NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VvE KADIJKVESTE GEHOUDEN TE AMSTERDAM OP 16 JUNI 2009 1. Opening / tekenen presentielijst 1.1. De heer Lenglet opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. 1.2. De presentielijst: de voorzitter vraagt of iedereen getekend heeft waarna de stemmen geteld worden. 1.3. Dit is een tweede vergadering. De regel dat voor uitgaven ten laste van enig reservefonds een quorum van minimaal 67% vereist is, is daarom niet van toepassing. Wel is voor zo’n uitgave een meerderheid van 67% vereist. 1.4. Er zijn minder dan 50% appartementen aanwezig of vertegenwoordigd. 2. Mededelingen / vaststellen agenda / verkiezing voorzitter van de vergadering 2.1. De heer Lenglet zal de vergadering voorzitten. 2.2. Agenda wordt vastgesteld conform de uitnodiging, met uitzondering van punt 9C, dat komt te vervallen. Punt 9 C handelt over de daken en zal volgend jaar op de agenda terugkomen. 2.3. De voorzitter verzoekt de leden om punten voor de agenda jaarlijks voor 1 maart in te dienen. 3. Notulen d.d. 15-8-2008 3.1. Punt 4.4.2 moet aangevuld worden met “exploitatiesaldi”. 3.2. Punt 4.4.4: Correctie/aanvulling: Blok 3 reserveert wel! Voor de bedrijfsruimten wordt niet meer gereserveerd omdat de bestaande reserves voldoende zijn. 3.3. Actielijst: 3.3.1. Onderzoek van Reuvers Donkersloot naar de rookgaskanalen ivm HRketels: er is geen duidelijke conclusie. Het onderzoeksrapport zal met de notulen worden meegestuurd. 3.3.2. Punt 17.1: met andere verenigingen is nog geen overleg geweest. 3.4. De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld. 4. Jaarrekening 2008 / verslag kascommissie 4.1. Balans van de totale VvE: 4.1.1. Per 31-12-2008 vertoont de balans een credit debiteurensaldo. Dit houdt in dat er geen substantiële betalingsachterstanden zijn en er zelfs bedragen vooruit zijn betaald. 4.1.2. Aan rente is op 31-12-2008 nog een bedrag van € 3.795,-- te ontvangen. 4.2. De reserves, inclusief exploitatieoverschotten, bedragen totaal € 625.000,--. Van alle blokken en fondsen zijn de reserves toegenomen, behalve die van Blok 3 en Fonds G. 4.3. Verlies-en winstrekening per blok. 4.4. Eigenaar van nr. 90 vraagt zich af waar de schoonmaakkosten van de garage terug te vinden zijn. Het schoonmaakbedrijf verstuurt geen gespecificeerde nota’s en de kosten zullen worden doorbelast aan de parkeergarage. 4.5. De eigenaar van nummer 90 vraagt zich af of het herstel van de lekkage van een standleiding geen verzekeringswerk is. Binnen het bestuur worden de verzekeringszaken behandeld door dhr. Oden. VvE Kadijkveste
*
alv
16-6-2009
*
1
4.6. De eigenaar van nummer 76 heeft schade gehad en wist niet waar ze dit melden moest. De afspraak is dat schades gemeld worden bij de heer Edwin Oden. In dit geval betrof het een schade (plaat in een systeemplafond) veroorzaakt door de bovenbuurman. In principe komt dit voor rekening van de w.a. verzekering van de bovenbuurman, of voor de inboedelverzekering van nr. 76. 4.7. De eigenaar van nummer 144 vraagt zich af hoe de besluitvorming over de vervanging van de hydrofoor tot stand is gekomen. In principe is hiervoor toestemming van de ALV nodig. De kascommissie heeft in haar verslag vermeld dat m.b.t. de vervanging van de hydrofoor niet de juiste procedure is gevolgd. De voorzitter erkent dit. 4.8. Verslag kascommissie bij monde van mevrouw Vaillant: 4.8.1. De kascommissie doet voorstellen voor een andere werkwijze. Bijvoorbeeld voor de opsplitsing van de spaargelden en deposito’s. Het bestuur neemt deze voorstellen over. Mevrouw Van Dijken (58) stelt voor om hierover bij Vereniging Eigen Huis advies in te winnen. 