Verslag UKB-CAT overleg d.d. 25 september 2008 te Rotterdam Aanwezig:
Yvonne van den |Broek (UB Maastricht), John Engels (TU Eindhoven), Dien Giltjes (vz.) (Wageningen UR), Erwin Goldman (UB Rotterdam), Roswitha Heyn (UB UvA/HvA), Jan Willem Hoepman (UB Groningen),Anneke Houtkamp (UBVU), Jan Lahmeyer (not.) (UB Utrecht), Jan Lauwen (UB Nijmegen), Peter Rosmalen (UB Nijmegen), Ineke Schmetz (UB Maastricht), Madeleine de Smaele (TU Delft), Johan Stapel (KB), Cherry Taylor (UB Tilburg), Bobby de Vos (Wageningen UR), Gé Wassenburg (UB Leiden), Lida Zoutewelle (KB)
Afwezig:
Graham Jefcoate (UKB), Wim Karreman (UB Utrecht), Lineke Klunder-Roepers (UB Twente), Jacques Spaapen (UBVU) [heeft zich laten vervangen], Johan van Wyngaerden (UB Nijmegen) [heeft zich laten vervangen]
1. Opening We worden door gastheer Erwin Goldman en voorzitter Dien Giltjes welkom geheten. De vergadering wordt om 10.40 uur geopend.
2. Vaststelling datum en plaats volgende vergadering De volgende vergadering zal worden gehouden op donderdag 29 januari 2009 te Utrecht. Dien Giltjes heeft haar twijfels betreffende haar functie als voorzitter tegenover Johan Stapel geuit, die daarop heeft voorgesteld van rol te wisselen. Ter vergadering blijkt, dat er bij de aanwezigen geen animo is deze functie te vervullen, waarmee de rolwisseling een feit is. Bij de volgende vergadering wordt dit ook geëffectueerd, dan treedt Johan Stapel als voorzitter op en is Dien Giltjes gewoon lid van het dagelijks bestuur.
3. Vaststelling agenda Bij 5 toegevoegd sub a: OCLC contactdag en bij punt 7 sub a: Onderwerpsontsluiting.
4. Ingekomen en uitgegane stukken Er zijn geen ingekomen noch uitgaande stukken te melden. Een later toegezonden bijlage aan de agenda komt bij punt 7 aan de orde.
5. Verslag UKB-CAT d.d. 24 april 2008, gehouden te Wageningen -
-
Pag. 2: weblog is afgeschoven. - middenin: Gé Wassenburg informeert over de v-status van beschrijvingen in GGC: wil de KB daar eigenlijk wel vanaf? Lida Zoutewelle oppert een voorstel om van de grotere aan GGC deelnemende bibliotheken één persoon per instelling aan te stellen die wel bevoegd is om in beschrijvingen met een v-status van andere bibliotheken te muteren, als een soort “super user”. De vergadering reageert positief op dit voorstel, want het zal zorgen voor een sterke vermindering van berichten over voorstellen van kleine mutaties, het aantal daartoe bevoegden in de hand te houden en tegelijk te zorgen dat de kwaliteit van beschrijvingen gewaarborgd blijft. Lida Zoutewelle zal dit voorstel binnen de KB aankaarten en vervolgens richting OCLC zenden. Anneke Houtkamp vraagt naar de huidige toepassing van het deselectiebeleid, zijn er al bibliotheken die dit doen? Er is een officieel stuk van UKB (het CAMBIN rapport) waarin richtlijnen staan voor deselectie en bewaarplicht per discipline. Wat is de status van dit rapport? Roswitha Heyn meldt dat in de UvA dit aan de vakreferenten wordt overgelaten. John Engels laat weten dat het rapport op tijdschriftenniveau al wel is bedacht, maar geldt hetzelfde principe ook voor boeken? Er gaan nog geen vrachtwagens met gedrukte documenten van de ene naar de andere UB om de overtollig geachte collectie onderdelen uit te wisselen. Is er per instelling een coördinator aangewezen voor het transport
-
(de doorberekening van de kosten daarvan) en het onderzoeken van de ruimte voor het toe te zenden materiaal bij de aanbieder? Dit is een extra kostenpost, de vraag is of dit vervoer wel uiteindelijke de bedoeling is van het CAMBIN rapport. Voor de volgende vergadering zal een vertegenwoordiger van het UKB worden uitgenodigd een en ander uit voornoemd rapport te komen toelichten. (actie: Johan Stapel) Onderaan pag. 2: “DNB Deutschland” vervangen door “DNB, de Duitse nationale bibliotheek”. Pag. 3: ‘OCLC EMA” = “OCLC EMEA”. Pag. 4: bij punt 7.2.3: over de taalcode van het Oezbeeks: Gé Wassenburg neemt dit op met Daniël van Spanje van OCLC. Pag. 4: Bij de lokale ontwikkelingen ontbreekt de bijdrage van Delft, die volgens Madeleine de Smaele wel aan de secretaris is toegezonden. Excuus voor deze omissie, er is kennelijk bij het samenstellen van het verslag bij het knip-/plakwerk iets weggevallen.
