Voortgangsrapportage juni 2015 op basis van het verbeterplan september 2013
Inhoud: 1. Inleiding 2. Samenvatting verbeterplan 3. Status per cluster 4. Financiën Bijlage: resterende aanbevelingen op een rij
1. INLEIDING
Voorwoord Deze voortgangsrapportage biedt relevante informatie voor het bestuur en de deelnemers. Belastingsamenwerking Oost-Brabant bevindt zich momenteel in een ontwikkeltraject, dat is gebaseerd op de bevindingenrapportage en de verbeterpunten van de Taskforce, inclusief de meerjarenbegroting 2013-2016. Met regelmaat wordt de voortgang van de taakuitvoering van de BSOB gerapporteerd. Realisatie verbeterplan BSOB bestaat bij de gratie van de deelnemers. De organisatie kampte met grote (opstart)problemen. Met goedkeuring van de jaarrekening 2014, deelverklaringen voor de deelnemers en een oordeelstijging van de Waarderingskamer naar een „voldoende‟ over 2014 is BSOB op de goede weg. Procesverbeterteams zijn bezig om hun verbeterpunten om te zetten in uitvoering, het ziekteverzuim is dalende (van 15% naar 8,5%), de samenwerking met de deelnemers is op diverse onderwerpen geïntensiveerd en werpt zijn vruchten af (zoals gezette stappen in het harmoniseren van beleid en in het maken van afspraken over gegevensaanlevering). Deze samenwerking en de resultaten komen ten goede aan de gezamenlijke missie en doelstellingen. Om de tevredenheid van klanten te meten is een eerste onderzoek gedaan, naar het onderdeel de telefonische bereikbaarheid. Ondertussen is gestart met het verkrijgen van een organisatieplan als richting voor de ontwikkelingen in 2016 en volgende jaren. Afgelopen periode heeft een aantal wisselingen van bestuurlijke vertegenwoordiging plaats gevonden. Het bestuur zal in de nieuwe samenstelling binnenkort van gedachte wisselen over de onderlinge rolverdeling. Ook bij de regievoerders, de ambtelijke contactpersonen, heeft een aantal wisselingen plaats gevonden. Via onderlinge afstemming heeft overdracht plaats gevonden en wordt de samenwerking voortgezet. Marieke Vrisou van Eck Directeur
2
2. Samenvatting verbeterplan september 2013 BSOB is een nog relatief jonge organisatie die voor het waterschap Aa en Maas en 6 gemeenten de belastingen uitvoert. De organisatie was medio 2013 nog niet in control. Een groot aantal verbeteracties is noodzakelijk om uiteindelijk in control te komen. Daarbij zijn zeven prioriteiten bepaald die liggen op de volgende terreinen: 1. aansturing en strategie en beleid 2. processen 3. ICT/ applicaties 4. financiën & control 5. gegevensbeheer 6. ziekteverzuim 7. uitwerking kernwaarden in noodzakelijk gedrag Daarnaast is een groot aantal aanvullende acties, maatregelen, projecten geduid die eveneens aandacht behoeven. Maar omdat niet elke actie even belangrijk is en omdat de organisatie ook niet alles tegelijkertijd kan oppakken is als actie geformuleerd om een 8. activiteitenschema op te stellen waarin die acties geprioriteerd en gefaseerd worden. De uitvoering van dit plan is gestart in september 2013. Op basis van de tussentijdse evaluatie in maart 2014 is nog een zevental punten toegevoegd, te weten: 1. kwaliteit van het gegevensbeheer 2. interne en externe communicatie 3. aanvulling in managementinformatie 4. personele kwaliteitsborging en volledig instrumentarium (strategisch personeelsplan) 5. waarderingsmeting (medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoek) 6. herijking afstemming deelnemers (regievoering) 7. projectsturing inclusief deze evaluatiepunten. Tot slot, de OR heeft met het DB het jaar 2014 geëvalueerd. Het DB heeft aangegeven 2015 te benutten ten behoeve van de zorg rondom het personeel. Voor invulling van dit punt wordt samen met de OR opgetrokken.
