Algemene Ledenvergadering VvE ‘t Kruytschip Leiden
Notulen Vergadering Locatie: Datum:
Bovenzaal Etablissement Einstein Maandag 28 april 2014
Datum verspreiding verslag: 16 mei 2013
1. Opening De voorzitter Dominique Bernsen, opent de zestiende vergadering en heet de aanwezigen welkom. • Veranderingen in de bewoning van ’t Kruytschip dit jaar zijn: o Kerstin Stranimaier, woonachtig in ’t Kruytschip nr. 8 vanaf 1 september 2013. • Wim Heijman zal vanavond als voorzitter van de vergadering optreden (hierna te refereren als voorzitter) • Dominique Bernsen blijft voorzitter van de VvE ’t Kruytschip, maar zal vanavond als secretaris optreden en de notulen verzorgen. • Er zijn 3 binnengekomen zaken: o fietsen op de binnenplaats (Veldenpoort), dit wordt behandeld bij agendapunt 9 (Veldenpoort) o status tuin aan het Van der Werf park, dit wordt behandeld bij het nieuwe agendapunt 11 (mededelingen) o hoogte van de reservering, dit wordt behandeld bij agendapunt 6 (begroting) 2. Vaststellen aantal aanwezige stemmen Van de 30 uit te brengen stemmen zijn er 29 aanwezig, waarvan 10 machtigingen. Dat is voldoende om rechtsgeldige besluiten te nemen. Noot bestuur: volgens het splitsingsreglement zijn er minimaal 20 stemmen noodzakelijk om een rechtsgeldig besluit te kunnen nemen. 3. Kort overzicht afgeronde activiteiten in 2013 (zie bijlage 2) De voorzitter licht de highlights toe: • alle herstelwerkzaamheden, aanbevolen door Monumentenwacht en vastgelegd in de Inspectierapporten vanaf 2009, zijn thans uitgevoerd. • onze nieuwsbrief ScheepsPraet is viermaal uitgekomen, met dank aan alle redacteuren. Het bestuur nodigt bewoners uit om onderwerpen aan te dragen. • onze website heeft (dankzij Dominique Bernsen) een volledige metamorfose ondergaan. Ook hier nodigt het bestuur t bewoners uit hun op- en aanmerkingen of aanvullingen door te geven. • uit de vergadering komt de volgende opmerking: o Jan Pieters (app.nr. 4) - Wanneer is de volgende inspectie van de leien daken gepland? Antwoord bestuur: de inspectie van de daken geschiedt jaarlijks globaal door Monumentenwacht en iedere 5 jaar m.b.v. de drone. De laatste inspectie m.b.v. de drone heeft in 2012 plaats gevonden Actiepuntenlijst van 2013: • De actiepuntenlijst van vorig jaar wordt besproken. Alle punten zijn afgesloten, behalve 2013-09 Splitsingsakte, dit punt komt aan de orde bij nieuw agendapunt 11. 4. Vaststellen notulen vergadering 22 april 2013 Vaststellen notulen vorige vergadering: • omdat wij ons voorgenomen hebben tijdens de jaarvergadering geen tijd te besteden aan de notulen van de voorgaande vergadering, hebben wij u het verslag van de vergadering d.d. 22 april 2013 toegezonden op 17 mei 2013. • wij hebben twee suggesties op het verslag van de heer Pieters (app. Nr. 4) ontvangen: • De opmerking m.b.t. de incassoprocedure wordt in deze vergadering behandeld bij agendapunt 6. • De opmerking m.b.t. de reservering Groot Onderhoud wordt in deze vergadering behandeld bij agendapunt 6. • Beide bovenstaande opmerkingen zijn per email in juni 2013 verstuurd naar alle bewoners, het bestuur zal tevens dit document als ingekomen stuk publiceren op onze website. Actiepunt-2014-1. • Uit de vergadering komen de volgende overige opmerkingen:
pag. 1
Jan Schreurs (app.nr. 3) - het verzoek is om bij eventuele op-/ aanmerkingen duidelijk aan te geven wat gewijzigd moet worden in de tekst van de notulen – het bestuur en de leden van de vergadering onderschrijven dit. • Jan Pieters (app.nr. 4) – heeft op 26 april 2014 een email gestuurd aan het bestuur met een additionele opmerking over het verslag en licht dit toe in de vergadering. Deze email is ter informatie toegevoegd aan het einde van dit verslag (zie bijlage 2). Het bestuur heeft hier verder nog niet inhoudelijk naar gekeken, maar zal deze opmerking meenemen bij het bijwerken van het MJOP. Besluit - De notulen 2013 worden zonder hoofdelijke telling goedgekeurd. De voorzitter benadrukt dat de conceptnotulen van deze vergadering binnen 3 weken verzonden zullen worden c.q. op het beveiligde deel van de website worden