Verslag ALV VvE Zanzibar te Rotterdam

Verslag ALV VvE Zanzibar te Rotterdam Naam vergadering

:

Algemene Ledenvergadering VvE Zanzibar

Datum vergadering

:

8 februari 2012

Plaats vergadering

:

Gereformeerde Kerk te Rotterdam

Namens JHK Vastgoedmanagement aanwezig :

Mevrouw J.A.M.L. van der Kolk Mevrouw C.M.M. Smulders (notuliste)

Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 8 februari 2012 ALV Vereniging van Eigenaars Zanzibar te Rotterdam

Pagina 1 van 9

1.

Opening en vaststellen aantal aanwezige stemmen De heer Volkers opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op deze Algemene Ledenvergadering. Van de 95 uit te brengen stemmen zijn er 50 in persoon of bij volmacht vertegenwoordigd. Dit zijn voldoende stemmen om rechtsgeldige besluiten te nemen.

2.

Ingekomen stukken en mededelingen De heer Volkers meldt dat hij in verband met het trieste overlijden van bestuurslid de heer R. Bastiaans nu samen met de heer A. El Jabli het bestuur vormt. Wijkagent mevrouw J.M.C. Baas is aanwezig om zichzelf voor te stellen om het contact te vergemakkelijken. Zij is bij incidenten te bereiken op telefoonnummer: 010-2744530 of via e-mail [email protected]. Door het toenemende vandalisme en de vernielingen van het drukpaneel in de lift, heeft het bestuur besloten camera’s in de lift te laten plaatsen. De camera’s worden alleen gebruikt om bij vandalisme de beelden terug te kunnen kijken om de eventuele dader(s) op te kunnen sporen. De camera’s zijn niet geplaatst voor liftstoringen. De heer Volkers vraagt aan de leden die op de 4e en 5e verdieping van de Lodewijk Pincoffsweg/Factorijzijde wonen of zij de doorgang van het balkon (binnentuinzijde) vrij willen laten. Het is alleen toegestaan iets te plaatsen wat simpel van alle kanten verwijderbaar is voor glasbewassing en calamiteiten. Een van de leden vraagt hoe vaak en wanneer er aan deze zijde glasbewassing wordt uitgevoerd. Dit wordt vier keer per jaar uitgevoerd. De planning hangt af van de weersomstandigheden. Woonstad deelt mede dat zij nog twee parkeerplaatsen te huur heeft in Parkeergarage De Factorij. Het betreft de nummers 32 en 33. De kosten bedragen per parkeerplaats € 127,- netto per maand. De contactpersoon is: Woonstad Rotterdam, de heer Koemar Jagessar (kantoor Feijenoord) telefoonnummer: 0104408800. Overlast van de huurders van Woonstad dient gemeld te worden aan Woonstad Rotterdam. Vervolgens zal in samenspraak met het bestuur naar een oplossing worden gezocht. Mevrouw Bruijninckx verzoekt de vergadering om het bestuur te mandateren om bij overlastsituaties te mogen handelen. De vergadering stemt hiermee in.

Besluit: De vergadering mandateert het bestuur te mogen handelen bij overlastsituaties van bewoners. 3.

Vaststellen notulen 8 februari 2011 Op bladzijde 8 van de notulen staat “Een van de leden merkt op dat de containerruimte aan de Factorijkant 2-14 erg vies is” , dit moet zijn “ Factorijkant 2-38”.De aanwezigen hebben verder geen op- of aanmerkingen op de notulen van 8 februari 2011.


Pagina 2 van 9

Besluit: De vergadering stelt de notulen van 8 februari 2011 met inachtneming van bovenstaande aanpassing vast. 4.

