Verslag ALV BRAIN, 9 december 2009 Tijd: 14.00 ‐ 15.30 Locatie: De Doelen, Rotterdam. Aanwezig: Irmgard Broos (Provinciale Archiefinspectie Utrecht), Luud de Brouwer (Regionaal Archief Tilburg), Alice van Diepen (Archief Eemland), Rolf Hage (Stadsarchief Den Bosch), Mariska Heijmans (GA Waalwijk), Daan Hertogs (Stadsarchief Breda, bestuurslid), Martin Jochems (GA Apeldoorn), Annemieke de Jong (Beeld en Geluid), Fred van Kan (Gelders Archief), Roelof Koops (Zeeuws Archief), Anettte de Lange (GA Gemert‐Bakel), Jan van der Meer (Rabobank Nederland, bestuurslid), Wim Reijnders (Markiezenhof, bestuurslid), Maarten Schenk (Haags Gemeentearchief, bestuurslid), Marga Schoenmaker (Erfgoed Delft e.o.) Afwezig met bericht: Chaja Beck (Nederlands Muziekinstituut), Fred van den Kieboom (GA Tholen), Frank van Kruisselbergen (St. Mommerskwartier), Harm‐Jan Luth (GA Vlaardingen), Jannie Meijer (DiEP), Ariela Netiv (Regionaal Archief Leiden, bestuurslid), Tom van Slooten (Rijckheyt), Jantje Steenhuis (Gemeentearchief Rotterdam, voorzitter), Lieuwe Zoodsma (Noord‐Hollands Archief, bestuurslid) 1. Opening en mededelingen Daan Hertogs opent de vergadering. Jantje Steenhuis kan vanwege andere dringende verplichtingen niet aanwezig zijn. Daan fungeert daarom als voorzitter. Luud de Brouwer mist bij de vergaderstukken een mail van Frank van Kruisselbergen over agendapunt 3. Daan geeft aan niet begrepen te hebben dat dit bericht, dat gericht was aan Luud en door Daan in cc. werd ontvangen, bedoeld was voor de leden. Hij verzoekt Luud de inhoud van het bericht bij agendapunt 3 te berde te brengen. 2. Verslag vorige ALV Het verslag van de ALV van 19 maart 2009 wordt vastgesteld. 3. Afronding jaarrekening 2008 De adviezen van Frank van Kruisselbergen in het kader van de kascontrole zijn overgenomen. Aan de hand van de met de vergaderstukken meegestuurde tabel neemt Daan de bespreekpunten door: a. Nogmaals wordt geconstateerd dat het niet doenlijk is om de begrotingsomvang die leden opgeven t.b.v. de contributieklassering te controleren. We moeten elkaar kunnen vertrouwen op dit punt. De vergadering stemt daarmee in. b. Procedureel is de contributieverhoging 2009 niet goed verlopen. Op basis van de begroting die in maart tijdens de ALV is ingediend, is een contributieverhoging voorgesteld die hoger was dan de reguliere (statutaire) verhoging. Toen na de voorjaarsledenvergadering het rekeningschema van BRAIN op advies van Frank van Kruisselbergen werd gewijzigd, ontstond er een gunstiger beeld van de financiële situatie van BRAIN. Desondanks heeft het bestuur, zonder de leden daarover te informeren, de contributieverhoging gehandhaafd. De Stichting Mommerskwartier heeft vervolgens bezwaar aangetekend tegen deze verhoging. Daan Hertogs stelt dat de extra contributie‐inkomsten onmisbaar zijn om uit de startblokken te komen in het licht van het meerjarenplan en de activiteiten van de werkgroepen. De finale beslissing over de contributieverhoging 2009 wordt opgeschort tot na agendapunt 6, als de plannen voor 2010 inhoudelijk zijn besproken.
