VvE Centraal Sourceboek

VvE Centraal Sourceboek

Eerste Editie

2011

Dit is de eerste editie van het VvE Centraal Sourceboek, wat volledig gaat over de beschikbare software oplossingen voor het beheer van Verenigingen van Eigenaren in Nederland. U krijgt een goed beeld waar de markt zich op dit moment bevindt. Per onderwerp worden de aanbieders met elkaar vergeleken en vindt u een algemene beschrijving per softwareleverancier inclusief de functionaliteit die per beschikbaar is. U bent hierdoor in staat om snel en gemakkelijk een keuze te maken voor het pakket dat het beheer van uw vereniging vereenvoudigt.

Het VvE Centraal Sourceboek Software voor Vereniging van Eigenaren Markt ontwikkeling, algemene informatie en vergelijk

© 2011 door VvE Centraal

2|P a g i n a

c o p y r i g h t ©

2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

Inhoudsopgave 1

Introductie ..................................................................................................................................................... 7

2

Hoe VvE Centraal u kan helpen ..................................................................................................................... 8

3

Marktbeschrijving .......................................................................................................................................... 9 3.1

Globale kenmerken ............................................................................................................................... 9

3.2

Kengetallen ............................................................................................................................................ 9

3.3

Uitdagingen volgens de overheid ........................................................................................................ 10

3.4

Gebruik van software .......................................................................................................................... 10

3.5

Software aanbieder ............................................................................................................................. 11

3.5.1

Bestaand of nieuw ....................................................................................................................... 11

3.5.2

Referenties,.................................................................................................................................. 12

3.5.3

Concurrentie ................................................................................................................................ 12

3.6

Social Media ........................................................................................................................................ 12

3.6.1

Websites ...................................................................................................................................... 12

3.6.2

Twitter ......................................................................................................................................... 12

3.6.3

Facebook ...................................................................................................................................... 12

3.7

Toekomst ............................................................................................................................................. 12

4

Wat is software voor Verenigingen van Eigenaren ..................................................................................... 14

5

Beschrijving van Deelgebieden .................................................................................................................... 15

6

5.1

Dekking van deelgebieden................................................................................................................... 15

5.2

Leden administratie ............................................................................................................................. 15

5.3

Financiële administratie ...................................................................................................................... 16

5.4

Organisatie,.......................................................................................................................................... 16

5.5

Onderhoud .......................................................................................................................................... 17

5.6

Contractbeheer.................................................................................................................................... 17

5.7

Applicatie features............................................................................................................................... 18

Overzicht beantwoording van Deelgebieden .............................................................................................. 19 6.1

Leden administratie ............................................................................................................................. 20

6.2

Financiële administratie ...................................................................................................................... 21

6.3

Organisatie, beheer & notulen ............................................................................................................ 22

6.4

Onderhoud .......................................................................................................................................... 23

6.5

Contractbeheer.................................................................................................................................... 24

6.6

Applicatie features............................................................................................................................... 25

7

Overzicht beantwoording ............................................................................................................................ 26

8

Beschrijving per leverancier & product ....................................................................................................... 28 8.1

BFA-Advies/VvE Online ........................................................................................................................ 28

8.1.1

Contactgegevens BFA-Advies ...................................................................................................... 28

8.1.2

Bedrijfsomschrijving BFA-Advies ................................................................................................. 28

3|P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.1.3

Productgegevens ......................................................................................................................... 28

8.1.4

Klantentypering VvE-Online ......................................................................................................... 28

8.1.5

Functionele dekking VvE Online .................................................................................................. 29

8.1.6

Samenvatting Functionele beschrijving ....................................................................................... 29

8.1.7

Aanvullingen Functionele onderwerpen ..................................................................................... 30

8.1.8

Referenties................................................................................................................................... 30

8.2

CS-VvE Advies ...................................................................................................................................... 31

8.2.1

Contactgegevens CS-VvE advies .................................................................................................. 31

8.2.2

Bedrijfsinformatie CS-VvE advies ................................................................................................. 31

8.2.3


8.2.4

Klantentypering VVE Manager..................................................................................................... 31

8.2.5

Functionele dekking VVE Manager .............................................................................................. 32

8.2.6


8.2.7


8.2.8

Referenties................................................................................................................................... 33

8.3

DomusSoft ........................................................................................................................................... 34

8.3.1

Contactgegevens DomusSoftt ASP .............................................................................................. 34

8.3.2

Bedrijfsinformatie DomusSoftt ASP ............................................................................................. 34

8.3.3


8.3.4

Klantentypering DomusSoft ASP.................................................................................................. 34

8.3.5

Functionele dekking DomusSoft ASP ........................................................................................... 35

8.3.6


8.3.7


8.3.8

Referenties................................................................................................................................... 36

8.4

Informant Software B.V. ...................................................................................................................... 37

8.4.1

Contactgegevens Informant Software BV.................................................................................... 37

8.4.2

Bedrijfsinformatie Informant Software B.V. ................................................................................ 37

8.4.3

Productgegevens Informant ........................................................................................................ 37

8.4.4

Klantentypering Informant .......................................................................................................... 37

8.4.5

Functionele dekking Informant.................................................................................................... 38

8.4.6


8.4.7


8.4.8

Referenties................................................................................................................................... 39

8.5

VvE Future Solution ............................................................................................................................. 40

8.5.1

Contactgegevens leveranciers ..................................................................................................... 40

8.5.2

Bedrijfsinformatie VvE Future Solution ....................................................................................... 40

8.5.3

Productgegevens Future .............................................................................................................. 40

8.5.4

Klantentypering Future ................................................................................................................ 40

8.5.5

Functionele dekking Future ......................................................................................................... 41

4|P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.5.6


8.5.7


8.5.8

Referenties................................................................................................................................... 42

8.6

Het Nieuwe VVE Beheer ...................................................................................................................... 43

8.6.1

Contactgegevens Het Nieuwe VvE Beheer .................................................................................. 43

8.6.2

Bedrijfsinformatie Het Nieuwe VvE Beheer ................................................................................. 43

8.6.3

Productgegevens Het Nieuwe VvE Beheer .................................................................................. 43

8.6.4

Klantentypering Het Nieuwe VvE Beheer .................................................................................... 43

8.6.5

Functionele dekking Het Nieuwe VvE Beheer ............................................................................. 44

8.6.6


8.6.7


8.6.8

Referenties................................................................................................................................... 45

8.7

Twinq Software .................................................................................................................................... 46

8.7.1

Contactgegevens Twinq Software ............................................................................................... 46

8.7.2

Bedrijfsinformatie Twinq Software .............................................................................................. 46

8.7.3

Productgegevens Twinq VVE Software ........................................................................................ 46

8.7.4

Klantentypering Twinq VVE Software .......................................................................................... 46

8.7.5

Klantentypering Twinq VVE Software .......................................................................................... 46

8.7.6

Functionele dekking Twinq VVE Software ................................................................................... 47

8.7.7


8.7.8


8.7.9

Referenties................................................................................................................................... 48

8.8

VvE Dossier .......................................................................................................................................... 49

8.8.1

Contactgegevens VvEDossier ....................................................................................................... 49

8.8.2

Bedrijfsinformatie VvEDossier ..................................................................................................... 49

8.8.3

Productgegevens VvEDossier....................................................................................................... 49

8.8.4

Klantentypering VvEDossier......................................................................................................... 49

8.8.5

Functionele dekking VvEDossier .................................................................................................. 50

8.8.6


8.8.7

Aanvullingen functionele dekking................................................................................................ 52

8.8.8

Referenties................................................................................................................................... 52

8.9

VVEgemak ............................................................................................................................................ 53

8.9.1

Contactgegevens VVEgemak ....................................................................................................... 53

8.9.2

Bedrijfsomschrijving VVEgemak .................................................................................................. 53

8.9.3

Productgegevens VVEgemak ....................................................................................................... 53

8.9.4

Klantentypering VVEgemak ......................................................................................................... 53

8.9.5

Functionele dekking VvE Gemak.................................................................................................. 54

8.9.6


8.9.7

Aanvullingen functionele dekking................................................................................................ 55

5|P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.9.8 8.10

Referenties................................................................................................................................... 55 VvE-Site ........................................................................................................................................... 56

8.10.1

Contactgegevens VvE-Site ........................................................................................................... 56

8.10.2

Bedrijfsomschrijving VvE-Site ...................................................................................................... 56

8.10.3

Productgegevens VvE-Site ........................................................................................................... 56

8.10.4

Klantentypering VvE-Site ............................................................................................................. 56

8.10.5

Functionele dekking VvE-Site.nl................................................................................................... 57

8.10.6


8.10.7


8.10.8

Referenties................................................................................................................................... 58

8.11

VvEtotaal ......................................................................................................................................... 59

8.11.1

Contactgegevens VvEtotaal ......................................................................................................... 59

8.11.2

Bedrijfsomschrijving VvEtotaal .................................................................................................... 59

8.11.3

Productgegevens VvEtotaal ......................................................................................................... 59

8.11.4

Klantentypering VvEtotaal ........................................................................................................... 59

8.11.5

Functionele dekking VvEtotaal .................................................................................................... 60

8.11.6


8.11.7

Functionele dekking VvE Totaal ................................................................................................... 61

8.11.8

Referenties................................................................................................................................... 61

6|P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

1 Introductie Dank u voor het downloaden van van het VvE Centraal Sourceboek. Na maanden van voorbereiding presenteren wij u met trots de eerste editie. Het VvE Centraal Sourceboek is een analyse van beschikbare software oplossingen voor het beheer van een Verenigingen van Eigenaren (VvE) in Nederland. We hebben dit Sourceboek opgesteld om snel en gemakkelijk inzicht te verschaffen in de verschillende oplossingen die verkrijgbaar zijn en welke ondersteuning zij bieden voor het beheren van een VvE. U zult de antwoorden vinden van 11 oplossingen die hebben meegewerkt aan het VvE Centraal Sourceboek. We willen deze organisaties bedanken voor hun medewerking. Een speciaal dankwoord gaat uit naar zowel VvE Future Solution en VvE Dossier als eerste adverteerders in dit Sourceboek. Mede door deze adverteerders hebben we de aanschafprijs van het eerste Sourceboek zo laag mogelijk kunnen houden. In hoofdstuk 2 geven we een korte beschrijving van VvE Centraal en wat u van ons mag verwachten. In hoofdstuk 3 geven we een korte beschrijving van de markt en de marktontwikkelingen die wij in de komende paar jaren verwachten op zowel het gebied van het beheren van een VvE als van de software ondersteuning die geboden wordt. In hoofdstuk 4 leggen we uit wat software is en welke verschillende soorten oplossingen er beschikbaar zijn. Vervolgens zullen we in hoofdstuk 5 de verschillende deelgebieden beschrijven die we onderscheiden voor het selecteren van de juiste oplossing voor uw vereniging. In hoofdstuk 6 zullen we per deelgebied en per onderwerp een vergelijk maken van de verschillende aanbieders. In hoofdstuk 7 vindt u een volledig overzicht van alle aanbieders en de score die zij hebben op elk individueel onderwerp zodat u in een oogopslag direct inzicht krijgt in de scores. Als laatste zullen we in hoofdstuk 8 in detail in gaan op de individuele aanbieders, de oplossing die ze aanbieden en aanvullende gegevens over hun klantenbestand. Met het VvE Centraal Sourceboek trachten we u een zo compleet beeld te geven van de oplossingen die beschikbaar zijn op het gebied van software voor Vereniging van Eigenaren. We hebben uitgebreid gekeken naar de wensten van verschillende VvE’s. Daar is uiteindelijk de eisenlijst uit ontstaan. Wanneer u, na het bestuderen van alle antwoorden een aantal punten mist in de lijst, dan hopen wij dat u ons hier op wilt attenderen zodat we deze punten mee kunnen nemen in de volgende editie. Met vriendelijke groet,