3. Status per cluster – enkele bijzonderheden Algemeen BSOB voert de taken uit door middel van een clusterindeling. Per cluster verzorgen de medewerkers een clusterplan. Deze dient als basis voor persoonlijke werk- en ontwikkelplannen. Heffen Er wordt vooruitgang gemaakt met het opleggen van de definitieve aanslagen zuiveringsheffing. Over het belastingjaar 2012 moeten er nog 22 (was 360 in maart) en over 2013 716 (was 1.150 in maart) aanslagen worden opgelegd. De aanslagen voor de bronneringen voor het waterschap zijn opgelegd, voor zover BSOB over de informatie beschikt. BSOB is een volledigheidsonderzoek aan het doen naar de zuiveringsheffing bedrijven. Tot op heden zijn er voor het belastingjaar 2015 in totaal 350 bezwaarschriften ontvangen. Nog niet alle kohieren zijn opgelegd. De kohierenplanning wordt bij bijna alle heffingen gehaald. Bij een enkele heffing zijn de kohieren uitgesteld vanwege systeemtechnische problemen of het behalen van een gesignaleerde kwaliteitsverbetering van de aanslagen. In die gevallen is de betreffende deelnemer hierover ingelicht.
3
Het servicelevel voor het afhandelen van e-mail en brieven binnen 20 dagen wordt nog niet gehaald. De benodigde tijdsbesteding voor het inlopen op de achterstanden van oude jaren en de controle van de kohieren en de automatische verminderingen is hier de oorzaak van. Invorderen Het inningsproces komt steeds verder op orde. De aanmaningen en dwangbevelen blijven maandelijks per post verzonden worden. De vooraankondiging loonvordering verloopt nog volgens een handmatige procedure. De gewenste procesautomatisering, om meer efficiency te bereiken, is om technische redenen nog niet gerealiseerd. Dit jaar zijn tot op heden ruim 19.100 aanmaningen per post verstuurd (in 2014 totaal ruim 53.000). Het aantal verstuurde dwangbevelen is tot op heden ruim 5.300 (in 2014 totaal ruim 23.000). Het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken verloopt volgens de afgesproken prestatieafspraak, namelijk dat bijna 100% van de verzoeken binnen 8 weken wordt afgehandeld. De prestatieafspraken over de beantwoording van brieven en e-mails worden gehaald. Met behulp van tijdelijke extra capaciteit wordt ingelopen op de werkvoorraad en krijgen onze klanten binnen 20 werkdagen een antwoord. Waarderen Van circa 99,8% van de WOZ objecten binnen BSOB gemeenten is de WOZ-waarde voor 2015 beschikt. De overige objecten worden de komende periode nog van een waarde voorzien. Communicatie met de belastingplichtigen Na verzending van de WOZ-waarde van nagenoeg alle objecten is er via inloopavonden, mail en telefoon veel contact geweest met de burger. Naar aanleiding hiervan zijn ruim 250 objecten in waarde verlaagd via de “FLITS-bezwaar procedure”. Op basis van de reacties via de diverse kanalen wordt door een taxateur een kort onderzoek gedaan naar deze reacties. Indien er aanleiding toe is, wordt vervolgens de waarde ambtshalve aangepast en krijgt de desbetreffende belastingplichtige binnen twee weken een ambtshalve verlaging. Vooral de uitleg door een taxateur en het snel en adequaat reageren wordt door de burgers als positief ervaren. Veldwerk voor de woningen wordt vanaf 2015 alleen nog maar in de namiddag en vroege avond gedaan. Deze veranderde werkwijze zorgt voor makkelijker plannen, minder afzeggingen en diverse positieve reacties van de burger over de geboden flexibele contactmomenten. Bezwaarafhandeling Het totaal aantal bezwaren dat na de kohieren van februari en maart 2015 zijn binnen gekomen is duidelijk minder ten opzichte van vorige jaren. De gemiddelde afhandelingstijd per bezwaar neemt echter wel toe. Dit komt doordat de daling van het aantal bezwaren vooral bij de woningen ligt. De afhandeling van een niet-woning bezwaar is in de meeste gevallen complexer dan die van een woning bezwaar en kost daarom meer tijd. Er is een stijging van het percentage bezwaren dat door een gemachtigde wordt ingediend. Veel van deze gemachtigde werken op basis van No Cure No Pay. Die werkwijze zorgt ervoor dat BSOB veel tijd aan deze bezwaarschriften kwijt is. Bij verlaging van een WOZ-waarde in een beroepszaak, volgend op een bezwaar vanwege onjuist afhandelen van het bezwaar, moet BSOB proceskosten betalen. Deze kosten kunnen hoog oplopen. Met een aantal gemachtigden wordt hierover het gesprek aangegaan. De planning is om alle WOZbezwaren ruim voor het verstrijken van de termijn af te handelen. Permanente Marktanalyse Vooral door de aantrekkende woningmarkt stijgt het aantal woning verkopen, namelijk van 1.870 woningtransacties in 2013 naar ruim 3.200 in 2014 binnen het gehele BSOB gebied. Hierdoor nemen de werkzaamheden van de permanente marktanalyse toe. Bij de herwaardering en bezwaarafhandeling is het in een aantal gevallen eenvoudiger om de waardebepaling uit te leggen met goede en vergelijkbare onderbouwingen.
