Meerjarenonderhoudsplanning. VvE Beheer

Bouwkundig Onderzoek & Advies Meerjarenonderhoudsplanning

Projectbegeleiding

VvE Beheer

Inhoud

Wie zijn wij? Zoekt u een beheerder voor uw vereniging van eigenaren of vastgoed? Heeft u een bouwkundig probleem of weet u niet wat de staat van

Wie zijn wij? ...................................................................................... 1

onderhoud is van uw vastgoed? Omnes Vastgoed Management & Advies is een professioneel beheerbureau en bouwkundig adviesbureau in de Randstad. Met alle expertise onder één dak, helpen wij u om uw vast-

Organisatie & werkgebied ............................................................... 2

Dienstverlening ................................................................................. 3

goed tot het gewenste onderhoudsniveau te krijgen én te behouden. Visie Door het in kaart brengen van de onderhoudsconditie van uw vastgoed en de kosten voor onderhoud inzichtelijk te maken in een meerjarenonderhoudsplanning, wordt de financiële situatie

VvE beheer ........................................................................................ 4

duidelijk en betrouwbaar. Met projectbegeleiding, prestatiekeuringen en opleveringskeuringen waarborgen wij de kwaliteit van het onderhoud en blijven onnodige kosten uit.

Basispakket ‘VvE beheer administratief’ ..................................................................... 4

Professioneel beheer van uw Vereniging van Eigenaren (VvE) verdient zich zelf terug en zal de waarde van uw eigendom doen behouden of stijgen.

Pluspakket ‘VvE beheer administratief & financieel’ ................................................... 6

Missie Totaalpakket ‘VvE beheer administratief & financieel & bestuurlijk ............................. 7

Wij zijn een VvE beheerbureau en bouwkundig adviesbureau dat werkzaam is in de Randstad. Ons beleid kenmerkt zich door een uitgebreid en transparant dienstenpakket en duurzame

Extra diensten ‘VvE beheer’ ....................................................................................... 9

beheeroplossingen ten behoeve van waardenbehoud van uw vastgoed. Onze klanten zijn woningbouwverenigingen, Vereniging van Eigenaren, vastgoed eigenaren en particulieren. Wij gaan voor een lange termijnrelatie en ontzorgen onze klanten altijd en overal.

Bouwkundig onderzoek & advies ................................................... 10

Onze kernwaarden: kwaliteit, duurzaamheid, transparantie, innovatie, inspiratie, persoonlijke aandacht en deskundigheid.

Projectbegeleiding ........................................................................... 11

Bestek en prestatie-eisen ................................................................ 12

Meerjarenonderhoudsplanning ....................................................... 13

www.omnesadvies.nl | Pagina 1

Organisatie & werkgebied

Dienstverlening

Omnes Vastgoed Management & Advies is een jonge, transparante,

Omnes Vastgoed Management & Advies ondersteunt zijn klanten met

dynamische en duurzame VvE beheerbureau en bouwkundig

een brede dienstverlening. Om te voldoen aan de wensen en behoeften

adviesbureau die bestuurders van Vereniging van Eigenaren,

zijn verschillende losse modules te combineren. U bepaalt zelf waar u

woningbouwverenigingen en vastgoed eigenaren ondersteunt bij het

gebruik van wilt maken.

beheer van hun vastgoed. Wij voeren beheer uit van enkele tot honderden woningen. Werkgebied Wij bieden onze diensten aan in de Randstad en geheel Noord-Holland. Ook buiten dit gebied bieden wij onze diensten aan, echter is dit afhankelijk van de beheeropdracht of bouwkundige dienstverlening. Vraag gerust naar de mogelijkheden.

