze krijgt het gevoel dat ze een verhaaltje krijgt voorgespiegeld, terwijl ze wil weten wat er is gebeurd, of er eventueel is bijgestuurd en wat het resultaat is. 2
De heer Massie merkt op dat het college bij “wat willen we bereiken” een tabel heeft ingevoegd en vraagt of mevrouw De Smoker het prettig vindt dat er cijfers in de tabel staan. Mevrouw De Smoker antwoordt dat ze daar cijfers in wil zien die ze terugleest in de tekst en dat is lang niet altijd zo; dat is irritant. De voorzitter merkt op dat bij de financiële paragraaf in het jaarverslag vergelijkingen zijn gemaakt tussen kosten en afwijkingen; daar ziet ze wel een relatie tussen de tabel met de kleine stukjes tekst die er bij staan. Mevrouw De Smoker is het daar niet mee eens en geeft een voorbeeld. Bij het ontwikkelen van bedrijventerreinen was er ineens een verschil van 5,3 miljoen; in de tekst staat geen verklaring van dat forse bedrag, in ieder geval niet bij ondernemerschap en bereikbaarheid. De heer Massie merkt op dat er geen tabel staat bij “wat hebben we gedaan?” . Het college gaat er waarschijnlijk van uit dat je op effecten wel smart cijfers rapporteert, maar dat op activiteiten niet hoeft te doen. Hij vraagt of dat wel gewenst is. Mevrouw De Smoker antwoordt dat ze wil weten of de doelstelling is gehaald; ze is niet geïnteresseerd in de middelen om dat doel te bereiken. Dat vond ze niet terug in de tabellen. Bovendien stonden de opgesomde activiteiten ook niet in de begroting; daar wil je eigenlijk dan niets over weten. Het gevaar is dat je getriggerd wordt en daar dan op in gaat zoomen. Bijvoorbeeld de horecafolder waar de ondernemers 40% aan hebben meebetaald; dan ga je als raadsleden denken, de gemeente heeft dus 60% betaald. De secretaris merkt op dat het college vaak zegt: dat zetten we wel in het jaarverslag. Die toezegging wordt wel nagekomen, maar de raad kan ook aangeven dat dat apart gerapporteerd zal moeten worden om vervuiling van het jaarverslag tegen te gaan. Mevrouw De Smoker antwoordt dat een antwoord vooruitgeschoven wordt op die manier, met het risico dat het dan vergeten wordt. Is het een effect of een middel? Vaak zijn het middelen om dingen te bereiken en de raad is daar niet van. Hoe het gebeurt is niet belangrijk, als het doel maar gehaald wordt. De financiële middelen wil ze uiteraard wel zien. De heer Massie merkt op dat aan het thema ontwikkeling, beheer en herstructurering van bedrijventerreinen 19 miljoen zou worden uitgegeven; daar is uiteindelijk 9 miljoen aan uitgegeven. Hij vraagt of dat geen goed nieuws is. Mevrouw De Smoker antwoordt ontkennend; dan wil je horen of het vertraging heeft opgelopen of iets dergelijks. Waarom is het niet uitgegeven? De doelstelling voor bedrijventerreinen is helemaal niet omschreven. De heer Groeneweg merkt op dat hij liever ziet dat het doel met 9 miljoen wordt bereikt in plaats van met 19 miljoen. De koppeling tussen de te realiseren doelstellingen en de financiën was wel erg slecht; je kunt het geld of de percentages niet herleiden. Mevrouw Ruisch merkt op dat verschillen normaal zijn, maar als een post op 19 miljoen wordt begroot en slechts 9 miljoen kost, dan kun je je afvragen wie er zit te begroten of hoe dat grote verschil is veroorzaakt. De voorzitter concludeert dat je de doelstelling wilt zien en wilt lezen of die gehaald is. Kostte dat minder geld, fijn, maar als de doelstelling niet gehaald is wil je weten wat daar de oorzaak van is. De heer Massie merkt op dat 20 miljoen voor bereikbaarheid 8 miljoen is geworden; hij vraagt of het college een toelichting geeft waarom er zoveel geld is overgehouden. Mevrouw De Smoker antwoordt ontkennend; dat staat niet in de thema’s. Dan moet je kijken naar