Leergang Functioneel Beheer

Leergang Functioneel Beheer

Voorwoord Een leven lang leren is steeds belangrijker in de context van de hedendaagse maatschappij. De snelheid en onvoorspelbaarheid van trends en ontwikkelingen in deze tijd stellen hoge eisen aan de performance en het aanpassingsvermogen van mensen. Leren en persoonlijke ontwikkeling zijn belangrijke onderdelen van de loopbaan van ICTers. Ook voor mensen die van ICT gebruik maken of het gebruik ervan faciliteren. Functioneel Beheer is een vakgebied in opkomst. De relevantie daarvan voor gemeentelijke organisaties staat vast. Het regeerakkoord van Rutte II heeft de ambitie uitgesproken dat ‘bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen – zoals het aanvragen van een vergunning – digitaal kunnen afhandelen.’ Wetswijzigingen en de verregaande decentralisatie van rijkstaken maken het beheer en de vernieuwing van ICT-voorzieningen bovendien complex. Een correcte vertaling van bedrijfsprocessen naar ICT-systemen is cruciaal. De leergang Functioneel Beheer is ontwikkeld op basis van de behoeften van medewerkers binnen de gemeenten Teylingen, Uithoorn, Hilversum, Heerhugowaard en Middelburg. De opleiding is beproefd en wordt nu breed aangeboden. Deelnemers die zich willen professionaliseren op het gebied van Functioneel Beheer en Informatiemanagement kunnen de modules ook afzonderlijk volgen. Alle modules worden op hbo-niveau verzorgd. Modulen worden afgerond met een certificaat. Deelnemers, die (verder) willen studeren en groeien in het vakgebied van ICT of Bedrijfskunde kunnen de studieresultaten inbrengen in de intake voor hbo ICT of hbo Bedrijfskunde. De leergang Functioneel Beheer is een coproductie van GovUnited, een samenwerkingsverband van gemeenten, en hogeschool NOVI.

Over GovUnited GovUnited is een samenwerkingsverband van gemeenten op het gebied van de e-overheid. Bij GovUnited staan ICT en Informatisering als zodanig niet centraal maar standaardisatie, organisatieontwikkeling en samenwerking (met ander overheden en private partijen).

Over NOVI Hogeschool NOVI richt zich op de verdere ontwikkeling van de kennis, vaardigheden en competenties van mensen die aan het arbeidsproces deelnemen of daaraan weer deel willen gaan nemen met opleidingen en trainingen die afgestemd zijn op hun individuele wensen en mogelijkheden. Hogeschool NOVI Kobaltweg 44 3542 CE Utrecht [email protected] +31 (0)30 - 711 5615

GovUnited Wilhelmina van Pruisenweg 104 2508 AA Den Haag [email protected] www.govunited.nl

Opleidingscoördinator Dillon Richardson [email protected]

Projectcoördinator Koos Lefeber [email protected]

Programmaleider Jilt Sietsma [email protected]

Programmadirecteur Arjen Hof [email protected]

2 van 10

Leergang Functioneel Beheer GovUnited heeft de leerbehoeften van gemeenten naar toepasbare kennis op het gebied van Functioneel Beheer geïnventariseerd. Die vraag is vertaald naar onderwerpen, resulterend in een Leergang van 14 modules.

Doelstelling Doel is dat de deelnemer na afloop: (Beter) weet wat het werkgebied van Functioneel Beheer inhoudt. (Beter) inzicht heeft hoe de taken behorende bij Functioneel Beheer worden uitgevoerd. De benodigde competenties hiervoor ontwikkeld heeft. De rol van Functioneel Beheerder beter uitvoert. Samen met collega’s een gemeenschappelijke taal spreekt. Samen met collega’s ICT- en beheerprocessen kan optimaliseren. Een hbo verklaring / certificaat ontvangt.

Doelgroep Deelnemers hebben enige ervaring in Functioneel Beheer. Zij zijn werkzaam in of voor gemeentelijke organisaties. En hebben het vermogen om op hbo-niveau colleges te volgen. 1.

Zij werken samen met de IT-afdeling (of IT-leveranciers) en gebruikers uit het bedrijf- of dienstverleningsproces. Voor interne samenwerkingsrelaties is het vruchtbaar als ook medewerkers IT, AO (administratieve organisatie) en / of DIV (documentaire informatievoorziening) deelnemen aan één of meer modules.

2.

