JAARVERSLAG 2007
VOORWOORD Voor u ligt het jaarverslag van Stichting Wielewaal. 2007 was voor ons een bijzonder jaar! In 2007 bestond Wielewaal 30 jaar en dat is groots gevierd. Naast een aantal spectaculaire jubileumreizen was er een lustrumweekend waarin vrijwilligers en vakantiegangers fantastische dagen hadden. Meer hierover leest u in dit jaarverslag. Het was ook het jaar waarin onze nieuwe huisstijl werd ontwikkeld en gepresenteerd. Een vrolijk en zonnig logo met een sprekende payoff is het resultaat. Evenals voorgaande jaren is Wielewaal sterk in beweging: groei van het aantal vakantieplaatsen, een nieuw organisatiemodel, werken aan de strategie en een nieuw meerjarenplan, aanvragen van een AWBZ-erkenning bij het ministerie... Maar ook een enorme groei in de kinderthemaweken door de landelijke uitbreiding en de aankoop van een nieuw pand waarin de ingezette groei kan worden voortgezet.Tenslotte is in 2007 definitief afscheid genomen van de groep vakantiegangers van 35 jaar en ouder. Zoals u ziet een groot aantal onderwerpen waarover u hieronder meer kunt lezen. De financiële verantwoording vindt u in de jaarrekening. Als u wilt reageren of nog vragen heeft, kunt u contact opnemen per telefoon (088 122 44 00) of via de mail naar
[email protected]
Corina Gielbert Directeur
AANTAL NIEUW INGESCHREVEN DEELNEMERS
323
LEEFTIJDSCATEGORIEËN NIEUW INGESCHREVEN DEELNEMERS 9% 11%
12%
5% 9%
18%
13%
27%
29%
28%
44%
29%
160
186
18%
>35 25-35 17-25 12-17 <12
33% 14% 2005
2006
2007
BEZETTINGSGRAAD (%) EN AANTAL VERKOCHTE VAKANTIEPLAATSEN
2005
95%
2005
2006
94%
2007
20%
28% 35%
95%
24%
925
740
2007
LEEFTIJDSCATEGORIEËN TOTALE GROEP DEELNEMERS
25% 842
2006
34% 16%
19%
18%
11%
14%
10% 2005
10% 2006
28% 14% 2007
>35 25-35 17-25 12-17 <12
STRATEGIE EN BELEID GECONTROLEERDE GROEI Jaarlijks spreken medewerkers, bestuur en Medisch Team tijdens een visiedag met elkaar over strategie, visie en beleid. In maart 2007 is stilgestaan bij de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen van Wielewaal. Een belangrijk vraagstuk tijdens deze dag was de groei: hoe ver wil Wielewaal groeien, waarom wil Wielewaal groeien? Uitkomst van de dag was dat de ingezette groei wordt voortgezet. Het belangrijkste aandachtspunt bij de groei is de beschikbaarheid van vrijwilligers. Hieronder vallen o.a. de werving van voldoende vrijwilligers en het behoud van kennis en kwaliteiten. Dit betekent dat er sprake moet zijn van een gecontroleerde groei. Kijkend naar de 2 producten die Wielewaal kent, vakanties en kinderthemaweken, is het volgende bepaald: - Het aantal vakantieplaatsen blijft de komende jaren geleidelijk groeien met circa 10% per jaar. Uitzondering van de groei in het aantal plaatsen is het jaar 2008. In dit jaar wordt de maximumleeftijd van vakantiegangers definitief teruggebracht naar 35 jaar. Dit betekent dat een grote groep uit zal stromen. In 2008 zal het aantal vakantieplaatsen daarom gelijk worden gehouden ten opzichte van 2007. - Voor kinderthemaweken geldt de komende jaren een andere strategie: Wielewaal rolt het product landelijk uit op een snelle manier. Dit betekent dat gedurende 3 jaar gekozen is voor een grote groei, circa 10 scholen per jaar. Na 3 jaar is de grootste implementatie gerealiseerd en zal ook bij dit product sprake zijn van geleidelijke groei met een bescheiden percentage. Een belangrijk uitgangspunt is dat Wielewaal niet groeit om het groeien op zich, maar dat Wielewaal groeit om meer kinderen / jongeren de mogelijkheid te bieden om een fantastische week mee te beleven. Om de groei te kunnen realiseren en voldoende vrijwilligers te werven is naamsbekendheid een belangrijk speerpunt in het beleid. De groei van het aantal deelnemers en vrijwilligers heeft belangrijke consequenties voor verschillende onderdelen van de organisatie, zoals het organisatiemodel en de huisvesting.
MEERJARENPLAN GEREALISEERD De afgelopen jaren heeft Wielewaal gewerkt met een meerjarenplan dat formeel liep tot eind 2008. In dit plan waren korte- en lange termijn doelstellingen vastgelegd. Begin 2007 concludeerde Wielewaal dat de doelstellingen van het plan al waren gerealiseerd en dat er behoefte was aan een nieuw meerjarenplan. Vanwege alle ontwikkelingen en de groei van de afgelopen jaren leek het een goed moment om na te denken over de strategie, voordat er een nieuw meerjarenplan werd gemaakt. Een eerste aanzet hiervoor is gemaakt in oktober 2007. Bestuur en directie van Wielewaal hebben die dag gesproken over de voor Wielewaal fundamentele vragen. Onder leiding van een externe deskundige is gekeken naar deze vragen en is een plan van aanpak gemaakt om te komen tot een nieuw strategiedocument.