Wilfred Boerrigter Directeur

7|P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

2 Hoe VvE Centraal u kan helpen VvE Centraal is een informatieve website (www.vvecentraal.nl) die zich richt op leden van een Vereniging van Eigenaren. Op de site worden vragen van leden beantwoord en de verschillende rechten en plichten van een VvE uitgediept. Primair gaat het ons om het gemakkelijk vinden en delen van informatie. We willen een bron van inspiratie en informatie zijn en wellicht ook fungeren als een wekker om u te helpen om uw VvE wakker te houden. Dit is voor een heel groot aantal Verenigingen van Eigenaren hard nodig, want in Nederland blijken enorm veel VvE’s te slapen. Een Vereniging van Eigenaren leidt een slapend bestaan als er niet vergaderd wordt, geen periodiek onderhoud wordt gepleegd, geen financiële administratie wordt gehouden en of geen gezamenlijke opstalverzekering is afgesloten. Het is niet de opsomming die bepaalt of u slaapt, maar een punt missen en u bent al op weg naar dromenland wat uiteindelijk kan leiden tot een nachtmerrie door een grote financiele strop. In totaal bestaan er in Nederland 118.000 complexen waar een splitsingsakte voor is opgesteld en waar daarom een VvE aan gekoppeld dient te worden. Hiervan is slechts, met grofweg 10.000 actieve VvE’s, iets minder dan 10% daadwerkelijk actief. Op onze site vindt u naast een streeds groter wordende collectie relevante artikelen ook een ruim aantal gratis voorbeelddocumten die u ondersteunen bij het beheren van uw VvE. Denk hierbij aan de modelreglementen die u kunt downloaden, evenals de documenten die u dient in te vullen om uw vereniging te registreren bij de KvK of om een nieuwe bestuurder aan te melden. We zullen blijven werken aan het verzamelen van relevante informatie en u attenderen op diensten die voor uw VvE relevant zijn. Reden te meer om regelmatig onze website te bezoeken, u aan te melden voor onze niewsbrief, met ons te linken op Facebook of wellicht dat de snelheid van twitter u meer aanspreekt. Hierbij kort onze gegevens. www.vvecentraal.nl www.webshop.vvecentraal.nl www.twitter.com/vvecentraal.nl www.facebook.com

8|P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

3 Marktbeschrijving Definitie Vereniging van Eigenaren (VvE): Vereniging van (appartement)eigenaren. Een (appartement)eigenaar is automatisch lid van de Vereniging van Eigenaren. De vereniging behartigt de belangen van de gezamenlijke eigenaren. De vereniging voert het beheer over de gemeenschappelijke zaken, gedeelten en financiën. (bron www.encyclo.nl)

3.1 Globale kenmerken Verschillende onderzoeken hebben in de afgelopen jaren uitgewezen dat ongeveer 90% van de Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) niet structureel invulling geeft aan haar bestuursverantwoordelijkheid. Één van de zichtbare resultaten is dat een deel van de appartementen in Nederland (flink) achterstallig onderhoud kent. Op grond van deze situatie heeft de landelijke overheid zich in de afgelopen jaren, samen met diverse belangenorganisaties van VvE’s, ingespannen om hierin verandering te brengen. Dit heeft geresulteerd in enkele veranderingen in het Appartementsrecht en de Handelsregisterwet. Het betreft de volgende veranderingen: • In het Appartementsrecht is per 1 mei 2005 vastgelegd dat iedere VvE een reservefonds dient aan te houden. • Tevens is bepaald dat de notaris ervoor moet zorgen dat aan de akte van overdracht of toedeling een door het bestuur van de VvE afgegeven verklaring wordt gehecht betreffende achterstallige bijdragen en omvang van het reservefonds bij eigendomsoverdracht of toedeling. • Voorts is in de Handelsregisterwet 2007, in werking getreden juli 2008, vastgelegd dat alle VvE’s per 31 december 2009 moeten zijn ingeschreven in het nieuwe Handelsregister van de KvK. • Recentelijk heeft de lokale overheid de mogelijkheid gekregen om een VvE aan te spreken op het achterstallig onderhoud en hen te dwingen dit aan te pakken. (bron: ministerie van VROM, Stand van zaken VvE’s in Nederland, 20 mei 2010)

3.2 Kengetallen Nederland telt 118.000 complexen die geregistreerd moeten zijn als VvE. Het merendeel van de VvE’s is een zeer kleine VvE waarbij globaal de volgende verdeling kan worden gemaakt: • 1-2 appartementen: 21% • 3-9 appartementen: 50% • 10 en meer appartementen: 29% De meeste VvE’s bevinden zich in de vier grote steden en de middelgrote steden. In de vier grote steden zijn ruim 50.000 VvE’s, als volgt verdeeld: • Den Haag: ca 20.000 VvE’s • Amsterdam: ca 15.000 VvE’s • Rotterdam: ca 10.000 VvE’s • Utrecht: ca 5.000 VvE’s Van de VvE’s bestaat 63% uitsluitend uit koopappartementen. Bij 36% van de VvE’s is er sprake van een mix van huur- en koopappartementen en in een derde van de gevallen heeft de verhuurder een meerderheidsbelang.

9|P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

3.5 Software aanbieder De markt van software voor VvE beheer is een zeer versnipperde markt, waar veel onbekendheid aanwezig is. Dit is zowel van toepassing op de onderlinge bekendheid en concurrentie als de naamsbekendheid van de applicaties bij gebruikers. De markt staat aan het begin van haar ontwikkeling. We voorzien dat deze markt zich in de komende 5 jaar sterk zal ontwikkelen tot een volwassen markt met een grote potentie. In de beantwoording komen we veelvuldig tegen dat er aangegeven wordt dat de applicatie voornamelijk gericht is op kleinere VvE’s. Dit is een heel logische keuze daar wij voornamelijk in deze doelgroep veel dynamiek in de markt verwachten. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de nieuwe wetswijzigingen en inmenging van de lokale overheden om onder andere achterstallig onderhoud te verminden. Het beheer van de kleine VvE staat bij het overgrote deel van deze groep verenigingen nog in de kinderschoenen. De kleine VvE zal meer aandacht moeten gaan besteden aan haar vereniging. Initieel zal, in onze optiek, een spreadsheet de grootste concurrent zijn van software aanbieders. Echter door de hierboven beschreven marktontwikkelingen zijn wij ervan overtuigd dat juist de kleine vereniging gaat kiezen voor een goede en gebruiksvriendelijke ondersteuning door middel van software. Een alternatief voor het zelfstandig uitvoeren van het dagelijks beheer is deze uit te besteden aan een professionele beheersorganisatie. Er zijn een aantal aanbieders die al dan niet in samenwerking, het beheer van de VvE uit handen kunnen nemen. Een enkele aanbieder van software geeft aan dat de software specifiek is ontwikkeld voor een professionele beheerspartij en alleen aan deze partijen haar oplossing aanbiedt.

3.5.1

Bestaand of nieuw

In totaal hebben 11 respondenten hun medewerking verleend aan het Sourceboek. Deze groep respondenten kunnen we opsplitsen in bestaande aanbieders en nieuwe toetreders tot de markt. De bestaande aanbieders zijn: ACA-Solutions Twinq Software BFA-Advies VvEDossier CS- VvE Advies VVEgemak Informant Software VvEtotaal Ohmega Software Platform Nieuwe aanbieders van VvE Software zijn: DomusSoft ASP Het Nieuwe VvE Beheer (HNVB) Stravast/VvEBestuur

VvE Future Solution VvE-Site

ACA-IT Solutions, Ohmega Software Platform en Stravast/VvEBestuur hebben geen antwoord gegeven op de vragenlijst. We hebben er bewust voor gekozen om deze drie aanbieders wel in het overzicht mee te nemen om u de mogelijkheid te geven deze partijen in uw individuele vergelijking mee te nemen. Het grote aantal nieuwe aanbieders bewijst dat deze bedrijven de potentiele groep gebuikers heeft geïdentificeerd en hierop inspeelt. De uitdaging blijft om leden van de grote groep van slapende VvE’s te bereiken.

11 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

3.5.2

Referenties,

Alle aanbieders van software geven aan te beschikken over referenties die gecontacteerd kunnen worden in relatie tot de applicatie. Dit vindt plaats in onderling overleg. Een partij geeft echter direct een lijst af van referenten die gecontacteerd kunnen worden.

3.5.3

Concurrentie

Als onderdeel van het vergelijk hebben we de respondenten tevens gevraagd om aan te geven wat de top 3 was van partijen waar ze mee concurreren. In de beantwoording worden weinig concurrenten genoemd. De partijen die regelmatig vermeld worden zijn Twinq en VvE Dossier.

3.6 Social Media Communicatie met de gebruikers is een belangrijk aspect. Hierin zien we dat verschillende media ingezet worden en er een onderscheid is hoe deze media ingezet wordt.

3.6.1

Websites

Websites zijn zeer belangrijk en worden door alle partijen ingezet om informatie aan de gebruikers kenbaar te maken. De website van de aanbieder wordt bij alle SaaS oplossingen ingezet als startpunt voor het gebruik van de applicatie. Bij de overige wordt de website alleen als statische communicatie medium gebruikt.

3.6.2

Twitter

Ook zien we dat steeds meer respondenten social media inzetten om de relatie met huidige en toekomstige klanten te versterken. De eerste stap die hier genomen wordt is het inzetten van twitter om informatie te delen. Op het moment dat we dit rapport schrijven zijn er vier partijen die hier gebruik van maken. U kunt deze partijen volgen via de volgende twitter adressen www.twitter.com/@VVEgemak www.twitter.com/@VvE site www.twitter.com/@TwinqSoftware www.twitter.com/@HetNVB

3.6.3

Facebook

De volgende stap is het integreren van de website met twitter en Facebook. Hierin zijn de eerste stappen ook gezet. Op het moment dat we dit rapport schrijven zijn er twee partijen die hier gebruik van maken. U kunt deze partijen volgen via de volgende Facebookpagina. VvE-Site op Facebook Het nieuwe VvE Beheer op Facebook

3.7 Toekomst Pas de afgelopen jaren is de VvE als onderwerp meer in het nieuws geweest. Dit vooral door de verplichte registratie en de recente bepaling dat een gemeente van VvE’s mag eisen dat ze hun achterstallig onderhoud gaan uitvoeren. Wij verwachten dat dit het begin is van een verdere verscherping van de weten regelgeving over VvE’s. We verwachten meer inspraak vanuit de lokale en landelijke overheid op het dagelijks bestuur van de vereniging. Gedacht wordt aan een aanscherping komt van de vereisten ten aanzien van onderhoud en bestuur van de vereniging en dat er meer eisen komen vanuit de toeleveranciers van een VvE.

We zien meer ontwikkelingen die van een VvE verlangen om zich te gaan gedragen als een professionele organisatie die is ingeschreven in het handelsregister. Deze ontwikkelingen zullen leiden tot een verprofessionalisering van de VvE’s, dan wel in eigen beheer dan wel uitbesteed aan een externe partij.