gezet. Actiepunt-2014-1 o Wij verzoeken u onvolkomenheden in de conceptnotulen en/of opmerkingen deze zo spoedig mogelijk (vóór 1 juli 2014) aan het bestuur per e-mail te laten weten, zodat het bestuur adequaat kan reageren. Actiepunt-2014-2 o Mocht u in de loop van het (boek)jaar vragen hebben over het al dan niet uitgevoerd zijn van bepaalde zaken dan verneemt het bestuur dit graag van u, zodat (eventueel) alsnog maatregelen kunnen worden genomen, dan wel u en/of de vergadering terstond informeren over de stand van zaken. o Dringend verzoeken wij u niet te wachten tot de volgende vergadering, maar actie te ondernemen op het moment dat u zaken constateert. •
• •
5. Jaarstukken 2013 (bijlagen 1 en 3) a. Het Verslag van de Kascommissie wordt mondeling toegelicht door Christine Catlender. De belangrijkste punten zijn: • De controle van de jaarstukken is dit jaar door slechts 1 bewoner uitgevoerd, i.p.v. de vereiste 2 bewoners. Dit heeft voor de rest geen consequenties, komend jaar zal de controle weer door beide leden van de kascommissie uitgevoerd worden. • De kascommissie heeft naar alle jaarstukken gekeken, wederom zeer overzichtelijk en geen bijzonderheden gevonden. Sommige posten zijn lager uitgevallen dan begroot. • Conclusie: er is geen reden om de stukken niet goed te keuren, met complimenten aan het bestuur en de administrateur, met name m.b.t. de gescande continue oplevering. b.
c.
Tegelijkertijd met de controle van de Kascommissie heeft Dominique Bernsen nog eens kritisch gekeken naar alle facturen m.b.t. de tijdelijke BTW verlaging (6% i.p.v. 21%). Dit heeft geleid tot een correctie van bijna € 1.000,= aan credit facturen door verschillende leveranciers (o.a. Hekwerken Lisse, Duyvelaar Pompen & Kone). • Deze creditering wordt verwerkt in de jaarstukken van 2014. • De creditering van AK service (onderhoud CV installatie) van € 14,43 per appartement, wordt verrekend met de betrokken bewoners door een vermindering van de eenmalig incasso van het onderhoudsabonnement voor 2014 (in het najaar 2014) Actiepunt-2014-3. Bespreken en vaststellen jaarstukken 2013 (de penningmeester licht alle stukken toe): a. 2013 Werkelijkheid versus Budget (Winst & verlies rekening): Bijzonderheden: o Servicekosten: geen bijzonderheden, conform budget. o A-kosten: op totaal niveau 1% onder budget gebleven, daarmee hebben we een positief resultaat van € 664,= op de A-kosten gerealiseerd. Belangrijkste positieve & negatieve afwijkingen: o de post jaarlijks onderhoud en inspectie is onder budget gebleven, de inspectie van de bliksembeveiliging is een activiteit die elke 2 jaar gepland wordt, de inspectie van het gebouw geschiedt op afroep. o de rente opbrengsten zijn lager uitgevallen met name door de huidige lage rentestand o B-kosten: op totaal niveau 11% onder budget gebleven, daarmee hebben we een positief resultaat van € 3.585,= op de B-kosten gerealiseerd. Belangrijkste positieve & negatieve afwijkingen: o bijna alle rubrieken zijn lager uitgevallen dan gebudgetteerd. De grootste uitschieter betreft de glazenwasser omdat deze minder is ingehuurd dan gepland. Een kleine overschrijding op diverse kleine contracten en uitgaven o Uit de vergadering komt de volgende opmerking: • Dettie Veering (app.nr. 13) - is een individueel lidmaatschap van de vereniging Pieterswijk nog noodzakelijk als de VvE ook een bijdrage levert? • Antwoord bestuur: het lidmaatschap van de Pieterswijk is op basis van vrijwilligheid, de afzonderlijke bewoners kunnen ook individueel lid zijn. Elke individuele ondersteuning is altijd welkom. o Besluit – Dit jaarstuk wordt zonder hoofdelijke telling akkoord bevonden. b.
2013 Balans: Bijzonderheden: o De post “te vorderen” bevat met name vooruitbetaalde verzekeringen. o De geldmiddelen zijn nog steeds verdeeld tussen de SNS Bank, Reaal en de Rabobank. Hierbij wordt rekening
pag. 2
o o
gehouden met het nationaal bankgarantiestelsel (niet meer dan € 100.000,= spaartegoed per bank). Er komen geen opmerkingen vanuit de vergadering. Besluit – Dit jaarstuk wordt zonder hoofdelijke telling akkoord bevonden.
c.
