Functioneel beheer in Nederland
Achtergrond Op initiatief van Marjet Smits (ad Matres), Martijn Buurman (Functioneel-beheerder.com) en Günther Nijmeijer (inmezzo) is eind 2012 de eerste verkiezing voor Functioneel Beheerder van het Jaar georganiseerd. Wikipedia zegt het volgende over Functioneel Beheer: Functioneel beheer is een verantwoordelijkheidsdomein waarin de informatievoorziening wordt beheerd ten behoeve van de gebruikersorganisatie. Functioneel beheer wordt ook wel aangeduid met de term informatiebeheer of informatiemanagement. In de praktijk wordt informatiebeheer vaak gehanteerd voor de meer strategische onderdelen van het verantwoordelijkheidsdomein, maar beide begrippen kunnen als synoniem worden beschouwd. Functioneel beheer zorgt voor het specificeren van de IT-services, het aansturen van de realisatie daarvan, en het beheer van de bedrijfsgegevens. Met het specificeren van de IT-services zorgt functioneel beheer voor het vertalen van de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan in informatievoorziening. De gerealiseerde IT-services worden door functioneel beheer aangevuld met support voor de gebruikers, waardoor de gebruikersorganisatie beschikt over passende en functionerende informatievoorziening. Voorbeelden van operationele processen in functioneel beheer zijn het ondersteunen van de eindgebruikers bij het dagelijkse gebruik van de informatievoorzieningen en het structureren van de veranderingen die moeten plaatsvinden aan de informatievoorziening.
Het moge duidelijk zijn dat deze (en dit is niet de enige) definitie zó breed is, dat er in het veld veel behoefte is aan een nadere invulling en nadere specificatie van de term functioneel beheer. Hoewel functioneel beheerders overal in vrijwel alle organisaties actief zijn, blijkt er op de werkvloer weinig wat functioneel beheerders bindt, weinig waarin functioneel beheerders zich kunnen herkennen. Dit leidt tot veel onduidelijkheid bij zowel opdrachtgevers (de business) als ook bij functioneel beheerders zelf. De functie is onduidelijk en het vermoeden bestaat dat de functie ook vaak ondergewaardeerd is. De verkiezing is een poging hier iets aan te doen. De bedoeling is uiteindelijk het functioneel beheer beter voor het voetlicht te brengen, bekendheid te genereren en functioneel beheerders een platform te geven.
Achtergrond Op basis van het voorgaande komen we tot de volgende doelstelling van de verkiezing en daarmee het onderzoek: Inzicht verschaffen in de competenties, rollen, taken en bevoegdheden van functioneel beheerders op basis waarvan de discussie rond functioneel beheer opgestart kan worden. In de verkiezing Functioneel Beheerder van het Jaar is gekozen voor een aanpak ‘vanaf de werkvloer’. Dat wil zeggen dat de ‘klanten’ of opdrachtgevers niet alleen functioneel beheerders hebben kunnen nomineren, zij hebben ook de criteria bepaald waarop de genomineerden zijn beoordeeld én zij hebben hun genomineerden op diezelfde criteria beoordeeld (zonder dat zij op dat moment wisten hoe zwaar die criteria wogen in de beoordeling. De verkiezing is van de werkvloer, door de werkvloer, er is geen jury aan te pas gekomen. Het onderzoek, waarop de verkiezing is gebaseerd moet antwoord geven op de volgende vragen: Wat verwachten werkgevers van functioneel beheer? Welke verwachtingsnormen bestaan er ten aanzien van functioneel beheer moet voldoen? Welke competenties zijn van belang voor functioneel beheerders? • Wat kan functioneel beheer bijdragen aan een organisatie? • Wat voegt functioneel beheer toe aan organisaties? • •
