Voortgangsrapportage september 2015

Voortgangsrapportage september 2015 op basis van het verbeterplan september 2013

Inhoud: 1. Inleiding 2. Samenvatting verbeterplan 3. Status per cluster 4. Financiën Bijlage: resterende aanbevelingen op een rij

1. INLEIDING

Voorwoord Deze voortgangsrapportage biedt relevante informatie voor het bestuur en de deelnemers. Belastingsamenwerking Oost-Brabant bevindt zich momenteel in een ontwikkeltraject, dat is gebaseerd op de bevindingenrapportage en de verbeterpunten van de Taskforce, inclusief de meerjarenbegroting 2013-2016. Met regelmaat wordt de voortgang van de taakuitvoering van de BSOB gerapporteerd.

2

2. Samenvatting verbeterplan september 2013 BSOB is een nog relatief jonge organisatie die voor het waterschap Aa en Maas en 6 gemeenten de belastingen uitvoert. De organisatie was medio 2013 nog niet in control. Een groot aantal verbeteracties is noodzakelijk om uiteindelijk in control te komen. Daarbij zijn zeven prioriteiten bepaald die liggen op de volgende terreinen: 1. aansturing en strategie en beleid 2. processen 3. ICT/ applicaties 4. financiën & control 5. gegevensbeheer 6. ziekteverzuim 7. uitwerking kernwaarden in noodzakelijk gedrag Daarnaast is een groot aantal aanvullende acties, maatregelen, projecten geduid die eveneens aandacht behoeven. Maar omdat niet elke actie even belangrijk is en omdat de organisatie ook niet alles tegelijkertijd kan oppakken is als actie geformuleerd om een 8. activiteitenschema op te stellen waarin die acties geprioriteerd en gefaseerd worden. De uitvoering van dit plan is gestart in september 2013. Op basis van de tussentijdse evaluatie in maart 2014 is nog een zevental punten toegevoegd, te weten: 1. kwaliteit van het gegevensbeheer 2. interne en externe communicatie 3. aanvulling in managementinformatie 4. personele kwaliteitsborging en volledig instrumentarium (strategisch personeelsplan) 5. waarderingsmeting (medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoek) 6. herijking afstemming deelnemers (regievoering) 7. projectsturing inclusief deze evaluatiepunten.

3. Status per cluster – enkele bijzonderheden Algemeen BSOB voert de taken uit door middel van een clusterindeling. Per cluster verzorgen de medewerkers een clusterplan. Deze dient als basis voor persoonlijke werk- en ontwikkelplannen. Heffen Er wordt vooruitgang gemaakt met het opleggen van de definitieve aanslagen zuiveringsheffing. Over het belastingjaar 2012 zijn nagenoeg alle aanslagen opgelegd. Over 2013 moeten nog 231 (was 716 in juni) aanslagen worden opgelegd. Met de reguliere werkvoorraad van de aangiftes 2014 is al begonnen. Voor zover bij BSOB bekend zijn de aanslagen voor bronneringen en de glastuinbouwbedrijven opgelegd. Alle waterschapsheffingen van het heffingsjaar 2015 zijn tot en met 24 september jl. voor 92,5% in aanslag opgelegd. Tot op heden zijn er voor het belastingjaar 2015 in totaal 2108 bezwaarschriften ontvangen. Hiervan staan nog 587 bezwaarschriften open. 6 bezwaren zijn buiten de termijn afgehandeld. Vanaf juli worden de automatische verminderingen maandelijks opgestart. Dit vergt de nodige controles bij het team heffen. Het servicelevel voor het afhandelen van e-mail en brieven betreft het reageren en afhandelen binnen 20 dagen. In de praktijk wordt voldaan aan het servicelevel van (het begin van) de afhandeling maar kan in verband met het uitblijven van een reactie van een belastingplichtige als geheel niet als definitief worden afgemeld. De onbekendheid met het afmelden – veelal wordt door de behandelaar pas afgemeld als er ook weer een reactie terug ontvangen is – zorgt voor een vertekend beeld.