STRATEGIEBEPALING Om het proces optimaal te laten verlopen is gezocht naar een adviseur die Wielewaal om niet in dit proces kon begeleiden. Peter Dudok van Heel (strategisch organisatie-adviseur) heeft aangeboden om dit te doen. Eind 2007 is hij gestart met diverse interviews en gesprekken met betrokkenen. Deze gesprekken zullen gebruikt worden om inzicht te krijgen in de strategie, missie en visie en aan de hand van deze gesprekken zal een discussienota worden opgesteld. Inhoud van de nota: - Waar is Wielewaal goed in? - Wie is/zijn doelgroepen? - Welke groeirichting(en) voor de toekomst zijn denkbaar? - Welke kernvragen moet Wielewaal stellen? De discussienota zal vervolgens besproken worden met het bestuur, Medisch Team en het personeel. Na het vaststellen van de nota zal het nieuwe meerjarenbeleidsplan met korte- en lange termijn doelstellingen worden gemaakt en gecommuniceerd. Streven is om dit voor de zomer 2008 af te ronden.
ORGANISATIEWIJZIGING ASPECTEN VAN GROEI Wielewaal is een organisatie in groei (zie strategie en beleid). Sinds 2003 is Wielewaal gegroeid van 5,3 fte naar 9,6 fte eind 2007. De groei van de organisatie uit zich in de volgende aspecten: Groei van - Het aantal deelnemers; - Het aantal verkochte vakantiereizen; - De organisatie (financieel en personeel); - Fondsen en subsidie; - Omzet / begroting. Uitbreiding van producten / diensten - Kinderthemaweken (dagopvang tijdens vakantieperioden); - Zoeken naar extra mogelijkheden ‘earned income’. Ten gevolge van de groei ontstond er een behoefte aan: - Andere organisatiestructuur; - Andere overlegstructuur.
NIEUW ORGANISATIEMODEL Om een onafhankelijk advies te krijgen bij deze vraag, is gezocht naar iemand die Wielewaal om niet wilde adviseren. Met behulp van Wilma van Vuuren, senior manager bij de Human Capital Group, is kritisch gekeken naar het organisatiemodel zoals tot dat moment gehanteerd en de wensen / mogelijkheden van Wielewaal. Vervolgens is er een advies uitgebracht over een nieuw organisatiemodel. Belangrijke uitgangspunten bij het nieuwe model waren: - Een efficiënte organisatie die goed in staat is in te spelen op de markt (flexibiliteit); - Een leiding die feeling houdt met de ‘werkvloer’, maar ook beslissingen durft te nemen (besluitvaardige organisatie); - Een organisatie die goed intern communiceert, maar niet alles ter discussie stelt (na besluitvorming); - Een organisatie die professioneel en kwalitatief goed opereert. Het advies is overgenomen door het bestuur en met ingang van 1 mei 2007 is de structuur uit onderstaand model ingevoerd binnen Wielewaal. Tom Engelen heeft, na een assessment, de functie gekregen van Hoofd Bedrijfsvoering.
BESTUUR
DIRECTEUR
HOOFD BEDRIJFSVOERING
ADMINISTRATIE
STAF
HUISVESTING GROEI LEIDT TOT VERHUIZING Sinds 2004 is Stichting Wielewaal fors gegroeid in haar activiteiten. Enerzijds zijn de bestaande activiteiten gegroeid in volume: van 550 vakantieplaatsen in 2004 naar 925 plaatsen in 2007. Anderzijds zijn ook nieuwe activiteiten ontwikkeld en geïmplementeerd. De groei van de organisatie zorgt niet alleen voor groei van het aantal medewerkers, maar ook voor groei in materialen. De consequentie was dat het pand in Utrecht te klein werd. Daarom is in 2006 gestart met het zoeken naar een nieuw pand.
WENSEN Het nieuwe pand moest groot genoeg zijn voor het huidige aantal medewerkers, maar ook de mogelijkheid bieden om de komende jaren verder te groeien. Daarnaast wilde Wielewaal in het nieuwe pand graag een aantal nieuwe functies herbergen: - Aankomst en vertrek van vakanties: hiervoor moest er ruimte zijn voor een touringcar en de locatie moest redelijk centraal liggen; - Mogelijkheid tot het geven van training en instructie aan kleine groepen; - Magazijn op locatie i.v.m. efficiency en tevens mogelijkheid om kleine reparaties uit te voeren; - Mogelijkheid om medewerkers en stagiaires met een beperking in het pand te laten functioneren. (Een deel van) het pand moest dus volledig rolstoeltoegankelijk zijn.
ZOEKTOCHT Omdat het pand in Utrecht eigendom was van Wielewaal, bleek het goedkoper om een nieuw pand te kopen dan om te huren. Op deze manier kon het pand in Utrecht een eerste deel van de hypotheek dekken. De zoektocht naar een nieuw pand duurde aanzienlijk langer dan verwacht. Veel panden bleken wel te huur, maar niet te koop. Na een lange zoektocht werd er uiteindelijk een geschikt pand gevonden in Hilversum. Ook dit pand stond in eerste instantie te huur, maar door een gebaar van de eigenaar werd het Wielewaal toch mogelijk gemaakt om het pand te kopen. In juni 2007 werd het koopcontract getekend en sinds 1 december is Wielewaal de trotste eigenaar van een prachtig, ruim kantoorpand, gelegen op een schitterende locatie.
VERBOUWING Het pand was niet rolstoeltoegankelijk (deuren waren te smal, geen aangepast toilet enz) en wordt daarom direct verbouwd. Hiermee is een start gemaakt in december 2007. De verwachting is dat deze verbouwing begin 2008 is afgerond en Wielewaal dan zal verhuizen. In eerste instantie worden, vanwege de beperkte financiële middelen, alleen de noodzakelijke verbouwingen uitgevoerd. Om efficiency-redenen is ervoor gekozen zoveel mogelijk aanpassingen in de eerste verbouwing mee te nemen. Op deze manier konden kosten en overlast bespaard worden, omdat er toch sloopwerkzaamheden noodzakelijk waren voor het pand betrokken kon worden. In 2008 zal Wielewaal extra aandacht besteden aan het werven van fondsen om de kosten van de verbouwing te dekken. Naast de eerste verbouwing is nog een aantal aanpassingen aan het gebouw wenselijk, maar in eerste instantie niet noodzakelijk. Deze aanpassingen zullen gedaan worden wanneer de financiën het toelaten. Het gekochte pand is groter dan noodzakelijk volgens het pakket van eisen. In de komende jaren zal Wielewaal, vanwege de groei, meer ruimtes nodig hebben. Tot die tijd zullen verschillende ruimtes in het pand worden verhuurd.