4.8.2. De banken sturen nog steeds geen kopie bankafschriften naar DHB. Het bestuur zegt toe dit te zullen regelen. 4.8.3. De kascommissie is van mening dat de administratie een juist beeld geeft en er verzorgd uit ziet. 4.8.4. Voor een besluit over het uitbetalen van de exploitatieoverschotten van voorgaande jaren kunnen twee wegen gevolg worden, t.w. eerst bespreken per blok en op grond daarvan op de volgende alv een besluit nemen, of direct voor de volgende alv agenderen. Het voorstel van bespreking per blok en besluiten in de volgende alv, wordt met enkele tegenstemmen en 2 onthoudingen, aangenomen. 4.8.5. Het onderhoud van de tuin is hoger uitgevallen i.v.m. lekkage. Er zijn nieuwe lampen gekomen. 4.9. De jaarrekening wordt goedgekeurd en vastgesteld. 5. Decharge bestuur en administrateur Decharge wordt verleend voor het boekjaar 2008. 6. Bestemming exploitatiesaldi 2008 Voorheen zijn positieve exploitatiesaldi toegevoegd aan de reserves. Het voorstel is om dat niet meer te doen, maar terug te betalen aan de leden. Het exploitatie overschot 2008 wordt toegevoegd aan de reserves. De exploitatieoverschotten 2008 worden toegevoegd aan de betreffende overschotten exploitatie saldi. 7. Begroting 2009 7.1. Samenvoegen v.d. posten “schilderwerk” en “schilderwerk gevel” bij Blok 3: 7.1.1. Het argument om deze posten samen te voegen is om extra steigerkosten te vermijden. De meerderheid van de leden van Blok 3 zijn tegen dit voorstel omdat de gevel 1x per 10 jaar geschilderd wordt en de rest 2 tot 3 keer in de 10 jaar. Besloten wordt om de situatie niet te wijzigen. 7.2. Terugbetalen van de reserve aan de eigenaren van de bedrijfsruimten: 7.2.1. Het betreft de terugbetaling van de reserve van € 16.000,-- die in het verleden is gevormd. Er wordt al enige jaren niets anders toegevoegd dan de rente.
VvE Kadijkveste
*
alv
16-6-2009
*
2
7.2.2. De heer Rijnbeek is van mening dat deze reserve niet voor niets is gevormd en vraagt zich af waar vaste lasten, zoals rioolrechten en water van betaald worden. 7.2.3. Mevrouw Vaillant meent dat het wettelijk verboden is om reserves terug te betalen. 7.2.4. Besloten wordt om geen beslissing te nemen, maar eerst uit te zoeken of reserves terugbetaald mogen worden. 7.3 Begroting en bijdrage 2009 7.1.1. De begroting is opgesteld door dhr. Dekker met een verhoging ter correctie van de inflatie. Gevraagd wordt waarom er is verhoogd, en niet verlaagd met bijv. 5 %? Mevr. Vaillant zou voortaan graag de uitsplitsing van de begrotingstotalen willen zien. Dhr. Dekker geeft te kennen dat die uitsplitsing er is. Het bestuur maakt een gedetailleerde begroting. Aan de vergadering worden de totalen gepresenteerd. 7.1.2. Den Hengst stelt voor de bijdrage niet per 1 januari, maar per 1 juli aan te passen. Dat vermijdt administratieve verwikkelingen, en betekent ook dat de verhoging ingaat nadat de vergadering is geweest. De vergadering stemt (met 1 onthouding) in met dit voorstel. 8.
(Her)benoeming leden kascommissie De controle van 2008 is uitgevoerd door mevrouw Vaillant en de heer Van Unen die in hetzelfde blok wonen. Beiden leden verklaren zich bereid ook de controle van 2009 voor hun rekening te nemen, maar zouden graag zien dat iemand uit een ander blok ook deelneemt. Niemand meldt zich aan.