3

Invorderen De aanmaningen en dwangbevelen worden maandelijks per post verzonden. De bedoeling was dit jaar maandelijks ook de vooraankondiging loonvordering en de loonvordering te versturen. Tot nu toe is twee keer een bestand (totaal 11.344 stuks) met vooraankondiging loonvorderingen verstuurd. Geautomatiseerd loonvorderingen leggen is om technische redenen nog steeds niet gelukt. Het gevolg is dat daardoor meer vorderingen worden uitbesteed aan de deurwaarder. Dit jaar is tot op heden 28.649 aanmaningen per post verstuurd (in 2014 totaal ruim 53.000). Het aantal verstuurde dwangbevelen is tot op heden 13.820 (in 2014 totaal ruim 23.000). Er zijn tot op heden 2.023 kwijtscheldingsverzoeken handmatig beoordeeld. De gemiddelde behandelduur is 41 dagen. Er zijn 1.253 stuks binnen de termijn van 8 weken behandeld en 770 niet. De gemiddelde behandelduur van de laatste groep is 73 dagen. De prestatieafspraken over de beantwoording van brieven en e-mails worden niet altijd gehaald. Met behulp van tijdelijke extra capaciteit wordt wel ingelopen op de werkvoorraad. Waarderen Waardebepaling Voor het belastingjaar 2015 zijn ook de laatste objecten gewaardeerd, de meeste aanpassingen die er nu nog zijn komen vanuit bouwmutaties en/ of wijzigingen bij gebruikers van niet-woningen. Hiermee wordt voldaan aan de planning en vereisten van de Waarderingskamer. Medio september zal de concept-waardering voor het belastingjaar 2016 worden gedaan. Deze resultaten zullen direct met de deelnemende gemeenten worden gecommuniceerd ter voorbereiding op de vaststelling van hun OZB-tarieven. Bezwaarafhandeling De bezwaarafhandeling voor het belastingjaar 2015 loopt redelijk volgens schema. Vooral het groot aantal bezwaren ingediend door diverse gemachtigden levert veel extra administratieve, juridische en taxatie-technische werkzaamheden op. Ondanks deze extra werkzaamheden verwacht BSOB alle bezwaren taxatie-technisch per 1 oktober en juridisch per 1 december te hebben afgerond. Doordat begin 2015 nog een achterstand van voorgaande jaren weggewerkt moest worden is bovenstaande gelukt met behulp van externe ondersteuning. Beroepen Het aantal ontvangen beroepschriften is helaas fors. De grote meerderheid hiervan is ingediend door de no cure, no pay bureaus. De helft van de tot nu toe ingediende beroepen gaat niet over de waardebepaling, maar over formele zaken zoals machtigingen, ontvankelijkheid en hoorzittingen. Permanente Marktanalyse Uit de marktanalyse blijkt dat kopers het vertrouwen in de markt houden. Wel is heel duidelijk te zien dat woningen met achterstallig onderhoud en dergelijke nog steeds erg moeilijk te verkopen zijn. Dat zal waarschijnlijk in meer of mindere mate zo blijven door de enkele jaren geleden gewijzigde financieringsmogelijkheden. Mutaties bijhouden Dit proces loopt op dit moment naar behoren. Voor de nabije toekomst wil BSOB mogelijk voor alle deelnemers het meetinstrument WOZ 360 aanschaffen om daarmee het aantal op te vragen dossiers bij de gemeentelijke deelnemers te beperken en om sneller een controle te kunnen doen op de geregistreerde inhoudsgegevens. Momenteel wordt (via Cyclomedia) gewerkt met luchtfoto‟s van 2013. Op dit moment wordt gewerkt aan het installeren van actuele luchtfoto‟s van 2014 en 2015. De inventarisatie van de agrarische objecten is nog gaande. De resultaten van de inventarisatie tot op heden zijn aanleiding geweest om de eigenaren bij de inventarisatie te gaan betrekken. Enerzijds worden zij betrokken omdat een aantal deelnemers nog onvoldoende de gevraagde gegevens aanlevert en anderzijds om te voorkomen dat de belastingplichtige een no cure no pay bureau inzet, met alle (financiële) gevolgen van dien. Vanaf half september worden inventarisatieformulieren verzonden waarop eigenaren kunnen aangeven wat onjuist is. Daarnaast hebben eigenaren de mogelijkheid aanvullende informatie te verschaffen. De reacties worden meegenomen in de waardebepaling van 2016. Landelijk zijn er op