13 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

Onderscheid eigenaar en bewoner, binnen de applicatie een duidelijk onderscheid kunnen maken tussen eigenaren en bewoners van appartementen en hier in het dagelijks beheer op in kunnen spelen. Agendering taken, het kunnen agenderen van taken die gerelateerd zijn aan de ledenadministratie rekening houdend met de voorwaarden zoals deze in de splitsingsakte, de statuten en het huishoudelijk reglement beschreven zijn Rapportages, het kunnen aanleveren van rapportages die gelieerd zijn aan de ledenadministratie van een VvE

5.3 Financiële administratie Afrekening bijdragen, het bijhouden van alle bijdragen van de leden en eventuele verrekening van voorschotten Automatisch incasso, het kunnen genereren van automatisch incasso bestanden Balans opmaken, het samenvoegen van de financiële administratie in een balans Betaalmonitoring, het bijhouden van de betalingen van de periodieke voorschotten en het kunnen aanmanen van de individuele leden wanneer zij niet voldoen aan de periodieke betalingen Boekhoud functionaliteit, het kunnen voeren van een boekhouding voor het beheer van de vereniging. Dekking van de verzekering, vast kunnen leggen wat binnen de verzekering is opgenomen. Dit kunnen meerdere verzekeringen omvatten voor zowel het complex, het bestuur, als de aansprakelijkheid van de vereniging. Exploitatiebegroting, het kunnen opstellen van een exploitatiebegroting Facturering, het kunnen opstellen en verwerken van facturen voor de vereniging. Financiële administratie, het kunnen voeren van een financiële administratie Jaarverslag, het kunnen genereren van het financieel jaarverslag. Laatste Waardebepaling, vastleggen wanneer de laatste waardebepaling van het complex is uitgevoerd en wanneer er een nieuwe waarde bepaling van het complex moet worden uitgevoerd. Reservefondsen, het kunnen definiëren van verschillende reservefondsen, het opnemen van het streefbedrag voor ieder reservefonds en deze verdelen over de totale periode en op laten nemen in de servicekosten Telebanking integratie, het kunnen verwerken van de bank afschriften en het kunnen verwerken van betalingen in de applicatie. Verzekeringenprolongatie, vastleggen wanneer verzekeringen verlengd moeten worden samen met een agendering voorafgaande aan de verlenging om deze te beoordelen. Verzekeringpolis, vastleggen van relevante gegevens van de verzekeringspolis zoals hoogte en verzekeringsmaatschappij en een kopie van de verzekering en de polisvoorwaarden.

5.4 Organisatie, Beslissingenlijst, vastleggen welke beslissingen wanneer zijn genomen en wat de stemming was voor iedere beslissing. Meerjarenplanning en voortgang, het kunnen opstellen van een meerjaren planning en de voortgang van deze planning, inclusief de actienemers Verzekeringen contactpersoon, per verzekering vast kunnen leggen wie de contactpersoon is, de contactgegevens en eventueel aangevuld met notities van de contacten. Verzekeringen tussenpersoon, per verzekering vast kunnen leggen wie de tussenpersoon is, de contactgegevens en eventueel aangevuld met notities van de contacten. Splitsingsakte, kopie van de splitsingsakte kunnen koppelen met alle relevante gegevens en kadastrale informatie. Geïntegreerde agenda en mailbox, binnen de applicatie een geïntegreerde mailbox beschikbaar hebben samen met een agenda waarbij het bestuur gemakkelijk inzicht heeft in welke acties wanneer moeten worden uitgevoerd voor de vereniging.

16 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

Hiërarchie, leden van het bestuur, contactgegevens, functie, voor het bestuur en de beheerder(s) vastleggen wie het zijn, kopie van de inschrijving in de KvK, wat de functie is, de contactgegevens en wat de afspraken zijn voor het kunnen uitvoeren van werkzaamheden. Actielijst per vergadering, per vergadering een actielijst kunnen vastleggen en aan kunnen geven wat de voortgang is van de acties. Agenda, het kunnen vastleggen van de afspraken voor de VvE eventueel aangevuld met een controle op de geagendeerde punten voor de leden van de vereniging. Bijlagen, het kunnen toevoegen van bijlagen aan actielijsten of de agenda Brief templates, voorbeeldbrieven die gebruikt kunnen worden door de VvE. Denk hierbij aan uitnodigingen, aanmaningen, presentielijsten, huurovereenkomsten e.d. Notulen, het vastleggen en beheren van de notulen, de status van deze notulen, en het bijhouden van versies. Uitnodiging, via de applicatie uitnodigingen voor vergaderingen kunnen genereren en al dan niet per mail versturen. Versie beheer, het bij kunnen houden van verschillende versies van een document en de revisies die zijn doorgevoerd.

5.5 Onderhoud Planning, Een planning vastleggen voor de geplande onderhoudswerkzaamheden en een monitoring op deze planning. Foto Databank, het aanleggen van foto’s van het complex bv bij aanpassingen, schades of vernieuwingen van de appartementen en de gemeenschappelijke ruimten. Bonnenregister, het vast kunnen leggen van de bonnen die ontvangen zijn voor onderhoud Klachtenadministratie, het kunnen vastleggen van klachten die kenbaar zijn gemaakt en deze kunnen bewaken. Onderhoudsadministratie, vast leggen wanneer welk onderhoud uitgevoerd moet worden en bij welke organisatie hiervoor een onderhoudscontract is aangegaan. Opdrachten administratie, vastleggen wanneer aan wie welke opdracht is gegeven en wat de omschrijving van de opdracht was. Project planning, een eenvoudige project planning kunnen vastleggen in de applicatie en de voortgang van het project kunnen rapporteren Reparatie verzoeken, bewoners en eigenaren hebben de mogelijkheid om gemakkelijk een verzoek tot reparatie in te dienen en de voortgang hierop kunnen bewaken Technische details, het kunnen vastleggen van technische details van installaties die behoren tot de VvE. Vastleggen 1 of meer contractpartners per onderwerp bv onderhoud, aan kunnen geven of er een of meerder partijen zijn die onderhoud kunnen uitvoeren voor de vereniging. Denk hierbij aan klein onderhoud dat bij 2 of meer partijen uitgezet mag worden. Klein onderhoud aanvraag & registratie door leden, hierbij kunnen leden gemakkelijk klein onderhoud aanvragen en eventueel zelf aangeven dat ze klein onderhoud hebben uitgevoerd. Bv het vervangen van een lamp.

5.6 Contractbeheer Inkoop nota's, dit is het archief van alle inkoopnota’s die zijn ontvangen. Onderhoudscontracten, hier kunnen alle onderhoudscontracten worden opgeslagen, gekoppeld worden aan de te onderhouden objecten samen met de contactgegevens en voorwaarden van de partij die de onderhoudscontracten is aangegaan Facturen register, hierin worden alle ontvangen en verzonden facturen opgeslagen Status melding voor offertes en rekeningen, de mogelijkheid om een statusmelding te koppelen aan de offertes of rekeningen die ontvangen zijn. 17 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

Accorderingslijst & workflow, het kunnen inrichten van een accordering workflow en het vastleggen wie wanneer een akkoord heeft afgegeven. Document management en archief, het op kunnen slaan van alle binnenkomende en uitgaande correspondentie, categoriseren en linken aan andere delen van de applicatie. Garantie bepalingen op roerende zaken, vast kunnen leggen welke garanties zijn afgegeven door de leverancier, of er een aanvullende garantieperiode is afgesproken en tot wanneer deze geldig is. Eventueel ook vast te leggen met een agendering op het verlopen van de garantietermijn.

5.7 Applicatie features Agendering en Herinnering functie, het kunnen agenderen en herinneringen kunnen instellen Autorisatiestructuur, het vast kunnen leggen van een autorisatiestructuur waarbij signalering is in te stellen Interne Communicatie, de mogelijkheid om leden van de vereniging via de applicatie met elkaar te kunnen laten communiceren en voorstellen in te dienen voor een toekomstige vergadering. Derden toegang geven delen van de applicatie, de mogelijkheid om derden tijdelijk toegang te verlenen tot een deel van de applicatie om zo inzicht te geven in de staat van de vereniging. Linken van facturen en bonnen en onderhoudsplan, hiermee wordt meer inzicht verkregen in welke activiteiten zijn uitgevoerd, hoeveel hiervoor begroot was of de bonnen kloppen met de facturen die ontvangen zijn en of dit in lijn is met de afspraken die gemaakt zijn tussen de vereniging en de beheerder.

18 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

6 Overzicht beantwoording van Deelgebieden In het vergelijk van de verschillende softwareaanbieders hebben we de vragen gecategoriseerd in 6 verschillende deelgebieden. Per deelgebied zullen we nader ingaan op de belangrijkste conclusies die we kunnen trekken. • • • • • •

Leden administratie Finance Organisatie Onderhoud Contractmanagement Applicatiekenmerken

Overzicht dekking functionaliteit per deelgebied 100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Adminstratie

Finance

Organisatie

Onderhoud

VvE-Online / BFA Advies Domussoft Het Nieuwe VVE Beheer VvE Future Solution VvE-Site VvEtotaal B.V.

Contracten

Applicatie

CS- VvE-Advies Informant Software B.V. Twinq VvE Software VvEdossier.nl VVEgemak B.V.

De dekkingsgraag die per deelgebied is bepaald geeft in een percentage weer hoeveel vragen positief beantwoord zijn. Het is als volgt berekend. Bij 10 vragen kunnen we van de 11 respondenten maximaal 110 positieve beantwoordingen krijgen. Een dekkingsgraad van 80% houdt hier in dat we 88 positieve beantwoordingen hebben ontvangen. Hoe hoger de dekkingsgraad hoe generieker de aanwezigheid van deze functionaliteit bij de aanbieders.

19 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

6.1 Leden administratie Dekkingsgraad van 80,7%

20 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

X X X X X X X X

VvEtotaal B.V.

X X X X X X X X

VVEgemak B.V.

VvEdossier.nl

X X X X X X X X

VvE-Site

VvE Future Solution

X

Stravast BV

X X X X X X

X X X X X X

Ohmega Software Platform

X X X X

X X X X X X X X

Twinq VvE Software

X

X

Het Nieuwe VVE Beheer

X

X

Informant Software B.V.

X

Domussoft

leden VvE bijdragen berekening administratie Woningverhuur en integratie Rapportages Bewoner overzicht Leden overzicht Onderscheid eigenaar en bewoner Rapportages Agendering taken

CS- VvE-Advies

Onderwerp

VvE-Online / BFA Advies

Categorie

ACA-IT Solutions bv

Algemeen kan op basis van de beantwoording gesteld worden dat de voor de hand liggende aspecten van de ledenadministratie in alle applicaties is terug te vinden. Voor verenigingen die ook aan woning verhuur doen, is het wel van belang om goed te kijken naar de dekking van de gewenste functionaliteit. De functionaliteit woningverhuur en integratie scoort erg laag, samen met de rapportagemogelijkheden waarin een onderscheid gemaakt wordt tussen bewoner en eigenaar.

X

X

X X X

X X X X

X X X X X X X X

X

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

6.2 Financiële administratie Dekkingsgraad van 69,7% Met een dekkingsgraat van nog geen 70% is de financiële ondersteuning binnen de verschillende applicaties niet hoog. Functionaliteit die hoog scoort qua dekking zijn Afrekening van bijdragen, de Exploitatie begroting en algemene financiële administratie.

X X

X X X X X X

X X X X X X X

X

X X

VvEtotaal B.V.

X

VVEgemak B.V.

X X X X X X X X X X X X X X X

VvE-Site


VvEdossier.nl

Stravast BV

X X X X X X X X X X X X


Domussoft X X X

X X X X X

VvE Future Solution

X X

X X X X X X

X

Twinq VvE Software

X X X

X X X


X X X X X


financiële Afrekening bijdragen administratie Automatisch incasso Balans opmaken Betaalmonitoring Boekhoud functionaliteit Dekking van de verzekering Exploitatiebegroting Facturering Financiële administratie Jaarverslag Laatste Waardebepaling Reservefondsen Telebanking integratie Verzekeringenprolongatie Verzekeringpolis

CS- VvE-Advies

Onderwerp


Categorie

ACA-IT Solutions bv

Aandachtspunt qua functionele wensen en eisen is het beheren van alle aspecten betreffende verzekeringen, de waardebepaling van het complex en de agendering hiervan. Deze periodieke handelingen kunnen door de lage frequentie gemakkelijk over het hoofd gezien worden. Echter de gevolgen hiervan kunnen een onderverzekering als gevolg hebben. Enkele aanbieders leveren voor dit deelgebeid slechts beperkte of helemaal geen functionaliteit.

X

X X X X X

X X X X X

X

X X

X X

X X X X

X X (x) X X X

*(x) houdt in dat deze functionaliteit ten tijde van het beantwoorden van de vragenlijst in ontwikkeling is.

21 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

6.3 Organisatie, beheer & notulen Dekkingsgraad van 72,1%

22 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X

C e n t r a a l

X X

S o u r c e b o e k

VvEtotaal B.V.

VvE-Site

X X X X X

VVEgemak B.V.

