Raadsinformatie INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING... 4

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ INHOUDSOPGAVE 1.

INLEIDING ....................................................................................................................................... 4

2.

DUALISME....................................................................................................................................... 4 2.1 DUALISME EN BESTUURSBEVOEGDHEDEN ..................................................................................... 4 2.1.1 De actieve informatieplicht ............................................................................................. 5 2.1.2 Inlichtingen en wensen en bedenkingen....................................................................... 5

3.

DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE........................................................................................... 6 3.1 DE GEMEENTERAAD ..................................................................................................................... 6 3.2 HET PRESIDIUM ........................................................................................................................... 6 3.3 DE RAADSCOMMISSIES ................................................................................................................ 6 3.4 DE AGENDACOMMISSIE ................................................................................................................ 7 3.5 DE RAADSWERKGROEPEN ............................................................................................................ 7 3.6 DE RAADSGRIFFIER EN DE GRIFFIE................................................................................................ 8 3.7 HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS ................................................................... 8 3.8 DE BURGEMEESTER ..................................................................................................................... 8 3.9 DE WETHOUDERS ........................................................................................................................ 9 3.10 DE GEMEENTESECRETARIS .......................................................................................................... 9 3.11 DE AMBTELIJKE ORGANISATIE ....................................................................................................... 9 3.11.1 De directieraad ................................................................................................................. 9 3.11.2 De sectoren en bedrijven ................................................................................................ 9

4.

DE BESTUURLIJKE KALENDER................................................................................................. 10

5.

DE INSTRUMENTEN VAN DE RAAD EN RAADSLEDEN .......................................................... 10 5.1 5.2 5.3 5.4

HET RECHT VAN INITIATIEF VAN IEDER RAADSLID ......................................................................... 11 HET RECHT VAN AMENDEMENT VAN IEDER RAADSLID ................................................................... 11 MOTIES ..................................................................................................................................... 11 HET RECHT OP AMBTELIJKE BIJSTAND VOOR DE RAAD EN IEDER INDIVIDUEEL RAADSLID EN FRACTIEONDERSTEUNING ............................................................................................................ 11 5.4.1 Ambtelijke bijstand........................................................................................................ 12 5.4.2 Fractieondersteuning .................................................................................................... 12 5.4.3 Voorzieningen ................................................................................................................ 12 5.5 HET MONDELING EN SCHRIFTELIJK VRAGENRECHT VAN IEDER RAADSLID/INLICHTINGENPLICHT COLLEGE .................................................................................................................................... 12 5.5.1 Mondelinge en schriftelijke vragen.............................................................................. 12 5.5.2 Vragenuurtje................................................................................................................... 13 5.6 HET RECHT VAN INTERPELLATIE ................................................................................................. 13 5.7 HET RECHT VAN ONDERZOEK (ENQUÊTE) .................................................................................... 13 5.8 DE REKENKAMERCOMMISSIE ...................................................................................................... 13 6.

DE PLANNING EN CONTROLCYCLUS....................................................................................... 13 6.1 DE FINANCIËLE VERORDENING ................................................................................................... 14 6.2 DE ACCOUNTANTSVERORDENING ............................................................................................... 14 6.3 DE AUDIT COMMISSIE ................................................................................................................. 14 6.4 ONDERZOEKEN DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID ............................................................. 14 6.5 DE P&C-INSTRUMENTEN ........................................................................................................... 15 6.5.1 De planningsinstrumenten ........................................................................................... 15 6.5.1.1 De perspectiefnota ........................................................................................................ 15 6.5.1.2 De programmabegroting............................................................................................... 16 6.5.1.3 De productenraming...................................................................................................... 17 6.5.1.4 De begrotingswijzigingen ............................................................................................. 17 6.5.2. De rapportage-instrumenten ........................................................................................ 17 6.5.2.1 De beleidsrapportage aan de raad ............................................................................... 17 6.5.2.2 De managementrapportage aan het college ............................................................... 17 6.5.2.3 De progammarekening.................................................................................................. 18

__________________________________________________________________________________________ November 2007 1

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ 6.5.2.4 De productenrealisatie .................................................................................................. 18 7.

DE BESLUITVORMINGSPROCEDURE ....................................................................................... 18 7.1 DE VOORBEREIDENDE FASE ....................................................................................................... 19 7.2 BEHANDELING IN HET COLLEGE .................................................................................................. 20 7.3 BEHANDELING IN DE RAADSCOMMISSIE ....................................................................................... 20 7.4 BEHANDELING IN DE RAADSVERGADERING .................................................................................. 22 7.4.1 De agenda....................................................................................................................... 22 7.4.2 Ingekomen stukken ....................................................................................................... 22 7.4.3 Afsprakenlijst ................................................................................................................. 23 7.4.4 Zitplaatsen tijdens raadsvergadering.......................................................................... 23 7.4.5 Spreektijdenregeling ..................................................................................................... 23 7.4.6 Rol en positie raad en college tijdens raadsvergaderingen..................................... 23 7.4.7 Afhandeling raadsvergadering..................................................................................... 23 7.5 BEKENDMAKING VAN COLLEGE- EN RAADSBESLUITEN .................................................................. 24 7.6 GEHEIMHOUDING EN VERTROUWELIJKHEID ................................................................................. 24 7.6.1 Het opleggen van geheimhouding op grond van de Gemeentewet ......................... 24 7.6.2 Vertrouwelijkheid op grond van de Algemene wet bestuursrecht ........................... 25 7.6.3 De Wet openbaarheid van bestuur............................................................................... 25 7.6.4 Positie raad en individuele raadsleden ....................................................................... 26 7.7 INSPRAAK EN PARTICIPATIE ........................................................................................................ 26 7.7.1 Onderscheid inspraak en participatie ......................................................................... 26 7.7.2 De inspraakverordening................................................................................................ 26 7.7.3 Participatiebeleid ........................................................................................................... 27 7.8 PROCEDURES RUIMTELIJKE ORDENING ....................................................................................... 27 7.8.1 Inspraak bij ruimtelijke ordeningprocedures.............................................................. 27 7.8.2 Het bestemmingsplan ................................................................................................... 27 7.8.3 Het structuurplan ........................................................................................................... 28 7.8.4 Uitwerkings- of wijzigingsplan ex artikel 11 Wro ....................................................... 28 7.8.5 Artikel 19 lid 1 Wro-procedure...................................................................................... 29 7.8.6 Het voorbereidingsbesluit ............................................................................................ 29 7.8.7 De gebiedsvisie.............................................................................................................. 29

8.

GEDRAGSCODES EN INTEGRITEIT........................................................................................... 30

9.

HUISHOUDELIJKE ZAKEN .......................................................................................................... 30 9.1 HET SECRETARIAAT VAN DE GRIFFIE ........................................................................................... 30 9.2 Nevenfuncties .................................................................................................................... 31 9.3 Persberichten..................................................................................................................... 31 9.4 Activiteitenschema raad ................................................................................................... 31 9.5 DE BODEKAMER EN DE BODES .................................................................................................... 31 9.5.1 Postvakjes en postverzending ..................................................................................... 31 9.5.2 Toegangspas en sleutels .............................................................................................. 31 9.6 HUIS VAN ZESSEN ..................................................................................................................... 32 9.6.1 Leeskamer ...................................................................................................................... 32 9.6.2 Vergaderruimte .............................................................................................................. 32 9.6.3 Keuken en overige faciliteiten ...................................................................................... 32 9.6.4 Alarmsysteem ................................................................................................................ 32 9.6.4 Affiches........................................................................................................................... 32 9.6.6 Rookbeleid...................................................................................................................... 32

__________________________________________________________________________________________ November 2007 2

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ BIJLAGEN Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Bijlage 4

Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7

Vergaderschema 2007 Samenvattend overzicht instrumenten raad Formats instrumenten raad: • format initiatiefvoorstel • format amendement • format motie • format schriftelijke vragen aan het college • format verzoek tot het houden van een interpellatie • format melding stellen van vraag in vragenuur raad • format verzoek om inlichtingen van college(leden) • format verzoek bijeenroepen extra vergadering raad/commissie • format voorstel agenderen raad Verordeningen • reglement van orde voor de raadsvergaderingen • verordening op de vaste commissies van de raad • verordening ambtelijke bijstand • verordening commissie bezwaarschriften • verordening op de fractieondersteuning • verordening voorzieningen voor wethouders, raads- en commissieleden gemeente Alkmaar 2005 • reglement op de fractieassistent • enquêteverordening gemeente Alkmaar • verordening op de rekenkamercommissie • verordening bezwaarschriften • verordening vertegenwoordiging van de gemeente in besturen • verordening burgerinitiatief • referendumverordening • inspraakverordening (+ nota participatiebeleid) • verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Alkmaar 2004 • financiële verordening gemeente Alkmaar 2003 • accountantsverordening • reglement op de auditcommissie • gedragscode bestuurlijke integriteit gemeenteraad • protocol actieve informatieplicht • huishoudelijk reglement van het presidium van de raad van Alkmaar Overzicht kadernota's Organogram Telefoonlijst

__________________________________________________________________________________________ November 2007 3

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________

1. Inleiding Deze informatiemap is bedoeld als een praktisch hulpmiddel voor raads-en commissieleden en fractieassistenten. In het kort wordt ingegaan op de bestuursbevoegdheden van de raad, het college en de burgemeester, de gemeentelijke organisatie, de diverse instrumenten die de raad ter beschikking staan, de planning & controlcyclus, de besluitvormingsprocedure, integriteit en een aantal algemene huishoudelijke zaken. Met de informatiemap wordt geen volledigheid gepretendeerd. De informatiemap is ook beschikbaar op de gemeentelijke website (www.gemeenteraad.alkmaar.nl) Door middel van diverse links kan men snel bij nadere informatie komen, zoals diverse verordeningen en formats. Vanuit de griffie zal de informatiemap regelmatig geactualiseerd worden. De informatiemap is ook in een 'papieren' versie beschikbaar. Regelmatig vindt een update plaats. Voor de 'papieren' versie is gekozen voor een losbladig systeem, zodat op een gemakkelijke wijze mutaties aangebracht kunnen worden of eigen gegevens kunnen worden toegevoegd. Suggesties, vragen en opmerkingen zijn zeer welkom. Deze kunt u doorgeven aan de griffie ([email protected] of telefoon 072-5489342).

2.

Dualisme

In 2002 is de Wet dualisering gemeentebestuur (dualisme) ingevoerd. De kern van de dualisering is de ontvlechting van de raad en het college. Dat is gebeurd door een scheiding aan te brengen in de samenstelling, de functies en de bevoegdheden van raad en college. Een wethouder is niet meer tegelijkertijd raadslid. De bestuursbevoegdheden zijn bij het college geconcentreerd. De kaderstellende en controlerende taken van de raad zijn versterkt en er is meer nadruk komen te liggen bij zijn vertegenwoordigende functie.

2.1

Dualisme en bestuursbevoegdheden

Bij bestuursbevoegdheden gaat het om uitvoerende bevoegdheden, bevoegdheden tot het nemen van concrete beslissingen (beschikkingen en besluiten met een algemene strekking) en de vaststelling van beleidsregels. Er zijn drie soorten bestuursbevoegdheden: • in de Gemeentewet opgenomen bestuursbevoegdheden; • in de medebewindwetten opgenomen bestuursbevoegdheden; • de in de grondwet verankerde autonome bestuursbevoegdheid. De Wet dualisering gemeentebestuur, die op 7 maart 2002 in werking is getreden, heeft ertoe geleid dat de meeste in de Gemeentewet opgenomen bestuursbevoegdheden zijn verschoven van de raad naar het college. De belangrijkste van deze bestuursbevoegdheden van het college zijn opgenomen in artikel 160 van de Gemeentewet. De bevoegdheid tot het vaststellen van de begroting en de rekening, het vaststellen van verordeningen, het vaststellen van (andere) algemene regels of het vaststellen van plannen met een verordenend karakter blijven de bevoegdheid van de raad. Op 8 maart 2006 is de Wet dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden in werking getreden. Met deze wet is de bevoegdheidsverdeling in medebewindwetgeving in overeenstemming gebracht met de uitgangspunten van de Wet dualisering gemeentebestuur. Van een medebewindwet is sprake als een gemeente wordt opgedragen de wet in enigerlei vorm mee uit voeren. De betekenis van deze wet is dat bevoegdheden die eerder waren toebedeeld aan de raad nu tot de competentie van het college behoren, tenzij deze bevoegdheid bij of krachtens de wet aan de burgemeester is toegekend. Er gaan geen bevoegdheden over van het college naar de raad, maar van de raad naar het college. Tal van bijzondere wetten zijn aangepast. Een aantal bestuursbevoegdheden blijft echter, als uitzondering op de regel, toch tot de bevoegdheid van de raad behoren. Het gaat hier in het bijzonder om besluiten over prostitutie en kansspelen. Daarnaast wordt de raad uitdrukkelijk genoemd als bevoegd bestuursorgaan, daar waar de medebewindstaak bestaat uit regelgeving (kaderstelling).