4

dit moment weinig bruikbare agrarische transacties. Dit wordt vooral veroorzaakt door de steeds strengere eisen, gewijzigde wetgeving en de slechte prijzen die men op dit moment voor de producten ontvangt. Woningwaarderingsstelsel Per 1 oktober 2015 wordt de wetgeving aangepast en zal de WOZ-waarde van een woning, voor gemiddeld 25 procent de maximale huurprijs bepalen. Door deze aanpassing zal een huurder direct financieel belanghebbende zijn. De huurders hebben hierdoor ook recht op een WOZ-beschikking. Binnen het BSOB gebied hebben we te maken met circa 35.000 huurders die in 2016 ook recht hebben op een WOZ-beschikking. Hierdoor heeft de eigenaar belang bij een hogere WOZ-waarde en de gebruiker belang bij een lagere WOZ-waarde. De gevolgen van deze wetswijziging zijn nog niet te overzien. Vermoedelijk zal het aantal te behandelen bezwaren (van huurders) toenemen en zal communicatie met de belanghebbenden (eigenaar en gebruiker) die een tegengesteld belang hebben meer aandacht moeten krijgen. De VNG en de Waarderingskamer zullen zich nog uitspreken over een aantal onderdelen van deze recent bekendgemaakte wetswijziging. Intern wordt voorbereid op passende communicatie met belanghebbende, een af te stemmen werkwijze en het bepalen van het massaal toesturen van de beschikking of alleen op verzoek. BAG De koppeling BAG-WOZ en ook de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ (één landelijk loket met WOZ gegevens van alle gemeenten) zijn nieuwe verplichtingen. Voor de koppeling van de BAG en de WOZ en de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ zijn de planningen reeds afgestemd. De planning is om medio juli 2016 Gouw7 (de benodigde belastingomgeving) operationeel te hebben bij BSOB. Vanaf het derde kwartaal 2016 zal conform planning gestart worden met de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ. Landelijk zijn diverse knelpunten bekend in de voortgang van deze projecten. Om in de tussenliggende periode een aantal voorbereidende stappen te kunnen zetten is een tijdelijk in te zetten tooling (WEB-Gis van Antea Group) aangeschaft (€20.000,=). Zodoende kan BSOB samen met haar deelnemers de koppeling BAG-WOZ verder analyseren en vervolledigen (tot ruim 90%) om daarna te beheren. Op basis van een projectplan wordt verder afgestemd met de deelnemers. De kosten voor het beheer van de BAG-WOZ koppeling en de software tooling zullen naar rato worden verdeeld. Naast deze kosten volgen mogelijk kosten voor eventueel extra uit te voeren werkzaamheden voor de deelnemers. Alle werkzaamheden om de gestelde percentages te halen en in tweede fase de koppeling volledig te krijgen zullen in overleg met de deelnemers gaan. De analysetool zal als leidraad dienen om de werkzaamheden te kunnen berekenen.