Opzet van het onderzoek De insteek van de verkiezing én (daarmee ook) van het onderzoek was om met zo weinig mogelijk sturing door de organisators tot een zo objectief mogelijke verkiezing te komen. Daartoe moest een set met competenties/ beoordelingscriteria worden ontwikkeld die primair was ingegeven vanaf de werkvloer. Op dat te kunnen doen, is de volgende procedure gehanteerd: – Allereerst zijn met een aantal deskundigen uit het veld een aantal diepte interviews gehouden om vast te stellen wat de belangrijke criteria en competenties zijn voor een functioneel beheerder. – Deze criteria zijn vervolgens in een kwantitatief onderzoek voorgelegd aan 98 personen die werkzaam zijn in de business. Zij hebben alle criteria en competenties op belang beoordeeld. Daarnaast hebben zij de genomineerden op dezelfde set criteria beoordeeld. – Op basis van het belang, is per criterium een gewicht berekend. Dit gewicht is gebruikt op per genomineerde een score te berekenen. Daarnaast hebben alle beoordelaars hun keuze voor hun functioneel beheerder moeten toelichten in een aantal open vragen. De enquête is online uitgevoerd, waarbij via verschillende kanalen geprobeerd is zo veel mogelijk mensen bereid te vinden de vragenlijst(en) in te vullen. Door dit karakter is het lastig te bepalen of de groep invullers representatief is voor de populatie (overigens is eveneens niet duidelijk hoe de populatie omschreven zou moeten worden.
Conclusies ‘Tussen’ kernwoord voor functioneel beheer Een functioneel beheerder vormt vrijwel altijd een schakel tussen twee andere (afdelingen, processen) eenheden binnen een organisatie. Niet voor niets komt het woord ‘tussen’ prominent uit de vraag naar de betekenis. ‘Tussen’ vereist een breed scala aan eigenschappen en vaardigheden. Niet alleen moet een functioneel beheerder beschikken over veel mensenkennis, hij of zij heeft ook kennis nodig van (bedrijfs)processen, systemen en informatieverwerking. Functioneel beheer geen eenduidig begrip Er wordt een breed scala aan functiebenamingen gebruikt voor functioneel beheer. Functioneel beheer, applicatiebeheer, informatiemanagement komen het meest voor, maar eenduidig zijn deze termen niet. Functioneel beheer geen vaste plaats in organisaties Ook de inbedding in organisaties laat veer variatie zien, centraal, decentraal, eigen afdeling of ingebed in andere afdelingen. Er is niet één of zelfs twee vormen die overheersen. Functioneel beheer wel belangrijk voor de dagelijkse gang van zaken Het overgrote deel van de overvraagden ziet wel het belang van functioneel beheer. Voor bijna driekwart van de ondervraagden is het essentieel of vallen belangrijke processen stil. Functioneel beheer op snijvlak van kennis en vaardigheden Van functioneel beheerders wordt niet alleen veel kennis, maar ook veel vaardigheden verwacht. Een functioneel beheerder moet ‘doen’ en ‘denken’ met elkaar kunnen verbinden, en dat bij voorkeur ook nog kunnen koppelen aan inzet en passie.
Conclusies Kerncompetenties De kerncompetenties voor een functioneel beheerder zijn vooral gericht op het samenwerken met andere mensen. Een functioneel beheerder moet mensenkennis hebben en dat koppelen aan een drive om te helpen. Daarnaast moet deze mensgerichtheid worden verbonden aan (technische) systeem- en applicatiekennis en oplossingsgerichte vaardigheden. Al met al komt er uit het onderzoek een beeld naar voren van een manusje van alles, waarvan veel wordt verwacht en veel wordt geëist, maar zonder duidelijke positie en zonder duidelijke status, zéker niet als we over de verschillende organisaties heen kijken. Daarmee kunnen we het beeld bevestigen dat bestaat bij de organisatoren van de verkiezing. De functioneel beheerder anno 2012 kan wel een steuntje in de rug gebruiken. Het werkveld is breed en onoverzichtelijk. Er is niet veel eenduidigheid en een echt bindende factor hebben we in dit onderzoek dan ook niet gevonden. Duidelijk is dat een functioneel beheerder overal tussen staat, als een spin in een web. Alleen is het web niet het eigendom van de functioneel beheerder, deze mag het web hooguit gebruiken.