5.A. Enkele bevindingen van de OCLC Contactdag van 18 september 2008 in Den Haag. Over het algemeen oordeelt men dat het een nuttige dag is geweest, vooral om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen en plannen die zich in het catalogiseren voordoen en daarmee het blijven beheersen van dit vak mogelijk maken. Johan Stapel vindt het gunstig te merken dat OCLC een minder technologische benadering heeft en meer oog lijkt te hebben voor de belangen van de gebruikers van bibliotheken. Zie ook de al bestaande samenwerking tussen het Centraal Boekhuis en de KB voor de levering van metadata in een voorlopige titel via ONIX in GGC. Gebruikers krijgen een andere invloed, controle op de validatie: de gebruiker moet het doen. In verschillende systemen en catalogi zie je onderscheid in de benadering van wat een “full record” is, waar is daarvan bij de presentatie de grens in de getoonde informatie? Doorkoppeling naar een exemplaar waar je als eindgebruiker ook bij kan, zoals naar het OUS (opslag-uitleensysteem), merkt Jan Willem Hoepman op. Voor de - misschien toch niet zo verre - toekomst: als “alles” qua documenten is gedigitaliseerd wat is dan nog de betekenis van catalogusverrijking? Vakreferenten willen aan de slag met “WorldCat Selection”, moeten de UB’s daar gezamenlijk in optrekken? UKB zou dit op landelijk niveau in de gaten moeten houden. Volgens Johan Stapel zou het een zaak van het GII-consortium moeten zijn om desgewenst een landelijke deal te sluiten voor deze dienst. Duidelijk werd ook dat we steeds meer richting internationale stand aarden FRBR, MARC21 en RDA gaan, ook die ontwikkeling moeten we bijhouden.
6. Internationale standaarden In augustus 2008 heeft Anja Smit (UB Maastricht) contact met Marion van Brunschot (UB UvA) gehad over een pilot bij de UvA naar aanleiding van binnen de UKB ingezette Task Force Implementatie Internationale Standaarden. De vergadering is niet op de hoogte van verdere ontwikkelingen. Roswitha Heyn vertelt dat er een landelijk projectleider zal worden aangesteld en zij verwacht meer te kunnen melden in de volgende UKB-CAT bijeenkomst. Johan Stapel vraagt zich af of er binnen deze ontwikkeling voldoende wordt afgestemd met de OB-wereld, speciaal NBD/Biblion en WSF.
7. Catalogiseerkwesties Van Anneke Houtkamp is een discussiestuk ontvangen over “e-books die deel uitmaken van een serie”. Het gaat hier in eerste instantie vooral om digitale documenten van Nederlandse (semi)overheidsinstellingen waar vaak ook nog gedrukte edities van worden uitgegeven. Die instellingen plegen veel van hun publicaties in. (al dan niet genummerde en onregelmatig verschijnende) reeksen uit te geven. Van de gedrukte uitgaven maakt men in GGC trouw beschrijvingen en relateert men die aan de reekstitel. Maar van de digitale pendant worden die monografiebeschrijvingen niet altijd gemaakt en in geval van wel dan nog lang niet alle aan de (digitale) reekstitel gerelateerd; de oorzaak daarvan ligt vaak aan de hoeveelheid publicaties en het tijdgebrek bij catalogiseerders. Is het een idee om de last te verlichten door het geheel onder elkaar te verdelen? Is daar voldoende draagvlak voor? Eerst is een inventarisatie van de soort reeksen - wie heeft welke?- nodig, dat wil Anneke Houtkamp wel op zich nemen. Johan Stapel is benieuwd of op die digitale publicaties ook een ISBN voorkomt (afwijkend van