__________________________________________________________________________________________ November 2007 4

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ Dit betekent niet dat de raad op deze collegebevoegdheden geen invloed kan uitoefenen. In de Gemeentewet zijn drie nieuwe procedures opgenomen, die er voor zorgen dat de raad politieke invloed kan uitoefenen. Het gaat om de procedures 'actieve informatieplicht', 'inlichtingen' en 'wensen en bedenkingen'. De autonome bestuursbevoegdheden liggen op grond van artikel 147 van de Gemeentewet bij de raad. Het gaat hier om bevoegdheden die niet bij enig wettelijk voorschrift worden gevorderd van een gemeentelijk orgaan. 2.1.1 De actieve informatieplicht De actieve informatieplicht is in de Gemeentewet opgenomen in de artikelen 169, tweede lid en 180, tweede lid. Het college (en elk van zijn leden afzonderlijk) en de burgemeester moeten uit zichzelf de raad alle inlichtingen verstrekken die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Het college en de burgemeester blijven altijd zelf verantwoordelijk voor de actieve informatieplicht. Tussen de raad en het college zijn afspraken gemaakt, die in een protocol (zie protocol actieve informatieplicht) vastgelegd zijn. Het protocol heeft het karakter van een richtlijn voor het omgaan met de informatieplicht van het college en de burgemeester aan de raad. Er zullen echter altijd gevallen zijn die niet in een hokje te plaatsen zijn. Bestuurlijke gevoeligheid en politieke intuïtie bij collegeleden, raadsleden en de ambtelijke organisatie blijven dan ook onontbeerlijk. 2.1.2 Inlichtingen en wensen en bedenkingen De passieve informatieplicht bestond ook al voor de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur. Deze passieve informatieplicht is geregeld in artikel 169, derde lid, en 180, derde lid, Gemeentewet. Bij de passieve informatieplicht gaat het om het op verzoek van een raadslid verstrekken van inlichtingen. De actieve informatieplicht regelt juist dat een collegelid uit zichzelf de raad informeert. De Gemeentewet bepaalt dat het college en de burgemeester de raad alle inlichtingen geven die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. In artikel 169, vierde lid, Gemeentewet is een bijzondere informatieverplichting voor het college opgenomen. De algemene informatieverplichting is van toepassing op alle bevoegdheden van het college. De bijzondere informatieverplichting heeft betrekking op de uitoefening van de vier bevoegdheden (artikel 160, eerste lid onder e, f, g en h), te weten: • de bevoegdheid tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten; • de bevoegdheid rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures namens de gemeente of het gemeentebestuur te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten; • de bevoegdheid ten aanzien van de voorbereiding van de civiele verdediging; • de bevoegdheid om jaarmarkten in te stellen, af te schaffen of te veranderen. Deze bijzondere informatieverplichting houdt in dat het college en elk van zijn leden afzonderlijk in twee gevallen verplicht zijn om de raad vooraf over de uitoefening van genoemde bevoegdheden te informeren, namelijk: • indien de raad daarom verzoekt; • indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. De toegevoegde waarde van artikel 169, vierde lid, ligt vooral hierin dat deze tevens een hoorverplichting bevat voor het college met betrekking tot de vier genoemde bevoegdheden. Is van ingrijpende gevolgen voor de gemeente sprake, dan mag het college namelijk geen besluit nemen dan nadat de raad door het college in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Deze hoorplicht gaat verder dan de algemene informatieplicht. Bij spoedeisende beroepsprocedures kan het college de raad informeren, nadat het besluit is genomen. In een dergelijke situatie dient het college de raad uiteraard zo snel mogelijk na het genomen besluit te informeren. In artikel 160, lid 2 Gemeentewet is geregeld dat het college, voordat het besluit tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties van onderlinge waarborgmaatschappijen, de raad nadrukkelijk vraagt om een reactie op het voorgenomen collegebesluit. De raad moet vooraf wensen en bedenkingen kunnen uiten. __________________________________________________________________________________________ November 2007 5


3.

De gemeentelijke organisatie

In dit hoofdstuk treft u een korte beschrijving aan van de gemeentelijke organisatie, waaronder de gemeentelijke bestuursorganen (gemeenteraad, college en burgemeester) en de ambtelijke ondersteuning (raadsgriffie en ambtelijke organisatie). Ook wordt kort ingegaan op de functie van het presidium, de wethouders en de gemeentesecretaris.

3.1

De gemeenteraad

De gemeenteraad staat aan het hoofd van de gemeente en bestaat uit 37 raadsleden. De raad vertegenwoordigt de gehele bevolking van de gemeente zegt artikel 7 van de Gemeentewet. Met dat artikel wordt tot uitdrukking gebracht dat de gemeenteraad, als vertegenwoordigend orgaan, bij zijn besluiten de belangen van alle inwoners van de gemeente in aanmerking moet nemen. De gemeenteraad heeft drie belangrijke rollen, te weten de volksvertegenwoordigende, de kaderstellende en de controlerende rol: • de volksvertegenwoordigende rol manifesteert zich vooral bij de raadsvergaderingen, maar ook moet gedacht worden aan het bijwonen van bijeenkomsten en activiteiten in de lokale gemeenschap; • de kaderstellende rol van de gemeenteraad komt het duidelijkst tot uitdrukking bij het vaststellen van de begroting (het budgetrecht) en bij verordeningen. Met kaderstelling wordt bedoeld het aangeven binnen welke grenzen de uitvoering van het beleid zich moet begeven. Andere mogelijkheden van kaderstelling zijn bijvoorbeeld: * moties, waarin uitspraken worden gedaan die bijsturing van het beleid beogen; * beleidsnotities: de raad kan het college vragen een beleidsnotitie op te stellen, wat de raad de mogelijkheid geeft tot bijsturing; * het indienen van initiatiefvoorstellen; * verordeningen; * kaderstellende nota's. • voor het uitoefenen van de controlerende rol heeft de raad ook verschillende instrumenten, zoals de jaarrekening, de bestuursrapportages en de rekenkamercommissie. De raad vergadert in de regel op de eerste donderdag van de maand. De vergaderingen beginnen om 20.00 uur en zijn openbaar (klik hier voor het vergaderschema). De werkwijze bij de raadsvergaderingen is opgenomen in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen.

3.2

Het presidium

Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad, de fractievoorzitters en de griffier. De vergaderingen van het presidium zijn openbaar. Het presidium is belast met procedurele aspecten ten behoeve van het functioneren van de raad en de raadscommissies in zijn algemeenheid. De inhoudelijke aspecten zijn voorbehouden aan de raad en de raadscommissies zelf. Een andere belangrijke taak van het presidium betreft het uitoefenen van het werkgeverschap van de griffie namens de raad.

3.3

De raadscommissies

In de raadscommissies wordt de besluitvorming van de raad voorbereid of vindt overleg met het college plaats. De belangrijkste taak van de raadscommissies is advisering aan de raad. Daar waar de raadscommissie zelf bevoegd is, kan de raadscommissie zelf besluiten nemen. Dit komt vooral voor in het traject van kaderstellen en in bepaalde RO-procedures. Er zijn drie raadscommissies: • de raadscommissie Bestuur en Middelen met als aandachtsgebieden: algemeen bestuurlijke zaken, openbare orde en veiligheid, grote stedenbeleid, financiën, onderzoek gemeenterekening, personeel en organisatie, communicatie, onderzoek en statistiek en informatievoorziening; • de raadscommissie Samenlevingszaken met als aandachtsgebieden: sociale zaken en werkgelegenheid, onderwijs, emancipatie, kredietbank, welzijn, Wet maatschappelijke ondersteuning, cultuur, wijkgericht samenwerken, migrantenbeleid, sport en volksgezondheid;

__________________________________________________________________________________________ November 2007 6

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ •

de raadscommissie Stedelijke Ontwikkeling en Beheer met als aandachtsgebieden: ruimtelijke ontwikkeling, investeringsbudget stedelijke vernieuwing, volkshuisvesting, grondzaken, economische zaken, verkeer, toerisme, stadsbeheer, centrummanagement, milieu- en energiezaken.

De raadscommissies komen in principe éénmaal per maand, voorafgaande aan een raadsvergadering, bijeen. Zij bepalen hun eigen agenda. De agenda wordt in overleg met de commissiegriffier door de voorzitter van de betreffende raadscommissie opgesteld. Een raadscommissie kan wethouders vragen haar te informeren, overleg te voeren, of verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes. De vergaderingen zijn openbaar. Wel kan een raadscommissie besluiten bepaalde agendapunten in beslotenheid te behandelen. De werkwijze van de raadscommissies is opgenomen in de Verordening op de vaste commissies. In elke raadscommissie zitten vertegenwoordigers van iedere fractie. Naast raadsleden kunnen dat ook fractieassistenten zijn die zitting hebben. Iedere fractie mag zich bij laten staan door maximaal drie fractieassistenten (zie reglement op de fractieassistent). Een fractieassistent wordt door een fractie aangesteld om haar behulpzaam te zijn bij de raadswerkzaamheden. Een fractieassistent heeft in principe dezelfde rechten en plichten als een raadslid (dus ook geheimhouding), maar kan niet deelnemen aan raadsvergaderingen. Daarnaast is er een vaste commissie, die indien de gemeenteraad dient te beslissen op een bezwaarschrift, is belast met de voorbereiding van de behandeling en de advisering op het bezwaarschrift. Deze commissie bestaat uit vijf leden, die door de raad uit zijn midden worden benoemd en 5 plaatsvervangende leden. Het secretariaat van de commissie wordt bekleed door een door het college aan te wijzen ambtenaar. De werkwijze van de commissie is opgenomen in de Verordening bezwaarschriften.

3.4

De agendacommissie

Conform artikel 5a van het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen heeft de raad een agendacommissie. De agendacommissie bestaat uit de voorzitter van de raad, de voorzitters c.q. plaatsvervangend voorzitters van de raadscommissies, de griffier en de commissiegriffiers. De voorzitter van de raad is voorzitter van de agendacommissie. De taak van de agendacommissie is het actualiseren van de bestuurlijke kalender en de voorbespreking van de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. De agendacommissie gaat bij de agendering en prioritering van onderwerpen op de bestuurlijke kalender uit van de politieke actualiteit, de politieke verhoudingen binnen de raad en de realiseerbaarheid voor het college. De agendacommissie vergadert volgens het vergaderschema (zie vergaderschema).

3.5

De raadswerkgroepen

De raad c.q. het presidium kan besluiten tot het instellen van een raadswerkgroep en regelt dit in een door de raad vast te stellen startnotitie. In de startnotitie zijn de volgende elementen opgenomen: doelstelling/resultaat van de opdracht samenstelling van de raadswerkgroep de aanleiding van de opdracht de betrokkenheid/inzet van de ambtelijke organisatie/college aan de opdracht c.q. raadswerkgroep het mandaat en de taak van de raadswerkgroep de tijdsplanning van de opdracht het budget van de raadswerkgroep moment(en) van tussentijdse- en eindrapportage van de raadswerkgroep gremia waaraan de raadswerkgroep rapporteert eventuele randvoorwaarden. Om ook kleinere fracties de mogelijkheid te bieden deel te nemen in raadswerkgroepen kunnen ook fractieassistenten deelnemen. De leden van een raadswerkgroep regelen zelf de onderlinge taakverdeling. Raadswerkgroepen kunnen hoorzittingen houden, overleg plegen, discussies organiseren en dergelijke met bijvoorbeeld burgers, organisaties, bedrijven, college, ambtelijke __________________________________________________________________________________________ November 2007 7

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ organisatie, deskundigen. Een medewerker van de griffie voert het secretariaat van een raadswerkgroep en adviseert over te voeren processen. Ten aanzien van toevoeging van ambtelijke deskundigheid vanuit de gemeentelijke organisatie vindt overleg plaats met de gemeentesecretaris. Uitgangspunt voor ambtelijke deelname is wel dat de betreffende ambtenaar of ambtenaren voldoende mandaat heeft/hebben. Vanuit de griffie wordt een overzicht opgesteld en bijgehouden van bestaande raadswerkgroepen en deelnemende fracties daarin.

3.6

De raadsgriffier en de griffie

In de Gemeentewet is bepaald dat elke gemeente een raadsgriffier moet aanstellen. De raadsgriffier heeft als taak de raad en de door de raad ingestelde commissies te ondersteunen in zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functie. De raadsgriffier wordt door de raad benoemd (en ontslagen). De raadsgriffier is in de vergadering van de raad aanwezig. Daarnaast voert hij afstemmingsoverleggen met de gemeentesecretaris, de burgemeester en de ambtelijke organisatie. Onder leiding van de raadsgriffier ondersteunen de medewerkers van de raadsgriffie de raad bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden en taken. Zo helpt de raadsgriffie bij de voorbereiding van de raads- en commissievergaderingen, worden vragen van raadsleden beantwoord, zorgt de raadsgriffie voor de beantwoording van aan de gemeenteraad gerichte brieven voor zover deze niet ter afhandeling in handen van het college worden gesteld en biedt ze, wanneer de raad daaraan behoefte heeft, ook ondersteuning bij het opstellen van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. De raadsgriffie bestaat uit 6 medewerkers (5,3 formatieplaatsen): • A.P.A. Koolen, raadsgriffier en tevens commissiegriffier raadscommissie Bestuur en Middelen (telefoon 072-5489332, email [email protected]) • E. Kroon, plaatsvervangend griffier en tevens raadsadviseur en commissiegriffier raadscommissie Stedelijke Ontwikkeling en Beheer (telefoon 072-5489333, email [email protected]) • J.F. Ningen-Landman, raadsadviseur en tevens commissiegriffier raadscommissie Samenlevingszaken en secretaris Rekenkamercommissie (telefoon 072-5489342, email [email protected] • Vacature, junior-raadsadviseur (telefoon 072-5489161 • S. Zuiderduin, communicatie-adviseur (telefoon 072-5488113, email [email protected]) • Z. Bes, management-assistent (telefoon 072-5489343 email [email protected]) De medewerkers van de raadsgriffie worden door de raad benoemd (en ontslagen).

3.7

Het college van burgemeester en wethouders

Het college is belast met het dagelijks bestuur van de gemeente en met de voorbereiding en uitvoering van gemeenteraadsbesluiten. Het college is bevoegd de dagelijkse praktische beslissingen te nemen, zoals het aanstellen van gemeentepersoneel (met uitzondering van het personeel van de raadsgriffie) en het doen van aan- of verkopen. De burgemeester is voorzitter. Er is sprake van collegiaal bestuur. Dit betekent dat het college gezamenlijk besluiten neemt. De gemeentesecretaris is als adviseur bij de vergaderingen aanwezig. Het college vergadert elke dinsdagochtend. De vergaderingen beginnen om 09.00 uur en zijn niet openbaar. De meest belangrijke besluiten van het college worden tijdens een persconferentie op woensdagochtend openbaar gemaakt en toegelicht. Het openbare gedeelte van de besluitenlijst wordt wekelijks op de website van de gemeente geplaatst.

3.8

De burgemeester

De burgemeester is voorzitter van het college, van de gemeenteraad en van het presidium. De burgemeester bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening van de gemeente en ziet er op toe dat de gemeente de bevolking betrekt bij het maken van beleid. Dat geldt ook voor de adequate behandeling van bezwaarschriften en klachten. In het burgerjaarverslag legt de burgemeester hierover jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad. De burgemeester heeft, net als de wethouders, een eigen portefeuille. Hij is wettelijk verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid en vertegenwoordigt de gemeente bij officiële gelegenheden. Als de burgemeester afwezig is, wordt hij in de raad vervangen door de plaatsvervangend raadsvoorzitter (een door de raad tot plaatsvervangend voorzitter benoemd raadslid) en in het college door één van de loco-burgemeesters.

__________________________________________________________________________________________ November 2007 8


3.9

De wethouders

De wethouders vormen samen met de burgemeester het college. Elke wethouder is verantwoordelijk voor een aantal (beleids)terreinen, zoals bijvoorbeeld financiën, sport of verkeer, die tot zijn of haar portefeuille behoren (zie portefeuilleverdeling college). Met de ambtenaren bereidt de wethouder zijn voorstellen voor die aan het college of aan de raad worden voorgelegd. De wethouders worden benoemd (en ontslagen) door de raad.

3.10 De gemeentesecretaris De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar in de ambtelijke organisatie en is tevens de eerste adviseur van het college van burgemeester en wethouders. Hij wordt door het college benoemd (en ontslagen) en staat het college en de door het college ingestelde bestuurscommissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. De gemeentesecretaris is bij de vergaderingen van het college aanwezig.