Vaststellen jaarstukken 2010-2011 bespreken jaarstukken/toelichting door kascommisie De kascommissie antwoordt desgevraagd dat de jaarstukken er goed en verzorgd uitzien. De vragen die de kascommissie heeft gesteld zijn adequaat beantwoord. Jaarrekening 2010-2011 Toelichting Jaarrekening 2010-2011 De heer Volkers geeft een toelichting op de jaarrekening 2010-2011. Hij geeft aan dat er twee correctieboekingen zijn gemaakt m.b.t. de reservefondsen Algemeen en Buitenentrees en luifels begange grond. Er zijn geen vragen van de leden. Exploitatierekening 2010-2011 De heer Volkers licht de opvallende punten toe: De post dagelijks onderhoud is overschreden als gevolg van diverse lekkages. Doordat de meterstanden door Eneco geschat zijn, is de post nutsvoorziening overschreden. De juiste standen zijn ingeleverd en Eneco heeft een correctie toegepast. Dit is inmiddels geboekt in het boekjaar 2011-2012. De post glasbewassing is overschreden. De oorzaak is terug te vinden in een rekenfout van het bestuur bij het opstellen van de begroting. Bestemmen exploitatiesaldi De heer Volkers stelt voor om het negatief exploitatieresultaat Algemeen ad. € 6.766,69, het positief explotatieresultaat Buitenentrees en luifels begane grond ad. € 195,94 en het negatief exploitatieresultaat Gemeenschappelijk hal, galerij, liften en trappen ad. € 11.255,31 respectievelijk ten laste en ten gunste van de diverse reservefondsen te laten komen. Mevrouw Van der Drift vraagt of er dan nog voldoende in de reservefondsen beschikbaar is voor het onderhoud. De heer Volkers meldt dat dit is meegenomen in de update van het meerjarenonderhoudsplan en niet tot problemen leidt. Decharge bestuur en beheerder Desgevraagd dechargeert de vergadering de beheerder voor het gevoerde financiële beleid en stelt de jaarstukken ongewijzigd vast.

Besluit: De vergadering stelt de jaarstukken 2010-2011 unaniem ongewijzigd vast. De positieve- en negatieve exploitatiesaldi komen ten gunste/laste van de desbetreffende reserves. Het bestuur en de beheerder worden gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid. 5.

Verslag uitgevoerd groot onderhoud 2010-2011 De heer El Jabli doet verslag van de uitgevoerde werkzaamheden: - vervanging van de hydrofoorinstallatie - aanbrengen van sleutelkoker - verschillende aanpassingen aan de liften uitgevoerd dit naar aanleiding van gewijzigde (arbo) regelgeving.


Pagina 3 van 9

- vervanging vloerbedekking in de liften 6.

Stand van zaken aanpak St. Binnentuin Formosa werkzaamheden 2010-2011: vervangen lekkende dilatatievoeg; verwijderen 2 plantenbakken en onderhoud aan verschillende onderdelen De heer Volkers licht toe; Er zijn werkzaamheden uitgevoerd betreffende het vervangen van de lekkende dilatatievoeg. Tevens zijn er twee plantenbakken verwijderd. Het bestuur van St. binnentuin beraadt zich over de overige benodigde werkzaamheden. Een van de leden vraagt of het repareren van de deklaag niet verhaald kan worden op de bouwer. De heer Volkers antwoordt dat bouwschade alleen binnen de eerste tien jaar te verhalen valt, daarna niet meer. De deklaag van de binnentuin is voor rekening van St. Binnentuin Formosa. VvE Zanzibar draagt daarvoor mee in de kosten. De schade aan de constructie komt ten laste van VvE Formosa Hoofdsplitsing, St. binnentuin Formosa heeft hier geen financiële verplichtingen, maar wel stemrecht volgens de splitsingsakte van VvE Formosa Hoofdsplitsing. Een van de leden vraagt wanneer de nieuwe topcoat aangebracht wordt. De heer Volkers antwoordt dat daar tot op heden nog geen beslissing over is genomen. Er is gekeken naar alternatieven als kunstgras, maar kosten hiervan zijn net zo hoog als van het aanbrengen van een topcoat. werkzaamheden 2011-2012: vervangen bankjes en afvalbakken De bankjes waren niet meer te repareren en zullen worden vervangen. De kosten bedragen € 1.200,- per bankje. De heer Volkers laat weten dat er vijf nieuwe bankjes in plaats van de huidige zes zullen worden geplaatst. Het verzoek om afvalbakken te plaatsen bij de bankjes zal door het bestuur van VvE Zanzibar worden afgewezen aangezien deze ook € 1.200,- per stuk kosten, er blijft wel ruimte voor een goedkoper alternatief. organiseren van een opzoomerdag voor klein onderhoud aan o.a. de plantenbakken Er wordt een opzoomerdag georganiseerd met het doel de plantenbakken gezamenlijk meer uitstraling te geven. Het voordeel van een Opzoomerdag is dat de gemeente deze kan sponsoren. De leden ontvangen hierover nader bericht. organiseren BBQ/feestcommissie met vaste data De feestcommissie draagt er zorg voor om in de zomer van 2012 een gezellige BBQ te realiseren. Meer informatie zal worden geplaatst op de website van VvE Zanzibar.