Front-Office Klantcontacten Het aantal beantwoorde gesprekken tot op heden en ten opzichte van vorig jaar is in onderstaande tabel weergegeven. Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Totaal

Totaal 2014 4721 7692 7239 5182 4968 7321 7517 3951 4327 5788 2937 4053

Totaal 2015 3895 5730 8829 5388 4601 5951 6687

65696

41081

5

De afgelopen periode zijn verbeteringen doorgevoerd in het digitaal loket. Zo worden meer bezwaren die via het digitaal loket zijn ingediend automatisch verwerkt in de belastingapplicatie. Ook verhuizingen en bedrijfsmutaties die via het digitaal loket worden doorgegeven worden efficiënter verwerkt. In de periode van 20 april tot en met 29 mei 2015 is een extern telefonisch bereikbaarheidsonderzoek gehouden. De uitkomst vormt een belangrijk aspect voor het meten van de mate van tevredenheid van klanten. De prestaties zijn afgezet tegen de geldende NEN norm voor telefonische bereikbaarheid. De resultaten zijn eind juni bekend gemaakt, onder meer: technische bereikbaarheid bedraagt 100% “In gesprek” en “geen gehoor” kwamen niet voor tijdens het onderzoek. de snelheid van beantwoorden voldoet met 73% op tijd beantwoorde gesprekken niet aan de norm van 80%. Dit betekent dat bij de frontoffice in te hoge mate metingen zijn waargenomen waarbij het te lang duurt voordat contact met een medewerker is verkregen. De directe bereikbaarheid van de afdelingen bedraagt 44%. Dit voldoet niet aan de norm. Om de normen omhoog te brengen zijn er binnen BSOB al betere afspraken gemaakt m.b.t. de directe bereikbaarheid van de afdelingen. Verder zal er een plan worden gemaakt om op langere termijn de telefonische bereikbaarheid te verhogen. Digitale postkamer Sinds 29 juni jl. wordt de analoge post intern gescand en digitaal afgehandeld. Deze wijziging is snel en probleemloos ingevoerd. Inmiddels zijn de eerste 4.000 poststukken gescand en verwerkt. Met deze wijziging worden de volgende voordelen behaald:  Verkorting van doorlooptijd postafhandeling met 1 werkdag;  Goede traceerbaarheid van documenten;  Meer efficiëntie in het verwerkingsproces;  Kostenbesparing (20%).

Gegevensbeheer De komst van het Stelsel van Basisregistraties en gestandaardiseerde en geautomatiseerde koppelingen maakt dat het gegevensbeheer van BSOB moet anticiperen op deze veranderingen. De kadastrale gegevens worden nu nog via maandelijkse mutatiebestanden aangeboden aan BSOB, dit wordt een dagelijkse berichtenstroom van mutaties. Om deze verandering in goede banen te leiden is het noodzakelijk dat met de software leverancier (GouwIT) een goede implementatie wordt verzorgd. De voorbereidingen hierop zijn in mei jl. gestart. Ook is het nu mogelijk om berichten uit het Handelsregister (voormalig Kamer van Koophandel) geautomatiseerd te verwerken. Echter biedt de software leverancier nog geen functionaliteit waarmee BSOB deze berichten geautomatiseerd kan verwerken. Aangezien wel de gegevensentiteiten bekend zijn op basis waarvan de bedrijfsgegevens met elkaar geautomatiseerd gekoppeld worden, is verkend welke invloed deze ontwikkeling heeft op de gegevensverwerking van belastingplichtige niet-natuurlijke personen. Diverse belastingsamenwerkingsverbanden werken nauw met elkaar samen om deze implementatie onderling af te stemmen, de inspanningen te verdelen en van elkaar te leren. Bestandsbeheer voor de waterschapsheffingen De Stuf-WOZ bestanden, ten behoeve van de waterschapsheffingen, van de eerste 8 inliggende gemeenten zijn geautomatiseerd verwerkt in de BSOB bestanden. Met de Stuf-WOZ verwerking worden door de gemeenten geregistreerde en onderhouden basisgegevens zo veel als mogelijk overgenomen. Hier is een traject van gegevensvergelijking aan vooraf gegaan. Diverse kwaliteiten volledigheidscontroles zijn uitgevoerd. Bij en met elke gemeente vindt overleg plaats zodra er met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid foute gegevens zijn geconstateerd door BSOB. Daar waar de basisgegevens gelijk zijn aan elkaar, worden Stuf-WOZ (mutatie-) bestanden 1 op 1 overgenomen, zonder onnodige uitval. Hiermee is voor dit onderdeel invulling gegeven aan de wettelijke verplichting 'eenmalige registratie en meervoudig gebruik' van basisgegevens. De gegevens die volgens BSOB niet correct door de inliggende gemeenten zijn aangeleverd, zijn nog niet in de aanslagoplegging betrokken, maar tijdelijk geblokkeerd. Zodra de betreffende gemeenten uitsluitsel bieden, worden deze aanslagen alsnog in de heffing betrokken indien van toepassing.