AFDINGEN EN ZWEMMEN MET DOLFIJNEN IN MEXICO In 2007 bestond Stichting Wielewaal 30 jaar. Dit is gevierd met een spetterend jubileum voor zowel vrijwilligers als vakantiegangers in Walibi en met drie bijzondere jubileumreizen. Eén daarvan was een bijzondere reis naar Mexico. De groep heeft daar een fantastische en heel afwisselende week gehad. Zo waren ze erg onder de indruk van de Maya-ruïnes in Tulum, hebben ze papegaaien en andere vogels bekeken in een natuurpark en is er uiteraard flink gewinkeld in Playa del Carmen. In Mexico is het heel normaal om af te dingen als je iets koopt. Bij thuiskomst was onze groep hier dan ook erg goed in geworden. Over het hoogtepunt van de vakantie was de groep het eens: dat was het zwemmen met dolfijnen. De dolfijnen duwden de vakantiegangers door het water en ze konden ze zelfs een kus of knuffel geven. Dat maakte deze vakantie echt tot een onvergetelijke reis. Meer over deze droomervaring kunt u lezen bij de vakantiebelevenissen op onze website.
AWBZ AANVRAAG AWBZ-ERKENNING Wielewaal heeft in 2007 bij het Ministerie van Volksgezondheid,Welzijn en Sport een aanvraag ingediend voor een AWBZ-erkenning. Hiervoor waren verschillende redenen: - Bij de vakantiedagopvang is vergoeding van deelname mogelijk vanuit de AWBZ. Dit betekent dat de kosten van de kinderthemaweken via de AWBZ kunnen worden gedeclareerd op het moment dat de deelnemer beschikt over een AWBZ-indicatie Zorg In Natura via het CIZ. Deze mogelijkheid zorgt ervoor dat deelname aan de kinderthemaweken financieel laagdrempelig is. Op dit moment bestaat deze mogelijkheid nog door samenwerking met een organisatie die een AWBZerkenning heeft en die fungeert als hoofdaannemer voor Wielewaal. Het nadeel hiervan is dat er een extra laag in de organisatie zit. Dit leidt tot extra overleg en afstemming en kan extra ruis opleveren. Omdat het product vakantiedagopvang nu een forse volumevergroting ondergaat wil Wielewaal zelf een AWBZ-erkenning krijgen, zodat zij de gehele AWBZ-zorg in eigen beheer kan houden. - AWBZ-erkenning kan nog een ander voordeel opleveren. Een AWBZ-indicatie is geldig in heel Nederland.Wanneer iemand een indicatie heeft, mag hij/zij deze indicatie ook gebruiken op een andere plek dan thuis. Dit betekent dat de indicatie ook gebruikt mag worden tijdens de vakanties voor de zorg die er op dat moment wordt geleverd. Voorwaarde hiervoor is natuurlijk wel dat Wielewaal een AWBZ-erkende instelling is.
STRIJD TEGEN DE MEERKOSTEN Bovengenoemde zaken dragen beide bij aan een belangrijke strategische doelstelling van Wielewaal: streven naar een marktconforme prijs. Met andere woorden: het deel van de vakantieprijs dat gerelateerd is aan de beperking, de meerkosten, zou niet uit de eigen zak van de deelnemer moeten komen. Het verkrijgen van een AWBZ-erkenning zou een goede bijdrage kunnen leveren aan de bestrijding van de meerkosten.
WIJZIGING BESTUURSSTRUCTUUR Om een AWBZ-erkenning te kunnen krijgen was het noodzakelijk dat ook de bestuursstructuur werd veranderd van een bestuur op afstand naar een Raad van Toezicht. Hiervoor was een statutenwijziging noodzakelijk. Met deze wijzigingen is eind 2007 een begin gemaakt. De benodigde stukken voor de erkenning liggen ter beoordeling bij het ministerie. De verwachting is dat het gehele proces begin 2008 wordt afgerond.
IMPRESSIES VAN EEN DAG UIT EEN KINDERTHEMAWEEK Thema : Dromenland “Op vrijdag werd Bea Bling wakker in het bed. Ze droeg allemaal glitterkleren en vertelde dat ze er van gedroomd had om popster te worden. Maar net toen ze een liedje voor ons wilde zingen, kwam er geen geluid meer uit haar mond! Eerst dachten we dat het aan de microfoon lag en dus gingen we allemaal een nieuwe microfoon voor haar maken. Iedereen kon daar mooie liedjes door zingen, alleen Bea niet; haar stem was nog steeds kwijt.” “In het bos gingen we een speurtocht doen om haar stem terug te vinden. We hebben daar veel muziek instrumenten gevonden, maar nog steeds was Bea Blings stem er niet! Tijdens het geluidenspel leerden we de geluiden van alle instrumenten kennen. Eén geluid herkenden we eerst niet. Ineens hoorden we wie het was; Bea zong een mooi lied! Tussen alle muziekinstrumenten was haar stem al die tijd verstopt geweest. Als afsluiting hebben we allemaal lekker gedanst op de muziek van Bea Bling!” Thema: Feesten “Toen we binnenkwamen was de hal versierd met spoken en spinnenwebben: vandaag was het Halloween!“ “De dag begon met een voorleesverhaal. Bij een bepaald woord of geluid maakten we steeds muziek. Daarna hebben we ons eigen spookje gemaakt van stof en dat versierd met verf. Na het drinken gingen we een voelspelletje doen. Door te voelen (en zonder te kijken!) moesten we raden wat er in het bakje zat, bijv. chocoladevla. Dat was best spannend…” “Als lunch kregen we bloedsoep (tomatensoep). Na het eten gingen we buiten opdrachten doen. We moesten kikkers uit een vijver vangen, spinnen wegvegen, met tovereieren lopen en een heks verjagen met waterballonnen. Als afsluiting van de spannende dag hebben we de vrolijke film Happy Feet gekeken om bij te komen.”