7.

Werkzaamheden 2011-2012 en 2012-2013. De heer Volkers geeft een toelichting op update van het Meerjarenonderhoudsplan, waarin de werkelijke kosten en winst/verlies tot heden zijn verwerkt in de financiële doorrekening. vervanging intercominstallatie inclusief huistelefoon/videofooninstallatie inclusief vervanging bellentableau en postkasten Het intercomsysteem is meer dan 15 jaar oud en na verscheidene storingen blijkt dat de intercom aan vervanging toe is. Het bestuur heeft diverse offerten aangevraagd. Elektro Groeneweg heeft een offerte uitgebracht voor een bedrag van


Pagina 4 van 9

€ 11.000,- voor het vervangen van het huidige systeem. Andere partijen hebben offerte uitgebracht voor ongeveer hetzelfde bedrag met een systeem dat videovoorbereid is. De bekabeling van het oude systeem blijkt geschikt voor een videovoorbereidsysteem. Het systeem gaat van analoog naar digitaal dat als voordeel heeft, dat het aanzienlijk minder gevoelig is voor storingen, volgens de leverancier. De meerprijs voor een installatie met video komt neer op € 600,- per portiek. Dit houdt in dat de totale extra kosten ca. € 1.800,- zullen bedragen. De bewoners kunnen zelf beslissen wat voor een type systeem zij kiezen. Er zijn vier opties wandtoestellen, te weten: Standaardsysteem, geen extra kosten. Videosysteem zwart wit heeft een meerprijs van € 235,-. Videosysteem kleur heeft een meerprijs van € 313,-. Videosysteem kleur zonder hoorn heeft een meerprijs van € 392,-. Desgevraagd antwoordt de heer Volkers dat het beheer en onderhoud voor de nieuwe installatie door Elektro Groeneweg uitgevoerd kan worden. Er zal ook geïnformeerd worden of het afsluiten van een onderhoudscontract bij een andere leverancier korting op de prijs van de nieuwe installatie te weeg brengt. Het wandtoestel zal op dezelfde plaats geïnstalleerd worden als het huidige wandtoestel. De huurders van Woonstad krijgen eveneens de mogelijkheid om een keuze te maken voor een type wandtoestel, met de vermelding dat de extra kosten voor rekening van de huurder komen. De postkasten en het bellentableau zullen in zijn geheel vervangen worden. Er zijn verschillende offerten aangevraagd door het bestuur. Belangrijk is dat zowel de postkasten als bellentableau vandalismeproof zijn. De totale kosten voor het vervangen van postkasten, bellentableau en intercom worden geschat op € 23.500,-. Het bestuur presenteert een aantal foto’s via de beamer. De leden geven voorkeur aan het voorstel waarop de straatnaamaanduiding op het bellentableau wordt aangebracht. Teven zal er rekening worden gehouden met de mogelijkheid om ja/nee plaatjes aan te brengen voor ongeadresseerd drukwerk. Een van de leden vraagt om ook naar de uitstraling van de begane grond woningen te kijken. Het bestuur komt hier later op terug. Besluit: De vergadering besluit unaniem om het huidige intercomsysteem te vervangen voor een nieuw systeem. De vergadering mandateert het bestuur unaniem om tevens het bellen/brievenbustableau aan te passen naar de inzichten van het bestuur voor een bedrag van maximaal € 23.500,-- exclusief BTW. aanbrengen dakbeveiligingssysteem n.a.v. dakrisico inventarisatie Zoals besproken tijdens de Algemene Ledenvergadering van 2011 dienen naar aanleiding van de RI&E een aantal voorzieningen om veilig te kunnen werken te worden aangebracht. Daarvoor was een bedrag van € 6.000,-- begroot. Nader onderzoek wees uit dat de kosten ca. € 13.000,- bedragen. Aangezien het een bovenschikkend belang is zullen de voorzieningen op korte termijn worden aangebracht. Het bestuur wordt gemandateerd om de benodigde werkzaamheden uit te laten voeren.


