Welkom bij de workshop Contractmanagement (CM) Rolf Zwart Kwaliteitszorgmedewerker IFV
Doel: Zicht op: Begrippen en Definities Hoe in de eigen organisatie CM te bepalen
Hoe: Stappenplan CM voor contracten met hoge risico’s Voorbeelden uit andere organisaties
2
3
Begrippen en definities Contractregistratie: Het registreren van gemaakte contractuele afspraken en verplichtingen, inclusief alle aanbestedingsdocumenten die hebben geleid tot de totstandkoming van het contract. Met andere woorden: registratie van het contractendossier.
Contractbeheer: De activiteiten die zorgen voor de juiste informatie met betrekking tot contracten op het juiste tijdstip en op de juiste plaats, gedurende de contractperiode en ter ondersteuning van het contractmanagement proces.
Contractmanagement: Het proces waarbij, op basis van verkregen informatie, getekende contracten en wijzigingen hierop, eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Dit met het doel om optimale benutting van contracten te faciliteren, voordelen te behouden en te genereren of: ‘GETTING WHAT YOU ALREADY HAVE’
Leveranciersmanagement: Het analyseren, plannen, implementeren en beheren van de activiteiten die gericht zijn op het ontwikkelen, uitbreiden en onderhouden van de relaties met de leveranciersmarkt. Leveranciersmanagement haalt voor de organisatie de maximale waarde uit relaties met leveranciers of: ‘IMPROVING WHAT YOU ALREADY HAVE’ 4
Stap 1.1 Bouw een Business Case wat zijn mogelijke resultaatgebieden van contractmanagement? baseer je (mede) op de strategische doelstellingen van de eigen organisatie. maak hierbij gebruik van de ‘Brown Paper methodiek’ o
definieer het begin en het eind van het proces door het beantwoorden van de vragen: (1) wij zouden aan CM moeten doen omdat… (2) als wij dit doen dan levert het de organisatie ... op
o
bepaal vervolgens de stappen die hiervoor nodig zijn
5
1.1a
Vergroten waarde uit contracten en leveranciers: resultaatgebieden vergroten gebruik vergroten juiste gebruik o supply & demand verbeteren contracten: o volumebundeling o flexibiliteit o innovatie verbeteren samenwerking: o continue verbeteren o supply chain
6
1.1b
Stap 1.1 CM Business Case (voorbeeld) Draagt bij aan beter inzicht in performance
faster uptime verhogen omzet
verlagen risico
contractmanagement
overzicht T&C
verhogen contractinkopen
gebruik templates
samenvoegen uitgaven
efficienter werken
volume korting
verhogen betalingstermijn
verlagen werkkapitaal
verlagen inkoopprijs
verlagen kosten
resultaat verbetering
minder fte
7
Stap 1.2 CM-volwassenheid voer jouw analyse CM-volwassenheid uit (zie vragenlijst). welke score heeft je organisatie volgens jou nodig. noteer de top-5 ideeën om je eigen score te vergroten.
8
1.2a
Analyse CM-volwassenheid Hoeveel vragen kun je met ja beantwoorden? o
Alle afspraken zijn vastgelegd in contracten
o
Bij ons lekt er geen geld weg via contracten
o
We kopen altijd conform contract
o
De gebruiker kent de inhoud van het contract
o
Het is bij ons geheel helder wie/waarvoor verantwoordelijk is
o
Leveranciers bieden ons concurrentieel voordeel
o
Onze contracten zijn flexibel en toekomst gericht
o
Contractvernieuwing verloopt altijd efficiënt
o
Voordelen uit het contract zijn helder en aantoonbaar
o
Vertrouwen speelt een rol, al in de leverancierselectie 9
Stap 2: Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden a)
bepaal jouw belangrijkste stakeholders en hun belang
b)
wat is er dan nodig om CM succesvol te laten verlopen? - wat heeft het inkoopproces nodig? - wat heeft het contractmanagementproces nodig? bepaal vervolgens de stappen om te komen tot een endto-end CM-proces
c)
maak een eerste aanzet om de verantwoordelijkheden te benoemen bij de processtappen uit 2
10
2.a
Er zijn veel stakeholders • zicht op alle contracten • automatische alerts • integratie met andere businessprocessen
BUSINESS
• beheer contract uitgaven • betere condities door beter overzicht
INKOOP
• inzicht in alle rechten en verplichtingen • contract met laatst goedgekeurde clausules
LEGAL
• mijn investering is in goede handen • het bedrijf is volledig in controle
