Jaarverslag 2014
Inhoud Voorwoord van de voorzitter
2
Samenstelling OR
3
Vertrek Raad van Bestuur
4
Visie Arduin 2.0 - Organisatieontwikkelingen
4
Fietsplan
5
Regelingen / Protocollen
5
Raad van Toezicht
5
Missie en Visie OR
5
Vervoer
5
Waardering vrijwilligers
6
Bedrijfsarts
6
Arbo-commissie – dit is een gezamenlijke commissie van de OR en Arduin
6
Arbeidsvoorwaarden-commissie
8
Financiële commissie
10
Training OR
10
Klankbordgroep
11
Tussentijdse verkiezingen
11
Communicatie
11
1
Voorwoord van de voorzitter Gaat het dan nu echt gebeuren! Beste mede collega, De afgelopen periode is er door velen van jullie meegedacht over het nieuwe Arduin 2.0. Iedereen heeft zo getracht zijn ideeën mee te laten tellen in de nieuwe veranderingen. Als OR hebben wij het afgelopen jaar ook steeds de belangrijke items weten te verwerken in o.a. de regelingen die wij voorgelegd krijgen. Wil jij dat jouw stem ook gehoord wordt in het vervolg op wat door de werkgroepen is samengesteld, volg dan onze verslagen, en reageer indien nodig.
Veel leesplezier. Louis van Beekum Voorzitter Ondernemingsraad Arduin
2
Samenstelling OR
Angela van Haasteren
Joleen van den Dorpel
Marti Versteeg
Nella van Stee
Jeanet Priester, secretaris
Ernie van Wallenburg
Cocky Bakhuizen
Louis van Beekum, voorzitter
Willeke Geelhoed
Huib van Rijn
Jacko Burghardt
Angelique Lapré, ambtelijk secretaris
3
Vertrek Raad van Bestuur In de zomer van 2014 werd ook de OR onverwacht geconfronteerd met het plotselinge vertrek van mevrouw Van Belle. In de korte periode daaropvolgend vond het overleg plaats met de plaatsvervangend Raad van Bestuur, de heer Van der Waal. Voor de komst van de huidige interim Raad van Bestuur, de heer Van Wijk, heeft de OR een kennismakingsgesprek gehad alvorens hij formeel werd benoemd door de Raad van Toezicht. Bij de werving van de uiteindelijke definitieve Raad van Bestuur heeft de OR een adviserende rol. Zo zal er lopende 2015 input worden gegeven voor de op te stellen profielschets van de nieuwe bestuurder. Visie Arduin 2.0 – Organisatie ontwikkelingen Gedurende bijna alle overlegvergaderingen in 2014 is met mevrouw Van Belle gesproken over de plannen ten aanzien van de organisatie. Aanleiding voor de voorgenomen veranderingen zijn onder andere de uitkomsten van de projecten zoals "Thuis in eigen huis" en 'Wijk en Buurtgericht werken". De huidige organisatie past daar niet meer bij. Verder zijn er externe ontwikkelingen waar Arduin op moet inspelen, zoals de transitie in de Jeugdzorg en de WMO. De OR heeft aangegeven positief te staan tegenover de plannen voor de organisatieontwikkeling en zal gedurende het traject gefaseerd adviseren. Eind
4
2014 heeft de OR een positief advies uitgebracht over de strategische keuzes die Arduin heeft gemaakt. Deze keuzes worden middels werkgroepen begin 2015 verder uitgewerkt. In de loop van 2015 zal de OR opnieuw gebruik gaan maken van zijn adviesrecht ten aanzien van de voorgenomen besluiten. In het proces zal er formeel sprake zijn van reorganisatie, in die zin dat functies en posities er anders uit komen te zien. De OR speelt hierbij in 2015 een belangrijke rol en zal ook als toehoorder aanwezig zijn bij de gesprekken met de vakbonden over (verlenging) van het doorlopend sociaal plan.
