n2beheer-vve
Handboek VvE beheer
Hogewoerd 150
2311 HV Leiden
T (071) 513 65 11
[email protected]
www.n2bouwadvies.nl
handboek VvE Beheer
Inhoud
1. Inhoud
blz. 1
2. Introductie
blz. 2
3. Pakketten en diensten 3.A Startpakket 3.B Technisch pakket 3.C Economisch pakket 3.D Totaal pakket 3.E Pakket-op-maat 3.F Optionele diensten
blz. blz. blz. blz. blz. blz. blz.
3 4 5 6 7 8 9
4. Omschrijving diensten 4.A. VvE en voorbereiding 4.B. Administratie, financieel en secretarieel beheer 4.C. Technisch beheer
blz. blz. blz. blz.
10 10 12 13
5. Werkwijze N2Beheer-VVE
blz. 14
6. Overige diensten N2Bouwadvies bv
blz. 15
7. Adressen, websites
blz. 16
Bijlagen:
•
Schema pakketten
1 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
Introductie N2Bouwadvies bv is een bouwkundig adviesbureau. Wij verlenen een breed scala aan diensten. Van ontwerp tot oplevering, zowel technisch als financieel, van vergunning tot projectmanagement. Naast deze bouwkundige diensten leveren wij ook diensten voor het beheer van VvE’s. U kunt informatie vinden op onze website: www.n2bouwadvies.nl Op onze werkzaamheden zijn de Algemene voorwaarden DNR 2005 van toepassing. U kunt deze kosteloos downloaden van onze website. Kiezen voor N2Beheer-VVE betekent dat u alle diensten in één keer betrekt bij het beheer van uw VvE. Inhuren van externe expertise? Niet nodig. Alles binnen één relatie, binnen één opdracht. Korte lijnen, directe communicatie, één aanspreekpunt.
2 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
Pakketten en diensten De volgende pakketten zijn voor u samengesteld, elk ontstaan uit een andere behoefte. U kunt kiezen uit een van de pakketten of een pakket samenstellen.
A
Startpakket Voor wie: Het doel: N2Beheer-VVE:
B
Technisch pakket Voor wie: Het doel: N2Beheer-VVE:
C
Economisch pakket Voor wie:
Het doel: N2Beheer-VVE:
D
E
Totaal pakket Voor wie: Het doel: N2Beheer-VVE:
Pakket-op-maat Voor wie: Het doel:
N2Beheer-VVE:
Voor nieuwe of slapende verenigingen. Het opzetten van het secretariaat, de financiën en de verzekeringen. Wij begeleiden u bij het opzetten van uw vereniging.
Voor de vereniging die alle taken van het secretariaat, de financiën en de verzekeringen in eigen beheer uitvoert. Voor het onderhoud van het gebouw. Zorgt voor alle werkzaamheden betreffende het meerjarenonderhoud.
Het economisch pakket is voor de vereniging die de meeste activiteiten in eigen beheer uitvoert, maar daar begeleiding bij nodig heeft. Voor begeleiding in het beheer van de vereniging en het onderhoud van het gebouw. Zorgt voor ondersteuning en begeleiding in het beheer van de vereniging en alle werkzaamheden betreffende het meerjarenonderhoud.
Voor de vereniging die alle taken uit handen wil geven. Voor totaal beheer van de vereniging. Zorgt voor alle werkzaamheden betreffende het beheer van de vereniging en het gebouw.
Voor de vereniging die verschillende taken in eigen beheer uitvoert. Voor ondersteuning van de verschillende werkzaamheden binnen het beheer van de vereniging en het gebouw, voor zover de kennis en/of de capaciteit binnen de vereniging niet aanwezig is. Zorgt voor de werkzaamheden waar nodig, in onderling overleg.