KINDERTHEMAWEKEN LANDELIJK UITBREIDING AANBOD In 2006 is besloten om de vakantiedagopvang landelijk uit te breiden. Het project gaat verder onder de nieuwe naam kinderthemaweken. Hiervoor is gekozen om deelnemers meer duidelijkheid te geven over de invulling van de opvang en vrijwilligers meer inzicht in de duur van de opvang. De financiering van dit project is in eerste instantie in handen van de NSGK. In het projectplan is gesteld dat Wielewaal binnen 2 jaar de kinderthemaweken wil aanbieden op 20 scholen. Inmiddels is besloten om de uitbreiding ook na 2 jaar verder voort te zetten. In 2007 is met 10 mytylscholen een contract afgesloten over het aanbieden van de kinderthemaweken, namelijk: - Mytylschool de Trappenberg, Huizen - Mytyl-Tyltylschool Amsterdam - School Lyndensteyn, Beetsterzwaag - Mytylschool de Schalm, Breda - Mytylschool Eindhoven - Mytyslchool de Sprienke, Goes - Mytylschool Johan Friso, Haren - Mytylschool de Thermiek, Leiden - Mytylschool Ariane de Ranitz, Utrecht - Heliomare onderwijs, Wijk aan Zee
EVALUATIE Uiteindelijk hebben 7 scholen daadwerkelijk kinderthemaweken aangebodenin de zomer van 2007. Op de scholen in Goes, Haren en Beetsterzwaag waren te weinig aanmeldingen om het project doorgang te laten vinden. Op deze laatste 3 scholen is in het najaar van 2007 een enquête gehouden waarin werd bekeken waarom deze scholen een te lage bezettingsgraad hadden. Hieruit kwam naar voren dat de reden voor de lage bezettingsgraad met name te wijten was aan de onbekendheid van de kinderthemaweken in deze plaatsen en dat er wel behoefte was aan het product kinderthemaweken. De verwachting van Wielewaal, dat de geografische ligging en/of afstand tot de school een reden zou zijn voor de lage bezettingsgraad, werd niet bevestigd door de enquêteresultaten. Naar aanleiding van de enquêteresultaten is in overleg met deze scholen besloten dat er in 2008 toch weer kinderthemaweken aangeboden worden. (vervolg op volgende pagina)
VAKANTIEDAGOPVANG VANUIT DE OGEN VAN EEN MOEDER In 2007 startte Stichting Wielewaal met vakantiedagopvang op Heliomare Onderwijs in Wijk aan Zee. Judy Zijm, moeder van de 7-jarige Max, vertelt over haar ervaringen. Judy gaf Max op voor de vakantiedagopvang, maar niet zonder twijfel. “Het is altijd met wat voorbehoud dat je zo’n kwetsbaar kind wegbrengt naar iets onbekends. De eerste dag hebben we hem eerst een beetje begeleid in deze nieuwe wereld. Dat werkte goed, voor Max en voor ons! Het was voor ons prettig om de zorg even te kunnen uitbesteden.” Niet alleen voor Judy was het fijn, ook Max was enthousiast. “Max vond het meteen leuk en dat hadden we niet verwacht. Ik denk dat hij het vooral prettig vond om zoveel aandacht te krijgen. Misschien wel juist omdat het allemaal anders gaat dan in schooltijd, terwijl hij wel in een vertrouwde omgeving is.” Iedere dag worden er binnen een thema allerlei activiteiten gedaan. “Max is niet sprekend, maar hij genoot zichtbaar toen hij terugkwam: geschminckt en verkleed als echte koning. En het wild ronddraaien (op ons aanraden) in zijn rolstoel in de grote hal, dat was feest!” De activiteiten worden begeleid door vrijwilligers, die ieder kind laten genieten binnen zijn eigen mogelijkheden. “Het programma was meestal te hoog gegrepen voor Max, maar daarvan had hij uiteindelijk geen last. Het leukste was om te zien dat de begeleiders, die toch allemaal relatief jong waren, al snel een gevoel voor Max kregen. Zonder teveel ‘deskundologische ballast’ gingen zij te werk en stonden ook open voor onze tips.” “Tot nu toe was Max steeds thuis in vakanties. De opvang van Wielewaal was eigenlijk precies wat we zochten.” Of Max het komend jaar weer naar de vakantiedagopvang gaat? Judy twijfelt er niet over: “ja, omdat het voor ons voorziet in een behoefte en vooral omdat het voor Max leuk is.”
KINDERTHEMAWEKEN LANDELIJK (vervolg) BEGELEIDING KINDERTHEMAWEKEN Om de kinderthemaweken op de scholen aan te kunnen bieden was een groot aantal extra vrijwilligers nodig. De werving hiervan verliep goed, mede door de elders genoemde stoppercampagne. Verder was het voor de interne organisatie zoeken naar een juiste invulling van het product.Voor het eerst werd er, naast vrijwilligers, gewerkt met betaalde krachten. Op de kinderthemaweken wordt gewerkt met recreatieleiders per school, die voor de gehele dagopvangperiode in dienst komen van Wielewaal. Dit betekende dat het aantal medewerkers tijdens de zomerperiode bijna verdubbelde. Daarnaast wordt verpleegkundige zorg ingekocht via thuiszorgorganisaties of particulieren. In de vakanties zijn reisleiders en verpleegkundigen ook vrijwilligers en dat is in de kinderthemaweken dus wezenlijk anders.Voor deze keuze zijn verschillende redenen: - De continuïteit tijdens de kinderthemaweken.Wielewaal wil gedurende de 3 of 4 weken dat de kinderthemaweken op een school draaien, één recreatieleider als aanspreekpunt. Dit is met vrijwilligers niet te realiseren. Hetzelfde geldt voor verpleegkundige zorg. - De groei in het aantal vakantieplaatsen per jaar zit al aan een maximum. Voor Wielewaal was het niet mogelijk om daarnaast nog voor 10 scholen extra reisleiders en assistenten te werven (in totaal gaat het hierbij om 40 weken!). Naast het werven van recreatieleiders en assistenten was ook de instructie van vrijwilligers een belangrijk aandachtspunt. Juist omdat het een nieuw product betreft, is er binnen de bestaande vrijwilligersgroep nog geen ervaring en/of kennis die overgedragen kan worden op nieuwe vrijwilligers. Daarom is veel aandacht besteed aan de vrijwilligers van de kinderthemaweken: - Nieuw instructiemateriaal is ontwikkeld, specifiek gericht op de kinderthemaweken; - Er werd een aparte instructiedag georganiseerd; - Reisleiders en assistenten namen deel aan de reguliere training van Wielewaal.