2013 - Openstaande posten debiteuren/crediteuren per 31 december 2013: o door automatische incasso is er geen achterstand bij de inning van de servicebijdragen. o de VvE had op 31 december 2013 een klein aantal schulden openstaan, welke conform betalingstermijn betaald zullen worden. o er komen geen opmerkingen vanuit de vergadering. o Besluit – Dit jaarstuk wordt zonder hoofdelijke telling akkoord bevonden.
d.
2013 - Specificatie Reserve Groot Onderhoud (A) en Reserve Groot Onderhoud (B): Bijzonderheden: o maandelijks worden, conform budget, bedragen toegevoegd aan onze reserves groot onderhoud A + B. o daarnaast zijn, conform MJOP, bedragen (zie overzicht activiteiten uitgevoerd in 2013, bijlage 2) ten laste van reserve groot onderhoud A gebracht. o ten laste van de Reserve Groot Onderhoud B zijn kosten verband houdend met het (geplande) liftonderhoud gebracht. o met als gevolg dat de Reservering Groot Onderhoud A (op basis van oppervlakte) met ruim EUR 11000,= en de Reservering Groot Onderhoud B (op basis van gelijk aandeel) met bijna EUR 7000,= toegenomen. o er komen geen opmerkingen vanuit de vergadering. o Besluit – Dit jaarstuk wordt zonder hoofdelijke telling akkoord bevonden.
e.
2013 Algemene Reserve A en B kosten: o Deze reserves zijn ingesteld om (onvoorziene) kosten inzichtelijk te maken en te financieren. In het verleden werden deze kosten ten laste van de reserves groot onderhoud gebracht, terwijl die posten uitsluitend bedoeld zijn voor gepland (dus opgenomen in het MJOP) onderhoud. o In 2013 zijn de volgende belangrijkste posten ten laste van de algemene Reserve A kosten: o Verhelpen van rioleringsproblemen o Herstelwerkzaamheden aan en waterdicht maken van de kelderwand o In 2013 zijn er geen kosten aan de algemene reserve B kosten gebracht. o er komen geen opmerkingen uit de vergadering. o Besluit – Dit jaarstuk wordt zonder hoofdelijke telling akkoord bevonden.
f.
2013 Vergelijkende cijfers 2013 vs 2012. Bijzonderheden: o onze geldmiddelen zijn met € 22.000,= toegenomen. o er komen geen opmerkingen vanuit de vergadering. o Besluit – Dit jaarstuk wordt zonder hoofdelijke telling akkoord bevonden.
2.
Besluit – De Jaarstukken 2013 worden vastgesteld en de administrateur/bestuurder (= VvE-Online en het VvE bestuur) worden op advies van de kascommissie gedechargeerd voor het gevoerde beleid en financiële beheer.
3.
De vergadering is de kascommissie zeer erkentelijk voor het grondige werk. Christine Catlender krijgt als bedankje voor de controle van de jaarstukken 2013 een fles wijn.
4.
Voorstel 1 – Bestemming Voordelig Exploitatie saldo 2013 a. Voorstel 1: voordelig Exploitatie saldo A ad € 664,= ten gunste van de Algemene Reserve A en voordelig Exploitatiesaldo B ad € 3,585,= ten gunste van de Algemene Reserve B. b. Er komen geen opmerkingen uit de vergadering. c. Besluit – Voorstel 1 – Bestemming Voordelig Exploitatie saldo 2013 wordt zonder hoofdelijke telling door de vergadering akkoord bevonden.
6. Begroting 2014 + Verdeling bijdrage 2014 (zie bijlage 4, 5 & 6) 1. Begroting 2014 (Bijlage 4) Het bestuur stelt voor om de totale begroting voor 2014 gelijk te houden. De penningmeester licht e.e.a. toe: • vorig jaar is de wens geuit om de servicekosten te stabiliseren om jaarlijkse fluctuaties te voorkomen. • het bestuur is op dit moment bezig tezamen met Monumentenwacht om een volledige revisie van het MJOP uit te voeren. Dit is conform planning van het MJOP (elke 5 jaar een update).