Dit plan loopt in het najaar van 2015 af. Los van de gesprekken over het sociaal plan heeft de OR in 2014 een gesprek gehad met de afvaardiging van twee vakbonden om te praten over de te verwachten ontwikkelingen. Een afvaardiging van de OR is in 2014 op uitnodiging een dagdeel aanwezig geweest bij de MT tweedaagse. De OR is daarbij verder meegenomen in de denkrichting van het management betreffende de organisatieontwikkelingen.
telefoonkosten PA, Regeling roosterplanning, Regeling flexpensioen en OBU, Regeling privé uitgaven cliënten, Regeling bedrijfsongevallen, PC regeling.
Fietsplan Op advies van de OR is de beperking om een fiets te kopen bij uitsluitend geselecteerde leveranciers uit de regeling gehaald. Daarnaast is het bedrag per fiets/persoon verhoogd. Nu de maximale som van het fietsplan gelijk blijft, heeft de OR voorgesteld om de termijn te stellen op vijf jaar in plaats van drie jaar.
Raad van Toezicht De OR heeft deel uitgemaakt van de adviescommissie voor de selectie van nieuwe leden van de Raad van Toezicht.
Regelingen / Protocollen Dit jaar zijn ook vele andere regelingen en protocollen besproken en ter instemming voorgelegd aan de OR: Reiskosten regeling, Regeling bereikbaarheidsdiensten coach, ortho, manager, Regeling arbeidsmarkttoeslag BOPZ, Regeling mee-eten medewerkers, Afbouwregeling ORT, Regeling vakantiebegeleiding, Introductieprotocol (nieuwe) medewerkers, Regeling arbeidsmarkttoeslag, Regeling bedrijfsfitness/sport en ontspanning, Regeling niet rokenbeleid, Regeling
Enkele regelingen waar de OR zijn invloed op heeft kunnen uitoefenen: Arbeidsverzuim - De OR heeft voorstellen geformuleerd die kunnen bijdragen aan preventie van arbeidsverzuim. Dit zal in 2015 een vervolg krijgen in de overleggen in de Arbocommissie en met de (interim) Raad van Bestuur.
Missie en Visie OR In 2014 heeft de OR zijn missie en visie onder de loep genomen en aangepast, waarna deze op de website zijn gepubliceerd. Vervoer Het vervoer is vanaf 2013 veelvuldig onderwerp van gesprek geweest in de overleggen met de Raad van Bestuur. De OR heeft daarbij ook signalen vanuit de achterban besproken met de Raad van Bestuur. Na invoering van het nieuwe systeem heeft de OR zich ten doel gesteld de uitvoering van het vervoer te blijven monitoren.
5
Waardering vrijwilligers De OR heeft met de Raad van Bestuur van gedachten gewisseld over de wijze waarop de waardering voor de vrijwilligers het beste tot uitdrukking kan komen. Bedrijfsarts Zoals elk jaar heeft de OR ook in 2014 een gesprek gehad met de bedrijfsarts om met elkaar van gedachten te wisselen over het arbeidsverzuim binnen de organisatie, de visie van de bedrijfsarts en het (preventie)beleid wat binnen Arduin bestaat. Arbo-commissie – dit is een gezamenlijke commissie van de OR en Arduin In januari 2014 is na ondertekening van het instellingsbesluit de Arbocommissie officieel van start gegaan. Tijdens de personeelsbijeenkomst van januari 2014 is de commissie aan de aanwezigen voorgesteld. Er is die avond uitleg gegeven over de doelstelling en werkwijze van de Arbo-commissie, tevens is het email adres
[email protected] gepresenteerd.
6
1. Arbowet 2. Arbobesluit 3. Arboregeling 4. Beleidsregels
Ter verduidelijking een stukje uit het instellingsbesluit: 2. Taken en bevoegdheden Deze commissie ondersteunt en adviseert de OR en de Raad van Bestuur bij het uitoefenen van zijn (wettelijke) taken en bevoegdheden op het gebied van Veiligheid, Gezondheid, Psycho Sociale Arbeidsbelasting en Milieu.