VvEdossier.nl

X X X X

Stravast BV

X X X X X


VvE Future Solution

X

Twinq VvE Software

X


X


X X

Domussoft

organisatie en Beslissingen lijst beheer, notulen Meerjarenplanning en voortgang Verzekeringen contactpersoon Verzekeringen tussenpersoon Splitsingsacte Geintegreerde agenda en mailbox Hierarchie, leden van het bestuur, contactgegevens, functie Actielijst per vergadering Agenda Bijlagen Brief templates Notulen Uitnodiging Versie beheer Periodieke Waardebepaling

CS- VvE-Advies

Onderwerp


Categorie

ACA-IT Solutions bv

Het vastleggen van de hiërarchie binnen de vereniging, de bestuursleden en de contactgegevens is bij alle partijen terug te vinden. Verder zien we dat de “documentenondersteuning” bij de meeste aanbieders goed aanwezig is. De verschillen op dit deelgebied zijn vooral terug te vinden in het registreren van de genomen beslissingen, hoe de stemming verlopen is, de integratie met een agenda en een mailbox om ook via deze weg de communicatie binnen de VvE te vergemakkelijken.

X

X X

X

X X

X

X X X X X X X X

X X X X X

2 0 1 1

6.4 Onderhoud Dekkingsgraad van 66,1%

23 | P a g i n a


2 0 1 1

X X

X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X X X

X

X X

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

VvEtotaal B.V.

X X X X X X X X X

VVEgemak B.V.

X X X X X X X X

Stravast BV

X X X X X X X X X

X X X X X X

X X X

X X X X X X X X X


VvE-Site

X X X

VvEdossier.nl

X

VvE Future Solution

X X

X

Twinq VvE Software

X X

Domussoft

CS- VvE-Advies


Planning Foto Databank Bonnen register Klachten adminstratie Onderhoudsadministratie Opdrachten administratie Project planning Reparatie verzoeken Technische details Vastleggen 1 of meer contractpartners per onderwerp vb onderhoud Klein onderhoud aanvraag & registratie voor leden


onderhoud

Onderwerp


Categorie

ACA-IT Solutions bv

Dit deelgebeid wordt van alle zes de deelgebieden het minst ondersteund. Het kunnen indienen van reparatie verzoeken is de meest voorkomende functionaliteit. Het merendeel van de overige onderwerpen heeft een beperkte dekking die ligt tussen de 50% en 70%. Vooral het bonnenregister wordt door weinig softwareapplicaties ondersteund.

X X

2 0 1 1

6.5 Contractbeheer Dekkinsgraad van 76,1%


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

X X X

X X X

X X X

S o u r c e b o e k

X X

VvEtotaal B.V.

X X X

VVEgemak B.V.

X X X X

X X X X X X X X

VvE-Site

X X X

X X X X X X X X

VvEdossier.nl

X

X X

X X X X X X X X

VvE Future Solution

X X X

Twinq VvE Software


X X X

Stravast BV


X

X X X

X


Domussoft

contractbeheer Inkoop nota's Onderhoudscontracten Facturen register Status melding voor offertes en rekeningen Accorderingslijst & workflow Contracten Document Management en Archief Garantie bepalingen op roerende zaken

24 | P a g i n a

CS- VvE-Advies

Onderwerp


Categorie

ACA-IT Solutions bv

Met een dekkingsgraag van ruim 76% scoort het deelgebied contractmanagement na het deelgebied ledenadministratie het hoogst. Opvallend bij dit deelgebied is het feit dat er een tweedeling is in de onderwerpen die vallen onder Contractbeheer. De beste score is te vinden bij document management & archief waar een 100% score wordt behaald. Tevens zien we hier dat de primaire aan contractbeheer gerelateerde onderwerpen een hele hoge score hebben. Daar staat tegenover dat er voor dit deelgebied geen middengroep te vinden is. Het merendeel van de groep scoort hoog qua percentages en een klein deel heeft een slechte dekking waarbij Status meldingen en een accorderingslijst erg laag scoren met respectief 36,4 % en 54,5%.

X X X X X X X X

2 0 1 1

6.6 Applicatie features Dekkingsgraad van 72,7% In dit deelgebied hebben we applicatieeigenschappen ondergebracht die niet direct aan een deelgebied te koppelen zijn of meerdere deelgebieden combineren.

X X

X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X

VvEtotaal B.V.

X X X X X

VVEgemak B.V.

Stravast BV


VvE-Site

X X

X X X X X

VvEdossier.nl

X



Domussoft

CS- VvE-Advies

X X

VvE Future Solution

Agendering en Herinnering functie Authorisatie structuur Communicatie mogelijkheden onder leden vve Derden toegang geven delen van de applicatie Linken van facturen en bonnen en onderhoudsplan

Twinq VvE Software

applicatie features

Onderwerp


Categorie

ACA-IT Solutions bv

Uit de beantwoording kunnen we afleiden dat het merendeel van de eigenschappen in een overgroot deel van de applicaties terug te vinden is. De hoogste score is terug te vinden in het delen van informatie met derden. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer een eigenaar het appartement wenst te verkopen en partijen als de makelaar of de toekomstige koper inzage wil geven in de staat van de vereniging.

X X X X X


25 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

7

Overzicht beantwoording

X X X X X X X X

X X

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X

X

organisatie en Beslissingen lijst beheer, notulen Meerjarenplanning en voortgang Verzekeringen contactpersoon Verzekeringen tussenpersoon Splitsingsacte Geïntegreerde agenda en mailbox Hiërarchie, leden van het bestuur, contactgegevens, functie Actielijst per vergadering Agenda Bijlagen Brief templates Notulen Uitnodiging Versie beheer Periodieke Waardebepaling

X X

X

X X

X X X X X X X X


X

X X


X

VvEtotaal B.V.

X X X X X X X X

VVEgemak B.V.

X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X

VvE-Site

X X X X X

VvEdossier.nl

financiële Afrekening bijdragen administratie Automatisch incasso Balans opmaken Betaalmonitoring Boekhoud functionaliteit Dekking van de verzekering Exploitatiebegroting Facturering Financiële administratie Jaarverslag Laatste Waardebepaling Reservefondsen Telebanking integratie Verzekeringenprolongatie Verzekeringpolis

VvE Future Solution

X

Twinq VvE Software

X X X X X X

X X X X X X

Stravast BV

X X X X

X X X X X X X X


X


X

X


X

Domussoft

leden VvE bijdragen berekening administratie Woningverhuur en integratie Rapportages Bewoner overzicht Leden overzicht Onderscheid eigenaar en bewoner Rapportages Agendering taken

CS- VvE-Advies

Onderwerp


Categorie

ACA-IT Solutions bv

VvE Centraal Sourceboek antwoorden overzicht

X

X

X X X

X X X X

X X X X X X X X

X X X X X

X X

X

X X

X X

X X X X X X X X X

X X (x) X X X

X X X X X

X X X X

X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X

X

X X

X

X X

X

X X X X X X X X

X X X X X


26 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

VvE Centraal Sourceboek antwoorden overzicht onderhoud


contractbeheer Inkoop nota's Onderhoudscontracten Facturen register Status melding voor offertes en rekeningen Accorderingslijst & workflow Contracten Document Management en Archief Garantie bepalingen op roerende zaken applicatie features

X

X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X

X X X

X X X X X X X X X

X

X X X

X X

X

X X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X

X X X

X X X X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X


X X

X

X X X

X X X

X X X

X

X X

X X X

X X X X

X X

X X X

X X

X X

X X X

X X X X X X X X

X X

X X

X X

X X X X X


27 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8 Beschrijving per leverancier & product 8.1 BFA-Advies/VvE Online 8.1.1

Contactgegevens BFA-Advies

Naam Contact persoon Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer

VvE Online Jaap Budding Helftheuvelweg 11 5222 AV 's-Hertogenbosch 073-6232000

Website

www.vve-online.nl www.bfa-advies.nl; www.digitaleschoenendoos.nl [email protected]

Email adres

8.1.2

Bedrijfsomschrijving BFA-Advies

VVE Online maakt onderdeel uit van BFA Belasting- en administratie Consulenten en Digitale Schoenendoos. Naast de administratieve dienstverlening kunnen wij daarom ook accountantsdiensten aanbieden. Onze administratieve systemen worden uitgevoerd op basis van Newviews en Twinfield online administraties. Onze filosofie is dat een VVE bestuur dat zelf in overleg met de leden van de VVE de touwtjes in handen wil houden, niet totaal afhankelijk moet zijn van een beheerskantoor. Maar al te vaak zien wij in de praktijk dat deze beheerskantoren op de stoel van bestuur en de ledenvergadering gaat zitten. Besturen en leden voelen zich dan gekneveld door hun beheerskantoor. Door opsplitsing van de taken in administratie (penningmeester), technische zaken en ledenadministratie ontstaat een gezonde taakverdeling. Wij richten ons daarom alleen op het product financiële administratie. Uiteraard kan altijd via partners ook in de andere deeltaken dienstverlening plaats vinden.

8.1.3

Productgegevens

Naam product Versie Aantal gelicenceerde gebruikers Type applicatie Actief sinds

8.1.4

VVE-Online nvt 120 SaaS

Klantentypering VvE-Online Verdeling gebouw ouderdom

40% 60%

28 | P a g i n a

Verdeling verenigingsgrootte

10%

a.

Voor 1900

b.

Van 1900-1930

c.

Van 1930 tot 1950

d.

Van 1950 tot 1990

d. 25 tot 50 leden

e.

Na 1990

e. Meer dan 50 leden


a. 2 tot 5 leden

40%

2 0 1 1

50%

V v E

C e n t r a a l

b. 5 tot 10 leden c. 10 tot 25 leden

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.1.5

Functionele dekking VvE Online

VvE Centraal Sourceboek antwoorden VvE Online Categorie

Onderwerp

leden administratie

finaciële administratie

organisatie en beheer, notulen

onderhoud

contractbeheer

applicatie features

8.1.6

Antwoord Aanvullende omschrijving

VvE bijdragen berekening Woningverhuur en integratie Rapportages Bewoner overzicht Leden overzicht Onderscheid eigenaar en bewoner Rapportages Agendering taken

X x x

Afrekening bijdragen Automatisch incasso Balans opmaken Betaalmonitoring Boekhoud functionaliteit Dekking van de verzekering Exploitatiebegroting Facturering Financiële administratie Jaarverslag Laatste Waardebepaling Reservefondsen Telebanking integratie Verzekeringenprolongatie Verzekeringpolis

X X x X x x X X

x x

Beslissingen lijst Meerjarenplanning en voortgang Verzekeringen contactpersoon Verzekeringen tussenpersoon Splitsingsacte Geintegreerde agenda en mailbox Hierarchie, leden van het bestuur, contactgegevens, functie Actielijst per vergadering Agenda Bijlagen Brief templates Notulen Uitnodiging Versie beheer Periodieke Waardebepaling Planning Foto Databank Bonnen register Klachten adminstratie Onderhoudsadministratie Opdrachten administratie Project planning Reparatie verzoeken Technische details Vastleggen 1 of meer contractpartners per onderwerp vb onderhoud Klein onderhoud aanvraag & registratie voor leden Inkoop nota's Onderhoudscontracten Facturen register Status melding voor offertes en rekeningen Accorderingslijst & workflow Contracten Document Management en Archief Garantie bepalingen op roerende zaken

x x

x


x

Samenvatting Functionele beschrijving

Vve-Online is een realtime online oplossing voor boekhouding Vve. Compleet inclusief budgettering, budgetbewaking, Periodieke boeking reserveringen, volautomatische incasso, automatische verwerking van (bank) dagafschriften. Ons administratiekantoor zorgt voor een back-up, zodat continue administratie 29 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

gewaarborgd is bij ontstentenis penningmeester. Inclusief opleiding penningmeester en een boekhouden voor dummy's handleiding. Desgewenst volledige scan en mail oplossing, inclusief elektronische archivering. Overdracht van administratie een peulenschil, simpel overgave van paswoorden.