het beleidsstuk bij de jaarrekening, de bladzijde “verklaring grote verschillen”. Het zou helpen als je het daar niet hoefde op te zoeken. Terugkoppeling door mevrouw Ruisch op het thema Veiligheid Haar werkgroep heeft gekeken naar 2004 en naar de huidige situatie om naar een opgaande lijn te zoeken. Er is daarbij gebruik gemaakt van het draaiboek 2009 Dordrecht. De relatie met effecten c.q. output beleidsmatige toelichting is nog niet voldoende, maar er is ten opzichte van 2004 een stijgende lijn waar te nemen. Aansluiting op sturingsniveau management, college en raad: daarin is geen onderscheid gemaakt door de werkgroep en dus heeft ze geen oordeel. Wat in 2004 en 2009 is gebeurd, beantwoordt echter niet voldoende aan de vraag qua sturingsniveau en ook niet qua verslaglegging. Toelichting conform de richtlijnen; lasten en baten voorbestemming, toevoeging, onttrekking reserve uitsluitend afwijkingen boven de 50.000 euro: in de verantwoording 2009 wordt het onderscheid voorbestemming, toevoeging, onttrekking, reserve en afwijkingen per programma benoemd en dat is een stuk verbetering. De leesbaarheid; ontdaan van detailinformatie. Het is vaak veel tekst die eigenlijk meer verwarring schept, dus liever minder detailinformatie. 3
Over het geheel genomen is er wel een stijgende lijn, maar de nadruk moet liggen op feitelijke informatie die je als raad nodig hebt en niet allerlei onzin er omheen. Zo min mogelijk jargon; dat maakt het echter soms ook duidelijk en kan ook grote stukken tekst voorkomen. Jargon heeft ook zijn functie. Het viel wel mee met de hoeveelheid onbegrijpelijk jargon. Zo min mogelijk financiële techniek: bijvoorbeeld doorbelasting, vacatureruimte, apparaatkosten. Daar zijn weinig problemen mee. Als er bijvoorbeeld nog een vacature is, kun je begrijpen dat er daarom nog ruimte is in de personeelskosten. Informatie die bijdraagt aan de begrijpelijkheid van het stuk kan heel zinvol zijn. De directe relatie met de financiële tabel: als op enig moment een onder- of overschrijding is, moet in de toelichting terugkomen wat de reden is. Die relatie is duidelijk teruggevonden in de financiële tabel en dat is beter dan in 2004. Exogeen en endogeen: daar heb je een woordenboek bij nodig. Waarom schrijf je niet: welke factoren kun je beïnvloeden en welke komen van binnenuit? Structureel en incidenteel wordt duidelijk aangegeven. Conclusie: er is een stijgende lijn zichtbaar met de gemaakte kanttekeningen. Graag in de toekomst in eerste instantie een basis neerzetten die klopt en die de komende vier jaar niet meer wordt aangepast, want dat maakt vergelijken heel lastig. De heer Massie heeft gekeken naar verkeerslachtoffers, blz. 17 van 2009. Op blz. 16 staat een woordelijke toelichting op de cijfers. Hem viel op dat er wordt verteld dat het slachtofferaantal van 189 naar 161 is gedaald, maar dat er geen streefwaarde bij staat. Hij vraagt of die gemist wordt. Mevrouw Ruisch antwoordt bevestigend; dat zou een welkome aanvulling zijn. De heer Massie merkt op dat de cijfers in de paragraaf niet overeenkomen met de tabel ernaast. De cijfers in die tabel verspringen langzaam naar alleen Dordtse wegen; dat verklaart de spectaculaire daling van het aantal slachtoffers. Dat is een foutje, er zijn twee cijfers door elkaar heen gebruikt. Mevrouw Ruisch beaamt dat het vaker gebeurt dat de relatie niet duidelijk is. De heer Massie merkt op dat veel cijfers veranderen door factoren buiten de invloedssfeer van de gemeente. Hij vraagt zich af waarom je daar dan de cijfers van geeft; waarom je niet beperken tot cijfers over de Dordtse wegen, waar je ook beleid op maakt? Mevrouw Ruisch kan zich voorstellen dat je de cijfers ernaast wilt zien van elders, van