4
Mutaties bijhouden De achterstanden bij de periodieke aanlevering van de bouwvergunningen en het op verzoek leveren van de bouwdossiers is flink verminderd. Door deze inhaalslag is dit proces ook beter beheersbaar geworden. De aanschaf van een meetinstrument (WOZ360) heeft bijgedragen aan een versnelling van dit proces. Hierdoor worden veel minder dossiers bij de desbetreffende gemeenten opgevraagd. Ter verbetering van de kwaliteitskenmerken zijn de agrarische objecten geïnventariseerd. Bij alle deelnemers zijn de milieuvergunningen van de agrarische bedrijven opgevraagd. Het ontvangst verloopt moeizaam. Zodra de vergunningen zijn ontvangen, worden deze gecontroleerd met de taxatiekaart, luchtfoto, obliekfoto, kadastrale kaart en BAG contouren. Deze controle levert een aantal verrassende gegevens op. Illustratieve voorbeelden zijn een stal die in 2008 al gebouwd is en sindsdien nooit een waarde heeft gekregen en taxaties waarbij nieuwe objecten wel zijn opgenomen, maar de bijbehorende onderbouwing niet of maar gedeeltelijk. Evaluatie taken Op basis van de benchmark resultaten (zie vorige voortgangsrapportage) is gebleken dat de uitvoeringkosten WOZ veel hoger zijn dan het gemiddelde. Het verschil zit mogelijk (deels) in het al dan niet meenemen van de bezwaarafhandeling. De afgelopen periode is geconstateerd dat bepaalde externe ontwikkelingen dusdanig van invloed zijn op de kwantiteit (omvang) en de kwaliteit (benodigde formatie) in de uitvoering van de WOZ taken dat deze, rekening houdend met de proces verbeterresultaten, geëvalueerd worden.
Front-Office Het aantal beantwoorde gesprekken tot op heden en ten opzichte van vorig jaar is in onderstaande tabel weergegeven. Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Totaal
Totaal 2014 4721 7692 7239 5182 4968 7321 7517 3951 4327 5788 2937 4053
Totaal 2015 3895 5730 8829 5388 4601
65696
28443
Sinds kort wordt gebruik gemaakt van wrap-up codes. Deze codes geven na een gesprek het vooraf zelf te selecteren onderwerp aan. Dit levert relevante stuurinformatie op. Ook wordt sinds kort gewerkt met interne meldingen (terugbelnotities of mutatieverzoeken) via een geautomatiseerd systeem en niet meer via outlook. Deze werkwijze draagt bij aan efficiëntie en is er sturing mogelijk op de afhandeling van alle interne meldingen. Er is een telefonisch bereikbaarheidsonderzoek gehouden, waarvan medio juni de resultaten bekend zijn. De uitkomst vormt een belangrijk aspect voor het meten van de mate van tevredenheid van klanten. De komende periode worden verdere verbeteringen verwacht in het digitaal loket. Zo worden meer bezwaren die via het digitaal loket zijn ingediend automatisch verwerkt in de belastingapplicatie. Ook verhuizingen en bedrijfsmutaties die via het digitaal loket worden doorgegeven worden efficiënter verwerkt. In april is gestart met implementatie van de hardware en software zodat BSOB vanaf 1 juli 2015 zelfstandig een digitale postkamer (scannen van analoge post) kan gaan inzetten. Deze wijziging zal leiden tot een verlaging van de beheerskosten en een verhoging van de serviceverlening naar de klant.
