Vragenlijst startbijeenkomst GO| raadsinformatie Instructies voor GO| medewerker Uit te nodigen: griffier, medewerker griffie, medewerker automatisering, medewerker facilitair, medewerker communicatie, overige betrokkenen. Bedank de klant allereerst hartelijk voor de aanschaf van GO| raadsinformatie: GO| ris bis en/of GO| raad direct en/of GO| raad mobiel. Verstrek vervolgens alle aanwezigen een exemplaar van dit document. Deze vragenlijst is bedoeld als handleiding tijdens het opstartgesprek. De projectleider van GemeenteOplossingen loopt samen met de klant een aantal vragen door en vult de antwoorden in dit formulier in. Vervolgens draagt hij of zij zorg voor het opstarten van het implementatietraject. Dit exemplaar is bestemd voor zowel de klant als voor de projectleider van GemeenteOplossingen. Na verwerking van alle antwoorden in een getypt gelieve een exemplaar aan de klant te overhandigen voor ondertekening.
Projectgegevens Projectnummer: 346-10-01
Projectnaam: Raadsinformatie
Naam klantorganisatie: Gemeente Boemendaal
Communicatie projectgroep Klant
naam
e-mail
telefoon
Algemeen projectleider Garrelt de Graaff
[email protected]
023-5225671
Vormgeving
Robin Mesman
[email protected]
Facilitair
Jan van de Schrier
[email protected]
Automatisering (I&A) Gerrit Vijlbrief
[email protected]
Griffie
Karin van der Pas
[email protected]
Overige 2/ Corsa
Olga Govers
[email protected]
Nood Telefoonnummer Garrelt de Graaf/ Richard Vernooij
023-5225598
GemeenteOplossingen
telefoon
naam
e-mail
Commercieel verantwoordelijke:Jaap en Jeroen
[email protected] 050-5757833 Technisch verantwoordelijke: n.n.b.
[email protected] 050-5757833
Facilitair verantwoordelijke:
[email protected] 050-5757833
n.n.b.
Pagina 1 van 9
Gelieve alle communicatie aangaande het project te centraliseren tussen de algemeen projectleider van de klantorganisatie en de commercieel verantwoordelijke bij GemeenteOplossingen.
Planning Wordt er in de offerte een vaste einddatum genoemd?
ja
Zo ja: wat is de vaste einddatum? 24 maart 2011 wat is de gewenste streefdatum voor technische oplevering? 24 maart 2011 wat is de gewenst datum voor de proefuitzending? 8, 9 en 10 maart 2011 wat is de gewenste streefdatum voor publiek live gaan? 24 maart 2011
Zo nee:
Vormgeving GemeenteOplossingen heeft veel aandacht besteed aan de beeldschermindeling van de producten GO| raadsinformatie. Het eindresultaat daarvan is een zeer efficiënte weergave van veel informatie op een relatief klein beeldscherm. Om de consistentie te bewaken ligt de beeldschermindeling vast. GO| raadsinformatie wordt afgewerkt met uw eigen logo en huisstijlkleuren. Ook bestaat er de mogelijkheid om op een aantal vast gedefinieerde plaatsen fotomateriaal van uw organisatie in de template te verwerken. Graag ontvangen wij van u de volgende informatie 1. 2. 3. 4.
logo gemeente in hoge resolutie (bijv. EPS) kleurcodes van uw huisstijl eventueel fotomateriaal (raadzaal, gemeenteraad, gemeentehuis) huisstijlhandboek (indien aanwezig)
In veel gevallen kan uw drukker of interne repro, dan wel de afdeling communicatie u voorzien van de juiste materialen. U kunt deze ons in digitaal formaat op CD ROM doen toekomen, graag op zo kort mogelijke termijn.
Pakketsoftw are & hardw are De door u aangeschafte oplossingen zijn modulair opgebouwd. Gelieve hieronder aan te geven welke applicaties, modules en hardware zijn aangeschaft:
1. Applicatie X X X
GO| ris bis (documenten) GO| raad direct (audio, video) GO| raad mobiel (papierloos werken)
Pagina 2 van 9
2. Modules X X X X O X O X X
themadossiers kalender e-mailabonnement GO| raadsite (cms) GO| search indexfeed naar uw zoekmachine GO| regelingenbank (verordeningen) speciale documenten evenementen
O O X X O O X O
sms-alert GO| trouw direct smoelenboek raad selectie op spreker (GO) (1) namen in beeld (dB) (2) module vrije teksten (dB) (3) wie zit waar indexfeed voor extern ris bis
Toelichting (1) Selectie op spreker Markeringen op spreker worden automatisch in het videofragment geplaatst door een slimme koppeling tussen de software en het vergadersysteem. Hiervoor is tevens benodigd de module “namen in beeld”. (2) Namen in beeld Biedt de mogelijkheid om de namen van sprekers en de bijhorende partij in beeld te brengen. Het is ook mogelijk om de naam van een spreker bij een katheder weer te geven. Het systeem biedt tevens de mogelijkheid om de namen van sprekers te wijzigen. Het systeem biedt tevens de mogelijkheid om de sprekersposities te wijzigen via het bedienpaneel.