3.11 De ambtelijke organisatie Het overkoepelend doel van de ambtelijke organisatie is dienstbaar zijn aan de Alkmaarse samenleving en daartoe 'het realiseren van opdrachten van het gemeentebestuur'. Van veel verschillende kanten komen vragen en opdrachten op de organisatie af: van inwoners, van maatschappelijke instellingen, van medeoverheden (rijk, provincie, gemeenten, waterschappen), van het bedrijfsleven enz.) Tal van taken worden door de organisatie op grond van wetgeving ('in medebewind') uitgevoerd. De politiek-bestuurlijke aansturing van de organisatie vindt plaats door het college van burgemeester en wethouders. In juni 2002 heeft de afronding van het reorganisatieproces NEO (naar een effectieve(re) organisatie) plaatsgevonden met de overgang van een dienstenmodel naar het concernmodel. 3.11.1 De directieraad De directieraad bestaat uit twee directeuren en vormt de schakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie. De directieraad vergadert iedere woensdagochtend. De gemeentesecretaris is voorzitter van de directieraad. De directieraad is verantwoordelijk dat de uitvoering van het collegeprogramma, evenals de dagelijkse taakuitoefening in relatie tot de gemeente Alkmaar adequaat verloopt. De directieraad fungeert als strategisch adviseur van het bestuur. Ieder lid van de directieraad stuurt een aantal sectoren en/of bedrijven, alsmede een aantal projecten aan. De directieraad is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. 3.11.2 De sectoren en bedrijven De gemeente Alkmaar bestaat momenteel uit 8 sectoren en 3 bedrijven, te weten de sectoren concernondersteuning, bestuursondersteuning, stadsontwikkeling, stadsbeheer, maatschappelijke ontwikkeling, sociale zaken en werkgelegenheid, economie, grond en gebouwen, publiekszaken, het sportbedrijf, de culturele bedrijven en de brandweer (zie organogram). Met de invoering van het concernmodel is een platte organisatiestructuur ontstaan. Om geen verkokering tussen de sectoren en bedrijven te laten ontstaan, overleggen de leden van de directieraad en de sectoren bedrijfshoofden over concernbrede zaken in het concernberaad. De belangrijkste taken van dit overleg zijn: • de ontwikkeling van kaders en instrumenten voor de bedrijfsvoering; • de afstemming over het gebruik van deze kaders en instrumenten; • de afstemming over de voortgang en de inhoud van strategische beleidsontwikkelingen; • het overleg met betrekking tot de coördinatie van bovensectorale taken; • de nadere invulling van de gewenste cultuur binnen de ambtelijke organisatie. De sectoren bedrijfshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor de aansturing van hun sector of bedrijf. Zo zijn zij bevoegd voor de uitvoering van personeelsbeleid en kunnen zij verplichtingen tot bepaalde bedragen aangaan.

__________________________________________________________________________________________ November 2007 9


4.

De bestuurlijke kalender

De bestuurlijke kalender heeft twee belangrijke doelen: 1. vergroting van de kaderstellende functie van de raad door zelf actiever de politieke agenda te bepalen; 2. betere planning van de stukkenstroom richting raadscommissies en gemeenteraad. Het versterken van de kaderstellende rol van de raad vloeit voort ui de komst van het dualisme. Sinds die tijd zijn er diverse culturele en structurele elementen veranderd en aangepast binnen de gemeentelijke organisatie, maar wat betreft het planninginstrument en het bepalen van de politieke agenda liet de raad zich nog steeds overwegend leiden door het college. De agenda’s van de raadscommissies en de raad worden nog steeds bepaald door de stukken die wekelijks in het college behandeld worden en vervolgens worden via de griffie worden aangeboden aan de raad. Voor het versterken van de kaderstellende rol van de raad is het wenselijk dat de raad actiever aangeeft welke onderwerpen hij wanneer behandeld wil hebben. Dat zal zeker niet het gehele gemeentelijke beleidsveld omvatten. De verwachting is gerechtvaardigd dat het college zelfstandig nog steeds veel stukken via de griffie aanbiedt ter agendering. Maar ten aanzien van die onderwerpen die politiek relevant zijn, kan hiermee de agendavorming wel door de raad opgepakt en ingevuld worden. Van die politiek bestuurlijk relevante stukken geeft de raad zelf vóóraf aan op welk moment zij daarover wil beraadslagen in raadscommissie en/of raad. De bestuurlijke kalender bevat een overzicht van de politiek-bestuurlijke onderwerpen naar moment van behandeling in raadscommissie en/of raad. Het vormt een opdracht aan het college de vermelde onderwerpen op het betreffende tijdstip voor de raadscommissie en/of raad aan te kunnen bieden voor behandeling. De dagelijkse werkzaamheden rondom de bestuurlijke agenda geschieden door de griffie. Tijdens het reguliere overleg van de agendacommissie wordt het overzicht geactualiseerd. Voor de actualisatie maakt de agendacommissie gebruik van verschillende bronnen, te weten: de reguliere uit het college aan te leveren/aangeleverde stukken; verzoeken uit een raadscommissie om een onderwerp te agenderen; verzoeken uit de raadsvergadering om een onderwerp te agenderen; verzoeken van individuele raadsleden om een onderwerp te agenderen; verzoeken uit het presidium om een onderwerp te agenderen. Naast het versterken van de kaderstellende mogelijkheden voor de gemeenteraad is de bestuurlijke kalender een instrument om de agenda’s van de raadscommissies en de raad evenwichtiger samen te stellen. De actielijst van de raadscommissies krijgt daardoor meer het karakter van een toezeggingenlijst. Toezeggingen worden hierop vermeld, zoals het toesturen van een memo of het ter inzage legen van een stuk. Zodra het een afspraak betreft om een onderwerp te behandelen in de raadscommissie wordt dit punt niet op de actielijst van de raadscommissie geplaatst, maar opgenomen op de bestuurlijke kalender. De bestuurlijke kalender is in artikel 5 van het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen opgenomen.

5.

De instrumenten van de raad en raadsleden

Een belangrijk doel van de dualisering is de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functies van de raad. Deze versterking heeft vorm gekregen in een aantal nieuwe en een aantal aangepaste wettelijke bevoegdheden, die zijn opgenomen in de Gemeentewet en uitgewerkt in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen en diverse verordeningen. Voor het gebruik van de diverse instrumenten zijn formats opgesteld. De belangrijkste instrumenten staan beschreven in dit hoofdstuk. In bijlage 2 zijn alle instrumenten in één overzicht samengevat. De beschikbare formats zijn in bijlage 3 opgenomen.

__________________________________________________________________________________________ November 2007 10


5.1

Het recht van initiatief van ieder raadslid

Dit recht is opgenomen in de Gemeentewet, artikel 147a, om de kaderstellende rol van de raad te versterken. De raad kan deze rol alleen goed spelen als hij niet afhankelijk is van collegevoorstellen. Ieder lid van de raad kan een voorstel voor een verordening of een ander voorstel ter behandeling in de raad indienen. Het recht van initiatief omvat het recht om een voorstel voor een verordening of een ander voorstel in te dienen. Initiatiefvoorstellen kunnen verschillend van aard zijn. In artikel 35 van het reglement van orde voor de raadsvergadering is opgenomen hoe een initiatiefvoorstel ingediend moet worden. Een initiatiefvoorstel dient schriftelijk bij de voorzitter van de raad ingediend te worden en wordt geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering. Een voorstel moet compleet zijn, c.q. rijp voor besluitvorming inclusief eventuele nota, bijlagen, verordeningen. Het raadslid moet zelf het voorstel schrijven en zelf de onderbouwing verzorgen door middel van externen of intern via ambtelijke bijstand. Mocht de voorlopige agenda voor de eerstvolgende raadsvergadering al verzonden zijn, dan wordt het voorstel geagendeerd voor de daaropvolgende vergadering.

5.2

Het recht van amendement van ieder raadslid

Ook dit recht is opgenomen in de Gemeentewet (artikel 147b) om de kaderstellende rol van de raad te versterken. Het recht van amendement is het recht om een voorstel tot wijziging van een geagendeerde ontwerpverordening of een ontwerpbeslissing in te dienen. De uitwerking van het recht van amendement is opgenomen in artikel 32 van het reglement van orde voor de raadsvergaderingen. Een amendement wordt schriftelijk en ondertekend voor of tijdens de raadsvergadering ingediend bij de voorzitter van de raad (tenzij de voorzitter met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde oordeelt dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan) tot einde beraadslaging/besluitvorming. De tekst van een amendement moet zodanig vorm gegeven zijn dat dit direct kan worden opgenomen in het voorgenomen besluit/verordening. Ieder raadslid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement dat is ingediend, een wijziging voor te stellen (subamendement). Indien een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd. Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement. Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter van de raad de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerst in stemming wordt gebracht.

5.3

Moties

Het recht van motie is een recht van ieder raadslid om de besluitvorming in de door hem/haar gewenste richting om te buigen. Een motie is een korte gemotiveerde verklaring over een onderwerp, waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken. Het recht is opgenomen in artikel 33 van het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen. Om in behandeling genomen te kunnen worden, moet de motie schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. De behandeling van een motie over een aanhangig voorstel vindt tegelijk met de beraadslaging over dat onderwerp of voorstel plaats. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats, nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn afgehandeld. Bij een motie gaat het om een wens of verzoek. Een motie tast op zich het aanhangige besluit niet aan. Daarom wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. Moties die niet gekoppeld zijn aan een geagendeerd onderwerp worden in principe bij het vaststellen van de agenda ingebracht of bij het vragenuurtje van de raad. Moties gekoppeld aan een onderwerp op de raadsagenda kunnen ook bij het agendapunt ingediend worden. Tijdens de raadsvergadering wordt niet de gehele motie voorgelezen, enkel het dictum.

5.4

Het recht op ambtelijke bijstand voor de raad en ieder individueel raadslid en fractieondersteuning

In artikel 33 van de Gemeentewet is geregeld dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand en ondersteuning. Om zijn kaderstellende en controlerende rol waar te kunnen maken, moet de raad aanspraak kunnen maken op adequate ambtelijke ondersteuning. De fractieondersteuning kan zowel uit een geldbedrag als voorzieningen in natura bestaan. De rechten

__________________________________________________________________________________________ November 2007 11

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ zijn opgenomen in de Verordening op de ambtelijke bijstand, de Verordening op de fractieondersteuning en de Verordening voorzieningen voor wethouders, raads- en commissieleden. 5.4.1

Ambtelijke bijstand

In de Verordening op de ambtelijke bijstand wordt onderscheid gemaakt tussen: a. informatie: feitelijke informatie van geringe omvang, zowel schriftelijk als mondeling; b. advies: het mondeling of schriftelijk kenbaar maken van een inhoudelijk oordeel; c. ambtelijke bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie, het geven van advies en het verlenen van hulp bij het formuleren van (sub-)amendementen, moties, initiatiefvoorstellen, schriftelijke vragen en inlichtingen. Verzoeken om informatie en/of mondeling advies kunnen raadsleden direct aan de beleidsambtenaar stellen. Bij schriftelijk advies of ambtelijke bijstand dient een raadslid zich te wenden tot de griffier, die daarop in overleg met de gemeentesecretaris de ondersteuning vanuit de organisatie regelt. Bij twijfel onder welke categorie een verzoek valt, kan altijd overlegd worden met de griffie. 5.4.2 Fractieondersteuning Op grond van de Verordening op de fractieondersteuning ontvangen alle fracties jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage bestaat uit een vast bedrag per fractie en een bedrag per raadszetel en is bedoeld om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fracties te versterken. In de verordening is ook aangegeven waar de bijdrage niet voor gebruikt mag worden. 5.4.3 Voorzieningen In de Verordening voorzieningen voor wethouders, raads- en commissieleden gemeente Alkmaar 2005 zijn in feite de secundaire voorzieningen opgenomen, zoals reis- en verblijfkosten die gemaakt worden in verband met reizen buiten het grondgebied van de gemeente voor de uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur. Ook de kosten van deelname aan cursussen, congressen, seminars en symposia die in het gemeentebelang door of namens de gemeente worden aangeboden of verzorgd komen voor rekening van de gemeente. Aan raadsleden en fractieassistenten die raadscommissielid zijn wordt op aanvraag een computer met bijbehorende randapparatuur en software in bruikleen ter beschikking gesteld. Hiertoe moet wel een bruikleenovereenkomst met de gemeente ondertekend worden. Tevens kunnen raadsleden en fractieassistenten die raadscommisielid zijn de kosten voor een internetaansluiting declareren. Fractieassistenten die raadscommissielid zijn ontvangen voor het deelnemen aan een raadscommissievergadering een vergoeding.

5.5

Het mondeling en schriftelijk vragenrecht van ieder raadslid/inlichtingenplicht college

5.5.1 Mondelinge en schriftelijke vragen Op grond van artikel 155 lid 1 van de Gemeentewet komt aan individuele leden de mogelijkheid toe mondeling en schriftelijk vragen te stellen aan het college of de burgemeester. Dit recht houdt nauw verband met de verantwoordingsplicht van het college en elk van zijn leden afzonderlijk en de burgemeester. De verantwoordingsplicht is respectievelijk geregeld in de artikelen 169 en 180 van de Gemeentewet (zie ook hoofdstuk 2). Het schriftelijk vragenrecht is uitgewerkt in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen in artikel 37 RvO. De vragen dienen schriftelijk ingediend te worden bij de voorzitter van de raad, waarbij aangegeven wordt of het college schriftelijk of mondeling dient te antwoorden. Indien niets aangegeven staat, wordt uitgegaan van schriftelijke beantwoording. De griffie draagt er zorg voor dat alle raadsleden en fractieassistenten een kopie ontvangen van de schriftelijke vragen. De schriftelijke beantwoording vindt door het college in de vorm van een raadsbijlage plaats binnen 30 dagen. De griffie verstuurt de raadsbijlage met het antwoord van het college aan alle raadsleden en

__________________________________________________________________________________________ November 2007 12

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ fractieassistenten. Als er sprake is van mondelinge beantwoording, dan vindt die plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. De mondelinge beantwoording wordt niet apart schriftelijk bevestigd. 5.5.2 Vragenuurtje In het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen is in artikel 39 een bepaling opgenomen dat ieder raadslid tijdens de raadsvergadering bij het agendapunt vragenuur vragen kan stellen. Indien men tijdens het vragenuur vragen wil stellen, meldt men dit onder vermelding van het onderwerp tenminste 24 uur voor aanvang van het vragenuur bij de griffier. Dit om het college de mogelijkheid te geven de beantwoording te kunnen voorbereiden. De vragen moeten een actueel onderwerp betreffen en niet schriftelijk kunnen worden ingediend. Tijdens het vragenuur worden geen interrupties toegelaten.