De commissie bestaat uit 2 leden van PO&O en 4 leden van de ondernemingsraad (VGWM-commissie).
De commissie neemt initiatieven ter verbetering van het Arbo- en verzuimbeleid. De taken van deze commissie omvatten de volgende aandachtsgebieden:
Dit jaar namen zitting: Mirjan de Heus, Maurits van Luik, Cocky Bakhuizen, Joleen van de Dorpel, Angela van Haasteren en Nella van Stee.
- Evaluatie van het Arbobeleid en de voorgang van de RI&E en plan(nen) van aanpak. - Evaluatie van het arbeidsverzuimbeleid.
- Bespreken van maatregelen op het gebied van arbeidsomstandigheden (b.v. aanpak van knelpunten op de werkvloer, organisatie van Arbo voorlichting en onderricht, ontwikkeling van procedures en gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen). - Volgen van trends betreffende Arbo- en verzuimbeleid en bespreken van (bijna)ongevallen. - Stimuleren van belangstelling voor Arbo zaken binnen de organisatie. - Bewaken van de naleving van de genomen besluiten betreffende de voorgaande punten. - Bestuderen van de in aanmerking komende literatuur en documentatie en zich op de hoogte stellen van ontwikkelingen m.b.t. stand van wetenschap en professionele dienstverlening. - Informatie inwinnen bij diverse functionarissen en deskundigen (intern en extern) op het gebied van Arbo. De commissie heeft op grond van de WOR niet de bevoegdheid tot het voeren van rechtsgedingen.
Meer veiligheid op de werkvloer In het kader van veiligheid zijn er op verzoek van collega’s van Houtvakwerk, werkschoenen aangeschaft. Psychosociale arbeidsbelasting De besprekingen hierover zijn nog gaande, als Arbocommissie hopen we dat we met heel de organisatie hierin wat kunnen betekenen. Vanuit de OR is een dossier aangeleverd.
Informatieavond voor Arboverantwoordelijken Geholpen met organiseren en invulling geven van de jaarlijkse informatieavond voor de arbo-verantwoordelijken van de locaties. Ook daar waren we blij met de input die we mochten ontvangen.
MTO Bespreking en adviseren aanpassing van de vragenlijst van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Een aantal vragen gaf niet voldoende mogelijkheid om de belevingsintensiteit weer te geven.
Veiliger naaldsysteem voor Arduin Uit Europese wetgeving blijkt dat er veilige naaldsystemen moeten worden gebruikt.
Dit is nu aangepast en wordt meegenomen in het aanstaande MTO. Zo kan er beter ingespeeld worden op knelpunten.
7
WPC Ook de werkplekcheck is op enkele punten aangepast. Als Arbocommissie willen we nog meer inzetten op bewustwording van organisatie én medewerkers. RI&E Ook in het kader van houtvakwerk hebben we de RI&E erbij gepakt. Aan de bestuurder is reeds de vraag voorgelegd om ook in BOPZ-locaties een RI&E op te laten stellen.
ken in vergelijking met voorgaande kwartalen .De vitaliteitsscan die naar onze mening nog door te weinig medewerkers is ingevuld. Spijtig, want hierdoor kunnen ook moeilijk conclusies worden getrokken en van hieruit aanbevelingen worden gedaan. De Mailbox
[email protected] We hebben enkele punten kunnen oppakken doordat we als arbocommissie op de hoogte werden gesteld via de mail. Fijn! want op die manier is het mogelijk goed actie te ondernemen. We hopen dan ook dat iedereen ons volgend jaar weet te vinden. 2015, een jaar van veranderen. Maar ook een jaar waarin we als arbocommissie Arduin ons willen inzetten voor een gezonde werkomgeving van alle medewerkers van Arduin.