(3) Vrije teksten (uitsluitend in combinatie met “namen in beeld”) Biedt de mogelijkheid om vrij te programmeren teksten in beeld te brengen. Enkele gebruikersvoorbeelden: - “Schorsing tot 13:00 uur” - “Pauze tot 15:00 uur” De teksten kunnen zelf worden aangemaakt en gewijzigd.
Pagina 3 van 9
3. Koppelvlakken Dient er gekoppeld te worden met andere applicaties:
ja
Zo ja, op welk systeem / systemen: Corsa van BCT Wie is de applicatiebeheerder van het systeem: Olga Govers Is documentatie over het koppelvlak beschikbaar:
ja
4. Hardware streaming In geval van GO| raad direct dient minimaal 1 streamgenerator geleverd te worden. Is sprake van meerdere locaties dan dient soms een extra streamgenerator geleverd te worden als de afstand tussen de locaties groot is. Hoeveel streamgeneratoren worden geleverd: Aantal streamkaarten in streamgenerator: Levering griffielaptop:
O0 X1 O ja
X1 O2 O2 X nee
Let op: de streamgenerator dient op locatie te worden aangesloten op een dedicated internetlijn met een vast IP-adres. Dedicated, omdat anders er het risico op verstoring ontstaat (backupprocedures, etc.) De klant dient deze lijn te verzorgen. Zie ook het document “Technische randvoorwaarden”. Heeft de klant een dedicated internetlijn aangevraagd: nee De streamgenerator wordt altijd geplaatst in de systeemkast van de raadzaal. Let daarbij goed op of deze ruimte afgesloten kan worden en of ventilatie voldoende aanwezig is. De streamgenerator mag nooit uitgezet worden, dit i.v.m. onderhoudswerkzaamheden die GemeenteOplossingen regelmatig uitvoert.
5. Audiovisuele hardware Alle audiovisuele middelen worden geleverd door TechnoDesk. Voor plaatsing is veelal eerst contact nodig met de facilitaire dienst. Let op: bij sommige locaties mag niet zondermeer in muren geboord worden. De architect dient mogelijk om toestemming gevraagd te worden. Voor de implementatie van AV-hardware geldt altijd een stelpost. Dit omdat zich bij montage mogelijk nieuwe inzichten voordoen die van invloed zijn op de prijs. Bij mogelijke overschrijding dient dit altijd op voorhand aan de klant gemeld te worden en dient goedkeuring voor extra declaraties verkregen te worden. Mutaties in te leveren AV-middelen (een ook de plaatsing daarvan in de raadzaal) zijn uitsluitend mogelijk na onderlinge goedkeuring tussen de algemeen projectleider van de klant en de commercieel projectleider van GemeenteOplossingen. Houdt de communicatie strikt centraal. Let op: standaard wordt voor GO| raad direct een harddiskrecorder meegeleverd. De beheerder van de gemeente (vaak griffie en facilitair) dient zorgvuldig getraind te worden in correct gebruik van de apparatuur. Deze training wordt verzorgd vanuit AV-leverancier. [Actie GO] Informeer of de ruimte waar de AV-middelen bijgeplaatst worden voorzien is van voldoende ventilatie.
Pagina 4 van 9
Galvanische scheiding Het aanbrengen van een galvanische scheiding garandeert dat er geen enkele beïnvloeding is van bestaande audiovisuele apparatuur op de voor deze opdacht te leveren audiovisuele hardware. GemeenteOplossingen adviseert de gemeente om hiervoor zorg te dragen. De huidige AV-leverancier van de gemeente kan dit verzorgen. Op verzoek kan ook GemeenteOplossingen met een voorstel voor deze scheiding komen. X O O O
Gemeente verzorgt zelf een galvanische scheiding bij bestaande leverancier GemeenteOplossingen dient een voorstel voor levering EN implementatie van een galvanische scheiding uit te brengen GemeenteOplossingen dient een voorstel uit te brengen voor levering van een galvanische scheiding. Implementatie geschiedt door de huidige AV-leverancier van de gemeente. n.v.t.