5.6

Het recht van interpellatie

Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondeling vragenrecht. Het gaat om het recht van een raadslid om tijdens een vergadering over een niet-geagendeerd onderwerp vragen te stellen aan het college of de burgemeester. Het is een zwaarwegend instrument, waarbij een politiek gevoelig onderwerp aan de orde gesteld kan worden. Een belangrijk verschil met het mondeling vragenrecht is dat tijdens een interpellatie moties mogen worden ingediend. De uitwerking van dit recht is opgenomen in artikel 38 van het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen. Een interpellatie dient 48 uur van tevoren, tenzij spoedeisend, schriftelijk bij de voorzitter van de raad ingediend te worden. Het onderwerp als zodanig moet niet geagendeerd zijn. De raad bepaalt of interpellatie wordt toegestaan.

5.7

Het recht van onderzoek (enquête)

De raad kan op voorstel van één of meer van zijn leden een onderzoek instellen naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur. Dit is geregeld in artikel 155a van de Gemeentewet. Het recht is opgenomen om de controlerende rol van de raad te versterken. De beslissing tot het houden van een onderzoek wordt genomen door de raad. De uitvoering van het onderzoek geschiedt door een door de raad in te stellen onderzoekscommissie, waarvan de leden worden benoemd door en uit de raad. Niet-raadsleden kunnen dus geen lid zijn van een dergelijke onderzoekscommissie. De nadere regels zijn opgenomen in de Enquêteverordening.

5.8

De rekenkamercommissie

Iedere gemeente moet met ingang van 1 januari 2006 een rekenkamer of een rekenkamercommissie hebben. De rekenkamercommissie speelt een belangrijke rol bij de versterking van de controle van de raad op het college en meer in het algemeen bij de vormgeving van het concept van publieke verantwoording. De gemeente Alkmaar kent sinds 1 januari 2003 een rekenkamercommissie, als bedoeld in artikel 81oa van de Gemeentewet, bestaande uit 4 externe leden (waaronder de voorzitter) en 3 raadsleden. De rekenkamercommissie doet onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. De rekenkamercommissie bepaalt zelf de onderwerpen voor haar onderzoek. Suggesties voor onderwerpen voor onderzoek kunnen worden voorgedragen door de rekenkamercommissie zelf, de leden van de raad en inwoners van de gemeente Alkmaar. De rekenkamercommissie biedt haar rapporten met conclusies en aanbevelingen aan de raad aan. De rapporten worden met de aanbieding openbaar. In de Verordening op de rekenkamercommissie zijn de taken, de samenstelling, het lidmaatschap, de werkwijze, de ondersteuning van de rekenkamercommissie en regels over het budget opgenomen.

6.

De planning en controlcyclus

Met het besluit Begroting en Verantwoording (BBV) beschikken de raad en het college sinds 2004 over eigen planning- en controle-instrumenten (P&C-instrumenten). Voor de raad is dit van belang voor de kaderstellende en controlerende rol voor het te voeren beleid. Voor het college zijn de instrumenten van belang voor de uitvoering en de verantwoording over het gevoerde beheer. Voor de raad zijn ook de op grond van de Gemeentewet vastgestelde verordeningen art. 212 (financiële __________________________________________________________________________________________ November 2007 13

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ verordening), art. 213 (accountantsverordening) en art. 213a (onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid) van belang.

6.1

De financiële verordening

In de Financiële verordening gemeente Alkmaar 2003 op grond van artikel 212 Gemeentewet heeft de raad de uitgangspunten vastgesteld voor het financiële beleid, evenals voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. De verordening moet waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de verordening zijn onder andere regels opgenomen ten aanzien van de programmabegroting, de producten, de uitvoering van de begroting, de interne controle, tussentijdse rapportage en informatie aan de raad, de jaarstukken, de financiële positie en de financiële organisatie en administratie. Het college moet de raad in ieder geval vooraf informeren en pas dan een besluit nemen, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen betreft op het gebied van: • investeringen groter dan € 50.000,-; • aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000,-; • het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000,-; • het aangaan van meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 10.000,-.

6.2

De accountantsverordening

In de Accountantsverordening gemeente Alkmaar 2004 op grond van artikel 213 Gemeentewet heeft de raad regels vastgesteld voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. In de verordening zijn onder andere de accountantscontrole, de informatieverstrekking door het college en de rapportering opgenomen. In de verordening is bepaald dat de accountant voor de aanvang een voorstel doet aan de door de raad ingestelde audit commissie over de vorm en frequentie van het aantal afstemmingsmomenten tot het moment van aanbieden van de jaarstukken. Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, moet de accountant dit terstond schriftelijk aan de raad melden met een afschrift hiervan aan het college. Voorafgaande aan de raadsbehandeling van de jaarstukken bespreekt de accountant zijn verslag van bevindingen met de raadscommissie bestuur en middelen. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college op deze stukken te reageren.

6.3

De audit commissie

De audit commissie is te zien als een soort intermediair tussen raad en accountant. De commissie heeft onder andere als taak de raad bij te staan in het uitvoeren van zijn controlerende verantwoordelijkheden en bevoegdheden en bereidt, in overleg met het college, de aanbesteding van de accountantscontrole en selectieprocedure van de accountant voor. De commissie adviseert de raad met betrekking tot de te benoemen accountant en het accountantsrapport. Hiervoor voert men overleg met de accountant over het controle protocol, de tussentijdse rapportages en controles, de accountantsverklaring en het accountantsrapport, de evaluatie van het functioneren van de accountant na afloop van de contractperiode en voordat tot verlenging van de contractperiode wordt overgegaan. De audit commissie bestaat uit maximaal vijf raadsleden. De taken, bevoegdheden, samenstelling, voorzitterschap, zittingsduur en informatievoorziening zijn opgenomen in het reglement op de audit commissie.

6.4

Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid

Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Het behoort daarom tot de verantwoordelijkheid van de raad en het college dat periodiek getoetst wordt of bij de ten uitvoerlegging van het gemeentelijk beleid, bijvoorbeeld inzake milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en volkshuisvesting, wordt voldaan aan deze eisen. Ook dient periodiek te worden onderzocht of de inrichting van de __________________________________________________________________________________________ November 2007 14

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ gemeentelijke organisatie - in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie - aan de gestelde eisen voldoet. Artikel 213a van de Gemeentewet voorziet daarin. De nadere regels voor regelmatig onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid is vastgelegd in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Alkmaar 2004. Op grond van de verordening moet het college jaarlijks minimaal één onderzoek naar de doelmatigheid van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en of de uitvoering van taken door de gemeente uitvoeren. Tevens moet het college jaarlijks minimaal de doeltreffendheid van één (deel van een) programma en/of paragraaf toetsen.

6.5

De P&C-instrumenten

Bij de P&C-instrumenten wordt een onderscheid gemaakt naar planning- en rapportage-instrumenten: • Planningsinstrumenten: * perspectiefnota (stand van zaken op de verschillende beleidsterreinen en de budgettaire positie van de gemeente) * programmabegroting (beleidsbegroting en financiële begroting) * begrotingswijzigingen (als gevolg van bijstelling beleid en budgetten) * productenraming (uitwerking begroting in producten) • Rapportage-instrumenten: * beleidsrapportage en managementrapportage * jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) * productenrealisatie (uitwerking jaarrekening). Schematisch zien de stappen uit de financiële beheers- en beleidscyclus voor de bestuurs- en de organisatieonderdelen er als volgt uit: Orgaan/organisatieonderdeel Raad (programmaniveau)

Planningsinstrument Perspectiefnota (meerjarig op hoofdlijnen)

Rapportage-instrument

Programmabegroting/meerjarenraming

Beleidsrapportage (1x per jaar september)

Programmarekening

College (niveau productenraming)

Productenraming

Managementrapportage (2x per jaar)

Productenrealisatie

Sector/bedrijf (bedrijfsvoeringniveau)

Sectorraming

Sectorrapportage

Sectorverantwoording

Hieronder wordt in het kort ingegaan op de verschillende instrumenten van de raad en het college. 6.5.1

De planningsinstrumenten

6.5.1.1 De perspectiefnota Op grond van de financiële verordening moet het college de raad uiterlijk 1 mei van het begrotingsjaar een perspectiefnota aanbieden over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. De perspectiefnota is een niet wettelijk instrument waarmee de kaderstellende rol van de raad wordt versterkt. De perspectiefnota is zowel ten aanzien van te maken beleidskeuzes als ten aanzien van de budgettaire kaders en te hanteren uitgangspunten het raamwerk voor met name de opstelling van de begroting voor het eerstvolgende begrotingsjaar. Omdat er sprake is van jaarlijks voortschrijdende meerjarenramingen heeft de perspectiefnota met name de betekenis van een herijking/actualisering c.q. bijstelling. Het accent ligt dus op hoofdlijnen van het beleid inclusief de speerpunten voor nieuw beleid en de ruimtescheppende maatregelen (ombuigingen en andere dekkingsmogelijkheden). Bij de behandeling vraagt het college de raad om instemming met de uitgangspunten van het meerjarenperspectief en de kaderstelling. In de financiële verordening is echter niet de bepaling opgenomen dat de raad de perspectiefnota ook moet vaststellen. Voor die situaties dat de raad geen __________________________________________________________________________________________ November 2007 15

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ kader wil of kan stellen moet de raad altijd die vrijheid kunnen hebben. Bij het opnemen van een verplichting tot vaststelling in de verordening zou dat niet meer mogelijk zijn. Bij de begroting vindt uiteindelijk de definitieve besluitvorming plaats. De behandeling van de concept-perspectiefnota vindt in de verschillende raadscommissies plaats. Vooruitlopend op de behandeling van de definitieve perspectiefnota in de raad wordt elke raadscommissie verzocht het college input te geven om te betrekken bij het definitief samenstellen van de perspectiefnota door: a. te reflecteren en te discussiëren over de concept doelstellingen thema’s en programma’s van de perspectiefnota, de uitvoeringsrapportage begroting 2007 en moties en op de voorstellen voor nieuw beleid en voor ombuigingen, zoals aangeboden door het college; b. eventueel zelf voorstellen voor nieuw beleid of voor ombuigingen te presenteren. c. de voorstellen voor nieuw beleid en ombuigingen te prioriteren. 6.5.1.2 De programmabegroting Met ingang van de programmabegroting voor 2008 is de programmabegroting ingedeeld naar een achttal thema’s met de hoofddoelstelling c.q. visie. Deze thema’s worden vervolgens verdeeld in programma’s met daarin opgenomen de doelstellingen. De thema’s en programma’s zijn: 1. Thema vitale samenleving Programma’s Sport Zorg Werk, participatie en inkomen Onderwijs Burgerrelaties 2. Thema sterk centrum Programma’s Economie Cultuur en oudheidkunde 3. Thema gevarieerd wonen Programma Ruimtelijke ontwikkeling en wonen 4. Thema omgevingskwaliteit Programma Milieu en leefomgeving 5. Thema Bereikbaarheid Programma Bereikbaarheid 6. Thema Moderne economie Programma Economie 7. Thema veilig Alkmaar Programma Veiligheid 8. Thema bestuur en middelen Programma’s Algemeen bestuur Burgerrelaties Algemene dekkingsmiddelen De meerjarige programmabegroting is hét begrotingsdocument voor de raad. Het is in feite het belangrijkste instrument waarmee de raad zijn kaderstellende en controlerende taak ten opzichte van het college kan vormgeven. De begroting is integraal: alle thema’s en programma's (clustering van alle activiteiten) zijn hierin opgenomen. Een thema van de begroting is een samenhangende verzameling van programma’s, producten, activiteiten en geldmiddelen die gericht is op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijke effecten, waaraan prestatie-indicatoren gekoppeld worden. Onderdelen van de begroting zijn de beleidsbegroting (te onderscheiden in programmaplan en paragrafen) en de financiële begroting (overzicht baten en lasten, uiteenzetting van de financiële positie en toelichting). De raad stelt met de programmabegroting de thema- en programma-indeling vast en per programma de beoogde maatschappelijke effecten, de uit te voeren activiteiten en de baten en lasten. Vaststelling van de begroting betekent dat de begroting door het college en het management kan worden uitgevoerd. Het college moet de door de raad vastgestelde begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 november (fatale termijn) van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten toezenden. Gedeputeerde staten beoordeelt de begroting aan de hand van enkele financieel-technische criteria op hoofdpunten om zich een oordeel te kunnen vormen over de noodzaak van het al dan niet instellen van preventief toezicht. In __________________________________________________________________________________________ November 2007 16

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ beginsel is er aanleiding voor preventief toezicht indien de jaarrekening een tekort vertoont of de begroting niet in evenwicht en volgens de meerjarenraming dit evenwicht niet tot stand zal worden gebracht. 6.5.1.3 De productenraming De productenraming is het begrotingsdocument van het college en een vertaling van de programmabegroting in producten. Het gaat hier om de uitvoering van alle activiteiten zoals die voor het betreffende begrotingsjaar worden afgeleid van de programma's. Uitgangspunt is dat een product slechts tot één programma kan behoren. Een programma zal echter uit meerdere producten bestaan. Na vaststelling van de begroting door de raad wordt de productenraming door het college vastgesteld. Een belangrijke functie van de productenraming is de beheersfunctie (activiteiten en budgetten). Het gaat hier om de beheersing van de uitvoering van het beleid en de aansturing van de ambtelijke organisatie. 6.5.1.4 De begrotingswijzigingen Het instrument begrotingswijziging wordt gebruikt om de budgetten van de programma's en producten in formele zin te wijzigen. Basis voor de wijzigingen kunnen onder andere zijn: • genomen besluiten (college/raad); • verwerking stelposten, taakstellingen uit de primitieve begroting (inclusief moties); • externe autonome ontwikkelingen; • vrijval van lasten door uitstel van activiteiten en ontwikkelingen op het gebied van de loonsom; • ontwikkelingen vanuit de rekeninggegevens. De begrotingswijzigingen kunnen worden toegepast op het niveau van de programma's (leidt eveneens tot een wijziging van de onderliggende productenraming) en op het niveau van de productenraming (wijzigingen binnen een programma waarbij geen sprake is van wijziging van het beleid). Daarnaast kan binnen een product of kostenplaats nog sprake zijn van een administratieve wijziging, die geen budgettair effect heeft. De begrotingswijziging wordt éénmaal per jaar aan de raad ter vaststelling aangeboden. 6.5.2.

