ZASÍLATELSTVÍ KAPITOLA 7 – ORGANIZACE ZASÍLATELSKÉ FIRMY. JEDNOTLIVÉ ÚSEKY. INFORMATIKA VE FIRMĚ. SLUŽBY POSKYTOVANÉ ZASÍLATELEM. Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích
Institute of Technology And Business In České Budějovice
Tento učební materiál vznikl v rámci projektu "Integrace a podpora studentů se specifickými vzdělávacími potřebami na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích" s registračním číslem CZ.1.07./2.2.00/29.0019. Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky.
POJMY • • • • • • • • • •
organizace zasilatelské firmy, jednotlivé úseky informační a komunikační technologie v zasílatelství služby poskytované zasílatelem odborné služby námořní přeprava železniční přeprava silniční přeprava vnitrozemská vodní přeprava letecká přeprava sběrná služba
• přeprava těžkých a nadrozměrných nákladů, • kontejnerové přepravy, • kombinovaná přeprava, • přeprava nebezpečných věcí.
ORGANIZACE ZASÍLATELSKÉ FIRMY, JEDNOTLIVÉ ÚSEKY • Úsek správní • Marketing v zasílatelství • Obchodní úsek • Ekonomický/finanční úsek
ÚSEK SPRÁVNÍ • Tento úsek je přímo řízený generálním ředitelem • Generálnímu řediteli je přímo podřízen manažer jakosti • Zahrnuje tyto útvary:
odbor/oddělení personální odbor/oddělení právní odbor/oddělení marketingu
MARKETING V ZASÍLATELSTVÍ • Zahrnuje všechna opatření podporující odbyt služeb. Úspěch spočívá v kombinaci všech marketingových nástrojů. • Součásti/nástroje marketingu (co můžeme nabídnout): • které dopravce • jaké druhy dopravy, přepravní lhůty • jaké velikosti zásilek Segmentace trhu Stanovení ceny Prodej Propagace Podpora prodeje
OBCHODNÍ ÚSEK
• Prodej služeb není snadný -> důležité je nejlépe službu popsat a zdůraznit silné stránky • Faktory rozhodující pro získání nových zákazníků: - jakost - dobrá pověst - seriózní obchodní jednání - přijatelný poměr ceny a poskytnuté služby - komunikační a vyjednávací dovednosti - péče o zákazníky - sledování osudu nabídky
EKONOMICKÝ/FINANČNÍ ÚSEK • Řízen ekonomickým nebo finančním ředitelem • Podřízena účtárna, oddělení informatiky, správy majetku a vnitřních služeb Účtárna Nejdůležitější útvar ve firmě. Odpovídá za fin. aspekty činnosti a funguje ve dvou oblastech (finanční a manažerské účetnictví) Informatika Významný útvar – zasílatel musí uchovávat, zpracovávat velké množství dat. Obsah výpočetní techniky je rozdílný, ale dnes již nezastupitelný.
Hlavním úkolem je úsilí o zavedení nových produktů: • systém pro celosvětové sledování zásilek vč. možnosti přístupu na systém přes Internet • standardy/normy komunikace se zákazníky i dodavateli služeb • systémy specifikované podle přání a možností zákazníků • napojení na informační služby (např. Reuters) • interní a externí standardní mailing a fax • přístup na Internet
INFORMAČNÍ A KOMUNIKAČNÍ TECHNOLOGIE V ZASÍLATELSTVÍ Nezastupitelnou úlohu v oblasti informatiky a komunikací dnes sehrává elektronická výměna dat (EDI) Účelem kvalitního a včasného zpracování zasílatelských dat je: • rychlá informovanost všech článků přepravního řetězce • rychlý přenos a snadná kontrola správnosti přepravních dokumentů a formulářů • včasná informovanost přepravce o průběhu přepravy • omezení, resp. zjednodušení veškerých administrativních, obchodních, ale např. i správních operací.
EDIFACT Soubor mezinárodně odsouhlasených norem, směrnic a standardů pro elektronickou výměnu strukturovaných dat mezi nezávislými počítačovými informačními systémy vztahujícími se k obchodu s hmotným zbožím a službami.
Informatika v zasílatelské firmě Úloha útvaru informatiky: • konzultace a zajištění napojení zákazníků na vnitřní informační systém; • projektový management u velkých zákazníků/partnerů při napojení na vnitřní informační systém; • vypracování prezentací;
• vypracování předloh k dokumentům (např. jednotná nabídka v rámci normy ČSN EN ISO 9002); • vyhledání a zavedení jednotného informačního systému pro obor obchodní aktivity a management; • vyhledání a zavedení informačních systémů na prezentace, grafiku, tabulkové kalkulace atd.; • vybudování interní kompetence v oboru prezentace a grafiky; • školení spolupracovníků.