Managers Functioneel Beheer, Managers ICT en (beleids-)medewerkers die richtinggevend zijn voor één of meer processen en die een raakvlak hebben met Functioneel Beheer. Van hen wordt verwacht dat zij tijdens de lessen (van de drie genoemde modules) actief – ‘coachend’ betrokken zijn bij de deelnemers en het huiswerk dat zij hebben te doen. Op twee momenten (per module) worden zij bijgepraat over de inhoud en de voortgang van de studenten. Zij begeleiden tevens het maken van de paper.

Van deelnemers wordt verwacht dat zij tijd hebben om colleges voor te bereiden en dat zij thuis werken aan onder ander hun paper (inschatting huiswerk: 3 - 5 uur per module, per keer). De lessen gaan uit van deelnemers die zijn voorbereid.

"Een goede opleiding die goed aansluit aan de hedendaagse functioneel beheertaken die binnen de gemeente spelen" - Jorren Bos, gemeente Teylingen

3 van 10

Moduleoverzicht De modules zijn geclusterd. Een cluster van modules of modules wordt een Blok genoemd. Blok 1 Architectuur, Demand Management en Beheren Bedrijfsinformatie Module 1. Werken onder Architectuur (met aandacht voor GEMMA) In deze module wordt aandacht besteed aan: architectuurprincipes; domeinen; het verschil tussen scope en kader. Na het volgen van deze module kan de deelnemer: op basis van dat inzicht de verschillende aspecten van een organisatie op consistente wijze beschrijven in termen van architectuur (componenten, samenstellende delen en relaties daartussen); op basis van dat inzicht in termen van architectuur aangeven welke problemen er in de organisatie ontstaan wanneer architecturen niet op elkaar en de realiteit zijn afgestemd; binnen het kader van de architectuur een bestaande situatie (IST) en een verbeterde situatie (SOLL) beschrijven met gebruik van schetsen, componenten, relaties, principes en tekst. Module 2. Demand Management en BiSL Na het volgen van deze module zijn de volgende leerdoelen bereikt: deelnemer heeft inzicht in wat onder Demand Management wordt verstaan (referentiekader BiSL): o

deelnemer heeft enig inzicht in de processen van de richtinggevende laag: doelen, betrokkenen, rollen, output;

o

deelnemer heeft enig inzicht in de processen van de sturende laag: doelen betrokkenen, output;

o

deelnemer heeft inzicht in uitvoerende processen en kan rollen in de eigen organisatie plaatsen in relatie met andere processen.

deelnemer kan de principes van goed opdrachtgeverschap toepassen (in relatie met Applicatiebeheer en Technisch Beheer); ook het Service Level, Service Level Agreement en Prestatiemanagement komen aan de orde. Module 3. Beheren Bedrijfsinformatie Na het volgen van deze module heeft de deelnemer het volgende inzicht ontwikkeld: inzicht in het belang van bedrijfsinformatie voor het adequaat functioneren van organisaties; inzicht in de verschillende typen bedrijfsinformatie; hij /zij kan vanuit dit inzicht sturen op de

4 van 10

beschikbaarstelling van de gewenste bedrijfsinformatie; inzicht in het beheer van bedrijfsinformatie vanuit een business perspectief en voor de rol van lijnmanagement, de ICT-organisatie en andere betrokkenen in het kader van proactief beheer; inzicht in het beheer van bedrijfsinformatie in relatie tot informatieplanning en gegevensmanagement; inzicht in de positionering van het beheer van de bedrijfsinformatie in de eigen organisatie en vanuit de diverse modellen (met name ASL, BiSL); hij / zij kan vanuit deze modellen adviseren; inzicht in de processen van informatie- en gegevensmodellering, het kunnen lezen van deze modellen en het discussiëren daarover met specialisten; inzicht in de (randvoorwaardelijke) activiteiten voor het borgen van de continue beschikbaarheid van bedrijfsinformatie (w.o. beveiliging, autorisatie, veiligstellen en uitwijk). Blok 2 Functioneel Specificeren en accepteren Module 4. Functioneel Specificeren Na het volgen van deze module zijn de volgende leerdoelen bereikt: deelnemer heeft inzicht in het proces van en de denkwijzen voor systeemontwikkeling; deelnemer kent de fasen uit het proces Systeemontwikkeling en kent de resultaten per fase; deelnemer heeft enig inzicht in de samenhang tussen de verschillende technieken, die gebruikt kunnen worden ten behoeve van het specificeren zodat hij / zij een gesprekspartner wordt voor hen die de modellen maken; deelnemer kan de specificaties van eisen en wensen zodanig identificeren en specificeren dat een goede basis voor systeemontwikkeling aanwezig is, hij / zij heeft daartoe inzicht in de betekenis van klasse- en objectdiagrammen, en kan use cases en activiteitendiagrammen maken. Module 5. Toetsen, Testen en Accepteren (met aandacht voor releasegewijs werken) Na het volgen van deze module zijn de volgende leerdoelen bereikt: deelnemer heeft inzicht in het gehele proces van testen (voorbereiden, specificeren en uitvoeren) in relatie tot het ontwikkelproces en het acceptatieproces bij de opdrachtgever / klant); deelnemer kan namens de opdrachtgever (‘de business’) een acceptatietestplan maken; deelnemer kan bepalen wanneer het zinvol is een Acceptatietest te starten; deelnemer kan testgevallen bepalen die voldoende representatief zijn in relatie tot testdoelen; deelnemer kan de (Gebruikers) Acceptatie Test coördineren; intern met de gebruikersorganisatie en in relatie tot systeemontwikkeling en externe leverancier. Module 6. Communicatie en interviewtechnieken gericht op specificeren en gebruikerscontacten Na het volgen van deze module zijn de volgende leerdoelen bereikt: deelnemer is in staat zakelijke situaties te communiceren, waarbij de student doel- en publieksge-