5
Gegevensbeheer De komst van het Stelsel van Basisregistraties en gestandaardiseerde en geautomatiseerde koppelingen maakt dat het gegevensbeheer van BSOB moet anticiperen op deze veranderingen. De kadastrale gegevens worden nu nog via maandelijkse mutatiebestanden aangeboden aan BSOB, dit wordt een dagelijkse berichtenstroom van mutaties. Om deze verandering in goede banen te leiden is het noodzakelijk dat met de software leverancier (GouwIT) een goede implementatie wordt verzorgd. De voorbereidingen hierop zijn in mei jl. gestart. Ook is het nu mogelijk om berichten uit het Handelsregister (voormalig Kamer van Koophandel) geautomatiseerd te verwerken. Echter biedt de software leverancier nog geen functionaliteit waarmee BSOB deze berichten geautomatiseerd kan verwerken. Aangezien wel de gegevensentiteiten bekend zijn op basis waarvan de bedrijfsgegevens met elkaar geautomatiseerd gekoppeld worden, is verkend welke invloed deze ontwikkeling heeft op de gegevensverwerking van belastingplichtige niet-natuurlijke personen. Diverse belastingsamenwerkingsverbanden werken nauw met elkaar samen om deze implementatie onderling af te stemmen, de inspanningen te verdelen en van elkaar te leren. Bestandsbeheer voor de waterschapsheffingen De Stuf-WOZ bestanden, ten behoeve van de waterschapsheffingen, van de eerste 8 inliggende gemeenten zijn geautomatiseerd verwerkt in de BSOB bestanden. Met de Stuf-WOZ verwerking worden door de gemeenten geregistreerde en onderhouden basisgegevens zo veel als mogelijk overgenomen. Hier is een traject van gegevensvergelijking aan vooraf gegaan. Diverse kwaliteiten volledigheidscontroles zijn uitgevoerd. Bij en met elke gemeente vindt overleg plaats zodra er met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid foute gegevens zijn geconstateerd door BSOB. Daar waar de basisgegevens gelijk zijn aan elkaar, worden Stuf-WOZ (mutatie-) bestanden 1 op 1 overgenomen, zonder onnodige uitval. Hiermee is voor dit onderdeel invulling gegeven aan de wettelijke verplichting 'eenmalige registratie en meervoudig gebruik' van basisgegevens. De gegevens die volgens BSOB niet correct door de inliggende gemeenten zijn aangeleverd, zijn nog niet in de aanslagoplegging betrokken, maar tijdelijk geblokkeerd. Zodra de betreffende gemeenten uitsluitsel bieden, worden deze aanslagen alsnog in de heffing betrokken indien van toepassing. Gegevensbeheer voor de zes deelnemende gemeenten Het oordeel van de Waarderingskamer voor de uitvoering van de wet WOZ was over 2014 „voldoende‟. De genoemde aandachtspunten zijn intern als verbeterpunt geduid, zoals de kadastrale volledigheid in de WOZ registratie, ten opzichte van de bij het CBS geregistreerde gegeven. In het vooronderzoek zijn de verschillen per deelnemende gemeente in kaart gebracht, vanaf juni worden deze verschillen projectmatig onderzocht en aangepast indien noodzakelijk. Het streven is om uiterlijk in september 2015 de kadastrale volledigheid geborgd te hebben, voorzien van een standenregister. Bovenstaande is ook noodzakelijk om de WOZ registratie te kunnen ontsluiten in het Stelsel van Basisregistratie door middel van de LV-WOZ. Wat hiervoor ook noodzakelijk is het in basis al op nemen van de gegevens uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen. De initiële relatie wordt verzorgd door de deelnemende gemeenten zelf, het onderhoud en beheer wordt vervolgens een taak van BSOB. Hiervoor zijn afspreken tussen de deelnemende gemeenten en BSOB noodzakelijk, daarnaast moet BSOB zijn huidige applicatielandschap / functionaliteit uitbreiden om deze nieuwe taak te kunnen uitvoeren. Aangezien de gemeente eigenaar en bronhouder is en blijft van de BAG en BSOB van de WOZ zijn goede afspraken in deze essentieel. In de afgelopen maanden zijn diverse overleggen geweest tussen de separate gemeenten en BSOB waarbij de afspraken inmiddels zijn vormgegeven in een Gegevens Leverings Overeenkomst (GLO). De GLO draagt bij aan een beter en consistent gegevensbeheer voor alle deelnemers.