PŘÍNOS EDI PRO ZAS. FIRMU • urychluje styk s obchodním partnerem; • odstraňuje potřebu znovu zaznamenávat údaje; • umožňuje zlepšení služeb zákazníkům;
• zjednodušuje vztah k partnerům díky zavedeným standardům; • snižuje administrativní náklady
SLUŽBY POSKYTOVANÉ ZASÍLATELEM Odborné zasílatelské služby: • obstarává přepravu a poskytuje poradenskou službu u všech druhů přeprav • usiluje o sjednání mimotarifních slev ve prospěch příkazce na úseku všech druhů dopravy • sjednává výhodné podmínky s přístavními správami, přístavními i kontinentálními zasílateli • provádí kontrolu faktur a zajišťuje reklamaci škod • provádí reklamaci všech druhů odložených slev • Vypracovává kalkulaci u všech druhů přeprav
• jako agent rejdařů a jiných subjektů mezinárodní přepravy poskytuje další výhody - např. vystavování dokumentů námořní přepravy v ČR • provozuje sběrnou službu v jednotlivých druzích přepravy, provádí vnitrostátní svozy/rozvozy kusových zásilek, dále jejich kompletaci/distribuci, skladování, opravy obalů, signování atd. • provádí celní odbavování zásilek a zastupuje příkazce v celním řízení
ZAJIŠŤOVÁNÍ NÁMOŘNÍ •PŘEPRAVY Zajišťována na základě zasílatelského příkazu
(ZP podán s předstihem v závislosti na datu požadovaného lodění v přístavu, na charakteru zboží a specifických podmínkách přepravy)
Zajišťování železniční přepravy: • Zajišťována na základě zasílatelského/dopravního příkazu. • Na příkaz odesílatele vyhotovuje přepravní dokumenty (nákladní listy, výplatní účty, návrhy na celní řízení), podává zásilky k přepravě. • Na žádost příkazce zpracovává tarifní kalkulace dovozného, sjednává slevy z dovozného, kontroluje železniční přepravné a případné reklamace.
ZAJIŠŤOVÁNÍ LETECKÉ PŘEPRAVY • Zajišťuje leteckou přepravu na samostatný letecký nákladní list nebo formou sběrných (konsolidačních) zásilek, případně kombinovanou přepravou.
• V příkazu musí být uvedeny všechny potřebné údaje o zásilce, odesílateli, příjemci atd.
Zajišťování sběrné služby: Mezinárodní přepravy zásilek nevyžadujících samostatnou jízdu kamionu (železničního vagonu) je zajišťována sběrnou službou s využitím nakládacích a rozdělovacích středisek v tuzemsku a analogických zařízení smluvního partnera v zahraničí.
ZAJIŠŤOVÁNÍ SILNIČNÍ PŘEPRAVY
• Celokamionové přepravy zajišťuje na základě písemné objednávky příkazce (zpravidla pro zásilky od 5 tun (případně i menší)). • Objednávka musí obsahovat všechny potřebné údaje o zásilce, termínu a místu nakládky/vykládky zboží. • Přepravné se fakturuje na bázi sjednaných smluvních sazeb.
Zajišťování přepravy po vnitrozemských vodních cestách: • Příkazce uděluje zasílatelský/dopravní příkaz písemně s přesným označením zboží vč. technických dat v dostatečném časovém předstihu před zamýšleným loděním - např. 14 dnů u zásilek nad 30 tun, u těžkých kusů atd.
ZAJIŠTĚNÍ PŘEPRAVY TĚŽKÝCH A NADROZMĚRNÝCH NÁKLADŮ Těžkými a nadrozměrnými jsou takové náklady, kde pro jejich přepravu je nutný zvláštní souhlas příslušných tuzemských a zahraničních orgánů. Zajišťování veletržních a výstavních akcí: Zasílatel zajišťuje veškeré služby spojené s přepravou a celním odbavením zboží na tuzemských i zahraničních výstavních a veletržních akcích. Zajišťování kontejnerových přeprav: Podle požadavku příkazce zajistí zasílatel přistavení kontejneru k nakládce v dohodnutém termínu a jeho přepravu zahraničnímu příjemci na základě příkazu
ZAJIŠŤOVÁNÍ KOMBINOVANÉ Na základě ujednání s příkazcem zajišťuje zasílatel i kombinované PŘEPRAVY
(multimodální) přepravy, tj. přepravy nejméně dvěma druhy dopravních prostředků na jeden přepravní dokument kryjící přepravu z místa odeslání do místa určení (např. FIATA konosament pro multimodální přepravy).
Zajišťování přepravy nebezpečných věcí: Na základě příkazu zajišťuje zasílatel i přepravy nebezpečných věcí, tj. takových, jejich přeprava vyžaduje zvláštní způsob zpracování s ohledem na bezpečnost přepravy a ochranu životního prostředí. Nedílnou součástí zasílatelského/dopravního příkazu musí být „prohlášení odesílatele“ potvrzující, že věci jsou nebezpečné.
ZAJIŠŤOVÁNÍ KOMBINOVANÉ PŘEPRAVY • Na základě ujednání s příkazcem zajišťuje zasílatel
i kombinované (multimodální) přepravy, tj. přepravy nejméně dvěma druhy dopravních prostředků na jeden přepravní dokument kryjící přepravu z místa odeslání do místa určení (např. FIATA konosament pro multimodální přepravy).
Zajišťování přepravy nebezpečných věcí • Na základě zasílatelského/dopravního příkazu zajišťuje přepravy nebezpečných věcí (jejich přeprava vyžaduje zvláštní způsob zpracování s ohledem na bezpečnost přepravy a ochranu ŽP).