6

Gegevensbeheer voor de zes deelnemende gemeenten Het oordeel van de Waarderingskamer voor de uitvoering van de wet WOZ was over 2014 „voldoende‟. De genoemde aandachtspunten zijn intern als verbeterpunt geduid, zoals de kadastrale volledigheid in de WOZ registratie, ten opzichte van de bij het CBS geregistreerde gegeven. In het vooronderzoek zijn de verschillen per deelnemende gemeente in kaart gebracht, vanaf juni worden deze verschillen projectmatig onderzocht en aangepast indien noodzakelijk. Het streven is om uiterlijk in september 2015 de kadastrale volledigheid geborgd te hebben, voorzien van een standenregister. Bovenstaande is ook noodzakelijk om de WOZ registratie te kunnen ontsluiten in het Stelsel van Basisregistratie door middel van de LV-WOZ. Wat hiervoor ook noodzakelijk is het in basis al op nemen van de gegevens uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen. De initiële relatie wordt verzorgd door de deelnemende gemeenten zelf, het onderhoud en beheer wordt vervolgens een taak van BSOB. Hiervoor zijn afspreken tussen de deelnemende gemeenten en BSOB noodzakelijk, daarnaast moet BSOB zijn huidige applicatielandschap / functionaliteit uitbreiden om deze nieuwe taak te kunnen uitvoeren. Aangezien de gemeente eigenaar en bronhouder is en blijft van de BAG en BSOB van de WOZ zijn goede afspraken in deze essentieel. In de afgelopen maanden zijn diverse overleggen geweest tussen de separate gemeenten en BSOB waarbij de afspraken inmiddels zijn vormgegeven in een Gegevens Leverings Overeenkomst (GLO). De GLO draagt bij aan een beter en consistent gegevensbeheer voor alle deelnemers. ICT Procesautomatisering voor WOZ en BAG-WOZ Vooruitlopend op het aansluiten op de Landelijke Voorziening WOZ heeft ook voor de BAG-WOZ koppeling overleg plaatsgevonden met verschillende softwareleveranciers. De definitieve keuze voor een (tijdelijke) oplossing wordt eind augustus gemaakt. Het inrichten van de omgeving wordt in september opgepakt zodat in oktober de eerste ervaringen opgedaan kunnen worden. Stuurinformatie BSOB wil Business Intelligence oplossingen inzetten om de informatievoorziening te verbeteren. Door het centraliseren van gegevens in een datawarehouse wordt data op een eenduidige en betrouwbare wijze gecentraliseerd voor rapportages. Met interne capaciteit en OpenSource oplossingen is met een beperkt budget eind juni een Proof of Concept opgeleverd. Hiermee is een volgend applicatielandschap ontstaan:

7

Voor het ontwikkelen van online dashboards is een keuze gemaakt om te investeren in de data visualisatie software „Qlikview‟. Door een externe consultant is in juli een start gemaakt en zijn 3 dashboards ontwikkeld voor heffingen (actueel vs. begroot), bezwaren en grondslagen. De gebruiker kan zelf de gewenste set aan informatie samenstellen en ook visueel weergeven:

Ook kunnen gegevens eenvoudiger geografisch gepresenteerd worden, bijvoorbeeld de spreiding van hondenbezitters in Oss:

8

Voor de kwartaalrapportage heeft een inventarisatie plaatsgevonden met een drietal regievoerders om te komen tot een uniforme en voor iedere deelnemer noodzakelijk set van gegevens. Als de kwartaalrapportage voor de deelnemers is uitgewerkt, kan ook de management en bestuurlijke informatie (hiervoor heeft al een globale inventarisatie plaatsgevonden) periodiek via “dashboards” worden weergegeven. De verwachting is dat op basis van dergelijke besturingsinformatie beter analyses gemaakt kunnen worden waardoor dan weer verbeteringen in de processen kunnen worden doorgevoerd. Juridische en beleidsmatige ondersteuning Harmonisatie van beleid Het voorstel van harmoniseren van beleid (afvalstoffen heffing, rioolheffing en wijze van belastingheffing) is in juni bestuurlijk voorgelegd ter vaststelling. Daarbij heeft het bestuur ingestemd met het voorleggen van de notitie aan de colleges van de gemeentelijke deelnemers. Na bespreking volgt een terugkoppeling aan BSOB. Om tot een zo efficiënt mogelijke behandeling van kwijtscheldingsverzoeken te komen, is het wenselijk om tot een uniform kwijtscheldingsbeleid te komen. Hiertoe is een notitie opgesteld over beleidskeuzes en is een aantal aanbevelingen gedaan. Dit heeft geresulteerd in een voorstel tot wijziging van het huidige kwijtscheldingsbeleid per gemeente. Aan de deelnemers is gevraagd voor zover van toepassing een standpunt in te nemen over de voorgestelde wijzigingen. Overige ontwikkelingen Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Medio 2014 is de Wgr gewijzigd. Deze wijzigingen zijn verwerkt in een voorstel tot aanpassing van de GR. Daarnaast wordt voorgesteld de GR op een aantal punten te wijzigen rondom de toetreding en uittreding van deelnemers. Het voorstel is ter consultatie voorgelegd aan de vakinhoudelijk deskundige en wordt in september voorgelegd aan de besturen van de deelnemers. Na verkregen toestemming wordt de wijziging in december 2015 vastgesteld in de vergadering van het AB. Deze wijziging dient voor 1 januari 2016 in werking te treden. Advisering Bedrijven InvesteringsZone belasting (BIZ) De BIZ-bijdrage is een belasting die de kosten moet financieren, die verbonden zijn aan activiteiten die zijn gericht op het bevorderen van leefbaarheid in de bedrijfsomgeving. Een aantal gemeentelijke deelnemers is op verzoek de afgelopen maanden juridisch en beleidsmatig ondersteuning door BSOB. Er is advies gegeven ten aanzien van de totstandkoming van de verordening, de nog uit te voeren draagvlakmeting en de randvoorwaarden waar aan moet worden voldaan. Tot op heden is deze ondersteuning passend binnen de formatie geweest. Voor één deelnemer is de doelstelling om de BIZ per 1 januari 2016 in te voeren.

9

Leidraad invordering De aanpassing van de leidraad invordering is medio juni vastgesteld. Afhandeling verzoeken De termijnen welke van toepassing zijn bij beroepszaken, klachten, ingebrekestellingen en WOBverzoeken worden gehaald. Het aantal ontvangen beroepszaken daalt. Het aantal ingebrekestellingen daalt eveneens, door goed te sturen op de wettelijke afhandeltermijn van de bezwaarschriften.

10

4. Financiën Uitvoering begroting 2015 Er wordt een budgetneutrale begrotingswijziging voorgelegd. In december 2015/maart 2016 wordt bezien of er aanleiding is om de begroting 2015 en/of begroting 2016 te herzien aan de hand van de actuele ontwikkelingen.