Basispakket ‘VvE beheer administratief’ - In beheer nemen - controleren van verenigingsstukken - welkomstbrieven - ledemadministratie en digitaal VvE-dossier - verzekeringszaken - factuurbehandeling - wijzigingen doorgeven Kamer van Koophandel - beoordelen meerjarenonderhoudsplanning

Bouwkundigonderzoek & Advies

Pluspakket ‘VvE beheer administratief + financieel’ basispakket +

Meerjarenonderhoudsplanning

- bank- en spaarrekening beheren - financiële administratie - jaarverslag en jaarbegroting - incasseren van de servicekosten

Totaalpakket ‘VvE beheer administratief + financieel + bestuurlijk’ basispakket + pluspakket +

Opstellen bestek &

- agenda algemene ledenvergaderingen en uitnodigingen opstellen projectbegeleiding - bestuursvergaderingen - adviseren van het bestuur - reparatieverzoeken en schademeldingen - algemene ledenvergaderingen - jaarstukken en agendastukken Extra diensten VvE beheer - begeleiden ledenvergaderingen - notuleren vergaderingen 2 x Onder andere: - selectie aannemers - opstarten VvE - activeren slapende VvE - tussentijdse vergaderingen bestuur - extra ledenvergaderingen - altijd notuleren - overleg met gemeente en derden Pagina 2 | www.omnesadvies.nl


Basispakket ‘VvE Beheer Administratief’

Basispakket ‘VvE Beheer Administratief’

Het beheren begint met het inventariseren van de huidige situatie van uw

Verzekeringszaken

vereniging. Een goede administratie is van groot belang. Als klant kunt

Wij ondersteunen en adviseren bij het beheren van uw verzekeringen en verzorgen het afwikkelen

u inloggen in ons digitale VvE-dossier en kunt u alle documenten inzien.

van schadeclaims. Wij hebben goede afspraken gemaakt met verzekeraars, over voorwaarden en

Wij houden de ledenadministratie up to date en beheren uw

prijzen. Uw vereniging kan zo genieten van ons inkoopvoordeel.

verzekeringsportefeuille. Nieuwe leden in de VvE ontvangen een

Factuurbehandeling

welkomstpakket en benodigde informatie van de VvE.

Alle inkomende facturen controleren, accorderen en betalen wij. De facturen kunnen uiteraard middels ons digitaal factureringssysteem worden goedgekeurd door het bestuur.

In beheer nemen Voor dat wij uw vereniging in beheer nemen, maken wij eerst een ‘QuickScan’. Hierbij inventariseren wij alle zaken die met VvE-beheer te maken hebben. Waar nodig zullen wij de structuur binnen uw vereniging aanpassen en optimaliseren. Het in beheer nemen vergt veel tijd en energie van beide partijen. Wij zorgen er voor dat dit zorgeloos gebeurd en helpen u met de

Wijzigingen doorgeven aan Kamer van Koophandel Wij ondersteunen uw vereniging bij wijzigingen in het bestuur. De benodigde formulieren om wijzigingen door te voeren bij de Kamer van Koophandel zullen wij samen met het bestuur invullen.

nodige informatie.

Controleren van verenigingsstukken

Beoordelen meerjarenonderhoudsplanning De meerjarenonderhoudsplanning is een essentieel onderdeel van een gezonde vereniging.

Bij het opstarten van uw VvE gebeurt het vaak dat documenten niet compleet zijn. Wij controleren alle stukken van uw vereniging op volledigheid. De documenten die wij beoordelen zijn onder andere: splitsingsakte en tekeningen, financiële stukken, huishoudelijk reglement, meerjarenonderhoudsplanning en lopende contracten.

Sinds 2008 is elke VvE verplicht een meerjarenonderhoudsplanning te hebben. Heeft u vereniging een meerjarenonderhoudsplanning, ook wel MJOP genoemd, dan beoordelen wij deze op haalbaarheid. Heeft uw vereniging nog geen MJOP of is deze niet compleet, dan kunnen wij na een bouwkundige opname (zie pagina 9 ‘Extra diensten’) van onze bouwkundig adviseurs de MJOP aanpassen of opnieuw opstellen.

Welkomstbrieven Alle leden ontvangen van ons een welkomstbrief met daarin de benodigde informatie om in te loggen op onze website. Tevens verstrekken wij een meterkastkaart met de benodigde contactgegevens van Omnes Vastgoed Management & Advies.

Ledenadministratie en digitaal VvE-dossier Bij het opzetten van de VvE-administratie worden alle eigenaarsgegevens geregistreerd in ons digitaal VvE-dossier. Het bestuur en leden kunnen inloggen op onze website om eventuele documenten en gegevens in te zien. Zo houdt u grip op de situatie en kunt u documenten eenvoudig controleren. De administratie wordt ingedeeld volgens de splitsingsakte.