5 van 10

richt formuleert en structureert; deelnemer heeft inzicht in de verschillende vormen van communicatief gedrag, in het communicatiemodel en de verschillende vormen van zakelijke communicatie; deelnemer kan zelfstandig overleg, interviews en presentaties van een beginnend beroepsbeoefenaar organiseren en leiden; deelnemer kan op basis van diverse vakinhoudelijke disciplines, multidisciplinair handelen, heeft de juiste houding en vaardigheden voor het afnemen van interviews / tweegesprekken, het voeren van overleg en het voorbereiden en verzorgen van publieks- en doelgerichte presentaties. Blok 3 Projectmatig werken en Gebruikerscontacten Module 7. Communicatie met en motiveren van eindgebruikers Na het volgen van deze module zijn de volgende leerdoelen bereikt: deelnemer is in staat over zaken die voor gebruikers ‘ver van het bed’ zijn te communiceren op een wijze die past bij de achtergrond en de taakstelling van gebruikers (specifieke onderwerpen zijn: SQL, XML, STUF); deelnemer is in staat over kernadministraties te spreken: kan de link tussen administraties, systeem en systeemgebruik bespreken en inzichtelijk maken; gebruikt daarbij geen vakjargon; kan eindgebruikers motiveren tot ander gedrag. Module 8. Projectmatig werken (toegespitst op Functioneel Beheer) Na het volgen van deze module beheerst de student de volgende competenties: werken in groepen, initiatief nemen, samenwerken, het werk verdelen, discussiëren, feedback geven en ontvangen en het resultaat van een teaminspanning presenteren; inzicht in de methodiek Projectmatig Werken; initiëren en opzetten van kleine, minder complexe projecten; adviseren van de eigen organisatie bij het invoeren of verbeteren van de werkwijze van projectmatig werken; inzicht in de beheersfactoren van een project (tijd, geld, informatie, organisatie, kwaliteit); inzicht en enige ervaring met het opstellen van een risicoanalyse en het nemen van maatregelen om de risico’s te verminderen, evenals inzicht in de belangen en afbreukrisico’s van een project; inzicht in de managementcyclus en het borgen van de kwaliteit van het project en de op te leveren producten; enige ervaring met het maken van uitvoeringsplannen en het beoordelen hiervan; ervaring met het schrijven van een plan van aanpak voor een project (als beleidsnotitie).