De rapportage-instrumenten

6.5.2.1 De beleidsrapportage aan de raad Het gaat hier om de uitvoering van de begroting (beleid, voortgang en realisatie op basis van prestatie-indicatoren en budgetten) op het niveau van de benoemde programma's. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan de rapportage over de voortgang c.q. prioriteiten en budgetten van de programma's (beleidsontwikkelingen inclusief investeringen, grote projecten, projecten Grote Stedenbeleid, ontwikkelingen met betrekking tot de reserves/voorzieningen, ombuigingstaakstellingen, vermogensbestanddelen, majeure externe ontwikkelingen, risico's enz.). De benodigde informatie wordt door de sectoren/bedrijven verstrekt (in combinatie met de informatie voor de bestuursrapportage). Bij de rapportage gaat het met name om uitzonderingen en hoofdlijnen. De frequentie van de rapportage vindt éénmaal per jaar plaats naar de stand van 1 september. De beleidsrapportage wordt ter kennisneming aan de raad aangeboden. Aan de hand van de rapportage of via een voorstel kan de raad besluiten tot bijstelling van de programma's en/of budgetten. De rapportage leidt op zich niet tot een bijstelling van de begroting. 6.5.2.2 De managementrapportage aan het college Met de managementrapportage wordt het college, via de directieraad, door de sectoren/bedrijven gerapporteerd over de uitvoering van de productenraming (budgetten en producten/activiteiten). Het gaat hier om de budgetten van de producten, de voortgang c.q. afwijking van de activiteiten, prestaties, realisering ombuigingen/taakstellingen, interne- en externe ontwikkelingen. Voorts wordt gerapporteerd over de investeringen, reserves/voorzieningen, grote projecten, projecten Grote Stedenbeleid en risico's. De rapportage wordt ter kennisneming aan het college aangeboden.

__________________________________________________________________________________________ November 2007 17

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ 6.5.2.3 De progammarekening Op grond van de financiële verordening moet het college voor 1 juni de programmarekening aanbieden. De progammarekening is de tegenhanger van de programmabegroting en gaat in op de realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten en de activiteiten. Als meetinstrumenten worden hier onder andere de prestatie-indicatoren gebruikt. De opzet van de rekening is gelijk aan de begroting. De begroting is de referentie voor de controlerende taak. Het college legt met de jaarstukken bestaande uit de programmaverantwoording, - rekening, paragrafen en balans aan de raad verantwoording af over het in het afgelopen jaar gevoerde beleid en het gevoerde financiële beheer. Tevens geven de jaarstukken inzicht in de financiële positie van de gemeente. In de jaarstukken wordt teruggegrepen op de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan wat is bereikt, welke activiteiten zijn uitgevoerd, wat de kosten zijn en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. De rekening wordt aan de raad ter vaststelling aangeboden inclusief de resultaatbestemming (stortingen en onttrekkingen aan reserves). Het vaststellen van de jaarrekening houdt tevens decharge van het college in. De leden van het college kunnen daarna, behoudens het bepaalde in artikel 199 van de Gemeentewet niet langer verantwoordelijk worden gesteld voor het gevoerde financiële beheer. Het college moet de vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar, volgend op het begrotingsjaar, aan gedeputeerde staten toezenden. 6.5.2.4 De productenrealisatie De productenrealisatie met toelichting is de tegenhanger van de productenraming. De opbouw is identiek aan de productenraming en geeft informatie aan het college over de uitvoering van de activiteiten (onder andere via de prestatie-indicatoren/kengetallen) en budgetten. Het totaal van de productenrealisatie is gelijk aan het totaal van de programmarekening. Na vaststelling door de raad van de programmarekening wordt de productenrealisatie door het college vastgesteld.

7. De besluitvormingsprocedure Het komt regelmatig voor dat binnen de gemeente een bestuurlijk besluit nodig is. Dat kan zijn een besluit van het college van burgemeester en wethouders, een besluit van de burgemeester of een besluit van de gemeenteraad. De Algemene wet bestuursrecht formuleert een besluit als een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Een besluit is niet vrijblijvend, maar verplicht tot iets. De procedure en stukken die nodig zijn om tot een besluit te komen doorlopen vanuit de ambtelijke organisatie een vaste route, dat is weergegeven in onderstaand schema:

__________________________________________________________________________________________ November 2007 18


Stap 1: Voorbereiding in sector en opstellen nota (actie steller)

Steller

Stap 2: Toets/overleg met Financieel consulent, P&O, Juridische Zaken Sectorhoofd (actie steller)

Stap 3: Agendakamer

Stap 4: Directieraad

Stap 5: College van B&W

Stap 6: Raadscommissie

Stap 7: Gemeenteraad Centraal in het besluitvormingsproces staat de steller van een voorstel. Deze steller is verantwoordelijk voor de kwaliteit en compleetheid van de stukken. Nadat het gehele besluitvormingsproces is doorlopen, komen de stukken ook altijd terug bij de steller. De steller moet er ook voor zorgen dat de complete set met stukken en besluiten ter archivering worden aangeboden. Hieronder wordt op een aantal aspecten van het besluitvormingsproces nader ingegaan.

7.1

De voorbereidende fase

In de voorbereidende fase moet de steller bepalen welk bestuursorgaan bevoegd is om een beslissing te nemen. In hoofdstuk 2 is al ingegaan op de bevoegdheden van de raad, het college en de burgemeester. In het geval er sprake is van een collegebevoegdheid of een bevoegdheid van de burgemeester moet de steller bekijken of op de betreffende collegebevoegdheid procedures ten aanzien van de actieve informatieplicht, het verstrekken van inlichtingen of wensen en bedenkingen van toepassing zijn. De vraag wanneer een besluit van de raad nodig is, is niet altijd eenduidig te beantwoorden. Het politieke klimaat speelt daarbij ook een belangrijke rol. Over een onderwerp dat zeer in de politieke belangstelling staat moet het college de raad zoveel mogelijk op de hoogte houden en soms besluiten laten nemen. Ook kan de raad of een raadscommissie het college expliciet gevraagd hebben bepaalde onderwerpen te behandelen. Het college kan de raad en/of de raadscommissie wel __________________________________________________________________________________________ November 2007 19

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ verzoeken om voorstellen voor een bepaalde datum te agenderen, maar kan daar verder geen invloed op uitoefenen. Nadat het voorstel is voorzien van de benodigde ambtelijke parafen wordt het verzonden naar de agendakamer. De agendakamer, een onderdeel van de sector Bestuursondersteuning, regelt het doorlopen van de stukkenstroom richting college (en directieraad). Bij binnenkomst van het voorstel vindt eerst een kwaliteitscheck van de aangeleverde stukken plaats. Ook wordt gecontroleerd of de benodigde parafen aanwezig zijn en of het bevoegde orgaan juist is gekozen. Zijn de stukken in orde, dan zorgt de agendakamer ervoor dat deze de juiste route doorlopen. In een aantal gevallen, bijvoorbeeld bij majeure projecten, wordt een voorstel eerst in de directieraad behandeld. Voorstellen die na behandeling in de directieraad doorgaan naar het college worden voorzien van een advies van de directieraad. Als het advies van de directieraad zodanig is dat aanpassing van de stukken vereist is, gaan deze terug naar de steller, die zorg draagt voor de aanpassingen, indien nodig in overleg met leidinggevenden en adviseurs. Na aanpassing zendt de steller het voorstel weer naar de agendakamer.

7.2

Behandeling in het college

Voordat een voorstel wordt geagendeerd voor het college, moet eerst de portefeuillehouder door middel van een paraaf aangeven of hij met het voorstel instemt en of hij het stuk wil bespreken in het college of zonder bespreken akkoord gaat. Nadat de portefeuillehouder het voorstel heeft afgeparafeerd wordt het voorstel aan de gemeentesecretaris voorgelegd en vervolgens, via de zogenaamde dagleesmap, aan de overige collegeleden. Ook zij kunnen voor bespreken paraferen of voor akkoord. Alle voorstellen waarop op de donderdag 'voor bespreken' staat, worden in principe geagendeerd voor de collegevergadering van de dinsdag erop, dat ter beoordeling van de gemeentesecretaris. Staan er vier akkoordparafen op een voorstel, en geen bespreekparaaf, dan wordt het voorstel geplaatst op de lijst met 'voor akkoord' geparafeerde stukken. Het college kan diverse besluiten nemen: * conform. Het college volgt het voorstel. Er wordt 'conform' het voorstel besloten; * conform met inachtneming van gemaakte opmerkingen. Er moet nog wat worden gewijzigd of aangevuld. Op het voorstel wordt genoteerd 'zie besluit'. Het aangepaste besluit van het college wordt bij het voorstel gevoegd; * aanhouden: het voorstel moet opnieuw worden geagendeerd. Meestal zijn er nog inhoudelijke zaken die nog moeten worden verduidelijkt of het voorstel moet worden aangepast; * afvoeren: het voorstel had niet op de agenda van het college mogen worden geplaatst c.q. wordt niet in behandeling genomen; * voor kennisgeving aannemen: het college heeft, anders dan in het voorstel zelf wordt voorgesteld, het voorstel voor kennisgeving aangenomen. Nadat het college een besluit heeft genomen, gaat het voorstel ofwel retour richting steller, ofwel verder richting raadscommissie en raad. Het voorstel wordt op dat moment door de agendakamer overgedragen aan de raadsgriffie. Collegebesluiten zijn in principe openbaar. Er zijn echter redenen waarom besluiten (nog) niet openbaar kunnen zijn. Zo kunnen 'hogere', in de wet genoemde belangen in het spel zijn, die indruisen tegen onmiddellijke openbaarmaking. Ook komt het voor dat een besluit nog geen finaal besluit is (het voorstel is bijvoorbeeld aangehouden). In deze gevallen komen de besluiten terecht op het niet-openbare gedeelte van de besluitenlijst. De openbare besluitenlijst wordt elke week op de persconferentie van het college openbaar gemaakt. Daarnaast wordt deze verstuurd naar alle raadsleden en op de gemeentelijke website opgenomen (zie collegebesluiten).

7.3

Behandeling in de raadscommissie

De betreffende commissiegriffier neemt alleen voorstellen in behandeling van het college die ook door het college zijn besloten en beoordeelt deze. In overleg met de voorzitter van de raadscommissie stelt de commissiegriffier de agenda voor de raadscommissie op. Naast agendering van onderwerpen vanuit het college, komen voor agendering ook in aanmerking onderwerpen die aangedragen zijn via een commissielid, het presidium of een door de raad ingestelde werkgroep. Per agendapunt wordt duidelijk aangegeven wat het doel van de bespreking is, te weten: * geven van advies: er is een raadsbijlage. De behandeling in de raadscommissie strekt tot advisering aan de raad inzake het voorstel. Na de beraadslagingen wordt besloten of het voorstel als hamer- of bespreekstuk voor de raadsvergadering geagendeerd kan worden; __________________________________________________________________________________________ November 2007 20

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ *

*

ter opiniërende bespreking: de behandeling in de raadscommissie strekt ertoe dat college en commissie samen tot een eerste meningsvorming komen, eventueel met besluitvorming, maar zeker geen finale besluitvorming. Op basis van de opiniërende behandeling wordt daarna een definitief voorstel door het college via de raadscommissie aan de raad aangeboden; een ander door de voorzitter te bepalen doel.

Essentieel is dat een raadscommissie, alvorens een definitieve kadernota wordt opgesteld, de gelegenheid krijgt tot verkenning, verdieping en reflectie op belangrijke onderwerpen. Daarom wordt eerst de conceptnota altijd opiniërend in de raadscommissie besproken. Een vrije gedachtewisseling over dit onderwerp staat bij de behandeling voorop. Er vindt dan ook nog geen definitieve besluitvorming plaats. Op basis van de discussie stelt de steller de kaderstellende nota op. Deze kaderstellende nota wordt vervolgens via de gebruikelijke weg (college/raadscommissie) aan de raad voorgelegd ter vaststelling. Halfjaarlijks wordt door de sector Bestuursondersteuning de lijst met kaderstellende nota’s geactualiseerd. Van alle kaderstellende nota's en verordeningen ligt een exemplaar ter inzage in het Huis van Zessen. Voorstellen die tot de bevoegdheid van het college behoren en ter kennisneming worden aangeboden aan de raadscommissie worden op de lijst met ingekomen stukken geplaatst. Raadscommissieleden hebben de mogelijkheid, indien zij toch bespreking van het voorstel wensen, het voorstel voor een volgende raadscommissievergadering te laten agenderen. Daartoe dient men twee weken voor de raadscommissievergadering de probleemstelling en het vergaderdoel aan de commissiegriffier door te geven. Technische/feitelijke vragen over de lijst ingekomen stukken of over agendapunten dienen vóórafgaand aan de vergadering gesteld worden aan de behandelend ambtenaar, de griffie of de verantwoordelijke wethouder en niet in de vergadering zelf. De rondvraag is bestemd om de commissieleden in de gelegenheid te stellen over actuele onderwerpen korte informatieve vragen te stellen aan het college. Daarbij is het niet de bedoeling dat er vragen worden gesteld over onderwerpen die al lange tijd spelen en heel goed buiten de vergadering om gesteld kunnen worden aan de behandelend ambtenaar, de griffie of de verantwoordelijke wethouder. Minder belangrijke agendapunten worden geclusterd en aan het eind van de agenda geplaatst. Bij het agendapunt ‘vaststelling agenda’ kunnen de commissieleden aangeven over welke van deze agendapunten men behandeling wenst. Voorstellen waaraan ook kredietaanvragen zijn verbonden vormen een integraal onderdeel van de behandeling in de vakcommissie en worden niet afzondelijk behandeld in de raadscommissie Bestuur en Middelen. Over onderwerpen die niet op de agenda staan, maar die wel tot het taakgebied van de betreffende raadscommissie behoren, kan door een ieder maximaal 3 minuten ingesproken worden. Insprekers bij een geagendeerd onderwerp krijgen vóórafgaand aan de 1e termijn 3 minuten de tijd het woord te richten tot de raadscommissie. Vóórafgaand aan de 2e termijn krijgt de inspreker wederom het woord om kort op de 1e termijn van de raadscommissie en de wethouder te reageren. De raadscommissie kan de inspreker vragen stellen, maar het is niet de bedoeling in discussie te gaan met de inspreker. De agenda en stukken worden uiterlijk 10 dagen voor de raadscommissievergadering verzonden. Alle relevante stukken worden in het Huis van Zessen door de commissiegriffier ter inzage gelegd. Vertrouwelijke stukken worden ter inzage gelegd bij de griffie. De raadscommissie is zelf verantwoordelijk voor het verloop van de vergadering en de vergaderorde. Enige zelfdiscipline en terughoudendheid in het uitgebreid het woord voeren komt de vergadering ten goede. Elkaar daarop respectvol aanspreken mag zeker. Discussies over punten van orde en andere procedures betreffende de vergadering komen de vergaderorde vaak niet ten goede. Naast de tijd dat dit vergt, kan het ook de vergadering uit het 'ritme' halen. Terughoudendheid hierbij is dan ook geboden. Punten van orde en andere vergaderprocedures worden kort door de indiener toegelicht, waarna er geen discussie of nieuwe voorstellen volgen, maar waarna de voorzitter het punt van orde

__________________________________________________________________________________________ November 2007 21

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ c.q. procedurevoorstel ter besluitvorming aan de raadscommissie voorlegt. Na stemming hierover kunnen eventuele andere voorstellen op dezelfde wijze worden afgehandeld. Kern van het dualisme is onder andere dat de standpunten van de diverse politieke partijen helderder worden voor de burgers. Kern van de discussie in de vergaderingen is dan ook dat de fracties bovenal met elkaar in discussie zijn en veel minder met de betrokken wethouder. Met het oog op een helder en duidelijk debat is het ook goed de bijdrage kort, bondig en op hoofdlijnen te houden. Het debat is daardoor voor de burger beter te volgen en de diverse standpunten komen zo beter tot uitdrukking. Iedereen voert slechts het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. Indien het een advies aan de raad betreft, wordt het voorstel geagendeerd voor de volgende raadsvergadering, waarbij wordt aangegeven of het een hamer- of een bespreekstuk betreft. Van de vergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Het verslag is echter geen letterlijke weergave van de vergadering. Tekstuele aanpassingen dienen vóór de vergadering schriftelijk ingediend te worden bij de commissiegriffier. De agenda's, de conceptverslagen en de vastgestelde verslagen worden via de commissiegriffier op de website van de gemeente Alkmaar geplaatst.