pag. 3
• •
• •
• •
Bovendien nemen wij tezamen met onze huidige schilder (de heer Brandt) de planning voor het schilderwerk onder de loep en tezamen met Bellboy de reservering van het Groot onderhoud liften. De opgedane ervaringen m.b.t. het onderhoud van het dak zullen ook verwerkt worden. het bestuur zal het komende maanden, alle bevindingen in het MJOP bijwerken Actiepunt-2014-5. Tijdens de VvE vergadering in 2015 zal een bijgesteld budget voor 2015 gepresenteerd worden. Hans Beeftink (app.nr. 18) en Jan Pieters (app.nr. 4) hebben het bestuur een notitie gestuurd om in het komende jaar stil te staan bij de mogelijke financiële consequenties van grote vervangingsinvesteringen. Deze notitie zal het bestuur tezamen met deze notulen publiceren op onze website, zodat deze voor alle bewoners ter inzage is Actiepunt-2014-1 Over alle bovenstaande zaken zal het bestuur U uitgebreid informeren via de nieuwsbrief ScheepsPraet Actiepunt2014-6. Uit de vergadering komen voorts de volgende opmerkingen: o Hans Beeftink (app.nr. 18 ) – er zijn 3 reserveringen in het MJOP die zeer hoog zijn, die moet je toetsen. o Jan Pieters (app.nr. 4) - worden de ervaringscijfers meegenomen? o antwoord bestuur - toetsing geschiedt m.b.v. hierboven genoemde bedrijven (zie hierboven) en de opgedane ervaringscijfers worden zeker meegenomen. Besluit – De vergadering keurt de ongewijzigde Begroting 2014 zonder hoofdelijke telling goed. De goedgekeurde begroting zal binnen twee weken per e-mail onder alle leden worden verspreid. Actiepunt-2014-4
2.
Nieuwe Verdeling bijdrage Leden 2014 (Bijlage 5) • Besluit – De vergadering keurt de ongewijzigde servicekosten 2014 zonder hoofdelijke telling goed. • Deze servicebedragen gelden vanaf 1 januari 2014 t/m 31 dec 2014. • De goedgekeurde servicebijdragen zullen tezamen met de goedgekeurde begroting binnen twee weken per e-mail onder alle leden worden verspreid. Actiepunt-2014-4
3.
Het (opnieuw) vaststellen aangepaste Incassoprocedure (bijlage 6) • Dit jaar heeft het bestuur dit jaar de volgende wijzigingen voorgesteld: • Punt 11 is gedeeltelijk verplaatst naar punt 16. • Punt 14 is komen te vervallen • Punt 15 is nieuw toevoeging, door deze toevoeging is het mogelijk voor het bestuur om actie te ondernemen mochten er onverhoopt problemen zijn met een bewoner. Het bestuur benadrukt dat sinds de overstap naar de automatische incasso (2009) er zich geen achterstanden hebben voorgedaan. • Punt 16 is nieuw en benadrukt dat alle te maken kosten voor de bewoner zijn. • Uit de vergadering komt de volgende opmerking: • Jan Pieters (app.nr. 4) – is blij dat zijn eerder gemaakt opmerkingen ter harte zijn genomen. • Besluit – De vergadering keurt de nieuwe Incassoprocedure 2014 zonder hoofdelijke telling goed. • De vernieuwde Incassoprocedure zal vanaf vandaag, 28 april 2014, van kracht zijn en binnen twee weken per e-mail onder alle leden worden verspreid. Actiepunt-2014-4.
7. (Her)benoeming van de bestuurders VvE ’t Kruytschip • (Her)benoemen van de leden van het dagelijkse bestuur (Dominique Bernsen / Ed van der Kraan / Jisk Hettema / Wim Heijman & Ellen Kerssens) o Conform het aangepaste Huishoudelijk Reglement heeft het bestuur een schema van aftreden opgesteld. In het huidige HHR staat dat bestuursleden voor een termijn van 3 jaar gekozen worden en dat zij onbeperkt herkiesbaar zijn. Er zijn dit jaar geen bestuursleden die als zodanig aftreden. o Alle huidige bestuursleden hebben aangegeven ook het komend jaar als bestuur / dagelijks bestuur te willen optreden. o Er hebben zich geen kandidaat-leden gemeld. o Besluit – De vergadering gaat akkoord met het voorgestelde bestuur (Dominique Bernsen, Ed van der Kraan, Jisk Hettema, Wim Heijman & Ellen Kerssens) in 2014. •
(Her)benoemen van de leden van de kascommissie (Christine Catlender en Dido van Holthe) o Beide dames hebben aangegeven ook het komend jaar als lid van de kascommissie te willen optreden. o Besluit – Het bestuur en de vergadering gaan hiermee graag akkoord.
•
(Her)benoemen van de penningmeester (Ellen Kerssens) o Ellen Kerssens heeft aangegeven ook het komend jaar als penningmeester te willen fungeren. pag. 4
o •
Besluit – Het bestuur en de vergadering gaan hiermee graag akkoord.
Uit de vergadering komt de volgende opmerking : • Mevr. Hesselink (app.nr. 20) - is blij dat het bestuur er voor zorgt dat de bewoners prettig wonen en het wordt niet duurder. Zij spreekt haar dank uit aan het bestuur namens alle bewoners. De bestuursleden ontvangen als attentie een fles wijn.