Verantwoordelijkheden audiovisuele middelen Naast het feit dat de galvanische scheiding mogelijke vervorming (storingen) van beeld en geluid voorkomt, biedt het ook een heldere scheiding van verantwoordelijkheden. Het functioneren van alle reeds aanwezige apparatuur (bijvoorbeeld uw bestaande vergader- en audioinstallatie) wordt fysiek gescheiden van de door GemeenteOplossingen te leveren apparatuur. Interactie is uitgesloten: doet zich een storing voor in reeds apparatuur voor de scheiding, dan kan uw huidige leverancier voor een oplossing zorgen. Doet zich een storing voor na de galvanische scheiding, dan ligt de verantwoordelijkheid bij GemeenteOplossingen. Een alternatief is om onderhoud van alle audiovisuele middelen in zijn geheel bij GemeenteOplossingen onder te brengen. X O
Onderhoud bestaande AV-middelen blijft bij huidige leverancier GemeenteOplossingen dient met voorstel te komen om ook het onderhoud op bestaande AVmiddelen over te nemen.
6. Maatwerk (beperkt mogelijk) Maatwerk is voor GO| raadsinformatie slechts zeer beperkt mogelijk. Normaliter worden aanvullende wensen van klanten meegenomen in het releaseoverleg om vervolgens al dan niet in een nieuwe release ondergebracht te worden. Is er in de offerte sprake van maatwerk:
ja
Zo ja, omschrijf het maatwerk: ……………………………………………………………………………………………………………………… Profiel raadsite iGoogle ………………………………………………………………………………………………………………………
7. Contentmigratie Wordt contentmigratie vanuit een huidig ris bis aangeboden:
nee
Zo ja, uit welke applicatie dient content gemigreerd te worden? …………………………………… Wie is de applicatiebeheerder? …………………………………………………… Is informatie over de exportmogelijkheden bekend? ……………………………………………………
Pagina 5 van 9
Servicecontracten De oplossing GO| raadsinformatie worden ondersteund door diverse servicepakketten. Hieronder kunt u de gekozen servicepakketten aangeven: 1. O X
Servicecontract voor GO| ris bis en GO| raad direct (verplicht!) Basis garantie blijvende werking bestaande functionaliteit Compleet verbetering bestaande functionaliteit en nieuwe functionaliteit stemrecht in GO| gebruikersgroep (separate contributiegelden)
2. Ondersteunende dienst voor plaatsen markeringen X Geen (standaard) O Abonnement 1: Basis next day Servicemedewerker kijkt niet mee, markeringen agendapunt next day O Abonnement 2: Full service next day (piepernummer verstrekken!) Servicemedewerker kijkt mee, markeringen agendapunt next day O Abonnement 3: Full service same day Servicemedewerker kijkt mee, markeringen agendapunt same day 4. Onderhoud op streamgenerator (verplicht!) X Ja 5. Preventief onderhoud op AV-hardware Preventief onderhoud op AV-middelen bestaat uit werkzaamheden gericht op het handhaven van de functionaliteit van de te onderhouden apparatuur. Hiermee verkleint u de kans op storingen en vergroot u de beschikbaarheid van de AV-middelen. O X O
ja, preventief onderhoud (als optie in offerte aangeboden) nee, geen preventief onderhoud graag een SLA op maat voor AV-middelen (meerprijs, offerte op maat!)