9. Onderhoud 1. Kosten verwijderen graffiti: 9.1.1. Het bestuur stelt voor om de kosten voor het verwijderen van graffiti onder de verdeelsleutel van 1/93 te brengen. Het voorstel wordt afgewezen omdat men het graffitibeleid aan de blokken wil overlaten. 2. Schouw door de brandweer: 9.2.1. Het bestuur stelt voor om het gebouw door de Brandweer op brandveiligheid te laten controleren. 9.2.2. Het bestuur stelt uitdrukkelijk niet aansprakelijk te zijn voor de gevolgen als de leden van de vereniging de gemeenschappelijke ruimten niet vrijhouden. Het bestuur wenst dat deze ruimten, conform het modelreglement, en ten behoeve van de veiligheid vrij zijn van spullen. 9.2.3. Besloten (4 stemmen tegen, 4 onthouding) wordt om een veiligheidsschouw te laten uitvoeren door de Brandweer of een andere instantie. De kosten komen t.l.v. “Algemeen”. 3. Dakbeplanting van de garages: 9.3.1. Dit punt wordt t.z.t. opnieuw geagendeerd. 4. Vervangen noodverlichting: 9.4.1. De noodverlichting in de parkeergarage van Blok 2 is aan vervanging toe. Er zijn twee offertes aangevraagd, t.w. bij Electro Service en bij Paraat. 9.4.2. De meerderheid van Blok 2 stemt voor het vervangen van de noodverlichting door Paraat. Er is 1 onthouding. 5. Plaatsen van mosquito’s: VvE Kadijkveste
*
alv
16-6-2009
*
3
9.5.1. Het bestuur adviseert om geen mosquito’s te plaatsen omdat er een verbod dreigt. Bovendien is dit het verplaatsen van het probleem. 9.5.2. Besloten wordt geen mosquito’s te plaatsen. 10. Diversen 1. Gift aan Villa Kadijken: 10.1.1. Het voorstel is om een bedrag beschikbaar te stellen voor sociale activiteiten. 10.1.2. Besloten wordt om € 250,-- beschikbaar te stellen t.l.v. de reserve sociale kontakten. Er zijn 3 stemmen tegen. 2. Tuinmeubilair: 10.2.1. Het bestuur stelt voor om € 1000,-- beschikbaar te stellen voor tuinmeubilair. 10.2.2. Met 1 stem tegen, 3 onthoudingen, wordt besloten dit voorstel uit te voeren. 11.
Inschrijving Kamer van Koophandel / (her)verkiezing bestuur / bestuursaansprakelijkheidsverzekering 1. Inschrijving van de VvE bij de Kamer van Koophandel is wettelijk verplicht. Het bestuur zal worden ingeschreven. 2. De heer J.P. van Doorne uit Blok 2 legt zijn bestuursfunctie neer i.v.m. zijn komende verhuizing. Kandidaten voor deze functie worden gevraagd zich te melden. 3. Er is al een bestuurders aansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
12. 1. 2.
Tuinfeest € 1000,-Er is een tuinfeest gepland op zaterdag 29-8-2009 en de vereniging wordt gevraagd om een bijdrage in de kosten van € 1000,--. Een amendement op dit voorstel om de kosten te verhalen op de deelnemers, wordt afgestemd. Met 1 stem tegen wordt besloten de bijdrage toe te kennen.
