Werkwijze Glasgarant GRIP. Versie 1.1 Per september 2006 GRIP. Glasgarant Registratie- Informatie- & Prijssysteem

Werkwijze Glasgarant GRIP Versie 1.1 Per september 2006

GRIP

Glasgarant Registratie- Informatie& Prijssysteem

Werkwijze Glasgarant

© Schadegarant 2006

Versie: september 2006

Inhoudsopgave

1

Inleiding ..............................................................................................................3

2

Werkwijze ...........................................................................................................4

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3 4.4

Inloggen in GRIP.........................................................................................4 Invoeren van een schadedossier ................................................................5 Scherm 1: Dossier.......................................................................................6 Scherm 2: Calculatie .................................................................................10 Scherm 3: Opmerkingen en foto’s.............................................................13 Scherm 4: Overige ....................................................................................14 Afhandelen handmatige dekkingsaanvraag ..............................................17 Afhandelen controle verzekeringsmaatschappij........................................18 Afhandelen controle expertise...................................................................20 Overzicht van dossiers .....................................................................................21 Zoeken van dossiers .................................................................................21 Statusoverzicht..........................................................................................23 Overige menuopties .........................................................................................24 Mijn gegevens ...........................................................................................24 FAQ...........................................................................................................24 Helpfunctie ................................................................................................25 Calculatie ..................................................................................................25

5

Deelnemende verzekeraars .............................................................................26

6

Relatiemanagement .........................................................................................27

7

Vragen..............................................................................................................28

8

Bijlagen.............................................................................................................29

8.1 8.2

Mutatieformulier Bedrijfsgegevens Autoruitherstelbedrijven .....................29 Bestelformulier ..........................................................................................30




3

1

Inleiding

De Stichting Schadegarant behartigt de zakelijke belangen inzake autoschadenafwikkeling voor de werkmaatschappijen van zeven verzekeringsconcerns. De doelstelling is de efficiëncy en de kwaliteit van het totale schadeherstelproces te vergroten bij zowel de consument, de aangesloten auto(schadeherstel)bedrijven als de Stichting Schadegarant en haar deelnemers. Het tot op heden gehanteerde stimuleringsmodel beperkte zich tot het herstel van carrosserieschaden van (beperkt) casco verzekerde auto’s van verzekerden van de in Schadegarant participerende verzekeraars. Glasschadereparatie werd alleen binnen een gereguleerd proces afgehandeld zolang dit in combinatie met een carrosserieschade werd gerepareerd. De stroom glasschadeclaims van verzekerde klanten bij verzekeraars kenmerkt zich door een veelheid en diversiteit aan facturen, een arbeidsintensief behandelingsproces en claimcontrole achteraf. Vanwege de jarenlange ervaring in de carrosserieschadeafwikkeling hebben verzekeraars Schadegarant verzocht een model voor glasschadeafwikkeling te maken met de navolgende doelstellingen; • • •

Verlaging van de glasschadelast Procesefficiency Optimalisering klanttevredenheid

Hiertoe is ‘Glasgarant’ als label van Schadegarant in het leven geroepen. Glasgarant selecteert auto(ruit)(schadeherstel)bedrijven die een bijdrage willen en kunnen leveren aan de doelstellingen. Deelnemende bedrijven dienen de glasschadeclaims via GRIP af te wikkelen. GRIP (Glasgarant Reparatie- Informatie en Prijzensysteem) is gebaseerd op het beproefde CARculate-model van Euromotive en biedt deelnemende bedrijven de mogelijkheid om glasschadeclaims volgens het door de verzekeraars gewenste format in te dienen. Deze werkwijze maakt onderdeel uit van de door auto(ruit)(schadeherstel)bedrijven gesloten samenwerkingsovereenkomst met Glasgarant/Schadegarant. Voor vragen, opmerkingen en suggesties aangaande deze werkwijze kunt u zich wenden tot: Stichting Schadegarant Ambachtsweg 4p 3953 BZ MAARSBERGEN Tel: 0343-437343 Fax: 0343-437344 E-mail: [email protected] Website: www.glasgarant.nl




4

2

Werkwijze

De in dit hoofdstuk opgenomen werkprocedures en instructies geven inzicht in de te volgen Glasgarantwerkwijze voor het afwikkelen van autoruitschades binnen GRIP (Glasschade, Reparatie, informatie & Prijssysteem) voor (beperkt)cascoverzekerde personen- en bestelauto’s tot en met 3500 kg GVW bij de in Glasgarant deelnemende verzekeraars. Glasgarant beperkt zich voorlopig tot provinciale polissen. In GRIP kunnen wel schades op volmachtpolissen worden gecalculeerd maar niet elektronisch gefactureerd. Een binnen Glasgarant af te wikkelen ruitschade dient via GRIP verwerkt te worden door het autoruitherstelbedrijf. In dit hoofdstuk wordt gedetailleerd beschreven hoe het autoruitherstelbedrijf hierbij te werk dient te gaan. Alvorens met het herstel aan te vangen dient de reparateur de klant een reparatieopdracht met akte van cessie te laten ondertekenen.

2.1 Inloggen in GRIP Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert Typ de volgende URL in in uw Internet-browser: www.glasgarant.com Het volgende scherm verschijnt

Klik nu in de linkerkolom op “Inloggen”, het volgende scherm verschijnt.

Voer vervolgens de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Klik vervolgens op “Inloggen”. Indien er voor de eerste keer wordt ingelogd dan verschijnt het volgende scherm.