vergelijkbare steden, als benchmarking. Maar als cijfers door elkaar gaan lopen, is het heel verwarrend. De heer Van Verk merkt op dat het alleen zin heeft als je appels met appels kunt vergelijken. De voorzitter vult aan dat in het meerjarenbeleidplan moet staan wat de streefwaarde is voor het aantal verkeersslachtoffers voor de Dordtse wegen; je moet aansluiting zoeken bij wat je plan is, te weten de Dordtse wegen. Mevrouw De Smoker merkt op dat je dan ook moet werken met schone cijfers; anders heb je nog geen goed beeld. De heer Massie merkt op dat de doelstelling gaat over rijkswegen; over de Dordtse wegen worden ook cijfers gerapporteerd, maar daar is geen doelstelling op geformuleerd. Je wilt aansluiten op het beleid en je zult gedurende vier jaar op dezelfde wijze moeten meten. De heer Han vraagt wat de valkuil is van de vele woorden die gebruikt worden. De voorzitter antwoordt dat dit afleidt van de kern, van de doelstellingen en de resultaten; het geeft een verhullend effect. Het jaarverslag 2004 was erg chaotisch geschreven; dat van 2009 was beter, maar nog steeds met veel te veel woorden. Het mag best staccato: doel, resultaat, kosten. Mevrouw Ruisch vult aan dat ze niet zit te wachten op een verhaaltje.
Terugkoppeling door de heer Groeneweg op het gebied van Sociale en culturele infrastructuur De heer Groeneweg merkt op dat de opdracht hem in eerste instantie niet geheel duidelijk was; dat komt omdat mails die voor hem bestemd waren, regelmatig bij de andere meneer Groeneweg binnenkwamen. Er is door de werkgroep vooral naar 2009 gekeken, met name naar de doelstellingen in 2009 die in het MJP staan. Moet je de doelstellingen herhalen of niet? Wat hem betreft kun je naar pagina’s verwijzen in een vorig document. De doelstellingen worden beschreven, maar uiteindelijk gaat het toch om cijfers. In het Meerjarenbeleidsprogramma wordt de manier waarop je je doelstellingen haalt, beschreven en goedgekeurd. Vervolgens wil je cijfers zien en daarvoor moet je tussentijds meten. Er is een aantal punten, zoals sociaal geïsoleerd, die je best elk jaar kunt meten en niet alleen in een verkiezingsjaar. Tussentijdse metingen moet je met elkaar bespreken en bepalen waarom je de ingezette lijn niet haalt. Er zijn veel van dergelijke gaten aangetroffen in het stuk, waar niet gemeten is. 4
Percentages zeggen weinig; absolute getallen zeggen veel meer. De definities en meer specifieke omschrijvingen: wat zijn precies jongeren met schulden, groter dan 5.000 euro? Zijn dat jongeren van 18 jaar? Zit daar de studieschuld in of niet? Dat staat niet in de omschrijving. Een gemeente produceert vooral tekst. Hij pleit voor meer visualisatie door gebruik te maken van kleuren en een andere vorm van weergave. Om groene vlakken maak je je minder zorgen dan om rode vlakken. Kleurendruk is duurder; dat is waarschijnlijk een overweging geweest. In het algemeen pleit hij er voor om naar de weergave te kijken, zodat informatie gemakkelijker ontsloten wordt en om stukken op het RIS in kleur te zetten. Een overzicht of grafiek kan enorm helpen. De relatie tussen geld en resultaten is er helemaal niet en dat maakt het enorm lastig. Mevrouw De Smoker merkt op dat er in het verleden met smileys is gewerkt; dat leverde ook weer discussies op. Kleuren maken inderdaad dat je informatie sneller tot je neemt. De heer Romijnsen merkt op dat je moet oppassen dat je in de politiek dan niet te maken krijgt met tien kleuren. Stel, het is gelijk gebleven; moet het dan oranje zijn of toch groen? De heer Groeneweg merkt op dat de relatie tussen het schema met geld en het schema met resultaten volledig ontbreekt. Dat maakt het maken van keuzes enorm lastig De voorzitter merkt op dat