3 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
A Startpakket (pakket A) Het startpakket is voor nieuwe of slapende verenigingen die geactiveerd moeten worden. Om uw vereniging te starten zullen enkele handelingen verricht moeten worden. De volgende onderdelen zijn in pakket voorzien. Secretarieel beheer • organiseren van een vergadering om de vereniging te activeren; • aanleggen van het eigenaarregister; • inschrijven bij de Kamer van Koophandel van de vereniging en haar bestuurders; • inschrijven bij Het Kadaster van de Huishouding als beheerder; • opstellen huishoudelijk reglement. Financieel beheer • openen van een bankrekening op naam van de vereniging; • afsluiten van een incasso- en betaalovereenkomst; • doen vaststellen van het incassobeleid en –mandaat. Verzekeringen beheer • opdracht geven tot taxatie van het vastgoed; • opvragen van offertes voor verzekering van opstal, wettelijke aansprakelijkheid, glas, rechtsbijstand en/of bestuurdersaansprakelijkheid; • erop toezien dat de opstalverzekering een appartement- en indexclausule bevat. Technisch beheer • geen werkzaamheden Klachtenonderhoud en calamiteitenservice • geen werkzaamheden Vervolgwerkzaamheden Voor het verdere beheer van de VvE kan de vereniging kiezen uit de andere vervolg pakketten, te weten: Pakketten en diensten • technisch pakket (B) • economisch pakket (C) • totaal pakket (D) • pakket op maat (E) • optionele diensten
4 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
B Technisch pakket (pakket B) Het technisch pakket is voor de vereniging die alle algemene taken van het secretariaat, de financiën en de verzekeringen in eigen beheer uitvoert. N2Bouwadvies bv verzorgt werkzaamheden ten aanzien van het meerjarenonderhoud. De volgende onderdelen zijn in pakket voorzien.
Secretarieel beheer • VvE beheersplan opstellen; • informatie uitwisselen digitaal; • toegang tot de eigen (beveiligde) VvE-servicepagina op www.n2bouwadvies.nl. Financieel beheer • het leveren van financiële gegevens t.a.v. het jaarstukken; • het controleren van offertes, begrotingen en facturen t.a.v. het regulier onderhoud. Verzekeringen beheer • het controleren van de verzekeringen ten tijde van onderhoudswerkzaamheden. Technisch beheer • uitvoeren van de nulmeting (vaststelling startkwaliteit); • opstellen meerjarenonderhoudsbegroting en –planning; • het uitvoeren van de jaarlijks reguliere inspecties; • aanvragen offertes voor regulier onderhoud; • het begeleiden, beoordelen en oplevering van regulier onderhoud. Klachtenonderhoud en calamiteitenservice • het begeleiding van de vereniging t.a.v. calamiteiten.
5 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
C Economisch pakket (pakket C) Het economisch pakket is voor de vereniging die de meeste activiteiten in eigen beheer uitvoert, maar daar begeleiding bij nodig heeft. De volgende onderdelen zijn in pakket voorzien. Secretarieel beheer • VvE beheersplan opstellen; • informatie uitwisselen digitaal; • toegang tot de eigen (beveiligde) VvE-servicepagina op www.n2bouwadvies.nl; • het opstellen van de agenda, en het voorbereiden van de jaarvergadering; • bijwonen van de ledenvergadering. Financieel beheer • het controleren van de jaarbegroting, de balans en de exploitatierekening; • het controleren van de jaarstukken van het bestuur; • het adviseren van het bestuur t.a.v. het financieel beheer; • het leveren van alle financiële gegevens t.a.v. het meerjarenonderhoud; • het controleren van offertes, begrotingen en facturen t.a.v. het meerjarenonderhoud. Verzekeringen beheer • periodiek controleren of de verzekerde waarde overeenstemt met de herbouwwaarde; • het controleren van de verzekeringen ten tijde van onderhoudswerkzaamheden. Technisch beheer • uitvoeren van de nulmeting (vaststelling startkwaliteit); • opstellen meerjarenonderhoudsbegroting en –planning; • het uitvoeren van de jaarlijks reguliere inspecties; • aanvragen offertes voor regulier onderhoud; • het begeleiden, beoordelen en oplevering van regulier onderhoud. Klachtenonderhoud en calamiteitenservice • het begeleiding van de vereniging t.a.v. calamiteiten.