8. Divers Onderhoud en Groot Onderhoud / MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) in 2013 1. Status Buitenschilderwerk door de firma Brandt is bijna afgerond. Het bestuur is tevreden over het uitgevoerd werk, dit wordt professioneel en grondig uitgevoerd. • Extra werkzaamheden uitgevoerd: Grote raam aan de Veldenpoort (met 120 ruitjes!) en een aantal onderdorpels zijn hersteld. • Uit de vergadering komen de volgende opmerkingen: o Dominique Bernsen (app. nr. 28) vraagt aan eenieder of er nog zaken zijn die niet uitgevoerd zijn door de schilder, cq klachten, om dit uiterlijk deze week aan hem te melden. Hij zal de overige bewoners die niet aanwezig per email benaderen. o Er volgen geen opmerkingen van de aanwezige bewoners. 2.
Bijlage 7 - Voorstel 2: vervolg Binnen Schilderwerk in 2014 • Toelichting: o De muren van het trappenhuis 2002 en het noodtrappenhuis 1920 (naast de centrale hal) zijn beschadigd door krimp- en zettingsscheuren na de renovatie. Tevens laten wij op diverse plaatsen enige scheuren repareren. Schatting totaal oppervlak bedraagt ca. 330 m2. Begroot € 5.500,=. • Uit de vergadering komen de volgende opmerkingen: o Ger Hoppe (app.nr. 21) – moeten wij als bewoners iedere keer een mandaat geven voor zo’n klein bedrag. o er ontstaat een korte discussie hierover. Gemeld werd dat het bestuur in een eerdere vergadering een mandaat heeft gekregen voor uitgaven tot €5000. o conclusie – voor eerder genoemde activiteit zal te allen tijde meerdere offertes gevraagd worden en tevens zal toestemming gevraagd worden aan de vergadering. • Besluit - De vergadering gaat zonder hoofdelijke telling akkoord met Voorstel 2 vervolg sauswerk binnenwanden. Financiering geschiedt zoals gepland in het Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP) vanuit de Reserve Groot Onderhoud - A (op basis van oppervlakte verdeelsleutel).
3.
Bijlage 7 – Voorstel 3 vervangen zwaar houten deur naar binnenterrein • Toelichting: o het bestuur heeft 2 offertes aangevraagd, beide offertes zullen na deze vergadering op de website worden geplaatst. De offertes ontlopen elkaar niet veel, de bedragen zijn exclusief schilderen (dit wordt uitgevoerd door de firma Brandt en was reeds begroot) o offerte 1 – de Deuren Specialist € 1.920,= (incl. BTW) o offerte 2 – ABC beveiligingen € 2.169,= (incl. BTW) o het bestuur stelt voor om de offerte van ABC beveiligingen te accepteren, mede doordat ABC beveiligingen dit jaar al veel goed werk heeft verricht (o.a. schopplaten, deurdrangers). • Uit de vergadering komen de volgende opmerkingen: o kan deze toegangsdeur ook op slot? Antwoord bestuur – nee, dat is niet mogelijk, omdat de bewoners en bezoek van het achterste trappenhuis te allen tijde naar buiten moeten kunnen door de voordeur. Wel houdt het bestuur de toekomst van de Veldenpoort in de gaten, i.v.m. het verhuren van de gymzaal. o is er rekening gehouden bij de aanschaf van de deur met de mogelijkheden van een ander type slot dat in de toekomst aangeschaft kan t worden, gedacht wordt aan bijvoorbeeld een keycard of een keypad met een code. o Antwoord bestuur – hier is in principe rekening mee gehouden, maar het bestuur zal voor de zekerheid nog even contact opnemen met ABC beveiligingen, zodat wij voorbereid zijn op mogelijke aanpassingen in de toekomst. • Besluit - De vergadering gaat zonder hoofdelijke telling akkoord met voorstel 3 vervangen zwaar houten deur. Financiering geschiedt vanuit de Algemene Reserve - A (op basis van oppervlakte verdeelsleutel).