TOEKOMST KINDERTHEMAWEKEN De werkelijke bezettingsgraad van de kinderthemaweken kwam niet overeen met de begroting. De bezettingsgraad van de mytylschool in Huizen (waar het pilot-project had gedraaid) bleek niet overeen te komen met de nieuwe scholen. Het enthousiasme bij ouders was wel aanwezig, maar het kostte tijd om het vertrouwen te winnen en daarnaast in een aantal gevallen een AWBZ-indicatie aan te vragen. Bij het opstellen van de begroting 2008, eind 2007, is rekening gehouden met deze lagere bezettingsgraad. De verwachting is dat de bezettingsgraad zal toenemen naarmate er meer bekendheid is met het product op school. Dat geldt in 2008 dus in ieder geval voor de scholen die in 2007 hebben deelgenomen. Daarnaast verwacht Wielewaal dat de bekendheid ook verhoogd kan worden door in één van de kortere vakanties (voorjaars- of meivakantie) het product al aan te bieden. Ouders kunnen dan al ‘bekijken’ wat ze ervan vinden, hun kind kan een dagje meedraaien en vervolgens kan de beslissing genomen worden om in de zomervakantie langer en intensiever gebruik te maken van de kinderthemaweken. Daarom worden in 2008 diverse weken in het voorjaar aangeboden en is in 2007 in Amsterdam en Utrecht ook de herfstvakantie aangeboden. In 2007 zijn er in totaal 32 kinderthemaweken aangeboden. De gemiddelde bezettingsgraad van de scholen was 45%.
NAAMSBEKENDHEID: STOPPERCAMPAGNE NAAMSBEKENDHEID SPEERPUNT Een belangrijk speerpunt voor Wielewaal is de naamsbekendheid. Deze is absoluut noodzakelijk om nieuwe vrijwilligers en vakantiegangers te werven. Omdat Wielewaal de afgelopen jaren fors is gegroeid, moesten er in 2007 ruim 300 extra vrijwilligers bijkomen. Naast de reguliere groei van 100 vakantieplaatsen werden de kinderthemaweken in 2007 uitgebreid van 1 school naar 10 scholen.
ACHTERGROND STOPPERCAMPAGNE Van februari t/m juli heeft Wielewaal een grote stoppercampagne gevoerd. Wanneer de krant gevuld is met alle nieuwsberichten en advertenties zijn er vaak nog plekken over. Deze plekken worden gevuld door goede doelen die meedoen aan een stoppercampagne. Zo’n stoppercampagne kost wel geld, maar dit bedrag staat niet in verhouding tot het aantal advertenties dat wordt geplaatst. De campagne in 2007 is betaald door het Revalidatiefonds. Het resultaat van de stoppercampagne was nog groter dan verwacht. Het aantal aanmeldingen van nieuwe vrijwilligers in de maanden februari tot en met juni verdubbelde ten opzichte van de cijfers van het jaar ervoor. Hiermee werd bereikt dat er voldoende vrijwilligers waren om de beoogde groei te bewerkstelligen en dat vakanties en kinderthemaweken met voldoende vrijwilligers van start konden gaan.
FEITEN STOPPERCAMPAGNE - Direct vanaf het begin werd de advertentie zeer vaak en ook in groot formaat geplaatst. Het gaf Wielewaal een enorme impuls om de eigen organisatie zo groot en veelvuldig in de krant te zien staan. In totaal zijn er 230 advertentieplaatsingen gesignaleerd door vrijwilligers, vakantiegangers en medewerkers. Vermoedelijk zijn dit er meer, doordat niet alle lokale kranten door bekenden van Wielewaal gelezen worden. - Zowel de advertenties in landelijke kranten als advertenties in de regionale kranten en huis-aan-huis bladen leverden een goed resultaat op.Van de nieuwe vrijwilligers die zich via de stoppercampagne hebben aangemeld kwam ongeveer de helft via PCM (Trouw/ Volkskrant/NRC) en de helft via de regionale bladen. - De vormgeving van de advertenties was goed: Wielewaal kreeg veel positieve reacties op de advertentie zelf. De foto en tekst prikkelden mensen om op de website te kijken en hier vervolgens de rest van de informatie vandaan te halen. - Aan nieuwe vrijwilligers is gevraagd hoe zij bij Wielewaal terecht zijn gekomen. Uit deze gesprekken bleek dat met name de herhaling van de advertenties erg goed werkte. De advertentie sprak aan en mensen wilden zich wel inschrijven; door drukte en werk werd dit toch weer vergeten. Wanneer ze de advertentie een volgende keer weer zagen kwam er een ‘aha- erlebnis’ en namen ze het initiatief om ook daadwerkelijk in actie te komen. Regelmatig werd verteld: ‘dit was de derde keer dat ik de advertentie zag en toen dacht ik: nu moet ik ook echt bellen’. - Wielewaal vond het belangrijk om duidelijke uitleg te geven aan de achterban over de stoppercampagne, de noodzaak en de financieringsstructuur. Dit voorkwam negatieve reacties over de grootte van de advertenties en de veelvuldigheid. Door de duidelijke uitleg in de maandelijkse digitale nieuwsbrief aan vrijwilligers, de nieuwsbrief aan vakantiegangers en op de website heeft Wielewaal geen negatieve reacties ontvangen. - Opvallend waren ook de positieve reacties over de samenwerking met het Revalidatiefonds. Door de campagne heeft ook een aantal nieuwe vakantiegangers zich aangemeld. Zij bleken Wielewaal nog niet te kennen, maar het feit dat de campagne ondersteund werd door het Revalidatiefonds werd door hen gezien als teken dat Wielewaal een organisatie was die ze konden vertrouwen. In 2008 zal de samenwerking met het Revalidatiefonds worden voortgezet in een nieuwe intensieve stoppercampagne. Van januari t/m juni zullen er hopelijk weer veel advertenties verschijnen in alle mogelijke kranten.