6 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
D Totaal pakket (pakket D) Het economisch pakket is voor de vereniging die alle taken uit handen wil geven: alle werkzaamheden betreffende het beheer van de vereniging inclusief het meerjarenonderhoud van het gebouw. De volgende onderdelen zijn in pakket voorzien. Secretarieel beheer • VvE beheersplan opstellen; • informatie uitwisselen digitaal; • toegang tot de eigen (beveiligde) VvE-servicepagina op www.n2bouwadvies.nl; • het opstellen van de agenda, en het voorbereiden van de jaarvergadering; • het voorzitten van de ledenvergadering; • het verzorgen van de verslaglegging en verstrekking van de ledenvergadering; • het bijwonen van de bestuursvergadering. Financieel beheer • het opstellen van de jaarbegroting, de balans en de exploitatierekening; • het opstellen van de jaarstukken aan het bestuur en/of de kascontrolecommissie; • het adviseren van het bestuur t.a.v. het financieel beheer; • het leveren van alle financiële gegevens t.a.v. het meerjarenonderhoud; • het controleren van offertes, begrotingen en facturen t.a.v. het meerjarenonderhoud. Verzekeringen beheer • periodiek controleren of de verzekerde waarde overeenstemt met de herbouwwaarde; • het controleren van de verzekeringen ten tijde van onderhoudswerkzaamheden; • het adviseren van verzekeringsaspecten. Technisch beheer • uitvoeren van de nulmeting (vaststelling startkwaliteit); • opstellen meerjarenonderhoudsbegroting en –planning; • het uitvoeren van de jaarlijks reguliere inspecties; • aanvragen offertes voor regulier onderhoud; • het begeleiden, beoordelen en oplevering van regulier onderhoud. Klachtenonderhoud en calamiteitenservice • het opstellen van de procedure t.a.v. klachten en klachtenonderhoud; • het uitvoeren van inspecties t.a.v. klachten en klachtenonderhoud; • het aannemen en afwikkelen van klachten en klachtenonderhoud; • het begeleiding van de vereniging t.a.v. calamiteiten.
7 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
E Pakket-op-maat (pakket E) Het pakket-op-maat is voor de vereniging die verschillende alle taken in eigen beheer uitvoert. Indien binnen de vereniging kennis en/of capaciteit aanwezig is, kan een keuze worden gemaakt uit verschillende taken en werkzaamheden. N2Bouwadvies bv begeleidt u bij de keuze die u wenst en kan in onderling overleg tot een programma komen. Het kan voorkomen dat wij diensten of combinatie hiervan adviseren om tot een optimaal pakket te komen. De volgende onderdelen kunnen in pakket worden opgenomen. Secretarieel beheer o VvE beheersplan opstellen; o informatie uitwisselen digitaal; o toegang tot de eigen (beveiligde) VvE-servicepagina op www.n2bouwadvies.nl; o het opstellen van de agenda, en het voorbereiden van de jaarvergadering; o het voorzitten van de ledenvergadering; o het verzorgen van de verslaglegging en verstrekking van de ledenvergadering; o het bijwonen van de bestuursvergadering. Financieel beheer o het opstellen van de jaarbegroting, de balans en de exploitatierekening; o het opstellen van de jaarstukken aan het bestuur en/of de kascontrolecommissie; o het adviseren van het bestuur t.a.v. het financieel beheer; o het leveren van alle financiële gegevens t.a.v. het meerjarenonderhoud; o het controleren van offertes, begrotingen en facturen t.a.v. het meerjarenonderhoud. Verzekeringen beheer o periodiek controleren of de verzekerde waarde overeenstemt met de herbouwwaarde; o het controleren van de verzekeringen ten tijde van onderhoudswerkzaamheden; o het adviseren van verzekeringsaspecten. Technisch beheer o uitvoeren van de nulmeting (vaststelling startkwaliteit); o opstellen meerjarenonderhoudsbegroting en –planning; o het uitvoeren van de jaarlijks reguliere inspecties; o aanvragen offertes voor regulier onderhoud; o het begeleiden, beoordelen en oplevering van regulier onderhoud. Klachtenonderhoud en calamiteitenservice o het opstellen van de procedure t.a.v. klachten en klachtenonderhoud; o het uitvoeren van inspecties t.a.v. klachten en klachtenonderhoud; o het aannemen en afwikkelen van klachten en klachtenonderhoud; o het begeleiding van de vereniging t.a.v. calamiteiten.