Resultaten In de volgende sectie worden de resultaten van het onderzoek beschreven. Deze sectie volgt in grote lijnen de vragenlijst. De kern van het onderzoek wordt gevormd door een lijst met 33 competenties. Daaromheen zijn vragen gesteld over rol, belang en betekenis van functioneel beheer. De vragen zijn uitgesplitst naar 2 groepen: functioneel beheerders en overige functies. Deze splitsing is uitgevoerd op basis van antwoorden van de respondenten, niet op basis van vooraf vastgestelde functies.
Eigen omschrijving Functioneel beheer wordt vooral gezien als schakel tussen business en informatie(voorziening) en ICT. Veel gebruikte woorden zijn informatie(voorziening), processen, business en het voorzetsel ‘tussen’. Deze geeft goed de positie van de functioneel beheerder weer:
Vraag: Kunt u met eigen woorden aangeven wat u verstaat onder de term ‘functioneel beheer’?
Terminologie Functioneel beheer is geen eenduidige term, slechts een minderheid van de organisaties gebruikt de term ‘functioneel beheer, de term ‘Informatiemanagement’ wordt aanzienlijk vaker gebruikt:
Functioneel applicatiebeheer
17% 20%
Functioneel beheerders Overige functies 40% 31%
Functioneel beheer
87%
Informatiemanagement
76% 36%
Anders
24% 0%
50%
Vraag: Welke term of termen gebruikt u voor functioneel beheer?
100%
Inbedding in organisaties En ook de inbedding in organisaties laat grote verschillen zien:
Centraal: functioneel beheer is een a parte afdeling
34% 43% Functioneel beheerders
Decentraal: functioneel beheerders zijn onderdeel van de afdeling Functioneel…
Overige functies
13% 24%
53%
Zowel centraal als decentraal
33% 0%
20%
40%
60%
Vraag: Hoe is het functioneel beheer ingebed in de organisatie. Is dat centraal, decentraal of beide?
Inbedding in organisaties (2) En ook de inbedding in organisaties laat grote verschillen zien:
Decentraal binnen de operationele afdelingen
14%
Binnen de afdeling I CT, maar decentraal uitgezet
19%
Functioneel beheerders
Overige functies
17% 16%
Binnen de afdeling I CT
24% 21%
Aparte afdeling 13%
Andere 0%
10%
30%
27%
20%
20%
30%
40%
Vraag: En is functioneel beheer een eigen afdeling, of is het ergens anders onder gebracht?
Inbedding in organisaties (3) Functioneel beheer meer functie dan rol, vooral volgens de functioneel beheerders zelf:
28%
functioneel beheer is a ltijd één van de taken van e en m edewerker
41%
Functioneel beheerders Overige functies 87%
functioneel beheer is de volledige dagtaak van e en medewerker
71%
0%
Vraag: En is functioneel beheer dan een rol of een functie?
20%
40%
60%
80%
100%
Algemeen of applicatiegebonden Functioneel beheerders zijn slechts in minderheid algemeen inzetbaar en veel vaker applicatie gebonden:
79%
Voor e lke applicatie is/zijn e r één of meer functioneel beheerders a angesteld
76%
Functioneel beheerders 30%
Functioneel beheerders zijn niet applicatiegebonden, maar zijn a lgemeen inzetbaar
Overige functies
31%
0%
20%
40%
60%
Vraag: En is dat dan applicatiegebonden of zijn functioneel beheerders algemeen inzetbaar?