8.1.7

Aanvullingen Functionele onderwerpen

Niet van toepassing

8.1.8

Referenties

Namen van klanten worden niet openbaar gemaakt.

30 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.2 CS-VvE Advies 8.2.1

Contactgegevens CS-VvE advies

Naam Contactpersoon Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Website Email adres

8.2.2

CS-VvE advies Kees van der Sluis De raadstraat 36 5666 EG Geldrop 06-12882381 www.cs-vveadvies.nl [email protected]

Bedrijfsinformatie CS-VvE advies

CS-VvE Advies is een eenmanszaak geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 51569469.

8.2.3

Productgegevens


8.2.4

VVE Manager V.1.0.0.10 1 per applicatie Lokale PC Appl. Onder Microsoft Windows

Klantentypering VVE Manager Verdeling Verenigingsgrootte

33%

34%

a. 2 tot 5 leden b. 5 tot 10 leden

33%

c. 10 tot 25 leden d. 25 tot 50 leden e. Meer dan 50 leden

31 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.2.5

Functionele dekking VVE Manager

VvE Centraal Sourceboek antwoorden VvE Manager Voer hieronder de productnaam in Categorie

Onderwerp

leden administratie




X

Automatisch bij het maken van de begroting

X X X X

Relatie beheer Eigenaarregister, Eigendomsoverdracht in relatie beheer

Afrekening bijdragen Automatisch incasso Balans opmaken Betaalmonitoring Boekhoud functionaliteit Dekking van de verzekering Exploitatiebegroting Facturering Financiële administratie Jaarverslag Laatste Waardebepaling Reservefondsen Telebanking integratie

X X X Geen debiteuren/crediteuren bewaking X X X X X X

onderhoud

contractbeheer

applicatie features

8.2.6

Automatisch voor maandbijdragen en/of voorschotten Jaarrekening, Balans en exploitatie

X

Verzekeringenprolongatie Verzekeringpolis organisatie en beheer, notulen

Contracten en verzekeringen

Beslissingen lijst Meerjarenplanning en voortgang Verzekeringen contactpersoon Verzekeringen tussenpersoon Splitsingsacte Geintegreerde agenda en mailbox Hierarchie, leden van het bestuur, contactgegevens, functie Actielijst per vergadering Agenda Bijlagen Brief templates Notulen Uitnodiging Versie beheer Periodieke Waardebepaling

X

Alleen de mogelijkheid om een incasso (clieop) bestand te maken

X

Contracten en verzekeringen

X X

Relatie beheer Relatie beheer

X

X X


X

Technisch beheer, onderhoud en reparaties

X

Kasboek(en)

X X X X

Technisch beheer, onderhoud en reparaties Technisch beheer, onderhoud en reparaties Technisch beheer, onderhoud en reparaties Technisch beheer, onderhoud en reparaties

X

Technisch beheer, onderhoud en reparaties/relatie beheer

Inkoop nota's Onderhoudscontracten Facturen register Status melding voor offertes en rekeningen Accorderingslijst & workflow Contracten Document Management en Archief Garantie bepalingen op roerende zaken

X X X

Contacten en verzekeringen Financiele dagboeken

X X

Contacten en verzekeringen voor contracten en verzekeringen / optie online archief

X X

optionele meekijk versie (bij centrale opslag gegevens) Automatisch

Agendering en Herinnering functie Authorisatie structuur Communicatie mogelijkheden onder leden vve Derden toegang geven delen van de applicatie Applicatie updates


VvE Manager is een gebruikersvriendelijk programma voor integraal administratief zelfbeheer van een VvE. Met een duidelijke handleiding is deze toepassing zeer geschikt voor de startende en minder ervaren beheerder. De doelgroep is de kleine tot middelgrote vereniging waarvan de bestuurder of aangestelde 32 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

beheerder binnen het complex het beheer voert. Het belangrijkste aspect van VvE Manager is dat het meer is dan een boekhoud pakket. Binnen afzienbare tijd, maar zeker voor de winter van dit jaar zal versie 2 op de markt komen. Versie 2 biedt meer flexibiliteit en meer functionaliteit waarmee ik tegemoet wil komen aan de eisen van meerervaren beheerders zonder afbreuk te doen aan het gebruiksgemak.

8.2.7


Niet van toepassing

8.2.8

Referenties

Namen van klanten worden niet openbaar gemaakt.

33 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.3 DomusSoft 8.3.1

Contactgegevens DomusSoftt ASP


8.3.2

DomusSoft ASP R. Jongbloed Het Wedde 103 2253 RD Voorschoten 071 5767456 www.domussoft.nl [email protected]

Bedrijfsinformatie DomusSoftt ASP

Sinds september 2009 is DomusSoft ASP bezig met het ontwikkelen van een applicatie voor VvE beheer. DomusSoft is van mening dat er te weinig keuze is t.a.v. transparante systemen voor zelf bestuur /beheer en professionele VvE beheerders en dat de functionaliteit van het huidige aanbod beter kan. Door met ons systeem VvE beheer leuk en eenvoudig te maken, denken we dat eigenaren van VvE’s proactieve worden en geld kunnen besparen door meer zaken zelf op te pakken. De initiatief nemers zijn Rob Jongbloed, bedrijfseconoom, adviseur veel ervaring met financieel vastgoedmanagement en systeem implementaties en Arjan van Olphen, software engineer en een virtuoos met webapplicaties, Java scripting, php en html codes. Samen zijn we erin geslaagd om een eenvoudig maar zeer bruikbare basis systeem voor VvE beheer te realiseren.

8.3.3

Productgegevens


8.3.4

DomusSoft ASP Pilot SaaS

Klantentypering DomusSoft ASP

DomusSoft ASP is een nieuwe softwareoplossing voor het VvE beheer.

34 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.3.5

Functionele dekking DomusSoft ASP

VvE Centraal Sourceboek antwoorden voor DomusSoft ASP Voer hieronder de productnaam in Categorie

Onderwerp

leden administratie


VvE bijdragen berekening X Woningverhuur en integratie Rapportages Bewoner overzicht Leden overzicht Onderscheid eigenaar en bewoner Rapportages Agendering taken



onderhoud

contractbeheer

applicatie features

X X X X X X


X

Beslissingen lijst Meerjarenplanning en voortgang Verzekeringen contactpersoon Verzekeringen tussenpersoon Splitsingsacte Geintegreerde agenda en mailbox Hierarchie, leden van het bestuur, contactgegevens, functie Actielijst per vergadering Agenda Bijlagen Brief templates Notulen Uitnodiging Versie beheer Periodieke Waardebepaling Planning Foto Databank Bonnen register Klachten adminstratie Onderhoudsadministratie Opdrachten administratie Project planning Reparatie verzoeken Technische details Vastleggen 1 of meer contractpartners per onderwerp vb onderhoud Klein onderhoud aanvraag & registratie voor leden

X X X

Nog niet geimplementeerd wel mogelijk Standaard en volledig geautomatiseerd Standaard achtrerstanden en volume signalering Alle functionaliteiten aanwezig

X X X X

Standaard voorstel te genereren (implementatie loopt) Geautomatiseerd Volwaardige, alle functionaliteiten Volledig geautomatiseerd

X X

Downloaden bankafschriften

X X X X X

Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Leveranciers gegevens standaard Leveranciers gegevens standaard Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren

X X X X X X X X

Standaard Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Standaard Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Standaard via E-mail en post Door DomusSoft ASP

X

Tcket systeem / standaard meldingen eigenaar / beheerder

X


X



X X X

Standaard functionaliteit financieel Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Standaard functionaliteit financieel

X X X

Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren Uploaden en beschikbaar voor alle eigenaren

Agendering en Herinnering functie Authorisatie structuur Communicatie mogelijkheden onder leden vve

X

Standaard aanmaningen is financiele functie

X X

Via prikbord van VvE-> leden via E-mail / geinegreerde brieven editor Standaard via rechten en privilegs

Derden toegang geven delen van de applicatie Linken van facturen en bonnen en onderhoudsplan

8.3.6

Hier kunt u aanvullende beschrijvingen opnemen van de beschikbare functionaliteit.


DomusSoft ASP levert een totaal oplossing voor VvE beheer. Geschikt voor kleine en grote VvE's met zelf beheer / zelfbestuur als ook de professionele VvE beheerder Wij bieden met onze praktische, efficiënte en gebruikersvriendelijke applicatie met slimme wizards een prima moderne ASP oplossing te hebben voor modern VvE beheer.

35 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

Met ons systeem is VvE beheer leuk en eenvoudig. • De applicatie is modulaire opgebouwd en ondersteund het basis VvE beheer namelijk Financieel, Algemeen en Onderhoud & Meldingen. • Overzichtelijke menustructuur en overzichtelijke pagina’s met heldere helpteksten en aandacht voor vormgeving. • Standaard bieden wij een volledig voor-geconfigureerde VvE, alleen specifieke VvE aspecten dienen te worden ingericht (bankrekening, splitsingsakte). • De eigenaren / gebruikers kunnen 24 uur per dag via beveiligde verbinding on-line bij VvE info en kunnen zelf gegevens vastleggen. Informatie van zelf beheerd / bestuur • of professionele beheerder gaat via het systeem doormiddel van E-mail en prikbord. Het systeem is erg snel en levert absoluut tijdsbesparing op. Op hoofdlijnen functioneel

8.3.7


Niet van toepassing

8.3.8

Referenties

Referenties worden op verzoek kenbaar gemaakt

36 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.4 Informant Software B.V. 8.4.1

Contactgegevens Informant Software BV


8.4.2

Informant Software BV Elwin Vos Kwaklaan 9 2291 AT Wateringen 0174-296189 www.informant.nl [email protected]

Bedrijfsinformatie Informant Software B.V.

Informant Software, opgericht in 1990, richt zich volledig op het ontwikkelen en implementeren van vastgoedmanagement software en VvE management software. Door onze jarenlange ervaring in de vastgoedmarkt en de intensieve samenwerking met onze klanten, is onze productlijn Informant uitgegroeid tot het meest verkochte vastgoedmanagementpakket. Wij bieden een perfecte totaaloplossing, waarmee u op eenvoudige en flexibele manier uw vastgoed beheert. Een groot aantal kleinere en middelgrote organisaties werkt naar volle tevredenheid met onze vastgoedmanagement software. Bent u belegger, beheerder, VvE administratiekantoor, makelaar, projectontwikkelaar, woningcorporatie, fondsaanbieder of een gemeentelijke instelling? Met de productlijn Informant beschikt u over een perfect instrument voor het financiële, commerciële én technische vastgoedbeheer. Onafhankelijk of u nu specialist bent in huurbeheer, VvE administratie (Vereniging van Eigenaren), projectadministratie of allen. Informant heeft écht kennis van de vastgoedmarkt.

8.4.3

Productgegevens Informant

Naam product Versie Aantal gelicenceerde gebruikers Type applicatie

8.4.4

Informant 7.30 Leveren enkel aan VvE beheerkantoren Client / server

Klantentypering Informant

Niet van toepassing, Informant levert enkel aan beheerkantoren voor vereniging van Eigenaren.

37 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.4.5

Functionele dekking Informant

VvE Centraal Sourceboek antwoorden Informant 7.30 Voer hieronder de productnaam in Categorie

Onderwerp

leden administratie



onderhoud

contractbeheer

applicatie features



X X X X X X X X


X X X X X

Via notities

X X X X X X X


X X X X Wel te koppelen aan Outlook X X X X X X X X


X X


X X X


8.4.6

Op basis van verdeelsleutel en begroting

X X X X X X

X X X X

via externe applicatie IFileFactuur

X

via externe applicatie IFileFactuur

X

Gegevens raadplegen via onze module Informant Internet Portaal

X


De meerderheid van de gebruikers van Informant voert ook of zelfs uitsluitend VvE administraties. Door de mogelijkheid verschillende bedrijfsadministraties met totaal verschillende instellingen in te richten, kunt u huurbeheer en VvE administraties namelijk onafhankelijk naast elkaar in hetzelfde programma voeren. In een

38 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

als VvE beheer ingerichte administratienummer wordt gewerkt met zaken als eigenaren, VvE bijdragen, stemrecht, klachten, opdrachten, mjop, vergaderingen e.d. Alle handelingen in één keer In Informant kunt u moeiteloos honderden VvE administraties beheren. Waar u vaak in andere programma’s de handelingen per VvE apart moet uitvoeren, kunt u in Informant verwerkingen voor meerdere administraties tegelijk doen. Het prolongeren van de VvE bijdragen, het incasseren, het aanmanen, e.d. kunt u in één handeling voor alle VvE’s tegelijkertijd doen. Dat scheelt echt veel tijd!