ICT Basisregistraties In de samenwerking van de Brabantse waterschappen Aa en Maas, Brabantse Delta en De Dommel (“Winnend Samenwerken”) is BSOB ook deelnemer aan het onderzoek naar het gezamenlijke gebruik van een basisvoorziening voor aansluiting op het eerder genoemde stelsel van basisregistraties. De gezamenlijke eisen en wensen zijn geïnventariseerd en doel-architectuur is bepaald. Eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik is hierbij één van de uitgangspunten.
6
Belastingsysteem Aan de leverancier van het belastingsysteem (GouwIT) is gevraagd om een strategie en een activiteitenkalender 2015-2016 op te stellen, ter ondersteuning van de processen van BSOB. De prioriteit ligt bij het verkrijgen van een zorgeloze werking van de applicatie (GouwBelastingen) en parallel daaraan een implementatietraject voor Gouw7, benodigd voor de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ. Procesautomatisering voor WOZ en BAG-WOZ Vooruitlopend op het aansluiten op de Landelijke Voorziening WOZ vindt ook voor de BAG-WOZ koppeling overleg plaats met softwareleveranciers en worden hiervoor expertsessies ingepland. Een vereiste is het selecteren van (tijdelijke) middelen waarmee de BAG-WOZ koppeling in beheer genomen kan worden en de projectdoelen in voldoende mate gerealiseerd zullen worden. Business Intelligence BSOB wil Business Intelligence oplossingen inzetten om de informatievoorziening te verbeteren op strategisch en operationeel vlak. Door het centraliseren van gegevens in een datawarehouse kan op een eenduidige en betrouwbare wijze gerapporteerd en geanalyseerd worden. Met eigen capaciteit en Opensource oplossingen wordt eind juni een Proof of Concept opgeleverd.
Juridische en beleidsmatige ondersteuning Harmonisatie van beleid Eén van de verbeterpunten om op orde te komen betreft het nemen van initiatieven tot harmonisatie van (gemeentelijk) beleid. Uitgangspunt hierbij is zoveel mogelijk aansluiting te vinden bij de bestaande systematiek. Voor de tweede fase van harmonisatie van de belastingverordeningen zijn algemene uitgangspunten voor de rioolheffing en afvalstoffen heffing verwoord. Tevens zijn mogelijkheden voor een meer uniforme en vereenvoudigde belastingheffing inzichtelijk gemaakt en de keuzemogelijkheden over de belastingplicht, de heffingsmaatstaven en de voor- en de nadelen hiervan. Verder is per deelnemer een specifieke analyse gemaakt en worden verbeteropties gegeven. Het hieruit voortgekomen bestuursvoorstel wordt in juni voorgelegd ter vaststelling. De volgende stap is om de afzonderlijke deelnemers te vragen deze notitie voor te leggen aan de raad in de vorm van een opinienota. Voorbereidingen hiertoe worden in nauwe samenwerking met de deelnemers getroffen. Wanneer de afzonderlijke raden hun voorkeur hebben uitgesproken kan een modelverordening worden aangeboden met een voor iedere deelnemer passende tariefstructuur. Overige ontwikkelingen Medio 2014 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Deze wijzigingen zijn verwerkt in een voorstel tot aanpassing van de GR, dat medio juni behandeld wordt door het bestuur. Na akkoord wordt aan de deelnemers verzocht de bevoegde organen toestemming te laten verlenen aan de desbetreffende colleges en algemeen bestuur om in te stemmen met de wijziging van de GR. Deze wijziging dient voor 1 januari 2016 verwerkt te zijn in de GR. Ook de aanpassing van de leidraad invordering loopt volgens planning en wordt medio juni ter vaststelling bestuurlijk voorgelegd. De termijnen welke van toepassing zijn bij beroepszaken, klachten, ingebrekestellingen en WOBverzoeken worden gehaald. Het aantal ontvangen beroepszaken daalt. Het aantal ingebrekestellingen aalt eveneens, door goed te sturen op de wettelijke afhandeltermijn van de bezwaarschriften. Vanwege de wijziging van de Wgr zijn onder meer voorbereidingen getroffen om de publicaties van officiële documenten, zoals verordeningen en overige besluiten van algemene strekking, te publiceren in een eigen GR blad. Hiervoor wordt vanaf heden de Gemeenschappelijke Voorziening voor Officiële Publicaties (GVOP) gebruikt.