5

In het veld dient een omschrijving (naar eigen inzicht) te worden ingevoerd van de computer waarop wordt ingelogd. Deze omschrijving is van belang voor de helpdesk indien er problemen mochten ontstaat tijdens het werken met GRIP. Klik vervolgend op ‘Opslaan’, het volgende scherm verschijnt.

Het inloggen is gelukt. Indien er wordt teruggekeerd naar het scherm waarin de gebruikersnaam en het wachtwoord moeten worden ingevoerd, is een onjuiste combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd. Voer in dat geval opnieuw de gebruikersnaam en het wachtwoord in en klik op “Inloggen”. In verband met de beveiliging binnen GRIP kan maximaal drie keer een onjuiste combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord worden ingevoerd. Na de derde keer wordt het systeem voor een periode van 30 minuten geblokkeerd. GRIP maakt om beveiligingsredenen eveneens gebruik van een time-out. Indien een gebruiker gedurende een periode van één uur niet actief is binnen GRIP, dan wordt de gebruiker automatisch uitgelogd.

2.2 Invoeren van een schadedossier Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Ga voor het invoeren van een nieuw dossier als volgt te werk. Klik in het scherm dat verschijnt na het inloggen op “dossier” in de oranje balk. Het volgende scherm verschijnt.




6

Klik nu in de linkerkolom op “Nieuw”. Het volgende scherm verschijnt.

Dit is het eerste scherm van de vier schermen waar het dossier binnen GRIP uit bestaat. In de volgende hoofdstukken zullen deze vier schermen achtereenvolgens worden toegelicht.

2.3 Scherm 1: Dossier Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Dekkingscontrole Bij het invoeren van gegevens in dit scherm dient om te beginnen gecontroleerd te worden of de ruitschade gedekt is op de polis van de verzekerde. Voer voor het uitvoeren van de dekkingscontrole in het hiervoor afgebeelde scherm de volgende velden in: • Polisnummer; Voer hier het polisnummer (zonder NL nummer) in, zoals vermeldt op de groene kaart van verzekerde. • Kenteken; Voer hier het kenteken van het voertuig in. Klik vervolgens op de knop “Polis controleren” om de dekkingscontrole uit te voeren. Het resultaat van de dekkingscontrole wordt direct weergegeven in het scherm. Beide mogelijkheden worden hierna weergegeven.




7

Indien bij de controle van het polisbestand in GRIP blijkt dat er voldoende dekking is, verschijnt het volgende scherm.

In het veld Voldoende dekking, staat nu ‘Ja’ en het veld is groen gekleurd. In het gedeelte ‘Dossier’ van het scherm, worden door GRIP automatisch de polisgegevens gevuld. Ook de gegevens in het gedeelte ‘Verzekerde’ zijn gedeeltelijk gevuld. Het invoeren van de overige gegevens wordt verder in dit hoofdstuk toegelicht. Indien bij het controleren van de polis blijkt dat er geen, of onvoldoende, dekking is, verschijnt het volgende scherm.

In het veld Voldoende dekking, staat nu ‘Nee’ en het veld is rood gekleurd. Indien cliënt van mening is dat er toch dekking is kan, na het invullen van alle gegevens in dit scherm, een handmatige dekkingsaanvraag worden verstuurd naar de verzekeraar. De verzekeraar zal deze handmatige dekkingsaanvraag zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 48 uur, behandelen. Er hoeft tussentijds geen telefonisch contact te worden opgenomen met de verzekeraar. Het autoruitherstelbedrijf kan ervoor kiezen op eigen risico met het herstel aan te vangen indien de betreffende verzekeraar nog geen antwoord heeft gegeven. De betaling is dan vanzelfsprekend niet door de verzekeraar gegarandeerd! Daarnaast is het niet mogelijk het dossier in te dienen bij de verzekeraar voordat de dekkingsaanvraag is behandeld. Laat de cliënt in dit geval een reparatieopdracht Werkwijze Glasgarant



8

ondertekenen, waarin een verklaring is opgenomen dat verzekerde zich garant stelt voor het factuurbedrag indien er onvoldoende dekking blijkt te zijn. De reparatie kan vervolgens gewoon doorgang vinden. Een handmatige dekkingsaanvraag kan pas naar de verzekeraar worden verzonden wanneer alle gegevens op deze pagina zijn gevuld. Deze informatie verschijnt ook bovenaan het scherm: Naast de gegevens met betrekking tot de dekkingscontrole dienen in het scherm de volgende gegevens te worden ingevoerd: Dossier • Referentie; Vul hier een referentie in voor de eigen organisatie. Bijvoorbeeld een werkordernummer. Let op, het invullen van dit veld is verplicht. Verzekerde • Naam; Vul hier de naam van verzekerde in, compleet met voorletter(s). • Adres; Vul hier de straatnaam en het huisnummer van verzekerde in. • Postcode; Vul hier de postcode van verzekerde in. • Plaats; Vul hier de woonplaats van verzekerde in. • Land; Door het systeem wordt hier automatisch “Nederland” ingevuld. Indien nodig kan dit worden aangepast. • Telefoonnummer; Vul hier het telefoonnummer van verzekerde in. • Email; Vul hier het emailadres van verzekerde in. • BTW-plichtig; Dit veld wordt, indien de polis bekend is in de polisgegevens, automatisch gevuld door het systeem en kan niet meer worden aangepast. Indien het een handmatige dekkingsaanvraag aanvraag betreft dient dit veld door de verzekeraar gevuld te worden. Zie voor meer informatie het hoofdstuk: Afhandelen handmatige dekkingsaanvraag. Selecteer uit de keuzelijst of verzekerde inclusief of exclusief BTW verzekerd is. Bestuurder Indien verzekerde ook de bestuurder is, klik dan op de knop “Zelfde als verzekerde” om de gegevens van verzekerde over te nemen. Indien de bestuurder niet dezelfde is als verzekerde, vul dan de volgende velden in: • Naam; Vul hier de naam van de bestuurder in, compleet met voorletter(s). • Adres; Vul hier de straatnaam en het huisnummer van de bestuurder in. • Postcode; Vul hier de postcode van de bestuurder in. • Plaats; Vul hier de woonplaats van de bestuurder in. Voertuig • Merk; Selecteer het merk van het voertuig uit de keuzelijst, bijvoorbeeld “Audi”. Modelserie; Selecteer de modelserie uit de keuzelijst, bijvoorbeeld “A4”. • Model; Selecteer het model uit de keuzelijst, bijvoorbeeld “A4 Avant 5d stationcar 2001”. • Carrosserievorm; Selecteer de carrosserievorm uit de keuzelijst, bijvoorbeeld “Stationwagen”. • Deuren; Selecteer het aantal deuren uit de keuzelijst. • Modeljaar; Selecteer het modeljaar uit de keuzelijst. • Eerdere schades; In dit veld wordt weergegeven of aan het voertuig al eerder een ruitschade is hersteld door het autoruitherstelbedrijf.