13. Rondvraag 1. De heer P.H. Bloemer meldt dat hij een nieuwe firma gevonden heeft voor het onderhoud aan de schuifpuien. 2. Het bestuur meldt dat er klachten zijn binnen gekomen over overlast. Klagers dienen in eerste instantie de overlastveroorzakers zelf aan te spreken. Zover bekend is dat ook gebeurd. Het bestuur vraagt iedereen rekening met elkaar te houden om zo het leefklimaat voor iedereen zo plezierig mogelijk te houden. 3. Mevrouw Hagemeijer (46) heeft last van de lucht van barbecue in de binnentuin en vraagt het bestuur regels te stellen. Het bestuur zal zich hierover beraden. 4. Aan DHB wordt gevraagd om de stemmen te specificeren i.v.m. de garages. Zij zullen bekijken of dit mogelijk is. 5. De hal van Blok 3 is opgeknapt, maar daarna door verbouwing weer beschadigd. En zonder dat de veroorzaker de schade heeft hersteld. Afgesproken wordt dat het bestuur contact opneemt met de veroorzaker van de schade. 6. Ooit is afgesproken dat binnentuin katvrij gehouden zou worden in verband met de vogels. Maar deze afspraak is nooit gehandhaafd. Het bestuur is van mening dat dergelijke regels niet gehandhaafd moeten worden door sancties opgelegd door het bestuur, maar dat van iedereen gevraagd en verwacht mag worden zich er aan te houden uit het oogpunt van normale omgang met elkaar. De heer Bruyniks is van mening dat de katten geen overlast geven. 7. De heer Pieters (36) geeft aan het onbevredigend te vinden dat het bestuur het standpunt inneemt dat ze er “niets mee kunnen”. Zijn inziens heeft het bestuur een VvE Kadijkveste
*
alv
16-6-2009
*
4
8.
taak in deze. De heer E. Bloemer wil voor zijn blok toch laten onderzoeken of een HR ketel kan worden gebruikt als het kanaal wordt aangepast.
14. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng, en sluit de vergadering. Amsterdam, september 2009 w.g. Jean Lenglet Voorzitter
IJnze den Hengst Administrateur
Indien de notulen niet correct zijn gelieve u ons hiervan binnen 1 maand na verschijnen schriftelijk van in kennis te stellen. Bijlagen: presentielijst, verslag Reuvers en Donkersloot, bijdrage
Bijdrage met ingang van 1 juli 2009: zie bijlage Wij verzoeken u de bijdrage middels een automatische betaling per maand te voldoen op rekening 7702298 t.n.v. de vereniging bij de Postbank. VvE Beheer Den Hengst BV biedt u de mogelijkheid uw bijdrage te incassseren. Indien u dit wenst, gelieve een aanvraagformulier aan te vragen op telefoonnummer 0206428248 of via e-mail
[email protected] Actielijst 1. DHB/Bestuur: Onderzoeksrapport over rookgaskanalen meesturen met de notulen. 2. DHB: Specificeren/controleren van de boeking van de schoonmaakkosten bij blok 2 3. Oden/DHB: Onderzoeken of herstel lekkage nr. 90 verzekeringswerk is. 4. Bestuur/DHB: Uitvoeren adviezen kascommissie. 5. Bestuur/DHB: Agenderen van besluit over het uitbetalen van exploitatie overschotten. 6. Bestuur/DHB: Uitzoeken of reserveringen terugbetaald mogen worden. 7. Bestuur/DHB: Uitvoeren van schouw door de Brandweer of andere instantie. 8. Bestuur/DHB: Vervanging noodverlichting garage Blok 2. 9. Bestuur/DHB: € 250,-- voor Villa Kadijken. 10. Bestuur/DHB: € 1000,-- voor tuinmeubilair 11. Bestuur/DHB: € 1000,--- voor tuinfeest 12. DHB: specificatie stemmen ivm garages 13. Bestuur: Contact met veroorzaker van de schade in hal van blok 3.