de gedrukte uitgave), omdat de betreffende titels dan deel zullen uitmaken van de stroom ONIX-metadata vanuit het ISBN-bureau die vanaf komend jaar wordt ingelezen in het GGC. Is een script handig om afzonderlijke publicaties van digitale monografiereeksen te beschrijven? Jan Willem Hoepman vindt een verdeling prima maar UB Groningen is zeer terughoudend in het “extra” beschrijven van gratis beschikbaar materiaal, zeker voor de eigen catalogus. Zij stellen zich op het standpunt: is het gratis, dan komt het niet in de OPC, tenzij de vakreferent daar speciaal om vraagt. Die mening wordt door allen gedeeld. Gratis reeks? Dan wel een koepeltitel van die reeks maken maar geen beschrijvingen van de afzonderlijke delen, tenzij de vakreferent daar speciaal om vraagt. Rond de links naar de website van de uitgevende instelling van gratis publicaties rijst een probleem: die URL’s kunnen wijzigen; wie houdt dat bij? Een zijweggetje was de stelling (van Johan Stapel): Geldt een door de uitgevende instelling gescande kopie van een gedrukte uitgave als een nieuwe uitgave? Komen we hiermee misschien in de knoei met een te ver doorgevoerd onderscheid tussen de inhoud en de fysieke drager van het materiaal bij het maken van bibliografische beschrijvingen? Circa tien jaar geleden is een uitgebreide discussie gevoerd over de 1- of 2-record-methode voor het beschrijven van e-journals die uiteindelijk leidde tot de huidige richtlijnen voor Ob/Ab. Inmiddels zijn er nieuwe standaarden in ontwikkeling. RDA wil aansluiten op het uitgangspunt van FRBR dat je de ‘content’ en de ‘carrier’ van elkaar moet scheiden. Ligt het daarom niet meer voor de hand om in GGC ruimte te ontwikkelen ingeval van verschillende materiaalsoorten van dezelfde publicatie de materiaalaanduidingen te gebruiken op exemplaarniveau binnen hetzelfde record? Als er in de catalogi afzonderlijke records moeten worden getoond van elke fysieke drager is het dan mogelijk om op basis van een materiaalaanduiding op exemplaarniveau een nieuw record te genereren? Wellicht is het criterium voor de invoer van een nieuwe titel of een nieuwe uitgave of er deze ander ISBN heeft, zodat . een exemplaarblok kan worden toegevoegd als het ISBN van de digitale versie hetzelfde is als de gedrukte versie? De Redactie Richtlijnen van OCLC gaat hierover. Als groep UKB-CAT kunnen we bovenstaande ideeën bij OCLC aankaarten; Johan Stapel neemt hierover contact op met OCLC. Links op exemplaarniveau en niet op algemeen niveau = publiek domein. Doorklikbaar bij gratis beschikbare uitgave, link naar URL, hoe stabiel is die link? Een URL checker op het werken van die links is noodzakelijk. Bij een eigen gemaakte digitale versie maak je een link binnen je eigen instantie. Auteursrechten van recente elektronische publicaties; hoe bied je die aan? Voordracht van John McColl in de laatste OCLC contactdag: van elke publicatie die wordt aangevraagd maak je automatisch een digitale versie, het origineel kun je dan opslaan of wegdoen. E-depot = last resort.
7A. Onderwerpsontsluiting Johan Stapel is bezig met herziening van de onderwerpsontsluiting binnen de KB. Hij heeft de indruk gekregen dat onderwerpsontsluiting in het kader van GOO een aflopende zaak is. Klopt dat? Hoe is de situatie momenteel in de universiteitsbibliotheken? Een rondje volgt. Jan Willem Hoepman zegt dat het in tijd van internationalisering en standaardisering te duur is. Cherry Taylor deelt mee dat in Tilburg bij letteren en filosofie geen gebruik van trefwoorden wordt gemaakt. Anneke Houtkamp meldt dat bij de VU wel GOO (en in ieder geval BC-codes) worden toegekend. En n.a.v. een opmerking dat de gebruikers met zoeken op ‘woorden uit de titel’,of ‘alle woorden’ heel ver komen zegt Anneke Houtkamp dat dit bijv. bij boeken in het Arabisch natuurlijk niet het geval is, en dat daar basisclassificatie en trefwoorden zeker toegekende waarde hebben. Jan Willem Hoepman ziet wel iets in vrije trefwoorden op lokaal niveau in combinatie met “(social) tagging”. Johan Stapel wijst op de ontwikkelingen rond het semantisch web, die zich niet zozeer rond bibliotheekcatalogi afspelen, maar wel behulpzaam kunnen zijn bij het zoeken van informatie over een bepaald onderwerp. De KB is betrokken bij het door NWO-project STITCH, dat zich richt verbeteren van de toegang tot cultureel erfgoed. Bij de VU gebeurt onderwerpsontsluiting na het catalogiseren (vóór het nakijken). Bij de UvA gaan de vakreferenten daar begin volgend jaar over beslissen.