8.4.7


Niet van toepassing

8.4.8

Referenties


39 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.5 VvE Future Solution 8.5.1

Contactgegevens leveranciers

Naam Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Website Email adres

8.5.2

VvE Future Solution Busplein 36-38 1315 KV Almere 036-5389173 www.vvefuturesolution.nl [email protected]

Bedrijfsinformatie VvE Future Solution

Aan Future is een jaar aan ontwikkeling vooraf gegaan. De applicatie zal voldoen aan alle moderne eisen om een correcte VvE-administratie in al haar facetten uit te voeren. De applicatie is dusdanig opgebouwd dat zowel een beheerder deze kan voeren of een van onze partners.

8.5.3

Productgegevens Future


8.5.4

Future nvt nvt SaaS of lokaal geïnstalleerd Eerste kwartaal 2012

Klantentypering Future

Future is een nieuwe softwareoplossing voor het VvE beheer.

40 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.5.5

Functionele dekking Future

VvE Centraal Sourceboek antwoorden Future Voer hieronder de productnaam in Categorie

Onderwerp

leden administratie



X X X X X X X X








X


X X X X X X X X


X X X X X

onderhoud

contractbeheer

applicatie features

8.5.6

Professional

X X X X X X X

Professional

Professional

Professional


Aan Future is een jaar aan ontwikkeling vooraf gegaan. De applicatie zal voldoen aan alle moderne eisen om een correcte VvE-administratie in al haar facetten uit te voeren. De applicatie is dusdanig opgebouwd dat zowel een beheerder deze kan voeren of een van onze partners.

41 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

De Basic versie is een on-line variant en de Professional versie is bedoeld voor Commerciële VvE-beheerders en Woningcorporaties. Een uitgebreide technische module, speciaal voor MJOP, worklfows en scanning mogelijkheden zijn de voornaamste kenmerken van de Professionele versie. Tevens kan deze laatste versie zowel on-line als op de server van de klant draaien.

8.5.7


Niet van toepassing

8.5.8

Referenties


42 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.6 Het Nieuwe VVE Beheer 8.6.1

Contactgegevens Het Nieuwe VvE Beheer

Naam Contactpersoon Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer

Het Nieuwe VvE Beheer Michael Croll Herengracht 575-577 1017 CD Amsterdam 020 - 520 39 63

Website Email adres Twitter Facebook

www.hetnieuwevvebeheer.nl [email protected] www.twitter.com/hetnvb www.facebook.com/HetNieuweVVEBeheer

8.6.2

Bedrijfsinformatie Het Nieuwe VvE Beheer

Na jarenlange persoonlijke onvrede over te hoge kosten en te weinig service is HNVB opgericht. Wij weten dat goed en prettig VvE beheer mogelijk is en daar kan uw VvE nu ook van profiteren. HNVB heeft specifiek voor het VVE Beheer een software tool ontwikkeld waarmee u op een overzichtelijke manier 24-uur per dag toegang heeft tot alle gegevens van uw VvE. Op ieder moment van het jaar kunt u zien hoe uw VvE er financieel voor staat. Daarnaast is alle documentatie (van offertes tot splitsingsakte) online opgeslagen en kunt u de laatste offertes online inzien en beoordelen, waardoor u als VvE veel daadkrachtiger kunt optreden. Ons doel is om alle VvE’s in Nederland vele uren werk en overleg per jaar te besparen en te zorgen dat u geniet van het uitbesteden van het beheer van uw VvE, in plaats van dat het ergernis oplevert.

8.6.3

Productgegevens Het Nieuwe VvE Beheer


8.6.4

Het Nieuwe VvE Beheer nvt nvt SaaS of lokaal geïnstalleerd september 2011

Klantentypering Het Nieuwe VvE Beheer

Niet van toepassing

43 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.6.5

Functionele dekking Het Nieuwe VvE Beheer

VvE Centraal Sourceboek antwoorden HNVB Categorie leden administratie

Onderwerp


VvE bijdragen berekening

X X X X

Dit kan automatisch via de online software uitgerekend worden op basis van de vastgestelde begroting of uiteraard handmatig worden ingevoerd. Onderscheid tussen eiegnaar en bewoner inzichtelijk Evt getekende documenten mbt huishoudelijkregelement etc ook digitaal inzichtelijk. Informatie per appartementsrecht inzichtelijk. Informatie per lid van de VvE inzichtelijk. Indien van toepassing inzichtelijk.

X

Ja met automatische herinnering voor de verantwoordelijk in te stellen.

X X

Woningverhuur en integratie Rapportages Bewoner overzicht Leden overzicht Onderscheid eigenaar en bewoner Agendering taken finaciële administratie

Afrekening bijdragen X Automatisch incasso X Balans opmaken X Betaalmonitoring X Boekhoud functionaliteit X X

Dekking van de verzekering Exploitatiebegroting

X Facturering X Financiële administratie X Jaarverslag X Laatste Waardebepaling X X Nee

Reservefondsen Telebanking integratie Verzekeringenprolongatie

X X

Verzekeringpolis organisatie en beheer, notulen

Beslissingen lijst Meerjarenplanning en voortgang X Verzekeringen contactpersoon X Verzekeringen tussenpersoon X X X

Splitsingsacte Geintegreerde agenda en mailbox Hierarchie, leden van het bestuur, contactgegevens, functie

X X

Actielijst per vergadering Agenda

X X X X X X

Bijlagen Brief templates Notulen Uitnodiging Versie beheer Periodieke Waardebepaling

X

44 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

Ieder moment van de dag 24/7 inzicht in de financiele situatie van de VvE. Ja, bij beheer door HNVB verplicht wanneer alleen de online software gebruikt wordt kan de beheerder zelf bepalen of hij met automatische incasso werkt. Ieder moment van de dag 24/7 inzicht in de financiele situatie van de VvE. Ieder moment van de dag 24/7 inzicht in de financiele situatie van de VvE. Toegankelijkheid afhankelijk van inlogniveau. Beheerder kan boekhouden. Lid kan alleen inzien. Wordt bijgehouden en is in te zien in de groep documenten. Ieder moment van de dag 24/7 inzicht in de financiele situatie van de VvE. Toegankelijkheid afhankelijk van inlogniveau. Beheerder kan boekhouden. Lid kan alleen inzien. Ieder moment van de dag 24/7 inzicht in de financiele situatie van de VvE. Ieder moment van de dag 24/7 inzicht in de financiele situatie van de VvE. Taxatieverslag wordt opgenomen. Moment van nieuwe taxatie standaard in agenda. Opgenomen in financiele administratie. In samenwerking met diverse partners of zelf door VvE te organiseren. Indien gewenst HNVB altijd als aanspreekpunt.

In samenwerking met diverse partners of zelf door VvE te organiseren. Indien gewenst HNVB altijd als aanspreekpunt. In samenwerking met diverse partners of zelf door VvE te organiseren. Indien gewenst HNVB altijd als aanspreekpunt. In samenwerking met diverse partners of zelf door VvE te organiseren. Indien gewenst HNVB altijd als aanspreekpunt. Standaard te vinden in documenten. Communicatiepagina om zaken bespreekbaar te maken. In te zien onder 'Mijn VvE' waarin alle leden zijn opgenomen. Na ALV binnen 48 uur online in te zien bij documenten. Mogelijheid tot online inden van agendapunten voor de ALV en het beheren van een agenda voor actiepunten. Alles in te zien via de groep documenten. Gratis te downloaden. Standaard in te zien onder documenten. Standaard met datumprikker te versturen. Per datum Taxatierapport in overeenstemming met verzekeringspolissen.

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

VvE Centraal Sourceboek antwoorden HNVB Categorie

Onderwerp onderhoud


Planning Foto Databank

X

Bonnen register Klachten adminstratie Onderhoudsadministratie Opdrachten administratie Project planning Reparatie verzoeken

X

Opgenomen in MJOP (indien van toepassing) en agenda. Mogelijkheid tot het uploaden van betanden dus ook foto's indien nodig. Ook mogelijk voor leden.

X X

Afhankelijk van opdrachtgever (VvE zelf of HNVB). Technische begeleiding mogelijk indien gewenst.

X

Technische begeleiding mogelijk indien gewenst. Bereikbaar overdag en tegen extra tarief 24/7 bereikbaar noodnummer. Bij documenten en offertes in te zien. Tegen meerprijs mogelijheid tot toelichtng bij ALV door technische partner. In samenspraak met de leden van de VvE. Bereikbaar overdag en tegen extra tarief 24/7 bereikbaar noodnummer.

X Technische details Vastleggen 1 of meer contractpartners per onderwerp vb onderhoud Klein onderhoud aanvraag & registratie voor leden

X X X

contractbeheer

Inkoop nota's Onderhoudscontracten Facturen register Status melding voor offertes en rekeningen

X X X

X X

Accorderingslijst & workflow Contracten

X Document Management en Archief X X

Garantie bepalingen op roerende zaken applicatie features

Agendering en Herinnering functie Authorisatie structuur

X X

Communicatie mogelijkheden onder leden vve X X

Derden toegang geven delen van de applicatie Linken van facturen en bonnen en onderhoudsplan

X

8.6.6

Voor alle leden in te zien onder documenten / contracten. Worden opgenomen in de financiele administratie. Autoamtisch voor elk lid een toegevoegde offerte in de mailbox met mogelijkheid tot het geven van ffedback per offerte. Digitale accodering In combinatie onder documenten / contracten en agendaherinnering. Onder documenten zijn diverse catergorien zoals standaard documenten, contracten, etc. terug te vinden. Opgenomen onder documenten en overeenkomsten. Automatische herinneringen in te stellen voor actiepunten. Diverse nievaus afhankelijk van functie in bestuur en wel of niet beheerder. Communicatieforum om actuele zaken te bespreken waar geen ALV voor nodig is. Afhankelijk van belang bestaat hier mogelijheid toe. Worden niet apart gelinkt aan elkaar maar blijven wel digitaal inzichtelijk


Het Nieuwe VVE Beheer is gespecialiseerd in het volledig beheer van kleine Verenigingen van Eigenaren. Ook kunt u het beheer zelf blijven uitvoeren, maar door gebruik te maken van onze beheerders software zult u vele uren per jaar besparen. Betaal voor wat u gebruikt Veel beheerders bieden een zeer compleet pakket aan, terwijl u hoofdzakelijk de basis diensten gebruikt. Op deze manier hopen zij de hoge servicekosten te rechtvaardigen. Bij het HNVB doen we dit anders. Wij bieden één pakket aan waarbinnen we 80% van de werkzaamheden van het beheer voor onze rekening nemen. Juist die laatste 20% maakt het beheer duurder en wordt door slechts enkele VvE’s optimaal benut. Wilt u toch gebruik maken van deze diensten dan kan dat tegen de transparante tarieven die wij duidelijk vooraf vermelden. Zelfs wanneer u jaarlijks gebruik maakt van enkele van deze diensten kunt u tot wel 70% goedkoper uit zijn.

8.6.7


Niet van toepassing

8.6.8

Referenties


45 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.7 Twinq Software 8.7.1

Contactgegevens Twinq Software

Naam Contactpersoon Bezoekadres Postadres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Website Email adres Twitter

8.7.2

Twinq VvE Software Laurens Hamelink Everdenberg 7 – 1 Oosterhout NB Postbus 6005 4900 HA Oosterhout NB 0162 470 555 www.twinq.nl [email protected] @TwinqSoftware

Bedrijfsinformatie Twinq Software

Twinq levert gespecialiseerde software aan beheerders van Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) via het internet.