Pagina 4 | www.omnesadvies.nl


Pluspakket ‘VvE Beheer Administratief & Financieel’

Totaalpakket ‘VvE Beheer Administratief & Financieel & Bestuurlijk’

Met VvE-beheer Pluspakket geeft u het financiële en administratieve

Als bestuurslid van een VvE weet u dat het beheren veel tijd en energie

beheer uit handen. Uw vereniging heeft baat bij een gezonde financiële

kost. Naast een drukke baan of maatschappelijk leven is dit niet

situatie. Wij kijken of er voldoende financiële middelen zijn voor lopende

wenselijk. Wij bieden u ondersteuning in bij beheren en besturen van uw

verplichtingen en onderhoud. Alle financiële diensten die bij VvE-beheer

Vereniging van Eigenaren. Met VvE-beheer totaalpakket geeft u het

komen kijken kunnen wij u aanbieden. Van het openen van

financiële, administratieve en bestuurlijk beheer uithanden.

bankrekeningen tot het opstellen van een jaarrekening en jaarbegroting. Agenda algemene ledenvergadering en uitnodigingen Bank- en spaarrekening

Voorafgaand de algemene ledenvergadering wordt een agenda samengesteld. Deze wordt

Wij openen samen met het bestuur bankrekeningen. Daarnaast beheren en verwerken wij

besproken met het bestuur en na goedkeuring verstuurd met een uitnodiging voor de vergadering

bankafschriften.

aan alle leden van de vereniging.

Financiële administratie

Bestuursvergadering

Wij beheren de gehele grootboekadministratie van de VvE. Alle inkomsten en uitgaven worden

Een bestuursvergadering vindt plaats met het bestuur en/of commissies en is ter voorbereiding op

hierin verwerkt. De administratie van de VvE is zo altijd up tot date.

de algemene leden vergadering. Hier zullen wij bij aanwezig zijn om de jaarstukken en verenigingsstukken te bespreken.

Jaarverslag en jaarbegroting Adviseren van het bestuur Jaarlijks wordt het jaarverslag voor de algemene ledenvergadering samengesteld. Aan de hand van het jaarverslag en het advies van de Kascommissie wordt het aankomende jaar begroot.

Het besturen van een VvE vraagt om deskundigheid, wij kunnen u hierbij ondersteunen.

Door de kascommissie te adviseren en te begeleiden kunnen wij de controlerende taak

Onze vastgoedmanager helpt u graag op weg. De vastgoedmanager is bekend met de formele

vereenvoudigen. Elk jaar wordt de begroting opgesteld door onze boekhouders in samenwerking

kant van appartementsrecht. Ook voor praktische vragen kunt u bij hem terecht.

met uw relatiebeheerder. Aan de hand van het jaarverslag stellen zij een begroting voor u op maat samen.

Reparatieverzoeken en schademeldingen Voor het afhandelen van reparatieverzoeken kunt u bij ons terecht. Het melden van een schade

Incasseren van de servicekosten

kan 24 uur per dag en 7 dagen per week via onze webformulier of door te bellen met ons

Voor het grootonderhoud, de algemene energiekosten en verzekeringen wordt een bijdrage

servicenummer.

gedaan, de zogeheten servicekosten. Deze servicekosten zijn opgebouwd aan de hand van de meerjarenonderhoudsplanning en de vaste algemene kosten, zoals verzekeringspremies en energierekening voor algemeen gebruik. Maandelijks innen wij de servicekosten en zo nodig verzorgen wij de afwikkeling van de bijdrage.



Totaalpakket ‘VvE Beheer Administratief & Financieel & Bestuurlijk’

Extra diensten ‘VvE Beheer’

Algemene ledenvergadering

Met ‘VvE beheer extra’ kunt u kiezen uit aanvullende diensten. Zo kunt

De groep algemene leden is het belangrijkste orgaan van de vereniging en stelt jaarlijks het

u het opstarten en activeren geheel uit handen geven en hoeft u nooit

jaarverslag en de begroting officieel vast. Tijdens de algemene vergaderingen kunnen leden van

meer te notuleren. Omnes Vastgoed Management & Advies maakt het u

gedachten wisselen en besluiten nemen over allerlei onderwerpen. Wij ondersteunen u bij de voorbereidingen, schrijven de uitnodigingen voor de vergadering en zijn bij de vergadering

gemakkelijk.

aanwezig.