8 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
3.F
Optionele diensten Buiten de pakketten A t/m E kan N2Beheer-VVE tevens onderstaande optionele VvE diensten leveren. Optioneel o aanvraag kadastrale splitsing o maken splitsingstekeningen o maken bouwkundige tekeningen o begeleiding notariële behandeling o advisering energetische verbetering
9 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
Omschrijving van de diensten
4.A
VvE en voorbereiding Wat is een VvE? Als u een woning koopt in een complex met meerdere woningen, dan koopt u een zogenoemd appartementsrecht. Dat betekent dat u persoonlijk mede-eigenaar bent van het gebouw. Elke appartementseigenaar heeft het alleenrecht om gebruik te maken van de eigen woning. Daarnaast zijn alle appartementseigenaren samen eigenaar van het casco en de gemeenschappelijke ruimten. Als eigenaar van een appartementsrecht maakt u automatisch deel uit van een Vereniging van Eigenaren (VvE). Bij wet (het Burgerlijk Wetboek) is bepaald dat er altijd een VvE ontstaat bij verkoop van een in appartementen gesplitst pand en dat de eigenaren automatisch lid zijn van die VvE. Een VvE heeft de collectieve verantwoordelijkheid voor het gebouw en de gemeenschappelijke onderdelen (trappenhuis, dak, cv-installatie). Een VvE heeft net als andere verenigingen een ledenvergadering en een bestuur. Tijdens de ledenvergadering, die meestal één keer per jaar plaatsvindt, nemen de leden besluiten over het beheer van het pand. Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken zoals kleine reparaties, het toezien op onderhoudswerkzaamheden en het financieel beheer. Splitsingsakte In een zogenoemde splitsingsakte staat wat het lidmaatschap van een VvE betekent. De notaris stelt deze akte op, als u een appartement koopt. Deze splitsingsakte is het juridisch fundament van de VvE en beschrijft precies wat gemeenschappelijke en wat privégedeelten van het pand zijn en welk aandeel de eigenaar heeft in het hele pand. Bij de splitsingsakte hoort de splitsingstekening, hierop staan de privé-gedeelten van een pand ingetekend. Een andere onderdeel van de splitsingsakte is het splitsingsreglement. Hierin staat hoe de VvE moet functioneren. Een VvE heeft net als andere verenigingen statuten. Deze statuten zijn opgenomen in het reglement van splitsing. In dit reglement zijn de rechten en plichten opgenomen voor de eigenaar en de vereniging van eigenaars. Het reglement van splitsing bestaat uit een modelreglement, met regels die voor iedere VvE geldt, en een door een notaris op te stellen “splitsingsakte”. Hierin worden de afwijkingen ten op zichtte van het modelreglement beschreven. In de splitsingsakte wordt een omschrijving van het gebouw en de afzonderlijke appartementsrechten genoemd alsmede wordt opgenomen de splitsingstekening waarop de grenzen tussen de verschillende appartementen onderling en die van de gemeenschappelijke ruimten staan. Huishoudelijk reglement Het is gebruikelijk dat naast de statuten de VvE besluit om een huishoudelijk reglement op te stellen. Het huishoudelijk reglement omvat allerlei regels van praktische aard: wanneer gaat de voordeur dicht, mogen er fietsen in de hal geplaatst worden enz. De eigenaar die een regel van het huishoudelijk reglement overtreedt kan een berisping krijgen of zelfs een boete.