NAAMSBEKENDHEID: ANDERE ACTIVITEITEN NIEUWE HUISSTIJL De huisstijl van Wielewaal riep vaak wat oubollige ideeën op bij mensen. Daarom is in 2007 besloten om de huisstijl te moderniseren en een duidelijk vakantiegevoel uit te stralen. Er is, met ondersteuning van communicatie-adviseurs van Rijkswaterstaat, gekozen voor een dynamisch, zonnig logo met frisse kleuren. Daarnaast wordt in alle communicatie voortaan de payoff ‘maak het mee!’ gebruikt om deelnemers en vrijwilligers enthousiast te maken voor de Wielewaalactiviteiten. Deze payoff is voor beide partijen van toepassing: vrijwilligers zijn er mede verantwoordelijk voor om de activiteiten tot een feest te maken, terwijl voor deelnemers Wielewaalactiviteiten een echte belevenis zijn waar ze dingen meemaken die ze anders nooit zouden beleven. Ook is er in dit jaar voor gekozen het lidwoord ‘De’ te verwijderen om verwarring met de vogel De Wielewaal te voorkomen. Vanaf juni 2007 is de nieuwe huisstijl overal doorgevoerd en gaat Stichting De Wielewaal als Stichting Wielewaal door het leven. Door deze pakkende nieuwe huisstijl blijft Wielewaal beter bij mensen hangen, wat de naamsbekendheid ten goede komt.
REGIOCOÖRDINATOREN Al enige jaren is Wielewaal bezig met het activeren van vrijwilligers in de regio. Hun taak is om Wielewaal in hun eigen regio op de kaart te zetten door bijvoorbeeld contact te zoeken met de lokale media, scholen, vrijwilligerscentrales etc. Eind 2007 waren er 16 regiocoördinatoren actief, verspreid over 9 provincies. Met elkaar hebben zij op verschillende manieren gewerkt aan een betere naamsbekendheid van Wielewaal.
MEDIARESULTATEN Mede dankzij de inzet van de regiocoördinatoren is Wielewaal in 2007 diverse keren in de media geweest. In cijfers: - 7x een artikel/bericht in een lokale/regionale krant; - 6x een item op de regionale radio; - 2x een item op de regionale tv; - 1x een item op de landelijke radio (3FM); - 1x een item op de landelijke tv (SBS6); - 3x aandacht in een nieuwsbrief/tijdschrift dat zich specifiek op de doelgroep richt. Onderwerpen van media-aandacht varieerden van kinderthemaweken op mytylscholen en het jubileumweekend in Walibi tot individuele ervaringen van vrijwilligers.
BESTICKERING TOURINGCAR Touringcarbedrijf Márion Reizen heeft de achterkant van twee van haar bussen beschikbaar gesteld voor reclame door Wielewaal. Dit zorgt voor een betere naamsbekendheid onder andere weggebruikers en reizigers van Márion Reizen. Een uniek gebaar waar Wielewaal Márion Reizen erg dankbaar voor is!
WIELEWAALVERSLAVING Je hoort vaak zeggen dat Wielewaal verslavend is. En dat dat niet alleen voor vakantiegangers maar ook voor vrijwilligers geldt blijkt wel uit de volgende verhalen. Zo gaat verpleegkundige Wilma Kamphuis al meer dan 25 jaar mee met Wielewaal. Wilma: “Ik heb al veel verandering gezien.Wat niet veranderd is, is het thuiskomen op je tandvlees, want moe ben je na afloop. Maar het is zo ontzettend leuk om te zien hoe een groep die elkaar meestal niet kent, in staat is om met z’n allen een enorm leuke vakantieweek te maken.” Ook vrijwilliger Kim de Vries gaat al jaren mee. Kim: “Wie nooit mee is geweest op een Wielewaalvakantie kan zich niet voorstellen hoe het is. Het zijn weken met een gouden randje.Voor mij vanzelfsprekende dingen als samen met een vakantieganger koken, zwemmen of praten maken ze juist zo speciaal.Voor mij werken ze behoorlijk verslavend.” Marc Barbé gaat na 32 vakanties nog een stapje verder: “Ik vind dat het woord ‘Wielewalen’ in de Dikke van Dale moet komen, met als uitleg: ‘mateloos genieten van en met anderen, met als gevolg een prettige extreme vermoeidheid’.”
VRIJWILLIGERS GROEI AANTAL VRIJWILLIGERS Vrijwilligers zijn zeer belangrijk voor Wielewaal. Zonder vrijwilligers kunnen de activiteiten immers niet plaatsvinden. Naast de werving van vrijwilligers zijn ook binding en behoud belangrijke aandachtspunten. In 2007 was er sprake van een dubbele groei. Naast de reguliere groei van ongeveer 100 vakantieplaatsen, was er sprake van een nieuwe activiteit waaraan in totaal 195 vrijwilligers hebben meegewerkt. Dit betekende dat Wielewaal 300 vrijwilligers meer moest werven ten opzichte van 2006. Het is Wielewaal gelukt om dit aantal nieuwe vrijwilligers te werven. In 2007 zijn er in totaal 1252 vrijwilligers ingezet door Wielewaal. Dit zijn er ca. 100 minder dan verwacht. Dit heeft met name te maken met het feit dat een aantal kinderthemaweken minder kinderen trok en dus ook minder vrijwilligers nodig had dan verwacht.