7.4

Behandeling in de raadsvergadering

7.4.1 De agenda Namens de voorzitter van de raad zorgt de raadsgriffie er voor dat ten minste 14 dagen voor een vergadering aan de raadsleden een schriftelijke oproep gezonden wordt onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In deze schriftelijke oproep, de zogenaamde conceptagenda, is ook een lijst van door de raad(sleden), het college, het presidium, een werkgroep van de raad of een burger (in de vorm van een burgerinitiatiefvoorstel) aangemelde voorlopige agendapunten opgenomen. De voorlopige agenda en de stukken worden uiterlijk 10 dagen voor de raadsvergadering verzonden. In de voorlopige agenda wordt een onderscheid gemaakt in hamer- en bespreekstukken. Het kan zijn dat in de tussentijd nog een raadscommissievergadering plaatsvindt en de raadscommissie over een voorstel nog een advies aan de raad moet geven. In deze gevallen wordt het voorstel geplaatst onder hamer- en/of bespreekstuk. Tijdens de raadsvergadering zelf wordt dan vervolgens bepaald of het voorstel een hamer- of bespreekstuk wordt. De agenda met de daarbij behorende lijst met ingekomen stukken en voorstellen worden via de raadsgriffie op de website van de gemeente Alkmaar geplaatst. 7.4.2 Ingekomen stukken Brieven die aan de raad zijn gericht worden door de centrale postregistratie ingeboekt en naar de raadsgriffie toegezonden. Alle brieven aan de raad worden geplaatst op de lijst van ingekomen stukken. De raad bepaalt op voorstel van het presidium wat er met de ingekomen brieven wordt gedaan. Er zijn 7 mogelijkheden: • aan te nemen voor kennisgeving • in handen te stellen van burgemeester en wethouders • in handen te stellen van de griffier • in handen te stellen van burgemeester en wethouders ter afdoening, in overleg met de raadscommissie • in handen te stellen van burgemeester en wethouders ter afdoening en de raadscommissie daarvan in kennis te stellen • te betrekken bij de behandeling van agendapuntnummer • ander voorstel. Om te komen tot een snellere besluitvorming wordt, indien nodig, een tussentijdse lijst met ingekomen stukken opgesteld. In het geval een raadslid bij de tussentijds toegezonden lijst een andere __________________________________________________________________________________________ November 2007 22

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ afhandelingwijze wenst geeft hij dit uiterlijk twee weken voor de reguliere raadsvergadering door aan de raadsgriffier. In het geval er geen reacties op de voorgestelde afhandelingwijze binnenkomen, wordt het voorgenomen besluit door de raadsgriffier als een definitieve beslissing van de raad afgeparafeerd met daarbij als datum twee weken voor de reguliere raadsvergadering. De tussentijdse lijst met ingekomen stukken wordt ook meegezonden met de agenda voor de raadsvergadering, zodat in de raadsvergadering ook de tussentijdse lijst formeel vastgesteld wordt. 7.4.3 Afsprakenlijst Moties en toezeggingen tijdens de raadsvergadering worden opgenomen op een aparte afsprakenlijst. Deze afsprakenlijst wordt ter informatie bij de agenda en stukken voor de raadsvergadering gevoegd. 7.4.4 Zitplaatsen tijdens raadsvergadering De raadsleden hebben tijdens de raadsvergadering een vaste zitplaats. De indeling wordt door het presidium vastgesteld. 7.4.5 Spreektijdenregeling In de raadsvergadering is een spreektijdenregeling van toepassing. De spreektijdenregeling is opgenomen in het Reglement van orde voor de raadsvergadering (zie reglement van orde) en is als volgt: een 1-mansfractie 8 minuten een 2-mansfractie 9 minuten een 3-mansfractie 10 minuten een 4-mansfractie 11 minuten een 5-mansfractie 12 minuten. Voor elk volgend fractielid wordt de spreektijd met 40 seconden verhoogd. Het college heeft in totaal 40 minuten. 7.4.6 Rol en positie raad en college tijdens raadsvergaderingen In het duale stelsel zal er minder een vraag en antwoordspel moeten zijn tussen college en raad. Het college dient te zorgen voor een goed voorstel; de discussie in de raadsvergadering wordt primair door de raad zelf gevoerd. Bij controlerende onderwerpen is er daarentegen wel een nadrukkelijke rol voor het college om in de raad actief aan de discussie deel te nemen en zo ook publiekelijk verantwoording af te leggen. Concreet betekent dit voor het verloop van het debat in de raad en ieders rol c.q. positie het volgende: 1e termijn raadsvergadering: elke raadsfractie geeft een politiek statement, de overige fracties zijn terughoudend in interrupties. Interrupties dienen overwegend verhelderende/verduidelijkende vragen te bevatten. De reactie van het college is primair gericht op de politieke statements van de raadsfracties en behelst niet een nieuw betoog ten gunste van het voorstel. Als de bijdragen van raadsfracties daartoe aanleiding gegeven hebben, geeft het college aan waar eventuele ruimte c.q. beweging van het college mogelijk is; 2e termijn raadsvergadering: de raadsfracties voeren het debat. Voor een goed en levendig debat zijn interrupties functioneel, maar twee gelijkluidende interrupties van dezelfde raadsfractie is toereikend, ook omdat alle fracties gelegenheid moeten hebben aan het debat deel te nemen. Voor het college is er alleen een 2e termijn als het een onderwerp betreft waarin het college publieke verantwoording moet afleggen. 7.4.7 Afhandeling raadsvergadering Na afloop van de raadsvergadering wordt door de raadsgriffier rechtsboven het raadsvoorstel het besluit van de raad genoteerd met een paraaf. De raadsgriffier draagt zorg voor ondertekening van het besluit door de voorzitter van de raad en de raadsgriffier. Vervolgens wordt het raadsvoorstel met alle achterliggende stukken teruggezonden naar de steller. Van de raadsvergadering wordt een woordelijk verslag opgesteld.

__________________________________________________________________________________________ November 2007 23


7.5

Bekendmaking van college- en raadsbesluiten

Zodra er een college- of raadsbesluit is genomen, kan in principe met de uitvoering van het besluit worden gestart. Met betrekking tot bepaalde besluiten geldt dat het besluit pas in werking treedt, nadat het besluit bekendgemaakt is. Dit schrijven de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Gemeentewet voor. Grofweg is er sprake van twee soorten besluiten: • besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Deze besluiten kunnen weer worden onderscheiden in: * besluiten die gericht zijn tot één of meer belanghebbenden (bijvoorbeeld een individuele beschikking); * besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht (bijvoorbeeld beleidsregels). • besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden (bijvoorbeeld verordeningen). Besluiten die tot de eerste categorie behoren, zijn bijna altijd een collegebevoegdheid. De besluiten die op grond van de Awb worden genomen, treden pas in werking nadat ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking gebeurt op de wijze die in de Awb is vastgelegd. Besluiten die gericht zijn tot één of meer belanghebbenden worden bekendgemaakt door het besluit toe te zenden of uit te reiken aan belanghebbende(n). Hieronder valt ook de aanvrager van het besluit. Als toezending of uitreiking onmogelijk is, moet de bekendmaking op een andere geschikte manier gebeuren. Dit laatste kan voorkomen bij bijvoorbeeld een besluit tot toepassing van bestuursdwang, omdat het bevoegde bestuursorgaan de identiteit van de overtreder niet kent. Per geval wordt bekeken wat de geschikte wijze van bekendmaking is. Besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht worden bekend gemaakt door het besluit of een samenvatting daarvan te publiceren in een dag- of nieuws- of huis-aan-huisblad dan wel op andere geschikte wijze. In Alkmaar worden deze besluiten gepubliceerd in het Alkmaars Nieuwsblad onder de Officiële Mededelingen. Voor de bekendmaking van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden is artikel 139 lid 2 van de Gemeentewet van toepassing. Deze besluiten tot vaststelling van een verordening worden bekendgemaakt door mededeling in het Alkmaars Nieuwsblad onder de Officiële Mededelingen. De integrale tekst van alle geldende verordeningen zijn te raadplegen via www.alkmaar.nl en bij de publieksbalie in het stadskantoor.

7.6

Geheimhouding en vertrouwelijkheid

Het komt voor dat de gemeente stukken vertrouwelijk moet behandelen. Het opleggen van geheimhouding en vertrouwelijkheid is geregeld in de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Hieronder wordt in het kort op een aantal aspecten ingegaan. 7.6.1 Het opleggen van geheimhouding op grond van de Gemeentewet Het opleggen van geheimhouding is geregeld in artikel 25 van de Gemeentewet 'omtrent het in besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken die aan de raad worden overgelegd'. Een soortgelijke regeling staat in artikel 55 voor stukken die aan het college worden voorgelegd en artikel 86 met betrekking tot commissies. Er moet echter aan diverse procedurele eisen worden voldaan. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering verhandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. Degene die de geheimhouding oplegt, de raad zelf, of de burgemeester, het college of een commissie omtrent stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen, moet verwijzen naar een belang, genoemd in artikel 10 van de Wob op grond waarvan de geheimhouding wordt opgelegd. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist. In het geval het niet de raad is die de geheimhouding oplegt dient de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden wordt bezocht, te worden bekrachtigd. Blijft dit achterwege dan vervalt de geheimhouding. De geheimhouding dient in acht genomen te worden totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. Ook in dat geval geldt het quorumvereiste. Het feit dat de geheimhoudingsplicht vervallen of opgeheven is, dient ook op het stuk vermeld te worden. __________________________________________________________________________________________ November 2007 24

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ Het is niet mogelijk om, indien de bekrachtiging van geheimhouding niet heeft plaatsgevonden en daarmee de geheimhouding is vervallen, op een later moment alsnog de bekrachtiging te laten plaatsvinden, dan wel alsnog geheimhouding op te leggen. De geheimhouding is immers al vervallen. Het is evenmin mogelijk, in gevallen waarbij geen bekrachtiging heeft plaatsgevonden door de raad en de geheimhouding daarmee is vervallen, om ervan uit te gaan dat een impliciete bekrachtiging heeft plaatsgevonden. De wet vraagt om een bekrachtiging door de raad en het besluit daartoe dient te herleiden te zijn en daarom expliciet genomen te worden. Op het moment dat de opgelegde geheimhouding is vervallen wegens het ontbreken van een bekrachtiging door de raad, dan zijn de stukken openbaar. Het doet daarbij in beginsel niet ter zake of de raad welbewust of onbewust of impliciet tot openbaarmaking heeft besloten. Indien het gemeentebestuur van derden een verzoek ontvangt om de desbetreffende informatie beschikbaar te stellen, dient een dergelijk verzoek in beginsel te worden gehonoreerd. Dat laat onverlet dat er zeer bijzondere omstandigheden denkbaar zijn waarbij even goed nog prudentie op zijn plaats is ten aanzien van gegevens die de status van openbaarheid hebben gekregen. Het gaat daarbij om gegevens waarop in eerste instantie geheimhouding van toepassing was en die eventueel in beslotenheid zijn besproken. Het zonder meer openbaren van al die gegevens zou bijvoorbeeld derde belanghebbenden kunnen benadelen. In dat verband wordt gewezen op artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht. Daaruit volgt dat ook zonder een nadrukkelijke geheimhoudingsplicht prudent dient te worden omgegaan met gegevens die een vertrouwelijk karakter kennen. In het reglement van orde voor de raadsvergaderingen zijn in hoofdstuk 7 en in de verordening op de vaste commissies van de raad in artikel 11 en 12 regels opgenomen ten aanzien van besloten vergaderingen en openbaarheid. Het gevolg van het opleggen van geheimhouding is dat degene die de plicht schendt strafbaar is op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. In geval er een Wob-verzoek wordt ingediend, nadat er geheimhouding is opgelegd, kan dat verzoek worden afgewezen. De rechter toetst niet of de geheimhouding terecht is opgelegd. Tegen het opleggen van de geheimhoudingsplicht kunnen individuele raadsleden en ander belanghebbenden bezwaar maken. 7.6.2 Vertrouwelijkheid op grond van de Algemene wet bestuursrecht Artikel 2:5, eerste lid van de Awb bepaalt: Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. De hierboven beschreven geheimhoudingsplicht is minder zwaar dan die op grond van de Gemeentewet. De sanctie op overtreding is wel dezelfde (strafbaar op grond van artikel 272 Wetboek van Strafrecht). Er geldt geen speciale procedure. Om zeker te stellen dat aan het kenbaarheidvereiste wordt voldaan, wordt aangeraden het woord 'vertrouwelijk' of 'geheim' op het stuk te vermelden. Ook als dat niet gebeurt doch het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs vermoed kan worden, geldt de geheimhoudingsplicht toch. Deze geheimhoudingsplicht kan op twee manieren doorbroken worden: door enig wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld de Wob) of omdat dit noodzakelijk is in verband met de uitvoering van de taak (bijvoorbeeld in een ontslagprocedure tegen een frauderende ambtenaar is het voor een andere ambtenaar noodzakelijk zijn persoonlijke gegevens aan de rechter te overleggen). 7.6.3 De Wet openbaarheid van bestuur Een ieder kan de gemeente verzoeken om informatie, neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid. Tevens heeft de gemeente op grond van de Wob een actieve openbaarmakingplicht. Het bestuursorgaan dient binnen 2 weken na ontvangst van het verzoek een besluit te nemen en kan deze termijn éénmaal (schriftelijk en gemotiveerd) met twee weken verdagen. In geval dit door de __________________________________________________________________________________________ November 2007 25

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ omvang of gecompliceerdheid van de informatie gerechtvaardigd wordt, kan deze termijn met 4 weken verlengd worden. Daarnaast dient, indien besloten wordt de informatie te verstrekken met de daadwerkelijke verstrekking 2 weken gewacht te worden, indien naar verwachting een belanghebbende bezwaar heeft. De uitzonderingsgronden en beperkingen staan opgenomen in de artikelen 10 en 11. In artikel 10, eerste lid staan de zogenaamde absolute uitzonderingsgronden, in het tweede lid de relatieve. Als een absolute grond zich voordoet moet de informatie geweigerd worden. Bij de relatieve uitzonderingsgronden dient de informatie geweigerd te worden als een belangenafweging leidt tot deze conclusie. Bij deze gronden moet een afweging worden gemaakt tussen het publieke belang van openbaarheid en het relatieve, beschermde belang. Ook raadsleden kunnen een Wob-verzoek indienen. Uit jurisprudentie en vakliteratuur kan worden afgeleid dat het feit dat zij raadslid zijn voor de belangenafweging niet uitmaakt. 7.6.4 Positie raad en individuele raadsleden Indien de gemeenteraad de opgelegde geheimhouding van stukken niet bekrachtigt, zijn de stukken openbaar. De raad kan daarbij besluiten deze stukken in openbaarheid te bespreken. Als het gaat om de (actieve) verstrekking van reeds openbaar gemaakte documenten door de gemeenteraad of individuele raadsleden aan derden hebben de raad en de afzonderlijke raadsleden rekening te houden met hetgeen artikel 2:5 Awb bepaalt. Het ligt bijvoorbeeld niet in de rede informatie te verspreiden waarvan het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, of waarbij derden in ernstige mate (financieel) worden benadeeld. In het bijzonder ontslaat het niet bekrachtigen van een opgelegde geheimhouding door de raad betrokkenen niet van de individuele en civielrechtelijke verantwoordelijkheid om te voorkomen, dat het verstrekken van bepaalde gegevens een onrechtmatige daad oplevert jegens derden.