9. Commissie Veldenpoort – status update • Ter informatie - ondergrondse vuilcontainers: • De eerste ondergrondse vuilcontainer is begin maart geplaatst door de gemeente (bij restaurant ’t Fust). Het wachten is op de tweede vuilcontainer (hoek van der Werf park). pag. 5
Als wij bericht krijgen van de gemeente dat de vuilcontainers in gebruik gesteld worden, dan zal het bestuur kort daarop de gemeente verzoeken om onze bestaande vuilcontainers van de binnenplaats van de Veldenpoort te verwijderen. • Het bestuur wijst de bewoners erop zoveel mogelijk gebruik te maken van afval scheiding. Begin 2014 is er naast de papier- en glasbak op het plein ook een container geplaatst voor plastic afval. Ter informatie – binnengekomen opmerkingen van bewoners: • het plaatsen van fietsen in de Veldenpoort en bij de voordeuren veroorzaakt soms overlast, wij als VvE moeten kijken naar een meer gestructureerde oplossing voor dit probleem. Ter informatie – verkoop 2 loodsen Veldenpoort: • in november 2013 zijn de 2 loodsen (voorheen van Jobo) aangekocht door onze buurman, de heer Overgaag. • na aankoop heeft hij de VvE gesommeerd om de fietsen te verwijderen van zijn terrein, en hij heeft de toegang afgesloten met een ijzerdraadje. • tevens heeft hij een tuin aangelegd, zodat het aanzicht al stukken verbeterd is. De lekkende dakgoot is gerepareerd, maar lekt nog steeds: het bestuur zal de heer Overgaag aanspreken als het weer gaat regenen. • door een sommatie van het bestuur heeft dhr. Overgaag zijn tuin iets ingekort, zodat er nu nog voldoende ruimte is voor het plaatsen van een hoogwerker op het binnenterrein. • de “gymzaal” staat sinds juli 2013 officieel te huur. De bestemming van de 2 loodsen is op dit moment nog onbekend. • wel heeft de heer Overgaag begin januari 2014 de achterste loods tijdelijk ter huur aangeboden aan de VvE voor € 6.000,= per jaar, wij hebben de heer Overgaag medegedeeld dat de prijs zeer hoog is voor een overdekte fietsenstalling en dat wij op dat moment niet kunnen beslissen over deze aanbieding . Een besluit als dit moet genomen worden in de ledenvergadering en wij zouden dit bespreken met de bewoners. •
•
•
•
Er ontstaat een discussie m.b.t. de fietsen en de nieuwe situatie, het uiteindelijke resultaat is: • Het bestuur en de leden van de commissie Veldenpoort gaan weer in gesprek met dhr. Overgaag om een mogelijk betere oplossing te realiseren. • Fietsen op de binnenplaats – het verzoek is aan een ieder om dit tot een minimum te beperken.
10. Commissie Garenmarkt (parkeergarage) – status update De voorzitter van de Commissie Garenmarkt – Ger Hoppe – licht de stand van zaken toe: • persbericht 28 feb 2014 Dura Vermeer – Besix ook winnaar aanbesteding parkeergarage Garenmarkt, hier is een bezwaar op aangetekend door een andere kandidaat, echter wij wachten op nader bericht van de gemeente. • de aangeboden garage op de Lammermarkt is een zogenaamde wokkelgarage (rond en diep). • er is nog geen reactie ontvangen van de gemeente op onze opmerkingen/vragen m.b.t. de compensatie regeling. • het overleg met de gemeente is uitgesteld tot nader order (waarschijnlijk half juni 2014), dan weet de gemeente waarschijnlijk meer over de gekozen garage. • er is een nulmeting toegezegd. • Het bestemmingsplan zal worden herzien, wij moeten alert zijn en tijdig onze zienswijze indienen, de termijnen waarbinnen gereageerd kan worden zijn kort. • het is verstandig om juridische assistentie m.b.t. het bestemmingsplan te vragen. • dit naast de mogelijkheid dat wij gebruik maken van onze rechtsbijstandverzekering. Binnen deze rechtsbijstand verzekering heb je tegenwoordig de mogelijkheid om zelf te kiezen voor een advocaat of een juridisch adviseur. • (Noot d.d. 30 april: inmiddels is gebleken dat een dergelijke preventieve actie niet onder de rechtsbijstandsverz. valt) • Uit de vergadering komen de volgende opmerkingen: • Liesbeth Hesselink (app.nr. 20) – er is een nieuw college: heeft dit nog invloed op de situatie. Antwoord - dat is nog niet bekend, maar gezien de nieuwe politieke samenstelling ziet dat er niet naar uit. • Ter informatie zowel onze buurman (dhr Overgaag) ,als ’t Fust en Wines&More hebben ieder afzonderlijk reedseen advocaat ingeschakeld. • De commissie houdt de vergadering op de hoogte van de ontwikkelingen. 