8. Ontwikkelingen: lokaal, regionaal, nationaal en internationaal Amsterdam, VU: -
Eind van het jaar wordt een nieuwe update van het LBS geïmplementeerd, VS 2.4.2.4. Hiervoor is een vrij ingrijpende bestandsconversie nodig, waarvoor momenteel de specificaties opgesteld
worden. -
Voor de digitaliseringsprojecten is het systeem ContentDM gekozen. Mbt metadata wordt in een koppeling met GGC voorzien. Het eerste bestand dat via ContentDM beschikbaar komt zijn de kleitabletten; vervolgens zullen de portretten, kaartmateriaal, OD, en handschriften verwerkt worden.
-
Mbt de ontwikkelingen van een nieuwe versie van het ERM zijn geen vorderingen te melden.
Delft: -
-
-
ERMS; met de bibliotheek TU/e wordt samengewerkt om het beheer en administratie van e-journals geheel bij TU/e neer te leggen. Het systeem dat TU/e hiervoor heeft ontwikkeld is Vsources. Bedoeling is om per 1 januari 2009 formeel in productie te gaan met díe pakketten die zijn aangeleverd. Er is een abonnement genomen op Syndetics Services waarmee boekcovers, inhoudsopgaven en samenvattingen via een link in de web-opac bij het betreffende record opgehaald kunnen worden. In mei hebben we te maken gehad met de brand bij de faculteit Bouwkunde die het gehele gebouw heeft verwoest. De collectie van de faculteitsbibliotheek is gespaard gebleven en ondergebracht bij de Centrale Vestiging. Zodra de faculteit een nieuwe locatie heeft zal RFID, dat al eerder in de faculteitsbibliotheek was geïnstalleerd, weer in gebruik genomen worden. Ook de Centrale Vestiging is voornemens RFID te gaan toepassen. Er wordt een nieuwe zoekinterface ontwikkeld, genaamd Discover, dat beter aansluit op de behoefte van de klant. Het moet daarmee mogelijk worden gelijktijdig de catalogus en andere beschikbare digitale bronnen te doorzoeken. Discover zal op termijn de web-opac gaan vervangen.
Groningen: Het belangrijkste nieuws uit Groningen is dat wij ons sinds 1 september j.l. officieel in een reorganisatietraject bevinden. Beoogd wordt met een reorganisatie van de universitaire bibliotheken van de RUG de scheefgegroeide verhouding tussen de kosten voor collectievorming enerzijds en de kosten voor personeel en gebouwen anderzijds (thans 30-70%) in balans te brengen. Daartoe zal een personeelsreductie van 10% tot stand moeten worden gebracht t.o.v. het meetpunt van juni 2008. Er zullen geen gedwongen ontslagen vallen, mogelijk zullen er wel personeelsleden moeten worden herplaatst. De faculteitsbibliotheken krijgen het primaat van collectievorming. Al het personeel, zowel dat van de centrale UB als van de faculteitsbibliotheken, komt onder één uitvoerende dienst te werken o.l.v. de bibliothecaris van de RUG. De Centrale Medische Bibliotheek maakt vooralsnog geen deel uit van de reorganisatie aangezien zij deel uitmaakt van het Universitair Medisch Centrum Groningen. De leiding van de reorganisatie heeft onlangs een eerste informatiebijeenkomst voor het voltallige bibliotheekpersoneel georganiseerd. Hierbij kwamen voornamelijk de procedurele aspecten van de reorganisatie aan de orde. In januari moet er een nieuw organisatieschema liggen, in maart gevolgd door een personeelsplan. Vanaf september 2009 zou de nieuwe organisatie dan een feit moeten zijn. Voor het overige zijn er niet veel bijzondere punten te melden. De LBS4-implementatie en alle problematiek daaromtrent duurt nog altijd voort. De proef met bookplans loopt ook nog steeds, zij het niet erg vloeiend. Overwogen wordt om WorldCat Selection aan te schaffen.
Leiden: 1. Per 1 september is Rob van de Ven bij de UBL begonnen als hoofd sector VOM. Hij is afkomstig van de Bibliotheek van het Ministerie van Financien. 2. In het weekeinde van 3 oktober j.l. is de UBL voor het LBS overgegaan naar Aleph 18: deze overgang is zonder grote problemen of strubbelingen verlopen. 3. In het kader van de herinrichting van de sector VOM zijn sinds 3 november een aantal werkgroepen aan de slag. Gekeken wordt o.a. naar meer samenwerking/integratie van de afdelingen Acquisitie en Catalogisering.