Opstarten en activeren van VvE’s Jaarstukken en agendastukken

Bij het opstarten van een nieuwe Vereniging van Eigenaren regelen wij alle jurische, financiële en

Bij de agenda van de vergadering behoren allerlei agendastukken. De agendastukken zijn via

technisch aspecten. Het kan voor komen dat een VvE nog niet actief is. Het is dan noodzakelijk

onze website in te zien. Voorbeelden hiervan zijn de jaarrekening, jaarbegroting en/of het

om uw VvE wakker te schudden om financiële problemen te voorkomen. U voorkomt hiermee dat

huishoudelijk reglement. Leden die geen computer hebben ontvangen op verzoek de stukken per

noodzakelijke onderhoud niet achterstallig onderhoud wordt.

post.

Onder extra diensten worden onder meer verstaan: Begeleiden ledenvergadering

-

Het voorzitten van de ledenvergadering is formeel een bestuurstaak, echter kunnen wij ons

het verzorgen van tussentijdse bijeenkomsten met bestuur en commissies

voorstellen dat niet ieder bestuur een vergadering kan en wil leiden. Wij kunnen op verzoek als

-

het verzorgen van extra ledenvergaderingen

dagvoorzitter optreden om de vergadering in goede banen te leiden.

-

altijd notuleren tijdens algemene ledenvergaderingen

-

algmene informatie van het bestuur versturen naar de leden

Notulen vergadering

-

bouwkundig onderzoek en advies

Het is belangrijk om tijdens de algemene ledenvergadering te notuleren. Goede notulen zijn

-

opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning

belangrijk om misverstanden en onduidelijkheden te voorkomen. Wij ondersteunen het bestuur

-

overleg met gemeente en belanghebbende derden over privaatrechtelijke aspecten in relatie tot onderhoudswerkzaamheden.

met het opvolgen van de besluiten en de te nemen acties. Het notuleren zal in de eerste twee vergaderingen door ons worden gedaan, waarna het bestuur deze taak overneemt. Mocht het zo

-

de woningen, zover de vereniging dat aangaat.

zijn dat de vereniging er voor kiest om het notuleren uit handen te geven zullen wij dit als extra dienst doen.

adviseren van individuele eigenaren en het bestuur bij wijzigingen in

-

het leveren, opvragen of opstellen van bouwtekeningen of aanvragen omgevingsvergunningen

Selectie aannemers Samen met het bestuur wordt een selectie gemaakt uit meerdere aannemers voor uw vereniging. Bij reparatieverzoeken wordt de door het bestuur geselecteerde aannemer ingezet om schade te herstellen. Voor verschillende herstelwerkzaamheden kunnen eenheidsprijzen worden afgesproken om onverwachte kosten te voorkomen.



Bouwkundig onderzoek & advies

Projectbegeleiding

Met een bouwkundig onderzoek en advies van

Ook voor het begeleiden en beoordelen van onderhoudswerkzaamheden

Omnes Vastgoed Management & Advies worden bouwkundige

kunt u bij ons terecht. Tijdens het uitvoeren van onderhoudswerkzaam-

problemen en risico’s inzichtelijk.

heden kijken wij verder dan alleen estetica. Technisch dient het werk ook goed te worden uitgevoerd om onderhoudstermijnen te kunnen

Het onderzoek

continueren.

Het onderzoek richt zich op de staat van onderhoud van uw vastgoed, maar kan ook uitgevoerd worden op specifieke problemen. Tijdens het onderzoek worden metingen verricht aan

Projectbegeleiding

verschillende bouwdelen en elementen volgens NEN 2767. Zo wordt onder andere de hechting

Het begeleiden van onderhoudswerkzaamheden kost veel tijd en energie. Het is belangrijk dat dit

van het verfsysteem beproefd en gekeken naar de kwaliteit van de ondergrond.

door mensen wordt gedaan die kennis hebben van zaken en goed technisch weerwoord kunnen geven. Wij beoordelen en beproeven het werk die de aannemer heeft uitgevoerd volgens het

Rapportage

bestek en opgestelde prestatie-eisen.