6 van 10

Module 9. Gegevensbeheer en kernadministraties (sluit aan op BBI, blok 1) De deelnemer heeft in relatie tot kernadministraties: inzicht in de processen van informatie- en gegevensmodellering, het kunnen lezen van deze modellen en het discussiëren daarover met specialisten; inzicht in de (randvoorwaardelijke) activiteiten voor het borgen van de continue beschikbaarheid van bedrijfsinformatie (w.o. beveiliging, autorisatie, veiligstellen en uitwijk) en kan vanuit die verantwoordelijkheid eisen stellen met betrekking tot die randvoorwaardelijke zaken; inzicht in de wijze waarop de kwaliteit van bedrijfsinformatie wordt gemonitord en kan adviseren bij het verbeteren daarvan. Blok 4 Functioneel Beheer: management, strategie en beleid Module 10. Beleid en strategie (bijvoorbeeld ontwikkelingen i-NUP, Wmo, Jeugdzorg) en werken in politieke organisaties Na het volgen van deze module beheerst de deelnemer de volgende competenties: deelnemer kan uitleggen wat het negenvlakmodel of ‘Amsterdams Informatiemodel’ (AIM) inhoudt en kan dit toepassen op de diverse aspecten van informatiemanagement binnen een organisatie; deelnemer begrijpt wat onder informatiebeleid, beleidsontwikkeling en informatiestrategie wordt verstaan; deelnemer begrijpt de mechanismen van coördinatie en regie binnen de organisatie en de rol die informatievoorziening en ICT daarbij speelt; deelnemer kan uitleggen wat de samenhang is tussen organisatie, informatievoorziening en ICT, en kan uitleggen wat de rol van ICT hierin is; deelnemer kan uitleggen wat het belang is van het afstemmen van inzet van ICT en informatievoorziening op de ‘business’ (Business Alignment); deelnemer kan uitleggen welke informatiemanagementrollen worden onderscheiden; deelnemer kan uitleggen wat de invloed van het type organisatie en het heersende informatiepolitieke model is op de informatievoorziening binnen een organisatie; deelnemer kan de huidige informatievoorziening evalueren en beoordelen; deelnemer kan een analyse maken van de noodzaak en ambities (in- en extern gedreven) op het gebied van informatievoorziening voor het voortbestaan of welslagen van een organisatie; deelnemer kan het resultaat van beide punten vertalen naar een ontwerp van aanpassingen van de informatievoorziening qua beleid, strategie, informatiehuishouding, infrastructuur, informatiesystemen en architecturen met als centraal uitgangspunt Business Alignment.

7 van 10

Module 11.Maken van een impactanalyse (Sluit aan op module 4, Functioneel specificeren) De deelnemer heeft na afloop zodanig inzicht dat hij / zij in staat is: een probleem te analyseren gebruikmakend van technieken voor oorzaak – gevolg analyse etc.; terug te koppelen naar probleemhebbers (bijvoorbeeld eindgebruikers: van management tot uitvoerend niveau); consensus te bereiken met probleemhebbers (bijvoorbeeld eindgebruikers van management tot uitvoerend niveau); de effecten van probleemoplossing in te schatten in relatie met het systeemgebruik in het algemeen, kosten, planning en prioriteiten; scenario’s voor probleemoplossing te ontwikkelen en te presenteren (voorzien van adviezen). Module 12. Management informatie / Cognos Wordt nader ingevuld en toegespitst op de gemeentelijke context. Blok 5 Proceseigenaarschap en procesbesturing Module 13. Behoefte-, contract- en leveranciersmanagement en bepalen work load Na afloop van deze module is de deelnemer in staat: het waarom en de inhoud van prestatiemanagement te beschrijven en met behulp van onderzoeksresultaten uit de praktijk de toegevoegde waarde ervan te onderbouwen; de belangrijkste aspecten te benoemen die van belang zijn voor het inrichten en uitvoeren van prestatiemanagement (inclusief de bekende valkuilen) evenals welke bijdrage prestatiemanagement kan hebben op het succes van organisaties; zich inzicht te verschaffen in doelen en beoogde prestaties (werken met Prestatie Indicatoren); afspraken te maken met klanten (in het bedrijfsproces) om vervolgens contracten op te stellen met leveranciers (intern of extern); dat inzicht te verwerven door kwalitatief en kwantitatief te begrijpen wat de inspanningen kunnen betekenen vertaald naar functiepunten voor functioneel beheer (sturende laag BiSL); functiepunten tevens in relatie tot zaaktypes; aan te geven welke zaken formeel vastgelegd dienen te worden; de belangrijkste kenmerken van de volwassenheidsniveaus te beschrijven (CMM-i, CobiT, INK en / of het KPMG-groeifasemodel), de overeenkomsten en de verschillen van deze volwassenheidniveaus te benoemen, alsmede te onderkennen welke aspecten van deze volwassenheidniveaus belangrijk zijn voor prestatiemanagement.