c. Voor de controle van de jaarrekening wordt voortaan een AA‐accountant ingehuurd. De vergadering stemt daarmee in. d. De accountant krijgt voor de controle van de jaarrekening de beschikking over de verslagen van bestuurs‐ en ledenvergaderingen. De vergadering stemt daarmee in. e. De belastingdienst geeft te kennen dat BRAIN geen btw terug kan vorderen zolang we geen ondernemingsactiviteiten ontplooien. Martin Jochems oppert dat er wel mogelijkheden zijn als BRAIN onder de vlag van een overheidsorganisatie zou varen. Daan Hertogs gaat na of er iets met gemeente Breda te regelen is. f. Het punt van de contributieverhoging wordt besproken na agendapunt 6. g. BRAIN huurt tot nader order alleen freelance personeel in. De vergadering stemt daarmee in. 4. Arbeidsmarktonderzoek Maarten Schenk licht namens de werkgroep Arbeidsmarkt, Opleiding en Mobiliteit het onderzoek toe. Het bureau van BRAIN heeft een korte vragenlijst verspreid en de antwoorden verwerkt. Het rapport, De grijswaarde van het archiefwezen, wordt z.s.m. verspreid. De respons bedroeg 44% (zowel leden als niet‐leden). Uitgangspunt vormde de huidige AOW‐ en FPU‐regels. De recente ontwikkelingen rond de AOW‐leeftijd zijn daarin dus nog niet meegenomen. In het onderzoek is onderscheid gemaakt naar verschillende functie‐ en salarisgroepen en instellingscategorieën. De te verwachten uitstroom tot 2015 is 13%. Dat is iets hoger dan landelijk en dan overheid algemeen. Kleine instellingen zitten nog wat hoger, tegen de 15 %. Dat maakt ze des te kwetsbaarder. De uitstroom is met name te verwachten tussen schaal 7 tot en met 11. Met name in die categorie zitten de vakmensen en de vakinhoudelijke functies. Dat is dus een kwetsbaar onderdeel. Opvallend is ook de hoge uitstroom bij de inspectiefuncties: 6 van de 15. Dat is een nijpend probleem omdat het hier om een specialisme gaat dat in de praktijk wordt aangeleerd. Het is een belangrijk specialisme dat niet goed is verankerd, waar geen specifieke opleiding voor is en waar veel verandert. De verwachting is dat de uitstroom nog groter zal zijn na 2015. Dat is voor het bestuur reden om het onderzoek periodiek (1x per 3 à 4 jaar) te herhalen. Erfgoed Nederland doet momenteel inventariserend onderzoek naar opleidingsmogelijkheden. Daar op voortbordurend zal BRAIN in de komende periode ook de instroom van nieuwe medewerkers in de branche onderzoeken. Rolf Hage merkt op dat de naderende bezuinigingen een nog grotere uitstroom zullen veroorzaken. Wim Reijnders constateert dat die bezuinigingen op personeel van dezelfde orde van grootte zijn als de mate van vergrijzing en de uitstroom die daarvan het gevolg is. Het is dan ook te verwachten dat uitstroom niet zal worden opgevangen en gecompenseerd. Luud de Brouwer vult aan dat het heel goed mogelijk is dat er verschuivingen ontstaan: vrijkomende functies in beheer gaan bijvoorbeeld naar dienstverlening. Hij vraagt zich daarom af hoe zinvol dit uitstroomonderzoek is. Uitstroom alleen zegt niets: de gegevens vragen om aanvulling met gegevens over de te verwachten vraag naar personeel en deskundigheden in de toekomst. De aanwezige leden beamen dat. Er is behoefte aan een beeld van de toekomst van archiefdiensten en de bijbehorende deskundigheid om te kunnen bepalen of er een personeelsprobleem op onze diensten afkomt. De werkgroep Arbeidsmarkt, opleiding en mobiliteit zal op zich nemen te onderzoeken aan welke instroom het archiefveld behoefte heeft. Het onderzoek naar leeftijdsgebonden uitstroom zal herhaald worden in 2012, 2015 en 2018, met het oog op een verwachte hogere uitstroom in die periode. Met deze vervolgonderzoeken ontstaat een beter beeld van ontwikkelingen over een aantal jaren en kunnen trends in de arbeidsmarkt zichtbaar worden gemaakt. Specifiek voor de inspectie is er behoefte aan de formulering van het beroepsprofiel van de archiefinspecteur, om daarmee ook scherper in beeld te krijgen in welke arbeidsmarktbehoefte strsaks moet worden vooorzien als bijna 50% van de inspecteurs met pensioen gaat. Irmgard Broos geeft aan dat deze aanbeveling moet worden uitgewerkt i.s.m. de werkgroep DIV+A. Aldus wordt besloten.