VvE Kadijkveste
*
alv
16-6-2009
*
5
Presentielijst bij de vergadering van 16 juni 2009 Naam A.M.P.M. Brugman Mw. M. Langendijk Mw. A. Post R.D. Aluvihare B.H.A.F. Jansen B.W. Joenje E.E.K. Oden G. Maes G.J.B. Datema J. Langenhof J. van Megen M. van Riel M. de Bruin O.U. Delfos Visser Mw. M. Hartogensis J. Hildering N. Ligthart R. Pieters A.J. Roelofs C.A.M. van Gool J. Brouwer T.L. O’Callaghan E.C. Hagemeijer E.G. Geerdink Mw. A. van Mourik Mw. E.E. Tegelaar N. Hoekmeijer V.L.C. van Rijn T.A.P. van Dijken P.F. Vos F.W. Bakker R.M.S. Scholtens Mw. E. van Zinderen J.D. Heijbroek A.M. Eichhorn Mw. H. Heyster J.E.M. Meester E.T.M. Ruben E.G. Ploeg P.J. Bruyniks VvE Kadijkveste
Present Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Ja Nee Nee Nee Nee Ja Nee Ja Nee Nee Ja Nee Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Nee Ja Ja Nee Ja Nee Ja Ja Nee Nee Nee Nee Ja Ja
Naam 2e eigenaar Mw. Y.L. Veldman
Present Volmacht aan Nee Dochter
Mw. J. Bookelmann Mw. M. Looijen
Nee Nee
Mw. P. Davids A. Nussbaum
Nee Nee
H.C. Hartogensis
Nee
Mw. M. vd Berg Mw. E. de Vries
Nee Nee
A.A. Klomp Mw. K. van der Valk Mw. E. O’Callaghan
Nee Nee Ja
Open S. Ohler
Nee Liesbet
*
alv
16-6-2009
*
6
H.D. Glasbergen Mw. S.A. Bordes J.E. Mosselman M. Vermeulen H.P.C.M. Jansen D. Kuipers M.M.D. Scholten A.M.P.M. Burgman M.W.A.M. Corten T. Hudson D.J. de Jong J.E.M. Lenglet Mw. F.C. Posthumus E. Bloemer P.R. Houbanova Mw. H. Dahles F. Slijpen E.W. Dil R.M. te Dorsthorst R. Roel Mw. A. de Regt L. Menichetti J.A. van Doorn Mw. I.J. de Niet B.J. Holthaus M.O. Andel Mw. R.M. Amato V.M. Ypma Mw. N. vd Giesen B.P.J. Vink R. Breek C. Rijnbeek Mw. A.G.G. Bok J.A. Lotgering P. Ch. Klein Bog (2x) W.H.J. de Horde Heijmans Beheer L.A.M.C. Claas Mw. N. Bruggen M. Bakker P.H. Bloemer (2x) H. van Leyden F.W.G. Verheul VvE Kadijkveste
Ja Nee Nee Nee Nee Nee Ja Ja Nee Nee Nee Ja Nee Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Nee Nee Ja Ja Nee Nee Nee Nee
E. Ploeg
Mw. A. Jurada
Ja
Open Mw. E. Spekschoor
Nee
C.M. TH. Potma
Nee Open
Mw. A. Meijerink Mw. C. Riemers
Ja Nee
Mw. K.A. Hoang
Nee J. lenglet
J. Lenglet
Mw. E.S. Rouw
Nee
H. Passchier
Nee
L. Claas Mw. A. van Veen
Nee S. van Wijk
*
alv
16-6-2009
*
7
Mw. C. vd Giesen T.E. Lieve A.A. Mas L. Lemmers S.M. van Wijk B.J. Schenkels Mw. A. Bergmans F.H. Kranendonk J. den Dekker D. Bosman H.J. van Unen Mw. A. Vaillant L.H. Karsten A Slothouber J.H. Boetzel H. ten Hoopen R.P.I. van Dijk M. Luyendijk P.S. van Dam E.T.M. Ruben P. den Boer E.B. Zommers IJ. den Hengst Mevr. J. de Haan
VvE Kadijkveste
Nee Nee Ja Nee Ja Nee Ja Nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Ja Nee Nee Ja Ja
Mw. H.L. Hiemstra Mw. H. Olbertz
Nee Nee
J.P.A.M. van Bragt
Ja
F.C. Posthumus E. Wiersma Mw. M. van Dam S.P.M. Meyknecht Mw. C. Raes
Nee J. Lenglet Nee Nee Nee Nee
Administrateur Notulist, geen lid
*
alv
16-6-2009
*
8