11. Nieuw agendapunt: mededelingen 1. Status binnentuin aan het van der Werf park / Splitsingsakte: • Het aanpassen van de splitsingsakte door de notaris is geen haalbare kaart, en de 6 betrokken bewoners zien dus af van verdere actie. Wel zullen de bewoners tezamen met het bestuur kijken naar een andere oplossing zodat e.e.a. toch formeel vastligt. Het bestuur zal de VvE verder informeren als hier meer over bekend is. • Uit de vergadering komen de volgende opmerkingen: o Bas van der Net (app.nr. 12) - licht e.e.a. nog toe. pag. 6
o
Jan Pieters (app.nr. 4) – wij moeten bij een overdracht ook de notaris op de hoogte stellen
12. Rondvraag Vanuit de vergadering worden de volgende punten ingebracht: • Dettie Veering (app. nr. 13) – spreekt haar dank uit over de aanpassingen aan de voordeur (schopplaat en dranger). Dominique Bernsen (app.nr. 28) voegt hier aan toe dat de schopplaten ook bevestigd zullen worden aan de overige voordeuren, dit gebeurt na het schilderen. • Rico Jong a Tai (app nr. 14) – verzoekt het telefoonnummer van onze buurman. • Liesbeth Hesselink (app.nr. 20) – doet een verzoek voor een vlaggenstok. Het bestuur en mevr. Hesselink zullen dit onderzoeken. • Joke Van der Net (app.nr. 12) – deelt mede dat de tegels in de gemeenschappelijke tuin beschadigd zijn. Het bestuur is hiervan al op de hoogte en onderneemt actie. • Joke Van der Net (app.nr. 12) – deelt mede dat de lamp bij haar voordeur kapot is. Het bestuur zal hier actie op ondernemen. Het verzoek aan alle bewoners is om dit soort storingen per email te melden aan het bestuur. • Fieke Bensmann (app.nr.17) – de mat in de lift is erg smerig. Bestuur – deze mat is een aantal jaren geleden aangeschaft door de VvE; het besluit is om deze mat te verwijderen. • Dominique Bernsen (app nr. 28) – benadrukt nogmaals opmerkingen m.b.t. de notulen zo snel mogelijk aan bestuur te melden. • Ed van der Kraan (app. Nr. 27) – benadrukt dat een ieder in zijn badkamer moet nakijken, of de Siliconenkitranden nog in orde zijn. Deze kit moet iedere 5 jaar gecontroleerd en eventueel vervangen worden. Bij eventuele lekkages en door nalatigheid keert de verzekering helaas niet uit. 13. Sluiting & Borrel Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter deze vergadering en wenst de leden wel thuis. Er wordt nog een drankje gedronken aan de bar. Notulen opgesteld door (tijdelijke) secretaris Dominique Bernsen en na goedkeuring door het bestuur van VvE ’t Kruytschip (Dominique Bernsen / Jisk Hettema / Ed van der Kraan, Ellen Kerssens en Wim Heijman) verspreid onder alle bewoners.
pag. 7
Bijlage 1 - Actiepuntenlijst Onderstaand volgt een overzicht van de voorgenomen acties uit de vergadering van 22 april 2013 en die van 28 april 2014. Actiepunt 2013-9
Status Open
2014-1
Wie Bas van der Net en Joep Reinders Bestuur
2014-2
Alle leden
Open
2014-3
Penningmeester
Open
2014-4
Bestuur
Open
2014-5 2014-6
Bestuur Bestuur
Open Open
Open
Actie Zoeken uit hoe de aanpassing van de splitsingsakte precies gaat verlopen en hoe de eventuele kosten daarvan betaald kunnen worden. De conceptnotulen van deze vergadering zullen binnen 3 weken verzonden worden c.q. op het beveiligde deel van de website worden gezet. Tevens worden de ingekomen stukken toegevoegd. Alle leden melden onvolkomenheden in de concept notulen en/of opmerkingen zo spoedig mogelijk (voor 1 juli) per e-mail aan het bestuur, zodat het bestuur adequaat kan reageren. Verrekenen BTW correctie van AK service (onderhoud CV installatie, met de betrokken bewoners (najaar 2014). De goedgekeurde begroting en servicebijdragen 2014 en de aangepaste incassoprocedure zullen binnen twee weken per e-mail onder alle leden worden verspreid. Bijwerken MJOP gedurende 2014 Bewoners updaten via ScheepsPraet over het bijgewerkt MJOP.