Pagina 5 van 9

herstellen/vervangen diverse deuren van gemeenschappelijke ruimten In portiek Factorij 2-38 sluiten de deuren niet goed. Nieuwe deuren kosten ca. € 1.500,- per deur. De leden besluiten geen nieuwe deuren te plaatsen. Waar nodig worden er herstelwerkzaamheden aan de deuren uitgevoerd en waar nodig zal het hang en sluitwerk worden vervangen. Woonstad Rotterdam laat weten dat zij de sleutelplannen voor haar complexen zal gaan vervangen. Woonstad geeft de VvE de mogelijkheid om mee te liften in deze exercitie, om zodoende een voordeel te behalen. De leden zijn hierin geïnteresseerd. Er wordt een offerte aangevraagd bij Woonstad voor gecertificeerd systeem; voor de toegangsdeuren van de entrees, bergingen en andere gemeenschappelijke ruimten. De sloten voor de woningtoegangsdeuren behoren niet tot de gemeenschappelijkde delen van de VvE en zullen derhalve niet worden meegenomen. Mevrouw Bruijninckx schat de kosten voor VvE Zanzibar op € 4.000,- exclusief BTW, inclusief voor 3 sleutels per appartement. Het bestuur zal vergelijkbare offerten opvragen en krijgt een mandaat van € 6.000,-- om e.e.a. uit te laten voeren. Besluit: De vergadering mandateert het bestuur om de benodigde punten uit de RI&E uit te laten voeren. Tevens mandateert de vergadering het bestuur om het sleutelplan te laten vervangen voor een bedrag van € 6.000,-- exclusief BTW. 8.

Begroting 2011-2012 De heer Volkers geeft een toelichting op de begroting 2011-2012 eindigend op een bedrag van € 143.175,72. De heer Volkers geeft aan dat dit gemiddeld een verhoging van 0,9 % betreft. Mevrouw Van der Kolk stelt voor om de verhoging met terugwerkende kracht tot 1 oktober 2011 door te voeren. De suppletie en nieuwe bijdrage is verschuldigd per 1 maart 2012.

Besluit: De vergadering gaat akkoord met de begroting 2011 eindigend op een bedrag van € 143.175,72. De verhoging van de bijdrage gaat in met terugwerkende kracht tot 1 oktober 2011. Leden die een automatische incasso hebben afgegeven behoeven niets te doen, JHK Vastgoedmanagement zorgt voor het incasseren van de suppletie. Leden die geen automatische incasso hebben afgegeven dienen de suppletie vóór 1 maart 2012 te voldoen. 9.

Verslag PR Commissie nieuwe website online De heer El Jabli geeft een toelichting op de website van VvE Zanzibar. Deze site is vanwege de privacy van de bewoners en om de informatie over onderhoud en beheer niet openbaar te maken. De leden de website vinden via: http://www.vve-zanzibar.nl

10.

Opnieuw vaststellen incassoprocedure en machtiging beheerder voor incassozaken en het nemen van noodzakelijke rechtsmaatregelen Mevrouw Van der Kolk geeft een toelichting op de incassoprocedure.


Pagina 6 van 9

De vergadering gaat unaniem akkoord met de incassoprocedure en machtigt de beheerder tot het nemen van rechtsmaatregelen bij het achterblijven van betalingen. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de incassoprocedure en verleent de beheerder deze machtiging. 11.

Verzekeringsaangelegenheden Eigenaarsbelang Mevrouw Van der Kolk wijst de leden erop dat de VvE een gebouwenverzekering heeft afgesloten. In deze gebouwenverzekering zijn geen eigen aangebrachte voorzieningen opgenomen. Eigenaren dienen dus zelf zorg te dragen voor het verzekeren van keukens, badkamers, (parket)vloeren etc. Mevrouw Van der Kolk adviseert de leden om dit punt te bespreken met hun verzekeringsadviseur. Appartementsclausule Mevrouw Van der Kolk verwijst naar de appartementsclausule die als aanvullende voorwaarde is opgenomen in de gebouwenverzekering.