Rotterdam: 1. Er is een pilot gestart met OCLC voor het testen van TouchPoint, de federated search applicatie van OCLC2.
2. Er is een plan voor het saneren van monografieën. Bekeken wordt of het mogelijk is om op grond van uitleencijfers een formule te ontwikkelen op basis waarvan je boeken na verloop van een bepaalde tijd, min of meer 'automatisch' kan afstoten. 3.De werkgroep ebooks gaat kijken naar de aanschaf en beschikbaarstelling van (pakketten) ebooks.
Utrecht: Er zijn bezuinigingen aangekondigd van 1,25 miljoen euro die de komende twee jaar dienen te worden opgebracht. Volgens de bibliothecaris is (zonder gedwongen ontslagen) daarvan o 700.000 realiseerbaar door 1) opheffen van faculteitsbibliotheken zoals Aardwetenschappen 2) andermaal het abonnementenbestand op te schonen en 3) het schrappen van een vierde laag op de vestiging van de UB in de binnenstad, die een concentratie van geesteswetenschappen zal omvatten. Er is begonnen met een DAI toekenning
Wageningen: De projecten Digitaal magazijn en Scripties online, genoemd in het vorig overleg, lopen nog. Voor het Digitaal magazijn is de workflow van het upload-gedeelte inmiddels beschreven. Scripties online dient een tweeledig doel: scripties kunnen selecteren per opleiding en per cijfer (wens van de onderwijsinstantie) en álle scripties beschikbaar kunnen stellen (wens van de bibliotheek). Scripties zullen geupload worden naar het Digitaal magazijn tezamen met een aantal metadata uit het cijferadministratiesysteem; zo zal de formele beschrijving van de publicatie gekoppeld worden aan een beoordelingsformulier. De projecten moeten eind van dit jaar afgerond zijn. Tijdens de laatste aanpassing van de organisatie in 2006 – uitvloeisel van de reorganisatie, die in 2002 starttewas afgesproken, dat er een jaar na het in gebruik nemen van het Forum een evaluatie van de organisatie zou volgen. Dat is nu zover en er zal onderzocht worden of de organisatie voldoet en op welke punten er verbeteringen gewenst zijn; de hoofdvraag, die beantwoord moet worden, is of “de organisatie zodanig is ingericht en toegerust om ook in de toekomst onze klanten optimaal te kunnen bedienen met onze producten en diensten”. Inmiddels is gebleken, dat het Forum vanwege de snelle aanwas van het studentenaantal kampt met ruimtegebrek; de –bestaande- plannen voor een nieuw onderwijsgebouw zullen versneld uitgevoerd worden. Anders dan in het vorige overleg gemeld is, wachten we nog even met het maken van thesaurusrecords. Het lijkt beter eerst de matching-merging van de Wageningse DAI’s op een goede manier af te ronden.
9. Rondvraag en sluiting -
-
-
1) Jan Lahmeyer vraagt of er iemand meer weet van de toepassing van subvelden voor rolaanduidingen bij kmc’s in GGC van medewerkers bij dvd, video. Goede raad: neem contact op met Karin van Doorn van NBD/Biblion, zij weet hier veel van. 2) Yvonne van der Broek: als iemand iets op de agenda wil plaatsen wat is daar de goede methode voor? Tot twee weken vóór de volgende bijeenkomst kan men punten/wensen bij de secretaris (i.c. Jan Lahmeyer) indienen. 3) Dien Giltjes stelt voor om Daniël van Spanje regelmatig bij deze bijeenkomsten uit te nodigen, hij is meer op de hoogte van ontwikkelingen binnen OCLC die ons werk beïnvloeden; dit is een goed idee. 4) Om 15.05 uur sluit Dien Giltjes de bijeenkomst.
Actiepunten: 1.
Johan Stapel nodigt vertegenwoordiger UKB uit voor een toelichting op het deselectiebeleid.
2. 3. 4. 5.
Gé Wassenberg neemt contact op met Daniël van Spanje over de taalcode voor Oezbeeks. Johan Stapel bespreekt het beschrijven van gedigitaliseerde publicaties met OCLC. Anneke Houtkamp maakt een inventarisatie van gratis e-books die in seriële vorm verschijnen en doet een voorstel tot taakverdeling t.a.v. beschrijving van deze titels in het GGC. Dien Giltjes vraagt Daniël van Spanje om regelmatig de UKB-CAT vergadering bij te wonen.