10 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
Onderhoud / servicekosten De VvE vraagt aan de VvE-leden elke maand een financiële bijdrage voor bijvoorbeeld reparaties, schoonmaakkosten, lift onderhoud en verzekeringen. Daarmee zorgt de VvE ervoor dat het pand goed onderhouden blijft. Behalve dat het prettig is om in een goed onderhouden pand te wonen, zorgt goed onderhoud er ook voor dat de waarde van het pand en de verkoopprijs van ieder individueel appartement zo gunstig mogelijk blijft. Reservefonds De VvE moet ook anticiperen op toekomstig (groot) onderhoud en daarvoor een reservefonds in stand houden. De VvE is vanaf 1 mei 2008 verplicht een reservefonds in stand te houden voor andere dan de gewone jaarlijkse kosten. De wet doelt hiermee op de kosten van (groot) onderhoud. De wettelijke verplichting om een reservefonds in stand te houden maakt het makkelijker om mede-eigenaren te verplichten bij te dragen aan het reservefonds. De hoogte van het reservefonds is niet in de wet vastgelegd. Het bedrag wordt bepaald door de kosten die samenhangen met het (groot) onderhoud van het gebouw. Dit verschilt per appartementencomplex. De appartementseigenaren moeten er samen voor zorgen dat er genoeg geld gereserveerd wordt. In de vergadering van eigenaren stellen zij de hoogte van het bedrag vast dat in het reservefonds moet worden gestort. Wat doet het bestuur? De eigenaren kiezen uit de leden van de VvE een voorzitter en stellen vervolgens een bestuur aan. Het bestuur zorgt ervoor dat de besluiten worden uitgevoerd die de leden in de VvE-vergaderingen genomen hebben. Daarnaast regelt het bestuur onder meer: • het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan; • het opstellen van een begroting; • het vaststellen van de periodieke geldelijke bijdragen aan de vereniging; • het beheren van de financiën; • het bijeenroepen van vergaderingen; • het notuleren van vergaderingen; • het begeleiden en controleren van onderhoudswerkzaamheden; • het afsluiten van verzekeringen. Bestuur uitbesteden Er komt veel kijken bij het besturen van een VvE. Een bestuurder moet dus van veel markten thuis zijn. Daarom kan de VvE er ook voor kiezen om de functie van bestuurder uit te besteden aan een VvE-beheerder. Deze kan zowel de administratie als het technisch beheer op zich nemen.
11 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
4.B
Administratie, financieel en secretarieel beheer Administratief en financieel beheer Overzicht van de werkzaamheden, met inachtneming van alle geldende wet- en regelgeving en conform splitsingsakte en splitsingreglement: -
-
-
-
Incasseren en administreren van de door de eigenaren aan de Vereniging verschuldigde, door de ledenvergadering vastgestelde, periodieke bijdragen; Signaleren, bewaken en het nemen van vervolgstappen m.b.t. eventueel optredende achterstanden in de betaling van deze bijdragen; Het antwoord geven op (telefonische) vragen van de leden inzake hun bijdragen; Bijhouden van mutaties in het ledenbestand, het maken van eindafrekeningen voor het appartementsrecht dat in eigendom wordt overgedragen, het uitschrijven van deze leden en het inschrijven van nieuwe leden inclusief het toezenden van alle benodigde VvE stukken; Makelaars en notarissen informeren over de financiële en algemene stand van zaken met betrekking tot een appartementsrecht en de VvE; Inzage geven in alle financiële bescheiden aan een eigenaar van appartementsrecht van de VvE; Het beheren en administreren van een afzonderlijk, ten name van de Vereniging staande bankrekening(en). Het ten laste van de eerder genoemde rekening(en) van de Vereniging betalen van alle voor rekening van de Vereniging komende kosten en lasten; Gedurende het lopende boekjaar bewaken van de goedgekeurde begroting; Eenmaal per jaar opmaken van de financiële jaarstukken bestaande uit een exploitatieoverzicht, balans en een begroting; De bankbescheiden alsmede de bijbehorende originele nota's etc. éénmaal per jaar laten controleren door de door de ledenvergadering benoemde leden van de kascommissie; Het bewaken van en voorstellen doen voor het op niveau houden van het verzekeringspakket van de Vereniging; Het behandelen van alle assurantiezaken aangaande de Vereniging met inbegrip van de begeleiding van schadeafwikkeling; Het (laten) uitvoeren van alle besluiten, al dan niet in overleg met voorzitter en technische commissie, genomen in de Algemene Ledenvergadering; Digitaal vastleggen van de statische archiefbescheiden van de Vereniging; Toezicht houden op de naleving van de verschillende akten, reglementen en besluiten; Het gevraagd of ongevraagd geven van adviezen inzake de toepassing van het reglement, splitsingsakte, appartementsrecht, incassozaken etc.; Administreren van (lopende) contracten.