9

Schade • Melddatum; Vul hier de datum in waarop de schade is gemeld bij de verzekeraar. Dit kan ook door op de knop voor de kalender te klikken. Indien de schade nog niet is gemeld bij de verzekeraar, voer hier de datum in waarop verzekerde het voertuig voor herstel heeft aangeboden. • Schadedatum; Vul hier de datum in waarop de schade is ontstaan. Dit kan ook door op de knop voor de kalender te klikken. • Plaats; Selecteer de locatie van de schade uit de keuzelijst, bijvoorbeeld “Middenboven” • Oorzaak; Selecteer de schadeoorzaak uit de keuzelijst, bijvoorbeeld “Steenslag”. • Reparatietype; Selecteer het reparatietype uit de keuzelijst, bijvoorbeeld “Vervanging”. Wanneer alle gegevens zijn ingevuld, klik op de knop “Opslaan” onder in het scherm. Indien blijkt dat niet alle benodigde gegevens zijn ingevuld in het eerste scherm wordt aan de bovenzijde van het scherm in rood weergegeven welke velden nog ingevuld dienen te worden. Zie ook de volgende afbeelding:

Vul de genoemde velden alsnog in en klik nogmaals op “Opslaan”. Afdrukken akte van Cessie Wanneer alle gegevens in het eerste scherm zijn ingevoerd kan een Akte van Cessie worden afgedrukt. Klik hiervoor op de knop “Akte van Cessie” rechtsonder op het scherm. Zie ook de volgende afbeelding.

Versturen handmatige dekkingsaanvraag Indien bij de dekkingscontrole is gebleken dat er onvoldoende dekking is, wordt nu gevraagd of er een handmatige dekkingsaanvraag bij de verzekeraar moet worden gedaan, zoals weergegeven in de volgende afbeelding.




10

Klik op de knop ‘Ja’ voor het versturen van de handmatige dekkingsaanvraag, of op ‘Nee’ om dit niet te doen. Indien er geen polisgegevens gevonden kunnen worden dient ook de verzekeringsmaatschappij ingevuld worden. Door op het ‘vergrootglas’ te klikken kan de betrokken verzekeraar worden gezocht. Het autoruitherstelbedrijf kan middels de status van het dossier, zien of er sprake is van voldoende of onvoldoende dekking. In het hoofdstuk ‘Overzicht van dossiers’ wordt het ‘Statusoverzicht’ nader toegelicht.

2.4 Scherm 2: Calculatie Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Verzekeraar in de rol van expert Klik op “2” om naar het tweede scherm van het dossier te gaan. Het sterretje achter het paginanummer geeft aan in welk scherm de gebruiker zich op dat moment bevindt. Het volgende scherm verschijnt.

Dit is het tweede scherm van de vier waar het dossier binnen GRIP uit bestaat. In dit scherm dient de calculatie gemaakt te worden. Ga hiervoor naar het onderste gedeelte van het scherm, zie de volgende afbeelding. Werkwijze Glasgarant



11

Ruitvervanging Selecteer uit de keuzelijst de keuze “ruit”, en klik vervolgens op het ‘vergrootglas’ onder ‘code’. Het volgende scherm verschijnt.

De ruiten die geselecteerd kunnen worden zijn in rood aangegeven. Klik om bijvoorbeeld de voorruit te selecteren op het rode vlak dat de voorruit voorstelt. De lijst die wordt weergegeven naast de afbeelding wordt nu beperkt tot de voorruiten. Zie het volgende scherm.

Selecteer in de lijst de gewenste voorruit aan de hand van de Eurocode en klik op de gewenste ruit. Het volgende scherm verschijnt. Door aan de bovenzijde van het hiervoor afgebeelde scherm te klikken op de optie “Zoeken op merk model” en de optie “Zoeken op bouwjaar” is het mogelijk de in de lijst weergegeven ruiten te beperken tot het geselecteerde merk/model en/of bouwjaar. Door aan de bovenzijde van het hiervoor afgebeelde scherm te klikken op de optie “Zoeken op tekst” is het ook mogelijk de gewenste ruit direct op Eurocode te zoeken.