Begroting 2015 na 1e wijziging

Realisatie t/m 30-6

Verwachting t/m 31-12

Lasten Personeelslasten Overige personeelskosten Inhuur personeel Kapitaallasten ICT Overig ICT Proceskostenvergoeding Controlekosten Kosten betalingsverkeer Incasso- en deurwaarderskosten Uitvoeringskosten kwijtschelding Huisvesting Algemene kosten Ingehuurde diensten Onvoorzien Totaal

3.415.000 113.000 1.120.000 166.000 907.000 391.000 100.000 140.000 115.000 56.000 420.000 113.000 263.000 50.000 7.369.000

1.663.946 23.541 704.986 65.957 465.090 175.330 35.510 20.418 50.570 9.716 113.711 14.484 94.906 3.438.166

3.415.000 113.000 1.408.000 128.000 850.000 384.000 150.000 140.000 355.000 45.000 430.000 113.000 235.000 50.000 7.816.000

Baten Uitkeringen Invorderingskosten Bijdrage deelnemers Bestemmingsreserve inhuur Totaal

565.0006.504.000300.0007.369.000-

12.217348.2635.399.955300.0006.060.435-

12.0001.000.0006.504.000300.0007.816.000-

Toelichting Personeelslasten Loonsverhoging De bonden en VNG zijn in een Loonruimteovereenkomst Publieke Sector 2015-2016 overeengekomen dat gemeenteambtenaren loonsverhoging krijgen (ook van toepassing voor BSOB). Het betreft een éénmalige uitkering van 0,74% per 1 oktober 2015 en per 1 juli 2016. Daarnaast geldt een structurele loonstijging van 1,4% per 1 januari 2016. De loonstijging van 0,74% kan incidenteel worden opgevangen in de loonsom 2015. In 2016 worden de loonkosten verder bezien. Aanleiding hiervoor is de wijze van ramen van de personeelslasten en het bedrag wat daarvoor is opgenomen in de begroting. Heroriëntatie aantal functies Door integrale, complexe ondersteuning van diverse processen is er behoefte aan het evalueren van een aantal functies en bijbehorende formatieverdeling. Bij een andere waardering als gevolg zal de financiële dekking worden bezien.

11

Inhuur personeel Om een aantal onvoorziene (noodzakelijke) activiteiten te realiseren, voortkomend uit ontwikkelingen (aansluiting op Landelijke Voorzieningen, BAG-WOZ koppeling, kostenindicaties mogelijke toetreders) is extra capaciteit ingezet. Vooralsnog laat de prognose voor einde jaar ruimte voor extra inhuur. Dit betekent dat het bedrag wordt overschreden, maar dat deze extra kosten gedekt kunnen worden uit de invorderingskosten. Proceskostenvergoeding Afhankelijk van de snelheid waarmee de rechtbank de beroepen kan behandelen, zullen de proceskosten gedekt moeten worden in 2015 of 2016. Als alle WOZ bezwaren en beroepen in 2015 afgerond worden bedragen de ingeschatte kosten €150.000. Wanneer een deel van de kosten verschuift naar 2016 dan zullen de proceskosten in ieder geval uitkomen op €125.000. Controlekosten Deze kosten (voor controle reclamebelasting en hondenbelasting) worden doorbelast aan de deelnemers voor wie de controle wordt uitgevoerd. Incasso- en deurwaarderskosten De kosten zijn €240.000 hoger dan geraamd. Deze kunnen echter gedekt worden uit de extra inkomsten uit de invordering. Onvoorzien Er heeft een veiligheidsonderzoek plaatsgevonden. Daarnaast wordt door EY een inventarisatie gedaan ten aanzien van de vennootschapsbelasting (Vpb). Per 1 januari 2016 krijgt de (semi-) publieke sector door een wetswijziging op grote schaal te maken met belastingplicht voor de Vpb. Deze wijziging heeft mogelijk impact op de begroting 2016 ev. Controleprotocol Met twee deelnemers is het concept controleprotocol inhoudelijk beoordeeld en zijn wijzigingen aangebracht. Dit concept is nu aangeboden aan alle deelnemers. De individuele deelnemers zullen dit concept met hun eigen accountant bespreken en gewenste wijzigingen terugkoppelen. Vervolgens is voorgesteld om afstemming te krijgen tussen de accountant van BSOB en die van de deelnemers om een verdere verfijning van het protocol en duidelijke afspraken te verkrijgen. Hierna wordt de definitieve versie opgesteld en voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Deze communicatie in een vroeg stadium bij de totstandkoming van het protocol beoogt een bestuurlijk vastgesteld protocol met commitment van alle deelnemers.