Secretarieel Overzicht van de werkzaamheden, met inachtneming van alle geldende wet- en regelgeving en conform splitsingsakte en splitsingreglement: Voorbereiding van de Algemene ledenvergadering (ALV) in overleg met de voorzitter dan wel bestuur en technische commissie al dan niet in de vorm van een bestuursvergadering; Opstellen van de agendapunten; Het organiseren, bijeenroepen, bijwonen en notuleren van de Algemene Ledenvergadering; Het binnen de wettelijke termijn verspreiden van de concept notulen.
12 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
4.C
Technisch beheer Nulmeting Wanneer men het over nulmeting heeft, komt ook vaak de term ‘vooropname’ voorbij. Beide termen worden eigenlijk door elkaar gebruikt en wordt meestal hetzelfde bedoelt. Namelijk het door middel van een bouwkundige opname, vastleggen van de bouwkundige staat en toestand van een object, waarbij de kwaliteit van het pand beoordeeld wordt. Aan de hand van deze nulmeting kan een gedegen meerjarenonderhoudsplan goed worden opgesteld. Meerjarenonderhoudsbegroting (ook wel meerjarenonderhoudsplan genoemd) Sinds 1 mei 2008 is iedere Vereniging van Eigenaren (VvE) wettelijk verplicht om een reservefonds te hebben voor (groot) onderhoud van de gemeenschappelijke delen en zaken. In het meerjarenonderhoudsbegroting worden alle bouwdelen geïnventariseerd, beoordeeld en berekend wanneer en voor welk bedrag deze onderhoud behoeven. Door middel van een ingewikkelde financiële berekening wordt duidelijk gemaakt welk bedrag jaarlijks moet worden toegevoegd om het gebouw in de toekomst in stand te houden. Het doel van het opstellen van een meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) is inzicht verschaffen in de beschikbaarheid van de financiële middelen hiervoor in relatie tot de wenselijkheid van het uit te voeren onderhoud. Andere doelen die met het opstellen van een MJOB worden bereikt zijn: • Vastleggen van de onderhoudsplanning voor de komende jaren • Inzicht krijgen in de lopende contracten • Vaststellen van de benodigde reserveringen voor de komende jaren • Het bundelen van uitvoeringen waardoor efficiency wordt bereikt en besparingen worden gerealiseerd • Het inzicht krijgen in de benodigde bijdragen van de VvE leden voor de komende jaren
13 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
Werkwijze N2Beheer-VVE N2Beheer-VVE heeft een transparante werkwijze. Het offertetraject is geheel vrijblijvend. Na schriftelijk opdracht nemen wij het gehele proces met u door. Met behulp van een overzichtelijke planning wordt in overleg bepaald hoe het een en ander gebeurd. Offertetraject • oriënterend gesprek • opmaak offerte • toelichting offerte • eventueel aanpassen offerte • contractvorming Uitvoering • aanvang werkzaamheden na schriftelijke opdracht • startoverleg • informatieverstrekking verdere werkwijze is afhankelijk van het gekozen pakket, e.e.a. wordt beschreven in een onderling vast te stellen procedure. Betaling werkzaamheden • de betaling geschiedt in termijn (voor zover van toepassing) • verschotten (reis-, druk- en portokosten) worden in regie bijgehouden • de betalingstermijn is 14 dagen
14 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
Overige diensten N2Bouwadvies bv Naast N2Beheer-VVE is N2Bouwadvies bv een bouwkundig adviseur. Om een beeld te krijgen kunt u op onze website informatie vinden. Deze is te vinden op: www.n2bouwadvies.nl In het kort komt het neer op de volgende bouwkundige diensten: A. Bestekken B. Tekenwerk C. Directievoering D. Onderzoek E. Toezicht F. Rapportages Voor deze diensten hoeft u geen externe partijen in de huren. Wij hebben kennis van uw gebouw en uw vereniging en kunnen op korte termijn leveren tegen een zeer redelijke prijs. Bij grote veranderingen of verbeteringen aan uw gebouw, zoals kozijnvervanging, entreevergroting, het ombouwen van garages in een andere functie, dan krijgt u te maken met andere zaken dan onderhoud. Wij kunnen dit ook voor u verzorgen. Denk aan: • aanvragen van omgevingsvergunningen (bouwvergunningen) • het maken van tekeningen • het schrijven van bestekken en werkomschrijvingen • het aanvragen van offerte • het onderhandelen met aannemers en installateurs • het opstellen van bouwbesluitrapportages • het maken van EPC-berekeningen