Besluit: de vergadering heeft kennis genomen van de appartementsclausule en gaat unaniem akkoord dat de uitkering mag geschieden aan de Vereniging van Eigenaars in geval dat zich een schade van deze orde zich voordoet. Deze geldelijke uitkering dient dan te worden aangewend om het beschadigde object in oorspronkelijke staat te herstellen. 12.

(Her)benoeming bestuur en commissieleden Bestuur De heren Volkers en El Jabli stellen zich wederom beschikbaar als lid van het bestuur. De heer Volkers stelt zich wederom beschikbaar tot respectievelijk voorzitter en lid van het bestuur. Mevrouw Haddad stelt zich eveneens beschikbaar als lid van het bestuur.

Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de (her)benoeming van de heer Volkers tot voorzitter en de heer El Jabli tot bestuurslid Tevens gaat de vergadering unaniem akkoord met de benoeming van mevrouw Haddad als bestuurslid. Kascommissie Mevrouw M.L.A. Lakker stelt zich niet opnieuw beschikbaar als lid van de kascommissie. De heer T.J. Metz stelt zich wederom beschikbaar als lid van de kascommissie. Mevrouw I. Bruijgom stelt zich eveneens beschikbaar als lid van de kascommissie. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de herbenoeming van de heer Metz als lid van de kascommissie en met de benoeming van mevrouw Bruijgom als lid van de kascommissie. BBQ-commissie


Pagina 7 van 9

Er is een verzoek aan het bestuur om de BBQ commissie te activeren. De dames Kuipers, De Witte en Haddad en de heer Lensen stellen zich wederom beschikbaar voor de BBQ-commissie. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de herbenoeming van de dames Kuipers, De Witte en Haddad en de heer Lensen tot leden van de BBQcommissie. PR-commissie De heren Van den Anker, Van Galen en El Jabli stellen zich wederom beschikbaar voor de PR-commissie. Ook mevrouw Van der Drift stelt zich beschikbaar. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de herbenoeming van de heren Van den Anker, Van Galen en El Jabli als leden van de PR-commissie. De vergadering gaat tevens akkoord met de benoeming van mevrouw Van der Drift. 12.

Rondvraag en sluiting Een van de leden vraagt of er tijdens de opzoomerdag de fietsenstalling kan worden opgeruimd. Oude fietsen die niet gebruikt worden mogen naar het Milieupark gebracht worden. Het is niet toegestaan om meubilair te plaatsen in de fietsenberging of andere materialen op te slaan. Het bestuur stelt voor een opruimingsdag te organiseren voor de fietsenstalling. De leden ontvangen hierover nader bericht. De heer Butt meldt dat iemand fietsen heeft neergezet in fietsenvak nr 197. Diegene die daar fietsen heeft neergezet wordt vriendelijk verzocht deze weg te halen. Een van de leden vraagt wie er verantwoordelijk is als de containers buiten blijven staan. In principe zet het schoonmaakbedrijf de containers weer binnen. Aangezien de Roteb niet op vaste tijden komt blijven de containers als deze ´s middags of ´s avonds geleegd worden buiten staan. Het verzoek is aan de bewoners de containers dan binnen te zetten. De heer Milikic heeft het verzoek een kleine berging van zijn fietsenstalling te ma maken. Het verzoek wordt afgewezen, de ruimte is daar te klein voor. De heer Van der Ent vraagt of de mechanische ventilatie onder de gemeenschappelijke delen valt. De mechanische ventilatie is een prive aangelegenheid dus valt niet onder de VvE. De heer Metz vraagt aan de bewoners geen vuilniszakken op de galerij te plaatsen. Mevrouw Bruijgom meldt dat het schilderwerk van haar appartement (Factorijzijde) erg slecht is. Het schilderwerk staat pas in 2015/2016 gepland. De heer Volkers verzoekt haar foto’s in te leveren. Het bestuur zal zich beraden over de vervolgstappen. Een van de leden vraagt of Gemeente Rotterdam verantwoordelijk is voor de verstopping van het riool aangezien deze door de wortels van de bomen wordt


Pagina 8 van 9

veroorzaakt. De verantwoording ligt niet bij Gemeente maar bij de Vereniging van Eigenaars zelf. Niets meer aan de orde zijnde, bedankt de heer Volkers de leden voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering om 22.15 uur.


Pagina 9 van 9

Verslag ALV VvE Zanzibar te Rotterdam

Recommend Documents