Na dat een bouwkundig onderzoek is verricht, worden de bevindingen omschreven in een rapportage. De gebreken worden puntgewijs beschreven en nader besproken. Van de meest

Bouwvergaderingen

voorkomende gebreken zullen foto’s met een korte omschrijving u veel duidelijk maken.

Voor dat wordt gestart met de onderhoudswerkzaamheden zal eerst een bouwverdagering plaats vinden. In deze vergadering zullen verschillende bouwkundige, estetische en algemene aspecten

Advies

worden besproken. Tijdens de uitvoeringsduur van de onderhoudswerkzaamheden kunnen ook

De te adviseren maatregelen worden opgenomen in de rapportage en/of kunnen direct worden

extra bouwvergaderingen worden belegd. In deze bouwvergaderingen worden problemen

verwerkt in de meerjarenonderhoudsplanning.

besproken die voortkomen uit de kwaliteitscontroles. De aannemer wordt dan gewezen op de problemen en kan dit direct aanpassen.

Oplevering Na dat de onderhoudswerkzaamheden zijn uitgevoerd maken wij een opleveringskeuring. Tijdens deze keuring wordt gekeken naar de kwaliteitseisen bij oplevering die omschreven zijn in het bestek. Als er verschillende punten niet voldoen, zullen wij de aannemer hierop wijzen en dient de gebreken binnen een gestelde periode te herstellen.



Bestek en prestatie-eisen

Meerjarenonderhoudsplanning

Met een bestek van Omnes Vastgoed Management & Advies bent u zeker

Sinds 2008 is het wettelijk verplicht voor vereniging van eigenaren om

van uw zaak. Voorkom juridische en technische problemen door

een meerjarenonderhoudsplanning te hebben voor onderhoud. Maar ook

aannemers zonder voorwaarden hun gang te laten gaan.

voor vastgoed eigenaren bied dit een uitkomst. Kom niet voor financiële verrassingen te staan.

Bestek Voor het uitvoeren van de meerjarenonderhoudsplanning kan een bestek worden opgemaakt. In dit bestek staat de omschrijving van het uit te voeren onderhoud, inclusief de van toepassing zijnde administratieve, juridische en technische bepalingen, materialen en uitvoeringsvoorwaarden. Het bestek kan een volledige beschrijving, een functionele beschrijving of een prestatiebeschrijving van een werk zijn.

Betrouwbare meerjarenonderhoudsplanning De meerjarenonderhoudsplanning of ook wel MJOP kan zeer nauwkeurig worden opgesteld na een bouwkundig onderzoek en inventarisatie van de hoeveelheden. Problemen worden inzichtelijk en kunnen deze met hoeveelheden worden opgenomen in de MJOP. De kosten in de MJOP zijn dan zeer nauwkeurig en voorkomt financiële verrassingen. Onze bouwkundig adviseurs bespreken de MJOP met de accountant, om uw

In onze bestekken stellen wij prestatie-eisen op, die voortkomen uit ons bouwkundig onderzoek.

meerjarenonderhoudsplanning technisch als financieel in orde te krijgen.

Zonder een bouwkundig onderzoek kunnen helaas geen prestatie-eisen worden opgenomen.

U heeft al een MJOP Met een bestek van Omnes Vastgoed Management & Advies weet u zeker dat het werk naar behoren wordt uitgevoerd. Onze adviseurs zijn bekend met nieuwste technieken, wet- en regelgeving.


Ook als u al een MJOP heeft, kunnen wij deze voor u beoordelen op haalbaarheid en functionaliteit. Mocht de MJOP moeten worden aangepast kunnen wij deze voor u updaten.


Omnes Vastgoed Management & Advies T : 072 - 220 11 28 I : www.omnesadvies.nl E : [email protected]

Meerjarenonderhoudsplanning. VvE Beheer

Recommend Documents