OPLEIDING TRAINERS Naast het werven van vrijwilligers zijn scholing en instructie belangrijke aspecten. In 2006 was gestart met een pilot- training voor nieuwe Reisleiders, Assistenten en verPleegkundigen (RAP-pers). In 2007 is deze training uitgebreid en verder uitgewerkt. Binnen het bestand vrijwilligers is gezocht naar vrijwilligers die trainer konden worden en de training konden geven. Wielewaal had een duidelijke voorkeur voor het opleiden van eigen trainers, omdat zij de praktijk als geen ander kennen en daarmee ook uitstekend op de hoogte zijn van de situaties die reisleiders, assistenten en verpleegkundigen tegen komen tijdens de vakanties. In maart 2007 hebben 10 vrijwilligers onder begeleiding van een professionele trainer de cursus ‘Trainde-trainer’ gevolgd. In dit weekend zijn de vrijwilligers opgeleid om de RAP-training te kunnen geven. Het weekend was zeer geslaagd en de vrijwilligers voelden zich voldoende toegerust om hun nieuwe collegareisleiding te trainen.
INSTRUCTIE VRIJWILLIGERS EN RAP In 2007 hebben er 2 trainingsweekenden voor nieuwe RAP-pers plaatsgevonden. In totaal hebben 53 vrijwilligers de training gevolgd. De training werd door de deelnemers uiterst positief geëvalueerd: goed passend bij de praktijk en voldoende handvatten gevend om met zelfvertrouwen en kennis een vakantie te gaan draaien. In 2007 is nieuw instructiemateriaal ontwikkeld voor de kinderthemaweken en ook is er een reader voor de RAP-training ontwikkeld.
EXTRA AANDACHT INSTRUCTIE ADHD/ASS Uit de evaluaties en feedback van de vrijwilligers bleek dat er duidelijk behoefte was aan nieuw instructiemateriaal voor de ADHD/ASS-vakanties. Als voorbereiding op de ontwikkeling van dit materiaal is in november een avond georganiseerd waarin met vrijwilligers is gesproken over het instructiemateriaal. Doel van deze avond was een duidelijk beeld te krijgen van wat er nodig is en tevens te inventariseren welke kennis al aanwezig is en wat er nog mist. Met deze input zal het nieuwe instructiemateriaal worden ontwikkeld.
LUSTRUM 30-JARIG JUBILEUM In 2007 bestond Wielewaal 30 jaar. Het lustrum is gedurende het jaar uitgebreid gevierd. De reden om uitgebreid aandacht te besteden aan dit lustrum was 3-ledig: - Het genereren van meer naamsbekendheid om nieuwe vrijwilligers en vakantiegangers te bereiken. - Vakantiegangers een onvergetelijk dagje uit bezorgen, waarin zij tevens kennismaken met de vrijwilligers van hun vakantie.Vanaf dit moment begint ook de voorpret van de vakantie zelf. - De groep vakantiegangers ouder dan 35 jaar de mogelijkheid geven om op een goede manier afscheid te nemen van Wielewaal. Al enkele jaren geleden is besloten om de maximumleeftijd van de vakantiegangers terug te brengen naar de oorspronkelijke doelstelling van Wielewaal, 35 jaar. Dit betekent dat Wielewaal afscheid nam van de groep 35-45 jarigen en een groots opgezet evenement was hiervoor een goed middel. Gedurende het jaar is een 3-tal lustrumreizen georganiseerd: een rondreis in Nederland, een rondreis naar Italië en een unieke vakantie naar Mexico.
KENNISMAKINGSWEEKEND WALIBI In juni vond een grootschalig evenement plaats in Walibi, waarvoor alle vrijwilligers en vakantiegangers werden uitgenodigd.Voor vrijwilligers was dit weekend ook meteen het instructieweekend. Op zaterdag werden verschillende workshops georganiseerd, waarin vrijwilligers kennis konden opdoen omtrent thema’s die in de vakanties actueel zijn. Dit varieerde van tiltechnieken, EHBO, handicapinformatie, maar ook een workshop clownerie of ontspanning. Aan het eind van de dag konden de vrijwilligers blijven slapen in het ‘tentenkamp’ dat was opgebouwd. Helaas werkte het weer overdag niet zo goed mee, maar ’s avonds was het gelukkig droog en kon er worden bijgepraat bij het kampvuur onder het genot van een hapje en een drankje.Voor de vrijwilligers was dit een erg leuke manier om kennis met elkaar te maken en zin te krijgen in de vakantie. Op zondag werd de happening nog groter: ook de vakantiegangers meldden zich, vaak onder begeleiding van hun ouders. Na de opening door Wielewaalambassadeur Marcel Kuijer kon iedereen met zijn vakantiegroep Walibi in en genieten van een fantastische dag. Aan het eind van de dag werd er afgesloten met een gezamenlijke barbecue. Het geheel werd opgeluisterd door een band, waarbij kon worden gedanst en bekende Nederlanders die hun handtekening uitdeelden. Naast het kantoorpersoneel waren er vele helpende handen: vrijwilligers die dit jaar niet mee gingen met een vakantie, maar toch graag hun steentje aan deze dag wilden bijdragen. Een bijzondere groep helpende handen bestond uit medewerkers van Deloitte. Met hun volledige team waren zij de hele zondag aanwezig om de barbecue voor te bereiden en uiteindelijk voor 1000 mensen te barbecuen. Hun inzet is erg op prijs gesteld.