pag. 8
Bijlage 2 – Opmerking dhr. Pieters (app.nr.4) op notulen 2013 Geacht bestuur, Over de notulen van de vorige vergadering wil ik tijdens de vergadering een opmerking maken. Omdat er verschillende bedragen voor verschillende zaken een rol in spelen en dat op een vergadering, mondeling, niet te volgen zal zijn, doe dit schriftelijk en vooraf, zodat het bestuur er zich nog voor de vergadering over kan buigen. De manier waarop de getallen in de notulen verwerkt zijn is verwarrend. Ik heb indertijd een e-mail gestuurd met wat bedenkingen bij het ontwerp van de notulen. Die betroffen zowel de tekst van de notulen als opmerkingen naar aanleiding van die notulen. Het meest pregnante was wel de vraag of we in het verlagen van de reservering niet waren doorgeschoten. In het verlengde van dat e-mail wil ik de volgende opmerkingen maken. Het betreft de notulen punt 6, Begroting 2013, MJOP-aanpassing - Reserve Groot Onderhoud - A, op blz. 4. Bij het verlagen van de reservering voor schilderwerk heeft het bestuur zich, blijkens de stukken die op de jaarvergadering van 22 april 2013 voorlagen (mede) gebaseerd op een bedrag van €108.000 dat nodig zou zijn om eens in de vijf jaar te schilderen. Verder baseerde het bestuur zich op de kosten die de firma Brandt in rekening brengt voor het schilderwerk in 2014. Het bestuur hanteert die kosten om tot een raming te komen voor de schilderskosten over 5 jaar (€75.000). Het bestuur vergelijkt dan de €108.000 met de € 75.000). En concludeert dat de jaarlijkse reservering fors naar beneden kan. Strikt genomen zou dat zijn €33.000 gedeeld door 5 (jaar) = €6.600 per jaar. Maar het bestuur stelt voor de verlaging te beperken tot €5.700 per jaar. Ik heb op de vorige vergadering mijn verwondering uitgesproken over het bedrag van €108.000, omdat ik in mijn contacten met Eigen Huis en Keurhuis, beide adviseurs gewezen had op de rekeningen die we in de jaren daar vlak voor betaald hadden aan Van Muiden; rekeningen die in totaal -gespreid over drie jaren- , in mijn herinnering in de buurt van de € 82.000 lagen. Beide adviseurs hadden zich in mijn herinnering ook op die feitelijk betaalde kosten gebaseerd, (en daarna in hun eigen reken methodiek verwerkt). Ik heb nu de bron van het misverstand gevonden. Het bestuur baseerde zich in zijn voorstel op een getal dat op blz. 27 van het MJOP van de Vereniging Eigen Huis is terug te vinden. Daar komt inderdaad het bedrag van €108.000 voor. Maar dat bedrag staat in de kolom "norm". Dat is niet het bedrag dat volgens Eigen Huis elke vijf jaar moet worden betaald aan buitenschilderwerk. Dat bedrag staat in de kolom "totaal". (Toegegeven, deze aanduidingen lopen niet over van duidelijkheid). De kolom "norm" geeft bedragen weer waarmee Eigen Huis heeft gerekend om tot een raming van de uitgaven te komen, volgens de formule: volume x "norm"-bedrag = geraamde uitgaven (="totaal"). Het gaat dus om wat er in de kolom "totaal" staat, en dat is €87.000). Het bedrag van €87.000. is dus het bedrag dat volgens Eigen Huis elke vijf jaar nodig zou zijn om te schilderen. Maar dat is niet het bedrag dat we feitelijk opzij legden voor het buitenschilderwerk. Dat bedrag was in 2012 al veel lager. Dat is ook de strekking geweest van mijn opmerkingen. We hebben in 2009 het voorstel van Eigen Huis niet gevolgd. De Commissie Groot Onderhoud had voorgesteld om halverwege de raming van Eigen Huis (€82.000 / jaar) en de raming van Keurhuis te gaan zitten. volgens mij €64.000 / jaar). De Commissie stelde dus €73.000 voor. Op voorstel van het bestuur is daar toen nog een bedrag afgegaan. Ik weet niet meer hoeveel, maar dat was best fors. Om alle lopende en toekomstige kosten te dekken legden we dus vanaf 2009 jaarlijks minder dan €73.000 opzij, en niet de door Eigen Huis aanbevolen €82.000 / jaar. Door de verdeling tussen A en B kosten is het ingewikkeld om precies uit te rekenen hoeveel er in €73.000 / jaar zit voor het buitenschilderwerk. Maar als je de orde van grootte wilt benaderen is het (73/82) x €87.000, voor elke 5 jaar. Dat is ruim €77.500 over 5 jaar. Ondertussen zitten we lager, omdat we op voorstel van het bestuur in 2009 nog onder het voorstel van de Commissie Groot Onderhoud zijn gaan zitten. Dit bedrag van minder dan €77.500 had vergeleken moeten worden met de door het bestuur ingeschatte kosten voor het schilderwerk over 5 jaar, te weten €75.000. De meevallende kosten voor buitenschilderwerk hadden dus geen aanleiding mogen zijn om de reservering naar beneden bij te stellen, laat staan met een heel fors bedrag van €5.700 / jaar. Zij waren al ingeboekt! Ik kom dus tot de conclusie dat we vorig jaar de reservering niet op een juiste manier hebben vastgesteld. Hoeveel we te weinig reserveren is niet eenvoudig vast te stellen, omdat we geen geactualiseerd mjop hebben. Het bestuur heeft goed werk verricht als het gaat om besparingen op groot onderhoud, maar of die voldoende zijn om de verlaging van vorig jaar te compenseren is een grote vraag. Ik ben er niet gerust op. Ik wil erop aandringen dat deze opmerking aan de notulen wordt toegevoegd. Vriendelijk gegroet Jan Pieters pag. 9