5. Imagocampagne Rolf Hage geeft kort de stand van zaken weer van de voorbereidingen voor een imagocampagne voor archieven. Het Platform Communicatie en NA draaien mee in de werkgroep. De werkgroep heeft een verkenning gedaan naar bureaus die BRAIN zouden kunnen ondersteunen bij het uitzetten van een communicatiestrategie voor de branche als geheel. Die strategie zou kunnen uitmonden in een campagne. Drie bureaus, te weten BKB, Edenspiekerman en Skip Intro, hebben op basis van een korte schriftelijke briefing een pitch (verkooppresentatie) gedaan waarin zijn hun eerste gedachten over een communicatiestrategie voor de branche uiteen hebben gezet. Skip Intro (o.a. campagne Stadsarchief Amsterdam) pleit ervoor de term archief vooral te blijven gebruiken, te laten zien wat je bent: gooi de dozen open, laat zien wat je hebt en doet, werk met de geijkte doelgroepen, maak onderscheid tussen lokale doelgroep en toeristen, kies een aansprekend (gespreks)onderwerp. Maak gebruik van 2.0 instrumenten. BKB (Booij, Klusman en Van Bruggen) vinden dat het startpunt van een strategie moet liggen in het goed kijken naar publiek en potentieel publiek. Zij achten allereerst onderzoek op dat punt nodig. Ook zij kiezen ervoor te werken met en vanuit term archief. Edenspiekerman (NA, Kapitaal Amsterdam) nam als uitgangspunt: history is hot. De potentie is er: het publiek wil geschiedenis maar weet niet wat archieven zijn en doen. Daarom moet er een strategie worden gevolgd die begint met een herkenbaar gezicht (naam, logo, zichtbaarheid) en een goed verhaal (positionering, propositie). De werkgroep kiest op dit moment voor het aangaan van de samenwerking met Edenspiekerman. De briefing van de werkgroep aan de bureaus en de presentatie van Edenspiekerman zullen worden verspreid onder de leden. De werkgroep zal daar haar eigen afwegingen aan toevoegen. Presentatie van de uitgewerkte strategie zal plaatsvinden tijdens de voorjaars‐alv. Alice van Diepen vraagt met het oog op de uitstroom van personeel ook aandacht voor arbeidsmarktcommunicatie. Rolf Hage antwoordt dat dit niet is meegenomen in de plannen voor de communicatiestrategie en de imagocampagne, maar dat het los daarvan wel een aandachtspunt is voor BRAIN. Fred van Kan geeft te kennen dat de KVAN zich eerstverantwoordelijke voelt voor het imago van het beroep en het uitdragen daarvan. Alice van Diepen geeft aan dat het haar gaat om meer dan alleen het beroep van archivaris: het gaat over het ‘werken bij een archief’, dus over het imago van het archief als werkgever en werkplek. Maarten Schenk vraagt naar de te verwachten kosten van strategie en campagne. Daarover blijkt nog geen helderheid te bestaan. Duidelijk is wel dat we ons een grote publiekscampagne niet kunnen veroorloven. Het zal minstens een ton per jaar kosten om iets effectiefs te doen voor de hele sector. Maarten vindt dat dat een overweging kan zijn om het niet te doen. Rolf Hage vindt dat een te snelle conclusie. De vraag die aan het bureau gesteld zal worden, is wat er minimaal nodig is om een goede, effectieve campagne te kunnen voeren. Alice van Diepen stelt uit eigen ervaring (Amsterdam) dat het, los van een campagne en het effect daarvan, sowieso goed is om de propositie goed te formuleren. Als we een frase hebben die kort en goed zegt wat archieven zijn en doen en als we die allemaal gaan gebruiken, is dat alleen al goud waard voor het imago en voor de communicatie met publiek en bestuur. Fred van Kan merkt op dat ook NA en de RHC’s bezig zijn met marketing en merkenstrategie en vraagt ervoor te zorgen dat dat elkaar niet gaat bijten. Rolf Hage antwoordt dat daar al voor gezorgd is: er is over en weer contact over wat er gaande is. Rolf zegt toe dat er tijdens de voorjaarsledenvergadering meer zicht is op de plannen en de kosten. 6. Stand van zaken overige activiteiten Werkgroepen kwaliteitszorg en benchmark Martin Jochems doet namens de werkgroepen kort verslag van de activiteiten in de afgelopen maanden. De Kwaliteitsmonitor 2009 is afgesloten. Op 14 december is er een studiedag van BRAIN over de resultaten. Op die dag wordt ook verkend wat de mogelijkheden zijn om te gaan