12

De geselecteerde ruit, compleet met bijbehorende delen en werkzaamheden is automatisch opgenomen in de lijst. Prijzen en aantallen op de verschillende regels worden niet door het systeem voorgevuld, maar dit dient door het autoruitherstelbedrijf te gebeuren. Door vervolgens op de knop “Nieuwe regel” te klikken kunnen eventuele aanvullende onderdelen en werkzaamheden worden opgegeven. Een regel kan worden verwijderd door op de ‘prullenbak’ aan het einde van de regel te klikken. Wanneer alle onderdelen en werkzaamheden zijn ingevuld, klik dan op de knop “Opslaan” onder in het scherm. Invoeren van een ruitreparatie Middels het keuzevakje onder ‘type’ kan gekozen worden voor het soort regel dat in de calculatie dient te worden opgenomen. Voor een ruitreparatie dient voor ‘Overig’ gekozen te worden. Zie ook de volgende afbeelding.

Klik vervolgens op het vergrootglas onder ‘code’. Er verschijnt een venster met een aantal keuzes. Zie de volgende afbeelding.

Klik vervolgens op de knop ‘ster’. In het volgende scherm kan nu het soort reparatie geselecteerd worden. Zie de volgende afbeelding.

Klik op de gewenste reparatie. Er wordt nu teruggekeerd naar het calculatiescherm waar de geselecteerde reparatie is ingevuld. Zie de volgende afbeelding. Werkwijze Glasgarant



13

Vul in dit scherm vervolgens de regel aan met de prijs van de reparatie. Door vervolgens op de knop “Nieuwe regel” te klikken kunnen eventuele aanvullende onderdelen en werkzaamheden worden opgegeven. Een regel kan worden verwijderd door op de ‘prullenbak’ aan het einde van de regel te klikken. Wanneer alle onderdelen en werkzaamheden zijn ingevuld, klik dan op de knop “Opslaan” onder in het scherm.

2.5 Scherm 3: Opmerkingen en foto’s Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert Klik vervolgens op “3” om naar het derde scherm van het dossier te gaan. Het volgende scherm verschijnt.

Dit is het derde scherm van de vier waar het dossier binnen GRIP uit bestaat. In dit scherm kunnen foto’s en opmerkingen aan het dossier worden toegevoegd. Ga hiervoor naar het onderste gedeelte van het scherm, zie de volgende afbeelding.




14

Foto’s In de huidige versie van GRIP worden de toegevoegde foto’s nog niet naar de verzekeraar gezonden. Het toevoegen van foto’s, of andere digitale beelden, is dan ook nog niet verplicht en wordt niet behandeld in deze werkwijze. Naast foto’s kunnen ook opmerkingen aan het dossier worden toegevoegd: Gedeelde opmerkingen De in dit gedeelte ingevoerde opmerkingen kunnen door alle andere partijen die bij de afwikkeling van het dossier betrokken zijn worden ingezien. Hier kan bijvoorbeeld een toelichting op de calculatie worden ingevoerd. Privé opmerkingen De in dit gedeelte ingevoerde opmerkingen zijn alleen leesbaar voor degene die de opmerkingen heeft ingevoerd en kunnen niet door de andere partijen die bij de afwikkeling van het dossier betrokken zijn worden ingezien. Klik, wanneer dit scherm naar wens is ingevuld, op “Opslaan”.

2.6 Scherm 4: Overige Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Klik vervolgens op “4” om naar het vierde en laatste scherm van het dossier te gaan. Het volgende scherm verschijnt.




15

Dit is het vierde en laatste scherm van de vier waar het dossier binnen GRIP uit bestaat. In dit scherm kan de status van het dossier worden aangepast zodat het naar de verzekeraar gezonden wordt. Ga hiervoor naar het onderste gedeelte van het scherm, zie de volgende afbeelding.

Status Selecteer onder ‘Status’ de gewenste nieuwe status uit de keuzelijst. De volgende statussen zijn beschikbaar: • Controle voor vrijgeven; Het dossier wordt nu vrijgegeven voor controle door de verzekeraar. Let op, deze status is alleen beschikbaar indien er sprake is van voldoende dekking. • Archief; Het dossier wordt nu verplaatst naar het archief. Factuur Onder factuur kan het autoruitherstelbedrijf bijhouden welke betalingen er inmiddels op het dossier gedaan zijn. Dit is niet van invloed op de inhoud van het reeds ingediende dossier. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Werkwijze Glasgarant



16

Dossierhistorie Onder dossierhistorie wordt door GRIP aangegeven wat de huidige status van het dossier is, en welke statussen het dossier inmiddels heeft doorlopen. Hier wordt aangegeven wanneer de statuswijziging is uitgevoerd, door welke gebruiker de statuswijziging is uitgevoerd en wat de uitgevoerde statuswijziging is. Zie ook de volgende afbeelding.

Indien de status van het dossier is gewijzigd in ‘Controle voor vrijgeven’ vindt, nadat het dossier is opgeslagen, een controle plaats op de inhoud van het dossier. De inhoud van het ingediende dossier wordt door GRIP gecontroleerd op onderdelen, werkzaamheden en prijzen. De volgende resultaten van deze controle zijn mogelijk. • Goedgekeurd • Niet geaccepteerd • Geselecteerd voor steekproefcontrole Deze situaties worden hierna toegelicht. Goedgekeurd Indien de inhoud van het dossier bij controle binnen de verwachtingen valt wordt het dossier goedgekeurd. Dit is in rode tekst zichtbaar in de bovenzijde van het scherm. Zie de volgende afbeelding.

De status van het dossier kan nu niet meer door het autoruitherstelbedrijf gewijzigd worden. Het dossier wordt naar de verzekeraar gezonden voor verdere afwikkeling en betaling. Niet geaccepteerd Indien de inhoud van het dossier bij controle te veel afwijkt van de verwachtingen, wordt het dossier niet geaccepteerd. Dit is in rode tekst zichtbaar in de bovenzijde van het scherm, zie de volgende afbeelding.