Verdere onderwerpen van gesprek Elk kwartaal komen de cijfers van agressiemeldingen en bedrijfsongevallen op tafel. We gaan hierover in gesprek en stellen vragen wanneer cijfers afwij-
8
Arbeidsvoorwaarden-commissie In 2014 was de commissie arbeidsvoorwaarden actief betreffende het behartigen van de belangen van medewerkers aangaande arbeidsvoorwaarden. De commissie had een adviserende taak naar de bestuurder toe aangaande CAO en personeelsregelingen van arduin. Een aantal onderwerpen die de commissie in het afgelopen jaar behandeld heeft zijn: ● Evaluatie persoonlijk assistenten Aanleiding: In 2014 is een interne audit geweest
voor persoonlijk assistenten. De OR heeft het rapport hier van ontvangen. De arbeidsvoorwaardencommissie heeft zich verder in het rapport verdiept en zijn bevindingen gedeeld met de OR. Er zijn naar aanleiding hiervan verschillende vragen gesteld aan de bestuurder. Voorgaande jaren heeft de OR ook uitvoerig aandacht gehad voor de functie van persoonlijk assistent. De commissie heeft deze bevindingen en conclusies vergeleken met de uitkomst van de audit. Verschillende aanbevelingen die eerder zijn gedaan komen terug in het rapport. Voor de toekomst heeft de OR ook aanbevelingen gedaan richting de bestuurder en zal dit blijven volgen. Inmiddels is bekend dat de functie persoonlijk assistent in zijn huidige vorm niet meer zal blijven voortbestaan maar dat deze functie anders zal worden ingevuld en het een fulltime functie zal worden. Ook deze ontwikkeling zal de OR zeer nauw blijven volgen. ● Functieomschrijving gastvrouw/heer - ondersteunend supportwerker De OR heeft verschillende signalen gekregen dat er onduidelijkheden zouden zijn over de functies gastvrouw/heer en ondersteunend supportwerker. De gastvrouw/heer is werkzaam binnen wonen en de ondersteunend supportwerker over het algemeen binnen dagbesteding. De commissie heeft de functieomschrijvingen van beide functies naast elkaar gelegd en vergeleken en is tot de conclusie gekomen dat er veel raakvlakken zijn,
maar ook de nodige verschillen en dat wijzigen van de naam gastvrouw/heer in ondersteunend supportwerker weinig meerwaarde zal hebben. ● Mobiliteitscentrum Enkele jaren geleden is een notitie rondom het mobiliteitscentrum opgesteld over hoe dat er uit zou moeten komen te zien. Dit mobiliteitscentrum bestond uit verschillende onderdelen die gefaseerd zouden worden ingevoerd. Enkele onderdelen zijn gestart, bijvoorbeeld het intern uitzendbureau, maar sommige onderdelen ook niet. De OR heeft de vraag gesteld hoe actueel deze notitie nog is en of de andere onderdelen nog vorm zullen gaan krijgen. Naar aanleiding daarvan heeft de commissie zich nog eens verdiept in de notitie en hier over vragen gesteld aan de bestuurder. Met het oog op de organisatieverandering heeft de OR moeten concluderen dat de notitie niet meer actueel genoeg is en het mobiliteitscentrum wederom anders vormgegeven zal worden. Ook deze ontwikkeling zal de OR, en de commissie binnen de OR blijven volgen. Vanaf medio september zijn de organisatie veranderingen centraal komen te staan. De OR is betrokken bij dit proces en zal in 2015 gefaseerd advies moeten geven over de verschillende plannen. Ook hier zal een taak voor de arbeidsvoorwaardencommissie weg gelegd zijn. Verder zal de commissie de CAO onderhandelingen volgen voor de nieuwe CAO die in 2015 in zal moeten gaan. Ook loopt het sociaal
9
plan af wat de vakbonden in 2012 met de bestuurder hebben afgesloten. Enkele commissieleden zullen als toehoorder bij de gesprekken tussen vakbonden en raad van bestuur aanwezig zijn en als klankbord dienen voor de vakbonden. In 2014 bestond de arbeidsvoorwaardencommissie uit: Marti Versteeg, Ernie van Wallenburg, Michiel Huijsman en Willeke Geelhoed. Financiële-commissie De Financiële Commissie heeft als taak om ter voorbereiding van de OR vergaderingen, financiële stukken te toetsen en te beoordelen op ingezet financieel beleid. Ook beoordeelt de commissie nieuw beleid op financiële onderbouwing. Het jaar 2014 stond in het kader van wetswijzigingen die in 2015 plaatsvinden en de overheveling van de AWBZ naar de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, de Wet Langdurige Zorg en bepalingen uit de CAO. Toch is het Arduin gelukt om een sluitende begroting voor 2015 tot stand te brengen. De financiële commissie is in gesprek gegaan met de Financieel manager over deze begroting omdat deze graag verduidelijking wilde hebben over verschillende posten. De vragen zijn naar tevredenheid beantwoord.