je wel een koppeling kunt leggen met de uitgegeven financiële middelen, maar het kan ook zijn dat een percentage wijzigt door uitsluitend externe factoren. De heer Groeneweg antwoordt dat je dat dan kunt toelichten in een verklaring. De lijn nulwaarde – resultaatverbetering – kosten zou een stuk beter moeten gaan met de nieuwe kaarten. Clustertjes maken mag heus wel, maar nu is er geen verband tussen nulwaarde en resultaatverbetering (inhoudelijke deel) en het financiële stuk. In het algemeen is het goed om ook de kwantitatieve doelstelling in de gaten te houden en niet alleen de cijfers; dat geldt ook voor de verantwoording achteraf. Tabellen moeten goed aansluiten, maar bij grote afwijkingen moet er een verklarend verhaal bij staan. De heer Massie dankt voor de PowerPoint presentatie en de duidelijke toelichting. Bij het lezen van het jaarverslag viel hem op dat de lettertjes erg klein zijn en er hadden best wat foto’s bij gekund. Hij vraagt of die mening gedeeld wordt. De heer Groeneweg zou daar sterk voor zijn, bijvoorbeeld in de vorm van een verwijzing naar een filmpje. Foto’s kunnen nuttig zijn. De heer Massie merkt op dat het stuk dan wel dikker wordt. Hij vraagt of er veel overbodige of te gedetailleerde informatie in staat. De heer Groeneweg antwoordt dat je moet zorgen dat het geen promotioneel stuk wordt, zeker vlak voor de verkiezingen. Een toelichting op zaken die keurig binnen het budget hun doelstelling hebben bereikt is echt niet nodig. De heer Massie merkt op dat er soms een vlucht naar voren werd genomen; er werd niet verteld wat er in 2009 was gebeurd, maar wat er in 2010 ging gebeuren. De heer Groeneweg antwoordt dat hem dat niet is opgevallen. De heer Massie merkt op dat er ook werd gevraagd om meer grafieken. De heer Groeneweg herhaalt zijn wens om na te denken ten aanzien van de complete weergave; soms is een grafiek of een kleurenweergave beter te begrijpen. De voorzitter merkt op dat de templates van de grote projecten wellicht als voorbeeld kunnen dienen. De heer Groeneweg vindt dat handig. De heer Van Verk pleit ervoor om de eindversie gewoon in kleur te drukken, ondanks de meerprijs. Hij peinst er niet over om alles vanaf het RIS thuis in kleur uit te gaan printen. De heer Groeneweg beveelt de aanschaf van een I-pod aan. De heer Han merkt op dat in het Meerjarenbeleidsprogramma de doelstellingen staan omschreven; er werd gevraagd om een verwijzing naar de pagina’s in plaats van te werken met een samenvatting. Hij vraagt of dat handig is; dan zou je immers altijd het MJP naast de jaarrekening moeten leggen. De heer Groeneweg antwoordt dat de samenvatting misschien niet altijd begrepen wordt; je maakt je er dan makkelijk vanaf. De samenvatting was nu heel erg kort. De heer Han merkt op dat er bewust voor is gekozen om een aantal KPI (Kritieke Prestatie Indicatoren) niet tussentijds te meten. Hij vraagt of je die dan niet zou moeten kiezen. De heer Groeneweg vindt dat je wel KPI’s kunt kiezen en dat je van te voren aan moet geven of je jaarlijks of vierjaarlijks kunt meten. Een enquête kun je volgens hem best elk jaar doen, maar er zullen ook zaken zijn waar elk jaar meten geen zin heeft, zoals een vastgoedmarkt die een lange adem heeft. Mevrouw De Smoker merkt op dat je bijna niet meer kan bijsturen als je weinig cijfers krijgt. Dat is het gevaar. De heer Groeneweg is het daar mee eens. Hij zou liefst elk jaar actuele cijfers krijgen. 5