contractmanagement is van belang voor alle stakeholders
CEO
• alle toezeggingen zijn transparant • ik kan me focussen op de “corebusiness”
CFO
• inzicht in uitstaande verplichtingen • ik kan mijn kosten efficient managen
LEVERANCIER
SHAREHOLDERS PERS
• heldere verwachtingen voor mijn organisatie • ontvang orders binnen de overeenkomst • op tijd betaald • in controle • top bedrijf in het toepassen van leidende tools en processen 11
Contractmanagement organisatie b)
wat is er dan nodig om CM succesvol te laten verlopen? - wat heeft het inkoopproces nodig? - wat heeft het contractmanagementproces nodig? bepaal vervolgens de stappen om te komen tot een end-to-end CM-proces
12
2.b
Contractmanagement Organisatie Raamwerk Organisatie, proces en activiteiten:
13
2.b
Prioriteiten van de contractmanager in het contractmanagementproces Prioriteiten per fase:
• opstellen van kpi’s • introduceren van de • besturingsmodel nieuwe leverancier • zorgen voor de • informeren van alle randvoorwaarden dat het betrokkenen contract goed kan • er voor zorgen dat alle worden gemanaged betrokkenen weten wat er • overdracht van inkoper van hen wordt verwacht naar contractmanager (contractcompliance) • zorgen dat prestatiemeting is ingericht • bewaken kwaliteit 1e levering • oplossen opstartproblemen • stoppen leveringen vorige leverancier
contractmanagement checklist: • contractdetails • service delivery management • relatiemanagement
• monitoren van de prestatie ten opzichte van contractuele afspraken • managen van de relaties met stakeholders • managen van risico’s en oplossen van issues • actueel houden / aanpassen van het contract
• leveranciersevaluatie met (key)stakeholders • ervoor zorgdragen dat leverancier blijft presteren • deelname aan contractbeëindiging of vernieuwing met leverancier
14
Verantwoordelijkheden c)
maak een eerste aanzet om de verantwoordelijkheden te benoemen bij de processtappen uit 2
15
2.c
Contractmanagementchecklist als hulpmiddel voor de contractmanager
14
Stap 3.1 Bepaal aan de hand van een actuele leveranciersrelatie: de positie in de inkoopportfolio de positie vanuit het leveranciersperspectief wat is het type relatie dat ontstaat, en waar liggen de accenten binnen het contractmanagement?
17
3.1 a
Gewenst niveau van CM verschilt hoe belangrijk is de leverancier voor de organisatie? waar vraagt het contract om? waar vraagt de omgeving (intern / extern) om? Leverancier:
Contract:
Leveranciersportfolio (G. Rietveld)
18
3.1 b
Leveranciersportfolio
19
Stap 3.2 Op welke wijze stel jij voor om de contracten binnen de eigen organisatie te gaan besturen? Bijvoorbeeld: o welke risico’s/kansen zijn relevant? o wat stel je voor qua frequentie/diepgang/verantwoording voor de verschillende contractniveau’s?
20
3.2 a
Risico inventarisatie Op basis van criteria en weegfactoren kunnen de risico’s van een contract vastgesteld worden
HOOG
Het criterium dat het zwaarst weegt is het risico dat de meeste afbreuk aan het contract/business te weeg brengt.
‘Hoog’ Risico ‘Normaal’ Risico
LAAG
Contract Management Inspanning
‘Laag’ Risico ‘Weinig tot Geen’ Risico WEINIG
Aantal overeenkomsten
VEEL
21
3.2 b
Kraljic model
22
Stap 4 hoe wil je vorm geven aan de inrichting van de contractadministratie? hoe wil je jouw contracten gaan besturen? dragen de gekozen KPI’s bij aan het realiseren van de kritische succesfactoren van jouw onderneming?
23
4a
Framework voor het meten van leveranciersprestaties (Vantage)
4b
Classificatie van KPI prestatie-indicator: serviceniveau (meting ieder kwartaal) urgentieniveau
responstijd gedurende kantoortijd
responstijd buiten kantoortijd
categorie 1 >95% binnen een uur
> 95% binnen 2 uur
categorie 2 >95% binnen 3 uur
> 95% binnen 3 uur
categorie 3 >95% binnen 1 werkdag
eerstvolgende werkdag start service en wordt gemeten binnen de standaard serviceniveaus
categorie 4 >95% binnen 3 werkdagen
eerstvolgende werkdag start service en wordt gemeten binnen de standaard serviceniveaus 25
Zelf aan de slag Kijk terug naar de uitkomst van de vier stappen van vandaag wat is het speerpunt waar je komende maanden concreet mee aan de slag gaat? welk resultaat is dan zichtbaar? Vragen?
26