12

Bijlage

Aanbevelingen (37 verbeterpunten)

Van de 37 verbeterpunten is nog een aantal punten (deels) te realiseren, te weten: Verbeterpunt 7. richt de managementinformatie in op de geformuleerde prestatie-indicatoren en gestelde doelen 9.Laat na de uitvoering van de verbeteracties voor 2015 een bedrijfsplan BSOB opstellen vanuit de missie, visie en concrete doelen 12. neem initiatieven tot harmonisatie van beleid 23. herschrijf cq. werk bovengenoemde basisnota‟s nader uit (zie punt 22 inzake financiën en control, met name de organisatie wijze van de financiële administratie). 25. herijk de planning & controlcyclus, zodat intern de betrokkenheid wordt vergroot en extern duidelijkheid wordt geschapen. 26. evalueer periodiek de herziene opzet van de kostentoerekening en breid deze uit met een calculatiemodel voor nieuwe toetreders 36. voer het projectplan dat in het MT van 25 juni 2013 is vastgesteld uit (inz. procesmanagement) Hieronder volgt een toelichting per verbeterpunt. 7. Managementinformatie Zie „Stuurinformatie‟. 9.Bedrijfsplan Het eerder genoemde op te stellen organisatieplan 2016-2018 bevindt zich momenteel in conceptfase. Meerdere disciplines worden betrokken bij het plan, dat in september wordt opgeleverd. 12. harmonisatie van beleid

Zie „juridische en beleidsmatige ondersteuning‟. 23. Basisnota‟s Het mandaatbesluit is actueel. Het kan zijn dat de nota financieel beleid, waarin de kostenverdeling is opgenomen, moet worden evalueren vanwege zicht op eventuele nieuwe toetreders. 25. P&C-cyclus Jaarlijks wordt een kadernota, begroting en jaarrekening uitgebracht. Ook wordt per kwartaal een voortgangsrapportage uitgebracht. Per 2016 wanneer het verbeterplan is gerealiseerd, wordt deze vervangen worden door de bestuursrapportage. Deze rapportage zal in ieder geval bevatten een toelichting op de voortgang van de processen, het verschaffen van inzicht in de budgetten en voortgang van de prestatie-indicatoren. Daarnaast is met de aanschaf van Qlikview een stap gezet voor informatie voor onze deelnemers. Wanneer hiervoor de basis klaar is, wordt dit intern opgepakt. Intern wordt momenteel de eigen managementinformatie verzameld om te vertalen in dashboards. 26. Kostentoerekening Aan de hand van de nieuwe kostenverdeelsystematiek is het calculatiemodel opgesteld voor nieuwe toetreders. Hierin zijn de incidentele (eenmalige toetredingskosten) en de structurele (jaarlijkse) bijdragen verwerkt. 36. Projectplan procesmanagement Er is duidelijke voortgang geboekt in de uitvoering van de verbeteracties van de processen (zie afbeelding).

13

BSOB totaal verbeteracties augustus 2015

BSOB totaal verbeteracties mei 2015 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Nog starten

25%

50%

75%

Gereed

Nog starten

25%

50%

75%

Gereed

Inmiddels is het Interne Controleprogramma aangescherpt met behulp van een extern bureau. Het vergroten van het bewustzijn van de uitvoering van de interne controles door de eerste lijn (clusters) is een continu proces. De interim controles 2015 hebben in de maand juli plaatsgevonden door de accountant en zullen voortgezet worden in de maand november. Naar verwachting zal de afronding van 2015 in februari 2016 plaatsvinden.

14