7
4. Financiën Jaarrekening 2014 De jaarrekening 2014 is in april door het algemeen bestuur vastgesteld. De jaarrekening laat een positief exploitatieresultaat zien van € 694.000 ten opzichte van de herziende begroting. Er is €300.000 gereserveerd om BSOB op orde te krijgen in 2015. Het gerealiseerde resultaat van €394.000 is teruggestort naar de deelnemers. Accountant BSOB heeft van de accountant de controleverklaring betreffende de jaarrekening ontvangen. De eerste stappen zijn gezet om tot een gezamenlijk controleprotocol voor de jaarrekening 2015 te komen. Hiervoor wordt in een vroeg stadium de eigen accountant betrokken en wordt contact gelegd met de accountants van de deelnemers. Begroting 2016 In juni wordt de begroting ter vaststelling voorgelegd aan het algemeen bestuur. Er zijn geen zienswijzen ontvangen van de deelnemers welke leiden tot aanpassing van de begroting.
8
Bijlage
Aanbevelingen (37 verbeterpunten)
Van de 37 verbeterpunten is nog een aantal punten te realiseren, te weten: Verbeterpunt 7. richt de managementinformatie in op de geformuleerde prestatie-indicatoren en gestelde doelen 9.Laat na de uitvoering van de verbeteracties voor 2015 een bedrijfsplan BSOB opstellen vanuit de missie, visie en concrete doelen 12. neem initiatieven tot harmonisatie van beleid 23. herschrijf cq. werk bovengenoemde basisnota‟s nader uit (zie punt 22 inzake financiën en control, met name de organisatie wijze van de financiële administratie). 25. herijk de planning & controlcyclus, zodat intern de betrokkenheid wordt vergroot en extern duidelijkheid wordt geschapen. 26. evalueer periodiek de herziene opzet van de kostentoerekening en breid deze uit met een calculatiemodel voor nieuwe toetreders 36. voer het projectplan dat in het MT van 25 juni 2013 is vastgesteld uit (inz. procesmanagement) Hieronder volgt een toelichting per verbeterpunt. 7. Managementinformatie De prestatie-indicatoren zijn benoemd en geordend in vier resultaatgebieden; klanten & leveranciers, medewerkers, maatschappij en bestuur & financiers. Met de deelnemers is eind 2014 een format opgesteld waarin de informatiebehoefte is benoemd. Om hier invulling aan te geven zijn begin 2015 diverse externe partijen uitgenodigd om de gegevens vanuit Gouw geautomatiseerd te ontsluiten in een rapportage. Het is gebleken dat deze partijen voor ons geen bestaande oplossing kunnen bieden omdat zij geen ervaring hebben met combi biljetten. Zij kunnen alleen, duurder, maatwerk bieden. Daarom is besloten om zelfstandig een datawarehouse te bouwen. Een geselecteerd programma (Pentaho) kan deze gegevens ontsluiten en door middel van overzichtelijke rapportages presenteren. Momenteel wordt naast de externe stuurinformatie ook de interne managementinformatie geïnventariseerd om vervolgens te bepalen of deze via het betreffende programma ontsloten kan worden. 9.Bedrijfsplan In 2015 wordt de uitvoering van de bevindingenrapportage en verbeterplan BSOB, dat in 2013 was opgesteld, afgerond. De Kadernota 2015 is vastgesteld en in het verlengde daarvan is de begroting 2016 opgesteld. Vorig jaar is het personeelsbeleid vastgesteld, begin dit jaar is het informatiebeleidsplan en een ICT beleid informatiebeveiliging vastgesteld. De Waarderingskamer heeft een rapportage van het oordeel over 2014, en de accountant een verslag van bevindingen over 2014 opgeleverd. Al deze beleidsdocumenten dienen in onderlinge samenhang de basis te vormen voor de doorontwikkeling van BSOB. Dit mede tegen de achtergrond van de voorbereiding in Den Haag van een nieuw belastingstelsel dat lokale overheden een grotere vrijheid op het lokale belastinggebied beoogt te geven. Die doorontwikkeling dient zijn grondslag te vinden in een op te stellen organisatieplan 2016-2018, dat richtinggevend dient te zijn voor de ontwikkelingen in 2016 en volgende jaren. Het plan vormt de verbinding tussen de jaarlijkse (operationele) clusterplannen en de (strategische) Kadernota en meerjarenbegroting. Het plan wordt in september opgeleverd. 12. harmonisatie van beleid