Mevrouw De Smoker merkt op dat je bepaalde keuzes zelf maakt, zoals de monitor leefbaarheid en veiligheid; die wordt maar eens per twee jaar gehouden, want dan wordt er meegelift op een landelijke enquête. Je zou in de tussenliggende jaren best zelf een onderzoek kunnen doen via het eigen onderzoekbureau op bepaalde indicatoren. De heer Van Verk waarschuwt voor het gevaar dat de methodiek dan afwijkt van het tweejaarlijks onderzoek en dat geeft ook vervuiling van de cijfers. Mevrouw De Smoker antwoordt dat de leefbaarheidmonitor altijd wordt uitgevoerd door het OCD; die weet hoe het in elkaar steekt. Mevrouw Ruisch vindt dat veel onderwerpen zich goed lenen voor meting eens in de twee jaar. De cijfers moeten de wereld ook niet gaan regeren. De secretaris vraagt hoeveel indicatoren per programma er moeten komen; daarna zou je moeten bespreken hoe vaak je moet gaan meten. Mevrouw De Smoker is het daar mee eens; dan heb je ook minder de discussie waar je op moet gaan sturen, op effecten of op cijfers. De heer Massie merkt op dat er is gezegd dat je niet kunt zien wat een effect kost, of wat de verschillende activiteiten kosten die een effect moeten realiseren. De heer Groeneweg antwoordt dat het één schema had kunnen zijn. De indeling die nu wordt gehanteerd, in geld, is een andere indeling dan in doelstellingen. Je kunt bijvoorbeeld 4 dingen in nee bepaalde categorie clusteren en aangeven wat dat heeft gekost. Je kunt nu eigenlijk geen verband leggen. De heer Massie begrijpt dat als het om het jaarverslag gaat, maar de raad wil keuzes kunnen maken bij de begroting. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor de Wereldlunch en bepalen dat je dan geen geld meer hebt voor het actieprogramma Integratie, of andersom. Hij vraagt of de raad de begroting niet op die manier kan gebruiken, dus om keuzes te maken. De heer Groeneweg merkt op dat hoe het gebeurt, niet relevant is; je wilt op hoofdlijnen sturen. Bij hoofdkeuzes horen bepaalde bedragen. Er is een resultaatverbetering behaald, maar je kunt niet zien of er is uitgegeven wat begroot is. De heer Massie vraagt of het duidelijk is in de begroting wat de verschillende doelstellingen gaan kosten. De heer Groeneweg antwoordt dat daar niet naar is gekeken door de werkgroep. De heer Massie merkt op dat de raad wel wordt geacht om keuzes te maken bij de begroting, maar als je niet weet wat de kosten zijn, wordt dat heel lastig. De heer Groeneweg is het daar mee eens; een terugkoppeling van resultaten ontbreekt. De heer Van Verk merkt op dat de keuzes vooral worden gemaakt bij de Kaderbrief, waarin wordt voorgesorteerd op de begroting. Daar vindt het politieke debat deels al plaats over wat er bij komt en wat er af gaat. In de afgelopen jaren had de gemeente Dordrecht ruim voldoende middelen, dus er hoefde weinig af. In de komende jaren zal dat meer discussie opleveren. Daarom is het van belang dat de weergave helder is en dat je ook kunt zien wat iets kost en wat er af gaat. In tijden van bezuinigingen zijn die keuzes veel belangrijker dan in tijden van voorspoed. De heer Han vraagt of de heer Groeneweg in 2004 al raadslid was. De heer Groeneweg antwoordt ontkennend. Hij heeft er wel globaal naar gekeken en opgemerkt dat de overzichten ook in 2004 zo waren opgenomen. Hij ziet geen enorme verschillen met 2009. Mevrouw De Smoker merkt op dat ze het irritant vindt dat er vaak een voorschotje wordt genomen in een jaarverslag. Dat lijkt een gewoonte geworden. De heer Van Verk merkt op dat het jaarverslag halverwege het volgende jaar wordt gepresenteerd; dan zijn er al ontwikkelingen gaande en dan wordt weer gezegd: waarom staat dat er niet in, het is toch al bekend? Dan moet het uiteraard wel een substantiële en relevante ontwikkeling zijn. De heer Staat is het geheel met de heer Van Verk eens. Mevrouw De Smoker merkt op dat je ergens een streep moet zetten; dat doe je ook met de cijfers. De heer Romijnsen stelt voor om die voorschotten in een bijlage op te nemen; het hoort