LEUK EN LEERZAAM BERLIJN Het afgelopen jaar heeft een groep Wielewalers Berlijn bezocht. Vakantieganger Robert Versteeg vertelt over zijn belevenissen: “Ik ben naar de Brandenburger Tor en de Reichstag geweest. Helemaal bovenin, bij de glazen koepel, hadden we een geweldig uitzicht over het voormalige Oost- en West-Berlijn. De afgelopen eeuw is er veel gebeurd in Berlijn. Als je alles wilt weten over de Berlijnse Muur en het verschil tussen Oost en West is het zeker een bezoekje waard, want zoiets moet je ervaren. Het heeft een hoop indruk op me gemaakt.” “Deze vakantie was niet alleen maar leuk, maar ook leerzaam. We zijn veel met de bovengrondse en ondergrondse metro gegaan om van de ene plek in de stad naar de andere te komen. Echt superhandig en ook fijn dat de metro vaak stipt op tijd rijdt. Ik heb net als iedereen goed genoten van deze vakantie en zal volgend jaar zeker weer een vakantie doen met Wielewaal.”
JUBILEUMRONDREIS DOOR TOSCANE Eén van de jubileumreizen in het kader van het 30-jarig jubileum was een rondreis door Toscane. Volgens de vakantiegangers zeker een aanrader: “Onze shot Italiaanse cultuur kregen we in het dorpje Lucca, waar wielrenner Mario Cippolini is geboren, de stad van de scheve toren Pisa en de prachtige stad Florence. Alledrie aanraders als je volgend jaar mee wilt naar Toscane. Florence zal je niet teleurstellen, daar is zoveel te zien! Loop zeker langs de Santa Maria del Fiore, die in Florence liefkozend Duomo (de Dom) wordt genoemd. Een schitterende kerk met echte gouden deuren. Op Piazza della Signoria is een kopie te zien van Michelangelo’s David, ook een echte ‘must see’.” “Het laatste wat je op je lijstje van Florence zou moeten zetten is de Ponte Vecchio. Op deze brug wordt nog steeds van oudsher goud en zilver verkocht. Er zitten tientallen kleine schattige winkeltjes waar je vast wel iets vindt wat je leuk vindt!”
INTERNE ORGANISATIE PERSONEEL Aan het eind van 2007 was er 9,6 FTE in dienst van Wielewaal. Dit betekende ten opzichte van 2006 een uitbreiding van 1,8 FTE. Dit heeft alles te maken met de groei van de organisatie en de noodzakelijke mankracht hiervoor. Naast de aantrek van extra personeel, vanwege de groei, waren er in 2007 ook een aantal personeelsleden die Wielewaal verlieten. Dit zorgde in 2007 voor een groot aantal personeelswisselingen. Anneke Dinger verliet na ruim 20 jaar de Stichting. Ook Ingrid van Beurden vond een nieuwe werkkring, haar functie is overgenomen door Laura van de Ven. Koen Laros gaf aan dat de werkzaamheden niet overeenkwamen met zijn verwachtingen en verliet per 1 juni Wielewaal. Zijn functie werd ingevuld door Marieke Böggemann. In het begin van 2007 werd de administratie uitgebreid naar 4 personen. Wendy Elbertse, Sanne Schouten en Jan van der Velden kwamen het team versterken. Toen bekend werd dat de nieuwe huisvesting in Hilversum kwam, gaf Sanne Schouten aan dat dit voor haar qua afstand te ver was en dat zij uit ging kijken naar een andere baan. Al eerder had Jan van der Velden aangegeven dat de functie niet naar verwachting was en dat hij zijn contract wilde beëindigen. Elke Stienissen is het team met ingang van 1 mei komen versterken ter vervanging van Anneke Dinger. Met ingang van 1 december is Petra Grandia begonnen op de administratie. De organisatiewijziging zorgde dat er intern van functie veranderd werd door Tom Engelen. Voor de functie die vrij kwam moest een nieuwe medewerker worden gezocht. Atsje Boersma heeft deze functie ingevuld. Al met al een jaar met veel personeelswisselingen wat veel heeft gevraagd van de inzet van het personeel. Desondanks is het gelukt om 2007 op een goede manier af te sluiten!
KLACHTENAFHANDELING Ook in dit jubileumjaar was het aantal officiële klachten dat bij Wielewaal is binnengekomen weer relatief laag (<1% van het aantal deelnemers). In totaal heeft Wielewaal vijf klachten ontvangen. Alle klachten zijn binnen de klachtenprocedure van Wielewaal afgehandeld.
FONDSEN / DONATEURS Stichting Wielewaal heeft in 2007 financiële bijdragen en bijdragen in natura mogen ontvangen van diverse fondsen, bedrijven en particulieren. We bedanken iedereen die het werk van Wielewaal ook in 2007 mede mogelijk heeft gemaakt. Adriaanstichting Agis fonds Auris Deen Hobu De Kameleon Deloitte Delta Lloyd Donateurs Stichting Wielewaal Enixé Europcar Fonds NutsOhra Innerwheel Insingerschool Soest Johanna Kinderfonds Kattendijke / Drucker Stichting KF Heinfonds Marion Reizen Mytylschool De Trappenberg Nederlandse Rode Kruis Nederlandse Stichting voor het Gehandicapte Kind Revalidatiefonds Rijkswaterstaat Nederland Sponsors en deelnemers van ‘Stappen voor Wielewaal’ Sponsors en initiatiefnemers actie ‘Fietsen naar Rome’ Stichting De Boom Stichting De Ziekenfondsbode Stichting Fonds tot steun interconfessioneel onderwijs Stichting Kaleidoskoop Stichting Liberty Trainers/workshopleiders op instructiedagen Univé Van Dam van Os Stichting VSBfonds Weeshuis der Doopsgezinden Zuidam & Uithof
S TI CH TI N G W I E L E WAAL J A A R R E K EN I N G 2007