80%
100%
Belang van functioneel beheer Functioneel beheer is belangrijk voor organisaties, vaak zelfs essentieel:
Het s peelt e en ondergeschikte r ol, w e kunnen als organisatie best even door zonder functioneel…
0%
Functioneel beheerders
6%
Het is belangrijk, m aar w e kunnen ook wel een t ijdje zonder functioneel beheer
21%
14%
Overige functies
Het is belangrijk, z onder functioneel beheer vallen belangrijke processen e n systemen stil
47% 49%
Functioneel beheer is essentieel, w e kunnen g een moment z onder
20% 6%
Geen van het bovenstaande 0%
26%
12% 20%
40%
60%
Vraag: Alles overziend, hoe belangrijk is functioneel beheer dan in de organisatie waarin u werkzaam bent? Welke van de onderstaande omschrijvingen past het best bij uw situatie?
Opleidingsniveau Functioneel beheer vereist een opleiding op HBO niveau:
17% 18%
WO
96% 84%
HBO
Functioneel beheerders Overige functies
9%
MBO
22%
0% 4%
VMBO 0%
50%
100%
150%
Vraag: Wat is naar uw mening het ideale opleidingsniveau voor een functioneel beheerder? Is dat VMBO, MBO, HBO, WO?
Opleidingsniveau En BISL is veruit de belangrijkste aanvulling op de HBO-opleiding:
40% 33%
TMAP
55% 53%
Prince II
Functioneel beheerders Overige functies
51% 51%
ITIL 23% 29%
ASL BISL
87%
65% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Vraag: Wat zijn – naast de algemene opleidingen – in uw ogen waardevolle aanvullende opleidingen/certificaten en cursussen voor functioneel beheerder?
Vereiste kennis en vaardigheden voor een functioneel beheerder Applicatiekennis is voor functioneel beheerders het belangrijkst, op de voet gevolgd door organisatorische kennis en vaardigheden. Engagement is het minst belangrijk:
12% 11%
Applicatiekennis Organisatorische kennis
Vaardigheden
18% 18%
Overige functies 25% 25%
Functioneel beheerders
Engagement / passie Technische Kennis
23%
23% 23%
22%
Vraag: Kunt u 100 punten verdelen over de onderstaande 5 domeinen, waarbij het domein dat u het belangrijkst vindt de meeste punten krijgt en het domein dat u het minst belangrijk vindt de minste punten?
Competenties van een functioneel beheerder (top 10, business) Functioneel beheer is vooral mensenwerk. Van de 20 belangrijkste competenties, hebben er 7 direct te maken met het werken met en/of voor anderen:
Vraag: Kunt u van de onderstaande criteria aangeven hoe belangrijk u het vindt voor een functioneel beheerder?
Competenties van een functioneel beheerder Maar kijken we naar de specifieke competenties, dan blijkt de eerste applicatiegerichte competentie pas op plaats 7 te komen. Organisatorische kennis is belangrijker: 4,00
Functioneel beheerders Overige functies
3,00
2,00
1,00
Vraag: Kunt u van de onderstaande criteria aangeven hoe belangrijk u het vindt voor een functioneel beheerder?
Meer weten?
U kunt altijd terecht op onze website www.functioneelbeheerdervanhetjaar.nl. Daar vindt u de enquête- en nominatieformulieren én de winnaar van de vorige editie, naast meer informatie over de achtergrond van de verkiezing. We hopen dat ook u dit jaar onze enquête wilt invullen. Hiermee krijgen we een nog beter en breder zicht op de status van en veranderingen in ons vakgebied. De enquête kunt u invullen op www.functioneelbeheerdervanhetjaar.nl/enquete. Op de website vindt u meer informatie over de organisatoren, maar u kunt natuurlijk ook gewoon contact met ons opnemen.
Günther Nijmeijer inmezzo Web. www.inmezzo.nl Mob. 06-24880380 E-mail.
[email protected]
Marjet Smits ad Matres Web. www.admatres.nl Mob. 06-17752797 E-mail.
[email protected]
Martijn Buurman Functioneel-Beheerder.com Web. www.functioneel-beheerder.com Mob. 06-21823874 E-mail.
[email protected]