niet thuis in een jaarverslag. De voorzitter stelt voor deze in een klein stukje onderaan het jaarverslag te vermelden als het bijzondere ontwikkelingen betreft. Mevrouw De Smoker merkt op dat ze in 2009 dan Stadswerven heeft gemist; daar stond niets over in het jaarverslag, terwijl dat toch een bijzondere ontwikkeling was. De voorzitter merkt op dat de heer Groeneweg het logisch vindt dat je als raadslid de begroting naast het Meerjarenbeleidsprogramma legt en niet alleen volstaat met een samenvatting uit de begroting. Ze vraagt wat de andere leden van de auditcommissie daar van vinden. De heer Massie merkt op dat er drie stukken zijn: het MJP, de begroting en het jaarverslag. 6
De heer Romijnsen pakt ook de 9 maands Marap erbij; daar staan afwijkingen in die niet meer in het jaarverslag worden gerapporteerd. De heer Massie vraagt of de vraag is of het jaarverslag een zelfstandig leesbaar stuk moet zijn. De heer Romijnsen vindt van wel; het is niet alleen bestemd voor de gemeenteraad. De heer van Beusekom en mevrouw Ruisch zijn het daar mee eens. Mevrouw De Smoker vindt dat ook, maar naast elkaar leggen is wel nuttig, zo is haar gebleken, om te zien wat er ook alweer was afgesproken. Het jaarverslag is op dat punt absoluut tekort geschoten. De heer Van Verk merkt op dat elke samenvatting dingen weglaat; daarmee kun je sturen. De heer Groeneweg merkt op dat je bij de samenvatting ook een verwijzing kan zetten. Dan kun je zelf kiezen of je meer informatie wilt, maar dan is het gemakkelijk te vinden. De heer Van Verk merkt op dat je een populaire versie kan maken van het jaarverslag voor de belangstellende burgers; volgens hem zijn er maar enkele burgers die het überhaupt lezen. Het hoofddoel van het jaarverslag is dat de raad met dit instrument het college kan controleren. Mevrouw Verboom merkt op dat je de nieuwe programmakaarten zou kunnen gebruiken voor het jaarverslag. De heer Groeneweg merkt op dat de programmakaart dan eigenlijk deels een lege tabel bevat die je later in gaat vullen. De heer Massie dankt de werkgroepen; hij is aangenaam verrast door de voorbereiding, de presentaties en de input. De heer Han sluit zich daar bij aan; hij is blij met de gemaakte opmerkingen. De voorzitter dankt de leden van de auditcommissie eveneens voor hun inzet.
4. PLANNING Bespreken overzicht planning onderwerpen in vastgestelde vergaderingen Dinsdag 24 augustus 18.00- 19.30 uur Concept plan van aanpak accountantscontrole 2010 - Presentatie hoe de bestuursrapportage (BURAP) er uit komt te zien. Dinsdag 7 september Regionale aanbesteding accountantscontrole via Drechtstedencarrousel Dinsdag 21 september 18.00 – 19.30 uur Aanbesteding regionale accountantscontrole 2011 en verder Bevindingen (definitief) op het onderzoek naar de kwaliteit van de jaarrekening 2009 Woensdag 6 oktober 19.30 – 22.30 uur Training ‘Lezen van een begroting’ Marco Kramer van de bestuursacademie zal op basis van de begroting 2011 aandacht besteden aan het beoordelen van de kwaliteit van de begroting. In vervolg hierop is er voor alle raads- en commissieleden een training gepland op dinsdag 2 november a.s. (als blok in de adviescommissie). Marco Kramer zal hierbij een toelichting geven over hoe onze begroting in politiek perspectief gelezen kan worden. Dinsdag 12 oktober 18.00 – 19.30 uur Inhoudelijke bespreking Bestuursrapportage (BURAP) en Programmabegroting Dinsdag 16 november 18.00 – 19.30 uur Financiële verordening: op welke punten in de verordening zitten “Knoppen” voor de raad Dinsdag 21 december 18.00 – 19.30 uur Werkplan 2011 De planning wordt vastgesteld.
5. RONDVRAAG EN SLUITING Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. De voorzitter sluit de vergadering.
7
