VvE-beheer Functioneel beheer
31 mei 2013 Versie: 1.0
E :
[email protected]
1
Administratief en financieel beheer
1.1
Register
Bijhouden van de benodigde gegevens van/voor alle leden van de VvE.
1.2
Eigendomsoverdracht
Verstrekken van de benodigde gegevens aan de notaris op het moment van overdracht, waaronder de grootte van het reservefonds en de eventuele betalingsachterstand van de vorige eigenaar. Nieuwe eigenaren ontvangen alle relevante informatie en worden geïnformeerd over de werkwijze van de VvE. Aan de eigenaar wordt, op kosten van de VvE, eenmalig een naamplaatje beschikbaar gesteld en geplaatst bij de brievenbus/ingang (appartementen)complex.
1.3
Begroting
Het opstellen van een concept exploitatiebegroting inclusief toelichting voor het komende boekjaar, ter goedkeuring aan de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren.
1.4
Jaarstukken
Het opstellen van een concept jaarrekening inclusief toelichting over het afgelopen boekjaar, ter controle voor de kascommissie en ter goedkeuring aan Vergadering van de Vereniging van Eigenaren.
1.5
Servicekosten
Het innen van de servicekosten. Ingeval van achterstand in betaling van de servicekosten of andere bijdragen het versturen van herinneringen (maximaal 2) en/of aanmaningen (maximaal 2). Het, in opdracht van de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren, laten voeren van een (buiten)gerechtelijke externe incassoprocedure. Aanmaankosten en de kosten voor het voeren van een incassoprocedure worden meegevorderd op de desbetreffende eigenaar.
blad 2
1.6
Betalingen
Het controleren, accorderen en betaalbaar stellen van aan de VvE gerichte facturen. Indien nodig het doorbelasten van facturen aan individuele leden en het, door de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren vastgesteld, vergoeden van kosten aan leden voor de VvE gemaakt.
1.7
Financiële administratie
Aan de hand van de gegevens van de bank verwerken van de bankmutaties in een boekhoudsysteem.
blad 3
2
Technisch beheer
2.1
Opstellen en actualiseren MJOP
Het opstellen van een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) en jaarlijks actualiseren hiervan, inhoudende prijzenindexatie, cycli en toevoegen nieuwe onderdelen. Het tijdens de jaarlijkse Vergadering van de Vereniging van Eigenaren presenteren van een voorstel waarin de geplande werkzaamheden voor een bepaald jaar worden weergegeven.
2.2
Inspectie
Het tweejaarlijks laten uitvoeren van een bouwkundige - en installatietechnische inspectie.
2.3
(Groot) onderhoud
2.3.1
Werkomschrijvingen en offerteaanvraag
Het maken of opvragen van werkomschrijvingen voor het groot onderhoud, zoals schilderwerk, gevel- en dakonderhoud. Op basis van deze werkomschrijvingen aanvragen van offertes bij aannemers en leveranciers. Het opstellen van een offertevergelijk ten behoeve van de besluitvorming in de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren.
2.3.2.
Opdrachtverstrekking, contract en controle
In opdracht van de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren opdracht verstrekken en/of het afsluiten van een contract met de gekozen aannemer/leverancier. Zo nodig toezicht tijdens de uitvoering van de werken en eindcontrole op de goede uitvoering op basis van de werkomschrijving.
2.4
Contractonderhoud en controle
In opdracht van de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren contracteren van aannemers en leveranciers ten behoeve van schoonmaak en glasbewassing. Toezicht op de goede uitvoering van het contractonderhoud.
blad 4
2.5
Reparatieverzoeken
Aannemen, beoordelen en zo nodig laten verhelpen van (technische) klachten met betrekking tot gemeenschappelijke ruimten en gemeenschappelijke gebouwdelen.
blad 5
3
Secretariële diensten
3.1
Vergadering VvE
Convoceren en voorzitten van de (jaarlijkse) Vergadering van de Vereniging van Eigenaren, waaronder het samenstellen en toesturen van de agenda en overige vergaderstukken. Het opstellen en verzenden van de notulen van de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren met actiepunten naar de leden.
3.2
Correspondentie
Het verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie van/aan derden ten behoeve van de VvE.
blad 6
4
Juridische diensten en verzekeringen
4.1
Reglementen
Het houden van toezicht op de naleving van de bepalingen van de splitsingsakte, modelreglement en de door de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren rechtsgeldig genomen besluiten. Het, in opdracht van de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren, opstellen en beheren van een huishoudelijk reglement.
4.2
Bestuur
Het optreden als bestuurder van de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren en het uitvoeren van de daarbij behorende bestuurstaken.
4.3
Commissies
Het houden van toezicht op het installeren van een commissie(s).
4.4
Verzekeringen en claims
Het toezien op aanwezigheid van opstal- , glas-, aansprakelijkheids-, rechtsbijstand en bestuursaansprakelijkheidsverzekering ten behoeve van de VvE. Op verzoek van de Vergadering van de Vereniging van Eigenaren afsluiten van aanvullende verzekeringen. Het indienen van claims bij de verzekeraars van de VvE en het toezien op afhandeling daarvan.
4.5
Taxatie
Het laten uitvoeren en actueel houden van een taxatie van het (appartementen)complex om de herbouwwaarde te bepalen.
blad 7