17

Het autoruitherstelbedrijf kan nu het dossier eventueel aanpassen en opnieuw indienen. Indien het dossier de tweede keer wel overeenkomt met de verwachtingen dan wordt het dossier goedgekeurd of mogelijk geselecteerd voor steekproefcontrole. Indien het dossier wederom wordt afgekeurd, dan wordt het dossier ter controle doorgestuurd naar de verzekeraar. Dit is in rode tekst zichtbaar in de bovenzijde van het scherm, zie de volgende afbeelding.

De verzekeraar of schade-expert zal vervolgens contact opnemen met het autoruitherstelbedrijf om de situatie te bespreken, danwel de op- of aanmerkingen in de ‘gedeelde opmerkingen’ op de derde pagina van het dossier plaatsen. Het telefoonnummer van het autoruitherstelbedrijf wordt weergegeven op het scherm zodra de muisaanwijzer op de informatiebutton achter de naam van de hersteller wordt geplaatst. Zie ook de volgende afbeelding. De verzekeraar of schade-expert kan besluiten het dossier alsnog goed te keuren, of het dossier definitief af te keuren. In het laatste geval kan het autoruitherstelbedrijf, in overleg met de verzekeraar/schade-expert, een nieuw dossier aanmaken waarin de besproken aanpassingen worden verwerkt.

Geselecteerd voor steekproefcontrole Indien het dossier in aanmerking komt voor een steekproef dan verschijnt de melding: Dit dossier is geselecteerd voor expertise. Dit is in rode tekst zichtbaar in de bovenzijde van het scherm, zie de volgende afbeelding.

Dit betekent dat het dossier altijd ter controle aan de verzekeraar zal worden aangeboden.

2.7 Afhandelen handmatige dekkingsaanvraag Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Verzekeraar Dit hoofdstuk is van belang voor de verzekeraar die een handmatige dekkingsaanvraag ontvangt. Deze dekkingsaanvraag dient door de verzekeraar binnen 48 uur na ontvangst te worden gecontroleerd en teruggemeld in het dossier. Door GRIP wordt de dekkingsaanvraag per email verzonden naar de betreffende verzekeraar. In deze e-mail is een link opgegeven met ‘GRIP starten’.




18

Door op deze link te klikken wordt het desbetreffende dossier geopend in GRIP. Zie de volgende afbeelding.

Klik op de knop ’Ja’ of ‘Nee’ om aan te geven of er voldoende dekking is. Indien er voldoende dekking is dient, alvorens op de knop ‘Ja’ geklikt wordt, eerst het soort dekking, het toe te passen eigen risico en het veld BTW-plichtig te worden ingevuld door de verzekeraar. Indien het polisnummer niet correct is, is het wenselijk het polisnummer te wijzigen. Op deze wijze wordt voorkomen dat bij het aanleveren van de factuurgegevens door GRIP een onjuist polisnummer nogmaals leidt tot uitval bij de geautomatiseerde verwerking.

2.8 Afhandelen controle verzekeringsmaatschappij Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert Dit hoofdstuk is van belang voor de verzekeraar of schade-expert die een dossier gaat behandelen dat in GRIP de status “Controle Verzekeringsmaatschappij” heeft gekregen. Deze status geeft aan dat tijdens de controle van het dossier afwijkingen zijn gevonden, waardoor het dossier niet automatisch kon worden goedgekeurd. Handmatige beoordeling van het dossier is dus gewenst. Indien de beoordeling van het dossier niet door de verzekeraar zelf plaatsvindt maar door een expert, dan dient de verzekeraar het dossier aan de gewenste expert toe te wijzen. Dit wordt later in dit hoofdstuk toegelicht. De verzekeraar of schade-expert kan nu het dossier beoordelen. Indien de verzekeraar of schade-expert het dossier opent dan is het volgende scherm zichtbaar:




19

Klik op de knop ’Ja’ of ‘Nee’ om aan te geven of het dossier wordt goedgekeurd. Als het dossier wordt goedgekeurd, wordt dit verder verwerkt in GRIP en ter afwikkeling en betaling doorgezonden. Indien het dossier wordt afgekeurd, wordt dit definitief afgekeurd en zal de hersteller een nieuw dossier aan dienen te maken en dit nogmaals indienen. Indien de verzekeraar of schade-expert besluit het dossier af te keuren, dient contact op te worden genomen met het autoruitherstelbedrijf. In overleg wordt besloten welke aanpassingen aan het dossier gedaan moeten worden alvorens het kan worden goedgekeurd. In het laatste geval kan het autoruitherstelbedrijf, in overleg met de verzekeraar/schade-expert, een nieuw dossier aanmaken waarin de besproken aanpassingen worden verwerkt. Alvorens op de knop ‘Nee’ wordt geklikt om het dossier af te keuren, dient in het derde scherm van het dossier, onder gedeelde opmerkingen, de reden van afkeur te worden opgegeven. Zie de volgende afbeelding.

Nadat op de knop “Nee”is gedrukt kunnen er geen wijzigingen meer in het dossier worden gedaan. Werkwijze Glasgarant



20

Toewijzen van het dossier aan een expert. Open het dossier zoals hiervoor beschreven en ga naar het vierde scherm van het dossier. Zie ook de volgende afbeelding.

Selecteer vervolgens door op het “vergrootglas” achter expert te klikken de gewenste expert. Wijzig vervolgens de status van het dossier in “Expertise”. Klik daarna op “Opslaan” linksonder op het scherm. De expert kan nu het dossier bekijken en beoordelen.