benchmarken in de archiefbranche. Daarbij wordt gekeken naar de bruikbaarheid van het Kengetallen InformatieSysteem (KIS) van v/h DIVA. Het bestuur geeft daarbij aan KIS niet over te willen nemen als er geen geld meekomt van Erfgoed Nederland. In 2010 wordt gewerkt aan het splitsen van het Handvest Dienstverlening in een publieksversie (beknopt, op servicenormen gefocust) en een organisatieversie (achterliggend normenstelsel, auditable, geschikt voor certificering instellingen). Ook wordt de organisatie van de Monitor onder de loep genomen. De werkgroep heeft geconstateerd dat daaraan nog het nodige verbeterd moet worden. De werkgroep werkt ten slotte aan een voorbereidende notitie over auditing en certificering van instellingen. Wim Reijnders vraagt zich af of het handvest ook bruikbaar is om te laten zien dat er een (harde) ondergrens is die in zicht komt onder de dreigende bezuinigingen? Dat zou heel nuttig kunnen zijn voor de instellingen die echt in de knel komen. BRAIN zou daarbij een signalerende rol kunnen vervullen richting bestuurders. Werkgroep DIV+A Bij afwezigheid van Ariela Netiv verwoordt Maarten Schenk de plannen van deze werkgroep. Er wordt vooral gewerkt aan de doorstart van DIGIDIVA i.s.m. SOD. SOD doet de hosting van de site om niet. Beheer kunnen ze ook verzorgen maar dat kost wel geld. Er is inmiddels een redactie die site inhoudelijk gaat vernieuwen. Aandachtspunt is de verhouding met sites van WGA en LOPAI. Irmgard Broos vult aan dat het van belang is dat archiefinspectie duidelijk zichtbaar wordt binnen BRAIN. Binnen LOPAI wordt veelvuldig gesproken over alle veranderingen die t.a.v. inspectie op stapel staan. In hoog tempo wordt herijking van interbestuurlijk toezicht doorgevoerd, met grote gevolgen voor gemeentelijk archieftoezicht. Dit moet, als vorm van interne controle, versterkt worden als het extern toezicht door provincie marginaal wordt. Fred van Kan: dit punt is in het recente gesprek van KVAN/BRAIN met VNG ook aan de orde gekomen. VNG gaat vol mee in tempo van Oosting. Het is de vraag of de VNG de consequenties van het rapport Oosting voor gemeenten goed onderkent, ook nu weer in het licht van de bezuinigingen. De werkgroep vindt het nodig dat de visie Archiveren is vooruitzien op dit punt snel nadere uitwerking krijgt. Daarbij is ook de formulering van het beroepsprofiel voor de inspecteur relevant (zie hiervoor onder agendapunt 4). Om dat te realiseren wordt geld gevraagd in het kader van de begroting 2010. Met die uitwerking kan BRAIN een duidelijk standpunt innemen en uitventen richting BZK, IPO en VNG. Irmgard Broos vraagt het bestuur na te denken over de vraag of er, ook in licht van band met WGA, een aparte sectie/ werkgroep binnen moet komen voor inspectie. Werkgroep Lobby en Public Affairs Vorig jaar had de werkgroep een grootscheepse lobby voor ogen om veel geld te bepleiten voor voldoende goede e‐depotvoorzieningen. De Nota E‐archief van het Consortium van NA en RHC’s wierp daar een ander licht op. Dat het Rijk goed meebetaalt aan het e‐depot van het NA is al een heel eind geregeld. Het Rijk kan als partner in de RHC’s niet doen alsof een rijksdepot op zichzelf kan staan. De partners in de RHC’s moeten minstens de gelegenheid krijgen om aan te haken bij het e‐depot van het rijk. Daarmee is ook voor NA en Consortium de vraag actueel en relevant hoe we het beste kunnen zorgen voor voldoende en goede e‐depotvoorzieningen voor de overheid in het algemeen. Daarom onderzoeken BRAIN en KVAN nu of en hoeveel ruimte er is om op dit punt gemeenschappelijk op te trekken. In dit licht is het wellicht niet nodig om van (het geld voor) het e‐depot een politiek issue te maken. Niettemin spant het er om in Den Haag: de twintig commissies die de bezuinigingsvoorstellen moeten uitwerken zijn volop aan de slag. Onderwerpen als de kenniseconomie en de Lissabonagenda houden hun politieke relevantie en kunnen aanknopingspunten bieden om archiefonderwerpen op de kaart te zetten en te houden. BRAIN zal starten met een omgevingsanalyse om dat brede speelveld goed te leren kennen.