10
Enkele opvallende punten uit de Begroting 2014: omdat het verschil tussen de financiering van het vervoer en de kosten te groot is, heeft Arduin besloten om de kostenbesparingen door te zetten. Zo is in de begroting rekening gehouden met een verlaging van het vervoersbudget. Beoogde maatregelen hierbij zijn het (met ondersteuning) zelfstandig met het openbaar vervoer laten reizen door de cliënten, de inzet van grotere bussen en de inzet van vrijwilligers. De medicijnkosten zijn omlaag gegaan door de inzet van het project afbouw medicatie. Verder is de financiële commissie naar de cursus 'financieel inzicht en beleid' geweest om zichzelf beter te kunnen voorbereiden op de toekomst. Ook voor 2015 zal de financiële commissie zich verdiepen in de begroting, het jaarverslag en de kwartaaloverzichten bespreken. De OR leden die in de financiële commissie zaten in 2014 waren Angela van Haasteren, Marti Versteeg en Huib van Rijn. Training OR In november heeft de OR een tweedaagse training gehad. De thema’s waren onder andere: betrokkenheid van de OR bij nieuw beleid, organisatieontwikkeling Arduin en vergadertechnieken.
De OR heeft van de trainer nieuwe handvatten gekregen, is sterker geworden en gaat nog meer dan voorheen als team verder aan de slag. Klankbordgroep Sinds 2013 heeft de OR een klankbordgroep, bestaande uit 16 collega’s. In 2014 hebben wij een enquete uitgezet aan deze groep over het werkoverleg. De OR kreeg regelmatig signalen binnen over het niet juist verlopen of niet houden van het werkoverleg en heeft gevraagd hoe het werkoverleg op de werkplek van de klankbordgroep leden verliep. In maart 2014 is er om input gevraagd ten aanzien van (het nut van de ) personeelsbijeenkomsten en de vorm van deze bijeenkomsten. Over het algemeen werd er positief gereageerd.
Communicatie De OR heeft een eigen website: www.ondernemingsraadarduin.nl. Medewerkers van Arduin kunnen via een beveiligde pagina de vastgestelde notulen van de vergaderingen lezen. De OR is voor vragen en/of opmerkingen bereikbaar via een van de OR-leden of via ons mailadres:
[email protected].
Medewerkers die interesse hebben om deel uit te maken van de klankbordgroep kunnen zich aanmelden via de OR mailbox
[email protected] Tussentijdse verkiezingen In december is Michiel Huijsman vetrokken bij Arduin en heeft daarmee ook de OR verlaten. In het voorjaar van 2015 worden tussentijdse OR-verkiezingen georganiseerd om de OR weer compleet te maken.
11
Stichting Arduin Bezoekadres: Seissingel 4 4333 GC Middelburg Postadres: Postbus 85 4330 AB Middelburg 0118-434500
[email protected] www.ondernemingsraadarduin.nl Opmaak en druk: Drukkerij Arduin