8 van 10

Module 14. IT Governance (sturende laag uit BiSL) IT Governance gaat over de inrichting van de besturing van de IT-functie. Na het volgen van deze module heeft de deelnemer inzicht in: IT Governance en hoe dit ingericht moet worden; de invloed van compliance en wet- en regelgeving; de toegevoegde waarde van de Enterprise-architectuur governance; IT-portfoliomanagement; applicatielifecyclemanagement. Module 15. Procesgericht besturen in de context van de sturende laag van BiSL (met ook aandacht voor uitvoerende laag) Na het volgen van deze module is de student in staat de werking (denk aan opzet - bestaan - werking) van processen in een ICT-organisatie te besturen, van buitenaf bestuurd te worden en te borgen. Na het volgen van deze module is de deelnemer in staat: te communiceren over (verbeteringen in) de procesbesturing; een plan te maken op basis van analyse van problemen of mogelijkheden voor verbeteringen; (a.d.h.v. een casus); vertalen aangereikte leerstof, plaatsen en toepassen om procesbesturend vermogen te verbeteren binnen de casus; het proces van het verbeteren van zijn procesbesturend vermogen onderbouwen met de methode Lerend Veranderen uit ‘Procesverbetering in ICT service management’; het relationele aspecten van het verbeteren van zijn / haar procesbesturend vermogen te onderbouwen vanuit de theoretische basis voor ‘De knikkers en het spel, ondernemerschap voor managers’; de procesbesturingssituatie zo inzichtelijk te maken, dat er een basis voor communicatie met derden ontstaat; procesbesturing te verbeteren en te borgen op het niveau van doelen, proces, organisatie en toepassing.

9 van 10

“Kracht van de cursus is dat hij dicht bij de werkpraktijk staat. Je gebruikt het geleerde in thema's die je uit je werkomgeving haalt en waar je de papers over schrijft.” - Henk Broersen, gemeente Uithoorn

Modulair

Deelnemers kunnen het programma naar behoefte en op basis van losse modules samenstellen. Leerdoelen zijn nooit gericht op louter ‘kennis opdoen van’ of ‘inzicht hebben in’. Wij helpen deelnemers met het ‘kunnen uitvoeren.’

Huiswerk Van deelnemers wordt verwacht dat zij voorafgaand aan de les de theorie doornemen. Contacturen worden hierdoor effectiever besteed aan het verkrijgen en doorontwikkelen van inzicht in plaats van het verwerven van kennis. Tijdens de lessen en tussen de lessen door wordt aan de voorbereiding van de toets gewerkt, meestal in de vorm van een paper. Omdat ‘werkend leren’ productiever is dan ‘luisterend leren’ wordt de toets voor ieder onderwerp en module gerelateerd aan het werk van de deelnemer in de praktijk.

Duurzaam ontwikkelen Hogeschool NOVI en GovUnited gaan uit van ‘duurzaam ontwikkelen’. Met een examen van de BiSL-Foundation kan (bijvoorbeeld) het kennisniveau worden getoetst. Maar daarmee willen wij niet volstaan. NOVI is voorstander van Action Learning en werkt aan het inzicht van deelnemers. We willen dus ook toetsen aan de praktijk van de deelnemer. Zodat, hoe kort een opleiding ook duurt, gedrag wordt beïnvloed wordt. (Mensen zijn immers aantoonbaar in staat de stof toe te passen.)

Geaccrediteerd Hogeschool NOVI heeft twee faculteiten (bedrijfskunde en ICT), en is als zodanig geaccrediteerd en ingeschreven in het CROHO-register (24HR). Voordeel van deze (Hogeschool-)status is dat er toezicht is op ons onderwijs, dat behaalde resultaten in de toekomst meewegen bij toelating tot (post-)hbo en dat deelnemers een PE-verklaring (Permanente Educatie) met vermelding van studiepunten kunnen ontvangen. NOVI biedt flexibele opleidingsprogramma’s gericht op

“Een groot voordeel van de opleiding Functioneel Beheer van NOVI is dat de docenten tevens in de praktijk werkzaam zijn, hierdoor kunnen zij helpen de slag van theorie naar praktijk te maken.”

professionalisering en certificering (ITIL, BiSL, Prince 2 etc.) tot en met het afstuderen als ingenieur (ing.) of bachelor (ICT of Bedrijfskunde) met het getuigschrift. Programma’s kunnen ook basis zijn voor het verstrekken van (PE-) verklaringen.

- Olaf Vierkant, gemeente Hilversum De kwaliteit van NOVI omschreven in kernbegrippen:

“Kwaliteit staat onomstotelijk vast, integriteit en transparantie idem.” (citaat visitatiecommissie) Action Learning als leermethode wordt waar gemaakt met zelfwerkzaamheid voor meer leereffect. Les van praktijkdocenten. Maat cq confectie in plaats van standaardconfectie.

10 van 10