2.9 Afhandelen controle expertise Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert Dit hoofdstuk is van belang voor de verzekeraar of schade-expert die een dossier gaat behandelen dat in GRIP de status “Expertise” heeft gekregen. Deze status geeft aan dat het dossier conform de verwachtingen is, echter het dossier is geselecteerd voor een steekproefcontrole. Indien de beoordeling van het dossier niet door de verzekeraar zelf plaatsvindt maar door een expert, dan dient de verzekeraar het dossier aan de gewenste expert toe te wijzen. Dit wordt later in dit hoofdstuk toegelicht.

De afhandeling van het dossier is verder identiek aan de afwikkeling van een dossier dat de status “Controle Verzekeringsmaatschappij” heeft gekregen. Dit staat beschreven in hoofdstuk 2.8 van deze werkwijze.




21

3

Overzicht van dossiers

Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert In dit hoofdstuk wordt de werking van de dossieroverzichten binnen GRIP nader toegelicht. Ga voor het oproepen van het dossieroverzicht als volgt te werk. Klik in het scherm dat verschijnt na het inloggen op “dossier” in de oranje balk. Het volgende scherm verschijnt.

3.1 Zoeken van dossiers Klik vervolgens op ‘Zoek’ aan de linkerzijde van het scherm. Het volgende scherm verschijnt.

Het scherm bestaat uit een drietal delen, waarbij in het onderste gedeelte de dossiers die voldoen aan de ingevoerde selectiecriteria worden afgegeven. De bovenste dossiers welke in blauw worden weergegeven betreffen de dossiers waarop nog actie dient te worden ondernomen. De gedeelten Selectie, Navigatie en het Dossieroverzicht worden hierna kort besproken. Selectie Het gedeelte selectie kunnen de criteria worden opgegeven waarop één of meerdere dossiers in het overzicht worden geselecteerd. De volgende criteria zijn hiervoor beschikbaar. • Van nummer; Voer hier het GRIP-dossiernummer van het dossier in vanaf welk dossier gezocht wordt. • T/m nummer; Voer hier het GRIP-dossiernummer van het dossier in tot en met welk dossier gezocht wordt. • Status; Selecteer hier de gewenste status uit de keuzelijst waarop gezocht dient te worden. • Verzekerde; Voer hier de naam van de verzekerde waarop gezocht dient te worden in. • Referentie; Voer hier de referentie waarop gezocht dient te worden in. • Kenteken; Voer hier het kenteken van de verzekerde waarop gezocht dient te worden in. Werkwijze Glasgarant



22

• • •

Van datum; Voer hier de gewenste datum in, vanaf wanneer dossiers getoond dienen te worden. T/m datum; Voer hier de gewenste datum in, tot en met wanneer dossiers getoond dienen te worden. Historische status; Selecteer hier de gewenste status uit de keuzelijst. Er kan gekozen worden voor de status “Afgekeurd” of “Goedgekeurd”. Op deze manier kan eenvoudig worden nagegaan welke dossiers door de Verzekeraar zijn goedgekeurd, danwel afgekeurd.

Vanzelfsprekend is het mogelijk de hierboven genoemde criteria te combineren. Door na het invoeren van de gewenste selectiecriteria op de knop ‘Weergeven’ te klikken, worden de geselecteerde dossiers op het scherm getoond. Navigatie Met het gedeelte navigatie kan door de geselecteerde dossiers in het overzicht genavigeerd worden. Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar. • Aantal op pagina; Hier wordt het aantal dossiers dat op één pagina wordt getoond ingesteld. Bij wijzigen van dit aantal dient vervolgens op de knop ‘Weergeven’ geklikt te worden voordat de wijziging wordt doorgevoerd. • <<; Door op deze knop te klikken wordt de eerste pagina met geselecteerde dossiers getoond. • <; Door op deze knop te klikken wordt één pagina terug gebladerd in de geselecteerde dossiers. • >; Door op deze knop te klikken wordt één pagina verder gebladerd in de geselecteerde dossiers. • >>; Door op deze knop te klikken wordt de laatste pagina met geselecteerde dossiers getoond. Dossieroverzicht In dit gedeelte worden de dossiers die voldoen aan de ingevoerde selectiecriteria getoond. Als er geen criteria zijn ingevoerd, worden alle dossiers getoond. Doorgaans zal het overzicht in dat geval ook meerdere pagina’s lang zijn. Per regel wordt één dossier weergegeven in het overzicht. De volgende velden worden per dossier weergegeven. • ID; In dit veld wordt het GRIP-dossiernummer van het dossier getoond. • Intern nr.; In dit veld wordt het interne nummer van het autoruitherstelbedrijf getoond, zoals dit eventueel in het dossier is ingevoerd. • Verzekerde; In dit veld wordt de ingevoerde naam van de verzekerde getoond. • Model; In dit veld wordt het ingevoerde model van de auto getoond. • Kenteken; In dit veld wordt het ingevoerde kenteken van de auto getoond. • Polis; In dit veld wordt het ingevoerde polisnummer getoond. • Datum; In dit veld wordt de aanmaakdatum van het dossier getoond. • Status; In dit veld wordt de huidige status van het dossier getoond. • Bedrag; In dit veld wordt het factuurbedrag vermeld. Door op de iconen aan het begin van de regel te klikken kan het dossier geopend, bekeken of geprint worden. Door op het afgebeelde icoon te klikken wordt het dossier geopend. Door op het afgebeelde icoon te klikken kan het dossier ingezien worden. Wijzigen is echter niet mogelijk. Door op het afgebeelde icoon te klikken kan het dossier worden afgedrukt. Werkwijze Glasgarant



23

3.2 Statusoverzicht Het overzicht van dossiers kan ook op een andere manier worden weergegeven. In het statusoverzicht van alle dossiers kan in één oogopslag alle statussen van alle dossiers worden bekeken. Ga voor het oproepen van het statusoverzicht als volgt te werk. Klik in het scherm dat verschijnt na het inloggen op “dossier” in de oranje balk. Klik vervolgens op ‘Statusoverzicht’ aan de linkerzijde van het scherm. Het volgende scherm verschijnt.