6a. Hervatting bespreking punt 3, contributie en voorziene uitgaven 2010 Daan Hertogs geeft aan dat er een groot gat gaapt tussen de voorziene inkomsten en de door de werkgroepen gewenste uitgaven. We staan voor de keuze: of we matigen onze plannen op basis van onze inkomsten, of we rekken onze inkomsten op door een flinke verhoging van de contributie, te beginnen met de handhaving van de verhoging van 5% over 2009. Martin Jochems betoogt dat we, juist omdat we nog klein zijn, goed moeten afwegen wat we doen. Promotie van een hele sector terwijl je nog maar een deel daarvan vertegenwoordigt, is misschien niet de eerste prioriteit. Met dit soort activiteiten kunnen we ook de weg van de geleidelijkheid bewandelen, bijvoorbeeld door een toolkit te vullen waar de leden hun voordeel mee kunnen doen. Daan Hertogs stelt voor dat het bestuur verschillende scenario’s uitwerkt voor de voorjaars‐alv. Het bestuur zal daarbij niet de kaasschaaf hanteren, maar duidelijke en scherpe keuzes voorleggen aan de leden. De vergadering stemt in met dit voorstel. Aan de werkgroepen wordt gevraagd daar input voor te leveren. Het gaat dan vooral om strategische keuzes. Het bestuur komt voor de volgende ALV met een sluitende begroting. Aan alle leden wordt gevraagd zich in te zetten om collega‐instellingen lid te maken van BRAIN. Meer leden betekent meer geld en meer draagvlak. Dat is een onmisbare basis. De contributieverhoging van 5% voor 2009 wordt alsnog door de ledenvergadering goedgekeurd. 7. Verhouding BRAINWGA Fred van Kan verwoordt de opvatting van de aanwezige leden: vakinhoudelijke uitwisseling in WGA is nuttig en moet vooral in stand blijven, maar stellingname inzake beleid en uitvoeren van lobby zou binnen BRAIN moeten plaatsvinden. Een sectie inspectie met een zetel in het bestuur is een constructie die denkbaar is. Afgesproken wordt dat BRAIN met die boodschap met WGA‐ voorzitter Alow Frings gaat praten. Als WGA niet tot samenwerking bereid is, dan zal het bestuur de leden vragen om hun inspecteurs terug te trekken uit WGA. Irmgard Broos vraagt zich af wat dit betekent voor het LOPAI. Daan Hertogs antwoordt dat het grote verschil is dat de provinciale inspecties op zichzelf staande instellingen zijn die als zodanig ook lid kunnen worden en voor zichzelf kunnen spreken. Niettemin zou het goed zijn dat LOPAI zich aan BRAIN zou verbinden als binnen BRAIN een sectie o.i.d. voor inspectie ontstaat. Wim Reijnders is van mening dat LOPAI‐leden mede kunnen bepalen hoe zwaar inspectievraagstukken binnen BRAIN gaan wegen door lid te worden en zich binnen BRAIN actief op te stellen. Hij spreekt van een inspanningsverplichting van LOPAI. We moeten verenigen om sterk te staan. Gesprekken tussen bestuur en LOPAI zijn gaande. 8. Rondvraag Annemieke de Jong (NIBG) meldt de doorstart van de sectie AVA in een nieuwe netwerkorganisatie AVA‐net. Daarin kunnen allerlei sectoren vertegenwoordigd zijn, zoals BRAIN voor archieven, DANS voor de wetenschap etc. In januari vindt een eerste bijeenkomst plaats. Dan kan ook worden besloten hoe de band met BRAIN vorm kan krijgen. Zoals men het nu ziet, is de diversiteit van de deelnemende audiovisuele archieven te breed om een op een aan te sluiten bij BRAIN. Fred van Kan (Gelders Archief) zou graag zien dat BRAIN‐leden zich groeperen in gebruikersgroepen van bepaalde archiefprogrammatuur zodat er gezamenlijk opgetrokken kan worden richting leveranciers. Het bestuur zal zich daarop beraden. Fred meldt verder dat er nog steeds wordt gewerkt aan onderzoek t.a.v. het Burger Service Nummer en de mogelijkheden om dat te gebruiken t.b.v. bezoekersregistratie. De werkgroep Kwaliteit is hiermee bezig. Ten slotte brengt Fred een nieuw verzoek om hulp en (restauratie‐)capaciteit vanuit Keulen onder de aandacht. Het bureau van BRAIN zal deze vraag voorleggen aan de leden.
Daan Hertogs bedankt de leden voor hun komst en hun inbreng en sluit de vergadering.