8.7.3

Productgegevens Twinq VVE Software

Naam product Versie Aantal gelicenceerde gebruikers Aantal klanten Type applicatie Actief sinds

8.7.4

Twinq VVE Software Versie 2011 10000 300 SaaS 2001

Klantentypering Twinq VVE Software

Gegevens onbekend

8.7.5

Klantentypering Twinq VVE Software

Gegevens onbekend

46 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.7.6

Functionele dekking Twinq VVE Software

VvE Centraal Sourceboek antwoorden voor Twinq VVE Software Categorie

Onderwerp

leden administratie



X X X X X X X X








X X X X X X X X X X X


X X X X X X X X


X X X X X

onderhoud

contractbeheer

applicatie features

8.7.7


Twinq VVE software ondersteunt ALLE onderdelen van het bedrijfsproces van de VVE-beheerder. De software helpt de VvE-beheerder om zijn werk snel en efficiënt uit te voeren.

8.7.8


Niet van toepassing 47 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.7.9

Referenties

Referenties worden op verzoek en in overleg kenbaar gemaakt

48 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.8 VvE Dossier 8.8.1

Contactgegevens VvEDossier

Naam Adres Contactpersoon Postcode Woonplaats Telefoonnummer Website Email adres

8.8.2

VvEDossier Delftweg 92 Henk Alblas 3043 CH Rotterdam 06-53489972 www.vvedossier.nl [email protected]

Bedrijfsinformatie VvEDossier

Ons concept is erop gericht de communicatie tussen de (professionele of eigen) beheerder, het VvE bestuur en de bewoners te ondersteunen. De afgelopen tijd hebben wij ook een aantal recreatieparken als klant kunnen bijschrijven. Ons systeem blijkt ook voor de VvE's van deze recreatieparken zeer veel toegevoegde waarde te bieden! Unieke functie die ons systeem o.a. biedt is de mogelijkheid om enquête vragen aan de VvE leden te stellen, bij de beantwoording rekent het systeem automatisch met de stemwaarde van elke eigenaar.

8.8.3

Productgegevens VvEDossier


8.8.4

VvEDossier nvt >100 SaaS 2003

Klantentypering VvEDossier Verdeling verenigingsgrootte

Verdeling gebouw ouderdom 20% 25% 55%

49 | P a g i n a

a.

Voor 1900

b.

Van 1900-1930

c.

Van 1930 tot 1950

b. 5 tot 10 leden

20%

d.

Van 1950 tot 1990

e.

Na 1990


a. 2 tot 5 leden

15%

15%

25% 25%

c. 10 tot 25 leden d. 25 tot 50 leden e. Meer dan 50 leden

2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.8.5

Functionele dekking VvEDossier

VvE Centraal Sourceboek antwoorden voor VvEDossier Categorie

Onderwerp

leden administratie


VvE bijdragen berekening

x

begrotingsposten kunnen worden opgevoerd en (naar keuze) automatisch worden doorgerekend naar de bijdrage van iedere eigenaar huurders kunnen beperkt leestoegang krijgen tot het webdossier rapportage documenten in bijv word formaat kunnen worden opgenomen zowel eigenaren als huurders kunnen worden ingevoerd div schermoverzichten en ook een te printen presentielijst die tijdens de vergadering getekend kan worden ja rapportage documenten in bijv word formaat kunnen worden opgenomen taken kunnen in actie-documenten worden ingevoerd, inclusief actienemers en plannings data start/gereed

x

betaalde bijdragen kunnen worden geregistreerd

x Woningverhuur en integratie x Rapportages x x

Bewoner overzicht Leden overzicht

x x

Onderscheid eigenaar en bewoner Rapportages

x Agendering taken finaciële administratie

Afrekening bijdragen Automatisch incasso Balans opmaken Betaalmonitoring Boekhoud functionaliteit Dekking van de verzekering Exploitatiebegroting

x

Facturering Financiële administratie Jaarverslag Laatste Waardebepaling Reservefondsen Telebanking integratie Verzekeringenprolongatie Verzekeringpolis organisatie en beheer, notulen

x

uitgaven kunnen worden begroot en daaruit resulteert (indien gewensd automatisch) een bijdrage begroting

x

betalingen en ontvangsten kunen worden geregistreerd

x

jaarstukken kunnen bijv in word formaat worden geregisteerd

x

Beslissingen lijst x Meerjarenplanning en voortgang x x x x

Verzekeringen contactpersoon Verzekeringen tussenpersoon Splitsingsacte Geintegreerde agenda en mailbox

x x

Hierarchie, leden van het bestuur, contactgegevens, functie Actielijst per vergadering

x Agenda x Bijlagen x Brief templates x Notulen x x

Uitnodiging Versie beheer

x

polissen van verzekeringen kunnen worden opgenomen los van de notulen kan een beslissingen lijst bijv in word formaat worden geregistreerd met 30 jaar horizon kan in elk gewensd detail het onderhoudsschema worden geregistreerd kan kan kan in word of pdf formaat worden geregistreerd inclusief automatische uitnodigingen per email, webdossier heeft een eigen mailbox / correspondentie mogelijkheid kan kan als lijst of als aparte actiedocumenten die dan ook op voortgang worden bewaakt kan, inclusief uitnodigen van vergader deelnemers (zowel bestuursvergaderingen als algemene ledenvergaderingen) alle bestandsformaten kunnen als bijlagen aan documenten worden gehangen aantal templates zijn standaard meegeleverd, ook kunnen eigen tempates worden toegevoegd (brief of email teksten) kan direct in webdossier worden aangemaakt of in word of pdf formaat worden geregistreerd kan per email volledig automatisch, bij operationeel gaan van software verbeteringen/uitbreidingen is een nieuwe versie automatisch ingevoerd in alle webdossiers.

Periodieke Waardebepaling onderhoud

Planning Foto Databank x Bonnen register x Klachten adminstratie x x

Onderhoudsadministratie Opdrachten administratie

x Project planning x Reparatie verzoeken x Technische details Vastleggen 1 of meer contractpartners per onderwerp vb onderhoud Klein onderhoud aanvraag & registratie voor leden

50 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

x x x

fotoboeken kunnen worden aangemaakt en voorzien van foto's bonnen kunnen worden gescand en in pdf formaat worden geregistreerd klachten kunnen door eigenaren en/of bestuursleden worden ingebracht onderhoudsplanning een klacht kan resulteren in een werkorder die uitgaat naar firma's die in vve relatie-boek staan een projectplan kan in word of ander formaat worden geregistreerd een klacht kan resulteren in een werkorder die uitgaat naar firma's die in vve relatie-boek staan technische documentatie mbt bijv installaties kunnen in word of pdf formaat worden geregistreerd kan kan via klachten functie en actienemer bij de klacht

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

VvE Centraal Sourceboek antwoorden VvEDossier Categorie

Onderwerp

contractbeheer


Inkoop nota's Onderhoudscontracten Facturen register Status melding voor offertes en rekeningen Accorderingslijst & workflow Contracten Document Management en Archief

Garantie bepalingen op roerende zaken applicatie features

Agendering en Herinnering functie Authorisatie structuur

x x x

kunnen in pdf formaat worden geregistreerd kunnen in pdf formaat worden geregistreerd kunnen in pdf formaat worden geregistreerd

x

kunnen in pdf formaat worden geregistreerd

x x

in zeer flexibele struktuur kunnen documenten worden ingebracht - automatisch signalering van nieuwe documenten kunnen in pdf formaat worden geregistreerd

x x

Communicatie mogelijkheden onder leden vve x Derden toegang geven delen van de applicatie x Linken van facturen en bonnen en onderhoudsplan x

8.8.6

kan systeem heeft aparte functie niveaus voor vve webmaster / eigenaar / huurder / gast zeer uitgebreide mogelijkheden: naar alle of individuele eigenaren, naar groepsleden bestuur of commissies, naar externe relaties. Prikbord functie voor leden. kan, bijv makelaar, notaris of onderhoudsfirma kan leestoegang krijgen links naar andere documenten in het webdossier zijn eenvoudig in te brengen


Via VvEdossier kan elke VvE een eigen website in gebruik nemen en een digitaal dossier opbouwen met alle relevante VvE documenten en informatie. Voor bestuursleden, voor eigenaren en ook voor een eventueel beheerkantoor geeft ons concept een belangrijke verlichting in de administratie van de VvE en wordt de communicatie binnen de VvE een stuk eenvoudiger en duidelijker. De belangrijkste voordelen kort samengevat: • nieuwe eigenaren hebben direct toegang tot alle dossierstukken van de laatste jaren • als eigenaar kunt u de VvE informatie zelf op de website vinden en het bestuur of beheerkantoor krijgt minder vragen en telefoontjes • vlotter verloop van de jaarvergadering, voorafgaand zijn meningen al gepeild via het enquête tool of zijn onderwerpen al besproken via de forum discussies • uw VvE krijgt een webdossier zonder zorgen over beveiliging, webdesign, hosting of continuïteit - en dat tegen minimale kosten Wij werken als onafhankelijke internet dienstverlener samen met diverse VvE beheerkantoren maar hebben ook een groeiend aantal VvE's rechtstreeks als klant. Door ons stappenplan te gebruiken bij het vullen van het webdossier valt de VvE administratie 'vanzelf op zijn plaats' en dit blijkt voor actieve VvE's interessant maar geeft zeker ook steun aan VvE's die 'actief' willen (lees ..moeten..) worden. Elke VvE kan zonder kosten twee maanden met een proefdossier ons concept evalueren.

51 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.8.7

Aanvullingen functionele dekking

VvE Centraal Sourceboek antwoorden VvEDossier Categorie

Onderwerp

VvEdossier vastleggen basisgegevens


basis info appartementen x adresboek VvE relaties

x VvEdossier bijzondere functies discussie forum tussen eigenaren

x

eigenaren kunnen discussie items inbrengen en hierop reageren vve webmaster kan enquête vragen opstellen, eigenaren krijgen email uitnodiging om te antwoorden, systeem kent de stemwaarde van elke eigenaar dus toont meteen totaal beeld van de beantwoording. eigenaren kunnen prikbord mededelingen/aanbiedingen in systeem zetten VvE's kunnen 'gekoepeld' worden: er ontstaat dan een gemeenschappelijk dossier met documenten waar eigenaren van samenwerkende VvE's toegang toe hebben er is een pdf handboek voor zowel webmaster als voor de eigenaar. Daarnaast is er bij elk scherm/formulier een online helpscherm. het webdossier is heel flexibel te configureren door de vvE webmaster: allerlei functies kunnen aan/uit worden gezet en menu's zijn zelf te benoemen. het webdossier is alleen toegankelijk via persoonlijke aanlogkode/wachtwoord combinaties. Er zijn verschillende autorisatie niveaus gekoppeld aan de webmaster/eigenaar/huurder/gast.

x

per dag ontvangt eigenaar één email met alle nieuwe documenten in het webdossier - telkens naar keuze webmaster

x enquêtes

x prikbord x samenwerken tussen VvE's ondersteunen x systeem documentatie/handboek x flexibele configuratie x informatie beveiliging

VvEdossier signalerings en printfuncties

per appartement wordt omschrijving, breukdeel en stemwaarde vastgelegd, overeenkomstig de splitsingsakte vaste relaties van de VvE kunnen in adresboek worden gezet: onderhouds firma's, notaris, gemeente instanties e.d. Deze 'derden' kunnen eventueel ook 'kijk toegang'krijgen tot het webdossier.

email omtrent nieuwe informatie

postverzending documenten

x printen van dossier informatie x

8.8.8 • • • • • • •

naar keuze kan de printservice worden gebruikt: nieuwe documenten worden dan bij vvedossier geprint en verzonden per post naar de eigenaren (alle of die zonder emailadres) documenten uit het dossier kunnen altijd in een correctie layout worden geprint, ook zijn adresbladen eigenaren en introductiebrieven rechtstreeks printbaar.