7.7 Inspraak en participatie 7.7.1 Onderscheid inspraak en participatie Bij wet kan worden geregeld dat inspraak een verplicht onderdeel uitmaakt van het besluitvormingsproces. Inspraak is het betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijke besluitvorming volgens een vast proces. Het is een onderdeel van het totale besluitvormingsproces en een naar tijd en strekking begrensde fase daarin. Participatie is een werkwijze, waarbij meerdere actoren betrokken zijn, waarbij de gemeente externen bij het beleid betrekt. Participatie kan zowel de voorbereiding, bepaling, uitvoering als evaluatie van beleid betreffen. Doel is een open en evenwichtige samenwerking. Participatie mag niet in de plaats komen van inspraak als inspraak wettelijk verplicht is. 7.7.2 De inspraakverordening In artikel 150 Gemeentewet is de raad de verplichting opgelegd een inspraakverordening (zie inspraakverordening) vast te stellen. Onder inspraak wordt verstaan het betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid. Elk bestuursorgaan besluit ten aanzien van zijn eigen bevoegdheden of inspraak wordt verleend bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid. Inspraak wordt altijd verleend indien de wet daartoe verplicht. De verordening geeft aan in welke gevallen geen inspraak wordt verleend. Op inspraak is de procedure van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Het bestuursorgaan kan voor één of meer beleidsvoornemens een andere inspraakprocedure vaststellen. Indien in de loop van een procedure een ontwerpplan naar aard en omvang zodanig is gewijzigd dat een geheel ander plan is ontstaan, kan het betreffende bestuursorgaan het gewijzigde ontwerp opnieuw in de inspraak brengen. Ter afronding van de inspraak wordt door het betreffende bestuursorgaan een eindverslag opgesteld, dat in elk geval een overzicht van de gevolgde inspraakprocedure bevat, een weergave van de zienswijzen die tijdens de inspraak mondeling of schriftelijk naar voren zijn gebracht en een reactie op deze zienswijzen, waarbij met redenen omkleed wordt aangegeven op welke punten al dan niet tot aanpassing van het beleidsvoornemen wordt overgegaan.

__________________________________________________________________________________________ November 2007 26

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ 7.7.3 Participatiebeleid Bij participatiebeleid gaat het om burgers tijdig en effectief te betrekken bij beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en politieke besluitvormingsprocessen. Participatie kan bijdragen tot de volgende doelstellingen die de gemeente nastreeft: • verbeteren van de kwaliteit van beleid en projecten • vergroten van het draagvlak voor beleid en projecten • verbeteren van de relatie tussen burgers etc. en bestuur Participatie vindt plaats in het kader van een gemeentelijk besluit dat wordt voorbereid. Dat kan een besluit van het college zijn of een besluit van de gemeenteraad. Van tevoren wordt bepaald hoe de participatie er uit gaat zien en welke spelregels er voor de participatie gelden. Voordat een participatietraject start, moet het college of de gemeenteraad het gewenste participatiemodel en het beleidsresultaat aangeven. Dat is een politieke keuze. Als het college bevoegd is wordt er een startnotitie opgesteld, als de gemeenteraad bevoegd is komt er een kaderstellende notitie. Voor beide documenten geldt dat deze een participatieparagraaf moeten bevatten. Er zijn verschillende vormen van participatie: informatie, consultatie, adviseren, coproductie en meebeslissen. Bij consultatie en advies wordt door belanghebbenden meegedacht bij het maken van de plannen. Bij coproductie maakt de gemeente in samenwerking met betrokkenen het beleid. Bij meebeslissen is het mogelijk dat de plannen door burgers zelf worden gemaakt.

7.8 Procedures ruimtelijke ordening In dit hoofdstuk wordt in het kort ingegaan op een aantal aspecten rondom inspraak en bevoegdheden bij de ruimtelijke ordening. Met het vaststellen van een startnotitie worden door de raad de eerste kaders vastgesteld. Er zijn daarbij 2 verschillende mogelijkheden: • Een ruimtelijk plan dat voortvloeit uit een project: het ruimtelijk plan moet binnen de vastgestelde kaders blijven (hierin wijzigt niets); • Een ruimtelijk plan als een op zichzelf staand project: via een startnotitie wordt dan, voorafgaand aan het voorontwerpplan, de kaders aan de raad ter vaststelling aangeboden. Omdat de startnotitie geen onderdeel uitmaakt van de wettelijk bepaalde planologische procedure, wordt deze hieronder verder buiten beschouwing gelaten. 7.8.1 Inspraak bij ruimtelijke ordeningprocedures Inspraak op grond van de inspraakverordening (zie inspraakverordening) moet verleend worden bij de voorbereiding van gemeentelijke ruimtelijke plannen zoals het artikel 19, lid 1 Wro vrijstelling, het structuurplan en het bestemmingsplan. Een ieder wordt formeel voor een periode van 6 weken inspraak geboden op deze ruimtelijke plannen. Publicatie van de plannen vindt plaats in het Alkmaars Nieuwsblad. 7.8.2 Het bestemmingsplan Het bestemmingsplan is één van de twee gemeentelijke plannen die wettelijk is geregeld. Zowel de inhoud als de procedure zijn voorgeschreven in de Wet ruimtelijke ordening (Wro) of het Besluit op de ruimtelijke ordening (Bro). Het opstellen van bestemmingsplannen geldt voor het gehele grondgebied. Alvorens de wettelijke procedures uit de Wro en Bro op te kunnen starten, moet voldaan worden aan de inspraak. Na de periode van inspraak en overleg wordt het ontwerpplan voor een ieder ter inzage gelegd. De vaststelling van het bestemmingsplan gebeurt door de raad (is het wettelijk aangegeven bevoegd orgaan). In schema ziet de procedure in relatie tot de taken en bevoegdheden van de raad en de raadscommissie SOB er als volgt uit. Voorafgaand aan dit schema heeft de raad bij het vaststellen van de startnotitie al de eerste kaders vastgesteld. 1. opstellen voorontwerpbestemmingsplan door het college; 2. verzoek aan de raadscommissie SOB het overleg met overheidsinstanties en de inspraakprocedure te starten; 3. na de inspraak- en vooroverlegperiode verzoek aan de raadscommissie SOB in te stemmen met de wijze van verwerking van de reacties en eventuele aanpassingen van het plan; 4. het ontwerpbestemmingsplan ligt op grond van artikel 23 Wro gedurende 6 weken voor een ieder ter inzage met de mogelijkheid zienswijzen in te dienen; 5. indien er zienswijzen zijn ingediend wordt door het college een hoorzitting belegd; 6. het college verwerkt de zienswijzen en datgene wat tijdens de hoorzitting naar voren is gekomen; __________________________________________________________________________________________ November 2007 27

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ 7. de raadscommissie SOB geeft de raad advies ten aanzien van de verwerking van de zienswijzen en het al dan niet gewijzigde plan; 8. de gemeenteraad beslist tot vaststelling van het plan (artikel 25 Wro); 9. het vastgestelde bestemmingsplan wordt gedurende 4 weken ter inzage gelegd met de mogelijkheid bij Gedeputeerde Staten van Noord-Holland bedenkingen in te dienen; 10. Gedeputeerde Staten verlenen (gedeeltelijk) goedkeuring aan het bestemmingsplan; 11. hierna volgt nog een mogelijke beroepsprocedure bij de Raad van State. De raad wordt vervolgens op de hoogte gehouden van de goedkeuring van het bestemmingsplan, eventuele bedenkingen en beroepsprocedures en het onherroepelijk worden van het plan. 7.8.3 Het structuurplan Het structuurplan is het andere gemeentelijke plan dat wettelijk is geregeld in de Wro en Bro. De raad kan voor het grondgebied van de gemeente (of een gedeelte daarvan) een structuurplan vaststellen, waarin de toekomstige ontwikkeling van de gemeente wordt aangegeven. Een structuurplan geeft een globale beschrijving, een ruimtelijke ontwikkeling op hoofdlijnen, van een bepaald gebied. Door deze globale beschrijving heeft een structuurplan zelf geen direct rechtsgevolg, maar is een gemeentelijk beleidskader dat door de raad dient te worden vastgesteld. Na vaststelling staat tegen een structuurplan geen bezwaar en beroep open. Om concrete plannen te kunnen realiseren dient door middel van een bestemmingsplan of een vrijstelling van het bestemmingsplan juridische medewerking te worden geregeld. Daarmee is een structuurplan wezenlijk anders dan een bestemmingsplan waarin daadwerkelijk een juridisch ruimtelijk kader wordt aangegeven. Wel kan door middel van het structuurplan de Wet voorkeursrecht gemeente (Wvg), welke gevestigd kan zijn op een aantal percelen, in stand worden gehouden. Alvorens de wettelijke procedures uit de Wro en Bro op te kunnen starten, zal moeten worden voldaan aan de inspraak. Bij een structuurplan is het eveneens noodzakelijk dat in de voorbereidingsfase overleg wordt gepleegd met een aantal overheidsinstanties. Na de periode van inspraak en overleg wordt het ontwerpplan voor een ieder ter inzage gelegd. De vaststelling van het structuurplan gebeurt door de raad. De verschillen met een bestemmingsplan zijn voor de volledigheid: • geen direct rechtsgevolg voor burgers en gemeente; • kortere juridische procedure ten opzichte van het bestemmingsplan; • mate van detaillering van functies en bouwregels. In schema ziet de procedure in relatie tot de taken en bevoegdheden van de raad en de raadscommissie SOB er als volgt uit. Voorafgaand aan dit schema heeft de raad bij het vaststellen van de startnotitie reeds de eerste kaders vastgesteld. 1. opstellen voorontwerpstructuurplan door het college; 2. verzoek aan de raadscommissie SOB het overleg met overheidsinstanties en de inspraakprocedure te starten; 3. na de periode van inspraak en vooroverleg wordt de raadscommissie SOB verzocht in te stemmen met de wijze van verwerking van de reacties; 4. het ontwerpstructuurplan ligt op grond van artikel 8 Wro gedurende 6 weken voor een ieder ter inzage met de mogelijkheid zienswijzen in te dienen; 5. indien er zienswijzen zijn ingediend wordt door het college een hoorzitting belegd; 6. het college verwerkt de zienswijzen en datgene wat tijdens de hoorzitting naar voren is gekomen; 7. de raadscommissie SOB geeft de raad advies ten aanzien van de verwerking van de zienswijzen en het al dan niet gewijzigde plan; 8. de raad beslist tot vaststelling van het plan (artikel 9 Wro). Tegen een structuurplan staat geen bezwaar en beroep open. 7.8.4 Uitwerkings- of wijzigingsplan ex artikel 11 Wro In artikel 11 Wro wordt bepaald dat het college volgens bij het plan gegeven regels het plan moet uitwerken of binnen het bij het plan te bepalen grenzen het plan kunnen wijzigen. De inspraak verleend op het bestemmingsplan (het zogenaamde moederplan) kan ook worden beschouwd als inspraak op het later in procedure brengen van het uitwerkings- of wijzigingsplan. Het uitwerkings- of wijzigingsplan is daarom niet meer aan de inspraak onderhevig. Wel dient er een procedure doorlopen te worden op welke wijze belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld (voorafgaand aan de vaststelling door het college) hun zienswijze omtrent het uitwerkings- of wijzigingsplan naar voren te brengen. Deze procedure wordt in het bestemmingsplan opgenomen en kan van plan tot plan verschillen. __________________________________________________________________________________________ November 2007 28