In het overzicht staan achter verschillende statussen de aantallen dossiers vermeld. Door op de weergegeven aantallen te klikken wordt een overzicht van de desbetreffende dossiers getoond. Dit is hetzelfde scherm als in het hoofdstuk ‘Zoeken van dossiers’ is besproken. De selectie op de gewenste status is nu al uitgevoerd.




24

4

Overige menuopties

In dit hoofdstuk worden de overige menuopties besproken

4.1 Mijn gegevens Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert Via de menuoptie ‘Mijn gegevens’ kunnen de eigen gegevens worden gecontroleerd en in een aantal gevallen aangepast. Ga voor het controleren of wijzigen van de eigen gegevens als volgt te werk. Klik na inloggen op ‘Mijn gegevens’ in de linker menubalk. Het volgende scherm verschijnt.

In dit scherm kunnen de volgende gegevens worden gecontroleerd en in een aantal gevallen aangepast. • Account gegevens; Hier zijn de gegevens van de gebruiker met betrekking tot de login, bedrijfsnaam en wachtwoord terug te vinden. • Adres gegevens; Hier zijn de adresgegevens van de gebruiker terug te vinden. • Abonnements gegevens; Hier zijn de abonnementsgegevens van de gebruiker terug te vinden. Wijzigen hiervan door de gebruiker is niet mogelijk. • Diverse; Hier is het overeengekomen maximaal te hanteren uurtarief terug te vinden. Wijzigen hiervan door de gebruiker is niet mogelijk. Wijzigen van gegevens Klik voor het wijzigen van gegevens op het de knop met het potlood bij de gegevens die gewijzigd dienen te worden. Nadat de gegevens gewijzigd zijn dient op de knop met de diskette om de ingevoerde wijzigingen op te slaan. Eventuele naams- of adreswijzgingen dienen hiernaast nog separaat aan Glasgarant te worden doorgegeven.

4.2 FAQ Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert FAQ staat voor Frequently Asked Questions. Via deze menu-optie kan een overzicht van de meest gestelde vragen op het scherm opgeroepen worden. Ga voor het inzien van de FAQ als volgt te werk. Klik na het inloggen op ‘FAQ’ in de linker menubalk. Het scherm met de veel gestelde vragen verschijnt. Werkwijze Glasgarant



25

4.3 Helpfunctie Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Autoruitherstelbedrijf Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert Via deze menu-optie kan de Helpfunctie van GRIP worden opgeroepen, dit is een beknopte werkwijze van GRIP. Ga voor het oproepen van de Helpfunctie als volgt te werk. Klik na het inloggen op ‘Help’ in de linker menubalk.

4.4 Calculatie Dit hoofdstuk is met name van belang voor: Verzekeraar Verzekeraar in de rol van expert Een verzekeraar of expert kan met deze functie de calculatie van het autoruitherstelbedrijf opnieuw maken en bekijken. De referentietabel met prijzen wordt nu zichtbaar. Zo kan worden gecontroleerd op welke punten de door het autoruitherstelbedrijf ingediende calculatie afwijkt. Klik na inloggen op ‘Calculatie’ rechtsboven in de oranje balk. Het volgende scherm verschijnt.

Selecteer nu het merk, de modelserie en het model met behulp van de keuzelijsten aan de bovenzijde van het scherm. Het maken van de calculatie gaat vervolgens op dezelfde wijze als beschreven in hoofdstuk 2.4 “Scherm 2 Calculatie”.




26

5

Deelnemende verzekeraars

De hierna genoemde verzekeringsmaatschappijen nemen deel in Glasgarant. Het overzicht toont de stand per 1 november 2005. AEGON Schadeverzekering nv Postbus 6 2501 AC ’s-Gravenhage www.aegon.nl

Contact: Telefoon: Fax:

125 / 142 Mevr. M. Voorduin 070-344 32 10 070-344 81 10

Algemene Zeeuwse Verzekeringsmaatschappij Telefoon: Postbus 50 4330 AB Middelburg Fax:

151 0118-68 33 00 0118-68 33 99

Delta Lloyd Schade Postbus 145 6800 LP Arnhem www.deltalloyd.nl

117 / 130 026-359 55 50

Telefoon:

De start van Delta Lloyd is nog nader te bepalen

Europeesche Verzekering Maatschappij N.V. Postbus 12920 Telefoon: 1100 AX Amsterdam Z.O. Fax: www.europeesche.nl

113 020-651 52 53 020-651 52 30

Fortis ASR v.h. AMEV Schadeverzekeringen Fortis ASR v.h. Amersfoortse Verzekeringen Fortis ASR v.h. Stad Rotterdam Verzekeringen Fortis ASR v.h. Woudsend Verzekeringen Telefoon: Postbus 2072 3500 HB Utrecht Fax: www.fortisasr.nl