15 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
handboek VvE Beheer
Adressen en websites N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv N2Bouwadvies bv Hogewoerd 150 2311 HV Leiden T (071) 513 65 11 M 06 50612387 E
[email protected] I www.n2bouwadvies.nl
Meer informatie Organisaties waar u terecht kunt met vragen over verenigingen van eigenaren:
• • • • • •
Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie Makelaarsvereniging Amsterdam Rijksoverheid (VROM) Nederlandse Vereniging van Makelaars Gemeenten Kamer van koophandel
16 N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
PAKKET E
PAKKET D
PAKKET C
frequentie
PAKKET B
Onderdeel
PAKKET A
VVE Beheer pakketten – N2Beheer-VVE
Secretarieel beheer Organiseren van een vergadering om de vereniging te activeren
eenmalig
Aanleggen van het eigenaarregister
eenmalig
Inschrijven bij de Kamer van Koophandel van de vereniging en haar bestuurders Inschrijven bij Het Kadaster van de Huishouding als beheerder
eenmalig eenmalig
Opstellen huishoudelijk reglement
eenmalig
VvE beheersplan opstellen
eenmalig
Informatie uitwisselen digitaal
doorlopend
Toegang tot de eigen VvE-servicepagina
doorlopend
Het opstellen van de agenda, en het voorbereiden van de jaarvergadering
1x per jaar
Het voorzitten van de ledenvergadering
1x per jaar
Het verzorgen van de verslaglegging en verstrekking van de ledenvergadering
1x per jaar
Het bijwonen van de bestuursvergadering
1x per jaar
Financieel beheer Openen van een bankrekening op naam van de vereniging Afsluiten van een incasso- en betaalovereenkomst Doen vaststellen van het incassobeleid en – mandaat Het opstellen van de jaarbegroting, de balans en de exploitatierekening Het controleren van de jaarbegroting, de balans en de exploitatierekening Het opstellen van de jaarstukken aan het bestuur en/of de kascontrolecommissie Het controleren van de jaarstukken van het bestuur Het adviseren van het bestuur t.a.v. het financieel beheer Het leveren van financiële gegevens t.a.v. de jaarrekening Controleren van offertes, begrotingen en facturen t.a.v. het regulier onderhoud
N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
eenmalig eenmalig eenmalig 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar 1x per jaar doorlopend 1x per jaar 1x per jaar
versie 2011-2
PAKKET E
PAKKET D
PAKKET C
frequentie
PAKKET B
Onderdeel
PAKKET A
VVE Beheer pakketten – N2Beheer-VVE
Verzekeringen beheer Opdracht geven tot taxatie van het vastgoed Opvragen van offertes voor diverse verzekeringen volgens overzicht Erop toezien dat de opstalverzekering een appartement- en indexclausule bevat Periodiek controleren of de verzekerde waarde overeenstemt met de herbouwwaarde Het controleren van de verzekeringen ten tijde van onderhoudswerkzaamheden Het adviseren van verzekeringsaspecten
eenmalig eenmalig eenmalig 1x per jaar doorlopend 1x per jaar
Technisch beheer Uitvoeren van de nulmeting (vaststelling startkwaliteit)
eenmalig
Opstellen meerjarenonderhoudsbegroting
1x per jaar
Het uitvoeren van de jaarlijks reguliere inspecties
1x per jaar
Aanvragen offertes voor regulier onderhoud
doorlopend
Het begeleiden, beoordelen en oplevering van regulier onderhoud
doorlopend
Klachtenonderhoud en calamiteitenservice Het opstellen van de procedure t.a.v. klachten en klachtenonderhoud Het uitvoeren van inspecties t.a.v. klachten en klachtenonderhoud Het aannemen en afwikkelen van klachten en klachtenonderhoud Het begeleiding van de vereniging t.a.v. calamiteiten
eenmalig doorlopend doorlopend doorlopend
Verklaring opgenomen in pakket opgenomen in pakket, uitvoering op regiebasis optioneel
N2Beheer-VVE is een onderdeel van N2Bouwadvies bv
versie 2011-2