Let op: op hardware zit standaard 1 jaar fabrieksgarantie NB. In alle gevallen ontvangen we graag een agenda van alle geplande vergaderingen voor minimaal de komende 6 maanden. Alle servicewerkzaamheden kunnen dan zorgvuldig ingepland worden. Agenda vergaderingen ontvangen:
ja
Pagina 6 van 9
Hosting Technische randvoorwaarden Bij aanschaf van alleen GO| ris bis (dus zonder GO| raad direct) wordt standaard een hostingabonnement meegeleverd. Deze staat in de offerte vermeld. Bij aanschaf van GO| raad direct is hosting inbegrepen in het streamingabonnement. Bij gecombineerde aanschaf van GO| ris bis en GO| raad direct is hosting eveneens in het streamingabonnement inbegrepen. Het is van groot belang om de afdeling automatisering te voorzien van de nieuwste versie van het document “Technische randvoorwaarden” indien GO| raad direct is aangeschaft. Is het document “Technische randvoorwaarden” verstrekt:
ja
Domeinnaam Op welke domeinnaam wilt u de informatie publiceren: …………………………………………………… Bijvoorbeeld als subdomain: gemeenteraad.haarlemmermeer.nl: aan te vragen via gemeente) Bijvoorbeeld als separate domeinnaam: gemeenteraad.bloemendaal.nl: aan te vragen via gemeente of als extra dienst via GemeenteOplossingen a € 89 eenmalig + € 35 per jaar) Extra beveiliging (aanbevolen) Indien GO| raadsinformatie wordt voorzien van een besloten omgeving adviseert GemeenteOplossingen de aanschaf van een SSL-sleutel. De kosten hiervan zijn voor rekening van de klant. GemeenteOplossingen kan bemiddelen bij de aanvraag van een SSL-sleutel. De bijkomende kosten zijn dan: € 178 exclusief 19% B.T.W. Is een SSL-sleutel wenselijk voor besloten omgeving:
ja
Aanvraag via GemeenteOplossingen?
Ja
Training & Opleiding Bij GO| raadsinformatie wordt standaard een training meegeleverd. De praktijk leert dat 1 dagdeel volstaat. Voor de training is meestal de griffier aanwezig. Daarnaast zien we wisselende samenstellingen, met als mogelijkheid: medewerkers griffie, medewerkers communicatie, medewerkers automatisering en webmasters. Ons advies is om minimaal de griffier in combinatie met griffiemedewerkers uit te nodigen voor de training. Zij zijn immers de aangewezen personen daar waar het gaat om content. Indien het plaatsen van markeringen voor GO| raad direct is uitbesteedt, hoeft voor dat onderdeel geen training gegeven te worden. De training wordt in principe verzorgd door de technisch verantwoordelijke van GemeenteOplossingen en geschiedt in-house bij de klant. Training, zowel voor de software als voor de geleverde audiovisuele middelen vindt plaats na oplevering en voor ingebruikname. Gelieve tijdig afspraken te maken over een geschikte datum. Let op: voor ingebruikname is soms een korte introductie aan de raad in de offerte opgenomen. Daarbij legt de commercieel projectverantwoordelijke van GemeenteOplossingen kort de werking van de publicatieomgeving uit aan de gemeenteraad en presenteert een aantal do’s en dont’s. Is een mediatraining opgenomen in de offerte: nee
Pagina 7 van 9
De eerste uitzending Proefuitzending De eerste uitzending is altijd een proefuitzending. Deze wordt uitgezonden op een webadres dat niet bij de burger bekend is. Meestal is dit: gemeentenaam.gemeenteoplossingen.nl. De uitzending is bedoeld om de raad te laten kennismaken met het medium en om alle geleverde audiovisuele middelen en software te testen. Bij deze eerste uitzending is minimaal een AV-specialist van GemeenteOplossingen aanwezig. Veelal is een extra medewerker van GemeenteOplossingen aanwezig om te ondersteunen bij het plaatsen van markeringen en om eventuele vragen te beantwoorden. De eerste uitzending wordt zowel door de klant als door GemeenteOplossingen geëvalueerd. Bij groen licht vinden de volgende uitzendingen via de officiële domeinnaam plaats. Promotie GemeenteOplossingen adviseert om via diverse media voldoende ruchtbaarheid te geven aan deze extra dienstverlening aan de burger. De ervaring leert dat communicatie via de eigen website, in de lokale krant, flyers, posters in de hal van het gemeentehuis, interviews met de lokale omroep, vermelding van het webadres op officiële uitingen van de gemeenteraad etcetera aantoonbaar positief bijdragen aan de kijkcijfers. Indien de module GO| statistieken is aangeschaft kan de gemeente zelf op eenvoudige wijze inzicht krijgen in het aantal kijkers per live uitzending, alsmede agendapunten in het archief.
Pagina 8 van 9
Overige Zijn er nog opmerkingen, vragen of bijzonderheden? Gelieve deze hieronder te noteren. Maak heldere afspraken over wanneer eventuele terugkoppeling op deze zaken plaatsvindt. Autorisatieniveaus.... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..
Akkoordverklaring Datum akkoord : …………………………………..
Handtekening algemeen projectleider klant: …………………………………..
Akkoord commercieel verantwoordelijke GemeenteOplossingen: …………………………………..
NB. Archiveer dit getekende document in de rode, witte en groene map. Verstrek altijd een kopie aan de klant ter ondertekening.
Pagina 9 van 9