118 208 140 155 030-257 86 20 030-257 86 21 030-257 83 55

Generali Verzekeringsgroep Postbus 1888 1110 CL Diemen www.generali.nl

201 020-660 43 70 020-660 43 20 020-398 30 93 020-660 44 96

De Goudse Verzekeringen Goudse Schadeverzekeringen Postbus 9 2800 AK Gouda www.goudse.nl

Telefoon: Fax:

Telefoon: Fax:

Reaal Verzekeringen v.h. Hooge Huys Reaal Verzekeringen v.h. Hooge Huys / NOG Reaal Verzekeringen v.h. SNS Telefoon: Postbus 382 Fax: 1800 AJ Alkmaar www.reaal.nl



172 151 0182-54 45 44 0182-54 48 99

144 165 109 079-320 81 80 079-320 85 09


27

6

Relatiemanagement

Teneinde de effectiviteit en de efficiëntie van Glasgarant te monitoren en te waarborgen, is door Schadegarant het ‘Relatiemanagement’ ingevoerd. Inmiddels zijn hiertoe een drietal relatiemanagers werkzaam voor Schadegarant, die de aangesloten bedrijven begeleiden en adviseren. Relatiemanager S. Bauer A. Boers F. Hillebrandt

Telefoon 06-225 08 605 06-100 36 415 06-226 50 103

E-mail [email protected] [email protected] [email protected]

De relatiemanagers hebben ieder een eigen rayon. De rayonindeling, op basis van postcodegebieden staat hieronder weergegeven. Zijn er vragen met betrekking tot de Glasgarantwerkwijze of GRIP, neem dan contact op met uw relatiemanager. Postcode Van Tot 1000 1089 1090 1119 1120 1199 1200 1215 1216 1243 1244 1419 1420 2399 2400 2449 2450 2459 2460 2461 2462 3399 3400 3749 3750 3759 3760 3769 3770 3899 3900 4289 4300 4899 4900 6799 6800 9999

Relatiemanager A. Boers F. Hillebrandt A. Boers F. Hillebrandt S. Bauer F. Hillebrandt A. Boers S. Bauer A. Boers S. Bauer A. Boers S. Bauer F. Hillebrandt S. Bauer F. Hillebrandt S. Bauer A. Boers S. Bauer F. Hillebrandt




28

7

Vragen

Overige vragen? Neem bij overige vragen, waarop het antwoord niet in deze werkwijze staat, contact op met de relatiemanager die in uw rayon werkzaam is. De telefoonnummers en e-mailadressen van de relatiemanagers staan vermeld in het hoofdstuk ‘Relatiemanagement’. Daarnaast is de helpdesk bereikbaar op telefoonnummer 0343-437343. Klachten? Indien er klachten worden ontvangen van derden, of u heeft zelf klachten, richt deze dan tot de betreffende verzekeraar. Klachten van algemene aard kunnen worden gericht tot het secretariaat van de Stichting Schadegarant.




29

8

Bijlagen

8.1 Mutatieformulier Bedrijfsgegevens Autoruitherstelbedrijven Indien zich een wijziging voordoet in uw bedrijfsgegevens, dient u dit tijdig aan ons door te geven. Wij zullen na ontvangst van het mutatieformulier en akkoordbevinding uw gegevens in onze administratie aanpassen. Indien er sprake is van een bedrijfsovername, eindigt de samenwerkingsovereenkomst en kan de nieuwe eigenaar een verzoek tot aansluiting doen bij Glasgarant. Bedrijfsovernames kunnen niet met dit formulier worden doorgegeven. Bedrijfsgegevens Relatienummer Glasgarant

:_ _ _ _

Bedrijfsnaam

:

Nieuwe bedrijfsgegevens met ingang van _ _ - _ _ - 200_ Bedrijfsnaam

:

Postadres

:

Postcode/ Plaats

:

Bezoekadres

:

Postcode/ Plaats

:

Telefoonnummer

:

Faxnummer

:

E-mailadres

:

Contactpersoon

:

Wettelijk vertegenwoordiger

:

Bankrekeningnummer

:

Postbank

:

Vertegenwoordigd automerk

:

Datum:

Naam

:

Handtekening : Dit formulier s.v.p. faxen of versturen naar: Stichting Schadegarant Ambachtsweg 4p 3953 BZ MAARSBERGEN Faxnummer: 0343 – 437344




30

8.2

Bestelformulier

Hiermee bestelt ondergetekende: (bedrijven met de glasherstelfunctie)

€ ……..,..... x Glasgarant-schild (Ø 350 mm) á € 40,Het perspex schild wordt geleverd inclusief 2 pluggen, schroeven en afstandbusjes.

..... x Receptielichtbak á € 130,Op de plaat (660x225 mm) staat het Glasgarant-woord-/beeldmerk

€ ……..,-

….. x Logo EPS-formaat (via e-mail) á € 20,Logo is direct te gebruiken voor drukwerk

€ ……..,-

Totaal

€ ……..,-

Genoemde prijzen zijn exclusief 19% BTW en inclusief verzend-/bezorgkosten.

Bedrijfsnaam

:

Adres

:

Postcode

:____

Plaats

:

Relatienummer

:____

Debiteurnummer

:11____

E-mailadres

: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ @_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Plaats ……………………………….

__

Datum…………………..

Naam: dhr/mw………………………………… Handtekening………………………………

Dit formulier s.v.p. per post of fax zenden aan: Glasgarant Ambachtsweg 4p 3953 BZ MAARSBERGEN Faxnummer 0343 - 43 73 44




Werkwijze Glasgarant GRIP. Versie 1.1 Per september 2006 GRIP. Glasgarant Registratie- Informatie- & Prijssysteem

Recommend Documents