Referenties De Graaf Adviseurs Onroerende Zaken – Rotterdam VvE Noordzeepark – Ouddorp VvE Marktstaete - Wijk en Aalborg VvE Julia Staete – Alkmaar VvE Parkzicht - Den Haag VvE Nieuw-Lant – Schiedam VVE Servicenet - Ede

Van bovenstaande gebruikers staan ervaringen genoteerd in het gastenboek op onze site.Op de site staat ook onze complete lijst van actuele gebruikers.

52 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.9 VVEgemak 8.9.1

Contactgegevens VVEgemak

Naam Contactpersoon Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Website Twitter Email adres

8.9.2

VVEgemak B.V. M. Hopman Daalwijkdreef 47 1103 AD Amsterdam 020-8202273 www.vvegemak.nl www.twitter.com/vvegemak [email protected]

Bedrijfsomschrijving VVEgemak

VVEgemak biedt VvE’s de mogelijkheid om kostenbesparend de VvE te activeren of actief te monitoren. Dit wordt in 50% van de gevallen met behulp van de online beheersoftware van VVEgemak.nl gedaan. Naast het begeleiden en beheren van VvE’s door VVEgemak wordt hulp geboden aan gemeenten om op een professionele en originele wijze de leden van VvE’s aan te zetten om actief te worden en te gaan sparen voor onderhoud. Mogelijkheden met VVEgemak voor gemeenten lopen uiteen van het houden van workshops voor in- en actieve VvE’s, het managen van de VvE klantenservice, het houden van voorlichtingsavonden en cursussen, het monitoren van reserveringen binnen de VvE’s van de gemeenten om vroegtijdig te kunnen acteren bij een terugval naar inactief, en het online aanbieden van “VVE123 inlogmogelijkheid” en functionaliteiten op de website van de gemeenten en in de huisstijl van de gemeenten. VvE’s bieden we naast functionele workshops, cursussen en informatieavonden ook producten aan die door (leden van) VvE's kunnen worden aangeschaft.

8.9.3

Productgegevens VVEgemak


8.9.4

VVE123 2011-2 140 SaaS

Klantentypering VVEgemak Verdeling naar verenigingsgrootte 5% a. 2 tot 5 leden

15% 50% 15%

b. 5 tot 10 leden c. 10 tot 25 leden

15%

d. 25 tot 50 leden e. Meer dan 50 leden

53 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.9.5

Functionele dekking VvE Gemak

VvE Centraal Sourceboek antwoorden VvEgemak Categorie

Onderwerp

leden administratie



onderhoud

contractbeheer

applicatie features

8.9.6



x


x

x x x x

x x x x x x x (x)


is ontwikkeling, oktober/november online

x

x x x x x x x

Planning Foto Databank Bonnen register Klachten adminstratie Onderhoudsadministratie Opdrachten administratie Project planning Reparatie verzoeken Technische details Vastleggen 1 of meer contractpartners per onderwerp vb onderhoud Klein onderhoud aanvraag & registratie voor leden Inkoop nota's Onderhoudscontracten Facturen register Status melding voor offertes en rekeningen Accorderingslijst & workflow Contracten Document Management en Archief Garantie bepalingen op roerende zaken

x x


x (x)

in ontwikkeling.


VVEgemak.nl is opgezet door professionals uit het notariaat, management en de ICT branche. “VVEgemak” is een reactie op de nieuwe regelgeving met het doel om het leden van een Vereniging van Eigenaren zo gemakkelijk mogelijk te maken. De software is gratis voor VvE's tot en met 9 appartementsrechten.

54 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

Door bundeling van kennis over VvE's is een betrouwbare, gebruiksvriendelijk en veilig online administratiesysteem gebouwd, speciaal voor VvE's, waarvan de informatie voor alle leden van de VvE inzichtelijk is. Van het maken van een begroting, servicekostenoverzichten, exploitatierekening en balansen tot het opstellen van de notulen van de VvE, het administratiepakket omvat alles wat er in de basis nodig is voor het beheer van een VvE. Elk lid heeft bovendien online inzage in (delen van) het softwarepakket door middel van een inlogcode en wachtwoord. In tegenstelling tot andere aanbieders richt VVEgemak zich op de particulier die op een gemakkelijke wijze zijn eigen VvE wil beheren. Aangezien stapsgewijs uitleg wordt gegeven, kan in principe iedereen, zonder boekhoudkundige kennis, de VvE financieel en administratief beheren.

8.9.7

Aanvullingen functionele dekking

Niet van toepassing

8.9.8

Referenties

Referenties worden op verzoek en in overleg kenbaar gemaakt

55 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.10 VvE-Site 8.10.1 Contactgegevens VvE-Site Naam Contactpersoon Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Website Email adres Twitter Facebook

VvE-Site.nl Martin Pruim

www.vve-site.nl [email protected] www.twitter.com/vve site www.facebook.com/home.php#!/pages/VvE-sitenl/172071546173805

8.10.2 Bedrijfsomschrijving VvE-Site VvE-site.nl is opgericht in 2009 door Martin Pruim (25). Hij maakte het pakket in eerste instantie als hobby project om de communicatie binnen de eigen VvE te verbeteren, maar al snel bleek dat meerdere VvE's deze behoefte hadden. Hij besloot het platform vanaf de grond af aan opnieuw op te bouwen en het voor alle VvE's toegankelijk te maken. Hij hoopt daarmee positief te kunnen bijdragen aan de ontwikkelingen binnen VvE's. VvE-site is dit moment het grootste en meest bezochte platform voor VvE's in Nederland en onze missie is om dit zo te houden.

8.10.3 Productgegevens VvE-Site Naam product Versie Aantal gelicenceerde gebruikers Type applicatie Actief sinds

VvE-Site nvt onbekend SaaS 2009

8.10.4 Klantentypering VvE-Site Verdeling naar verenigingsgrootte 10%

40%

56 | P a g i n a

10%

30%

10%

Verdeling gebouw ouderom

a. 2 tot 5 leden

a.

Voor 1900

b.

Van 1900-1930

c.

Van 1930 tot 1950

d. 25 tot 50 leden

d.

Van 1950 tot 1990

e. Meer dan 50 leden

e.

Na 1990

30%

20%

b. 5 tot 10 leden 50%

c. 10 tot 25 leden


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.10.5 Functionele dekking VvE-Site.nl

VvE Centraal Sourceboek antwoorden VvE-Site.nl Categorie

Onderwerp

leden administratie



x

x x x x





x x x x x x x x x x


x x x x x x x x x x x


x x x


x x x x x

onderhoud

contractbeheer

applicatie features

x x

x x x

8.10.6 Samenvatting Functionele beschrijving VvE-Site.nl is een gratis beveiligd communicatieplatform speciaal voor Vereniging van Eigenaren. Met dit online platform kunnen de leden van VvE's in een gebruiksvriendelijk systeem storingen melden, een digitaal archief voor documenten aanleggen, onderling- en groepsberichten uitwisselen, een adresboek 57 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

bijhouden, agendapunten toevoegen, een ledenadministratie bijhouden, nieuwsberichten versturen, breukdelen en servicekosten bijhouden, foto's uploaden en nog veel meer.

8.10.7 Aanvullingen Functionele onderwerpen Niet van toepassing

8.10.8 Referenties Deze worden niet vrijgegeven.

58 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.11 VvEtotaal 8.11.1 Contactgegevens VvEtotaal Naam Contactpersoon Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Website Email adres

VvEtotaal Jolanda de Jong Raadhuisstraat 11 1687 AH Wognum 06-53489972 http://www.vvetotaal.nl [email protected]

8.11.2 Bedrijfsomschrijving VvEtotaal VvEtotaal B.V. is een onderneming die zich specifiek bezighoudt met de ontwikkeling en exploitatie van software voor VvE-beheer. Het softwarepakket VvEtotaal wordt sinds 2007 naar volle tevredenheid gebruikt door zelfstandige VvE’s en professionele beheerders. Wij garanderen de gebruiker een praktische, gebruikersvriendelijke en eenvoudige toepassing. Wij willen onze software graag laten aansluiten op de behoefte van VvE-beheerders en werken dan ook nauw met hen samen bij de voortdurende ontwikkeling van onze software. Samen met onze beheerders bepalen we welke nieuwe functionaliteit in de software moet worden ingebouwd. VvEtotaal is onder nummer 51453746 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Noordwest-Nederland.

8.11.3 Productgegevens VvEtotaal Naam product Versie Aantal gelicenceerde gebruikers Type applicatie Actief sinds

VvEtotaal 2011-2 150 SaaS

8.11.4 Klantentypering VvEtotaal Niet bekend

59 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

8.11.5 Functionele dekking VvEtotaal

VvE Centraal Sourceboek antwoorden VvEtotaal Categorie

Onderwerp

leden administratie


VvE bijdragen berekening x x x x x x x x

Woningverhuur en integratie Rapportages Bewoner overzicht Leden overzicht Onderscheid eigenaar en bewoner Rapportages Agendering taken finaciële administratie

Afrekening bijdragen x x x x x

Automatisch incasso Balans opmaken Betaalmonitoring Boekhoud functionaliteit Dekking van de verzekering Exploitatiebegroting Facturering Financiële administratie Jaarverslag Laatste Waardebepaling Reservefondsen Telebanking integratie Verzekeringenprolongatie Verzekeringpolis organisatie en beheer, notulen

onderhoud

contractbeheer

applicatie features

mogelijkheid tot separate berekening verschillende type kosten

inclusief outlook alert voor profesionele beheerders: prolongaties over meerdere VvE's tegelijk starten en bereking per dag mogelijk.

x x x x x x x


gelijk aan contracten

x x

x x x x x x x x x x

enkel agenda

versie 2012


x x x x x x


x x x x

inclusief zakelijke betaalbatch gelijk aan contracten

x x

agendering bij afloop


x x x x

x x x x

versie 2012

8.11.6 Samenvatting Functionele beschrijving VvEtotaal is een zeer gebruikersvriendelijk, eenvoudig zelf in te richten en aan te leren softwarepakket, dat is gericht op de praktijk van de VvE-beheerder. 60 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

VvEtotaal is een volledig Web-based softwarepakket en geeft ondersteuning aan alle beheeractiviteiten. Het is dè oplossing voor beheerders van zowel grote als kleine VvE’s. Professionele VvE-beheerders en enthousiaste appartementseigenaren, iedereen kan er mee werken. Binnen onze praktische software kunt u als beheerder onder andere: · alle belangrijke beheerdocumenten inrichten en benaderen · prolongaties draaien en incassobestanden versturen · aanmaningen versturen · inkoopfacturen verwerken en zakelijke betaalbestanden aanmaken · bankafschriften verwerken (en bankbestanden inlezen) · jaarafsluiting draaien, inclusief aangifte Box3. Alle documenten worden in een apart dossier geplaatst · klachten en storingen afhandelen, inclusief het aanmaken van werkbonnen · meerjarenonderhoudsplanning en -begroting bijhouden · de contractadministratie bijhouden, inclusief agendering · automatisch meldingen van het systeem ontvangen via e-mail, o.a. bij storingsmeldingen Een appartementseigenaar: · kan op elk gewenst moment, 24 uur per dag, met een persoonlijke inlogcode via Internet actuele info zelf opvragen · kan notulen, agenda, jaarstukken, vergaderbesluiten, betalingsachterstand, meerjarenonderhoudsbegroting, splitsingsakte, etc. inzien · heeft een persoonlijk dossier, waarin zijn eigen informatie is opgeslagen · kan zelf onderhoudsmeldingen registreren en opvolgen

8.11.7 Functionele dekking VvE Totaal Niet van toepassing

8.11.8 Referenties Referenties worden op verzoek en in overleg kenbaar gemaakt

61 | P a g i n a


2 0 1 1

V v E

C e n t r a a l

S o u r c e b o e k

2 0 1 1

VvE Centraal Sourceboek

Recommend Documents