Zie „juridische en beleidsmatige ondersteuning‟. 23. Basisnota‟s Aan basisnota‟s zijn beschikbaar: nota financieel beleid, budgetregeling, mandaatbesluit, financiële verordening en dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met waterschap Aa en Maas en de gemeente Oss. De DVO‟s lopen eind dit jaar af en zijn voortijdig geëvalueerd en besproken. De nota financieel beleid is in het eerste kwartaal gewijzigd vastgesteld vanwege de nieuwe kostentoerekeningssystematiek. De DVO met gemeente Oss wordt met vier jaar verlengd. De DVO met waterschap Aa en Maas voor de diensten ICT en financiële ondersteuning wordt met 1 jaar verlengd.
9
25. P&C-cyclus Om de betrokkenheid vanuit het management bij de P&C te vergroten is in 2015 de stap gezet om coördinatoren budgetbeheerder te maken. Daarnaast hebben zij nu zelf ook inzicht in het managementinformatiesysteem (MIS) zodat zij altijd over actuele informatie over hun budgetten kunnen beschikken. In de clusterplannen zijn prestatie-indicatoren opgenomen. Hierop wordt nu ook gerapporteerd in de P&C producten. Daarnaast is het urenregistratiesysteem in 2015 ingericht op basis van de activiteiten uit de clusterplannen. Hierdoor kunnen coördinatoren beter sturen op de activiteiten en uren die daaraan gekoppeld zijn. De P&C producten worden nu tijdig aangeleverd en als extra P&C document is in 2014 voor het eerst een kadernota opgeleverd. Ook is er aansluiting gezocht bij de P&C-planning van onze deelnemers. Er is nog een verbeterslag te maken. Hiermee is ook een start gemaakt door intern te inventariseren wat de (stuur)informatiebehoefte van coördinatoren is. Daarnaast zal de aandacht worden gevestigd op de verplichtingen vanuit de BBV voor de P&Ccyclus. 26. Kostentoerekening In april heeft algemeen bestuur de nota financieel beleid opnieuw vastgesteld waarin de nieuwe kostenverdeelsystematiek is verwerkt. Met ingang van 2016 worden de tarieven en de verhouding tussen de producten vastgesteld voor zowel de begroting als de jaarrekening. Dit is mogelijk omdat er meer inzicht is gekomen in de diverse kostensoorten en de toerekening hiervan aan de producten. Het nu vastgestelde format voor de kostenverdeelsystematiek dient als uitgangspunt voor de calculatie voor de nieuwe toetreders. De methodiek voor de incidentele kosten van een nieuwe deelnemer om te kunnen toetreden, moet nog bepaald worden. 36. Projectplan procesmanagement Het projectplan kent 6 fasen. Momenteel bevindt de organisatie zich in fase 4 het „implementeren van processen‟ en fase 5 „interne controle‟. In de eerste 3 fasen zijn de processen beschreven door proces verbeterteams. De voortgang van de daaruit voortvloeiende verbeteracties worden gecoördineerd en bewaakt door een werkgroep, bestaande uit medewerkers en bijgestaan door een externe adviseur. Ter ondersteuning is een dashboard ingezet, per proces en als totaaloverzicht (zie afbeelding).
Gelijktijdig wordt gewerkt aan fase 5. Het interne controleprogramma is opgesteld in samenwerking met de accountant. Controles worden door de clusters uitgevoerd maar bewustwording in de lijn moet nog verbeterd worden. Op dit moment wordt advies ingewonnen van een extern bureau om de het huidige controleprogramma te verbeteren en het bewustzijn te vergroten.
10