7.8.5 Artikel 19 lid 1 Wro-procedure In de gemeente Alkmaar is de vrijstellingsprocedure ex. artikel 19 lid 1 Wro gemandateerd aan het college. De inspraakprocedure voorafgaande aan de vrijstellingsprocedure wordt conform de gemeentelijke inspraakverordening gevoerd. Bij een artikel 19 lid 1 Wro-procedure is geen sprake van algemeen geldende, bindende beleidsregels. Bij een artikel 19 lid 1 betreft het een concreet project waaraan medewerking kan worden verleend. Het verzoek betreft vrijstelling van het bestemmingsplan. De raadscommissie SOB moet aan het begin van de inspraakprocedure instemmen met: • de motivering waarom het project af mag wijken van het bestemmingsplan (goede ruimtelijke onderbouwing); • het project zelf; • het starten van de inspraakprocedure. Een ruimtelijke onderbouwing kan een structuurplan, ontwerpbestemmingsplan, een gebiedsvisie of een ander document zijn, waarin gemotiveerd is aangegeven waarom een gewenst plan mag afwijken van het vigerende bestemmingsplan. 7.8.6 Het voorbereidingsbesluit Het voorbereidingsbesluit wordt door de raad genomen en impliceert dat een nieuw bestemmingsplan in voorbereiding is. Het voorbereidingsbesluit heeft 2 verschillende functies: • het kan ongewenste ontwikkelingen tegenhouden (in strijd met nieuw beleid). Indien bepaalde ontwikkelingen mogelijk zijn, maar niet meer passen in het nieuwe beleid van de gemeente kan een voorbereidingsbesluit genomen worden. Alle bouwaanvragen die passen in het bestaande beleid, maar niet in het toekomstige gewenste beleid kunnen aangehouden worden; • het kan gewenste ontwikkelingen mogelijk maken (passend in nieuw beleid). Dit gebeurt in combinatie met het artikel 19 lid 1 Wro-procedure. Naast de geschetste artikel 19 lid 1 Wroprocedure dient bij een bestemmingsplan dat ouder is dan 10 jaar tevens een voorbereidingsbesluit te worden genomen. Zonder dit voorbereidingsbesluit kan geen vrijstelling van het bestemmingsplan worden verleend. Het voorbereidingsbesluit bestaat vaak slechts uit een korte tekst en een kaart van het gebied waarvoor het voorbereidingsbesluit van toepassing is. Tegen het voorbereidingsbesluit staat bezwaar en beroep open. Het voorbereidingsbesluit is veelal voor 1 jaar van toepassing (verlenging met 1 jaar is soms mogelijk). In schema ziet de procedure in relatie tot de taken en bevoegdheden van de raad en de raadscommissie SOB er als volgt uit: 1. het college stelt een conceptraadsvoorstel en conceptbesluit op; 2. de raadscommissie SOB adviseert de raad over het conceptraadsvoorstel en conceptbesluit; 3. de raad neemt het voorbereidingsbesluit. Het besluit treedt in werking daags na publicatie. Tegen het besluit staat bezwaar en beroep open. Indien het voorbereidingsbesluit is gekoppeld aan een artikel 19 lid 1 Wro-procedure wordt de raadscommissie SOB meestal gelijktijdig met de afronding van de inspraakprocedure op het plan om advies gevraagd over het voorbereidingsbesluit. 7.8.7 De gebiedsvisie De WRO is zodanig opgebouwd dat de gemeente haar beleid op het gebied van bouwen en gebruik van gronden binnen de gemeente voor de komende 10 jaar vast zal leggen in een bestemmingsplan. Het komt regelmatig voor dat zich ontwikkelingen voordoen die niet van te voren in te schatten zijn geweest. Het kan zijn dat er voor gebieden binnen de bebouwde kom nog bestemmingsplannen gelden uit 1960 of van nog eerder. De wet geeft mogelijkheden van de opgestelde regels in het bestemmingsplan af te wijken. Vaak worden er randvoorwaarden opgesteld waarbinnen de afwijkende ontwikkeling dient te blijven om medewerking te verlenen aan bijvoorbeeld de artikel 19 Wro-procedure. Dit schept zowel duidelijkheid naar de burger als naar een eventuele ontwikkelaar. Aan deze nota's zijn allerlei verschillende namen gegeven, zoals masterplan, nota van uitgangspunten, nota van __________________________________________________________________________________________ November 2007 29

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ randvoorwaarden, structuurvisie, structuurschets, visie op de ontwikkeling van etc. Op grond van het bepaalde in artikel 6a van de Wro dienen dergelijke randvoorwaarden in de inspraak gebracht te worden. Alvorens deze inspraak opgestart wordt, wordt de raadscommissie SOB gevraagd in te stemmen met hetgeen als gewenste ontwikkeling beschreven is. Ter voorkoming van verwarring tussen de benaming en daarmee de functie van het ruimtelijk plan wordt de benaming voor de gemeentelijke ruimtelijke plannen welke geen wettelijke basis hebben thans 'gebiedsvisie' genoemd. Deze benaming geeft aan dat een bepaalde ontwikkeling gewenst is, maar deze hoeft nog niet in detail te zijn uitgewerkt. Het bouwplan is tenslotte de uitwerking van de gewenste ontwikkeling. Afhankelijk van de inhoud en het doel van de gebiedsvisie kan deze eveneens als ruimtelijke onderbouwing worden gebruikt bij de artikel 19 Wro-procedures. In schema ziet de procedure in relatie tot de taken en bevoegdheden van de raad en de raadscommissie SOB er als volgt uit: 1. opstellen voorontwerp-gebiedsvisie door het college; 2. verzoek aan de raadscommissie SOB in principe in te stemmen en de inspraakprocedure te starten; 3. na de periode van inspraak adviseert de raadscommissie SOB de raad over de wijze van verwerking van de reacties en de gebiedsvisie; 4. de raad beslist tot vaststelling van de gebiedsvisie.

8.

Gedragscodes en integriteit

Bestuurders van gemeenten dienen het algemeen belang. Mensen hebben voor veel verschillende zaken met gemeentebestuurders te maken. Dit stelt dan ook hoge eisen aan de kwaliteit van het lokaal openbaar bestuur. Integriteit is daarvan een wezenlijk onderdeel. De begrippen dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid staan daarbij centraal. Gedragscodes moeten de integriteit van raadsleden, wethouders en burgemeesters waarborgen. Zij verhelderen de normen die voor bestuurders gelden. Raadsleden, wethouders en burgemeesters hebben ieder een eigen positie met eigen bevoegdheden en daarom ook een eigen gedragscode. De raad moet voor zichzelf, de wethouders en de burgemeester gedragscodes vaststellen (gedragscode raad, gedragscode B&W). De gedragscodes zijn voor de raad een extra middel ter controle op het college van burgemeester en wethouders. In de gedragscode bestuurlijke integriteit gemeenteraad zijn onder andere bepalingen opgenomen ten aanzien van belangenverstrengeling en aanbesteding, nevenfuncties, het omgaan met informatie, het aannemen van geschenken, bestuurlijke uitgaven, declaraties, gebruik van gemeentelijke voorzieningen en reizen naar het buitenland. De gedragscode bestuurlijke integriteit gemeenteraad is ook van toepassing op leden en plaatsvervangende leden van de vaste commissies van de raad.

9. Huishoudelijke zaken In dit hoofdstuk is een aantal, meer huishoudelijke, zaken opgenomen, waarin (het secretariaat van) de griffie en de bodes een belangrijke spil zijn. Daarnaast wordt aandacht besteed aan het Huis van Zessen. 9.1 Het secretariaat van de griffie Door het secretariaat van de griffie worden de adreslijsten van de raadsleden en fractieassistenten bijgehouden, evenals de samenstelling van de raadscommissies en de lijst met nevenfuncties. Mutaties dienen bij het secretariaat te worden ingediend, dat vervolgens de wijzigingen verwerkt ([email protected] of 072-5489343). Het secretariaat zorgt er tevens voor dat deze gegevens op de gemeentelijke website worden aangepast. Ook aanvragen voor visitekaartjes kunnen bij het secretariaat van de griffie worden ingediend. Hieronder wordt op een aantal aspecten nog wat nader ingegaan.

__________________________________________________________________________________________ November 2007 30

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ 9.2 Nevenfuncties Op grond van artikel 12 van de Gemeentewet moeten de raadsleden openbaar maken welke andere functies dan het raadslidmaatschap zij vervullen. De nevenfuncties van de raadsleden, maar ook van het college zijn op de gemeentelijke website opgenomen (nevenfuncties raad, nevenfuncties college). Daarnaast ligt een overzicht van de nevenfuncties ter inzage bij de griffie. Alle raadsleden moeten dus elke andere functie dan die van het raadslidmaatschap doorgeven. Deze functies worden, uitgaande van de functie van raadslid, als nevenfuncties beschouwd. Het gaat hierbij dus zowel om functies die wel en die welke niet uit hoofde van het raadslidmaatschap worden vervuld, zowel de bezoldigde als de niet bezoldigde functies. Ook in de gedragscode bestuurlijke integriteit gemeenteraad is een artikel opgenomen inzake nevenfuncties. Mutaties moeten direct aan het secretariaat worden doorgegeven, die vervolgens één en ander verwerkt op de gemeentelijke website en op de ter inzage liggende lijst. 9.3 Persberichten De afdeling communicatie zendt de persberichten vanuit het college per email naar het secretariaat van de griffie, waarna het secretariaat er voor zorg draagt dat deze persberichten worden doorgemaild aan de raadsleden en fractieassistenten. De raadsleden en fractieassistenten die niet over email beschikken ontvangen een kopie van het persbericht in hun postvakje. Deze verzending vindt plaats aan de raadsleden en fractieassistenten die hebben aangegeven de persberichten te willen ontvangen. Als u dus de persberichten wilt ontvangen of juist niet meer, dan kunt u dit doorgeven aan het secretariaat. 9.4 Activiteitenschema raad Door het secretariaat van de griffie wordt een activiteitenschema van de raad bijgehouden. Naast de geplande raads- en commissievergaderingen worden hier bijvoorbeeld ook werkbezoeken of andere bijeenkomsten waarvoor raads- of commissieleden zijn uitgenodigd opgenomen. Het activiteitenschema wordt éénmaal per week doorgemaild en is tevens op de gemeentelijke website opgenomen. Het activiteitenschema is ook bedoeld om te voorkomen dat er meerdere bijeenkomsten op eenzelfde moment worden gepland. 9.5 De bodekamer en de bodes De bodekamer is gevestigd in het stadhuis achter de receptie. De bodes verlenen bijvoorbeeld ondersteuning bij de raad- en commissievergaderingen, zoals het serveren van koffie en thee, zaalinrichting en dergelijke. Hieronder wordt op nog een aantal aspecten nader ingegaan. 9.5.1 Postvakjes en postverzending In de bodekamer is voor alle raadsleden en fractieassistenten een zogenaamd postvak ingericht. Tijdens kantooruren en vlak voorafgaande aan raad- en commissievergaderingen die in het stadhuis plaatsvinden, is het mogelijk de poststukken op te halen. Met uitzondering van vakanties en eventuele feestdagen wordt iedere zaterdagmorgen een zogenaamde postronde langs alle raadsleden en fractieassistenten door het WNK uitgevoerd. Via een zogenaamde interne envelop krijgt iedereen zijn post, dat op de vrijdagmiddag (aanlevering voor uiterlijk 16.00 uur) nog in het postvakje ligt zaterdags thuis bezorgd. Indien men gebruik wil maken van een vergaderzaal in het stadhuis, dan dient men deze ruimte te reserveren bij de bodes (telefoon 072-5488981). Lege interne enveloppen kan men terugleggen op de keukentafel van het Huis van Zessen of in de bodekamer. 9.5.2 Toegangspas en sleutels Alle raadsleden en fractieassistenten ontvangen een toegangspasje voor en een sleutel van de fractiekamer in het Huis van Zessen. Het pasje geeft toegang tot het Huis van Zessen (voor- en achterdeur) en de tussendeur naar de griffie, de wethouders en de raadszaal. De kantoorruimten van de ambtelijke organisatie in het stadhuis en het stadskantoor zijn met het pasje niet bereikbaar. Indien men deze ruimten wil betreden, dient men zich te melden bij de receptie en wordt men indien nodig opgehaald.

__________________________________________________________________________________________ November 2007 31

Raadsinformatie _________________________________________________________________________________ Het toegangspasje en sleutel zijn strikt persoonlijk en mogen niet aan derden worden meegegeven of uitgeleend. Eventuele derden hebben alleen toegang tot het Huis van Zessen als zij onder begeleiding zijn van een raadslid of fractieassistent. Bij verlies van een toegangspasje kan men tijdens kantooruren tegen betaling van € 7,- een nieuw pasje ophalen in het stadskantoor bij de afdeling huisvesting & services, kamer 0.69 (A-gebouw). Bij eventueel aftreden als raadslid of fractieassistent moet het pasje en de sleutel persoonlijk ingeleverd worden bij het secretariaat van de griffie.

9.6 Huis van Zessen Iedere fractie heeft in het Huis van Zessen een kamer. Na de gemeenteraadsverkiezingen wordt door het presidium de indeling vastgesteld, afhankelijk van de grootte van de fractie. Hieronder wordt nog op een aantal aspecten nader ingegaan. 9.6.1 Leeskamer In het Huis van Zessen bevindt zich de zogenaamde leeskamer van de raad. In deze ruimte liggen alle openbare stukken ter inzage voor de raad- en commissievergadering, alle kadernota's, verordeningen, besluitenlijst college, ingekomen brieven voor de raad en overige interessante informatie. Vertrouwelijke stukken voor raad- en commissievergaderingen liggen ter inzage bij de griffie. De stukken voor de raad- en commissievergaderingen liggen ter inzage in mappen. Iedere raadscommissie en de raad hebben hun eigen kleur mappen: raad - donkerblauw, raadscommissie samenlevingszaken - rood, raadscommissie bestuur en middelen - grijs en raadscommissie stedelijke ontwikkeling en beheer - licht blauw. Ook de pers heeft toegang tot de leeskamer. De ter inzage liggende stukken mogen niet buiten het Huis van Zessen worden gebracht, maar kunnen wel eventueel gekopieerd worden. 9.6.2 Vergaderruimte Fracties die gebruik willen maken van deze vergaderruimte dienen deze ruimte vooraf te reserveren in de agenda bij de deur van de vergaderruimte. Als een reservering komt te vervallen, dient dit ook in de agenda aangegeven te worden, zodat eventueel een andere fractie gebruik kan maken van deze ruimte. Verder kan iedere fractie gebruik maken van zijn eigen kamer voor vergaderingen of bijeenkomsten. 9.6.3 Keuken en overige faciliteiten In de keuken staat serviesgoed en thermoskannen, koffie, thee en dergelijke. Iedereen die hiervan gebruik maakt wordt verzocht na afloop de thermoskannen na gebruik goed om te spoelen en terug te zetten in het keukenkastje en de vuile kopjes in de vaatwasser te zetten. Als de vaatwasser vol is, wordt verzocht deze aan te zetten. In verband met de hygiëne wordt iedereen verzocht geen vuil serviesgoed achter te laten in de fractiekamers en er voor zorg te dragen dat zich in de koelkast geen spullen bevinden die over de datum zijn. Ook lege of volle flessen drank en kratten dienen door de gebruikers zelf opgeruimd te worden (niet op de binnenplaats of in de gemeenschappelijke ruimtes en/of gangen neerzetten). De algemene vergaderruimte en de leeszaal dienen na gebruik netjes te worden achtergelaten. Iedereen wordt verzocht zaken die eigendom zijn van zijn fractie niet achter te laten in de gemeenschappelijke ruimtes en/of de gangen. Voor algemeen gebruik is een fotokopieermachine beschikbaar in de keuken. 9.6.4 Alarmsysteem Het Huis van Zessen is 7 dagen per week toegankelijk van 08.00 uur 's morgens tot 01.00 uur 's nachts. Buiten deze tijden om staat het alarm aan en mag het pand niet betreden worden. 9.6.4 Affiches Omdat het Huis van Zessen een ruimte is voor alle fracties is het niet toegestaan op de ramen of in de gemeenschappelijke ruimten partijpolitieke affiches en dergelijke op te hangen. Een andere reden is dat de verkoper bij de verkoop van het pand dit bedongen heeft. 9.6.6 Rookbeleid In het kader van het gemeentelijke rookbeleid is het niet toegestaan te roken in het Huis van Zessen, dus ook niet in de fractiekamers. __________________________________________________________________________________________ November 2007 32

Raadsinformatie INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING... 4

Recommend Documents