13. UDRŽITELNOST PROJEKTU, PRINCIP A FORMY ZAJIŠTĚNÍ Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích KONTROLY Institute of Technology And Business In České Budějovice
Tento učební materiál vznikl v rámci projektu "Integrace a podpora studentů se specifickými vzdělávacími potřebami na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích" s registračním číslem CZ.1.07./2.2.00/29.0019. Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky.
13.1 UDRŽITELNOST PROJEKTU
• Jednou z povinností konečného uživatele je zajištění udržitelnosti akce, tj. její ekonomické soběstačnosti i po ukončení projektu. • Minimální doba udržitelnosti výsledků projektu je stanovena na 5 let od podpisu smlouvy. • V rámci udržitelnosti projektu předkládají příjemci podpory Monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti akce včetně všech relevantních příloh. • Při nesplnění povinnosti udržitelnosti může být žadatel v krajním případě požádán o vrácení dotace nebo její části.
• V souvislosti s udržitelností projektu vyvstávají tři důležité otázky: • jaké jsou další možné zdroje financování?
• bude projekt v budoucnu soběstačný? • jsou výsledky projektu opakovatelné?
13.2 PRINCIP A ZAJIŠTĚNÍ FORMY KONTROLY • Kontrola realizace projektu • Kontrolování je třeba chápat jako proces, který probíhá současně s realizací projektu. • Sledováním postupu projektových prací a jejich porovnáváním s plánovaným postupem je možné určit disproporce a v případě nutnosti provést úpravy plánu.
• Integrovaná projektová kontrola • Kontrolní procesy umožňují manažerovi projektu průběžně zjišťovat, zda lze očekávat, že projekt bude dokončen včas, v požadované kvalitě a v rámci daného rozpočtu při využití disponibilních zdrojů. • „kontrolní triangl“ = kontroly času, kvality, nákladů a zdrojů tak vytvářejí složky projektové integrované kontroly ve formě kontrolního projektového trianglu. Současně jsou získávány informace potřebné pro uplatnění usměrňujících a nápravných opatření.
• Kontrolní strategie, tvořící kontrolní triangl jsou následující: • Vyvážená kontrolní strategie • Kontrolní strategie se zaměřením na čas: preference času – raději koupím něco finančně náročnějšího (oproti plánovanému rozpočtu), jen abych dodržel termín • Kontrolní strategie se zaměřením na náklady a zdroje • Kontrolní strategie se zaměřením na kvalitu
• Kontrola plnění termínů: spočívá v porovnání získaných aktuálních dat časového postupu prací na projektu s plánovanou srovnávací základnou projektu. • Kontrola zdrojů a nákladů: je zjišťován jak stupeň dokončení projektových činností, tak čerpání nákladů a zdrojů. Je ovšem vyžadováno splnění několika podmínek: • projektové náklady a požadované zdroje musí být stanoveny na samém počátku v předinvestiční fázi a jejich specifikace pak musí být uskutečněna ve fázi podrobného plánování; • je-li odhadovaná výše nákladů a zdrojů vyšší než jsou disponibilní zdroje, je nutné hledat jinou variantu realizace; • pokud dojede v průběhu realizace k neočekávanému zvýšení nákladů, je nutné najít oblasti, kde je možné naopak ušetřit.
• Kontrola kvality: mezi důležité požadavky na kontrolu kvality patří: • Specifikace kvalitativních požadavků • Jednoznačné určení zodpovědnosti v této oblasti • Kompetentnost a způsobilost dodavatelů • Stanovení kvalitativních kontrolních kritérií • Rychlé předávání aktuálních informací o výsledcích kontroly kvality • Počítačová podpora vyhodnocování plnění kvalitativních požadavků
13.3 TYPY KONTROL • Dva základní typy kontrol, které se mohou vyskytnout: • Běžná vnitřní kontrola - přestavuje proces realizovaný statutárními orgány firmy. Má pevný metodický postup. Může jít i o kontrolu realizovanou mimoděk při procházení určitým pracovištěm. • Audit - představuje nestranné ověření určité skutečnosti, funkce útvaru, produktu atd. z hlediska procesů, které vedou k jejich realizaci, i z hlediska výsledků. • Externí audit – provádějí autorizovaní externí pracovníci nebo firmy. O výsledku je podávána objektivní zpráva (osvědčení, certifikát) • Interní audit – provádějí zaměstnanci organizace, kteří jsou k tomu vyškoleni. Je nutná jejich nezávislost na činnostech, které prověřují. Interní audit je nezávislé hodnocení různých činností a kontrolních systémů uvnitř organizace, které má určit: • zda jsou naplňovány přijaté koncepce a postupy, • zda jsou dodržovány stanovené standardy, • zda je využíváno zdrojů účinně a hospodárně, • zda se plánované úkoly plní efektivně, • zda se dosahuje cílů organizace.
13.4 DALŠÍ TYPY KONTROL • Administrativní kontrola projektu: Kontrola dokumentů, studií a analýz, •
• • • •
požadovaných evidencí aj. Kontroly na místě (fyzická kontrola): Porovnává se při nich skutečný stav se stavem deklarovaným, přičemž kontrola obsahuje i kontrolu dokladů. Každá kontrola musí být příjemci oznámena předem, pouze v případě, že by oznámení kontroly předem mohlo vést ke zmaření účelu kontroly, lze kontrolu oznámit až na místě. Kontrola vzorku operací: pro kontrolu se vybere cíleně či namátkově jen část procesu a vyhodnotí. Předběžná: jde zejména o to, porovnat skutečný stav se stavem deklarovaným v dokumentech a ověřit, zda jsou splněny veškeré stanovené podmínky. Průběžný monitoring: Ověření plnění plánu, termínů, dodržení rozpočtu pro jednotlivé kroky apod. Následná – ex-post: porovnání obsahu plánu, včetně jeho specifických částí s kvantifikovanými výsledky realizace projektu.
